Abnahmeprotokoll erstellen, Mängel erfassen, unterschreiben lassen

• FürBüro und Chef (Administrator oder Manager)
• ModulAbnahmeprotokoll

Gilt ab Work7 0.10.0 · Stand 01.11.2026

Mit dem Abnahmeprotokoll hältst du fest, dass der Kunde deine Leistung abgenommen hat: was gemacht wurde, wann und wo abgenommen wurde, welche Mängel offen sind. Das Protokoll gehört zu einem Projekt oder direkt zu einem Kunden und bekommt eine eigene Nummer aus dem Nummernkreis, zum Beispiel ABN-2026-0001 (einstellbar unter Einstellungen › Betrieb › Nummernkreise, Bereich Baustelle; ältere Protokolle behalten ihre Nummer). Den Kunden lässt du es per E-Mail zukommen oder digital unterschreiben.

Mitarbeiter sehen Abnahmeprotokolle nur als PDF von Projekten, in deren Team sie stehen; anlegen und ändern können sie sie nicht.

Im Web

1. Abnahmeprotokolle › Neu öffnen, Projekt oder Kunde wählen und Abnahmeprotokoll anlegen.
2. Auf der Seite des Protokolls Leistungsbeschreibung, Datum, Ort und Anmerkungen ausfüllen; gespeichert wird beim Verlassen des Felds.
3. Unter Mängel jeden offenen Punkt eintragen. Je Mangel stehen dort auch Frist und Verantwortlich (leer als „—“); beides erscheint ebenfalls im PDF.
4. Unter Bilder und Dateien mit Bild oder Datei hochladen Fotos und Dokumente anhängen, zum Beispiel das unterschriebene Papierprotokoll als PDF. Fotos gehen als JPG, PNG oder WebP; Work7 entfernt dabei Ortsdaten und Kameraangaben. Dokumente gehen als PDF, Word, Excel, PowerPoint, OpenDocument, Text, CSV, DWG, DXF oder E-Mail (.eml). Höchstens 9,5 MB je Datei, eine Datei nach der anderen. Programme, Office-Dateien mit Makros und alte Formate (.doc, .xls) nimmt Work7 nicht an. Fotos stehen als Kacheln, Dokumente als Zeilen darunter: ein Klick öffnet ein PDF im neuen Tab, alle anderen Dateien werden heruntergeladen. Im PDF des Protokolls sind die Fotos eingebettet, Dokumente stehen dort als Liste Anlagen mit Name und Datum (im Berichtslayout abschaltbar). Die Dateien liegen im Ordner „Abnahme“ des Projekts. HEIC-Fotos vom iPhone werden hier nicht angenommen, weil das PDF sie nicht darstellen kann: schick das Foto als JPG (am iPhone unter Einstellungen → Kamera → Formate „Maximale Kompatibilität“ wählen oder als JPG teilen) oder leg es in der Projekt-Ablage ab.
5. Per E-Mail senden schickt das PDF an den Kunden und schließt das Protokoll ab. Für eine digitale Unterschrift wählst du im Versand Unterschrift anfordern: der Kunde bekommt eine Einladung per E-Mail.

Im Assistenten (WhatsApp und Web)

Du kannst dasselbe im Chat erledigen, zum Beispiel direkt nach der Abnahme auf der Baustelle.

1. Anlegen: „Leg für das Projekt Huber ein Abnahmeprotokoll an, Abnahme heute in der Wohnung 3“. Auf WhatsApp zeigt der Assistent eine Vorschau, Bestätigen legt das Protokoll an. Im Web-Assistenten öffnet sich ein Fenster mit Leistung, Datum, Ort und Bemerkungen; Speichern legt an. Ohne Datum gilt heute. Du bekommst die Nummer (ABN-…) zurück.
2. Mängel erfassen: „Mangel: Kratzer an der Tür im Flur“. Auf WhatsApp bestätigst du jeden Mangel einzeln, im Web-Assistenten trägst du im Mängel-Fenster bis zu 10 Mängel auf einmal ein (je mit Schwere gering, mittel oder schwer, Details, Frist und Verantwortlichem). Einen Mangel entfernst du über seine Nummer in der Mängelliste des Protokolls, z. B. „Mangel 2 entfernen“. Ändern geht genauso: „Ändere den Ort auf Keller“.
3. Unterschrift anfordern: Auf der Karte des Protokolls Unterschrift antippen oder „Fordere beim Kunden die Unterschrift an“ schreiben. Die Vorschau nennt, wer unterschreibt (sonst der Kunde mit seiner E-Mail-Adresse), die Zahl der Mängel und den Absender (DocuSign über das Work7-Konto, nicht dein Postfach); Anfordern schickt die Einladung. Bis unterschrieben ist, lassen sich Kopf, Mängel und Fotos nicht mehr ändern. Mehr als 5 Unterschriften pro Stunde fordert der Assistent für dich nicht an.
4. Per E-Mail senden: Per E-Mail bzw. „Schick das Protokoll per Mail an den Kunden“. Die Vorschau nennt das Protokoll, die Zahl der Mängel, den Empfänger und das Absender-Postfach und weist darauf hin, dass Senden das Protokoll abschließt; Senden schickt es ab. Den Kundennamen zeigt sie nur, wenn die Mail an die hinterlegte Adresse des Kunden geht; bei einer anderen Adresse steht „abweichende Adresse“.
5. Abschließen oder löschen (nur im Web): Auf WhatsApp schließt das Senden das Protokoll ab; Abschließen und Löschen gibt es dort nicht mehr (der Assistent schickt dir den Link zum Protokoll). Im Web-Assistenten zeigen Abschließen bzw. Löschen vorher, was passiert, und brauchen Endgültig ausführen. Gelöscht werden können nur offene Protokolle. Nach dem Abschließen hat die Karte des Protokolls den Knopf Ablage öffnen: Er öffnet in SharePoint den Ordner der Abnahme im Projekt (Anmeldung mit deinem Microsoft-Konto des Betriebs). Gibt es diesen Ordner noch nicht oder liegt eure Ablage nicht in SharePoint, öffnet er die Ablage des Projekts in Work7. Ist die Karte wegen vieler Mängel sehr lang, steht statt des Knopfs der Link in der letzten Zeile. Die übrigen Knöpfe kommen wie bisher in der nächsten Nachricht.

Die Protokolle eines Projekts findest du auf WhatsApp unter Projekt › Belege › Abnahmeprotokolle, das PDF mit PDF hierher.

Gut zu wissen

• Gesperrt nach der Unterschrift: Unterschriebene, abgeschlossene und zur Unterschrift versendete Protokolle lassen sich nicht mehr ändern oder löschen. Der Assistent zeigt die gesperrten Aktionen gar nicht erst an und sagt dir, warum.
• Nichts geht ohne dich hinaus: E-Mail und Unterschrift schickt der Assistent erst, wenn du in der Vorschau bestätigst. Ein zweites Antippen schickt nichts doppelt.
• Testbetrieb: Steht euer Betrieb im Testbetrieb, gehen weder E-Mail noch Einladung wirklich hinaus; sie werden nur protokolliert.
• Nummern: Nennst du eine Nummer wie „ABN-2026-0003“, sucht der Assistent genau dieses Protokoll in eurem Betrieb. Direkt nach dem Anlegen oder Öffnen eines Protokolls brauchst du keine Nummer: „Mangel: Kratzer an der Tür“ oder „Schick das Protokoll an den Kunden“ gilt für das Protokoll, über das ihr gerade sprecht (bis zu 30 Minuten). Nach einer Liste fragt der Assistent nach, welches du meinst.
• Betreff der Einladung: Die DocuSign-Mail an den Kunden heißt „Abnahmeprotokoll zur Unterschrift“ (bei Angeboten „Angebot zur Unterschrift“, bei Rapporten „Rapport zur Unterschrift“).
• Formular auf WhatsApp: Sobald die Formulare für euch freigeschaltet sind, öffnet der Assistent auf WhatsApp statt der Vorschau ein Formular: für den Kopf mit Leistung, Datum, Ort und Bemerkungen, für Mängel mit bis zu 10 Zeilen auf einem Bildschirm (Titel und Beschreibung; eine Zeile übernimmst, änderst oder entfernst du vor dem Absenden). Schwere, Frist und Verantwortlich trägt das Büro im Web ein; nennst du sie im Chat, kommt die Vorschau mit Bestätigen. Frist und Verantwortlicher stehen im Protokoll im Web und im PDF. Fotos zu Mängeln schickst du im Chat. Absenden speichert sofort, leere Zeilen zählen nicht. Ein gesperrtes Protokoll ändert auch ein älteres Formular nicht. Sag „als Text“, wenn du lieber die Vorschau mit Bestätigen willst. Mehr dazu unter WhatsApp-Assistent.