Material einplanen, bereitstellen und Bestände führen

• FürBauleiter, Lager, Büro
• ModuleKatalog, Lager

Gilt ab Work7 0.10.0 · Stand 03.11.2026

Der Katalog

Unter Material und Dienstleistungen liegt euer Katalog: Artikel mit Nummer, Einheit, Einkaufs- und Verkaufspreis, Gebinde und Eigenschaften. Lieferantenkataloge lassen sich als PDF-Preisliste importieren: Work7 liest die Positionen und legt die Artikel unter dem Lieferanten ab (siehe Materialimport und Leistungs- und Lieferantenkataloge).

Mit Neues Material bzw. Neue Dienstleistung öffnet sich ein Fenster, in dem du gleich mehrere Einträge nacheinander anlegen kannst: Speichern schließt das Fenster, Speichern und weitere lässt es für den nächsten Eintrag offen. Eine eigene Seite zum Anlegen gibt es nicht mehr. Eine bestehende Dienstleistung bearbeitest du, indem du auf den Namen oder den Stift klickst; es öffnet sich dasselbe Fenster.

Auf der Seite eines Artikels steht das Formular links, rechts die Änderungshistorie; Speichern bleibt beim Scrollen unten am Formular. Die Seite eines Lieferantenkatalogs zeigt links Stammdaten und Materialliste, rechts die Katalog-Metadaten und die Importierten Preislisten; Material zu diesem Katalog steht oben rechts.

Einheiten

Einheiten wählst du aus der Einheitenliste eures Betriebs, im Katalog genauso wie in Angebots-, Rechnungs- und Rapportpositionen. Am Anfang stehen darin Stk, m, m², m³, kg, h, pauschal und lfm, dazu alle Einheiten, die ihr schon vorher in Artikeln und Belegen benutzt habt. Ist das Feld leer, setzt Work7 den Standard der Art (Material, Leistung oder freie Position).

Fehlt eine Einheit, wählst du im Auswahlfeld ganz unten Neue Einheit anlegen, gibst die Bezeichnung ein (höchstens 20 Zeichen) und bestätigst mit Anlegen. Das dürfen Chef und Büro; Mitarbeiter wählen nur aus der Liste. Eine alte Einheit, die nicht in der Liste steht, bleibt an der Position stehen und ist mit „(nicht in der Liste)“ markiert, bis du eine andere wählst.

Unter Einstellungen › Betrieb › Einheiten pflegen Chef und Büro die Liste:

1. Standard für Material, Leistung und freie Position festlegen.
2. Eine Einheit direkt in ihrem Feld umbenennen; Katalogartikel und Entwürfe (Angebote und Rechnungen im Entwurf, nicht abgeschlossene Rapporte) zeigen dann die neue Bezeichnung, fertige Belege behalten ihren Text.
3. Doppelte Einheiten mit Zusammenführen… zusammenlegen, z. B. „Std“ in „h“: Katalog, Standards und Entwürfe nutzen danach „h“, „Std“ wird archiviert. Entwürfe folgen, fertige Belege behalten den Text.
4. Nicht mehr gebrauchte Einheiten archivieren (nicht mehr wählbar) oder wiederherstellen. Löschen geht nur bei Einheiten, die nirgends verwendet werden.
5. Pauschale markiert Einheiten wie „pauschal“, bei denen die Menge kein Maß ist.

Material für ein Projekt einplanen

Per WhatsApp

1. Projekt im Menü, dann Material, oder direkt: „Plane für Huber 10 Sack Flexkleber und 5 Eimer Grundierung ein.“
2. Der Assistent sucht die Artikel im Katalog, fragt bei mehreren Gebinden nach und zeigt den Plan.
3. Bestätigen. Der Material-Plan des Projekts zeigt jetzt Bedarf und Status.

Im Web: Im Projekt im Abschnitt Material das + oben rechts (Material einplanen), Artikel suchen, Menge und Gebinde wählen.

Screenshot: Material-Plan im Projekt

Bereitstellen

Wenn das Material aus dem Lager auf die Baustelle geht: Bereitstellen im Plan im Web (oder „Stell #12 bereit“ im Web-Assistenten; auf WhatsApp geht Bereitstellen nicht, dort buchst du eine Entnahme). Wähle den Lagerort; Work7 bucht den Bestand ab und setzt die Position auf „bereitgestellt“.

Bestände im Lager

Unter Lager siehst du je Artikel den Bestand je Lagerort und Mindestbestände mit Warnung, die Bewegungen stehen am Artikel. Die Lagerseite im Einzelnen beschreibt Lager.

• Lagerorte verwalten: Hauptlager, Fahrzeuge, Container.
• Umlagern von einem Ort in einen anderen, zum Beispiel vom Hauptlager ins Fahrzeug.
• Buchen mit dem Vorgang Zugang beim Wareneingang.
• Ist unter Lager der Schalter Rapport-Nachbuchung an, bucht Work7 beim Abschluss eines Rapports den Mehrverbrauch über die bereitgestellte Menge hinaus vom Bestand ab. Ab Werk ist er aus.

Lager per Assistent

Bestände und Buchungen gehen auch im Chat, auf WhatsApp und im Web-Assistenten. Auf WhatsApp buchst du nur Entnahme und Rücknahme; Zugang, Ausschuss, Korrektur, Umbuchung und Lagerorte erledigst du im Web (der Assistent schickt dir den Link zum Lager):

1. Frag nach dem Bestand: „Wie viel Tiefgrund haben wir im Hauptlager?“ oder „Was liegt unter dem Mindestbestand?“.
2. Sag, was du buchen willst: „Habe 2 Eimer Spachtel für das Projekt Berger entnommen“ oder „Buch 10 Sack Fliesenkleber als Zugang ins Hauptlager“. Umbuchen geht genauso: „Buch 4 Kartuschen Silikon vom Hauptlager in den Bus 1 um“.
3. Prüf die Vorschau: Material, Menge mit Gebinde, Lagerort mit dem Bestand vorher und nachher, Projekt. Bestätigen bucht. Im Web öffnet sich stattdessen ein Formular, Speichern bucht. Sobald die Formulare auf WhatsApp freigeschaltet sind, öffnet sich dort ebenfalls ein Formular auf einem Bildschirm: Entnahme oder Rücknahme, Material (mit Suche), Menge, Lagerort (das Standardlager ist vorausgewählt) und Projekt (das aktuelle ist vorausgewählt). Gebucht wird im Standardgebinde des Materials; ein anderes Gebinde oder eine Notiz nennst du im Satz, dann kommt die Vorschau mit Bestätigen.

Im Projekt zeigt Material › Lagerbestand, wie viel vom eingeplanten Material an welchem Lagerort liegt. Mitarbeiter buchen im Chat nur Entnahmen und Rücknahmen auf ihre Projekte. Mehr in WhatsApp-Assistent.

Material, Leistungen und Textbausteine im Chat pflegen

Chef und Büro pflegen den Katalog im Web und im Web-Assistenten. Auf WhatsApp suchst du Artikel, siehst Lieferanten, Einheiten und Textbausteine an; Anlegen und Ändern schickt dir dort den Link ins Web. Mitarbeiter können Artikel suchen und ansehen, aber nichts ändern.

Ansehen: „Zeig mir den Artikel SI-100“ oder „Was kostet das Silikon grau?“. Du siehst Artikelnummer, Einheit, Verkaufspreis, Lieferant, Katalog, Gebinde und Eigenschaften; Chef und Büro sehen zusätzlich den Einkaufspreis und den Knopf Bearbeiten. „Welches Material haben wir von Muster Großhandel?“ zeigt nur die Artikel dieses Lieferanten.

Anlegen: „Leg das Material Kabelbinder 200 mm an, Einheit Packung, 3,90 €.“ Nennst du einen Lieferanten („vom Lieferanten Muster Großhandel“), kommt der Artikel in dessen Katalog. Hat der Lieferant mehrere Kataloge, fragt der Assistent, welchen du meinst.

Einheiten: Die Einheit muss in eurer Einheitenliste stehen (siehe Einheiten). Steht „Packung“ noch nicht darin, nennt dir der Assistent die erlaubten Einheiten. Chef und Büro tippen im Web-Assistenten auf Einheit „Packung“ anlegen (bei langen Namen Einheit anlegen); danach geht es mit dem Material weiter. Auf WhatsApp bekommst du statt des Knopfs den Link zu Einstellungen › Betrieb › Einheiten. Mitarbeiter bitten die Verwaltung, die Einheit anzulegen. „Welche Einheiten haben wir?“ zeigt die Liste mit den Standards für Material, Leistung und freie Position; „Leg die Einheit Sack an“ legt eine Einheit nach deiner Bestätigung an. Umbenennen, archivieren und zusammenführen geht nur im Web unter Einstellungen › Betrieb › Einheiten.

Ändern: „Setz den Verkaufspreis von SI-100 auf 9,90“ oder „Das Silikon grau heißt jetzt Silikon grau matt“. Den Artikel findet der Assistent über die Artikelnummer oder die Bezeichnung; passen mehrere, bekommst du eine Auswahl. Eigenschaften, die es in eurem Katalog schon gibt, lassen sich mit ändern („Inhalt 600 ml“); neue Eigenschaften legst du im Web am Artikel an.

Aus dem Katalog nehmen: „Das Silikon grau führen wir nicht mehr.“ Der Artikel wird deaktiviert: er erscheint nicht mehr in Suche und Auswahl, bestehende Angebote, Rechnungen und Rapporte bleiben unverändert. „Nimm das Silikon grau wieder auf“ aktiviert ihn wieder.

So bestätigst du:

• Im Web öffnet sich im Chat ein Fenster mit den aktuellen Werten und deiner Änderung; Speichern übernimmt sie sofort.
• Auf WhatsApp pflegst du den Katalog nicht (mehr): Anlegen und Ändern von Material, Leistungen und Textbausteinen sowie neue Einheiten schickt dir der Assistent als Link ins Web. Auf den Karten von Material und Leistungen gibt es dort keinen Knopf Bearbeiten.

Gilt für einen Lieferantenkatalog ein Aufschlag auf den Einkaufspreis, rechnet Work7 den Verkaufspreis selbst; der Assistent sagt dir nach dem Speichern, welcher Preis gilt.

Leistungen pflegst du genauso: „Die Leistung Anfahrt Pauschale kostet ab sofort 49 €.“

Textbausteine für Angebote (Vorbemerkung, Einleitung, Schlusstext, Positionstext): „Zeig mir unsere Textbausteine“, „Ändere den Textbaustein Zahlungsbedingungen: Zahlbar binnen 30 Tagen ohne Abzug.“ Die Vorschau zeigt den neuen Text vollständig. Dafür braucht es zusätzlich das Modul Angebote.

Lieferanten: „Welche Lieferanten und Kataloge haben wir?“ zeigt je Lieferant die Kataloge mit Zahl der Artikel und Aufschlag. Preislisten importieren und neue Kataloge anlegen geht im Web über Material › Katalog importieren; der Assistent schickt dir den Link. Vor Import starten zeigt dir der Import, welche Einheiten neu in die Einheitenliste kommen („Neue Einheiten: …“); sie stehen danach mit der Herkunft „Materialimport“ in der Liste. Hat eine Zeile keine Einheit, bekommt der Artikel den Standard für Material.

Bild am Artikel

Jedes Material und jede Leistung kann ein Foto tragen, zum Beispiel ein Produktbild vom Lieferanten.

1. Material: Artikel öffnen, im Abschnitt Bild auf Bild hinzufügen… klicken. Leistung: in Dienstleistungen auf den Namen oder den Stift klicken, der Abschnitt Bild steht unten im Fenster.
2. Foto wählen (JPEG, PNG oder WebP, höchstens 10 MB) und Hochladen. Work7 dreht und verkleinert es automatisch.
3. Ein anderes Foto setzt du mit Bild ersetzen…, Bild entfernen nimmt es wieder weg. Das Bild gilt sofort, Speichern brauchst du dafür nicht.

Die Listen Material und Dienstleistungen zeigen das Bild als kleine Vorschau vor dem Namen. Nimmst du den Artikel in ein Angebot, erscheint sein Bild an der Position mit dem Hinweis „aus Katalog“; ins PDF kommt es nur, wenn im Angebot Bilder im PDF zeigen eingeschaltet ist (siehe Angebot). Ersetzt du das Katalogbild später, zeigen offene Angebots-Entwürfe das neue Bild, fertige Angebote behalten das alte. Bilder ändern dürfen Chef und Büro.

Tipps

• Artikel ohne Katalogtreffer kann der Assistent als Freitext in den Rapport nehmen; für Plan und Lager braucht es einen Katalogartikel.
• Nachbestell-Hinweise erscheinen im Lager, sobald ein Artikel unter den Mindestbestand fällt.