Darstellung
Briefpapier hochladen und einrichten
- FürAdministratoren
- ModulFirma & Branding
- Dauerzehn Minuten
Dein Betrieb hat ein Geschäftspapier mit eigenem Layout, Logo und Fußzeile? Lade es als Briefpapier in Work7 hoch. Ab dann erscheint es im Hintergrund aller Berichte, Angebote und Rechnungen — im Druck und per E-Mail. Die Ränder stellst du selbst ein, um Platz für den Druck zu sparen.
So funktioniert es
Das Briefpapier ist eine PDF-Datei mit einer oder zwei Seiten:
- Seite 1 = erste Seite: dieses Papier siehst du auf der ersten Seite jedes PDF.
- Seite 2 = Folgeseiten: dieses Papier siehst du auf allen weiteren Seiten. Wenn nur eine Seite dabei ist, gilt sie für alle.
Work7 legt dein Briefpapier hinter die Inhalte (Tabellen, Text), so dass Links in den PDFs noch funktionieren und unterschriebene Berichte nicht beschädigt werden.
Briefpapier hochladen
Einstellungen › Belege › Berichte öffnen.
Den Reiter Briefpapier wählen.
In der Karte Datei entweder:
- Eine PDF-Datei hochladen (eine oder zwei Seiten, A4, bis 5 MB), oder
- ein Bild hochladen (PNG oder JPG, wird beim Upload in eine PDF-Seite gewandelt). Work7 zeigt eine Warnung, wenn das Bild zu klein ist (unter 1654 × 2339 Pixel) — dann wird der Druck unscharf.
- Ein Tipp: Deine Word-Vorlage kannst du als PDF exportieren (in Word: Datei › Speichern unter › PDF).
Nach dem Hochladen siehst du links das Blatt mit deinem Briefpapier, rechts die Einstellungen.
Ränder einstellen
Der Rand ist der Platz, in dem Work7 Text und Tabellen einfügt. Je größer der Rand, desto weniger Platz bleibt für Inhalte.
Ränder verschieben
- Im Blatt links siehst du feine Randlinien — oben, unten, links, rechts.
- Ziehe die Linien mit der Maus, um die Ränder anzupassen. Tipp: Auf den Randlinien wird ein Pfeile-Cursor angezeigt; halte Shift beim Ziehen, um die Linie an den Pixel genau zu verschieben.
- Darunter siehst du die Zahlenfelder mit den aktuellen Millimetern — du kannst hier auch direkt tippen.
Erste Seite und Folgeseiten
Das Briefpapier kann oben und unten unterschiedliche Ränder haben, wenn Seite 1 und Seite 2 unterschiedlich aussehen:
- Über dem Blatt siehst du zwei Tabs: Seite 1 · Folgeseiten.
- Klick auf Seite 1, um die Ränder der ersten Seite einzustellen.
- Klick auf Folgeseiten, um die Ränder ab Seite 2 einzustellen.
Die beiden Einstellungen gelten für alle erzeugten Berichte.
Automatischer Randvorschlag
Work7 kann aus deinem Briefpapier einen Randvorschlag machen — indem es misst, welche Bereiche bereits bedruckt sind (Kopf, Fuß, Seitenbänder).
- Über der Karte Ränder klick auf Randvorschlag von Briefpapier.
- Work7 zeigt die Messung an. Die vorgeschlagenen Werte ersetzen deine aktuellen Ränder.
Prüfen
Vor dem Speichern möchtest du sehen, wie echte Dokumente aussehen?
- Klick auf Als PDF prüfen (oben rechts).
- Ein mehrseitiges Beispiel mit Text und Tabellen öffnet sich — so siehst du die Ränder und das Briefpapier zusammen.
Einstellungen speichern
- Nach deinen Änderungen klick auf Speichern (oben rechts).
- Von jetzt an erscheint dein Briefpapier auf allen neuen Berichten, Angeboten und Rechnungen.
Bereits unterschriebene Berichte ändern sich nicht — deren PDFs sind eingefroren.
Zusätzliche Optionen
Über den Aufklapper Weitere Optionen hast du drei Schalter:
Kopf ausblenden
Wenn dein Briefpapier schon einen Kopf mit Logo hat, schalte diese Option an. Work7 versteckt dann seinen eigenen Kopf auf der ersten Seite, damit sich beide nicht überschneiden.
Fuß ausblenden
Wenn dein Briefpapier eine Fußzeile hat (Adresse, Kontakte), schalte diese an. Work7 versteckt seinen eigenen Fuß.
Anschrift im Fenster
Die Empfängeradresse steht bei Berichten, Angeboten und Rechnungen immer im Fenster eines Fensterkuverts (DIN 5008), auch mit Briefpapier. Dafür gibt es keinen eigenen Schalter mehr — passe die Ränder so an, dass das Fenster im richtigen Bereich liegt. Die Vorschau der Briefpapier-Seiten ist jetzt schärfer.
Welches Briefpapier ein PDF bekommt
Hast du mehrere Briefpapiere, wählt Work7 für jedes PDF in dieser Reihenfolge:
- Briefpapier der Berichtsvorlage: In der Berichtsvorlage wählst du je Variante unter Briefpapier ein bestimmtes Papier (siehe Berichtsvorlage auf dem Blatt gestalten). Dann trägt jedes PDF dieser Variante genau dieses Papier, egal zu welchem Projekt es gehört.
- Automatische Auswahl nach Projekt: Steht die Vorlage auf Standard, gilt deine Zuordnung unter Automatische Auswahl für alle Berichtstypen (Projekt-Zusatzfeld, zum Beispiel Kostenstelle).
- Firmenstandard: Passt keine Zuordnung, bekommt das PDF das Papier, das als Firmenstandard markiert ist.
Steht die Vorlage auf Kein Briefpapier, entsteht das PDF ganz ohne Briefpapier, mit eigenem Kopf und Fuß. Das gilt für alle Belege, auch für Angebot und Rechnung.
Ist das in der Vorlage gewählte Papier inzwischen inaktiv oder gelöscht, nimmt Work7 den nächsten Schritt: die Zuordnung nach Projekt, sonst den Firmenstandard. In der Vorlage steht das Papier dann mit dem Zusatz „nicht verfügbar – es gilt Standard“.
Druck auf vorgedrucktes Papier
Dein Geschäftspapier ist bereits bedruckt und du möchtest nur noch die Inhalte (Tabellen, Text) ausdrucken?
- Generiere die PDF wie gewohnt, aber nutze den Link mit dem Parameter
?letterhead=off. Der Download zeigt dann nur die Ränder ohne dein Briefpapier im Hintergrund — so kann der Drucker die vorgedruckte Vorlage verwenden.
Tipp: Kopiere dir diesen Link als Lesezeichen, um ihn später schnell zu finden.
Briefpapier entfernen
- Einstellungen › Belege › Berichte › Briefpapier öffnen.
- Oben links klick auf die drei Punkte (…) → Löschen.
- Bestätige die Rückfrage.
Von jetzt an zeigen neue PDFs kein Briefpapier mehr — die Templates verwenden ihre eigenen Köpfe und Fußzeilen wie früher.
Haben Berichtsvorlagen genau dieses Briefpapier gewählt, blockiert das das Löschen nicht. Work7 nennt dir nach dem Löschen die betroffenen Vorlagen; sie verwenden ab dann den Standard (Zuordnung nach Projekt, sonst Firmenstandard). Willst du ein anderes Papier, wählst du es in der Vorlage neu.