Der Assistent im Web

Gilt ab Work7 0.10.0 · Stand 05.11.2026

Den Assistenten gibt es zweimal: in WhatsApp (siehe Der WhatsApp-Assistent) und in der Work7-App, wo du ihn mit Strg+K von jeder Seite aus öffnest. Beide verstehen dieselben Sätze und arbeiten mit denselben Daten. Im Web ist die Darstellung reichhaltiger: Listen und Buttons erscheinen als Karten, Auswertungen als Diagramme, und wo mehrere Angaben zusammengehören, öffnet sich ein Formular direkt im Chat.

Den Assistenten öffnen

Der Assistent liegt als Fenster über der Seite, auf der du gerade bist. Du musst dafür nicht wegnavigieren.

• Öffnen: Drück Strg+K (am Mac ⌘+K) oder schreib oben in der Seitenleiste in das Suchfeld „Suchen oder fragen …“. Einen eigenen Menüpunkt Assistent gibt es nicht mehr. Das Fenster erscheint in der Mitte, du kannst sofort tippen. Das Mikrofon neben dem Feld öffnet es und hört gleich zu.
• Sprechen: Drückst du im offenen Fenster noch einmal Strg+K, hört der Assistent zu. Was er versteht, erscheint schon während du sprichst im Eingabefeld (je nach Browser alle paar Sekunden).
• Senden: Ein drittes Strg+K beendet die Aufnahme und schickt ab. Getippten Text schickst du mit Enter, Shift+Enter macht eine neue Zeile.
• Abbrechen und schließen: Esc verwirft eine laufende Aufnahme, dein Text von vorher bleibt stehen. Ohne Aufnahme schließt Esc das Fenster. Mit Strg+K holst du es wieder, die Unterhaltung ist noch da.
• Andocken: Klickst du neben das Fenster oder wechselst du die Seite, rückt der Assistent nach rechts unten und bleibt offen; die Seite kannst du weiter bedienen. Öffnest du aus einer Antwort einen Link, passiert das genauso. Mit dem Knopf Vergrößern oder Strg+K kommt er wieder in die Mitte, mit Andocken schickst du ihn selbst nach rechts. Auf dem Handy füllt der Assistent den ganzen Bildschirm und schließt beim Seitenwechsel.
• Seitenbezug: Der Assistent weiß, auf welcher Seite du bist. Stehst du in einem Projekt, meint „hier“ oder „dieses Projekt“ genau dieses.
• Neue Unterhaltung: Das Plus oben im Fenster beginnt ein neues Gespräch.
• Verlauf: Oben im Fenster des Assistenten führt der Link Verlauf zu deinen früheren Unterhaltungen zum Nachlesen. Auf der Übersicht öffnet das Feld Was möchtest du erledigen? den Assistenten mit deinem Text. Im Assistenten fortsetzen öffnet die gewählte Unterhaltung im Fenster, und du schreibst dort weiter.

Grundregeln

• Sagen oder klicken. Du kannst schreiben, was du willst („Zeig mir die offenen Angebote“), oder dich durch Menüs und Karten klicken.
• Das Fenster bleibt an seinem Platz. Klickst du in einer Antwort auf eine Karte, ändert sich der Inhalt im selben Fenster. Mit den Pfeilen oben links blätterst du zurück und vor.
• Nichts passiert ohne dein Zutun. Änderungen speichert der Assistent erst, wenn du im Formular Speichern klickst oder eine Vorschau bestätigst. Lesen geht sofort.
• Auskünfte ohne Rückfrage. Fragst du nach Daten („Wurde heute ein Foto abgelegt?“, „Wer hat gestern Stunden gebucht?“), sieht der Assistent sofort nach und antwortet, statt zurückzufragen. Fehlt eine Angabe, nimmt er einen üblichen Zeitraum (z. B. die letzten 3 Monate) und nennt ihn in der Antwort; grenz danach einfach ein („und letzte Woche?“). Rückfragen gibt es nur, bevor etwas geändert wird.
• Er weiß, wo du bist. Öffnest du den Assistenten auf einer Projekt- oder Belegseite, meinen „hier“, „dieses Projekt“ oder „diese Rechnung“ genau diese Seite. Fragen dazu beantwortet er direkt; Änderungen zeigt er wie immer erst als Vorschau.
• Du siehst nur, was du darfst. Funktionen, für die deine Rolle nicht reicht oder die euer Paket nicht enthält, bietet der Assistent nicht an.

Fragen zur Bedienung

Fragst du, wie etwas in Work7 geht, wo eine Einstellung liegt oder ob es eine Funktion gibt („Wie lege ich eigene Felder für Projekte an?“, „Wie genehmige ich Urlaubsanträge?“), schaut der Assistent in diesem Handbuch nach. Über der Antwort steht dann Handbuch durchsuchen.

• Antwort aus der Anleitung: Er beschreibt nur, was in der passenden Anleitung steht, mit denselben Menüpunkten und Schaltflächen, und setzt den Link zur Seite darunter. Ein Klick öffnet die Anleitung auf docs.work7.net.
• Gibt es nicht: Steht eine Funktion nicht im Handbuch, sagt er, dass es sie in Work7 so nicht gibt, und verweist höchstens auf die nächstliegende Anleitung. Er erfindet keine Menüs oder Einstellungen.
• Erledigen statt erklären: Willst du etwas tun („Ich will nächsten Freitag Urlaub nehmen“), macht er es wie bisher direkt, statt im Handbuch zu suchen. Fragen nach euren Daten („Wer hat gestern Stunden gebucht?“) beantwortet er aus euren Daten.
• Seite statt Anleitung: Fragst du nach einer Seite der App („Wo mache ich den Export für den Steuerberater?“), bekommst du wie bisher direkt den Link zu dieser Seite.

Formulare im Chat und Kontakt ändern

Formulare im Chat

Braucht eine Aufgabe mehrere Angaben, öffnet der Assistent ein Formular im Chat-Fenster, schon mit den aktuellen Werten und mit dem, was du gerade gesagt hast. So bedienst du es:

• Mehrere Schritte: Oben steht, in welchem Schritt du bist. Weiter prüft die Angaben des Schritts, Zurück geht einen Schritt zurück, ohne etwas zu verlieren.
• Pflichtfelder sind mit einem Stern markiert. Fehlt etwas oder passt ein Wert nicht, steht der Hinweis direkt am Feld.
• Zahlen darfst du mit Komma schreiben, etwa 12,5.
• Speichern übernimmt nur die Felder, die du geändert hast. Leerst du ein Feld, wird der Wert gelöscht.
• Bei Aktionen, die etwas nach außen schicken oder buchen, heißt der Knopf Weiter zur Vorschau: Du siehst erst eine Zusammenfassung und bestätigst sie dann.
• Abbrechen klappt das Formular zu, es wird nichts gespeichert.
• Klappt das Speichern nicht (zum Beispiel, weil jemand den Datensatz inzwischen archiviert hat), bleibt das Formular mit deinen Eingaben offen und oben steht, was los ist. Passt ein Wert nicht, steht der Hinweis direkt am Feld, und das Formular springt zum Schritt mit dem ersten Fehler.
• Auswahlfelder nehmen nur, was angeboten wird; ein Kunde, Projekt oder Mitarbeiter aus einem anderen Betrieb wird abgelehnt.
• Jedes Formular speichert genau einmal. Klickst du zweimal auf Speichern oder schickst du es aus einem zweiten Fenster noch einmal ab, gilt es als abgelaufen und es wird nichts doppelt geändert.
• Ein Formular gilt 30 Minuten. Danach zeigt es einen Hinweis und Neu öffnen lädt es mit dem aktuellen Stand neu. Neu öffnen erscheint auch, wenn der Datensatz inzwischen weg ist, sonst nicht.

Kontakt ändern

Du kannst die Stammdaten eines Kontakts direkt im Assistenten ändern: Name, E-Mail, Telefon, Mobil, Adresse, Website, UID und Zahlungsziel. Das dürfen Administratoren und Manager; Mitarbeiter bekommen einen Hinweis, dass ihnen die Berechtigung fehlt.

Im Web:

1. Sag zum Beispiel „Ändere die Telefonnummer von Huber Bau auf 05522 123456“ oder öffne den Kontakt über Verkauf › Kunden und klicke Bearbeiten.
2. Das Formular Kontakt bearbeiten öffnet sich mit den aktuellen Werten; deine Änderung ist schon eingetragen.
3. Prüfe die Angaben (Schritte Kontakt und Adresse und Konditionen) und klicke Speichern. Die Änderung gilt sofort, danach siehst du die aktualisierten Kontaktdaten.

Auf WhatsApp:

1. Schreib oder sprich den Satz, etwa „Die E-Mail von Huber Bau ist jetzt office@huber-bau.at“. Tippst du im Kontakt auf Bearbeiten, fragt dich der Assistent, was geändert werden soll.
2. Du bekommst eine Vorschau mit dem alten und dem neuen Wert jedes Felds.
3. Bestätigen speichert, Abbrechen verwirft die Änderung. Die Vorschau gilt 30 Minuten.

Archivierte Kontakte lassen sich im Assistenten nicht ändern; stell sie zuerst in der Work7-App wieder her. Einen neuen Kontakt legst du wie bisher an („Leg den Kunden Muster GmbH an“).

Kontakt ändern auf WhatsApp im Formular

Die Formulare werden nach und nach freigeschaltet. Sobald es so weit ist, bekommst du auf WhatsApp statt der Vorschau ein Formular direkt im Chat. Es ist mit dem aktuellen Stand des Kontakts und deiner Änderung vorausgefüllt; Formular öffnen zeigt es an, Absenden speichert sofort. Es gilt 24 Stunden und lässt sich nur einmal abschicken. Sind Angaben fehlerhaft, schickt der Assistent das Formular mit einem Hinweis und deinen Eingaben noch einmal. Mit „als Text“ bekommst du stattdessen die Vorschau mit Bestätigen. Bis dahin bleibt es bei der Vorschau. Mehr in Der WhatsApp-Assistent.

Projektstatus im Assistenten

„Setz das Projekt Huber auf Abnahme“ zeigt die Änderung mit den Status-Namen deines Betriebs, Bestätigen speichert. „Welche Projekte sind in Abrechnung?“ zeigt die Projekte dieses Status als Liste (bis zu 50, Klick öffnet das Projekt-Menü), ohne Status die laufenden. „Diagramm Projekte nach Status“ zeichnet die Anzahl je Status. Hat jemand den Status nach der Vorschau geändert, speichert der Assistent nichts und zeigt eine neue Vorschau. Mehr in Projektstatus.

Dokumente im Chat

Belege und Dateien kannst du dir direkt im Assistenten zeigen lassen. Im Web erscheint dazu eine Karte mit Titel, Dateiname und Typ und dem Button Herunterladen; auf WhatsApp schickt der Assistent die Datei in den Chat (siehe Der WhatsApp-Assistent).

• Belege als PDF: Sag zum Beispiel „Zeig mir das Angebot AN-7724 als PDF“, oder klicke in der Karte eines Angebots, einer Rechnung oder eines Rapports auf PDF hierher. Das geht für Angebote, Rechnungen, Rapporte, Abnahmeprotokolle, Mahnungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Kostenvoranschläge.
• Nummer genügt: Eine Nummer, die du nennst, sucht der Assistent als Belegnummer („Angebot 7724“ ist AN-7724). Passen mehrere Belege, wählst du aus einer Liste.
• Entwürfe bleiben Entwürfe: Ist ein Angebot oder eine Rechnung noch nicht fertiggestellt, zeigt die Karte „Vorschau mit Wasserzeichen“, und das PDF trägt das Wasserzeichen ENTWURF. Der Beleg wird dabei weder fertiggestellt noch versendet. Eine Mahnung, die noch nicht als versendet erfasst ist, trägt den Hinweis „noch nicht als versendet erfasst“.
• Dateien aus der Ablage: Sag zum Beispiel „Zeig mir den Plan vom Erdgeschoss beim Projekt Huber“. Der Assistent sucht in der Ablage des Projekts; passen mehrere Dateien, wählst du aus einer Liste.
• Wer was bekommt: Angebote, Rechnungen und Mahnungen bekommen Chef und Büro. Mitarbeiter bekommen Rapporte, Abnahmeprotokolle und Dateien nur von Projekten, in deren Team sie stehen.
• Bautagebuch und Zeitnachweis kommen nicht als Datei, sondern als Link zur Projektseite bzw. zur Zeiterfassung.
• Wenn der Download nicht klappt: Die Karte zeigt den Grund.

Fotos anhängen

Fotos hängst du über Anhang hinzufügen oder per Ziehen an und schickst sie ab, gern ohne Text. Danach geht es wie auf WhatsApp:

• Rapport-Entwurf offen: Diktierst du gerade einen Rapport, landen die Fotos ohne Frage im Entwurf („📷 2 Fotos zum Rapport-Entwurf übernommen“). Doch in die Ablage holt sie wieder heraus, bis der Rapport gespeichert ist.
• Sonst eine Frage: Ist das Projekt bekannt, wählst du In die Ablage, Zu einem Rapport oder Anderes Projekt; sonst eine Liste mit offenen Rapporten und Projekten. Rapporte siehst du nur, wenn euer Paket Rapporte enthält.
• Ziel gleich nennen: „Leg die Bilder ins Projekt Huber“ legt sie nach deiner Bestätigung in die Ablage dieses Projekts.
• Große Fotos: Der Browser verkleinert Handyfotos vor dem Hochladen (lange Kante 2400 Pixel) und lädt jedes einzeln hoch. Klappt eines nicht, nennt die Meldung oben den Dateinamen; die übrigen bleiben angehängt.
• Angehängte Fotos lassen sich 24 Stunden lang zuordnen. Mehr in Bautagebuch führen und Fotos ablegen.

E-Mails im Chat lesen und sortieren

Mit dem Modul Posteingang zeigt dir der Assistent die E-Mails aus den Postfächern, die du auch im Web-Posteingang siehst: dein persönliches Postfach und die geteilten Postfächer, die dir freigegeben sind. Persönliche Postfächer anderer sieht niemand, auch nicht der Chef.

• Öffnen: Sag zum Beispiel „Welche Mails sind offen?“, „Zeig mir die ungelesenen Mails“ oder „Hat mir Huber geschrieben?“. Die Liste zeigt Absender, Betreff und wie alt die Mail ist. Mit Weitere blätterst du, Im Web öffnen bringt dich in den Web-Posteingang. Fragst du nach einem Namen oder Betreff, sucht der Assistent in allen Mails, nicht nur in den offenen.
• Eine Mail ansehen: Klicke auf eine Mail. Du siehst Absender, Postfach, Datum, Betreff, Phase, eine zugeordnete Anfrage, die Zahl der Anhänge und eine Kurzfassung. Die Kurzfassung gibt es nur, wenn für das Postfach die KI-Vorsortierung eingeschaltet ist. Sonst geht kein Mailtext an das Sprachmodell, und das Detail zeigt Absender, Betreff, Anhänge und Volltext. Den ganzen Text zeigt Mehr › Volltext. Das Lesen im Assistenten markiert die Mail nicht als gelesen.
• Einsortieren: Archivieren legt die Mail ab, Mehr › Ignorieren nimmt sie aus den offenen Mails, Mehr › Phase ändern verschiebt sie. Danach macht Rückgängig den Schritt wieder rückgängig; eine archivierte Mail holst du mit Wieder öffnen zurück. Du kannst es auch schreiben: „Archiviere die Mail von Huber“ funktioniert, nachdem der Assistent dir eine Liste gezeigt hat.
• Anfrage-Entwurf: Hängt an der Mail ein Anfrage-Entwurf, den noch niemand bestätigt hat, fragt der Assistent beim Archivieren nach: Entwurf verwerfen oder Entwurf behalten.
• Antworten und mehr: Antworten, Einladungen beantworten, Anhänge holen und eine Anfrage aus einer Mail anlegen gehen ebenfalls im Assistenten, siehe die folgenden Abschnitte.

E-Mails beantworten, Einladungen und Anhänge

Im Mail-Detail gibt es die Buttons Antworten, Archivieren und Mehr; E-Mails (zurück zur Liste) steht unter Mehr. Das gilt vorerst nur für Microsoft-Postfächer. Bei einem Google-Postfach sagt dir der Assistent, dass es dort im Chat noch nicht geht, und schickt dich in den Web-Posteingang.

• Antworten: Klicke auf Antworten oder sag „Antworte Huber, dass wir am Donnerstag um 8 Uhr kommen“. Im Web öffnet sich ein Fenster mit Text und Absender-Postfach; danach siehst du eine Vorschau mit Von, An, Cc, Betreff, Text und Anhänge. Gesendet wird erst mit Senden, Ändern bringt dich zurück zum Text.
• Ohne eigenen Text schlägt der Assistent einen Entwurf vor, aber nur, wenn für das Postfach die KI-Vorsortierung eingeschaltet ist. Sonst fragt er dich nach dem Text.
• Empfänger: Die Antwort geht an die Adresse, an die eine Antwort auf diese Mail gehen soll. Im Chat lässt sie sich nicht ändern; an eine andere Adresse schreibst du im Web-Posteingang.
• Einladung beantworten: Mehr › Einladung beantworten, dann Zusagen, Vorläufig oder Absagen. Die Vorschau zeigt Termin, Zeit, Ort und Organisator; Senden schickt die Antwort.
• Anhänge holen: Mehr › Anhänge oder „Schick mir den Anhang aus der Mail von Huber“. Im Web erscheint eine Karte mit Herunterladen; bei mehreren Anhängen wählst du aus einer Liste.
• Senderecht: Antworten kannst du nur aus Postfächern, für die dir das Senderecht freigegeben ist. Aus einem persönlichen Postfach antwortet nur sein Besitzer.
• Testbetrieb: In einem Testbetrieb geht nichts wirklich hinaus; der Assistent sagt dir das.

Anfrage aus einer E-Mail

Chef und Büro machen aus einer Mail im Assistenten eine Anfrage (Module Posteingang und Anfragen).

• Anlegen: Klicke im Mail-Detail auf Mehr › Anfrage anlegen oder sag „Mach aus der Mail von Huber eine Anfrage“. Im Web öffnet sich das Formular Anfrage aus E-Mail mit Titel (der Betreff) und, wenn für das Postfach die KI-Vorsortierung an ist, Beschreibung, Objektart, Leistungen, Objektadresse und Wunschtermin. Speichern legt die Anfrage sofort an. Auf WhatsApp gibt es eine Vorschau mit Anlegen.
• Ergebnis: Du bekommst die Nummer (ANF-…). Die Anhänge der Mail liegen bei den Dokumenten der Anfrage, die Mail steht in der Phase Anfrage.
• Zur bestehenden Anfrage: „Die Mail von Huber gehört zur Anfrage ANF-2026-0012“. Nach Zuordnen hängt die Mail an der Anfrage, die Beschreibung wird ergänzt, die Anhänge kommen dazu.
• Keine Doppelten: Hat die Mail schon eine Anfrage, legt der Assistent keine zweite an.
• Persönliches Postfach: Eine Mail aus deinem persönlichen Postfach wird erst für das Team sichtbar, wenn du das im Formular (Haken Für das Team sichtbar machen) bzw. mit Anlegen in der Vorschau bestätigst.

Mehr in Anfrage aus dem Posteingang.

Anfragen im Chat

Chef und Büro führen eine Anfrage vom ersten Anruf bis zum Auftrag im Assistenten.

• Neue Anfrage: „Neue Anfrage, Herr Berger hat angerufen, Bad sanieren in Bregenz“. Im Web öffnet sich das Formular Anfrage, Speichern legt sie an; auf WhatsApp bestätigst du die Vorschau mit Anlegen.
• Ändern: „Bei der Anfrage von Huber ist die Objektadresse Bahnhofstraße 3 in Dornbirn“ oder im Detail Bearbeiten.
• Status: „Die Anfrage ANF-0012-0045 ist gewonnen“ legt nach Ja, gewonnen das Projekt an. „… haben wir verloren, war zu teuer“ merkt den Grund, Wieder aufnehmen holt eine verlorene oder abgelehnte Anfrage zurück. Jeder Schritt zeigt vorher eine Vorschau.
• Angebot und Dateien: „Mach ein Angebot daraus“ legt einen Angebotsentwurf an; „Schick mir die Fotos der Anfrage“ zeigt die Dateien (Dateien im Detail). Nach dem Gewinnen kommen sie als Datei in den Chat, vorher als Link auf die Anfrage.
• Entwurf aus dem Posteingang: Auf die Benachrichtigung zu einer neuen Anfrage kannst du antworten: Auf „Leg sie an“ kommt erst eine kurze Vorschau, ein Tipp auf Anlegen legt die Anfrage an. „Verwerfen“ fragt vorher nach und nennt Nummer, Titel und Kunde; erst Verwerfen löscht den Entwurf.
• Zweimal geklickt: Es entsteht trotzdem nur ein Projekt.

Abnahmeprotokolle im Chat

Chef und Büro legen Abnahmeprotokolle im Assistenten an, erfassen Mängel und schicken das Protokoll zum Unterschreiben (Modul Abnahmeprotokoll).

• Anlegen: „Leg für das Projekt Huber ein Abnahmeprotokoll an, Abnahme heute in der Wohnung 3“. Im Web öffnet sich ein Formular (Leistung, Datum, Ort, Bemerkungen), auf WhatsApp bestätigst du eine Vorschau. Die Protokolle eines Projekts findest du unter Projekt › Belege › Abnahmeprotokolle mit Neues Protokoll.
• Mängel: „Mangel: Kratzer an der Tür im Flur“. Im Web öffnet sich ein Fenster für bis zu drei Mängel auf einmal, jeweils mit Kurzbeschreibung, Schwere (gering, mittel, schwer) und Details; gespeichert werden alle oder keiner. „Mangel 2 entfernen“ nimmt einen Mangel aus der Liste.
• Senden: Per E-Mail schickt das PDF an den Kunden, Unterschrift schickt ihm eine Einladung zum digitalen Unterschreiben. Beides zeigt vorher den Empfänger (bei E-Mail auch den Absender) und geht erst nach deiner Bestätigung hinaus. Mehr als fünf Unterschriften pro Stunde fordert der Assistent nicht an.
• Abschließen und Löschen brauchen Endgültig ausführen; Löschen geht nur bei offenen Protokollen.
• Gesperrt: Ist ein Protokoll unterschrieben, abgeschlossen oder zur Unterschrift unterwegs, lassen sich Kopf und Mängel nicht mehr ändern.
• PDF: PDF hierher zeigt das Protokoll als Karte mit Herunterladen.

Mehr in der Anleitung Abnahmeprotokoll.

Aufmaß im Assistenten

Mit dem Modul Aufmaß erfassen Chef und Büro das Aufmaß im Chat (Mitarbeiter sehen es dort nicht).

• Ansehen und anlegen: „Welche Aufmaße gibt es beim Projekt Berger?“, „Leg für das Projekt Berger ein Aufmaß Erdgeschoss an“. Im Projekt findest du sie unter Belege › Aufmaße.
• Räume: „Wohnzimmer 5,20 mal 4,10, Höhe 2,60, ein Fenster 1,20 mal 1,40“. Du bekommst Wandfläche und Deckenfläche, dieselben Werte wie im Raumbuch. Im Web öffnet sich dafür ein Formular mit den Schritten Raum und Messzeilen.
• Positionen: Die Menge kann aus der Wand- oder Deckenfläche eines Raums kommen oder von dir genannt werden („Ändere Position 2 auf 12,5 m²“). Die Bodenfläche wird als Positionsfläche derzeit nicht angeboten.
• Status und Angebot: „Setz das Aufmaß auf fertig“; „Mach aus dem Aufmaß ein Angebot“ geht nur bei fertigem Aufmaß und legt den Angebotsentwurf mit den Mengen an.
• Löschen kann nur der Chef (Endgültig löschen); ein Aufmaß, aus dem schon ein Angebot entstanden ist, bleibt gesperrt.

Mehr in Angebot aus einem Aufmaß.

Termine im Assistenten

Chef und Büro legen Termine an, ändern sie und setzen den Status. Mitarbeiter sehen ihre eigenen Termine und freien Zeiten.

• Neuer Termin: „Termin morgen 8 Uhr bei Huber mit Max, 3 Stunden“ oder Menü Termine › Neuer Termin. Im Web öffnet sich das Fenster Termin, Speichern legt ihn an; auf WhatsApp kommt eine Vorschau mit Speichern. Ist jemand zur selben Zeit schon verplant, steht eine Warnung dabei.
• Ändern und Status: „Verschieb den Termin bei Huber auf Freitag“, „Sag den Termin ab“, im Termin Status ändern. Ganztägige und mehrtägige Termine gehen auch („Betriebsurlaub am Freitag, ganztägig“).
• Freie Zeiten: „Wann hat Max nächste Woche 3 Stunden frei?“ zeigt im Web eine Liste mit Zeiten, die du gleich als Termin übernehmen kannst.
• Einladung an den Kunden: „Schick dem Kunden die Einladung“ mit Vorschau und Senden; hat der Kunde schon eine Einladung, wird sie aktualisiert.
• Kommen und Gehen buchst du weiter im Kalender; der Assistent schickt den Link.

Auftragsbestätigung im Assistenten

„Mach die Auftragsbestätigung zu AN-2026-0042“ zeigt für ein angenommenes Angebot eine Vorschau mit Angebot, Kunde, Summe und der nächsten Nummer; Erstellen legt die Auftragsbestätigung an. Danach holst du das PDF mit PDF hierher oder verschickst sie mit Senden (Vorschau mit Empfänger, Absender, Betreff und Anhängen). Gibt es schon eine, zeigt der Assistent die bestehende. Mehr dazu: Auftragsbestätigung.

Lieferschein im Assistenten

„Lieferschein zu AB-2026-0007 anlegen“ zeigt eine Vorschau mit Auftragsbestätigung, Kunde, Zahl der Positionen und der nächsten Nummer; Anlegen legt den Entwurf an. Aus einem angenommenen Angebot oder für ein Projekt geht es genauso. Danach holst du das PDF mit PDF hierher oder verschickst ihn mit Senden; ein Entwurf wird dabei fertiggestellt (die Vorschau sagt das). Mengen, Als geliefert markieren und Kopieren gehen nur in der Lieferschein-Seite. Mehr dazu: Lieferschein.

Kostenvoranschlag im Assistenten

„KV für Kunde Huber, unverbindlich, 3 Positionen …“ zeigt eine Vorschau mit Kunde, Verbindlichkeit, Positionen, Summe netto und der nächsten Nummer; Anlegen legt den Entwurf an. Fehlt die Angabe verbindlich oder unverbindlich, fragt der Assistent mit den Knöpfen Verbindlich und Unverbindlich nach. Danach holst du das PDF mit PDF hierher oder verschickst ihn mit Senden; ein Entwurf wird dabei fertiggestellt. Entgelt, Gültigkeit, Hinweistext, Annehmen, Umwandeln und Kopieren gehen nur in der Seite des Kostenvoranschlags. Mehr dazu: Kostenvoranschlag.

Mahnungen im Assistenten

Chef und Büro mahnen überfällige Rechnungen im Assistenten (Modul Mahnwesen). Work7 mahnt nie von selbst.

• Mahnung erstellen: „mahn Huber“ oder „Mahnung für RE-2026-0012“. Die Vorschau zeigt Stufe, Zinsen, Mahnspesen, Gesamtforderung und Frist; Mahnung erstellen legt sie an und zeigt das PDF als Entwurf. Zum Kunden geht dabei noch nichts.
• Senden: Per Mail senden zeigt vorher Absender, Empfänger und Beträge; erst Senden schickt ab. Hast du die Mahnung ausgedruckt und verschickt, hältst du das mit Per Post versendet fest und bestätigst mit Endgültig ausführen; hat der Kunde inzwischen etwas bezahlt, bietet der Assistent Neu berechnen an.
• Sperre und Erlass: „Huber bitte nicht mehr mahnen“ setzt eine Mahnsperre, „Erlass die Mahnkosten auf RE-2026-0012“ verzichtet nach Endgültig ausführen auf den offenen Rest. Verwerfen löscht eine noch nicht versendete Mahnung.
• Geändertes Ergebnis: Ändern sich Beträge zwischen Vorschau und Bestätigung, sendet oder erlässt der Assistent nichts und zeigt die neue Vorschau.

Zu finden auch unter Menü › Verkauf › Mahnungen. Mehr in Mahnwesen.

Lager im Chat

Mit dem Modul Lager fragst du Bestände ab und buchst Bewegungen.

• Bestand: „Wie viel Tiefgrund haben wir im Hauptlager?“, „Was liegt unter dem Mindestbestand?“.
• Buchen: „Habe 2 Eimer Spachtel für das Projekt Berger entnommen“, „Buch 10 Sack Fliesenkleber als Zugang ins Hauptlager“, „Buch 4 Kartuschen Silikon vom Hauptlager in den Bus 1 um“. Die Vorschau zeigt den Bestand vorher und nachher; Bestätigen bucht, im Web öffnet sich ein Formular mit Speichern. Den Lagerort wählst du im Formular immer selbst.
• Rechte: Mitarbeiter buchen nur Entnahmen und Rücknahmen auf ihre Projekte; Zugang, Umbuchen und neue Lagerorte bleiben bei Chef und Büro.
• Im Projekt: Material › Lagerbestand zeigt den Bestand des eingeplanten Materials.

Mehr in Material einplanen, bereitstellen und Bestände führen.

Material, Leistungen und Textbausteine im Chat

Chef und Büro legen Artikel an und ändern sie: „Leg das Material Kabelbinder 200 mm an, 3,90 €, vom Lieferanten Muster Großhandel“, „Setz den Verkaufspreis von SI-100 auf 9,90“. Die Vorschau zeigt alten und neuen Wert; im Web öffnet sich ein Formular. Leistungen und Textbausteine für Angebote gehen genauso, „Welche Lieferanten und Kataloge haben wir?“ zeigt eure Lieferanten. Mitarbeiter können Artikel ansehen, aber nichts ändern und sehen keinen Einkaufspreis.

Einheiten kommen aus der Einheitenliste eures Betriebs. Nennst du beim Material, bei einer Leistung oder bei Angebots- und Rechnungspositionen eine Einheit, die nicht darin steht, nennt der Assistent die erlaubten Einheiten; Chef und Büro legen sie mit Einheit „…“ anlegen gleich an, danach geht es mit der Vorschau bzw. dem Formular weiter. „Welche Einheiten haben wir?“ zeigt die Liste mit den Standards, „Leg die Einheit Sack an“ legt eine neue nach dem Bestätigen an. Im Formular Positionen bearbeiten einer Rechnung wählst du die Einheit aus der Liste. Mehr unter Einheiten.

Formulare auf WhatsApp

Auf WhatsApp öffnen die Formulare (Rapport, Kontakt, Ansprechpartner, Projekt, Anfrage, Termin, Abwesenheit, Bautagebuch, Material, Leistung, Lager, Angebot, Rechnung, Abnahme, Mängel, Aufmaß, Kassa) erst nach ihrer Freischaltung. Bis dahin bekommst du dort eine Vorschau und bestätigst mit Bestätigen bzw. Speichern. Im Web öffnen sich die Formulare, soweit es sie dort gibt, im Chat-Fenster ohne Freischaltung; eine Übersicht aller WhatsApp-Formulare steht unter Der WhatsApp-Assistent.

• Suchen in der Maske: Bei Feldern mit langen Listen (zum Beispiel Kunde, Projekt, Mitarbeiter, Material, Leistung) siehst du zuerst einige Vorschläge. Tippe auf Suchen …, gib einen Teil des Namens ein und wähle den Treffer; es erscheinen höchstens 20 Treffer je Suche. Im Web-Fenster bleibt die bisherige Auswahl mit der vollen Liste.
• Fotos: Fotos gibt es in den Formularen noch nicht, weder auf WhatsApp noch im Web. Das Web-Fenster zeigt bei Fotofeldern nur den Hinweis „Fotos bitte im Chat hochladen.“; Fotos zum Rapport, zu Beleg, Mängeln und Bautagebuch schickst du direkt in den Chat. Ein Foto-Schritt in den Formularen folgt mit einer späteren Version.
• Summe bei Angebot und Rechnung: Auf WhatsApp zeigt das Formular für Angebot und Rechnung vor dem Absenden Netto, MwSt. und Brutto. Im Web gibt es dieses Formular nicht: Dort legst du Angebot und Rechnung im Gespräch an (Kunde, Projekt und Positionen als Satz), und die Summe steht nach dem Speichern im Angebot bzw. in der Rechnung.
• Wenn die Maske nicht aufgeht: Statt stillschweigend die Vorschau zu zeigen, beginnt der Assistent sie mit einer Erklärung, zum Beispiel „Die Eingabemaske ist gerade nicht verfügbar, hier die Vorschau zum Bestätigen.“ Du bestätigst dann wie gewohnt.
• Angaben, die nicht passen: Hast du ein Feld ausgefüllt, das bei deiner Auswahl gar nicht gilt (etwa eine Endzeit bei einem Termin ohne Ganztägig), wird es nicht stillschweigend übergangen, sondern der Assistent weist dich darauf hin.

Besichtigung planen

„Schlag Besichtigungstermine für die Anfrage von Huber vor“ zeigt freie Termine der zuständigen Person als Auswahl. Ein Klick darauf oder „nimm den zweiten“ öffnet die Vorschau: Termin, Mitarbeiter, Überschneidungen und die Bestätigung an den Kunden mit Absender, Empfänger, Betreff und Text. Eintragen + senden legt den Termin an und schickt die Bestätigung mit Kalender-Einladung. „Sag die Besichtigung ab“ nimmt den Termin heraus, „Schick dem Kunden den Terminlink“ lässt den Kunden selbst buchen. Im Testbetrieb wird die Mail nur protokolliert. Scheitert der Versand, bleibt der Termin bestehen; die Mail nicht einfach erneut schicken, sondern die Anfrage prüfen.

Kontakte und Angebote bearbeiten

Chef und Büro ändern im Web-Assistenten Angebotsentwürfe und Kontakte direkt im Chat. Nenne Angebote, Rechnungen und Rapporte mit ihrer Nummer („Angebot 42“) oder dem Kunden; ein gerade geöffnetes Angebot musst du nicht nennen, passen mehrere, wählst du aus einer Liste. Wurde ein Beleg nur über den Kunden oder als „zuletzt gezeigt“ gefunden, zeigt Work7 vor dem Senden, Erfassen einer Zahlung oder Anfordern einer Unterschrift eine Vorschau mit Belegnummer – erst der Knopf wirkt.

• Positionen: „Position 2 auf 5 Stück, Position 3 raus“ zeigt eine Vorschau mit altem und neuem Wert; Bestätigen speichert, danach steht die neue Summe da. Ohne Angabe öffnet Positionen bearbeiten den Positions-Editor; die Einheit wählst du dort aus der Einheitenliste eures Betriebs, eine unbekannte Einheit lehnt Work7 mit den erlaubten Einheiten ab (Einheiten).
• Angebot ändern: Rabatt, Gültigkeit, USt, Einleitung und Schlusstext bearbeitest du im Formular Angebot bearbeiten, das sich im Chat öffnet. Fertige Angebote bleiben gesperrt – der Assistent bietet eine neue Version an.
• Senden: „Schick das Angebot AN-2026-0042 an den Kunden“ (bzw. die Rechnung) zeigt vor dem Versand eine Vorschau mit Empfänger, Absender und dem Betreff der Mail. Betreff und Text kommen aus deiner E-Mail-Vorlage unter Einstellungen › Belege › Belegversand (Belegversand), sonst aus dem Standardtext. Bei einem Rechnungsentwurf steht im Betreff noch „(Nummer folgt beim Fertigstellen)“; die Mail trägt dann die echte Nummer. Die Zeile Anhänge nennt den Beleg und deine Standardanhänge (zum Beispiel AGB) mit der Größe; der Assistent hängt sie immer alle an. Sind die Anhänge zusammen größer als 10 MB, warnt die Vorschau, und der Versand wird abgelehnt. Gilt im Web und auf WhatsApp gleich.
• Als versendet markieren / Entwurf löschen: nur auf Wunsch und mit Endgültig ausführen.
• Ansprechpartner: „Neuer Ansprechpartner bei Huber Bau: Anna Berger, Bauleiterin“ öffnet das Formular Ansprechpartner; im Kunden-Detail unter Ansprechpartner auch ändern oder lösen.
• Kontakt archivieren oder löschen, Verlauf: mit Vorschau bzw. unter Verlauf im Kunden-Detail.

Rechnungen im Web-Assistenten bearbeiten

Chef und Büro legen im Web-Assistenten freie Rechnungen an und bearbeiten Entwürfe. Fertige Rechnungen bleiben gesperrt.

• Freie Rechnung: „Rechnung an Huber Bau: 2 Stunden Montage à 80 €“ öffnet im Chat das Formular Rechnung mit Kunde, Projekt, Leistungsdatum, Fälligkeit, Zahlungsbedingung und bis zu fünf Positionen. Speichern legt den Entwurf an; bei mehr Positionen bekommst du eine Vorschau mit Bestätigen.
• Entwurf ändern: In der Rechnung im Chat Rechnung ändern oder „fällig am 31.10.“ öffnet das Formular mit den aktuellen Werten. Gespeichert wird nur, was du geändert hast; ändert jemand anderes inzwischen ein anderes Feld, bleibt seine Änderung erhalten.
• Positionen bearbeiten: Das Formular hat Positionen ändern (Positionsnummer und neue Werte, leere Felder bleiben), Neue Positionen und Positionen löschen. Die Nummern gelten so, wie sie beim Öffnen angezeigt wurden; hat sich die Rechnung inzwischen geändert, speichert Work7 nichts und bittet um einen neuen Anlauf.
• Zahlungsaufschub, E-Rechnung, Stundensätze: „vierzehn Tage Aufschub für RE-2026-0042“ (Vorschau mit neuer Fälligkeit), „E-Rechnung zu RE-2026-0042“ (Knöpfe E-Rechnung laden und XML laden bzw. PDF laden), „Stundensatz Montage auf 85 €“ (Formular Stundensatz).

Buchhaltung im Assistenten

Chef und Büro buchen im Assistenten Barbelege, Lieferantenrechnungen und Bankbewegungen. Jede Buchung zeigt vorher eine Vorschau mit den Buchungszeilen; gebucht wird erst mit Endgültig ausführen, korrigiert danach nur per Storno im Web.

• Kassa: „20 € Parken bar, Konto Reisekosten“ öffnet im Web das Formular Kassa-Eintrag, schon ausgefüllt. Weiter führt zur Vorschau mit Netto, Steuer, Gegenkonto und Kassastand vorher und nachher.
• Lieferantenrechnung: Datei im Chat anhängen und „Beleg einreichen“ schreiben – die Rechnung wird gelesen und zur Prüfung angelegt. Hast du zuerst geschrieben und die Datei kommt danach, übernimmt Work7 sie; eine ältere Datei aus dem Verlauf nur nach Rückfrage mit Datei übernehmen. „Buch die Rechnung von Würth auf 5100 mit 20 %“ öffnet das Formular Eingangsrechnung buchen; Absenden zeigt die Buchungszeilen, Endgültig ausführen prüft, gibt frei und bucht in einem Schritt. „Die Rechnung von Würth ist bezahlt“ bucht die Zahlung. Rechnungen in Fremdwährung bucht Work7 nicht.
• Bank: „Welche Bankbewegungen sind offen?“, danach „Nummer 2 ist die Rechnung RE-2026-0012“ oder „Nummer 3 auf Bankspesen“. Kontoauszüge (CAMT.053, MT940) als Datei anhängen und „Kontoauszug einlesen“ schreiben.
• Nachschauen: Buchungsjournal, UVA, Steuerschlüssel, Saldenliste und Kontoblatt direkt im Chat.
• Grenzen: 100 Buchungen am Tag je Betrieb, 30 je Stunde und Person, 50 gelesene Belege am Tag.

Journalbuchung, Storno und Abschreibung im Web-Assistenten

Administratoren buchen im Web-Assistenten Umbuchungen direkt im Chat: „Buch 250 € um: Soll 7200, Haben 2800, Text Umbuchung Büromaterial“ öffnet das Formular Journalbuchung mit bis zu fünf Zeilen (Konto, Soll oder Haben, Betrag, auf Wunsch Steuer, Kostenstelle und Projekt). Weiter zeigt die Vorschau mit allen Zeilen und der Summe; erst Endgültig ausführen bucht. „Storniere die Buchung Nummer 57“ zeigt die Stornozeilen mit getauschten Seiten; Kassa- und Abschreibungsbuchungen storniert ihr im Kassabuch bzw. unter Anlagen, der Assistent schickt den Link. „Buch die Abschreibung für 2025“ bereitet den Lauf vor und zeigt Anzahl der Anlagen, Summe und Buchungszeilen; Entwurf verwerfen löscht den Entwurf. Anlagen anlegen, ändern und abgehen lassen geht für Chef und Büro, im Web mit dem Formular Anlagegut. Auf WhatsApp gibt es Journalbuchung, Storno und Abschreibung nicht; dort kommt ein Link in die Web-App.

Urlaub, Rapport, Bautagebuch und Zeit

Alles hier zeigt vorher eine Vorschau; erst dein Klick auf den Button führt es aus. „Welche Urlaube habe ich beantragt?“ zeigt deine Anträge, Widerrufen zieht einen offenen Antrag zurück. Chef und Büro sehen mit „Offene Urlaubsanträge“, was auf Freigabe wartet, und klicken Genehmigen oder Ablehnen; Vorgesetzte entscheiden nur die ihnen zugewiesenen Anträge (und solche ohne Zuständigen), der Chef alle. Chef und Büro löschen einen offenen Rapport („Lösch den Rapport 42“) und setzen seine eigenen Felder („Beim Rapport 42 Wetter auf sonnig“); abgeschlossene oder unterschriebene Rapporte bleiben gesperrt. Im Bautagebuch löschst du deinen eigenen Eintrag oder hängst Fotos aus der Projektablage an. „Buch mir die Stunden aus meinem Termin heute von 8 bis 12“ übernimmt die Zeit des Termins als Arbeitszeit. Mehr in den Anleitungen zu Urlaub, Bautagebuch und Zeiterfassung.

Firmendaten und Team

Nur Administratoren: Im Chat siehst du die Firmendaten und änderst sie, etwa die Adresse („Ändere unsere Firmenadresse auf Marktstraße 12, 6850 Dornbirn“); im Web öffnet sich dafür ein Formular. Eine Vorschau zeigt alt und neu, gespeichert wird erst mit Bestätigen. Eine neue Bankverbindung übernimmt der Assistent nie sofort: Sie bekommt eine eigene Vorschau mit alter und neuer IBAN und wird mit IBAN übernehmen bestätigt. Neue Mitarbeiter lädst du per Nummer oder E-Mail ein („Lade Max Muster per WhatsApp ein, +43 664 1234567“); die Vorschau zeigt Empfänger, Rolle, Absender und Inhalt, erst Senden verschickt. Eingeladen wird nur als Büro oder Mitarbeiter; Administratoren und Rollenwechsel gehen im Web unter Team. Ist die Person schon im Team oder offen eingeladen, lehnt der Assistent ab. Pro Betrieb sind 20 Einladungen je Stunde möglich. Meldet der Assistent einen Fehler beim Versand, prüfe den Stand unter Einstellungen › Team.