Projektstatus

• FürChef, Büro
• ModulProjekte (in jedem Paket)

Gilt ab Work7 0.10.0 · Stand 30.10.2026

Der Status zeigt, wo ein Auftrag steht. Jeder Betrieb hat dafür eine eigene Liste. Am Anfang sind es diese sechs:

Status	Bedeutung
Planung	Auftrag in Vorbereitung. Neue Projekte starten hier.
Ausführung	Auf der Baustelle wird gearbeitet.
Abnahme	Arbeiten fertig, Abnahme mit dem Kunden steht an.
Abrechnung	Abgenommen, Rechnung ist in Arbeit oder offen.
Abgeschlossen	Auftrag erledigt.
Archiviert	Abgelegt; taucht in den Projektlisten des Assistenten nicht mehr auf.

Der Status ist etwas anderes als die Phase eines Projekts (Planung, Ausschreibung, Ausführung, Abnahme, Gewährleistung): Die Phase beschreibt den Baufortschritt und bestimmt den Fertigstellungsgrad, der Status den Stand des Auftrags. Beide stellst du unabhängig voneinander ein.

Wie du Projekte sonst anlegst und bearbeitest, steht in Projekte anlegen und bearbeiten.

Wo du den Status siehst

• Projekte: Die Spalte Status zeigt den Status farbig. Über der Liste filterst du mit den Reitern: Alle, Laufend (alle laufenden Projekte, egal ob in Planung, Ausführung, Abnahme oder Abrechnung – dieselbe Zahl wie die Kennzahl Aktive Projekte auf der Übersicht) und je ein Reiter für jeden Status deines Betriebs in der eingestellten Reihenfolge. Ein ausgeblendeter Status hat nur so lange einen Reiter, wie noch Projekte darin stehen. Der gewählte Reiter steht in der Adresse der Seite; ein Lesezeichen oder Neuladen behält ihn.
• Projekt öffnen: oben unter dem Projektnamen neben der Projektnummer, darunter seit wann der Status gilt und wie er gesetzt wurde (von Hand, automatisch mit Grund, oder bei der Umstellung übernommen). Außerdem rechts in der Seitenspalte unter Kurzinfo.
• Kontakt öffnen: in der Liste der Projekte des Kunden.

Chef und Büro finden in der Projektliste oben unter Weitere den Eintrag Status verwalten; er führt zu Einstellungen › Planung & Zeit › Projektstatus.

Status ändern

Direkt in der Projektliste oder im Projektkopf:

1. Auf den Status-Chip des Projekts klicken (mit der Tastatur: Chip ansteuern, Enter oder Pfeil nach unten).
2. Im Menü den neuen Status wählen. Der aktuelle ist mit einem Häkchen markiert; ausgeblendete Status stehen nicht zur Wahl.

Der Chip zeigt kurz eine Ladeanzeige, dann den neuen Status. Wählst du einen archivierenden Status (z. B. Archiviert), fragt Work7 vorher nach. Klappt der Wechsel nicht, erscheint ein Hinweis und der alte Status bleibt stehen.

Im Bearbeiten-Formular:

1. Projekt öffnen und Bearbeiten wählen.
2. Im Abschnitt Stammdaten auf das Stift-Symbol, dann bei Status den neuen Status wählen.
3. Speichern.

Bei Neues Projekt ist Planung vorgewählt; du kannst gleich einen anderen Status nehmen.

Hat jemand anderes den Status desselben Projekts inzwischen geändert, speichert Work7 nichts und zeigt Status wurde inzwischen geändert. In der Liste und im Projektkopf lädt Work7 den aktuellen Stand dann von selbst; wähle den Status bei Bedarf erneut. Im Bearbeiten-Formular holst du ihn mit Neu laden, deine übrigen Eingaben bleiben stehen. Prüfe den Status und speichere erneut.

Archivieren über die Projektliste setzt den Status Archiviert. Wird ein Kontakt archiviert, wandern seine laufenden Projekte ebenfalls auf Archiviert.

Status für deinen Betrieb anpassen

Unter Einstellungen › Planung & Zeit › Projektstatus passt du die Liste an. Den Eintrag sehen nur Chef und Büro. Die Tabelle zeigt je Status Farbe, Name, Bedeutung und wie viele Projekte darin stehen.

• Umbenennen und Farbe: Beim Status auf den Stift klicken, im Fenster Namen ändern oder einen der fünf Farbpunkte wählen und Speichern. Höchstens 40 Zeichen, jeder Name nur einmal. Die Projekte behalten ihren Status, sie zeigen nur den neuen Namen.
• Reihenfolge: mit den Pfeilen nach oben oder unten schieben, das gilt sofort. In dieser Reihenfolge erscheinen die Status in der Auswahl und in der Projektliste.
• Sichtbar: Schalter aus = ausgeblendet, gilt sofort. Ein ausgeblendeter Status lässt sich nicht mehr wählen. Projekte, die schon darin stehen, zeigen ihn weiter, bis du sie umstellst. Schalter wieder an holt ihn zurück. Bei Ausführung, Abgeschlossen und Archiviert ist der Schalter gesperrt, weil Filter und automatische Wechsel sie brauchen.
• Neuer Status: Oben rechts Neuer Status klicken, Namen eingeben, Bedeutung wählen (Laufend, Abgeschlossen oder Archiviert), Farbe wählen und Speichern. Die Bedeutung entscheidet, unter welchem Reiter der Projektliste das Projekt erscheint, und lässt sich später nicht ändern. Ein neuer Status steht hinter den vorhandenen derselben Bedeutung; schiebe ihn danach an die richtige Stelle. Ein Betrieb hat höchstens 10 Status, ausgeblendete zählen mit.
• Löschen: Nur eigene Status (Mülleimer-Symbol), nicht die sechs Standardstatus. Stehen noch Projekte darin, wählst du im Fenster bei Projekte verschieben nach, wohin sie wandern, und bestätigst mit Löschen.

Automatische Statuswechsel

Der Schalter Automatische Statuswechsel ist am Anfang an. Dann setzt Work7 den Status in zwei Fällen von selbst:

• Angebot angenommen: Ein Angebot zum Projekt wird angenommen (im Angebot, per digitaler Unterschrift oder im Assistenten) oder ein versendetes Angebot wird direkt in eine Rechnung umgewandelt → das Projekt wechselt auf Ausführung, wenn es noch davor steht (z. B. in Planung).
• Rechnung bezahlt: Eine Rechnung des Projekts ist bezahlt, keine andere Rechnung des Projekts ist mehr offen, und mindestens eine bezahlte ist eine Schluss- oder Standardrechnung → das Projekt wechselt auf Abgeschlossen. Egal, wie die Zahlung hereinkommt: Als bezahlt markieren, Zahlung erfassen, Bankabgleich, Buchhaltung, Verrechnung mit einer Gutschrift oder eine Rechnungskorrektur, die den Rest ausgleicht.

Gut zu wissen:

• Work7 setzt den Status nur vorwärts. Ein Projekt, das schon weiter ist (z. B. in Abrechnung beim Angebot), abgeschlossen oder archiviert ist, bleibt, wie es ist.
• Bezahlte Anzahlungen allein schließen kein Projekt ab, eine Teilzahlung auch nicht. Stornobelege zählen nicht als offene Rechnung.
• Jeder Beleg wirkt nur einmal. Stellst du ein Projekt danach von Hand zurück, setzt Work7 es wegen desselben Angebots oder derselben Rechnung nicht noch einmal um.
• Im Projektkopf steht dann automatisch (Angebot angenommen) bzw. automatisch (Rechnung bezahlt).
• Klappt der automatische Wechsel einmal nicht, bleiben Annahme, Umwandlung und Zahlung trotzdem gespeichert; den Status stellst du dann von Hand um.

Schaltest du den Schalter aus, ändert Work7 den Status nie von selbst. Projekte, die schon gewechselt haben, bleiben dabei, wo sie sind.

Im Assistenten (WhatsApp und Web)

Der Assistent kennt die Status deines Betriebs mit ihren Namen, auch nach dem Umbenennen.

• Status ändern: „Setz das Projekt Huber auf Abnahme“. Der Assistent zeigt die Änderung als Vorschau (z. B. Status: Ausführung → Abnahme); erst Bestätigen speichert. Kennt er den Namen nicht oder ist der Status ausgeblendet, nennt er dir die Status, die du wählen kannst. Steht das Projekt schon dort, ändert er nichts.
• Über das Projekt-Menü: Projekt › Übersicht › Bearbeiten › Status ändern zeigt die Status deines Betriebs als Liste (ausgeblendete fehlen, der aktuelle ist markiert). Antippen zeigt die Vorschau.
• Inzwischen geändert: Hat jemand den Status nach der Vorschau geändert, zum Beispiel in der Web-App, speichert der Assistent nichts. Er meldet Status wurde inzwischen geändert und zeigt eine neue Vorschau mit dem aktuellen Stand; bestätige sie, wenn die Änderung noch passt.
• Projekte nach Status: „Welche Projekte sind in Abrechnung?“ oder „Zeig mir die abgeschlossenen Projekte“ zeigt eine Liste. Ohne Status nimmt der Assistent die laufenden Projekte. Auf WhatsApp stehen acht Projekte auf einer Seite, mit Weitere … („Seite 2 von 3“) blätterst du weiter; im Web-Assistenten bis zu 50. Tippe auf ein Projekt, um das Projekt-Menü zu öffnen.
• Diagramm: „Diagramm Projekte nach Status“ zeigt die Anzahl je Status mit den Namen deines Betriebs, „Wie viele Projekte sind in Abnahme?“ zählt nur diesen Status.

Mitarbeiter sehen in diesen Listen nur Projekte, in deren Team sie stehen. Ändern können sie den Status im Chat nur mit derselben Freischaltung wie in der Web-App (siehe unten).

Was mit bestehenden Projekten passiert ist

Bei der Umstellung hat Work7 jedem Projekt einen Status deines Betriebs gegeben:

• bisher aktiv → Ausführung,
• bisher abgeschlossen → Abgeschlossen,
• bisher archiviert → Archiviert,
• bisher pausiert oder storniert → eigener Status Pausiert bzw. Storniert (nur in Betrieben, die solche Projekte hatten).

Projekte, die du über den Datenimport neu anlegst, starten ebenfalls in Ausführung, wenn die Datei keinen anderen Status mitbringt.

Mitarbeiter

Mitarbeiter sehen den Status ihrer Teamprojekte. Ändern können sie ihn nur, wenn ihnen unter Team › Berechtigungen Projekte anlegen und bearbeiten freigeschaltet ist, und auch dann nur bei Projekten, in deren Team sie stehen. Ohne Freischaltung ist der Status-Chip in Liste und Projektkopf kein Knopf, sondern zeigt nur den Status. Mehr unter Team und Rollen.