Anfrage aus dem Posteingang anlegen und durch die Pipeline führen

• FürBüro und Chef
• ModulePosteingang, Anfragen
• VoraussetzungFirmenpostfach (Microsoft 365 oder Google) verbunden

Gilt ab Work7 0.10.0 · Stand 05.11.2026

Der Posteingang

Ausführlich: Im Posteingang arbeiten. Kurzfassung:

Unter Posteingang siehst du die E-Mails aus den Postfächern, die dir freigegeben wurden. Es können mehrere Postfächer sein – je nachdem, welche Adressen euer Administrator dir zugewiesen hat. Work7 sortiert sie automatisch vor: Anfragen, Rückfragen zu laufenden Vorgängen, Lieferanten, Sonstiges. Was ihr im Postfach schon gelesen habt, ist auch hier als gelesen markiert.

Wenn es mehrere Postfächer gibt, siehst du oben eine Leiste mit der Auswahl Alle meine und jedem einzelnen Postfach (mit der Zahl ungelesener Mails). Dein eigenes Postfach steht dort als Persönlich an erster Stelle; nur du siehst es (Mein Postfach). Jede Mail in der Liste trägt ein Etikett, aus welchem Postfach sie kommt. Mit Alle meine siehst du alles zusammen; eine Mail, die in zwei deiner Postfächer liegt, steht dort nur einmal, mit zwei Etiketten.

Mail aus dem persönlichen Postfach: Legst du daraus eine Anfrage an oder verknüpfst sie mit einer, fragt Work7 vorher Diese Mail wird für das Team sichtbar. Erst nach Für das Team freigeben erscheint genau diese Mail im Vorgang. Dein übriges Postfach bleibt privat.

So arbeitest du mit einer Mail:

1. Mail anklicken. Rechts stehen Absender, erkannter Kontakt, Anhänge und der Vorschlag der Vorsortierung. Das Etikett zeigt, von welchem Postfach die Mail kommt.
2. Bei einer neuen Kundenanfrage: Neue Anfrage (nur als Administrator oder Manager). Work7 füllt Titel, Beschreibung, Kontaktdaten und, wenn erkennbar, Objektadresse, Objektart und gewünschte Leistungen vor.
3. Prüfen, gegebenenfalls Kontakt zuordnen oder neu anlegen, Anlegen.
4. Gehört die Mail zu einem laufenden Vorgang, ordnet Zuordnen sie der bestehenden Anfrage zu. Archivieren oder Ignorieren für den Rest.

Antworten: Du kannst direkt aus dem Posteingang antworten — aber nur, wenn dir für das Postfach das Senderecht freigegeben wurde. Ist das nicht der Fall, ist der Antwort-Button deaktiviert. Unter Senden als ist das Postfach vorbelegt, in dem die Mail ankam; du kannst auf ein anderes Postfach mit Senderecht umschalten. Angehängt wird die Firmensignatur des Absender-Postfachs, falls eine hinterlegt ist, sonst deine eigene.

Screenshot: Posteingang mit geöffneter Mail und Triage-Buttons

Bestätigung per WhatsApp

Ist die Benachrichtigung aktiviert, bekommt der zuständige Mitarbeiter neue Anfragen als WhatsApp-Nachricht mit den wichtigsten Daten und Buttons: Bestätigen, Korrigieren, Ablehnen. Nach dem Bestätigen schlägt der Assistent Besichtigungstermine vor.

Die Pipeline

Unter Anfragen liegt das Kanban-Board. Jede Anfrage hat eine Nummer und wandert durch die Stufen:

Stufe	Bedeutung
Eingegangen	aus Posteingang, Website oder manuell angelegt, noch nicht gesichtet
Neu / Qualifiziert	gesichtet, Kontakt zugeordnet, Umfang geklärt
Besichtigung geplant / erledigt	Termin vereinbart, siehe Termin beim Kunden
Angebot in Arbeit / gesendet	Angebot aus der Anfrage erstellt, siehe Angebot erstellen
Gewonnen / Verloren / Abgelehnt	Abschluss; „Gewonnen“ legt bei Bedarf das Projekt an

Karten lassen sich per Drag-and-drop verschieben; nicht erlaubte Sprünge blockt Work7. In der Detailansicht stehen Verlauf, Mails, Dokumente und Notizen. Oben rechts liegen die nächsten Schritte der Anfrage (zum Beispiel Angebot erstellen, weitere wie Terminlink senden im Menü Weitere; dessen Formular schließt sich mit Abbrechen wieder), rechts daneben Kontakt, Quelle und Zuständigkeit; Anfragen oben links führt zurück zum Board.

Knöpfe in der Kopfzeile: Sichtbar stehen höchstens drei: Angebot erstellen bzw. Angebot öffnen, bei einer verlorenen oder abgelehnten Anfrage Wieder aufnehmen und der nächste Schritt der Pipeline (zum Beispiel → Qualifiziert, → Besichtigung geplant oder Angebot versenden). Alles Weitere liegt im Menü Weitere: Terminlink senden, Angebot zurückziehen, die übrigen Statuswechsel (auch Rückschritte wie → Qualifiziert aus „Besichtigung geplant“) und zuletzt, rot, → Verloren (fragt nach dem Grund) und → Abgelehnt. Die Kopfzeile bleibt beim Scrollen oben stehen. Mitarbeiter ohne Manager-Rechte sehen dort nur Angebot öffnen; Statuswechsel, Angebot und Terminlink sind Administrator und Manager vorbehalten.

Anfragen ohne Posteingang

• Manuell: Unter Anfragen Neu, zum Beispiel nach einem Anruf.
• Website-Formular: Über die Public API können Formulare Anfragen direkt anlegen. Das richtet ein Entwickler ein, siehe Entwicklerbereich.
• Per WhatsApp: „Welche Anfragen haben wir?“ zeigt die Pipeline mit Details und Status-Aktionen.

Im Assistenten: Anfrage aus einer E-Mail

Eine Anfrage aus einer Mail legst du auch im Assistenten an, auf WhatsApp und im Web (nur als Administrator oder Manager, mit den Modulen Posteingang und Anfragen).

1. Mail öffnen (Menü › Inbox › E-Mails) und Mehr › Anfrage anlegen antippen – oder einfach sagen: „Mach aus der Mail von Huber eine Anfrage.“
2. Im Web öffnet sich das Formular Anfrage aus E-Mail. Titel ist der Betreff. Ist für das Postfach die KI-Vorsortierung an, sind auch Beschreibung, Objektart, Leistungen, Objektadresse und Wunschtermin ausgefüllt; sonst trägst du sie selbst ein. Speichern legt die Anfrage sofort an.
3. Auf WhatsApp kommt eine Vorschau mit Titel, erkanntem Kontakt, Adresse und Anhängen; sobald die Formulare freigeschaltet sind, öffnet sich stattdessen ein Formular auf einem Bildschirm mit Titel, Notiz und (bei einer Mail aus dem persönlichen Postfach) dem Haken Fürs Team sichtbar. Hat die KI-Vorsortierung Objektart, Leistungen, Adresse oder Wunschtermin erkannt, nennt das Formular sie oben und speichert sie beim Absenden mit. Änderungen sagst du einfach („Nimm als Titel Fassade Nordseite“). Anlegen legt die Anfrage an.

Danach bekommst du die Anfrage-Nummer (ANF-…). Die Anhänge der Mail liegen bei den Dokumenten der Anfrage, die Mail steht in der Phase Anfrage, und im Postfach ist sie als „Work7: Anfrage“ markiert. Bei einem Google-Postfach übernimmt Work7 die Anhänge etwas später beim nächsten Abgleich; die Markierung im Postfach setzt dort nur der Posteingang im Web.

• Schon eine Anfrage da? Hat die Mail bereits eine Anfrage (auch einen noch nicht bestätigten Entwurf), legt der Assistent keine zweite an und nennt dir die bestehende.
• Zweite Mail zur selben Sache: „Die Mail von Huber gehört zur Anfrage ANF-2026-0012.“ Du kannst auch den Titel oder den Kunden nennen; passen mehrere Anfragen, wählst du aus einer Liste. Die Vorschau zeigt, was passiert; nach Zuordnen hängt die Mail an der Anfrage, die Beschreibung wird um die neuen Angaben ergänzt und die Anhänge kommen dazu.
• Mail aus deinem persönlichen Postfach: Im Formular setzt du den Haken Für das Team sichtbar machen, sonst wird nichts angelegt. Auf WhatsApp steht der Hinweis in der Vorschau; mit Anlegen bestätigst du ihn.
• Zweimal getippt: Es entsteht trotzdem nur eine Anfrage.
• Abgeschlossene Anfrage: Einer gewonnenen, verlorenen oder abgelehnten Anfrage kann keine Mail mehr zugeordnet werden, weder im Assistenten noch im Posteingang im Web. Leg dann eine neue Anfrage an.

Anfragen mit dem Assistenten

Vieles aus der Pipeline geht auch per WhatsApp oder im Web-Assistenten, für Chef und Büro. Ein Angebot aus der Anfrage legst du im Web an: Auf WhatsApp zeigt die Anfrage dafür die Zeile Angebot im Web, die den Link zur Angebotsliste mit „Neues Angebot“ schickt.

• Neue Anfrage nach einem Anruf: „Neue Anfrage, Frau Berger, Telefon 0664 1234567, Dachsanierung in Bregenz“. Nach der Vorschau legt Anlegen die Anfrage mit Status Neu an.
• Entwurf aus dem Posteingang: Auf die Benachrichtigung zu einer neuen Anfrage kannst du auch antworten: Auf „Leg sie an“ kommt erst eine kurze Vorschau mit Nummer, Titel und Kunde, ein Tipp auf Anlegen legt die Anfrage an. „Verwerfen“ fragt zuerst nach und nennt Nummer, Titel und Kunde des Entwurfs; erst Verwerfen löscht ihn (direkt wie bisher nur der Button Ignorieren). „Der Name ist Huber“ korrigiert den offenen Entwurf, bevor du ihn anlegst, auch ohne Nummer; sind mehrere Entwürfe offen, wählst du den richtigen oder Neue Anfrage.
• Durch die Pipeline: „Die Anfrage ANF-0012-0045 ist gewonnen“, „… ist verloren, zu teuer“ oder „ist qualifiziert“ – jeweils mit Vorschau. Es gelten dieselben Stufen wie im Kanban-Board; Gewonnen legt das Projekt an und braucht einen Kunden an der Anfrage. Fehlt er, bietet der Assistent Kunde anlegen an: das Kundenformular ist mit Kontaktname, Telefon und Ort der Anfrage ausgefüllt, nach Absenden hängt der Kunde an der Anfrage und die Vorschau Ja, gewonnen kommt wieder.
• Angebot: „Mach ein Angebot daraus“ legt einen Angebotsentwurf an und setzt die Anfrage auf Angebot erstellt.
• Ändern und Dateien: Kontakt, Objektadresse, Leistungen, Wunschtermin oder Zuständigkeit änderst du per Satz oder über Bearbeiten im Detail; „Schick mir die Fotos der Anfrage“ zeigt die Dateien.
• Formular auf WhatsApp: Sobald die Formulare für euch freigeschaltet sind, öffnet sich zum Anlegen und Ändern einer Anfrage ein Formular auf einem Bildschirm mit Titel, Kontaktname, Telefon, Ort und Notiz. Kunde, E-Mail, Objektart, Leistungen, Objektadresse, Wunschtermin und Zuständigkeit pflegt das Büro im Web; nennst du davon etwas im Satz (z. B. den Kunden), bekommst du statt des Formulars die Vorschau mit Anlegen bzw. Bestätigen. Das Formular zur Anfrage aus einer E-Mail hat Titel, Notiz und den Haken fürs Team: Work7 erkennt den Kontakt selbst, eine Korrektur machst du danach an der Anfrage. Geht das Formular nicht auf, bekommst du die Vorschau.

Mehr in WhatsApp-Assistent, Abschnitt „Anfragen im Chat“.

Besichtigung mit dem Assistenten

Die Besichtigung einer Anfrage planst du auch im Assistenten (WhatsApp oder Web):

• „Schlag Besichtigungstermine vor“ zeigt freie Termine der zuständigen Person; ein Tipp darauf führt zur Vorschau. An Feiertagen, betriebsfreien Tagen und im Betriebsurlaub (Einstellungen › Planung & Zeit › Feiertage) schlägt Work7 keine Termine vor.
• Eintragen + senden legt den Termin an, setzt die Anfrage auf Besichtigung geplant und schickt dem Kunden die Terminbestätigung mit Kalender-Einladung. In der Vorschau siehst du vorher Absender, Empfänger und Text.
• „Sag die Besichtigung ab“ nimmt den Termin heraus; die Anfrage steht danach wieder auf Qualifiziert. Mit Grund („Kunde hat abgesagt“) wird die Anfrage verloren.
• „Schick den Terminlink“ schickt dem Kunden den Link zum Selbstbuchen, wie Buchungslink erstellen in der Anfrage.

Mehr in WhatsApp-Assistent, Abschnitt „Besichtigung im Chat“.