Auftragsbestätigung aus einem angenommenen Angebot

• FürChef und Büro (Administratoren und Manager)
• ModulAngebote

Gilt ab Work7 0.10.0 · Stand 29.10.2026

Hat der Kunde ein Angebot angenommen, bestätigst du ihm den Auftrag mit einer Auftragsbestätigung. Work7 übernimmt dafür genau die angenommene Fassung des Angebots: Positionen, Titel, Preise, Nachlass, Summen, Kunde, Anschrift und Projekt (mit Rabatt und USt-Satz je Position). Die Auftragsbestätigung bekommt eine eigene Nummer (Standard AB-2026-0001) und ist sofort fertig: Es gibt keinen Entwurf und kein Neu, du kannst sie nicht mehr ändern. Soll eine Position anders lauten, änderst du das Angebot (neue Fassung), bevor der Kunde annimmt. Das PDF, das der Kunde bekommt, bleibt unverändert abrufbar.

Auftragsbestätigung erstellen

1. Das angenommene Angebot öffnen (Angebote › Angebot). Ist es noch nicht angenommen, zuerst Auftrag erhalten.
2. Oben rechts unter Mehr auf Auftragsbestätigung erstellen klicken (auch bei einem schon ganz oder teilweise berechneten Angebot).
3. Work7 legt die Auftragsbestätigung an und öffnet sie. Der Status des Angebots ändert sich dadurch nicht.

Je Angebot gibt es genau eine Auftragsbestätigung. Gibt es sie schon, steht am Angebot Auftragsbestätigung AB-… öffnen; ein zweiter Klick legt keine weitere an, sondern öffnet die bestehende. Dasselbe geht in der Angebotsliste über das Zeilenmenü Auftragsbestätigung erzeugen (bei angenommenen Angeboten).

Herunterladen und senden

Oben steht Herunterladen (lädt das PDF) und daneben Senden.

1. In der Auftragsbestätigung auf Senden klicken.
2. Der Dialog zeigt Betreff, Text und Anhänge der E-Mail. Den Text legst du unter Einstellungen › Belege › Belegversand bei der Belegart Auftragsbestätigung fest; dort hinterlegte Standardanhänge wie deine AGB gehen automatisch mit. Einzelne Standardanhänge kannst du für diesen Versand abwählen.
3. Bei Senden als das Postfach wählen und bei Bedarf einen anderen Empfänger eintragen. Ohne Angabe geht die Mail an die E-Mail-Adresse des Kunden zum Zeitpunkt der Auftragsbestätigung.
4. Senden. Der Status wechselt auf Versendet, im Untertitel steht „Versendet am …“.

Hast du die Auftragsbestätigung anders übergeben (zum Beispiel ausgedruckt), wählst du unter MehrAls versendet markieren.

Lieferschein zur Auftragsbestätigung

Unter Mehr › Lieferschein erstellen (oder in der Liste im Zeilenmenü) legt Work7 einen Lieferschein-Entwurf mit Kunde, Projekt und den Positionen der Auftragsbestätigung an (ohne Preise, geliefert = bestellt) und öffnet ihn in der Maske. Dort trägst du Teilmengen, Lieferdatum und Lieferanschrift ein. Mehr dazu: Lieferschein.

Liste und PDF

• Aufträge › Auftragsbestätigungen zeigt alle Auftragsbestätigungen mit den Spalten Status, Nr., Kunde / Projekt, Angebot, Datum und Betrag; beim Scrollen lädt die Liste jeweils 50 weitere nach. Die Reiter Alle, Nicht versendet und Versendet zeigen je die Anzahl; unter dem Titel steht die Summe der Liste im gewählten Reiter. Über Filter suchst du nach Begriff, Kunde, Zeitraum und Betrag (brutto) von–bis; Reiter, Anzahl und Summe folgen dem Filter, Work7 merkt ihn sich. Oben rechts führt Zu den Angeboten zur Angebotsliste (eine Auftragsbestätigung entsteht immer aus einem Angebot oder Kostenvoranschlag).
• Im Zeilenmenü: Öffnen, Als versendet markieren (nicht versendet) und Lieferschein erstellen; daneben Vorschau und PDF.
• Herunterladen lädt das PDF. Der Umschalter Vorschau zeigt es direkt auf der Seite. Die Summen rechts stehen wie im PDF (bei Positionen mit verschiedenen USt-Sätzen die USt je Satz).
• Das Aussehen des PDFs (Logo, Spalten, Titel „Auftragsbestätigung AB-…“) stellst du unter Einstellungen › Belege › Berichte im Reiter Auftragsbestätigung ein.
• Die Nummer folgt dem Nummernkreis Auftragsbestätigung unter Einstellungen › Betrieb › Nummernkreise. Das Muster darf nicht dieselben Nummern erzeugen wie das der Angebote.

Im Assistenten und auf WhatsApp

„Mach die Auftragsbestätigung zu AN-2026-0042“ zeigt eine Vorschau mit Angebot, Kunde, Summe und der nächsten Nummer; erst Erstellen legt sie an. Seit Version 0.9.0 geht das auch per Knopf: Nimmst du ein Angebot im Chat an, stehen unter „Angebot angenommen“ die Knöpfe Auftragsbestätigung und Rechnung. Auftragsbestätigung zeigt dieselbe Vorschau; Rechnung öffnet das Angebot im Web, dort wandelst du es in eine Rechnung um. Nach dem Erstellen stehen Senden und PDF hierher unter der Meldung: Senden zeigt Empfänger, Absender und Betreff und verschickt erst mit Senden, PDF hierher holt das PDF in den Chat. Passen mehrere Auftragsbestätigungen zu deiner Angabe, wählst du aus einer Liste.

Gut zu wissen

• Mitarbeiter ohne Büro-Rechte sehen keine Auftragsbestätigungen.
• Wird ein Material oder eine Leistung aus dem Katalog gelöscht, bleibt die Position in der Auftragsbestätigung unverändert stehen.
• Eine Auftragsbestätigung lässt sich nicht löschen und nicht stornieren.