Rapport im Web anlegen, prüfen und versenden

• FürBüro und Bauleiter
• ModulRapport

Gilt ab Work7 0.10.0 · Stand 03.11.2026

Im Web legst du Rapporte an, prüfst diktierte Entwürfe der Monteure und verschickst das PDF.

Neuen Rapport anlegen

Von der Projektseite aus geht es schneller: Das + bei Berichte legt sofort einen Rapport für dieses Projekt an und öffnet ihn, Projekt und Kunde sind eingetragen (siehe Dokumente und Berichte).

1. Rapporte in der Seitenleiste öffnen, oben rechts Neu.
2. Im Fenster Neuer Rapport das Projekt suchen (Name, Nummer oder Kunde) und auswählen. Kunde und Adresse kommen aus dem Projekt; hat das Projekt keinen Kunden, kannst du ihn dazu wählen. Gibt es kein Projekt, wählst du stattdessen nur den Kunden (Firma oder Privatperson); danach zeigt die Projektsuche nur noch dessen Projekte und Projekte ohne Kunden, falls du doch eines zuordnen willst. Eines von beiden brauchst du. Rapport anlegen öffnet den neuen Rapport, Projekt und Kunde sind schon eingetragen. Die Rapportnummer vergibt work7 aus dem Nummernkreis, zum Beispiel RA-2026-0001; wie sie aussieht, stellst du unter Einstellungen › Betrieb › Nummernkreise im Bereich Baustelle ein. Ältere Rapporte behalten ihre Nummer. Wechselst du später auf der Rapportseite unter Rapportdaten den Kunden, fällt ein Projekt des bisherigen Kunden weg.
3. Ggf. unter Weitere Angaben Angaben zum Bericht eintragen (z. B. Kostenstelle, Witterung — falls dein Betrieb eigene Felder definiert hat).
4. Einträge hinzufügen: im Abschnitt Arbeitszeiten bzw. Materialien auf das Plus klicken und eine oder mehrere Zeilen erfassen (siehe unten). Arbeitszeit mit Datum, Mitarbeiter, Tätigkeit, Stunden, ggf. eigenen Zeilenfeldern; Material mit Menge und Einheit, aus dem Katalog oder als Freitext, ggf. eigenen Materialfeldern.
5. Notiz für den Kunden, falls nötig.
6. Speichern hält den Rapport als Entwurf. Abschließen macht ihn fertig; danach ist der Rapport gesperrt.

Als Mitarbeiter siehst du in Rapporte nur die Rapporte deiner Projekte und deine eigenen; im Fenster Neuer Rapport findest du nur Projekte, denen du zugeordnet bist, und wählst nur das Projekt – das Feld Kunde fehlt, der Kunde kommt aus dem Projekt. Rapporte ohne Projekt legt deine Leitung an. Versenden und Löschen gibt es in der Liste nur für Büro und Bauleitung. Ein Rapport eines anderen Projekts per Link zeigt „Nicht gefunden oder nicht zugeordnet“. Siehe Was Mitarbeiter sehen.

Als Mitarbeiter den eigenen Rapport bearbeiten

Einen Rapport, den du selbst angelegt hast (im Web oder per WhatsApp), bearbeitest du vollständig, solange ihn das Büro nicht abgeschlossen hat:

• Arbeitszeiten: Plus im Abschnitt, Stift und Papierkorb am Zeilenende. Du erfasst und änderst nur deine eigenen Stunden; im Feld Mitarbeiter steht nur dein Name. Zeilen von Kollegen siehst du, änderst sie aber nicht. Stunden für Kollegen erfassen Vorarbeiter mit der Freischaltung Stunden für andere erfassen.
• Material, eigene Tabellen (z. B. Geräte), Weitere Angaben und Notizen wie im Büro.
• Keine Preise: Mitarbeiter sehen und setzen keine Preise. Die Spalten Satz und Preis und das Feld Einzelpreis fehlen, ebenso Einzelpreis und Betrag in eigenen Tabellen. Den Preis bestimmt das Büro: bei einer Dienstleistung gilt ihr Standardpreis, bei Katalogmaterial der Katalogpreis, sonst der Stundensatz der Berufsgruppe. Wer Preise pflegen soll, braucht die Freischaltung Alle Rapporte bearbeiten.
• Rapportdaten: das Projekt wechseln, aber nur auf ein Projekt, dem du zugeordnet bist. Den Kunden ändert das Büro.
• Speichern genügt: Damit ist der Rapport beim Büro eingereicht, einen eigenen Knopf zum Einreichen gibt es nicht.

Abschließen, Senden, Löschen, Rechnung aus Rapport und Projektzeiten übernehmen bleiben beim Büro. Sobald der Rapport abgeschlossen oder unterschrieben ist, sind Plus, Stift und Papierkorb weg; versuchst du es trotzdem, meldet Work7 „Abgeschlossene Rapporte können nicht mehr bearbeitet werden.“ Rapporte von Kollegen auf deinen Projekten siehst du nur an. Wer fremde Rapporte bearbeiten soll, braucht die Freischaltung Alle Rapporte bearbeiten (siehe Berechtigungen freischalten).

Screenshot: Rapport-Detailseite mit Einträgen und Material

Projektzeiten übernehmen

Über der Liste Arbeitszeiten zeigt Work7, wie viele Projektstunden aus der Zeiterfassung noch nicht im Rapport stehen. Alle übernehmen übernimmt sie, Auswahl übernehmen öffnet die Liste mit Datum, Mitarbeiter, Zeitart, Tätigkeit und Stunden zum Auswählen.

• Je Mitarbeiter und Tag entsteht eine Zeile für die Arbeitszeit. Fahrtzeit kommt in eine eigene Zeile „Fahrtzeit: …“ mit der Tätigkeit.
• Übernimmst du später weitere Stunden, ergänzt Work7 die passende Zeile: Fahrtzeit die Fahrtzeit-Zeile, Arbeitszeit die Arbeitszeile.
• Übernommene Stunden sind in der Zeiterfassung gesperrt.

Arbeitszeiten eintragen und ändern

Im Abschnitt Arbeitszeiten auf das Plus oben rechts klicken. Es öffnet sich das Fenster Arbeitszeiten hinzufügen; die Tabelle bleibt dabei stehen. Je Zeile trägst du Datum, Mitarbeiter oder Dienstleistung, Stunden, ggf. eigene Zeilenfelder und bei Bedarf eine Beschreibung ein. Statt die Stunden zu rechnen, kannst du je Zeile Von und Bis (Viertelstunden) und optional eine Pause in Minuten eintragen; die Stunden werden dann ausgerechnet und auf Viertelstunden gerundet. Du kannst sie danach noch überschreiben. Gespeichert werden nur die Stunden, nicht Von, Bis und Pause. Zeile hinzufügen hängt eine weitere Zeile an, der Papierkorb entfernt eine. Speichern legt alle ausgefüllten Zeilen auf einmal an; leere Zeilen bleiben einfach weg. Fehlt in einer Zeile noch eine Pflichtangabe, wird nichts gespeichert und die Zeile zeigt, was fehlt. Klappt das Speichern einer Zeile nicht, verschwinden die schon gespeicherten Zeilen aus dem Fenster, die übrigen bleiben mit der Meldung stehen. Auf dem Handy stehen die Zeilen als Karten untereinander.

Material erfasst du genauso: Plus im Abschnitt Materialien, im Fenster Material hinzufügen je Zeile Art (Freitext oder Eintrag aus dem Katalog), Beschreibung, Menge, Einheit (Auswahl aus der Einheitenliste eures Betriebs, siehe Einheiten), Einzelpreis, Notizen und ggf. eigene Materialfelder. Bei eigenen Tabellen deines Betriebs (z. B. Geräte) öffnet das Plus im jeweiligen Abschnitt dasselbe Fenster mit den Spalten dieser Tabelle.

Die Beschreibung einer Arbeitszeile steht in der Tabelle in der Spalte Leistung / Beschreibung unter der Leistung; wiederholt sie nur den Namen der Dienstleistung, steht sie nicht doppelt da. Die Zeilen sind nach Datum sortiert, am selben Tag in der Reihenfolge der Erfassung — wie im PDF, auch nachdem du eine Zeile geändert hast.

Eine bestehende Arbeitszeile änderst du mit dem Stift am Ende der Zeile (Ändern) — auch Zeilen, die ein Monteur per WhatsApp diktiert hat; der diktierte Text steht dann als Beschreibung im Fenster. Die Symbole am Zeilenende — Stift (Ändern), Regler (Eigene Felder) und Papierkorb (Löschen) — zeigen beim Darüberfahren ihren Namen. Sie und das Plus im Abschnittskopf sehen Büro und Bauleitung bei jedem offenen Rapport, Monteure nur bei ihren eigenen offenen Rapporten (und dort nur bei eigenen Arbeitszeilen); ebenso das Anlegen oder Bearbeiten von eigenen Positionen und Weitere Angaben. Unterschrift anfordern sehen nur Büro und Bauleitung. Im Fenster lassen sich Datum, Mitarbeiter, Dienstleistung, Stunden und Beschreibung anpassen. Wählst du eine andere Dienstleistung, gilt deren Stundensatz. Nach dem Abschließen des Rapports sind Plus und Symbole nicht mehr da. Der Papierkorb fragt vorher nach; erst Löschen im Fenster entfernt die Zeile, bei Material und eigenen Positionen genauso. Bei eigenen Tabellen verschiebst du Zeilen mit den Pfeilen.

Werte in Zeilen nachträglich eintragen

Nachdem du einen Rapport angelegt hast, kannst du in der Tabelle Arbeitszeiten oder Materialien am Zeilenende auf den Regler (Eigene Felder) klicken und die Werte der eigenen Zeilenfelder eintragen oder ändern — zum Beispiel „Kilometer" bei jeder Arbeitszeile oder „Lagerort" bei jedem Material. Solange der Rapport ein Entwurf ist; nach dem Abschließen ist das Symbol nicht mehr da.

Notizen

Auf der Rapport-Seite stehen Arbeitszeiten und Materialien vor den Notizen. Beim Anlegen ist das Datum mit heute vorbelegt. Weitere Angaben erscheinen als Raster und nur, wenn sie einen Wert haben. Mitarbeiter stehen als Initialen da; fährst du mit der Maus darüber, siehst du den vollen Namen.

Im Abschnitt Notizen steht der Freitext zum Rapport — auch das, was ein Monteur per WhatsApp als Notiz dazu gesprochen hat. Mit dem Stift änderst du den Text oder fügst mit Notiz hinzufügen eine weitere hinzu; Speichern übernimmt die Änderung. Das geht, solange der Rapport nicht abgeschlossen ist. Sollen die Notizen auch im PDF stehen, schaltet ihr in der Berichtsvorlage den Block Anmerkungen zu.

Fotos am Rapport

Im geöffneten Rapport steht nach Materialien der Abschnitt Fotos und Dateien. Fotos und Dateien liegen zugleich in der Ablage des Projekts (Fotos im Ordner Bilder, Dokumente im Ordner Dateien); der Rapport verweist nur darauf.

• Fotos und Dateien hochladen (Bild-mit-Plus-Symbol im Abschnittskopf): ein oder mehrere Fotos oder Dokumente auswählen, am Handy auch direkt mit der Kamera. Work7 verkleinert große Handyfotos vorher und lädt alles nacheinander hoch; du siehst je Datei, ob es geklappt hat, und am Ende etwa „3 von 4 hochgeladen.“. Erlaubt sind Fotos (JPEG, PNG, WebP, HEIC vom iPhone) und Dokumente (PDF, Word, Excel, PowerPoint, OpenDocument, Text, CSV, DWG, DXF und E-Mails als .eml), höchstens 9,5 MB je Datei und 20 Dokumente je Rapport. Aufnahmeort und Kameradaten entfernt Work7 beim Ablegen (bei HEIC-Fotos bleiben sie erhalten), der Dateiname von Fotos folgt dem Schema aus Bautagebuch und Fotos, Dokumente behalten ihren Namen.
• Dokumente stehen als Zeilen unter den Fotos, mit Größe, wer sie angehängt hat, und wann. Ein Klick öffnet ein PDF in einem neuen Tab, andere Dateien werden heruntergeladen. Eigene Dokumente, die noch auf Freigabe warten, tragen den Hinweis „wartet auf Freigabe“. Entfernen (Papierkorb) nimmt das Dokument nur vom Rapport; es bleibt in der Projekt-Ablage.
• Fotos aus Ablage wählen (Ordner-Symbol): zeigt die Fotos der Projekt-Ablage, die noch nicht am Rapport hängen, zum Beispiel per WhatsApp geschickte. Deine eigenen Fotos, die noch auf Freigabe warten, sind auch dabei und tragen den Hinweis „wartet auf Freigabe“; zum Kunden gehen sie erst nach der Freigabe. Antippen zum Auswählen (höchstens 20 auf einmal), dann Anhängen.
• Bildtext: direkt unter dem Foto eintippen; gespeichert wird beim Verlassen des Felds oder mit Enter, Escape verwirft die Eingabe.
• Reihenfolge: mit den Pfeilen unter dem Foto nach vorne oder hinten schieben.
• Entfernen (Papierkorb): nimmt das Foto nur vom Rapport. Es bleibt in der Projekt-Ablage.
• Ein Klick auf das Foto zeigt es groß, Original öffnen die Datei in voller Größe. Fotos im iPhone-Format HEIC zeigen in der Kachel „Keine Vorschau“.

Fotos und Dateien gibt es nur an Rapporten mit Projekt; ohne Projekt steht „Für Fotos und Dateien zuerst ein Projekt zuordnen.“ Nach dem Abschließen oder Versenden steht „Rapport abgeschlossen – Fotos und Dateien lassen sich nur noch ansehen.“ Mitarbeiter hängen Fotos und Dateien an offene Rapporte, die sie selbst angelegt haben oder in denen sie eigene Stunden haben, und ändern oder entfernen nur ihre eigenen; mit der Freischaltung Fotos und Dateien an alle Rapporte hängen gilt das für alle offenen Rapporte (siehe Berechtigungen freischalten). Muss das Büro die Eingaben eines Mitarbeiters freigeben, gehen seine Dokumente mit der Freigabe des Rapports frei. Im PDF stehen die Fotos im Block Fotos und die freigegebenen Dokumente mit Namen und Datum im Block Anlagen; die Dateien selbst hängen nicht im PDF (siehe PDF und Versand). Beide Blöcke lassen sich in der Berichtsvorlage ausschalten.

Screenshot: Abschnitt Fotos am Rapport mit Kacheln

Entwürfe prüfen

Der Reiter Entwürfe zeigt alle offenen Rapporte, auch die per WhatsApp diktierten. Öffne einen Entwurf, korrigiere Stunden oder Material und schließe ihn ab.

Wartet auf Freigabe: Rapporte von Mitarbeitern, deren Eingaben das Büro freigibt, tragen in der Liste unter dem Status und im geöffneten Rapport den Hinweis „wartet auf Freigabe“ (abgelehnte: „abgelehnt: Grund“); auch Fotos am Rapport zeigen ihn. Solange der Rapport nicht freigegeben ist, lässt er sich nicht verrechnen. Schließt du als Büro oder Bauleitung einen solchen Rapport ab, sendest ihn oder forderst eine Unterschrift an, ist er damit freigegeben. Schließt ein Mitarbeiter selbst ab, bleibt er offen, bis das Büro ihn freigibt. Das gilt auch im Testbetrieb, obwohl Mail und Einladung dort nicht wirklich hinausgehen. Ändert jemand den Rapport, während du ihn sendest, ist er danach abgeschlossen, aber nicht freigegeben; die Meldung im Versand-Fenster sagt dir das, dann prüfst du ihn und gibst ihn unter Zur Freigabe frei. Klappt nach der Unterschrift-Anforderung nur die Freigabe nicht, steht dort „Unterschrift angefordert, Freigabe fehlgeschlagen – bitte erneut freigeben.“ Ins PDF kommen nur freigegebene Fotos.

PDF und Versand

• Das Augen-Symbol zeigt die Vorschau des PDF im Layout eures Betriebs (Logo, Farben, Fußzeile aus dem Unternehmensprofil). Im geöffneten Rapport schaltest du oben rechts mit Vorschau auf das PDF um und mit Inhalt zurück; habt ihr mehrere Berichtsvorlagen, wählst du die Berichtsvorlage direkt über der Vorschau oder rechts in der Karte Berichtsvorlage (beide Auswahlen sind dieselbe Einstellung).
• Fotos im PDF: Die Fotos am Rapport stehen im PDF vor den Unterschriften, zwei pro Zeile, in der Reihenfolge aus dem Abschnitt Fotos. Unter jedem Foto steht der Bildtext und klein darunter Datum, Uhrzeit (Aufnahmezeit, sonst Zeitpunkt der Ablage) und wer das Foto angehängt hat — als Initialen oder mit vollem Namen, je nach Einstellung Mitarbeiternamen der Berichtsvorlage. Work7 verkleinert die Fotos für das PDF, damit es auch per E-Mail ankommt. Höchstens 24 Fotos kommen ins PDF; weitere, nicht ladbare oder nicht darstellbare Fotos (zum Beispiel HEIC vom iPhone) nennt eine Zeile wie „+3 weitere Fotos in der Ablage“. Ohne Fotos fehlt der Block. Wer keine Fotos im PDF will, schaltet in der Berichtsvorlage den Block Fotos aus.
• Im geöffneten Rapport stehen oben rechts Download und, solange der Rapport nicht abgeschlossen ist, Senden; Löschen findest du unter Weitere. Senden und Löschen sehen nur Büro und Bauleitung; Monteure sehen oben nur Download. Die Kopfzeile bleibt beim Scrollen stehen. Rechts stehen Status, Kunde & Projekt und die Berichtsvorlage; Rechnung aus Rapport bleibt als nächster Schritt oben im Inhalt.
• Senden öffnet den Versand-Dialog: Büro und Bauleitung wählen dort zwischen Unterschrift anfordern (Name und E-Mail des Kunden, Zur Signatur senden) und Per E‑Mail senden (Senden als, Empfänger, Senden). Die Meldung zum Ergebnis steht im Dialog; solange gesendet wird, bleibt der Dialog offen. Nach dem Versand per E-Mail ist der Rapport abgeschlossen: Senden und Löschen verschwinden, und oben erscheint Rechnung aus Rapport. Download stellt den Rapport nicht fertig.
• Das Papierflieger-Symbol öffnet den Versand: Empfänger prüfen, Betreff und Text anpassen, Versenden. Die Mail geht über euer Firmenpostfach, wenn es verbunden ist. Unter Senden als kannst du für diesen einen Versand auf deine eigene Adresse oder ein anderes Firmenpostfach mit Senderecht umschalten.
• Mit DocuSign-Integration kann der Kunde den Rapport elektronisch unterschreiben.
• Lässt sich das PDF beim Versand nicht erzeugen (zum Beispiel weil der PDF-Dienst kurz nicht erreichbar ist), bricht der Versand mit einer Fehlermeldung ab und es geht keine Mail hinaus. Einfach etwas später nochmals Senden.

Verrechnen

Abgeschlossene und freigegebene Rapporte lassen sich zu einer Rechnung zusammenfassen, siehe Rechnung erstellen. Bei einem Rapport, der noch auf Freigabe wartet, steht statt Rechnung aus Rapport „Erst nach der Freigabe verrechenbar.“ Der Rapport bekommt danach den Abrechnungsstatus „verrechnet“.