Termin beim Kunden anfragen und Besichtigung buchen lassen

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• ModulTermine & Plantafel

Gilt ab Work7 0.10.0 · Stand 29.10.2026

Terminanfrage per WhatsApp

1. Sag es dem Assistenten: „Frag Familie Huber, ob Donnerstag 15 Uhr passt“ oder „Mach mit Müller einen Besichtigungstermin für Dienstag 10 Uhr aus, Dauer eine Stunde“.
2. Der Assistent findet den Kunden und zeigt die Vorschau: Kunde mit E-Mail-Adresse, Datum, Uhrzeit, Dauer, Ort, Projekt (falls genannt).
3. Bestätigen schickt dem Kunden die Terminanfrage per E-Mail mit Kalendereinladung. Der Termin steht als „angefragt“ in eurer Plantafel.
4. Sagt der Kunde zu, bestätigt ihr den Termin in der Plantafel; die Zusage aus der Kalendereinladung übernimmt Work7 bei verbundenem Kalender automatisch.

Fehlt eine Angabe wie der Ort, fragt der Assistent nicht nach, sondern lässt sie leer. Du kannst sie in der Vorschau ergänzen.

Ändern an der Vorschau öffnet auf WhatsApp ein Formular auf einem Bildschirm: Kunde, Datum, Beginn, Dauer und Notiz an den Kunden. Die Dauer wählst du aus: 30, 45, 60, 90, 120 oder 180 Minuten, Halber Tag (4 Stunden) oder Andere; bei Andere gibst du die Minuten ein (5 bis 1440). Eine Dauer, die es in der Auswahl nicht gibt (z. B. 50 Minuten), steht schon als Andere mit den Minuten drin. Absenden zeigt die neue Vorschau; gesendet wird erst mit Senden. Hat die Anfrage einen Ort oder ein Projekt, fragt der Assistent stattdessen per Nachricht, was anders sein soll – Ort und Projekt gibt es im Formular nur im Web.

Absender: Die Terminanfrage geht vom Firmenpostfach raus; Zusagen landen dort. Die Vorschau zeigt die Absenderadresse. Sagst du „frag von meiner Adresse“, ist dein persönliches Postfach der Absender: Der Termin steht dann in deinem Kalender, und Zu- oder Absagen kommen in dein Postfach, das nur du siehst. Hast du kein eigenes verbundenes Postfach, sagt der Assistent das und sendet nichts.

Screenshot: Terminanfrage-Vorschau in WhatsApp

Einladung zu einem bestehenden Termin schicken

Steht der Termin schon in der Plantafel, zum Beispiel weil ihr ihn im Assistenten oder im Web angelegt habt, sag: „Schick dem Kunden die Einladung zu dem Termin“. Der Assistent nimmt den Kunden aus dem Termin (oder den Kunden, den du nennst) und zeigt die Vorschau mit Empfänger, Absender und Mail-Text. Senden verschickt die Einladung; am Termin selbst ändert sich nichts. Hat der Kunde keine E-Mail-Adresse oder ist der Termin abgesagt, sagt der Assistent das und sendet nichts. Wurde der Termin nach der Vorschau verschoben, sendet er ebenfalls nichts und du stößt die Einladung neu an.

Ohne Tippen: Menü › Termine › Termin antippen › Mehr › Kunden einladen öffnet dieselbe Vorschau. Die Zeile erscheint nur, wenn der Termin einen Kunden mit E-Mail-Adresse hat.

Einen Termin ohne Einladung legst du einfach mit „Termin morgen 8 Uhr bei Huber …“ an, siehe Kalender nutzen. Ist die Eingabemaske auf WhatsApp eingerichtet, suchst du darin Kunde und Mitarbeiter: auf Suchen … tippen, einen Teil des Namens eingeben, Treffer wählen. Die Dauer wählst du aus (bis 120 Minuten, Halber Tag oder Ganztägig); Beginn gibt es nur ohne Ganztägig. Fällt der Termin auf einen Feiertag oder betriebsfreien Tag, weist dich der Assistent darauf hin.

Termine ansehen

Ausführlich: Kalender nutzen. Kurzfassung:

• „Welche Termine habe ich morgen?” zeigt den Tag. Menü Termine zeigt deine heutigen Termine als Liste; ein Tipp auf einen Termin zeigt die Details mit den nächsten Schritten (siehe Kalender nutzen).
• Im Web: Kalender zeigt die Wochenansicht als Standard. Mit den Knöpfen Tag · Woche · Monat · Jahr wechselst du die Ansicht. Größere Kacheln machen die Termine lesbarer; die Kopfzeile zeigt je Ansicht den aktuellen Zeitraum (z. B. „14. – 20. September 2026 · KW 38” in der Woche).
• Termine in der Lese-Ansicht anschauen: Klick auf einen Termin öffnet ein seitliches Panel mit den Details: Titel, Uhrzeit (von–bis oder Ganztägig), Ort (verlinkt zu Google Maps), zugewiesene Person, Teilnehmer mit ihren Zu-/Absagen, Beschreibung, Wiederholung, Erinnerung. Es stehen nur die Felder, die gefüllt sind. Oben rechts im Panel siehst du ein Stift-Symbol — damit kannst du den Termin bearbeiten, wenn es ein eigener Termin aus deinem verbundenen Google- oder Microsoft-Kalender ist. Klick auf den Stift öffnet die Bearbeitungsmaske; „Zurück” bringt dich zur Lese-Ansicht zurück. Bei Work7-Terminen und Terminen von Kollegen steht unten: „Diesen Termin kannst du nur ansehen.”
• Hast du die Berechtigung, zeigt der Kalender oben die Auswahl Mein Kalender · Alle Mitarbeiter · einzelne Person. Wählst du „Alle Mitarbeiter”, siehst du auf jeder Terminkachel die Namen der zugeteilten Personen. Wichtig: Du siehst nur die Work7-Termine der anderen (Termine, Abwesenheiten, Kommen/Gehen); ihre privaten Google- oder Microsoft-Kalender bleiben unsichtbar.
• Ist ein gemeinsames Postfach für dich freigegeben, steht in derselben Auswahl die Gruppe Geteilte Kalender — siehe unten.
• Plantafel für das ganze Team mit Kapazität und Konflikten (Urlaub, Doppelbuchungen).

Besichtigung vom Kunden selbst buchen lassen

Statt hin und her zu schreiben, schickt ihr dem Kunden einen Link, in dem er sich einen freien Slot aussucht.

1. In der Anfrage auf Besichtigung und Buchungslink erstellen. Wähle den zuständigen Mitarbeiter und die Dauer.
2. Work7 erzeugt einen Link mit Ablaufdatum. Schick ihn per Mail oder WhatsApp.
3. Der Kunde sieht nur freie Zeiten innerhalb eurer Geschäftszeiten und des Planungshorizonts, trägt Name und Kontakt ein und bucht. An Feiertagen, betriebsfreien Tagen und im Betriebsurlaub (Einstellungen › Planung & Zeit › Feiertage) bietet der Link keine Zeiten an.
4. Der Termin landet in der Plantafel, die Anfrage springt auf „Besichtigung geplant“, der Mitarbeiter wird benachrichtigt.

Die Geschäftszeiten und den Horizont stellst du unter Einstellungen › Planung & Zeit › Termine ein.

Beim Versand des Links wählst du unter Senden als das Absender-Postfach; vorbelegt ist das Firmenpostfach.

Kalender anderer Mitarbeiter

Administratoren und Manager können unter Kalender › Alle Mitarbeiter oder einzelne Person die Termine ihrer Kollegen einsehen. Hier siehst du:

• Abwesenheiten (Urlaub, Krankheit, Dienstreise)
• Kommen und Gehen (Arbeitsbeginn und -ende des Tages)
• Work7-Termine, denen diese Person zugeordnet ist

Termine sind lesbar, du kannst sie nicht bearbeiten. Die privaten Kalender (Google, Outlook) anderer Mitarbeiter sind hier nicht sichtbar — nur die Work7-Termine des Betriebs.

Geteilte Kalender (zum Beispiel office@)

Gemeinsame Postfächer wie office@ haben einen eigenen Kalender. Dort landen unter anderem die Terminanfragen, die ihr euren Kunden schickt. Wer für so ein Postfach freigeschaltet ist, sieht diesen Kalender jetzt in Work7:

1. Im Kalender oben die Auswahl öffnen. Unter Geteilte Kalender steht jedes Postfach, für das du freigeschaltet bist.
2. Auswählen — die Überschrift über dem Kalender nennt den gewählten Kalender, und du siehst die Termine dieses Postfachs (inklusive der Besprechungsanfragen an eure Kunden).
3. Ein Klick auf einen Termin öffnet die Lese-Ansicht. Oben steht Geteilter Kalender mit dem Namen des Postfachs, damit klar ist, woher der Termin kommt.

Bearbeiten darfst du dort nur, wenn dir jemand das Recht Kalender bearbeiten gegeben hat: Dann erscheint das Stift-Symbol, und du kannst Termine in diesem Kalender anlegen, ändern und löschen. Ohne dieses Recht steht unten: „Diesen geteilten Kalender kannst du nur ansehen.“

Wer welches Postfach und welchen Kalender sehen darf, stellt der Administrator unter Einstellungen › Integrationen & Daten › Integrationen › Postfächer je Person ein (Rechte Kalender sehen und Kalender bearbeiten). Persönliche Kalender von Kolleginnen und Kollegen bleiben im Kalender unsichtbar — auch für Administratoren. Einzige Ausnahme ist derzeit das Team-Board: dort sehen Administration und Leitung noch die Outlook-Termine aller Mitarbeitenden. Das wird geändert.

Im geteilten Kalender stehen ausschließlich die Termine dieses Postfachs. Eure Work7-Termine bleiben unter Mein Kalender und Alle Mitarbeiter.

Kalender-Sync

Mit verbundenem Microsoft-365- oder Google-Kalender (Einstellungen › Integrationen & Daten › Integrationen) laufen Termine in beide Richtungen: Work7-Termine erscheinen im Outlook- oder Google-Kalender, dort eingetragene Termine blockieren die Plantafel.

Ist ein Termin mehreren Personen zugeteilt, trägt Work7 ihn bei allen Zugeteilten im jeweiligen Kalender ein — vorher bekam ihn nur die erste Person. Nimmst du jemanden aus dem Termin heraus, verschwindet der Eintrag aus ihrem Kalender; kommt jemand dazu, bekommt sie ihn. Hat eine Person kein verbundenes Postfach, wird sie übersprungen; die anderen bekommen den Termin trotzdem.

Besichtigung über den Assistenten

Termin und Terminlink für eine Besichtigung gehen auch im Chat: „Schlag Besichtigungstermine für die Anfrage von Huber vor“ oder „Schick dem Kunden den Terminlink“. Der Assistent zeigt dir vorher, von welchem Postfach und an welche Adresse die Mail geht, und schickt sie erst nach deiner Bestätigung. Details in WhatsApp-Assistent, Abschnitt „Besichtigung im Chat“.