Postfächer verwalten

• FürAdministratoren mit Berechtigung mailboxes:manage
• ModulIntegrationen
• Dauerzehn Minuten

Gilt ab Work7 0.10.0 · Stand 29.10.2026

Alle geteilten Postfächer (Firmenpostfächer wie office@, rechnung@, spezialisierte Adressen) werden hier eingerichtet. Die Verbindung zu Microsoft 365 oder Google muss vorher unter Einstellungen › Integrationen & Daten › Integrationen › Kalender & E-Mail erfolgt sein — siehe Microsoft 365 verbinden.

Wo sind die Postfächer?

Einstellungen › Integrationen & Daten › Integrationen, Reiter Postfächer.

Oben siehst du die Liste aller verbundenen geteilten Postfächer mit ihrem Status. Darunter eine Zusammenfassung der persönlichen Postfächer (nur Summen, keine Einzelkonten, siehe unten).

Postfach verbinden

Klick auf Weiteres Postfach verbinden:

1. Aus der Liste ein Postfach wählen (z. B. office@firma.at). Die Liste kommt aus dem Verzeichnis eures Microsoft-/Google-Tenants und zeigt nur aktive Konten mit E-Mail-Adresse. Gastkonten und deaktivierte Konten fehlen.
2. Verbinden klicken.

Das Postfach wird sofort aktiv. Work7 fängt an, Mails regelmäßig abzurufen und zu sortieren.

Postfach-Einstellungen

Klick auf ein Postfach in der Liste. Ein Dialog öffnet sich:

1. Standard-Absender

Genau ein Postfach pro Betrieb ist der „Standard-Absender". Angebote, Rechnungen, Berichte, Terminanfragen und Abnahmeprotokolle gehen von dieser Adresse raus (solange nicht anders gewählt).

Mit Als Standard-Absender machst du ein anderes zum Standard. Das älteste übernimmt den Platz, wenn du den bisherigen Standard trennst.

2. Anzeigename

Ein Kurzname für dieses Postfach, z. B. „Büro" oder „Support". Wird überall angezeigt, wo die E-Mail-Adresse sichtbar ist.

3. Zugriff je Person

Die Tabelle Zugriffsliste zeigt, welcher Mitarbeiter auf dieses Postfach zugreifen darf — und in welcher Form:

• Lesen: sieht die Mails im Posteingang.
• Senden: darf Antworten, Angebote, Rechnungen aus diesem Konto versenden.
• Kalender sehen: sieht den Kalender dieses Postfachs in der Kalender-Auswahl.
• Kalender bearbeiten: darf Termine im Kalender dieses Postfachs anlegen, ändern und löschen.

Neue Benutzer haben initial keinen Zugriff — nicht mal das Firmenpostfach ist automatisch freigegeben. Der Administrator muss sie namentlich eintragen. (Das ist beabsichtigt: so hat der Admin die Kontrolle, wer was sieht.)

Klick auf einen Namen, um die Rechte zu ändern, oder auf den Papierkorb, um ihn zu entfernen.

4. Firmensignatur

Gib hier die Signatur ein, die an jede Mail aus diesem Postfach angehängt wird — unabhängig davon, wer sendet. Wenn leer, wird wie bisher die persönliche Signatur der sendenden Person angehängt. Eingebettete Bilder sind hier nicht möglich.

Speichern nicht vergessen.

5. KI-Vorsortierung

Schalter: An (neu eintreffende Mails werden automatisch in Kategorien sortiert) oder Aus (landen unsortiert).

6. Belege übernehmen

Schalter: An (Standard bei gemeinsamen Postfächern) oder Aus. Erkennt die KI-Vorsortierung eine Mail als Rechnung / Beleg, legt Work7 aus den Anhängen je Rechnung einen Entwurf unter Belege an, mit der Datei und dem Hinweis Herkunft: E-Mail. Deshalb wirkt der Schalter nur, wenn auch die KI-Vorsortierung an ist. Den Schalter siehst du nur, wenn dein Betrieb die Buchhaltung mit Eingangsrechnungen hat.

Was Work7 übernimmt und was nicht:

• PDF und E-Rechnungen (XML) werden übernommen; eine E-Rechnung liest Work7 direkt, ein PDF über die Belegerkennung. Fotos nur, wenn die Mail kein PDF hat, und keine kleinen Bilder wie Logos.
• Ein Anhang, auf dem die Belegerkennung weder eine Rechnungsnummer noch einen Betrag findet (zum Beispiel AGB oder ein Lieferschein ohne Preise), wird kein Beleg.
• Eigene Rechnungen, die du mit Work7 geschrieben hast, übernimmt Work7 nie, auch nicht als Kopie im Postfach.
• Dieselbe Datei wird nur einmal ein Beleg, auch wenn die Mail weitergeleitet wurde oder in zwei Postfächern liegt.
• Nur neue Mails: Was vor dem Einschalten ankam, bleibt, wie es ist.
• Die Belegerkennung hat eine Tagesgrenze je Betrieb. Ist sie erreicht, holt Work7 die restlichen Rechnungen am nächsten Tag nach.

Die Entwürfe prüfst und stellst du fertig wie jeden anderen Beleg (siehe Belege prüfen und fertigstellen). Rechnungen aus dem Ordner Gesendet regelt der nächste Schalter.

7. Gesendete Rechnungen als Einnahme

Schalter: Aus (Standard) oder An. Für Betriebe, die Rechnungen (noch) mit einem anderen Programm schreiben und über dieses Postfach verschicken. Eingeschaltet legt Work7 aus jeder neu gesendeten Rechnung einen Einnahme-Entwurf unter Belege an, mit der Datei und dem Hinweis Herkunft: gesendete E-Mail samt Empfänger. Die KI-Vorsortierung braucht es dafür nicht.

• Work7 schaut nur gesendete Mails mit Anhang an, in denen Rechnung (auch Teil- oder Schlussrechnung, Invoice, Faktura) im Betreff oder im Dateinamen steht. Eine Antwort (AW:, RE:, Antw:) zählt nur, wenn ein angehängter Dateiname „Rechnung“ enthält. Weiterleitungen (WG:, FW:, Fwd:), Mahnungen und Storno, Gutschrift, Korrektur, Proforma oder Kopie (im Betreff oder im Dateinamen) zählen nie. Fehlt eine Rechnung, lädst du sie unter Belege von Hand hoch.
• Nur die Rechnung, nicht die Beilagen: AGB lässt Work7 immer weg. Anhänge mit Angebot, Lieferschein, Regie, Rapport, Auftragsbestätigung oder Kostenvoranschlag im Namen lässt Work7 weg, wenn im Namen nicht auch „Rechnung“ steht: „Regierechnung_12.pdf“ wird übernommen, „Regiebericht_5.pdf“ nicht. Trägt ein Anhang „Rechnung“ im Namen, nimmt Work7 nur solche Anhänge. Rechnungsnummer und Betrag müssen erkannt werden, sonst entsteht keine Einnahme.
• Kunde: Gehört die Empfänger-Adresse genau einem Kontakt, ist er schon eingetragen; sonst wählst du ihn im Entwurf.
• Rechnungen, die Work7 selbst verschickt hat, übernimmt Work7 nie. Erkannt wird das an der Datei (dieselbe Datei wie im Belegarchiv von Work7) oder an Rechnungsnummer und Betrag. Bei der Nummer zählen Leerzeichen, Punkte, Striche, Schrägstriche und Groß-/Kleinschreibung nicht („RE 2026-12“ ist „RE-2026-12“).
• Jede Einnahme nur einmal: Gibt es schon eine Einnahme mit derselben Rechnungsnummer und demselben Betrag, entsteht keine zweite (zum Beispiel, wenn du dieselbe Rechnung noch einmal verschickst).
• Ein Beleg mit der UID eines anderen Betriebs (zum Beispiel eine Lieferantenrechnung, die du an die Steuerberatung schickst) wird keine Einnahme. Ist in den Firmendaten keine eigene UID hinterlegt, gilt jede erkannte UID als fremd, außer es ist die UID des Kunden, an den die Mail ging. Trag deshalb die eigene UID unter den Firmendaten ein.
• Sonst gilt dasselbe wie bei „Belege übernehmen“: PDF und E-Rechnung, dieselbe Datei nur einmal, nur neue Mails. Gesendete Rechnungen haben eine eigene Tagesgrenze der Belegerkennung, sie bremsen die eingehenden Rechnungen nicht aus.

Status: läuft der Abruf?

Rechts neben jedem Postfach stehen Statusangaben:

• Letzter Abruf: Wann Work7 zuletzt erfolgreich nachgesehen hat.
• Sofortabruf aktiv oder Sofortabruf aus: Bei „aktiv" meldet der Provider (Microsoft/Google) neue Mails sofort. Bei „aus" schaut Work7 im Zeitplan nach. Beides ist in Ordnung; ohne Sofortabruf dauert es nur ein paar Minuten länger.
• Mails der letzten 7 Tage: wie viele angekommen sind.
• Warnung, wenn seit mehreren Stunden kein Abruf gelaufen ist — dazu der letzte Fehler im Klartext. Wenn der Provider gerade wegen zu vieler Anfragen bremst, steht dort, wann Work7 es erneut versucht.

Klick auf Jetzt abrufen, um den Abruf sofort zu starten (statt zu warten).

Postfach trennen

Klick auf das Papierkorb-Symbol neben einem Postfach. Mails und die Zugriffsliste werden in Work7 gelöscht; im Postfach selbst bleiben alle Mails. Ist es der Standard-Absender, übernimmt das nächste älteste den Platz.

Persönliche Postfächer

Zusätzlich zu den gemeinsamen Postfächern können Mitarbeiter ihr eigenes Postfach haben — automatisch, wenn die Verbindung steht und ihre Anmelde-Adresse im Microsoft-/Google-Tenant existiert. Siehe Mein Postfach.

Als Administrator siehst du hier nur eine Summe:

• Verbunden: wie viele aktiv sind.
• Pausiert: wie viele der Besitzer selbst pausiert hat.
• Aufmerksamkeit: wie viele einen Fehler haben.
• Getrennt: wie viele der Besitzer getrennt hat.
• Besitzer inaktiv: wie viele zu deaktivierten Benutzern gehören.

Du siehst nie ein einzelnes persönliches Postfach und nie, wer es besitzt. Das ist Absicht: persönliche Konten sind privat. Der Benutzer selbst sieht alles unter Einstellungen › Persönlich › Meine Einstellungen › Mein Postfach.

Persönliche Postfächer für den ganzen Betrieb abschalten

Schalter Persönliche Postfächer auf Aus: Es werden keine neuen angelegt und abgerufen, vorhandene sind für ihre Besitzer ausgeblendet. Gelöscht wird nichts; mit An läufts weiter.

Wichtig: Das ist die einzige Stelle, an der der Admin eine Entscheidung für den ganzen Betrieb trifft — einzelne Benutzer können trotzdem ihr Postfach jederzeit unter Mein Postfach pausieren oder trennen.

Belege aus persönlichen Postfächern übernimmt Work7 nur, wenn der Besitzer es unter Mein Postfach selbst einschaltet (Standard: aus), getrennt für eingehende Rechnungen und für gesendete Rechnungen als Einnahme. Als Administrator kannst du das nicht für ihn tun.

Neue Benutzer: worauf achten?

• Ein frisch angelegter Administrator oder Manager siehst keinen Posteingang, bis du ihm unter Zugriff Lesen-Rechte auf mindestens ein Postfach gibst. (Genauso wie bei jedem anderen Mitarbeiter.)
• Die Anmelde-Adresse des Benutzers muss seiner Microsoft-/Google-Adresse entsprechen — john@firma.at in Work7 = john@firma.at im Tenant. Sonst gibt es kein persönliches Postfach, keinen Kalender-Sync, und Termine landen nicht im Outlook.
• Die Anmelde-Adresse kann später nicht geändert werden. Das ist Absicht: sonst könnte jemand später ein fremdes Postfach als „persönlich" verbinden.

Verbindung prüfen

Falls die Verbindung zu Microsoft 365 oder Google unterbrochen ist, zeigt Work7 das in der Postfach-Liste mit dem Status „Fehler". Der Administrator muss die Verbindung reaktivieren — siehe Microsoft 365 verbinden, Abschnitt 1.

Verwandt

Microsoft 365 verbinden · Im Posteingang arbeiten · Mein Postfach · Testbetrieb

Auf der Testumgebung: Ist der Testbetrieb eingeschaltet, ruft Work7 die Mails weiterhin ab, schreibt aber nichts ins Postfach zurück — keine Kategorie Work7: erfasst, kein Gelesen-Status — und verschickt keine E-Mails an eure Kundschaft.