Urlaub und Abwesenheit beantragen und genehmigen

• Füralle
• ModulUrlaub & Abwesenheit

Gilt ab Work7 0.10.0 · Stand 06.11.2026

Beantragen per WhatsApp

1. Sag es einfach: „Ich bin nächste Woche von Montag bis Freitag auf Urlaub“, „Morgen Arzt von 9 bis 11“, „Übermorgen krank“.
2. Der Assistent wählt den passenden Typ (Urlaub, Krank, Arzt, Zeitausgleich …) und zeigt die Vorschau: Zeitraum, Tage oder Stunden, Grund.
3. Einreichen stellt den Antrag. Ändern oder Abbrechen sonst.

Als Formular: Sobald die Formulare für euren Betrieb freigeschaltet sind, öffnet der Assistent ein Formular mit Art, Von, Bis, Von Uhrzeit, Bis Uhrzeit und Notiz. Lässt du Bis leer, gilt der Antrag für einen Tag; ein Antrag kann höchstens 366 Tage umfassen. Der Antrag wird mit dem Absenden gestellt, die Leitung bekommt die Benachrichtigung wie sonst auch; die Notiz steht in dieser Benachrichtigung. Für einen Teiltag trägst du beide Uhrzeiten ein (leer heißt ganztägig); sagst du den Antrag als Satz, kommt zuerst die Vorschau mit Einreichen. Geht das Formular nicht auf, bekommst du ebenfalls die Vorschau.

Über das Menü: Schreib „menü“ und tippe auf Abwesenheit. Es öffnet sich sofort das Formular mit Art, Von, Bis, Von Uhrzeit, Bis Uhrzeit und Notiz. Ist das Formular für euren Betrieb noch nicht freigeschaltet, zeigt der Assistent stattdessen Beispielsätze. Im Web-Assistenten öffnet Abwesenheit dasselbe Formular als Fenster.

Nach dem Einreichen bekommst du eine Nachricht „Antrag eingereicht“ mit Zeitraum und Tagen und den Buttons Meine Anträge und Menü. Meine Anträge zeigt deine letzten Anträge mit Status. Auch Chef und Büro reichen eigene Abwesenheiten so ein; sie gehen zur Genehmigung (Vier-Augen-Prinzip).

Screenshot: Abwesenheits-Vorschau in WhatsApp

Beantragen im Web

1. Abwesenheit in der Seitenleiste, Reiter Antrag stellen.
2. Typ wählen, Von und Bis setzen. Für Teiltage Ganztägig ausschalten und Uhrzeiten eintragen. Grund ist optional.
3. Einreichen. Der Antrag steht auf „offen“, bis ein Manager entscheidet.

Genehmigen

Manager und Administratoren bekommen den Antrag als Benachrichtigung:

• Per WhatsApp: Die Nachricht zeigt Mitarbeiter, Art, Zeitraum, die Dauer in Arbeitstagen und den Resturlaub danach, also wie viele Urlaubstage nach diesem Antrag übrig bleiben (zum Beispiel „⏱️ 3 Arbeitstage“ und „🏖️ Resturlaub danach: 12,5 Tage“). Bei Krankmeldung, Arzt oder Zeitausgleich steht „Resturlaub: unverändert“, weil das Urlaubskonto nicht berührt wird. Darunter die Buttons Genehmigen und Ablehnen. Ein Tipp genügt, der Mitarbeiter wird informiert.
• Länger als einen Tag nicht geschrieben? WhatsApp lässt dann nur vorbereitete Nachrichten zu. Du bekommst „Neuer Abwesenheitsantrag von …: … vom … bis …, Dauer: … Der verbleibende Resturlaub danach: …“ und dieselben Buttons Genehmigen und Ablehnen. Solange diese Nachricht bei WhatsApp noch nicht freigegeben ist, kommt die kürzere Fassung „Neue Anfrage zur Genehmigung: … bittet um … (…)“ mit Name, Art und Zeitraum. Beides gilt für jeden Antrag, auch für die von Chef und Büro.
• Im Web: Reiter Freigaben unter Abwesenheit listet offene Anträge mit Genehmigen / Ablehnen und optionaler Begründung.

Genehmigte Abwesenheiten erscheinen in der Plantafel und beim Buchen von Terminen als Konflikt.

Salden und Übersicht

Der Reiter Team zeigt Managern Resturlaub und Abwesenheiten je Mitarbeiter. Jeder sieht seine eigenen Anträge und den Saldo im Reiter Meine Anträge.

Welche Tage zählen?

Bei ganztägigen Abwesenheiten zählen nur Arbeitstage: die Tage, an denen du laut deiner Arbeitszeit arbeitest, ohne gesetzliche Feiertage und betriebsfreie Tage deines Betriebs. Ist für dich keine Arbeitszeit hinterlegt, sind das Montag bis Freitag. Ein Urlaub von Freitag, 23. Oktober, bis Freitag, 30. Oktober 2026 zählt also 5 Tage (das Wochenende und der Nationalfeiertag am 26. Oktober nicht). Betriebsurlaub zählt als Urlaubstag – trag ihn wie gewohnt als Urlaub ein.

• Die Vorschau in WhatsApp und im Web-Assistenten zeigt dieselbe Zahl wie der Antrag im Web.
• Liegt im Zeitraum kein Arbeitstag (zum Beispiel nur ein Wochenende), lehnt Work7 den Antrag ab: „Der Zeitraum enthält keinen Arbeitstag.“
• Bei Teiltagen (mit Uhrzeit) zählt Work7 wie bisher; ein Teiltag an einem Feiertag, Wochenende oder betriebsfreien Tag wird ebenfalls abgelehnt.
• Die Regel gilt für neue Anträge. Bereits gestellte Anträge behalten ihre Tage.
• Die Arbeitszeit legen Administratoren und Manager unter Team › Arbeitszeit fest (Team und Rollen). Arbeitest du zum Beispiel Montag bis Mittwoch, zählt eine Urlaubswoche drei Tage, und ein Urlaub nur am Donnerstag und Freitag wird abgelehnt. Arbeitest du samstags und ist der Samstag eingetragen, zählt er als Urlaubstag.
• Wird die Arbeitszeit später geändert, behalten gestellte Anträge ihre Tage.

Zeitausgleich

Zeitausgleich (ZA) ist ein eigener Abwesenheitstyp: Du beantragst ihn wie Urlaub, im Web unter Abwesenheit mit dem Typ Zeitausgleich oder im Chat mit „Morgen Zeitausgleich“. Er braucht eine Genehmigung und zieht keine Tage vom Urlaubskonto ab. Jeder Betrieb hat den Typ automatisch. In der Zeiterfassung führt Abwesenheit eintragen unter der Auswahl Zeitart hierher.

Im Zeitkonto senkt ein genehmigter Tag Zeitausgleich den Saldo um die Soll-Stunden dieses Tages: du baust Mehrstunden ab. Urlaub, Krank und Arzt dagegen zählen dort als geleistet und ändern den Saldo nicht.

Zählt im Zeitkonto als geleistet

Unter Einstellungen › Planung & Zeit › Abwesenheit hat jede Abwesenheitsart in der Tabelle den Schalter Zeitkonto („Zählt im Zeitkonto als geleistet“, nur Chef und Büro mit Zugriff auf die Einstellungen). Daneben stehen Kontingent und Genehmigung; alle drei wirken sofort.

• An (Standard, etwa bei Urlaub, Krank, Arzt): Ein genehmigter Tag bringt die Soll-Stunden als Ist, der Saldo bleibt gleich.
• Aus (Standard bei Zeitausgleich): Der Tag bringt keine Stunden, der Saldo sinkt um das Tages-Soll.

Den Schalter gibt es auch im Dialog Neue Abwesenheitsart; Namen und Aktiv änderst du über den Stift in der Zeile. Eine Änderung wirkt sofort auf alle Monate, auch rückwirkend, weil Work7 das Zeitkonto beim Anzeigen jedes Mal neu rechnet.

Tipps

• „Anwesenheit“ im Sinn von „nicht da“ ist eine Abwesenheit, keine Projektzeit. Der Assistent bucht dafür nie Stunden.
• Halbe Tage: Uhrzeit angeben („Freitag ab 12 frei“).

Anträge im Chat ansehen und widerrufen

• Eigene Anträge: „Welche Urlaube habe ich beantragt?“ zeigt deine letzten Anträge nummeriert mit Zeitraum, Tagen und Status (offen, genehmigt, abgelehnt, widerrufen).
• Widerrufen: Tippe bei einem offenen Antrag auf Widerrufen oder sag „Den zweiten bitte widerrufen“ bzw. „Zieh meinen Urlaub ab 12. Oktober zurück“. Du siehst vorher, welcher Antrag es ist und was passiert: die Tage gehen zurück auf dein Konto, deine Vorgesetzten bekommen eine Nachricht. Erst Widerrufen in der Vorschau führt es aus.
• Schon genehmigt? Einen genehmigten Urlaub nimmt deine Vorgesetzte oder dein Vorgesetzter zurück. Chef und Büro können im Chat auch eigene genehmigte Abwesenheiten widerrufen; der Eintrag verschwindet dann auch aus dem Kalender.
• Über die Inbox: In der Inbox stehen unter „Mehr“ Meine Anträge und – für Chef und Büro – Offene Anträge.
• Für Chef und Büro: „Offene Urlaubsanträge“ (oder Offene Anträge in der Inbox) zeigt alle Anträge, die auf eure Freigabe warten. Bei einem Antrag kommen gleich Genehmigen und Ablehnen, bei mehreren wählst du zuerst den Antrag aus.