Belege prüfen und fertigstellen

• FürChef und Büro (Administratoren und Manager)
• ModulBuchhaltung mit Eingangsrechnungen

Gilt ab Work7 0.10.0 · Stand 29.10.2026

Jede Lieferantenrechnung und jeder Kassenbon bekommt in Work7 eine eigene Seite: links siehst du den Beleg, rechts die Daten, die Work7 daraus gelesen hat. Du prüfst, ergänzt, was fehlt, und klickst Fertigstellen. Mehr ist nicht zu tun. Auf derselben Seite erfasst du auch Einnahmen, für die es in Work7 keine eigene Ausgangsrechnung gibt (siehe Einnahmen erfassen).

Wo du die Belegseite findest

• Unter Belege öffnet ein Klick auf eine Zeile den Beleg.
• Beleg erfassen (bzw. im Pfeil-Menü daneben Ausgabe erfassen oder Einnahme erfassen) legt einen leeren Beleg an und öffnet ihn (siehe Belege erfassen).
• Lädst du über Mehrere Belege hochladen genau eine Datei hoch, öffnet sich ihr Beleg sofort.
• Aus dem Eingang (Belege aus WhatsApp) führt Öffnen ebenfalls auf diese Seite.

Mit Alle Belege oben links kommst du zurück zur Liste.

Belege erfassen

Oben rechts in der Belegliste stehen zwei Knöpfe:

• Mehrere Belege hochladen öffnet ein Fenster mit zwei Flächen: links Ausgaben, rechts Einnahmen. Zieh Dateien oder einen ganzen Ordner (auch mit Unterordnern) auf die passende Fläche oder klick sie an und wähl Dateien aus. Die Fläche bestimmt die Art: alles, was links landet, wird eine Ausgabe, alles rechts eine Einnahme. Andere Dateien im Ordner (etwa Word-Dateien) übernimmt Work7 nicht; das Fenster sagt dir, wie viele es waren.
• Beleg erfassen legt eine leere Ausgabe ohne Datei an, zum Beispiel für Bankspesen. Über den Pfeil daneben wählst du Ausgabe erfassen oder Einnahme erfassen (zum Beispiel für eine Provision). Die Datei kannst du später links in der Belegseite nachreichen.

Für jede Datei entsteht ein eigener Entwurf, und Work7 liest die Datei aus (E-Rechnungen direkt, PDFs und Fotos über die Belegerkennung). Im Fenster siehst du je Datei, ob sie wartet, gerade hochgeladen wird, angelegt ist oder nicht angelegt werden konnte und warum; Öffnen führt zum Beleg. Scheitert eine Datei, laufen die anderen weiter. Du kannst das Fenster schließen, der Upload läuft im Hintergrund weiter; ist er fertig, meldet Work7 das Ergebnis. Restliche abbrechen schickt die noch wartenden Dateien nicht mehr los.

Grenzen: PDF, Foto (JPG, PNG, HEIC) oder E-Rechnung (XML), je Datei höchstens 20 MB und 30 Seiten, bis zu 40 Dateien auf einmal. Andere Dateien (zum Beispiel Word-Dokumente) überspringt Work7 und nennt sie in der Liste. Weil die Belegerkennung je Seite Geld kostet, nimmt Work7 je Person höchstens 40 Belege in der Stunde an; ist die Grenze erreicht, bleiben die übrigen Dateien als „nicht angelegt“ stehen und du lädst sie später hoch.

Per Mail: Rechnungen, die in einem gemeinsamen Postfach ankommen, landen von selbst als Entwurf in der Belegliste, sobald die KI-Vorsortierung sie als Rechnung erkennt. Das schaltest du je Postfach unter Einstellungen › Integrationen & Daten › Integrationen › Postfächer (Schalter Belege übernehmen); bei deinem persönlichen Postfach unter Mein Postfach. Was übernommen wird und was nicht, steht in Postfächer verwalten.

Einnahmen per Mail: Schreibst du Rechnungen mit einem anderen Programm und verschickst sie über ein verbundenes Postfach, wird jede neu gesendete Rechnung ein Einnahme-Entwurf, wenn im Postfach Gesendete Rechnungen als Einnahme an ist (Standard aus). Den Kunden trägt Work7 ein, wenn die Empfänger-Adresse genau zu einem Kontakt gehört. Rechnungen, die Work7 selbst verschickt hat, werden nie übernommen.

Einnahmen per Datei: Bei einer Einnahme ist der Rechnungssteller meist dein eigener Betrieb. Work7 liest deshalb Nummer, Datum und Beträge, wählt aber keinen Kunden aus; den wählst du in der Belegseite.

Mögliche Duplikate

Lädst du dieselbe Datei ein zweites Mal hoch (auch zweimal im selben Durchgang oder per WhatsApp), oder hat ein Lieferant dieselbe Rechnungsnummer schon einmal geschickt, legt Work7 den Beleg trotzdem an und sagt es dir: im Upload-Fenster bei der Datei und in der Belegseite oben als Mögliches Duplikat mit Link zum vorhandenen Beleg. Dort wählst du:

• Ignorieren, wenn es kein Duplikat ist (zum Beispiel eine Gutschrift mit derselben Nummer). Der Hinweis verschwindet, bis du die Seite neu öffnest.
• Diesen Entwurf löschen, wenn der Beleg doppelt ist. Work7 fragt noch einmal nach.

Gezählt wird nur in deinem Betrieb. Der Hinweis steht auch beim älteren Beleg, solange keiner der beiden fertiggestellt ist; nach dem Fertigstellen erscheint er nicht mehr.

Die Belegliste

Unter Belege stehen alle Belege in einer Liste. Reiter, Filter und Tabelle liegen in einer Karte, die Liste lädt beim Herunterscrollen jeweils 50 weitere Belege nach (oder über Weitere laden). Reiter, Filter, Kategorie und Sortierung merkt sich Work7 für dich: kommst du über die Seitenleiste zurück, ist die Auswahl noch da.

Reiter: Alle, Entwurf (noch nicht fertiggestellt), Offen (gebucht, noch nicht bezahlt), Fällig (Zahlungsziel überschritten) und Bezahlt. Abgelehnte Belege findest du unter Mehr › Abgelehnt. Die Zahl hinter jedem Reiter sagt, wie viele Belege dort stehen.

Unter dem Titel steht, wie viel insgesamt offen ist und wie viel davon schon fällig ist. Gibt es offene Einnahmen, stehen sie getrennt dahinter: Zu zahlen sind deine offenen Ausgaben, Zu bekommen die offenen Einnahmen. Beides wird nie zusammengezählt. Die Zahlen folgen den Filtern.

Links die Kategorien: für jede Kategoriegruppe (zum Beispiel Material und Waren oder Fahrzeug) die Summe und die Anzahl der Belege. Die Leiste rechnet mit dem gewählten Reiter und den Filtern, im Reiter Entwurf also nur mit den Entwürfen. Ein Klick auf eine Gruppe zeigt nur deren Belege und darunter ihre einzelnen Kategorien; Alle Kategorien hebt die Auswahl auf. Ist ein Beleg auf mehrere Kategorien aufgeteilt, zählt er in jeder davon mit dem Anteil, der auf sie entfällt. Belege ohne Kategorie stehen unter Ohne Kategorie. Auf dem Handy klappst du die Kategorien über dem Knopf Kategorie auf.

Spalten: Status (Punkt mit Text), Fälligkeit (bei fälligen Belegen rot mit „seit N Tagen“, bei bezahlten durchgestrichen), Belegnummer, Lieferant/Kunde mit Beschreibung, wann der Beleg hinzugefügt wurde, Belegdatum, Betrag, offener Betrag und Kategorie. Unter dem Lieferanten steht klein, ob es eine Einnahme ist, ob der Beleg bar bezahlt wird, ob Reverse Charge gilt, ob er als Anlage markiert ist, zu welcher Baustelle er gehört und die erste Zeile der Notiz. Ein Klick auf eine Spaltenüberschrift sortiert; ohne Auswahl stehen die zuletzt hinzugefügten Belege oben.

Filter: Filter rechts über der Tabelle öffnet den Filterblock; die Zahl am Knopf sagt, wie viele Filter gesetzt sind. Du suchst nach Belegnummer, Lieferant oder Notiz und grenzt ein nach:

• Belegdatum und Bezahldatum (von, bis). Das Bezahldatum ist der Tag einer Zahlung oder Kassabuchung zum Beleg; Entwürfe haben noch keines.
• Art (Ausgaben oder Einnahmen).
• Kostenstelle (am Beleg oder an einer seiner Positionen; das Feld erscheint, sobald es Kostenstellen gibt).
• Dokument: Mit Datei oder Ohne Datei (Belege ohne hinterlegte Belegdatei).
• Betrag (brutto) von, bis. Ein Gegenbeleg mit Minusbetrag zählt mit seinem Betrag ohne Vorzeichen.
• Lieferant/Kunde (Kontakte, die als Lieferant gekennzeichnet sind, stehen in der Auswahl oben).

Filter zurücksetzen hebt alle Filter und die Kategorie-Auswahl auf.

Aktionen: Fährst du über eine Zeile, erscheint bei Entwürfen und abgelehnten Belegen, die du löschen darfst, ein Papierkorb. Alle Aktionen stehen im Menü … am Ende jeder Zeile:

• Als bezahlt markieren bei offenen und fälligen Belegen: Konto (Bank oder Kassa), Datum und Betrag. Der Betrag ist mit dem offenen Betrag vorbelegt; einen kleineren Betrag bucht Work7 als Teilzahlung.
• Ins Kassabuch bei Barbelegen (Ausgaben), die noch nicht fertiggestellt sind (siehe Barbelege).
• Anlagen-Hinweis entfernen, wenn ein Beleg aus dem Chat fälschlich als Anlage markiert ist.
• Löschen bei Entwürfen, die noch nicht geprüft wurden, und bei abgelehnten Belegen.

Was du auf der Seite siehst

Links der Beleg. Ein PDF erscheint direkt in der Seite, ein Foto als Bild. Für Dateien ohne Browser-Ansicht (zum Beispiel iPhone-Fotos im HEIC-Format oder eine E-Rechnung als XML-Datei) steht dort Datei herunterladen. Über dem Beleg öffnest du ihn In neuem Fenster oder lädst ihn herunter.

Hat der Beleg noch keine Datei (zum Beispiel ein Barbeleg, den jemand im Chat nur als Text geschickt hat), ist links eine Ablagefläche: Datei hineinziehen oder anklicken und auswählen. Erlaubt sind PDF, Fotos (JPG, PNG, HEIC) und E-Rechnungen (XML), höchstens 20 MB.

Rechts die Daten: Lieferant, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Leistungsdatum, Fällig am, Netto, Steuer und Brutto laut Beleg, Baustelle und Zahlart. Darunter die Positionen: wofür das Geld ausgegeben wurde (Kategorie), wie viel und mit welcher Umsatzsteuer (siehe unten).

Oben unter dem Titel steht der Stand in Alltagswörtern: Entwurf, solange der Beleg nicht fertig ist, danach Offen, Fällig (Zahlungsziel überschritten) oder Bezahlt, dazu die Buchungsnummer. Kam der Beleg per WhatsApp, zeigt der Kasten Herkunft: WhatsApp, wer ihn wann geschickt hat. Kam er per Mail, steht dort Herkunft: E-Mail mit Postfach und Eingang; Absender und Betreff siehst du, wenn du das Postfach lesen darfst. Bei einer übernommenen gesendeten Rechnung steht Herkunft: gesendete E-Mail mit Versandzeit und Empfänger.

Positionen: Kategorie, Betrag und Umsatzsteuer

Jede Position hat eine Kategorie, einen Betrag und die USt in %. Hat der Beleg noch keine Position, legt Work7 eine an: mit dem Rechnungsbetrag und dem Steuersatz, der zu Netto und Steuer des Belegs passt. Du wählst nur noch die Kategorie.

• Kategorie: Ein Klick öffnet die Kategorie-Auswahl mit Gruppen, Beispielen, Favoriten und Suche (zum Beispiel „Tanken“ findet die Fahrzeugkosten). Ohne Kategorie trägt das Feld einen gelben Punkt.
• Brutto oder Netto: Oben rechts bei den Positionen schaltest du um, ob du Beträge mit oder ohne Umsatzsteuer eingibst. Standard ist Brutto, also der Betrag, der auf dem Kassenbon steht. Beim Umschalten rechnet Work7 die eingegebenen Beträge um.
• USt in %: Vorbelegt ist der Satz des Belegs, sonst 20 %. Zur Wahl stehen die Sätze deiner Steuerschlüssel (in Österreich 20, 13, 10 und 0 %).
• Umsatzsteuer: Über den Positionen wählst du einmal für den ganzen Beleg, wie die Steuer läuft: Umsatzsteuer ausgewiesen (der Normalfall), Reverse Charge Bauleistung (§ 19 Abs 1a) (ein Subunternehmer mit Bauleistung), Reverse Charge ausländischer Unternehmer (§ 19 Abs 1) (zum Beispiel ein Dienstleister aus dem Ausland) oder Innergemeinschaftlicher Erwerb (Ware von einem Lieferanten aus einem anderen EU-Land). Die beiden Reverse-Charge-Arten landen in der Umsatzsteuervoranmeldung auf verschiedenen Kennzahlen (Bauleistung 048/082, ausländischer Unternehmer 057/066), darum wählst du die passende aus. Bei Reverse Charge und innergemeinschaftlichem Erwerb steht auf dem Beleg keine Steuer; Work7 bucht die Steuer, die dein Betrieb schuldet, und denselben Betrag als Vorsteuer. Den Betrag zeigt die Summe unter den Positionen.
• Mehrere Positionen: Mit Position hinzufügen teilst du einen Beleg auf mehrere Kategorien, Sätze oder Baustellen auf. Ohne eigene Baustelle gilt die des Belegs.
• Summen: Unter den Positionen stehen Netto, die Umsatzsteuer je Satz und der Gesamtbetrag, laufend nachgerechnet. Weicht der Gesamtbetrag vom Brutto des Belegs ab, steht das darunter. Fehlt dem Beleg der Rechnungsbetrag (zum Beispiel bei einem Beleg ohne erkannte Werte), übernimmst du die Summen mit Summen als Netto, Steuer und Brutto übernehmen.

Kennt Work7 den Lieferanten schon, steht über den Positionen So wurde bei diesem Lieferanten bisher kontiert. Ein Klick übernimmt die Kategorie und den Steuersatz in alle Positionen ohne Kategorie. Wurde beim Lieferanten bisher mit Reverse Charge gebucht und hat noch keine Position eine Kategorie, stellt Work7 auch die Umsatzsteuer auf dieselbe Reverse-Charge-Art um.

Weitere Optionen: Konto und Steuerschlüssel

Unter Weitere Optionen an jeder Position siehst du das Konto (mit Nummer, für den Steuerberater) und den Steuerschlüssel. Den Steuerschlüssel wählt Work7 automatisch aus dem Steuersatz, der Umsatzsteuer-Regelung und der Kategorie. Manche Kategorien bringen ihren eigenen Schlüssel mit, etwa „Fremdleistungen Ausland Reverse Charge“; dann nimmt Work7 diesen. Ändern musst du ihn nur in Sonderfällen, zum Beispiel Ohne Vorsteuer, wenn du die Vorsteuer nicht abziehen darfst. Ein von Hand gewählter Schlüssel bleibt stehen, bis du den Steuersatz änderst; dann wählt Work7 wieder automatisch. Die Position rechnet mit der Steuer dieses Schlüssels, auch wenn er zu einer anderen Regelung gehört als die über den Positionen (gemischter Beleg). Änderst du die Regelung, bleiben Schlüssel von Hand stehen; gehört einer nicht zur neuen Regelung, weist ein gelber Hinweis an der Position darauf hin.

Gibt es zu Satz und Regelung keinen Steuerschlüssel (zum Beispiel 10 % mit Reverse Charge), speichert Work7 nicht und sagt das. Dasselbe gilt, wenn dein Betrieb mehrere eigene Schlüssel für dieselbe Reverse-Charge-Art hat und die Kategorie keinen davon vorschlägt. Wähle dann einen anderen Satz oder unter Weitere Optionen einen Schlüssel.

Änderst du nur eine Position, rechnet Work7 nur diese neu. Die übrigen Positionen behalten ihre gespeicherten Beträge, zum Beispiel die Cent-genaue Steuer aus einer E-Rechnung.

Die Punkte vor den Feldern

Work7 zeigt mit einem farbigen Punkt vor dem Feldnamen, wie sicher ein Wert ist. Fährst du mit der Maus darüber, steht dort, was er bedeutet.

• Grüner Punkt „Erkannt“: Work7 hat den Wert sicher vom Beleg gelesen, und du hast ihn nicht geändert. Bei einer E-Rechnung gelten alle gelesenen Werte als erkannt.
• Gelber Punkt „Bitte ergänzen“: Work7 war sich beim Lesen nicht sicher, oder ein Pflichtfeld ist leer. Vergleiche den Wert mit dem Beleg links und korrigiere ihn bei Bedarf. Sobald du einen unsicheren Wert änderst, verschwindet der Punkt.
• Kein Punkt: den Wert hast du selbst eingetragen, oder er kam nicht vom Beleg.

Hat Work7 kein Rechnungsdatum gefunden, steht das heutige Datum im Feld (mit dem Hinweis Heute vorbelegt) und der Punkt bleibt gelb, bis du das Datum bestätigst oder änderst.

Pflichtfelder (mit Stern) sind Lieferant (bei Einnahmen Kunde), Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Brutto.

Den Lieferanten wählen

Tippe im Feld Lieferant zwei Buchstaben, und Work7 zeigt passende Kontakte. Gibt es den Lieferanten noch nicht, legst du ihn mit Neuen Kontakt erstellen an. Hat Work7 einen Namen vom Beleg gelesen, den es noch nicht als Kontakt kennt, steht unter dem Feld „Name“ als Lieferant speichern. Gibt es schon Kontakte mit ähnlichem Namen, zeigt Work7 sie nach dem Klick zuerst zur Auswahl; erst mit Keiner davon – „Name“ neu anlegen öffnet sich das Formular mit dem gelesenen Namen. Nach dem Speichern ist der Lieferant gewählt. Beim Fertigstellen wird der Kontakt als Lieferant gekennzeichnet, falls er es noch nicht ist; seine anderen Rollen (zum Beispiel Kunde) bleiben.

Fertigstellen

Fertigstellen speichert deine Eingaben und bucht den Beleg in einem Schritt. Work7 prüft dabei dasselbe wie früher in drei Schritten (prüfen, freigeben, buchen): Lieferant, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Betrag sind da, jede Position hat eine Kategorie und einen Steuerschlüssel, und die Positionen ergeben zusammen den Nettobetrag des Belegs. Netto und Steuer müssen zusammen den Bruttobetrag ergeben (bis auf 2 Cent Rundung); sonst speichert Work7 die Beträge nicht und sagt das. Danach steht der Beleg im Journal, und die Verbindlichkeit beim Lieferanten ist offen.

• Fehlt etwas, bucht Work7 nichts. Oben in der rechten Spalte erscheint Zum Fertigstellen fehlt noch: mit jedem fehlenden Punkt, zum Beispiel „Die Rechnungsnummer fehlt.“; das Feld trägt einen gelben Punkt.
• Geht beim Buchen etwas schief (zum Beispiel ist der Monat schon abgeschlossen), bleibt der Beleg genau so, wie er war, und die Meldung sagt, warum.
• Fertigstellen und nächster Beleg (unter Weitere) öffnet danach gleich den nächsten Beleg, der noch zu erledigen ist. Ist keiner mehr offen, kommst du zurück zur Liste.

Ein fertiger Beleg lässt sich nicht mehr ändern. Eine Korrektur läuft über die Stornobuchung im Journal (siehe Buchhaltung).

Barbelege

Steht die Zahlart auf Bar, bezahlt Fertigstellen den Beleg gleich über die Kassa: Work7 bucht den Aufwand, die Zahlung aus der Kassa und die Zeile im Kassabuch in einem Schritt. Der Beleg steht danach auf Bezahlt.

• Hast du nur eine Kassa, nimmt Work7 diese. Bei mehreren erscheint das Feld Kassa; wähle dort, woraus bezahlt wurde.
• Ohne aktive Kassa mit Konto lässt sich ein Barbeleg nicht fertigstellen. Lege unter Bank › Kassabuch eine Kassa an oder stelle die Zahlart um.
• Für Barbelege ist das Modul Bank und Kassa nötig; ohne das Modul zeigt die Seite einen Hinweis.
• Die Zahlart änderst du, solange der Beleg ein Entwurf ist.

Für Text-Barbelege aus dem Chat ohne Lieferant und Nummer („20 € Parken bar“) gibt es in der Liste weiterhin Ins Kassabuch (im Menü … der Zeile): dort wählst du nur Kassa, Konto und Steuerschlüssel, und Work7 setzt den Sammellieferanten Barausgaben (siehe Buchhaltung).

Einnahmen erfassen

Eine Einnahme ist Geld, das du bekommst, ohne dass die Rechnung in Work7 geschrieben wurde: zum Beispiel eine Rechnung aus einem anderen Programm oder eine Provision. Sie wird auf derselben Seite erfasst wie eine Ausgabe.

• Per Mail: Rechnungen, die du aus einem anderen Programm über ein verbundenes Postfach verschickst, kommen als Einnahme-Entwurf, wenn dort Gesendete Rechnungen als Einnahme an ist (siehe oben).
• Neu: In der Belegliste wählst du im Pfeil-Menü von Beleg erfassen Einnahme erfassen. Work7 legt einen leeren Einnahme-Entwurf an und öffnet ihn; die Belegdatei ziehst du links in die Ablagefläche. Mehrere Einnahmen auf einmal ziehst du unter Mehrere Belege hochladen auf die Fläche Einnahmen.
• Umschalten: Ganz oben in der rechten Spalte steht Belegart mit Ausgabe und Einnahme. Hast du eine Ausgangsrechnung als Ausgabe hochgeladen, schaltest du hier um. Unter Weitere macht In Einnahme umwandeln (bzw. In Ausgabe umwandeln) dasselbe und speichert sofort. Umschalten geht, solange der Beleg nicht fertiggestellt ist. War er schon freigegeben, gibst du ihn danach neu frei.
• Kunde statt Lieferant: Bei einer Einnahme heißt das Feld Kunde. Beim Fertigstellen wird der Kontakt als Kunde gekennzeichnet.
• Kategorie: Die Auswahl zeigt die Einnahmen-Gruppen Umsätze und Sonstige Erträge. Eine Ausgaben-Kategorie passt nicht zu einer Einnahme: Work7 speichert sie nicht und sagt das. Schaltest du um, leert Work7 Kategorien, die nicht mehr passen (gelber Punkt), die Beträge bleiben.
• Umsatzsteuer: Bei Einnahmen wählst du zwischen Umsatzsteuer ausgewiesen, Reverse Charge (Leistung an Unternehmer) (zum Beispiel Bauleistung an einen anderen Bauunternehmer, § 19 Abs 1a) und Innergemeinschaftliche Lieferung. Bei ausgewiesener Steuer wählt Work7 den Umsatzsteuer-Schlüssel aus dem Satz (20 % → Umsatzsteuer 20 %). Für 0 % wählst du den Schlüssel selbst unter Weitere Optionen (zum Beispiel steuerfreie Ausfuhr), weil es dafür mehrere gibt. Bei Reverse Charge und innergemeinschaftlicher Lieferung steht keine Umsatzsteuer auf der Rechnung; Work7 nimmt den passenden Schlüssel (zum Beispiel aus der Kategorie „Erlöse Bauleistungen“) und meldet den Umsatz in der Umsatzsteuervoranmeldung an der richtigen Stelle. Passen mehrere Schlüssel, wählst du ihn unter Weitere Optionen.
• Fertigstellen bucht die Einnahme als Forderung an den Kunden mit Erlös und Umsatzsteuer. Sie steht danach in den Offenen Posten bei den Forderungen und in der Umsatzsteuervoranmeldung (bei Ist-Versteuerung erst, wenn das Geld da ist). Kommt das Geld per Bank, schlägt der Bankabgleich die Einnahme vor; Als bezahlt markieren geht wie bei Ausgaben. Steht die Zahlart auf Bar, bucht Fertigstellen den Geldeingang gleich in die Kassa.
• Keine doppelte Einnahme: Hat die Rechnung dieselbe Nummer (Leerzeichen und Bindestriche zählen nicht) und denselben Betrag wie eine nicht stornierte Rechnung, die du in Work7 geschrieben hast, bucht Work7 sie nicht: Die Work7-Rechnung ist schon als Erlös gebucht. Lösche den Beleg in diesem Fall.

In der Umsatzsteuervoranmeldung weist Work7 getrennt darauf hin, wenn Ausgaben (die Vorsteuer fehlt) oder Einnahmen (die Umsatzsteuer fehlt) aus dem Zeitraum noch nicht fertiggestellt sind.

Wiederkehrende Belege

Für Ausgaben, die regelmäßig gleich kommen (Miete, Leasing, Versicherung, Abos), legst du einmal eine Vorlage an. Zum Stichtag erzeugt Work7 daraus einen Belegentwurf mit allen Angaben. Gebucht wird erst, wenn du ihn bestätigst – im Bankabgleich mit einem Klick oder im Beleg mit Fertigstellen. Dasselbe geht für regelmäßige Einnahmen (zum Beispiel eine Untervermietung).

• Neu: Unter Belege › Wiederkehrend auf Wiederkehrenden Beleg erfassen klicken, oder in der Belegliste im Pfeil-Menü von Beleg erfassen Wiederkehrenden Beleg erfassen wählen.
• Pflichtangaben: Name (höchstens 60 Zeichen, z. B. „Miete“), Art (Ausgabe oder Einnahme), Lieferant bzw. Kunde, Kategorie, Betrag brutto, USt und Steuerschlüssel, Intervall (monatlich, alle 2 Monate, vierteljährlich, halbjährlich, jährlich) und das Datum des ersten Belegs. Den Steuerschlüssel belegt Work7 aus Satz, Art und Kategorie vor (wie in der Beleg-Maske); du kannst ihn ändern. Optional: Text der Belegzeile, Kostenstelle, Projekt, Zahlungsziel in Tagen und das Datum des letzten Belegs. Anlegen speichert die Vorlage.
• Belegnummer: Der Entwurf heißt „Name Periode“, zum Beispiel „Miete 10/2026“, vierteljährlich „Miete Q4/2026“, halbjährlich „H2/2026“, jährlich „2026“. Beginnt die Periode nicht am Monatsersten eines Quartals, Halbjahres bzw. Jänners, steht der Zeitraum da („11/2026–01/2027“). Deshalb ist der Name je Lieferant eindeutig; ein zweiter „Miete“ beim selben Vermieter geht nicht.
• Der Entwurf: Beleg- und Leistungsdatum ist der Stichtag, fällig ist er am Stichtag plus Zahlungsziel. Netto und Umsatzsteuer rechnet Work7 aus dem Bruttobetrag. Der Entwurf ist vollständig und lässt sich sofort bestätigen; du kannst ihn wie jeden Entwurf noch ändern (auch die Nummer) und eine Belegdatei ablegen. Ein Hinweis oben im Beleg zeigt, aus welcher Vorlage er stammt.
• Steuerlich zählt ein Entwurf noch nicht: Umsatzsteuervoranmeldung und E/A-Rechnung enthalten ihn erst, wenn er gebucht ist.
• Jetzt erzeugen legt den nächsten Beleg sofort an, mit heutigem Belegdatum. Der nächste Stichtag rückt dann weiter.
• Pausieren, Fortsetzen, Beenden stehen in der Maske unter Mehr und im Zeilenmenü der Liste. Fortsetzen macht beim nächsten Stichtag ab heute weiter; die Pause wird nicht nachgeholt. Ein beendeter wiederkehrender Beleg lässt sich nicht mehr ändern.
• Erster Beleg und Intervall lassen sich nur ändern, solange noch kein Beleg entstanden ist. Löschen geht ebenfalls nur ohne erzeugten Beleg; sonst beendest du die Vorlage.
• Wird der Lieferant archiviert oder gelöscht, pausiert Work7 die Vorlage und erzeugt keinen Beleg mehr. Wer die Vorlage angelegt hat, muss buchen dürfen; ist das nicht mehr so, steht ein Hinweis an der Vorlage, und nach drei Tagen wird sie pausiert. Fehler stehen grau unter dem Status in der Liste und oben in der Maske; Geschäftsführung und Anleger bekommen höchstens eine Benachrichtigung am Tag.
• Die Liste zeigt Status, Lieferant und Name, nächsten Beleg, Intervall, ersten und letzten Beleg, Betrag und Kategorie, oben die monatliche Summe brutto der aktiven Ausgaben. Links filterst du nach Kategorie wie in der Belegliste.

Fehlt in den Buchungseinstellungen das Verbindlichkeitenkonto (bei Einnahmen das Forderungskonto), lässt sich keine Vorlage anlegen: Work7 sagt, wo du es unter Steuern › Erweitert › Stammdaten ergänzt.

Speichern, ablehnen, löschen

• Als Entwurf speichern sichert deine Eingaben, ohne zu buchen. Der Beleg bleibt im Reiter Entwurf.
• Ablehnen (unter Weitere) markiert einen Beleg, der nicht gebucht werden soll, zum Beispiel eine falsch zugestellte Rechnung. Wieder öffnen holt ihn zurück.
• Löschen entfernt einen noch nicht geprüften oder einen abgelehnten Beleg zusammen mit seiner Belegdatei. Ein fertiger Beleg lässt sich nicht löschen.

Häufig gefragt

Was ist mit „Geprüft“ und „Freigegeben“ passiert? Diese Schritte gibt es weiter, du musst sie aber nicht mehr einzeln klicken: Fertigstellen erledigt sie zusammen mit der Buchung. Belege, die früher schon geprüft oder freigegeben wurden, stellst du genauso fertig.

Warum zeigt mein Beleg keine Vorschau? Fotos im HEIC-Format (iPhone) und E-Rechnungen als XML-Datei kann der Browser nicht anzeigen. Lade sie mit Datei herunterladen herunter.

Warum ist aus einer Rechnungs-Mail kein Beleg geworden? Mögliche Gründe: Im Postfach ist Belege übernehmen oder die KI-Vorsortierung aus, die Mail kam vor dem Einschalten, die KI hat sie nicht als Rechnung eingeordnet, der Anhang ist kein PDF, Foto oder XML, die Datei liegt schon als Beleg vor, oder es ist eine Rechnung, die du selbst mit Work7 geschrieben hast. Ist die Tagesgrenze der Belegerkennung erreicht, kommt der Beleg am nächsten Tag. Du kannst die Datei auch im Posteingang herunterladen und hier hochladen.

Warum ist aus einer gesendeten Rechnung keine Einnahme geworden? Mögliche Gründe: Gesendete Rechnungen als Einnahme ist im Postfach aus, die Mail ging vor dem Einschalten raus, im Betreff und im Dateinamen steht nicht „Rechnung“, die Mail ist eine Weiterleitung, Mahnung, Storno, Gutschrift oder Kopie (oder eine Antwort ohne Anhang mit „Rechnung“ im Namen), Nummer oder Betrag waren nicht lesbar, die Einnahme gibt es schon, Work7 hat die Rechnung selbst verschickt, oder der Beleg trägt die UID eines anderen Betriebs. Dann legst du sie über Beleg erfassen › Einnahme erfassen an und lädst die Datei dort hoch.

Wer darf Belege fertigstellen? Alle, die in der Buchhaltung buchen dürfen (Administratoren und Manager). Mitarbeiter haben auf Belege keinen Zugriff.