Kalender nutzen

• Füralle Rollen
• ModulKalender & Termine
• Dauerunter einer Minute pro Termin

Gilt ab Work7 0.10.0 · Stand 30.10.2026

Wochenansicht – das Wichtigste auf einen Blick

Öffne Kalender in der Seitenleiste. Du siehst immer zuerst die Wochenansicht: große Tagesspalten mit ausreichend Platz für Termine. Der heutige Tag ist hervorgehoben.

Der Kopf der Seite zeigt als Titel den gewählten Kalender (Mein Kalender, Teamkalender, den Namen einer Person oder eines geteilten Kalenders), darunter den angezeigten Zeitraum (z. B. „14. – 20. September 2026 · KW 38"). Darunter stehen Heute, die Pfeile für zurück und weiter und der Umschalter Tag · Woche · Monat · Jahr. Rechts findest du die Kalender-Auswahl (wenn du mehr als deinen eigenen Kalender sehen darfst), Termin erstellen und Weitere mit Kommen bzw. Gehen und Aktualisieren.

Willst du in eine andere Ansicht wechseln, klick auf Tag, Woche, Monat oder Jahr. In der Monatsansicht passen mehr Tage auf einen Blick, die Kacheln sind aber kleiner. Auf schmalen Bildschirmen kannst du in der Wochenansicht nach rechts scrollen.

Feiertage und Betriebsurlaub

Gesetzliche Feiertage, betriebsfreie Tage und Betriebsurlaub stehen bei verbundenem Kalender (Google/Microsoft) als ganztägiger Hinweis über den Terminen – in jeder Ansicht und für alle Mitarbeiter. Ohne verbundenen Kalender zeigt Kalender weiterhin nur den Hinweis auf die fehlende Verbindung und damit auch keine Feiertage. Feiertage und betriebsfreie Tage haben einen eigenen Farbton, Betriebsurlaub einen zweiten. Ein Klick darauf öffnet nichts: die Hinweise lassen sich im Kalender nicht bearbeiten.

An Feiertagen, betriebsfreien Tagen und im Betriebsurlaub schlägt Work7 keine Termine vor – weder beim Planen noch im Buchungslink für Kunden.

Feiertage einstellen (Administratoren und Manager)

1. Öffne Einstellungen › Planung & Zeit › Feiertage und wähle oben das Jahr.
2. Die Tabelle zeigt die 13 gesetzlichen Feiertage Österreichs mit Datum und Wochentag. Arbeitet ihr an einem Feiertag, schalte Gilt im Betrieb aus – der Tag zählt dann als normaler Arbeitstag.
3. Eigene Tage legst du mit Tag hinzufügen an: Von, optional Bis, ein Name (zum Beispiel „Josefstag“) und die Art:
   • Betriebsfrei wirkt wie ein Feiertag: kein Urlaubstag, keine Terminvorschläge.
   • Betriebsurlaub wird im Kalender gekennzeichnet und bekommt keine Terminvorschläge. Urlaub trägt jeder Mitarbeiter wie gewohnt ein.
4. Unter Eigene Tage entfernst du einen Eintrag mit Löschen (mit Rückfrage).

Änderungen gelten für neue Urlaubsanträge; gestellte Anträge behalten ihre Tage. Mitarbeiter sehen den Reiter nicht, die Feiertage aber im Kalender.

Termin lesen und bearbeiten

1. Klick auf einen Termin. Rechts öffnet sich ein Panel mit den Details im Lesemodus: Titel oben, darunter strukturiert Zeit (Datum ausgeschrieben, Uhrzeit von–bis oder „Ganztägig", mit Dauer), Ort (verlinkt zu Google Maps), Personen (wer ist zugeteilt, mit Zu-/Absagen), Beschreibung, Wiederholung, Erinnerung. Es stehen nur die Felder, die tatsächlich gefüllt sind.
2. Oben rechts im Panel: Stift-Symbol (zum Bearbeiten). Der Stift erscheint nur bei deinen eigenen Terminen aus deinem verbundenen Google- oder Microsoft-Kalender.
3. Klick auf den Stift → Bearbeitungsmaske öffnet sich (Aufbau wie unter „Termin erstellen“). Zurück bringt dich zur Lese-Ansicht zurück; Löschen unten links entfernt den Termin, Abbrechen schließt das Panel ohne zu speichern.
4. Work7-Termine und Termine von Kollegen sind im Kalender nur lesbar. Unten im Panel steht: „Diesen Termin kannst du nur ansehen."

Welche Termine siehst du?

Rechts im Kopf steht die Kalender-Auswahl mit Mein Kalender · Alle Mitarbeiter (wenn du die Berechtigung calendar:team hast). Siehst du nur deinen eigenen Kalender und keinen geteilten, fehlt die Auswahl.

• Mein Kalender: deine Work7-Termine, deine Abwesenheiten (Urlaub, Krank), deine Kommen/Gehen-Punkte, plus deine privaten Google- oder Microsoft-Kalender-Termine (nur du siehst sie).
• Alle Mitarbeiter (Administratoren und Manager): alle Work7-Termine des Betriebs mit den Namen der zugeteilten Personen. Termine mehrerer zugeteilten Personen stehen jetzt bei allen im Kalender — vorher bekamen nur die erste Person den Eintrag. Abwesenheiten und Kommen/Gehen deiner Kollegen, ihre privaten Google- oder Microsoft-Kalender bleiben unsichtbar.
• Einzelne Person (Administratoren und Manager): Termine dieser einen Person, unter denselben Bedingungen wie „Alle Mitarbeiter".

Geteilte Kalender (Firmenpostfach-Kalender)

Manche Postfächer wie office@ oder info@ haben einen eigenen Kalender — dort landen zum Beispiel Terminanfragen an eure Kunden. Wenn du für so ein Postfach freigegeben bist (Recht „Kalender sehen"), siehst du es hier.

Öffne die Kalender-Auswahl rechts im Kopf: unter Geteilte Kalender steht jedes Postfach, auf das du Zugriff hast. Wähle eines aus — der Titel nennt dann das Postfach, und du siehst nur die Termine dieses Kalenders.

• Lesemodus: Klick auf einen Termin zeigt die Details. Oben steht „Geteilter Kalender" mit dem Namen des Postfachs.
• Bearbeiten: Nur wenn dir das Recht Kalender bearbeiten gegeben wurde, erscheint der Stift. Dann kannst du Termine in diesem Kalender anlegen, ändern und löschen. Ohne dieses Recht steht unten: „Diesen geteilten Kalender kannst du nur ansehen."

Wer welchen Zugriff bekommt, entscheidet der Administrator unter Einstellungen › Integrationen & Daten › Integrationen › Postfächer.

Termin erstellen

1. Klick auf Termin erstellen (Button oben rechts). Rechts öffnet sich die Maske, der Cursor steht im Titel.
2. Oben stehen die Pflichtangaben: Titel, Startdatum und Enddatum (mit Uhrzeit). Darunter Ort, Beschreibung und Teilnehmer (E-Mail-Adressen).
3. Seltenes liegt unter Weitere Optionen: Ganztägig, Wiederholung, Erinnerung, Sichtbarkeit, Verfügbarkeit und was Gäste dürfen. Der Abschnitt ist zu; beim Bearbeiten ist er offen, wenn der Termin dort etwas abweichend von der Vorgabe hat. Zugeklappt nennt die Zeile, was gesetzt ist (z. B. „Ganztägig, Wöchentlich“).
4. Unten rechts Speichern legt den Termin an, Abbrechen schließt die Maske.
5. Du kannst den Termin nur in deinem eigenen oder einem geteilten Kalender anlegen, auf den du das Bearbeitungsrecht hast.

Kalender anderer Mitarbeiter

Hast du die Berechtigung, kannst du in der Kalender-Auswahl auch einzelne Personen auswählen. Du siehst dann:

• Work7-Termine dieser Person (mit Dauer und Projekt)
• Abwesenheiten (Urlaub, Krankheit, Dienstreise)
• Kommen und Gehen (Arbeitsbeginn und -ende des Tages)

Ihre privaten Kalender-Termine (Google, Outlook) sind unsichtbar — auch für Administratoren und Manager.

Kalender-Sync mit Microsoft 365 und Google

Mit verbundenem Microsoft-Kalender oder Google-Kalender (eingestellt in Einstellungen › Integrationen & Daten › Integrationen › Kalender & E-Mail) läuft alles automatisch in beide Richtungen:

• Work7 → Provider: Termine, die du in Work7 anlegst, landen im Outlook- oder Google-Kalender aller zugeteilten Personen.
• Provider → Work7: Änderungen in Outlook oder Google Kalender (Verschiebung, Löschung) kommen automatisch in Work7 zurück.

Der Abgleich läuft alle zwei Minuten plus sofort, wenn sich etwas ändert.

Termine auf WhatsApp ansehen

Schreib „menü“ und tippe auf Termine. Du bekommst eine Liste mit deinen Terminen von heute (z. B. „08:00 Huber“ mit Titel und Ort darunter; bis 7 Termine stehen auf einer Seite, ab 8 Terminen 6 je Seite mit Weitere … und „Seite 2 von 3“), dazu Ganze Woche, für Chef und Büro Neuer Termin, und « Hauptmenü. Tippe auf einen Termin, dann siehst du alle Angaben in einer Nachricht:

• Chef und Büro: Ändern, Status ändern und Mehr. Unter Mehr findest du Kunden einladen (nur wenn der Termin einen Kunden mit E-Mail-Adresse hat), Zeit buchen (wenn du selbst eingeteilt bist), « Termine und Menü.
• Mitarbeiter: Zeit buchen, « Termine und Menü.

Zeit buchen übernimmt Beginn und Ende des Termins als deine Arbeitszeit. Du siehst vorher die Vorschau mit deinen Stunden an diesem Tag und bestätigst mit Bestätigen. Den Button gibt es nur für Termine von heute oder davor, bei denen du eingeteilt bist; ist die Zeit schon gebucht, sagt dir das der Assistent. Im Web-Assistenten erscheinen dieselben Schritte als Klick-Karten.

Morgen-Karte um 06:30 auf WhatsApp

Hast du heute mindestens einen Termin, schickt dir der Assistent werktags (Montag bis Freitag) um 06:30 eine Nachricht mit deinem Tag, zum Beispiel:

☀️ Guten Morgen Max, dein Tag heute: 🕖 07:30 PR-1024 Badsanierung · Huber 📍 Hauptstraße 5, 6850 Dornbirn 📋 Offene Aufgaben: 3, davon 1 wichtig (1 überfällig) 🛠️ Offene Mängel auf deinen Baustellen: 2

• Es stehen nur deine eigenen Termine drin, also die, bei denen du eingeteilt bist, höchstens drei; weitere zeigt „+2 weitere“. Das gilt auch für Chef und Büro. Abgesagte Termine und Abwesenheiten zählen nicht.
• Offene Aufgaben zählt die offenen Punkte aus den Aufgabenplänen auf den Projekten der angezeigten Termine, die dir zugewiesen sind oder für alle im Team gelten. Wichtige und überfällige Punkte stehen in Klammern dahinter. Ist nichts offen oder habt ihr keine Aufgabenpläne, fehlt die Zeile. In der WhatsApp-Vorlage (wenn du seit gestern früh nicht geschrieben hast) fehlt die Zeile vorerst; dort kommt sie erst mit einer neuen Vorlage.
• Offene Mängel zählt die noch nicht erledigten Mängel aus Abnahmen auf den Projekten deiner Termine. Mitarbeiter sehen nur Mängel auf Projekten, denen sie zugeordnet sind. Ohne Abnahme-Modul fehlt die Zeile.
• Route schickt dir den Standort zur Adresse deines ersten Termins mit Adresse (oder einen Google-Maps-Link), Kommen stempelt dich ein und setzt das Projekt deines ersten Termins mit Projekt als aktives Projekt (ohne Projekt nur Einstempeln), Nicht mehr schaltet die Morgen-Karte ab. In der Bestätigung kannst du sie mit Wieder an gleich wieder einschalten.
• Ohne Termin an dem Tag kommt keine Nachricht. Hast du dem Assistenten seit gestern früh nicht geschrieben, kommt die Karte als WhatsApp-Vorlage mit denselben drei Knöpfen, sobald die Vorlage von Meta freigegeben ist; bis dahin nur, wenn du in den letzten 24 Stunden mit dem Assistenten geschrieben hast.

Termine mit dem Assistenten anlegen und ändern

Chef und Büro können Termine auch im Assistenten anlegen, verschieben und im Status setzen – auf WhatsApp und im Web-Assistenten.

• Anlegen: „Termin morgen 8 Uhr bei Huber mit Max, 3 Stunden“. Im Web öffnet sich im Chat das Fenster Termin, schon ausgefüllt (hier Dauer 180 Minuten, also 8:00–11:00); Speichern legt den Termin sofort an. Auf WhatsApp kommt eine Vorschau mit Speichern, Ändern und Abbrechen. Nennst du keinen Mitarbeiter, trägt der Assistent dich selbst ein (sofern du im Betrieb als Mitarbeiter eingetragen bist; sonst wählst du die Mitarbeiter aus). Über Menü › Termine › Neuer Termin geht es ebenso.
• Eingabemaske auf WhatsApp: Ist die Eingabemaske für euren Betrieb eingerichtet, gilt: Hast du alles gesagt (Tag, Uhrzeit, Dauer), kommt die Vorschau in einer Nachricht, und Ändern öffnet das Formular mit genau diesen Angaben. Fehlt etwas („Termin morgen bei Huber“ ohne Uhrzeit), kommt gleich das Formular; der Assistent fragt nicht einzeln nach. Das Formular passt auf einen Bildschirm, ohne Weiter: Titel, Datum, Dauer, Beginn, Kunde und Mitarbeiter. Die Dauer wählst du aus: 30, 45, 60, 90, 120 oder 180 Minuten, Halber Tag (4 Stunden), Ganztägig oder Andere; vorgewählt sind 60 Minuten. Bei Andere erscheint ein Feld für die Minuten (z. B. 150 für 2,5 Stunden). Bei Ganztägig verschwindet Beginn. Kunde und Mitarbeiter suchst du selbst: Du siehst einige Vorschläge; für mehr tippst du auf Suchen …, gibst einen Teil des Namens ein und wählst den Treffer. Ist die Maske gerade nicht verfügbar, sagt der Assistent das und zeigt die Vorschau.
• Projekt, Ort, Notiz, Abwesenheit und Enddatum gibt es nur im Web-Formular. Sagst du sie im Chat dazu („… für das Projekt Bad Huber, Ort Dornbirn“), kommt die Vorschau mit Speichern; Ändern fragt dann per Nachricht, was anders sein soll. Eine Dauer, die es in der Auswahl nicht gibt (z. B. „2,5 Stunden“ im Satz oder ein bestehender Termin mit 50 Minuten), steht im Formular als Andere mit den Minuten – im Web wie auf WhatsApp, auch nach Ändern. Verschiebst du einen mehrtägigen ganztägigen Termin im Formular auf ein anderes Datum, wandert das Ende mit.
• Feiertage: Fällt der Termin auf einen Feiertag oder betriebsfreien Tag, steht das in der Vorschau bzw. nach dem Speichern („Feiertag bzw. betriebsfrei: …“). Gespeichert wird trotzdem. Bei freien Zeiten schlägt der Assistent solche Tage nicht vor.
• Überschneidungen: Ist ein Mitarbeiter zur selben Zeit schon verplant, steht das als Warnung in der Vorschau bzw. nach dem Speichern. Gespeichert wird trotzdem; mit Ändern verschiebst du den Termin.
• Ändern: „Verschieb den Termin von Huber auf Freitag“ ändert nur, was du nennst. Den Termin nennst du wie im Gespräch – Tag, Uhrzeit, Kunde oder Titel; passen mehrere, wählst du aus einer Liste.
• Status: „Der Kunde hat zugesagt, setz den Termin auf bestätigt“ oder „Sag den Termin ab“. Möglich ist immer der nächste Schritt (geplant → bestätigt → unterwegs → erledigt) oder Absagen.
• Freie Zeiten: „Wann hat Max nächste Woche 3 Stunden frei?“ zeigt freie Zeiten aus der Arbeitszeit, ohne bestehende Termine und genehmigte Abwesenheiten. Tippst du eine Zeit an, wird daraus gleich ein neuer Termin vorbereitet. Mitarbeiter sehen nur ihre eigenen freien Zeiten.
• Ganztägig und mehrtägig: „Betriebsurlaub vom 19. bis 20. Mai, ganztägig“ legt einen ganztägigen Termin an, der im Kalender als ganztägig erscheint. Mehrtägige Termine mit Uhrzeit gehen auch, z. B. „Montage von Montag 7 Uhr bis Mittwoch 17 Uhr“. Änderst du nur Ort oder Notiz, bleiben die Zeiten, wie sie sind.
• Fenster offen, jemand anderer ändert: Ändert jemand den Termin in der Plantafel, während du das Fenster Termin offen hast, bleibt seine Änderung erhalten; gespeichert wird nur, was du im Fenster geändert hast.
• Kommen und Gehen buchst du weiterhin hier im Kalender (unter Weitere). Fragst du den Assistenten danach, schickt er dir den Link.
• Wer im Termin eingetragen ist, bekommt eine Benachrichtigung, wenn der Termin über den Assistenten angelegt oder geändert wird.

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