Mein Postfach: dein persönliches Postfach in Work7

• Füralle, die sich in Work7 anmelden
• ModulPosteingang
• Dauerzwei Minuten

Gilt ab Work7 0.10.0 · Stand 29.10.2026

Neben den Firmenpostfächern (office@, info@ …) zeigt dir der Posteingang auch dein eigenes Postfach – also die Adresse, mit der du dich in Work7 anmeldest. Du musst dafür nichts einrichten.

Was automatisch passiert

Sobald euer Betrieb Microsoft 365 verbunden hat und es zu deiner Anmelde-Adresse dort ein Postfach gibt, verbindet Work7 es von selbst. Beim nächsten Öffnen von Work7 siehst du einmalig den Hinweis Dein Postfach ist mit Work7 verbunden – nur du siehst es. Mit dem Kreuz blendest du ihn aus; er kommt nicht wieder, auch nicht auf einem anderen Gerät.

• Work7 lädt beim ersten Mal nur die Mails der letzten 30 Tage, danach laufend die neuen.
• Im Posteingang steht dein Postfach in der Leiste oben als Persönlich, vor den Firmenpostfächern. Mit Alle meine siehst du alles zusammen.
• Gibt es zu deiner Adresse kein Postfach in eurem Microsoft-365-Konto, passiert nichts. Du bekommst keine Fehlermeldung.
• Ist deine Adresse bereits als Firmenpostfach verbunden, wird sie nicht zusätzlich als persönliches Postfach angelegt.

Wer deine Mails sieht

Nur du. Kein Administrator und kein Manager eures Betriebs und auch nicht der Work7-Support können dein persönliches Postfach in der Anwendung öffnen, durchsuchen oder daraus senden. Deine Mails zählen in keiner Übersicht mit, die andere sehen, und sie gehen nicht über die Webhooks oder die Schnittstelle eures Betriebs an andere Systeme.

Ehrlich dazugesagt:

• Dein Postfach wird ohne dein Zutun verbunden. Deshalb gibt es den Hinweis – und deshalb kannst du es jederzeit selbst pausieren oder trennen (siehe unten).
• Die Mails der letzten 30 Tage und alle neuen liegen als Kopie in der Work7-Datenbank eures Betriebs, damit der Posteingang sie anzeigen kann. In Outlook ändert Work7 in deinem persönlichen Postfach nichts, außer dass „gelesen“ in beide Richtungen mitläuft. Die Kategorie „Work7: erfasst“ setzt Work7 nur in geteilten Postfächern.
• Die KI-Vorsortierung ist in deinem persönlichen Postfach aus. Deine Mails gehen also nicht an das Sprachmodell. Du kannst sie für dich einschalten; auch dann legt Work7 aus deinem persönlichen Postfach nie selbst eine Anfrage an und ordnet nichts von allein einem Vorgang zu. Das gilt auch im Assistenten: Solange die Vorsortierung aus ist, schreibt er zu deinen persönlichen Mails keine KI-Zusammenfassung, und der Mailtext geht nicht an das Sprachmodell.
• Euer Administrator kann persönliche Postfächer für den ganzen Betrieb ab- und wieder anschalten. Er sieht dabei weder, wer ein Postfach hat, noch was darin steht.

Pausieren, fortsetzen, trennen

Alles dazu findest du unter Einstellungen › Persönlich › Meine Einstellungen, im Bereich Mein Postfach. Dort stehen auch Adresse, letzter Abruf, deine Signatur und wie viele Mails Work7 gerade von dir hält.

Zum Zustand deines Postfachs zeigt Work7 dort:

• Letzter Abruf – wann Work7 zuletzt erfolgreich nachgesehen hat.

• Sofortabruf – ob neue Mails sofort ankommen (Microsoft meldet sie) oder ob Work7 im Zeitplan nachsieht. Beides ist in Ordnung; ohne Sofortabruf dauert es nur ein paar Minuten länger.

• Mails der letzten 7 Tage sowie wie viele Mails insgesamt in Work7 liegen und wie viele davon du geteilt hast.

• Einen Hinweis, wenn seit mehreren Stunden kein Abruf mehr gelaufen ist, und die letzte Fehlermeldung im Klartext, falls es eine gab. Bremst dein Mailanbieter gerade, steht dort, wann Work7 es erneut versucht – du musst nichts tun.

• Pausieren: Work7 ruft keine Mails mehr ab, und die vorhandenen sind ausgeblendet – auch für dich. Gelöscht wird nichts. Mit Fortsetzen läuft alles weiter.

• Trennen: Alle aus deinem Postfach importierten Mails werden in Work7 gelöscht. In Outlook bleibt alles, wie es ist. Work7 verbindet dein Postfach danach nicht mehr von selbst. Mit Wieder verbinden holst du es zurück; es beginnt dann wieder mit den letzten 30 Tagen. Ausgenommen vom Löschen sind nur Mails, die du vorher bewusst mit dem Team geteilt hast (nächster Abschnitt).

• KI-Vorsortierung: Schalter im selben Bereich, Standard ist aus.

• Belege übernehmen: Standard aus. Eingeschaltet legt Work7 aus Rechnungs-Mails in deinem Postfach Entwürfe unter Belege an; die Buchhaltung sieht dann die Rechnung samt Datei. Wirkt nur, wenn auch die KI-Vorsortierung an ist, denn sie erkennt die Rechnungs-Mails. Den Schalter siehst du nur, wenn du Belege erfassen darfst. Mehr in Postfächer verwalten.

• Gesendete Rechnungen als Einnahme: Standard aus. Eingeschaltet werden Rechnungen, die du aus einem anderen Programm über dein Postfach verschickst, Einnahme-Entwürfe unter Belege. Rechnungen, die Work7 selbst verschickt hat, nie. Den Schalter siehst du nur, wenn du Belege erfassen darfst.

Von deiner eigenen Adresse senden

Angebote, Rechnungen, Rapporte, Abnahmeprotokolle und Terminlinks gehen normalerweise vom Firmenpostfach eures Betriebs raus. In jedem Versand-Dialog steht dafür das Feld Senden als. Dort kannst du auf dein eigenes Postfach umschalten – es trägt das Etikett Persönlich, das Firmenpostfach das Etikett Standard.

• Die Auswahl gilt nur für diesen einen Versand. Beim nächsten Mal steht wieder das Firmenpostfach da.
• Der Kunde sieht deine Adresse als Absender, und seine Antwort landet in deinem persönlichen Postfach – nur du siehst sie.
• Die gesendete Mail liegt in deinem persönlichen Postfach. Dein Team sieht im Vorgang trotzdem, dass das Angebot verschickt wurde, wann, an wen und von welcher Adresse – aber nicht den Mailtext.
• Ist dein Postfach pausiert oder getrennt, steht es nicht zur Auswahl.
• Auch beim Antworten im Posteingang gibt es Senden als: Vorbelegt ist das Postfach, in dem die Mail ankam. Antwortest du aus einem anderen Postfach auf eine Mail aus deinem persönlichen Postfach, hängt Work7 den bisherigen Mailverlauf nicht an – er bliebe sonst im Firmenpostfach für andere lesbar.
• Per WhatsApp oder im Assistenten sagst du einfach: „Schick das Angebot von meiner Adresse.“ Ohne diesen Zusatz nimmt der Assistent immer das Firmenpostfach.

Siehst du statt der Auswahl den Hinweis Du darfst aus keinem Postfach senden, hat dir die Administration noch kein Senderecht gegeben und dein eigenes Postfach ist nicht verbunden.

Deine Signatur

Im Bereich Mein Postfach trägst du unter Signatur deine Signatur ein und siehst sofort die Vorschau; Signatur speichern übernimmt sie. Es ist dieselbe Signatur wie in deinem Profil.

• Sendest du aus deinem persönlichen Postfach, hängt Work7 immer deine Signatur an.
• Sendest du aus einem Firmenpostfach, gilt dessen Firmensignatur, wenn die Administration eine hinterlegt hat. Sonst wird wie bisher deine eigene angehängt.

Was „teilen“ bedeutet

Manchmal landet eine Kundenanfrage in deinem persönlichen Postfach statt bei office@. Damit daraus ein Vorgang für den Betrieb wird, kannst du als Administrator oder Manager Anfrage erstellen oder die Mail Mit Anfrage verknüpfen. Vorher fragt Work7 nach: Diese Mail wird für das Team sichtbar.

• Erst wenn du mit Für das Team freigeben bestätigst, wird genau diese eine Mail samt Anhängen im Verlauf des Vorgangs sichtbar – für alle, die den Vorgang sehen dürfen.
• Dein übriges Postfach bleibt privat. Auch weitere Mails aus demselben Mailverlauf werden nicht automatisch geteilt; jede verknüpfst und teilst du einzeln und bewusst.
• Antwortest du aus deinem persönlichen Postfach auf eine geteilte Mail, bleibt deine Antwort privat: Im Verlauf des Vorgangs siehst nur du sie.
• Eine geteilte Mail erscheint nur im Vorgang, nie im Posteingang anderer.
• Geteilte Mails gehören danach zum Vorgang und bleiben dort, auch wenn du dein Postfach später pausierst oder trennst.
• Als Mitarbeiter ohne Zugriff auf Anfragen kannst du in deinem Postfach lesen, antworten, archivieren und ignorieren – Anfragen anlegen oder verknüpfen bleibt Administratoren und Managern vorbehalten.

Wenn du den Betrieb verlässt

Wird dein Zugang deaktiviert oder gelöscht, hört Work7 sofort auf, dein Postfach abzurufen – auch die sofortige Benachrichtigung wird abgestellt. Deine Mails sind ab diesem Moment in Work7 für niemanden mehr sichtbar.

• Nach 30 Tagen löscht Work7 die nicht geteilten Mails aus deinem Postfach endgültig, mitsamt Anhangsangaben und Einordnung.
• Mails, die du mit dem Team geteilt hast, bleiben im jeweiligen Vorgang – sie gehören als Geschäftsunterlage zum Betrieb.
• In Outlook bzw. Gmail ändert sich nichts.
• Wirst du innerhalb der 30 Tage wieder freigeschaltet, läuft dein Postfach weiter, als wäre nichts gewesen. Hattest du es vorher selbst pausiert, bleibt es pausiert.

Dieselbe Mail in zwei Postfächern

Geht eine Mail an office@ und an dich, steht sie in Alle meine nur einmal, mit zwei Etiketten. Ein Klick öffnet die Fassung aus dem Firmenpostfach. In den einzelnen Postfächern bleibt jede Fassung für sich: Gelesen-Status und Einordnung gelten je Postfach. Etiketten siehst du nur für Postfächer, auf die du selbst Zugriff hast.

Im Assistenten

Auch im Assistenten (WhatsApp und Web) siehst nur du die Mails deines persönlichen Postfachs: Menü › Inbox › E-Mails zeigt sie zusammen mit den geteilten Postfächern, die dir freigegeben sind. Chef und Kollegen sehen sie dort genauso wenig wie im Posteingang. Beim Öffnen einer Mail siehst du Absender, Betreff und Datum; eine kurze Zusammenfassung der KI nur, wenn du die KI-Vorsortierung für dein Postfach eingeschaltet hast. Den ganzen Text zeigt der Assistent nur, wenn du ihn ausdrücklich willst (Volltext). Ist dein Postfach pausiert, fehlen seine Mails auch im Assistenten. Mehr in WhatsApp-Assistent.

Antworten aus dem Assistenten

Du kannst im Assistenten auch auf Mails aus deinem persönlichen Postfach antworten, zum Beispiel mit „Antworte Huber, dass wir am Donnerstag um 8 Uhr kommen“. Auch Termineinladungen beantwortest du dort und Anhänge holst du dir in den Chat (Mehr › Einladung beantworten bzw. Anhänge). Das geht für Microsoft-Postfächer, also auch für dein persönliches Postfach bei Microsoft 365.

• Immer zuerst eine Vorschau: Der Assistent zeigt Von, An, Cc, Betreff, Text und Anhänge. Gesendet wird erst mit Senden.
• KI-Entwurf nur mit Vorsortierung: Nennst du keinen Text, schlägt der Assistent nur dann einen Entwurf vor, wenn du die KI-Vorsortierung für dein Postfach eingeschaltet hast. Sonst geht der Mailtext nicht an die KI, und der Assistent fragt dich nach dem Text.
• Bleibt privat: Nur du kannst aus deinem persönlichen Postfach lesen, antworten und Anhänge holen, auch ein Administrator nicht. Deine Antwort liegt in deinem Postfach. Antwortest du auf eine Mail aus deinem Postfach von einem anderen Konto aus, wird der bisherige Verlauf nicht angehängt.
• Senderecht: Aus einem Postfach zu antworten setzt das Senderecht dafür voraus. Wer nur lesen darf, kann nicht antworten.

Die Schritte im Einzelnen stehen in Im Posteingang arbeiten.

Wenn es nicht klappt

• Ich sehe kein „Persönlich“ im Posteingang. Unter Einstellungen › Persönlich › Meine Einstellungen › Mein Postfach steht der Stand. Jetzt prüfen stößt die Prüfung sofort an, sonst läuft sie einmal am Tag. Voraussetzung: Microsoft 365 ist verbunden, und deine Anmelde-Adresse ist dort ein aktives Postfach (kein Gastkonto).
• Dort steht, persönliche Postfächer seien abgeschaltet. Das hat euer Administrator für den Betrieb entschieden: Einstellungen › Integrationen & Daten › Integrationen › Postfächer, Schalter Persönliche Postfächer.
• Abruf fehlgeschlagen. Work7 versucht es von selbst erneut. Bleibt es dabei, kann es daran liegen, dass euer Microsoft-Administrator den Zugriff von Work7 auf einzelne Postfächer eingeschränkt hat.

Verwandt: Microsoft 365 verbinden · Im Posteingang arbeiten · Anfrage aus dem Posteingang anlegen