Steuern: Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und Steuerberater

• FürBüro und Chef
• ModulBuchhaltung

Gilt ab Work7 0.10.0 · Stand 29.10.2026

Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung zeigt euren Gewinn oder Verlust für einen Zeitraum, aufgeteilt in verständliche Kategorien wie Material und Waren, Fahrzeug oder Umsätze. Ihr braucht dafür keine Kontonummern.

Ihr findet sie unter Steuern › E/A-Rechnung. Sehen können sie Chef und Büro; Mitarbeiter auf der Baustelle nicht.

Zeitraum wählen

Oben wählt ihr Monat, Jahr oder Zeitraum (von–bis, höchstens fünf Jahre). Darunter steht groß das Ergebnis: Gewinn in Weiß, Verlust in Rot.

Was zählt wann

Für Einnahmen-Ausgaben-Rechner gilt das Zuflussprinzip. Ein Betrag zählt an dem Tag, an dem das Geld fließt, nicht an dem Tag, an dem die Rechnung geschrieben wird.

• Rechnungen an Kunden zählen am Tag der Zahlung. Zahlt ein Kunde in Raten, zählt jede Rate anteilig an ihrem Zahlungstag.
• Eingangsrechnungen von Lieferanten zählen ebenso am Tag, an dem ihr sie bezahlt.
• Kassa- und Bankbuchungen ohne Rechnung (Barverkauf, Tanken, Bankspesen) zählen am Buchungstag.
• Abschreibungen und geringwertige Anschaffungen zählen am Buchungstag. Der Kauf einer Maschine selbst ist keine Ausgabe; sie kommt über die Abschreibung in die Rechnung.
• Stornos heben die stornierte Rechnung auf. Wurde sie nie bezahlt, bleibt nichts übrig.
• Die Umsatzsteuer zählt nicht mit. Gezeigt werden Nettobeträge.
• Entwürfe von Buchungen zählen nicht.

Kategorien aufklappen

Die Seite zeigt zwei Blöcke, Einnahmen und Ausgaben, je mit Summe. Ein Klick auf eine Gruppe klappt die Kategorien darin auf. Ein Klick auf eine Kategorie öffnet die Buchungen dahinter: Datum, Beleg, Text und Betrag. Bei Teilzahlungen steht dabei der Anteil und das Datum der ursprünglichen Buchung.

• Ein Klick auf die Belegnummer öffnet die Rechnung oder den Eingangsbeleg.
• Buchung öffnet die Buchungsliste, gefiltert auf diesen Tag und diesen Beleg.

Kategorien, die keiner Gruppe zugeordnet sind, stehen gesammelt unter Ohne Gruppe. Es fällt nichts heraus. Eine Gruppe ordnet ihr unter Steuern › Erweitert › Stammdaten › Konten zu.

Für den Steuerberater: CSV

CSV lädt die Rechnung als Tabelle herunter: je Kategorie eine Zeile mit Gruppe, Kategorie, Kontonummer und Betrag, darunter die Summen und das Ergebnis.

Wenn euer Betrieb bilanziert

Ist in der Buchhaltung Doppelte Buchführung / Bilanz als Gewinnermittlung eingestellt, heißt die Seite Ertrag und Aufwand (vorläufig). Sie zeigt alle Erträge und Aufwände am Buchungstag, ohne Abgrenzungen und Jahresabschluss. Den Abschluss macht euer Steuerberater.

Wenn die Buchhaltung noch nicht eingerichtet ist

Dann zeigt die Seite einen Hinweis mit dem Link Buchhaltung einrichten. Siehe Buchhaltung.

Was die Seite nicht macht

• Sie füllt keine Steuererklärung aus (kein Formular E1a) und übermittelt nichts an FinanzOnline.
• Sie ersetzt nicht die Prüfung durch euren Steuerberater.

Steuer-Grundeinstellungen

Gewinnermittlung, Besteuerungsart, Umsatzsteuervoranmeldung und Kleinunternehmer stehen unter Einstellungen › Buchhaltung › Buchhaltung & Steuern. Der Eintrag erscheint, wenn euer Betrieb das Modul Buchhaltung hat. Sehen können ihn Chef und Büro, ändern nur der Chef. Ein Klick auf den Stift öffnet einen Abschnitt, Speichern übernimmt ihn.

Diese Einstellungen gehören ins Gespräch mit eurem Steuerberater. Damit die Bücher eines Jahres zusammenpassen, sperrt work7 manche Änderungen:

• Gewinnermittlung (Einnahmen-Ausgaben-Rechnung oder Bilanz) lässt sich nur ändern, solange im laufenden Geschäftsjahr noch nichts gebucht ist und das Vorjahr abgeschlossen ist, falls dort gebucht wurde. Ist für heute kein Geschäftsjahr angelegt, gilt das Kalenderjahr. Entwürfe zählen nicht.
• Besteuerungsart (Ist oder Soll) wechselt nur zum Kalenderjahr, auch wenn euer Geschäftsjahr anders läuft. Sie lässt sich ändern, solange im laufenden Kalenderjahr noch nichts gebucht ist und alle Voranmeldungen des Vorjahrs festgestellt oder gemeldet sind (für jeden Monat bzw. jedes Quartal, in dem gebucht wurde).
• Die Umsatzsteuervoranmeldung (monatlich oder vierteljährlich) lässt sich ändern, solange im laufenden Kalenderjahr noch keine Voranmeldung festgestellt ist und die Voranmeldungen des Vorjahrs vollständig sind.
• Kleinunternehmer hängt an der Voranmeldung: Stellt ihr auf Ja, gibt es keine Voranmeldung mehr. Stellt ihr auf Nein, wählt ihr im selben Schritt monatlich oder vierteljährlich. Beides geht nur, solange die Voranmeldung nicht gesperrt ist.

Typisch ist der Wechsel zum 1. Jänner: zuerst die Voranmeldungen des Vorjahrs feststellen, dann umstellen, bevor im neuen Jahr gebucht wird.

Ist ein Feld gesperrt, steht der Grund mit einem Schloss darunter. Beim Bearbeiten ist das Feld grau.

Kontenrahmen, Buchen ab und das laufende Geschäftsjahr stehen nur zur Information da. Den Kontenrahmen wählt ihr einmal beim Einrichten der Buchhaltung, danach lässt er sich nicht wechseln. Ein neues Geschäftsjahr legt ihr unter Steuern › Erweitert › Stammdaten an.

Ob Belege netto oder brutto gerechnet werden, stellt ihr unter Einstellungen › Betrieb › Finanzen & Bank bei Preise auf Belegen ein. Brutto passt für Privatkunden, E-Rechnungen bleiben immer netto.

Steuerberater: Angaben der Kanzlei und Export

Unter Steuern › Mein Steuerberater übergebt ihr eure Buchungen an die Kanzlei. Oben stehen die Angaben der Kanzlei, darunter der Export und die Liste der bisherigen Übergaben.

Berater- und Mandantennummer

Beide Nummern vergibt eure Kanzlei. Ohne sie lässt sich kein DATEV-Buchungsstapel erzeugen; das Kanzleiprogramm ordnet den Stapel darüber eurem Betrieb zu.

• Beraternummer: vier bis sieben Stellen, ab 1001.
• Mandantennummer: die Nummer eures Betriebs bei der Kanzlei, höchstens fünf Stellen.

Tragt beide ein und klickt Speichern. Stimmt eine Nummer nicht mit diesen Regeln überein, steht der Grund unter dem Feld und es wird nichts gespeichert. Ein leeres Feld entfernt die Nummer wieder.

Ändern und exportieren darf nur der Chef. Das Büro sieht die Nummern und die bisherigen Übergaben. Die Sachkontenlänge und die Konten bleiben unter Steuern › Erweitert › Stammdaten › Kontierung; dort lassen sich die beiden Nummern ebenfalls ändern.

Export

1. Von und Bis wählen (vorbelegt ist der Vormonat) und das Format: DATEV-Buchungsstapel (auch für RZL) oder Neutrale CSV.
2. Prüfen zeigt Buchungen, Summen, Prüfsumme und Hinweise. Fehlen Berater- oder Mandantennummer, bleibt Prüfen beim DATEV-Format gesperrt; die neutrale CSV geht auch ohne.
3. Datei herunterladen und Übergabeprotokoll werden erst nach dem Prüfen frei. Ändert ihr danach Zeitraum, Format oder Nummern, prüft ihr neu.

Jede Übergabe steht mit Zeitraum, Summe und Prüfsumme in der Liste Bisherige Übergaben. Belegbilder sind im Export nicht enthalten.

Vor dem ersten echten Monat: Schickt der Kanzlei einen Probemonat und lasst ihn dort einlesen.