Darstellung
Module und Pakete
Work7 besteht aus Bereichen, die je Betrieb freigeschaltet sind. Du siehst nur, was du gebucht hast: in der Seitenleiste, im WhatsApp-Menü und im Assistenten. Die Übersicht findest du unter Einstellungen › Integrationen & Daten › Module.
Was immer dabei ist
Konto und Team, Rollen und Berechtigungen, Kontakte, Projekte mit Ablage und Fotos, Benachrichtigungen, der Assistent im Web und der Eingang für alles, was per WhatsApp erfasst wurde (für Chef und Büro). Im Eingang siehst du nur, was zu deinen gebuchten Bereichen gehört, zum Beispiel Belege nur mit der Buchhaltung.
Bereiche
| Bereich | Das kannst du damit tun |
|---|---|
| Zeiterfassung | Kommen und Gehen, Projektstunden, Zeiten je Projekt, Auto-Abschluss vergessener Stempelungen, Zeitarten, Arbeitszeitmodell, Lohnexport (CSV) und Zeitkonto mit Startsaldo |
| Urlaub & Abwesenheit | Anträge, Genehmigung, Salden je Mitarbeiter |
| Termine & Plantafel | Termine, Zuweisungen, Plantafel, Besichtigungs-Selbstbuchung für Kunden, Terminanfrage per WhatsApp |
| Anfragen | Anfragen-Pipeline vom Erstkontakt bis zum Auftrag, WhatsApp-Bestätigung |
| Posteingang | E-Mails lesen und beantworten, automatische Vorsortierung, Zuordnung zu Vorgängen |
| Katalog | Material- und Leistungskatalog, Lieferantenkataloge, Import |
| Angebote | Angebote mit Positionen und Leistungsverzeichnis, Kalkulation, PDF, Versand, Signatur; Auftragsbestätigung aus dem angenommenen Angebot; Lieferscheine ohne Preise; Kostenvoranschläge; Leistungspakete |
| Rapport | Rapporte mit Stunden und Material, auch per Sprachnachricht, PDF und Versand; mit Aufgabenpläne zusätzlich die Erinnerung um 17:30, wenn der Rapport fehlt |
| Bautagebuch | Tagesberichte mit Fotos je Projekt |
| Aufgabenpläne | Pläne mit Punkten je Projekt, für das ganze Team oder einzelne Mitarbeiter, mit „Wichtig“, Fälligkeit und „Foto erforderlich“; Mitarbeiter haken ab, mit Foto oder Notiz; die Seite Aufgaben (unter Projekte) sammelt deine offenen Aufgaben aus allen Projekten; Firmen-Vorlagen mit den Startvorlagen „Baustellenstart“ und „Abschluss/Übergabe“; wiederkehrende Aufgaben mit Erinnerung (z. B. werktags Bautagebuch, Stunden oder Rapport), darunter die Standardregel „Rapport für heute“ |
| Rechnungen | Rechnungen aus Angebot oder Rapport, Teilrechnungen, Zahlungen; E-Rechnung als Zusatz |
| Mahnwesen | Mahnstufen mit Wartezeit, Frist und Gebühr, Verzugszinsen nach österreichischem Recht, Zinsanzeige und Mahnsperre an der Rechnung, Mahnvorschläge und Liste aller Mahnungen (Zusatz zu Rechnungen) |
| Abnahmeprotokoll | Abnahme mit Mängelliste, Fotos, Unterschrift |
| Aufmaß | Raumbuch und Aufmaßblatt, Übernahme ins Angebot |
| Lager | Lagerorte, Bestände, Material-Plan je Projekt |
| Auswertung | Diagramme und Auswertungen im Assistenten, angepinnte Diagramme am Dashboard |
Dazu kommen Kanäle (WhatsApp-Assistent, E-Mail-Versand) und Integrationen (Microsoft 365 und Google für Mail und Kalender, Dokumenten-Speicher, DocuSign, Public API & Webhooks). Angebundene Programme erhalten über Webhooks nur Ereignisse aus Bereichen, die für den Betrieb freigeschaltet sind. Genauso zeigt der Assistent nur Werkzeuge und Auswertungen der gebuchten Bereiche — jedes Werkzeug und jede Auswertung ist genau einem Bereich zugeordnet. Die Verbindung zu Microsoft 365 bzw. Google (Einrichtung, Verbindungstest, Nutzer-Vorschläge beim Team-Einladen) gehört gemeinsam zur Mail- und zur Kalender-Integration und steht zur Verfügung, sobald eine der beiden gebucht ist.
Pakete
| Paket | Enthält |
|---|---|
| Starter | Basis, Zeiterfassung, Urlaub & Abwesenheit, Termine & Plantafel, WhatsApp-Assistent |
| Komplett | Starter plus Anfragen, Posteingang, Katalog, Angebote, Rapport, Rechnungen, Mahnwesen, Bautagebuch, Aufgabenpläne, Abnahmeprotokoll, Mail- und Kalender-Integrationen |
| Komplett+ | Komplett plus E-Rechnung, Lager, Aufmaß, Auswertung, Dokumenten-Speicher, DocuSign, Public API |
Die Abend-Nachricht „Deine Zeiten heute“ gehört zur Zeiterfassung und kommt deshalb schon im Starter; die übrigen wiederkehrenden Erinnerungen (Bautagebuch, Rapport, eigene Aufgaben) brauchen die Aufgabenpläne.
Einzelne Bereiche wie Lager, Aufmaß oder die Public API sind auch als Zusatz zu einem kleineren Paket möglich. Pakete und Freischaltungen ändert das Work7-Team; als Administrator kannst du sie über die Modul-Übersicht anfragen.
Was passiert beim Abschalten
- Der Bereich verschwindet aus Navigation, Menü und Assistent. Bei Teilen der Buchhaltung fällt der passende Hauptpunkt, Unterpunkt oder Reiter weg (zum Beispiel Bank ohne Bank und Kassa, Anlagen ohne Anlagenverwaltung); ohne Umsatzsteuer führt Steuern direkt zur E/A-Rechnung. Ohne Angebote fehlt der Hauptpunkt Aufträge. Ein Hauptpunkt, von dem nichts übrig bleibt, verschwindet ganz.
- Deine Daten bleiben vollständig erhalten. Nach einer erneuten Freischaltung sind sie sofort wieder da, Nummernkreise laufen weiter.
- Administratoren können die Daten eines Bereichs jederzeit als Datei exportieren, auch wenn er nicht gebucht ist.
- Fragst du den WhatsApp-Assistenten nach einem abgeschalteten Bereich, sagt er dir das in einem Satz und verweist auf den Administrator.
Testphasen
Ein Bereich kann für eine begrenzte Zeit zum Ausprobieren freigeschaltet sein. In der Modul-Übersicht steht dann „Test bis …“. Nach Ablauf wird er automatisch abgeschaltet, die Daten bleiben.