Der WhatsApp-Assistent

Gilt ab Work7 0.10.0 · Stand 06.11.2026

Der Assistent ist der Work7-Kontakt in WhatsApp. Er versteht Text und Sprachnachrichten, zeigt Menüs und Buttons und fragt vor jeder Änderung nach. Alles, was du ihm gibst, landet im selben System wie im Büro.

Seit dem 5. Oktober 2026 sind die Formulare (14 Masken) und die neue Rapport-Prüfmaske auf WhatsApp freigeschaltet. Du kannst Projekte und Kunden suchen, Zeilen bearbeiten und Angebote oder Rechnungsentwürfe direkt im Chat erfassen. Absenden führt die im Formular beschriebene Aktion aus.

Grundregeln

• Ein Wort genügt: „Menü“ öffnet das Hauptmenü, jede Funktion ist von dort in zwei Tipps erreichbar.
• Sprache und Menü sind gleichwertig. Was du im Menü findest, kannst du auch einfach sagen: „3 Stunden Fliesen legen bei Huber“.
• Schreib in deiner Sprache, gespeichert wird Deutsch. Der Assistent antwortet in der Sprache, in der du schreibst oder sprichst. Was er speichert (Tätigkeit, Notiz, Materialbedarf, Vorkommnis, Zweck eines Barbelegs), übersetzt er vollständig ins Deutsche; Namen, Adressen, Zahlen und Maße bleiben, wie du sie sagst. Hat er übersetzt, zeigen Vorschau und Bestätigung dein Original in Klammern dahinter, z. B. „Fliesen verlegen (shtrimi i pllakave)“; gespeichert wird nur der deutsche Text.
• Deine Sprache einstellen. Unter Einstellungen › Persönlich › Meine Einstellungen › Sprache wählst du deine Sprache (oder dein Chef stellt sie in deinem Profil auf der Team-Seite ein). Der Assistent antwortet dann in dieser Sprache, in WhatsApp wie in der Web-App (schreibst du in einer anderen Sprache, antwortet er in der), und erkennt deine Sprachnachrichten in ihr. Masken und Buttons gibt es nur auf Deutsch und Englisch; bei anderen Sprachen erscheinen sie auf Deutsch. Mit Automatisch antwortet der Assistent auf Deutsch und erkennt Sprachnachrichten in jeder Sprache.
• Sprachnachrichten kosten keine Extra-Nachricht. Die Antwort beginnt mit einer Zeile wie „🎤 Verstanden: „Kommen““, damit du siehst, was der Assistent gehört hat; darunter steht gleich das Ergebnis, die Vorschau oder das Formular. Hat er die Sprachnachricht nicht verstanden, sagt er das mit einem Menü-Button; sprich sie dann nochmal oder schreib den Text.
• Rapport in einer Sprachnachricht. Nennst du Projekt, Leute, Stunden und Material auf einmal, etwa „Rapport für Huber: Max und ich je 8 Stunden, 3 Sack Fliesenkleber“, kommt direkt die Rapport-Vorschau bzw. das Rapport-Formular mit Speichern, Ändern und Abbrechen, wie bei „Erstelle einen Rapport“. Material aus eurem Katalog übernimmt der Assistent mit Einheit und Preis, wenn er es eindeutig findet. Ist ein Material, eine Einheit, eine Person oder das Projekt nicht eindeutig, klärt er das wie bisher mit dir, bevor etwas im Rapport steht.
• Nichts passiert ohne Bestätigung. Bei Buchungen, Rapporten, Anträgen und Versand zeigt der Assistent eine Vorschau mit Buttons. Erst dein Tipp auf Bestätigen oder Speichern schreibt etwas. Lesen geht sofort.
• Versand an Kunden (Rapport, Termin, Angebot) zeigt immer Empfänger und E-Mail-Adresse, bevor etwas rausgeht. Beim Rapport stehen zusätzlich Rapportnummer, PDF-Fassung und das Absender-Postfach in der Vorschau, bei einer Unterschrift auch, dass die Einladung von DocuSign kommt.
• Geld und Versand nie ohne Vorschau: Angebot oder Rechnung senden und Zahlung erfassen zeigen immer zuerst eine Nachricht mit Beleg, Kunde und Betrag, auch wenn du die Belegnummer genau nennst (Rechnung aus einem Angebot und Storno gehen seit Version 0.9.0 im Web). Erst Jetzt senden oder Erfassen führt aus; zweimal tippen führt nicht doppelt aus. Danach kommt eine Nachricht mit dem Ergebnis und dem nächsten Schritt, zum Beispiel Zur Rechnung und Menü.
• Länger als einen Tag nicht geschrieben: WhatsApp erlaubt dem Assistenten dann nur vorbereitete Nachrichten. Erinnerungen kommen als „⏰ Erinnerung: …“ mit Öffnen (zeigt die Erinnerung mit Datum und Uhrzeit, dazu Meine Erinnerungen und Menü), Urlaubsanträge zur Freigabe mit Dauer und Resturlaub danach und Genehmigen und Ablehnen, andere Benachrichtigungen mit Anzeigen, ein nicht gespeicherter Rapport mit Öffnen und Verwerfen. Es bleibt bei einer Nachricht.
• Mehrere Aufgaben in einer Nachricht sind erlaubt. Der Assistent arbeitet sie nacheinander ab, jede mit eigener Bestätigung. Auf eine Sprachnachricht mit mehreren Aufgaben kommt genau eine Antwort: „🎤 Verstanden: …“ und darunter die Liste „N Aufgaben auf dem Zettel“ mit Loslegen, Ändern und Abbrechen. Ist eine Aufgabe erledigt (gespeichert oder bestätigt), kommt die nächste von selbst, ohne Rückfrage; ihre erste Nachricht trägt oben eine kleine Zeile wie „Aufgabe 2 von 3 · Rapport“. Ein Rapport auf der Liste kommt gleich als Rapport-Formular bzw. Vorschau mit Speichern, Ändern und Abbrechen, mit den Stunden und dem Material, die du genannt hast, genau wie bei „Erstelle einen Rapport“. Dauert eine Aufgabe länger, siehst du „schreibt …“ und nach etwa 20 Sekunden einmal „⏳ Rapport wird vorbereitet …“. Brichst du eine Aufgabe ab, fragt der Assistent kurz: Rest weiter macht mit der nächsten Aufgabe weiter, Alles stoppen beendet den Zettel. Ein Angebot oder eine Rechnung auf der Liste legst du im Web an: Ist diese Aufgabe dran, kommt eine Nachricht mit Im Web anlegen, danach geht es von selbst mit der nächsten Aufgabe weiter. Ein neues Projekt auf der Liste öffnet das kurze Projekt-Formular.
• Lange Listen blättern: Listen zeigen 8 Einträge je Seite. Ausnahmen: Die Termine von heute stehen bis 7 auf einer Seite, bei mehr 6 je Seite; E-Mails zeigen 9 je Seite; die Phasen einer E-Mail stehen bis 9 auf einer Seite, bei mehr 8 je Seite. Gibt es mehr, steht unten Weitere … mit „Seite 2 von 3“; oben steht, wie viele es insgesamt sind. Das gilt für Kunden, Anfragen, Rapporte, Projekte, die Projekte, Angebote, Rechnungen und Anfragen eines Kunden, die Termine von heute, E-Mails, die Phasen einer E-Mail und den Lagerbestand. Beim Lagerbestand bleibt deine Suche („Bestand Farbe“) beim Blättern erhalten.
• Abbrechen: „abbrechen“ beendet alles, was gerade offen ist (Vorschauen, Formulare, Fragen). Hast du einen Rapport-Entwurf mit Einträgen, fragt der Assistent zuerst: Verwerfen löscht ihn (Fotos daraus kannst du danach in die Ablage legen), Behalten lässt ihn stehen. Das geht auch im Web-Assistenten.
• Zwischendurch etwas anderes fragen: Ein offener Rapport-Entwurf, eine Zeitbuchung oder eine Bautagebuch-Vorschau bleibt stehen, wenn du dazwischen etwas anderes fragst. Nach der Antwort kommt eine kurze Nachricht „Noch offen: …“ mit Weiter mit … (zeigt den Vorgang wieder), Verwerfen und Menü. Diese Nachricht kommt höchstens einmal in 30 Minuten je Vorgang, nur auf WhatsApp.
• Alles gesagt → Vorschau, etwas fehlt → Formular. Sagst du alles auf einmal („Termin morgen 8 Uhr bei Huber, 2 Stunden“), kommt eine Nachricht mit der Vorschau und Speichern, Ändern und Abbrechen. Fehlt etwas (zum Beispiel die Uhrzeit), kommt gleich das Formular mit deinen Angaben; der Assistent fragt fehlende Angaben nicht einzeln nach. Ändern öffnet das Formular mit allem, was in der Vorschau stand. Ausnahmen: eine Abwesenheit mit Uhrzeit und Angebote oder Rechnungen mit Preisen änderst du weiter mit einem Satz.

Das Hauptmenü

„Menü“ zeigt eine Liste. Was darin steht, hängt von deiner Rolle ab:

Rolle	Menüpunkte
Mitarbeiter	Zeiterfassung, Rapport, Bautagebuch, Aufgaben, Projekt, Foto & Datei, Abwesenheit, Termine, Inbox
Administrator und Manager	Zeiterfassung, Rapport, Bautagebuch, Projekt, Verkauf, Zahlen, Buchhaltung, Abwesenheit, Termine, Inbox

Chef und Büro sehen Foto & Datei nur, wenn im Menü Platz ist (z. B. ohne Verkauf und Buchhaltung): Fotos schickst du einfach in den Chat, die Ablage findest du im Projekt-Menü.

Über der Liste steht, was gerade offen ist, in einer Zeile, zum Beispiel „📝 Offen: Rapport-Entwurf (PR-2026-0007 · Musterhaus) · Zeitbuchung wartet auf Bestätigung · Bautagebuch-Vorschau“. So siehst du nach einer Pause sofort, was du noch bestätigen oder speichern wolltest:

• Rapport-Entwurf: bleibt 7 Tage, auch wenn du länger nichts schreibst oder von einem anderen Handy aus weitermachst; Rapport → Rapport fortsetzen öffnet ihn.
• Zeitbuchung und Bautagebuch-Vorschau: bleiben 24 Stunden bestätigbar, solange das Gespräch läuft (nach 3 Tagen ohne Nachricht beginnt ein neues).

Bereich	Menüpunkt	Was dahinter steckt
Baustelle	Zeiterfassung	Kommen oder Gehen, Zeitkonto, Meine Woche, Korrektur eigener Zeiten (Projektstunden und Kommen/Gehen) und Projektstunden (öffnet das Formular zum Buchen)
Baustelle	Rapport	Tagesbericht für den Kunden erfassen und senden; Neuer Rapport öffnet das Formular, Rapport fortsetzen den angefangenen Entwurf
Baustelle	Bautagebuch	Tagesdoku erfassen und ansehen; Heute erfassen öffnet das Formular
Baustelle	Aufgaben	Offene Punkte aus den Aufgabenplänen deiner Projekte zum Abhaken (nur Mitarbeiter; Chef und Büro fragen per Satz, siehe Aufgaben im Chat)
Baustelle	Projekt	Übersicht, Team, Zeiten, Material, Belege eines Projekts
Baustelle	Foto & Datei	Bilder und Dokumente ins Projekt legen (Chef und Büro nur, wenn Platz ist)
Büro	Verkauf	Neu im Web (Angebot oder Rechnung im Web anlegen), Kunde neu anlegen (öffnet gleich das Formular), offene Angebote und Rechnungen, Rapporte, Kunden, Anfragen
Büro	Zahlen	Umsatz und offene Posten (mit Mahnstufe, wenn schon gemahnt wurde), Umsatzsteuer (UVA), Liquidität, Baustellenergebnis, Anlagen, Barbeleg
Büro	Buchhaltung	Beleg einreichen, Eingangsrechnungen, Bankbewegungen; mit einem Tipp aus dem Hauptmenü (gebucht wird im Web)
Persönlich	Abwesenheit	Öffnet gleich das Formular für Urlaub, Krankmeldung, Arzt
Persönlich	Termine	Deine Termine von heute zum Antippen, Ganze Woche
Persönlich	Inbox	Benachrichtigungen und Aufgaben mit Buttons; unter „Mehr“ E-Mails, Meine Anträge, für Chef und Büro Offene Anträge

Mitarbeiter sehen nur die Punkte, für die sie berechtigt sind. Bereiche, die der Betrieb nicht gebucht hat, fehlen ganz.

Offene Angebote und Offene Rechnungen (unter Verkauf, offene Rechnungen auch als Offene Posten unter Zahlen) zeigen oben Anzahl und Gesamtsumme aller offenen Belege, dieselben Zahlen wie die Verkaufskarte. Die Liste zeigt 8 Belege, die neuesten Angebote zuerst und die Rechnungen nach Fälligkeit. Gibt es mehr, blätterst du mit Weitere … zur nächsten Seite; « Verkauf führt zurück.

Was Mitarbeiter im Chat sehen

Mitarbeiter sehen im Chat dasselbe wie in der Web-App: nur die Projekte, denen sie im Projekt unter Team zugeordnet sind, deren Rapporte und Kunden. Angebote, Rechnungen und den Umsatz sehen nur Chef und Büro.

• Fragt ein Mitarbeiter nach dem Umsatz oder nach Angeboten, antwortet der Assistent: „Dafür hast du keine Berechtigung.“
• Ein Projekt, dem er nicht zugeordnet ist, findet der Assistent nicht. Das gilt auch für die Projektauswahl beim Rapport, für den Standort und für Fotos.
• Stunden auf ein fremdes Projekt lehnt der Assistent ab: „Projekt nicht gefunden.“
• Ist ihm noch gar kein Projekt zugeordnet, sagt der Assistent: „Dir ist noch kein Projekt zugeordnet. Die Projektleitung ordnet dich im Projekt unter Team zu.“
• Freischaltungen gelten auch im Chat. Schaltet die Leitung einem Mitarbeiter unter Team › Berechtigungen etwas frei, kann er es im Chat genauso wie in der Web-App: mit „Angebote ansehen“ zum Beispiel ein Angebot als PDF anfordern, mit „Angebote bearbeiten“ Angebote anlegen und senden, mit „Rechnungen ansehen“ den Umsatz abfragen, mit „Stunden für andere erfassen“ im Rapport Stunden von Kollegen eintragen. Nimmt die Leitung die Freischaltung zurück, gilt das ab der nächsten Nachricht.
• Eigene Rapporte: Mitarbeiter ändern die eigenen Felder ihrer eigenen offenen Rapporte auch im Chat, siehe Rapport per WhatsApp. Abschließen, senden und löschen bleibt bei Chef und Büro.

Beispiele, die der Assistent versteht

• „Kommen“, „Feierabend“
• „Heute 4 Stunden Spachteln und 2 Stunden Streichen bei Projekt Müllerstraße“
• „Rapport für Huber: Max 6 Stunden Fliesen, Anna 4 Stunden, 3 Sack Kleber“
• „Bei RA-2026-0042 noch 2 Stunden Abdecken dazu“ ergänzt einen gespeicherten Rapport, siehe Rapport nachtragen
• „Ich bin von Montag bis Mittwoch auf Urlaub“
• „Erinnere mich morgen um 7 an das Material“ zeigt zuerst die Vorschau mit Text, Zeitpunkt und Wiederholung; erst Anlegen legt die Erinnerung an, Abbrechen verwirft sie. Wiederkehrend geht auch („jeden Montag um 7 Wochenplan“)
• „Erinnere alle Monteure werktags um 16 Uhr ans Bautagebuch“ richtet eine wiederkehrende Aufgabe für das Team ein, siehe Wiederkehrende Aufgaben im Chat (Chef und Büro)
• „Frag Familie Huber, ob Donnerstag 15 Uhr für die Besichtigung passt“
• „Welche Termine habe ich morgen?“
• „Was ist zu tun?“ zeigt deine offenen Aufgaben im Projekt, siehe Aufgaben im Chat
• „Was ist auf der Baustelle Huber zu tun?“ zeigt den Stand der Aufgabenpläne (Chef und Büro)
• „Wie kam der Umsatz im letzten Monat?“ (Chef und Büro)
• „Schick mir den Standort vom Projekt Bahnhofstraße“
• „Nummer von Huber“ schickt die Kontaktkarte, siehe Kontaktkarte im Chat
• „Zeig mir das Bautagebuch von gestern“
• „Wer ist überfällig?“ oder „Überfällige Rechnungen von Huber“ (Chef und Büro)
• „Welche Forderungen sind offen?“ zeigt die offenen Posten der Buchhaltung mit Alter und, wenn schon gemahnt wurde, der Mahnstufe. Die Liste enthält nur gebuchte Rechnungen; „Wer ist überfällig?“ geht auch ohne Buchhaltung (Chef und Büro, Modul Buchhaltung)
• „Wen soll ich mahnen?“ zeigt die Mahnvorschläge; mahnen kannst du direkt im Chat, siehe Mahnungen im Chat (Chef und Büro, Modul Mahnwesen)
• „RE-2026-0042 ist mit 1.032,05 € bezahlt“: Sind Mahnkosten offen, zeigt der Assistent zuerst die Aufteilung auf Rechnung, Mahnspesen und Zinsen; erfasst wird erst mit Erfassen, + Rest erlassen erlässt dazu die restlichen Mahnkosten (Chef und Büro, Modul Mahnwesen)

Projektstatus im Chat

Die Status heißen im Chat so wie in deinem Betrieb (Einstellungen › Planung & Zeit › Projektstatus).

• Ändern: „Setz das Projekt Huber auf Abnahme“ zeigt eine Vorschau, Bestätigen speichert. Oder Projekt › Übersicht › Bearbeiten › Status ändern und den Status antippen. Hat jemand den Status in der Zwischenzeit geändert, speichert der Assistent nichts, meldet „Status wurde inzwischen geändert“ und zeigt eine neue Vorschau.
• Auflisten: „Welche Projekte sind in Abrechnung?“ zeigt die Projekte als Liste, acht pro Seite, Weitere … blättert. Antippen öffnet das Projekt-Menü. Ohne Status kommen die laufenden Projekte.
• Projekt wählen: Schreibst du „projekt“, ohne dass ein Projekt gemerkt ist, zeigt der Assistent deine Projekte als Liste. Oben stehen die, die du zuletzt genutzt hast: zuletzt Stunden gebucht, einen Rapport geschrieben oder im Chat gewählt. Fehlt eines, tippst du Anderes Projekt … und nennst Name, Adresse oder Projektnummer; danach öffnet sich das Projekt-Menü des gefundenen Projekts.
• Mitarbeiter sehen nur Projekte ihres Teams und ändern den Status nur mit der Freischaltung „Projekte anlegen und bearbeiten“.

Mehr in Projektstatus.

Projekt-Menü

Schreib „projekt“ oder tippe im Hauptmenü auf Projekt. Das Projekt-Menü hat zehn Zeilen: Übersicht, Planung & Budget, Team, Notizen, Zeiten, Material, Belege, Ablage, Bautagebuch und zuletzt Anderes Projekt (zeigt deine Projekte nach letzter Nutzung zum Wechseln). Status und Phase änderst du über Übersicht › Bearbeiten.

• Übersicht: Kunde, Status, Adresse, Start, Ende und Deadline. Bearbeiten bietet Status ändern, Phase ändern, Notiz hinzufügen und Im Web bearbeiten: Name, Kunde, Termine, Adresse und Budget änderst du im Web. Anderes Projekt zeigt deine Projekte als Liste; tippst du eines an, merkt sich der Assistent dieses Projekt und öffnet sein Projekt-Menü.
• Gemerktes Projekt: Der Assistent merkt sich das zuletzt gewählte Projekt einige Stunden lang. Nennst du in einer Nachricht kein Projekt, z. B. „2h Montage“, nimmt er das gemerkte. Die Vorschau sagt das dann ausdrücklich, z. B. „📂 für Dachsanierung (gemerkt)“, bei einem Rapport auch im Formular-Text. Stimmt das Projekt nicht, tippst du in der Zeit-Vorschau auf Projekt ändern oder wechselst über die Übersicht mit Anderes Projekt.
• Team: zeigt Projektleitung, Mitarbeiter und Ansprechpartner des Kunden. Hinzufügen listet die Mitarbeiter deines Betriebs, die noch nicht im Team sind (bei mehr als zehn mit Weitere …). Leitung ändern listet die Teammitglieder. Nach dem Antippen bestätigst du die Änderung mit Bestätigen.
• Notizen: zeigt die Notizen des Projekts. Notiz (seit Version 0.9.0) fragt nach deiner Notiz: Schreib oder sprich sie, z. B. „Schlüssel liegt beim Nachbarn“. Sie hängt sofort am Projekt, ohne Rückfrage, und das Büro sieht sie im Eingang. Das geht auch ohne Menü: „Notiz Huber: Schlüssel liegt beim Nachbarn“. Bestehende Notizen ändert oder löscht der Chat nie. Mitarbeiter können Notizen an Projekten ihres Teams anhängen.
• Material: Einplanen fragt, was du einplanen willst. Schreib z. B. „10 Sack Kleber“, danach bestätigst du die Vorschau. Bereitstellen aus dem Plan geht im Web. Bedarf melden (seit Version 0.9.0) fragt, was gebraucht wird: „5 Eimer Dispersion, 2 Rollen Abdeckband bis Freitag“. Das landet als Materialbedarf mit Positionen und Termin im Eingang; ein Foto, das du in den nächsten 10 Minuten schickst, hängt am selben Eintrag. Bestellt oder gebucht wird dabei nichts, das macht das Büro. Ohne Menü geht es mit „brauch 5 Eimer Dispersion für Huber bis Freitag“. Mitarbeiter melden Bedarf für Projekte ihres Teams; sie sehen hier auch Lagerbestand. Chef und Büro fragen den Bestand auf WhatsApp per Satz ab, z. B. „Wie viel Tiefgrund haben wir?“
• Bautagebuch: zeigt die Einträge der letzten Tage. Vorkommnis (seit Version 0.9.0) meldet einen Schaden oder ein Vorkommnis: Schreib oder sprich, was passiert ist, z. B. „Wasserschaden im Keller“, und schick danach ein Foto. Die Meldung steht mit Uhrzeit im Bautagebuch von heute (gibt es noch keinen Eintrag, wird er angelegt; was gearbeitet wurde, ergänzt du später) und im Eingang des Büros. Das geht auch ohne Menü: „Wasserschaden im Keller bei Huber“. Gibt es schon Einträge, steht Vorkommnis als letzte Zeile in der Tagesauswahl. Mitarbeiter melden Vorkommnisse für Projekte ihres Teams.
• Ablage: zeigt, wie viele Dateien, Bilder und Videos am Projekt liegen, dazu die drei zuletzt hochgeladenen. Ablage öffnen öffnet den Projektordner: Liegt eure Ablage in SharePoint, geht die SharePoint-App (bzw. der Browser) direkt im Ordner des Projekts auf; dafür meldest du dich mit deinem Microsoft-Konto des Betriebs an. Ohne SharePoint öffnet sich die Ablage des Projekts in Work7. Weil diese Nachricht nur den einen Knopf hat, kommst du mit „Projekt“ zurück ins Projekt-Menü. Mitarbeiter sehen den Knopf nur bei Projekten ihres Teams.
• Aufmaß: Ist ein Aufmaß in Bearbeitung, öffnet Raum hinzufügen direkt das Formular; Positionen legst du im Web an (Im Web öffnen).
• Neues Projekt: In der Projektauswahl steht für Chef und Büro unten Neues Projekt. Es öffnet das leere Formular, den Kunden suchst du darin.
• Mitarbeiter sehen nur die Projekte ihres Teams und keine Knöpfe zum Ändern, außer sie haben die Freischaltung „Projekte anlegen und bearbeiten“. Ein neues Projekt legen nur Chef und Büro an.

Aufgaben im Chat

Das Büro und die Projektleitung legen im Projekt Aufgabenpläne an, z. B. „Baustellenstart“ (siehe Aufgabenpläne). Im Chat siehst du die Punkte, die dir zugewiesen sind oder für alle im Team gelten.

• Abrufen: Als Mitarbeiter tippst du im Hauptmenü auf Aufgaben, oder du schreibst bzw. sagst „Was ist zu tun?“. Du bekommst eine Liste mit den offenen Punkten des Projekts, an dem du heute arbeitest; wichtige Punkte stehen oben, dazu „fällig“, „überfällig“ und „Foto“. Bei mehr als acht Punkten blätterst du mit Weitere …. Hast du in mehreren Projekten offene Punkte, wählst du zuerst das Projekt.
• Abhaken: Tipp den Punkt an. Er ist sofort erledigt, die Antwort zeigt „✅ Erledigt“ und wie viele noch offen sind. Mit Rückgängig nimmst du einen Fehltipp zurück, Weitere Punkte zeigt die Liste wieder. Ist damit der ganze Plan erledigt, steht das in derselben Nachricht, und wer den Plan angelegt hat, bekommt einen Hinweis.
• Foto oder Notiz: Foto/Notiz fragt nach einem Foto oder einer Notiz zum Punkt. Schick das Foto (ein Bildtext wird zur Notiz) oder schreib die Notiz. Ein Punkt mit „Foto erforderlich“ wird erst mit dem Foto erledigt: Nach dem Antippen wartet der Assistent 10 Minuten auf das Foto. Das Foto liegt danach in der Ablage des Projekts und am Punkt; wenn Fotos bei euch freigegeben werden, sieht es das Büro zuerst zur Freigabe. Schickst du statt eines Fotos ein PDF oder ein anderes Dokument, sagt der Assistent „Für die Aufgabe brauche ich ein Foto. Das Dokument habe ich nicht abgelegt.“ und wartet weiter auf das Foto. Abbrechen beendet das Warten.
• Chef und Büro fragen per Satz, z. B. „Was ist auf der Baustelle Huber zu tun?“. Der Assistent zeigt je Plan, wie viel erledigt ist, was wichtig offen oder überfällig ist und wie viele Entwürfe es gibt. Pläne anlegen und ändern geht im Web.
• Punkte per Sprachnachricht (Projektleitung und Büro): Sag einfach, worauf das Team achten soll, z. B. „Für Max: Steckdosen abkleben, das ist wichtig. Morgen Fenster abdecken. Am Schluss Fotos vom Bad.“ Der Assistent macht daraus einzelne Punkte und legt sie als Entwurf · vom Bauleiter im Plan „Vom Bauleiter“ des Projekts an (nennst du einen bestehenden Plan, z. B. „in den Plan Baustellenstart“, landen sie dort). Was du als wichtig, mit Tag („morgen“, „bis Freitag“) oder mit Foto sagst, wird übernommen. Einem Mitarbeiter wird ein Punkt nur zugewiesen, wenn sein Name im Projektteam eindeutig ist; er bekommt dann eine Nachricht. Die Antwort ist eine Nachricht mit den Punkten und Öffnen im Web, Rückgängig (10 Minuten lang, solange noch niemand einen Punkt geändert oder abgehakt hat; die Benachrichtigung im Web verschwindet mit, eine schon verschickte WhatsApp-Nachricht bleibt) und Menü. Das Team sieht die Punkte sofort; das Büro findet dein Diktat im Eingang und arbeitet die Entwürfe im Web nach. Ist nicht klar, welches Projekt gemeint ist, wählst du es aus einer Liste; das Diktat wartet dafür 10 Minuten. Mitarbeiter ohne Projektleitung können keine Punkte anlegen; der Assistent sagt das kurz.
• Im Web-Assistenten funktioniert es genauso mit Klick-Karten; einen Punkt mit „Foto erforderlich“ hakst du dort über Im Projekt abhaken ab und lädst das Foto auf der Seite hoch.
• Neue Aufgaben für dich: Weist dir jemand Punkte zu, bekommst du eine Nachricht wie „🆕 3 neue Aufgaben · PR-1024 Badsanierung“ mit Aufgaben öffnen; der Knopf zeigt gleich die Liste zum Abhaken. Hast du dem Assistenten seit gestern früh nicht geschrieben, kommt zuerst eine kurze Benachrichtigung mit Anzeigen; danach steht dort Aufgaben öffnen. Bist du inzwischen nicht mehr im Team des Projekts, sagt dir der Assistent das.
• Morgen-Karte: Hast du heute einen Termin auf einem Projekt mit offenen Punkten, steht in der Morgen-Karte um 06:30 die Zeile „📋 Offene Aufgaben: 3, davon 1 wichtig (1 überfällig)“, siehe Kalender.
• Du siehst nur Aufgaben aus Projekten, in deren Team du bist oder die du leitest.

Wiederkehrende Aufgaben im Chat

Chef und Büro richten wiederkehrende Aufgaben auch im Chat ein (mehr in Wiederkehrende Aufgaben einrichten).

• Einrichten: Schreib oder sag zum Beispiel „Erinnere alle Monteure werktags um 16 Uhr ans Bautagebuch“ oder „Erinnere Max und Eva freitags um 15 Uhr: Werkzeug aufräumen“. Der Assistent zeigt eine Vorschau mit Tagen, Uhrzeit und den Namen aller, die erinnert werden („Für: Mitarbeiter – 4 Personen: …“). Erst Anlegen richtet die Aufgabe ein, Abbrechen verwirft sie. Eine Uhrzeit wie 16:07 wird auf 16:00 gerundet; das steht in der Vorschau. Einmalige Erinnerungen gehen nur für dich selbst: „Erinnere Max morgen um 7 an den Schlüssel“ legt nichts an; für Mitarbeiter gibt es wiederkehrende Aufgaben oder einen Aufgabenpunkt im Projekt.
• Namen: Passt ein Name auf mehrere Personen („Max“), nennt der Assistent die Treffer und fragt nach dem vollen Namen. Für ein Projekt nennst du das Projekt dazu; dann gilt die Aufgabe für das Projektteam oder die genannten Teammitglieder.
• Ändern: Im Web-Assistenten öffnet Ändern das Formular mit allen Angaben. Auf WhatsApp schreibst du die Änderung einfach neu; bestehende Aufgaben änderst du im Web unter Einstellungen › Wiederkehrende Aufgaben.
• Ansehen und archivieren: „Welche wiederkehrenden Aufgaben haben wir?“ zeigt die Liste. „Lösch die Werkzeug-Erinnerung“ zeigt die Aufgabe mit Archivieren und Abbrechen; der Nachweis bleibt erhalten.
• Abbestellen (alle): „Erinnere mich nicht mehr ans Bautagebuch“ bestellt die Erinnerung ab, die Aufgabe bleibt in „Meine Aufgaben“. Weißt du nicht genau, welche, zeigt der Assistent die Punkte von heute zur Auswahl; steht heute keiner an (oder keiner passt zu deinen Worten), alle wiederkehrenden Aufgaben für dich, die du abbestellen kannst. Hat dein Betrieb die Erinnerung fest eingestellt, sagt er das.
• Projektleiter ohne Büro-Recht richten Aufgaben im Web im Projekt unter Aufgaben › Wiederkehrend ein.

Abend-Nachricht „Deine Zeiten heute“

An Arbeitstagen kommt am Abend (Standard 17:30, einstellbar unter Einstellungen › Zeiterfassung) eine Nachricht mit deinen Stunden von heute: Anwesenheit, Projektstunden, was nicht zugeordnet ist oder auf Freigabe wartet, ein fehlender Rapport und Fotos ohne Ziel. Ist die Rapport-Erinnerung zur selben Zeit fällig, steht sie in derselben Nachricht.

• Knöpfe: nichts gebucht Projektstunden · Zeiterfassung · Passt so; gebucht Projektstunden · Korrektur · Passt so; Rapport fehlt Rapport · Korrektur · Passt so; Fotos ohne Ziel Fotos · Korrektur · Passt so.
• Passt so hakt ab und zeigt, was noch offen ist (sonst „Danke, schönen Feierabend!“ mit Nicht mehr). Nicht mehr bestellt die Abend-Nachricht ab, Wieder an schaltet sie wieder ein.
• Nach „Gehen“ im Chat ab 15:00 Uhr kommt sie nicht (der Tagesabschluss war schon da). Läuft deine Uhr noch, wartet sie bis zum Gehen.
• Hast du länger als 24 Stunden nicht geschrieben, kommt eine kurze Vorlage mit Korrektur, Projektstunden und Passt so. Mehr in Zeiten erfassen.

Fotos und Dateien

Schick ein oder mehrere Fotos in den Chat, gern alle auf einmal. Seit Version 0.9.0 fragt der Assistent nur, wenn das Ziel unklar ist: Innerhalb von 10 Minuten nach einem Bautagebuch-Eintrag, einem Raum im Aufmaß oder erfassten Mängeln hängen die Fotos direkt dort; diktierst du gerade einen Rapport, kommen sie in den Entwurf (Rapport per WhatsApp); ist ein Projekt bekannt (Bildunterschrift, Ankündigung, aktives Projekt), kommen sie in dessen Ablage. Die Antwort ist eine Nachricht mit Bildtext und Woanders hin, falls das Ziel nicht passt. Nur ohne erkennbares Ziel kommt eine Liste mit Bautagebuch heute, Rapporten und Projekten; bis du wählst, sieht das Büro die Fotos im Eingang. Wenn du vorher schreibst „Ich schick dir gleich ein Foto vom Bad Huber“, landet das nächste Foto ohne Frage dort. Mit Bildunterschrift steht sie im Dateinamen. Mehr in Bautagebuch und Fotos.

Beleg auf dem Foto: Schickst du als Chef oder Büro (mit Buchhaltungsrecht) ein einzelnes Foto, das wie eine Rechnung oder ein Kassenbon aussieht, fragt der Assistent: Beleg einreichen oder In die Ablage. Beleg einreichen legt es wie sonst als erfassten Beleg an, gebucht wird im Büro. Erkennt der Assistent keinen Beleg oder kann er das Foto nicht prüfen, läuft alles wie oben beschrieben.

Fotos an den Kunden: „Schick Huber die Fotos von heute“ zeigt dir, wie viele Fotos an wen und von welchem Postfach hinausgehen; erst Senden verschickt sie per E-Mail. Ohne Angabe gehen sie an den Hauptansprechpartner des Kunden, per WhatsApp an den Kunden nie. Sind sie zu groß für eine Mail, gehen sie verkleinert hinaus. Senden dürfen Inhaber und Büro, Mitarbeiter nicht. Mehr in Bautagebuch und Fotos.

Was du erfasst, landet im Eingang des Büros

Legst du per WhatsApp etwas an – einen Rapport, einen Bautagebuch-Eintrag, ein Vorkommnis, ein Projekt, einen Kunden oder Ansprechpartner, eine Anfrage, einen Raum im Aufmaß, ein Abnahmeprotokoll, Mängel oder einen Beleg –, antwortet der Assistent mit genau einer Nachricht, zum Beispiel „✅ Rapport RA-2026-0003 · im Büro-Eingang“. Erfassen Chef oder Büro selbst, landet nichts im Eingang, die Nachricht lautet dann „✅ Rapport RA-2026-0003 gespeichert“; Notizen, Materialbedarf, Vorkommnisse und Fotos ohne Ziel stehen weiter im Eingang. Darunter stehen bis zu drei Knöpfe:

• Öffnen im Web schickt dir einen Link auf die Seite in der Web-App (nur, wenn du die Seite im Web öffnen darfst; Mitarbeiter sehen den Knopf zum Beispiel bei Belegen nicht).
• Der nächste sinnvolle Schritt, etwa Senden beim Rapport oder Projekt-Menü beim Projekt. Beim Beleg und Barbeleg stehen stattdessen Projekt und Ist eine Anlage (gebucht wird im Büro).
• Menü bringt dich zurück ins Hauptmenü.

Im Büro erscheint die Erfassung unter Eingang, mit deiner Sprachnachricht als Text, deiner Nachricht und den Fotos. Schickst du später etwas nach, etwa den Nachtrag im Bautagebuch desselben Tages, steht der Eintrag dort wieder offen. Das gilt auch für Bautagebuch-Einträge von Mitarbeitern. Im Web-Assistenten bleibt alles wie bisher, dort entsteht kein Eingangseintrag. Mehr unter Eingang.

Wartet auf Freigabe: Bei Mitarbeitern steht nach Stunden, Rapport, Bautagebuch und Fotos „· wartet auf Freigabe“, bis das Büro sie freigibt. Beim Freigeben kommt keine Nachricht. Lehnt das Büro etwas ab, bekommst du genau eine Nachricht „Abgelehnt: ‹Grund›“ mit Projekt und Tag; war das Chatfenster länger als einen Tag zu, kommt sie als vorbereitete Nachricht mit Anzeigen. Mehr unter Eingaben freigeben.

Links in die Web-App

• Links zum Antippen: Fragst du nach einer Seite, die man im Web bedient – etwa „Gib mir den Link zur Plantafel“, „Wo stelle ich die Nummernkreise ein?“ oder „Wo mache ich den Export für den Steuerberater?“ –, schickt dir der Assistent einen Link, den du direkt antippen kannst. Bist du im Browser nicht angemeldet, fragt die Seite wie gewohnt nach der Anmeldung. Im Web-Assistenten öffnet Öffnen die Seite in einem neuen Tab.
• Nur, was du auch darfst: Einen Link bekommst du nur für Bereiche, die euer Betrieb gebucht hat und die deine Rolle im Web öffnen darf. Sonst sagt dir der Assistent, dass die Seite für dich nicht freigegeben ist, und schickt keinen Link.
• Anfragen: Bestätigst du eine neue Anfrage aus einer Benachrichtigung, ist der Link zur Anfrage jetzt ebenfalls antippbar.
• Zahlen als Liste: Menü › Zahlen zeigt den Umsatz des Monats und darunter eine Auswahl mit Letzter Monat, Offene Posten, Umsatzsteuer (UVA), Liquidität, Baustellenergebnis, Anlagen, Barbeleg und « Hauptmenü (Chef und Büro; Buchhaltung steht direkt im Menü; UVA und Anlagen nur mit den Modulen Umsatzsteuer bzw. Anlagenverzeichnis). Jede Auswertung kommt als eine Nachricht mit « Zahlen und Menü. Beim Baustellenergebnis nimmt der Assistent das aktive Projekt; sonst wählst du es aus der Liste oder über Anderes Projekt ….

Fragen zur Bedienung

Fragst du, wie etwas in Work7 geht oder ob es eine Funktion gibt („Wie lege ich eigene Felder für Projekte an?“), schaut der Assistent in diesem Handbuch nach.

• Kurz mit Link: Die Antwort hat höchstens drei Zeilen mit den Schritten aus der passenden Anleitung, darunter der Link zur Seite auf docs.work7.net zum Antippen.
• Gibt es nicht: Steht eine Funktion nicht im Handbuch, sagt er, dass es sie in Work7 so nicht gibt. Er erfindet keine Menüs oder Einstellungen.
• Erledigen statt erklären: Willst du etwas tun („Ich will nächsten Freitag Urlaub nehmen“), macht er es wie bisher direkt, statt im Handbuch zu suchen. Fragst du nach einer Seite der App („Wo mache ich den Export für den Steuerberater?“), kommt wie bisher der Link zu dieser Seite (siehe Links in die Web-App).

Dokumente im Chat

• Belege als PDF: „Schick mir das Angebot AN-7724 als PDF“, „Die Rechnung RE-2026-0012 als PDF“, „Den Rapport von gestern als PDF“: Der Assistent schickt das PDF direkt in den Chat. Das geht für Angebote, Rechnungen, Rapporte, Abnahmeprotokolle, Mahnungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Kostenvoranschläge. Auf den Karten von Angebot, Rechnung und Rapport tippst du dafür auf PDF hierher.
• Entwürfe bleiben Entwürfe: Ist ein Angebot oder eine Rechnung noch nicht fertiggestellt, trägt das PDF das Wasserzeichen ENTWURF. Der Beleg wird dabei weder fertiggestellt noch versendet; das geht wie gewohnt über Fertigstellen bzw. Senden.
• Dateien aus der Ablage: „Schick mir den Plan vom Erdgeschoss“ oder „das Foto vom Bad beim Projekt Huber“: Der Assistent sucht in der Ablage des Projekts. Passen mehrere Dateien, wählst du aus einer Liste.
• Wer was bekommt: Angebote, Rechnungen und Mahnungen bekommen Chef und Büro, Angebote und Rechnungen auch Mitarbeiter mit der Freischaltung „Angebote ansehen“ bzw. „Rechnungen ansehen“. Mitarbeiter bekommen Rapporte, Abnahmeprotokolle und Dateien nur von Projekten, in deren Team sie stehen.
• Bautagebuch und Zeitnachweis gibt es nicht als Datei im Chat. Der Assistent schickt dir den Link zur Projektseite bzw. zur Zeiterfassung, dort lädst du das PDF herunter.
• Nummer genügt: „Schick mir Angebot 7724“ findet das Angebot AN-7724. Passen mehrere Belege zur Nummer, wählst du aus einer Liste.
• Mahnung noch nicht versendet: Ist eine Mahnung noch nicht als versendet erfasst, steht das als Hinweis beim PDF.
• Wenn die Datei nicht kommt: Ist eine Datei größer als 100 MB, ist ihre Größe unbekannt oder klappt das Senden nicht, bekommst du stattdessen einen Link. Er öffnet die Seite des Belegs in Work7 (bei einer Mahnung die Rechnung, bei einer Datei die Ablage des Projekts), dort lädst du das PDF bzw. die Datei herunter. Bist du nicht angemeldet, meldest du dich zuerst an.
• Nicht zu oft hintereinander: Mehr als 10 Dateien pro Minute schickt der Assistent nicht; danach bittet er dich, kurz zu warten.
• Im Web-Assistenten erscheint statt der WhatsApp-Datei eine Karte mit Herunterladen; bei einem Entwurf steht dort „Vorschau mit Wasserzeichen“.

E-Mails im Chat lesen

Mit dem Modul Posteingang zeigt dir der Assistent die E-Mails aus den Postfächern, die du auch im Web-Posteingang siehst: dein persönliches Postfach und die geteilten Postfächer, die dir freigegeben sind. Fremde persönliche Postfächer sieht niemand, auch nicht der Chef.

• Öffnen: Menü › Inbox › E-Mails oder einfach „Welche Mails sind offen?“, „Zeig mir die ungelesenen Mails“, „Hat mir Huber geschrieben?“. Offen heißt wie im Web-Posteingang unter Zu erledigen: ungelesen, mit unbestätigtem Anfrage-Entwurf oder zur Prüfung. Die Liste zeigt Absender, Betreff und wie alt die Mail ist; ein Punkt ● markiert ungelesene Mails. Sind es mehr als neun, blätterst du mit Weitere …. Ist nichts offen, zeigt Alle anzeigen auch die gelesenen, mit derselben Suche. Fragst du nach einem Absender oder Betreff („Hat mir Huber geschrieben?“), sucht der Assistent gleich in allen Mails, auch den gelesenen.
• Eine Mail ansehen: Tippe auf eine Mail. Du siehst Absender, Postfach, Datum, Betreff, Phase, eine zugeordnete Anfrage, die Zahl der Anhänge und eine kurze Zusammenfassung der KI. Die Zusammenfassung gibt es nur, wenn für das Postfach die KI-Vorsortierung an ist (in persönlichen Postfächern ist sie anfangs aus); sonst geht der Mailtext nicht an die KI, und du siehst stattdessen einen Hinweis und den Button Volltext. Den ganzen Text zeigt Volltext bzw. Mehr › Volltext oder die Bitte „Zeig mir den ganzen Text“; ist er für WhatsApp zu lang, steht „gekürzt“ und ein Link in den Web-Posteingang dabei. Das Lesen im Chat markiert die Mail nicht als gelesen.
• Einsortieren: Archivieren legt die Mail ab, Mehr › Ignorieren nimmt sie aus den offenen Mails, Mehr › Phase ändern verschiebt sie. Danach macht Rückgängig den Schritt wieder rückgängig. Eine archivierte Mail holst du mit Wieder öffnen zurück. Du kannst es auch schreiben: „Archiviere die Mail von Huber“ – der Assistent nimmt dann die passende Mail aus der Liste, die er dir zuletzt gezeigt hat. Nennst du keine oder eine unbekannte Phase, zeigt er dir die Auswahl der Phasen.
• Anfrage-Entwurf: Hängt an der Mail ein Anfrage-Entwurf, den noch niemand bestätigt hat, fragt der Assistent Chef und Büro beim Archivieren, ob er mit verworfen werden soll (Entwurf verwerfen oder Entwurf behalten). Verworfen wird nur, wenn du Entwurf verwerfen antippst. Ein verworfener Entwurf kommt mit Rückgängig nicht zurück.
• Anfrage aus einer Mail: Mehr › Anfrage anlegen, siehe unten „Anfrage aus einer E-Mail“.
• Kein Postfach: Hast du keinen Zugriff auf ein Postfach, sagt dir der Assistent das. Postfächer verbindet und freigibt euer Admin im Web unter Einstellungen › Integrationen & Daten › Integrationen › Postfächer.

E-Mails beantworten, Einladungen und Anhänge

Zu einer Mail aus dem Posteingang kannst du antworten, eine Termineinladung beantworten und einen Anhang in den Chat holen. Das geht für Microsoft-Postfächer. Bei einem Google-Postfach sagt dir der Assistent, dass es dort noch nicht geht, und schickt den Link in den Web-Posteingang. Lesen und Sortieren gehen für beide.

• Antworten: Im Mail-Detail tippst du auf Antworten, oder du schreibst oder sagst „Antworte Huber, dass wir am Donnerstag um 8 Uhr kommen“. Du bekommst immer zuerst eine Vorschau mit Von, An, Cc, Betreff, Text und Anhänge. Gesendet wird erst mit Senden; Ändern und Abbrechen stehen daneben. Die Vorschau gilt 30 Minuten, und zweimal auf Senden zu tippen sendet nur einmal.
• Ohne eigenen Text: Der Assistent schlägt einen Entwurf vor, aber nur wenn für das Postfach die KI-Vorsortierung eingeschaltet ist. Ist sie aus (bei persönlichen Postfächern anfangs so), geht der Mailtext nicht an die KI, und der Assistent fragt dich nach dem Text.
• Ändern: Sag oder schreib, was anders sein soll („Mach es kürzer“), und du bekommst eine neue Vorschau. Im Web-Assistenten öffnet Ändern das Antwort-Fenster mit dem Text; dort wählst du auch das Absender-Postfach.
• Empfänger und Länge: Die Antwort geht an die Adresse, an die eine Antwort auf diese Mail gehen soll (Antwortadresse der Mail, sonst der Absender). Im Chat lässt sie sich nicht ändern; an eine andere Adresse schreibst du im Web-Posteingang. Der Text darf im Chat höchstens 3.000 Zeichen haben, längere Antworten schreibst du im Web-Posteingang.
• Signatur und Verlauf: Die Signatur wird automatisch angehängt, der bisherige Verlauf steht zitiert unter der Antwort. Ausnahme: Die Mail liegt in einem persönlichen Postfach und du antwortest aus einem anderen Konto.
• Senderecht: Du brauchst das Senderecht für das Postfach, das der Administrator in den Postfach-Einstellungen vergibt. Wer nur lesen darf, kann nicht antworten.
• Einladung beantworten: Mehr › Einladung beantworten, dann Zusagen, Vorläufig oder Absagen, oder „Sag die Einladung von Huber zu“. Die Vorschau zeigt Termin, Zeit, Ort, Organisator und Postfach; Senden schickt die Antwort. Der Organisator bekommt sie per E-Mail, und der Termin steht im Kalender des Postfachs entsprechend. Im Mail-Detail zeigt das Feld Einladung eine offene Einladung.
• Anhänge holen: Mehr › Anhänge oder „Schick mir den Anhang aus der Mail von Huber“. Auf WhatsApp kommt die Datei, im Web eine Karte zum Herunterladen. Bei mehreren Anhängen wählst du aus einer Liste. Anhänge über 100 MB kommen als Link in den Web-Posteingang.
• Mail-Detail: Die Buttons sind jetzt Antworten, Archivieren (bzw. Wieder öffnen) und Mehr. E-Mails (zurück zur Liste) steht unter Mehr, dort auch Archivieren, Ignorieren, Phase ändern, Volltext, Anhänge und Einladung beantworten.
• Persönliche Postfächer: Nur der Besitzer kann daraus lesen, antworten und Anhänge holen, auch ein Administrator nicht.
• Testbetrieb: Auf einer Testumgebung werden Antworten und Einladungs-Antworten nicht wirklich gesendet. Die Meldung lautet „Im Testbetrieb nicht wirklich gesendet“.

Auftragsbestätigung im Chat

• Erstellen: „Mach die Auftragsbestätigung zu AN-2026-0042“ – nur für ein angenommenes Angebot – oder direkt nach dem Annehmen der Knopf Auftragsbestätigung. Du siehst Angebot, Kunde, Summe und die nächste Nummer; erst Erstellen legt sie an. Danach tippst du auf Senden oder PDF hierher. Gibt es schon eine, zeigt der Assistent sie dir.
• Senden: „Schick die Auftragsbestätigung AB-2026-0007 an den Kunden“ – vorher siehst du Empfänger, Absender und Betreff, gesendet wird erst mit Senden.
• Passen mehrere Auftragsbestätigungen zu deiner Angabe, wählst du aus einer Liste. Mehr dazu: Auftragsbestätigung.

Lieferschein im Chat

• Anlegen geht seit Version 0.9.0 im Web und im Web-Assistenten („Lieferschein zu AB-2026-0007 anlegen“, mit Vorschau und Anlegen). Auf WhatsApp antwortet der Assistent darauf mit dem Knopf Im Web öffnen. Einen vorhandenen Lieferschein holst du mit PDF hierher (Entwurf mit Wasserzeichen ENTWURF) in den Chat.
• Senden: „Schick den Lieferschein LS-2026-0003 an den Kunden“ – die Vorschau zeigt Empfänger, Absender und Betreff und sagt, dass ein Entwurf dabei fertiggestellt wird; gesendet wird erst mit Senden.
• Mengen ändern, Als geliefert markieren und Kopieren gehen nur im Web. Mehr dazu: Lieferschein.

Kostenvoranschlag im Chat

• Anlegen geht seit Version 0.9.0 im Web und im Web-Assistenten („KV für Kunde Huber, unverbindlich, 3 Positionen …“, mit Vorschau und Anlegen). Auf WhatsApp antwortet der Assistent darauf mit dem Knopf Im Web öffnen.
• Senden: „Schick den Kostenvoranschlag KV-2026-0004 an den Kunden“ – die Vorschau zeigt Empfänger, Absender und Betreff und sagt, dass ein Entwurf dabei fertiggestellt wird; gesendet wird erst mit Senden.
• Entgelt, Gültigkeit, Hinweistext, Angenommen, Umwandeln und Kopieren gehen nur im Web. Mehr dazu: Kostenvoranschlag.

Anfrage aus einer E-Mail

Chef und Büro machen aus einer Mail im Chat eine Anfrage. Mitarbeiter sehen diese Funktion nicht.

• Anlegen: Im Mail-Detail Mehr › Anfrage anlegen oder „Mach aus der Mail von Huber eine Anfrage“. Es kommt ein Formular auf einem Bildschirm mit Titel (der Betreff ist schon eingetragen), Notiz und bei einer Mail aus deinem persönlichen Postfach dem Haken Fürs Team sichtbar. Absenden legt die Anfrage an, ohne zweite Vorschau. Objektart, Leistungen, Adresse und Wunschtermin pflegt das Büro im Web.
• Mit KI-Vorsortierung: Hat die KI-Vorsortierung in der Mail Objektart, Leistungen, Adresse oder Wunschtermin erkannt, steht das oben im Formular („Wird mitgespeichert …“) und wird beim Absenden mit an der Anfrage gespeichert; ändern kannst du diese Angaben danach im Web.
• Ohne Maske (noch nicht freigeschaltet, „als Text“ oder eine sehr lange Beschreibung): Du bekommst eine Vorschau mit Titel, erkanntem Kontakt, Adresse und Anhängen. Änderungen sagst du einfach („Nimm als Titel Fassade Nordseite“), Anlegen legt die Anfrage an.
• Ergebnis: Du bekommst die Nummer (ANF-…) und den Button Zur Anfrage. Die Anhänge der Mail kommen zu den Dokumenten der Anfrage (bei Google-Postfächern später beim Abgleich im Web).
• Mail aus deinem persönlichen Postfach: In der Maske setzt du den Haken Fürs Team sichtbar; fehlt er, schickt dir der Assistent die Maske noch einmal mit Hinweis. In der Vorschau steht der Hinweis, und Anlegen bestätigt ihn.
• Zur bestehenden Anfrage: „Die Mail von Huber gehört zur Anfrage ANF-2026-0012“. Nach Zuordnen hängt die Mail an der Anfrage, die Beschreibung wird ergänzt, die Anhänge kommen dazu.
• Keine Doppelten: Hat die Mail schon eine Anfrage, legt der Assistent keine zweite an und nennt dir die bestehende. Zweimal tippen legt nur einmal an.

Anfragen im Chat

Mit dem Modul Anfragen führen Chef und Büro eine Anfrage vom ersten Anruf bis zum Auftrag im Chat. Mitarbeiter sehen diese Funktionen nicht.

• Neue Anfrage: Nach einem Anruf zum Beispiel per Sprachnachricht: „Neue Anfrage, Herr Berger hat angerufen, Telefon 0664 1234567, er will sein Bad sanieren lassen, Hauptstraße 5 in Bregenz“. Du bekommst eine Vorschau und legst die Anfrage mit Anlegen an; sie bekommt eine Nummer (ANF-…). Einen Kunden aus eurem Kundenstamm nennst du beim Namen; gibt es ihn nicht, übernimmt der Assistent den Namen als Kontaktname und sagt dir das.
• Anfrage finden: „Zeig mir die Anfrage von Huber“ oder „Anfrage 0045“. Direkt nach dem Öffnen einer Anfrage musst du keine Nummer mehr nennen.
• Ändern: „Bei der Anfrage von Huber ist die Objektadresse Bahnhofstraße 3 in Dornbirn“ oder im Detail Bearbeiten. Die Vorschau zeigt alt und neu, Bestätigen speichert. Sobald das Formular freigeschaltet ist, kommt für Titel, Kontaktname, Telefon, Ort und Notiz ein Formular auf einem Bildschirm; Absenden speichert sofort. Kunde, Objektart, Leistungen, Objektadresse und Wunschtermin änderst du per Satz (Vorschau mit Bestätigen) oder im Web.
• Anfrage aus einer E-Mail: Kommt eine neue Anfrage per Benachrichtigung, sagst du „Leg sie an“: Du bekommst eine kurze Vorschau mit Nummer, Titel und Kunde, ein Tipp auf Anlegen legt die Anfrage an. Sofort legt nur der Button Anfrage anlegen der Benachrichtigung an. „Das ist Spam, verwerfen“ zeigt dir zuerst, welcher Entwurf gemeint ist (Nummer, Titel, Kunde); erst Verwerfen löscht ihn. Direkt verwirft nur der Button Ignorieren der Benachrichtigung. Korrekturen („Der Name ist Huber, Objektart Gewerbe“) übernimmt der Assistent direkt in den offenen Entwurf, auch ohne Nummer; sind mehrere Entwürfe offen, wählst du den richtigen oder Neue Anfrage.
• Status: „Die Anfrage ANF-0012-0045 ist gewonnen“ legt nach Ja, gewonnen das Projekt an, „Die Anfrage von Familie Muster haben wir verloren, war zu teuer“ merkt den Grund. Auch der nächste Schritt („ist qualifiziert“) und Wieder aufnehmen gehen mit Vorschau. Ist ein Schritt nicht erlaubt, sagt dir der Assistent, welche möglich sind. Gewinnen braucht einen Kunden an der Anfrage: Fehlt er, bekommst du eine Nachricht mit Kunde anlegen. Das Kundenformular ist mit Kontaktname, Telefon und Ort der Anfrage ausgefüllt; nach Absenden hängt der neue Kunde an der Anfrage, und die Vorschau mit Ja, gewonnen kommt gleich wieder. Hat inzwischen jemand im Büro einen Kunden zugeordnet, bleibt dieser.
• Angebot: „Mach ein Angebot daraus“ legt nach Angebot anlegen einen Angebotsentwurf mit dem Kunden der Anfrage an; die Positionen ergänzt du danach im Chat.
• Fotos und Dateien: „Schick mir die Fotos der Anfrage“ zeigt die Dateien der Anfrage. Nach dem Gewinnen kommen sie als Datei in den Chat, vorher bekommst du einen Link auf die Anfrage in der Web-App.
• Zweimal getippt: Auch bei zweimal Bestätigen wird nur einmal gespeichert und nur ein Projekt angelegt.
• Kontakt bearbeiten: Ein Formular zum Bearbeiten gibt es auf WhatsApp nicht. Du schreibst die Änderung als Satz, zum Beispiel „Neue Adresse von Huber Bau …“, und bestätigst die Vorschau; mehrere Felder auf einmal änderst du im Web (siehe „Kontakt ändern im Chat“).

Formulare auf WhatsApp im Überblick

Für viele Aufgaben öffnet der Assistent ein Formular im Chat, schon mit deinen Angaben ausgefüllt. Tippe in der Antwort auf Formular öffnen, prüfe oder ergänze die Felder und schicke es ab. Die Formulare werden Betrieb für Betrieb freigeschaltet; solange eines für euch noch nicht freigeschaltet ist, bekommst du die Vorschau mit Bestätigen.

Das gilt für alle Formulare:

• Auswählen statt tippen: Kunden, Projekte, Mitarbeiter, Material, Leistungen, Lagerorte und Konten wählst du aus der Liste. Ist die Liste lang, siehst du zuerst einige Vorschläge. Tippe auf Suchen …, gib einen Teil des Namens ein und tippe den Treffer an; es erscheinen höchstens 20 Treffer. Bei Projekten findet die Suche Projektname, Projektnummer, Adresse, Ort und Kunde, auch mit mehreren Wörtern in beliebiger Reihenfolge („Bad Dornbirn“), mit „ue“ statt „ü“ und mit kleinen Tippfehlern („Hubr“ findet „Huber“). Genauso tolerant suchst du Kunden (Name, Firma, Vor- und Nachname, Ort, Kundennummer), Mitarbeiter, Material, Leistungen und Konten; Lagerorte, Einheiten, Kataloge und Abwesenheitsarten finden mehrere Wörter und „ue“ statt „ü“. Nummern müssen genau stimmen. Ein Treffer nur wegen eines Tippfehlers ist nie schon ausgewählt, du tippst ihn selbst an.
• Keine Preise im Formular: Einheiten, Preise und Summen setzt Work7 aus dem Katalog. Preise legst du im Web fest.
• Absenden speichert sofort, ohne zweite Vorschau. Kassa, Angebot und Rechnung gibt es als Formular auf WhatsApp nicht mehr (das Büro erledigt sie im Web).
• 24 Stunden gültig, nur einmal abschicken. Ein älteres Formular wird nicht gespeichert; der Assistent schickt dann ein neues mit dem aktuellen Stand.
• Wenn das Formular nicht aufgeht, beginnt die Vorschau mit einer kurzen Erklärung, und du bestätigst wie gewohnt mit Bestätigen. Mit „als Text“ bekommst du die Vorschau auch, wenn das Formular da wäre.
• Fotos gibt es in den Formularen nicht: Fotos zum Rapport, zu einem Beleg, zu Mängeln, zum Aufmaß-Raum und zum Bautagebuch schickst du direkt in den Chat. Kommen sie innerhalb von 10 Minuten nach dem Speichern von Bautagebuch, Raum oder Mängeln, hängen sie ohne Frage dort (bei Mängeln am zuletzt angelegten). Fotos zum Aufmaß-Raum zeigt die Aufmaß-Seite im Web beim Raum.

Die Formulare im Einzelnen:

• Rapport: Die Prüfmaske hat vier Schritte (Projekt, Arbeitszeit, Material, Notiz). Fehlt das Projekt in der Liste, tippst du auf Anderes Projekt suchen …. Die Arbeitszeit hat eine Zeile je Mitarbeiter, das Material wählst du aus dem Katalog mit Menge und Bemerkung. Speicherst du die Maske nicht, erinnert dich der Assistent mit Formular öffnen und Verwerfen. Mehr in Rapport per WhatsApp.
• Kontakt anlegen und ändern: Menü › Verkauf › Neuer Kunde öffnet das Formular (Firma vorbelegt), „Leg den Kunden Muster GmbH an“ dasselbe mit dem Namen. Das Formular hat einen Bildschirm mit Art (Firma oder Person), Name, E-Mail, Telefon und Ort; darunter steht, ob es einen Kunden mit diesem Namen oder dieser E-Mail schon gibt. Rechtsform, Firmenbuchnummer, UID, Website, Straße, PLZ und Land trägt das Büro im Web ein (ohne Angabe gilt das Land deines Betriebs). Mit einer Website („Neuer Kunde Malerei Muster, www.example.at“) holt der Assistent die Daten aus dem Impressum: oben im Formular steht dann, was zusätzlich mitgespeichert wird (z. B. Rechtsform, UID, Adresse), und es landet nach Absenden am Kunden. Ändern geht im Chat ein Feld pro Nachricht (Kontakt ändern im Chat).
• Kunde nicht gefunden: Nennst du für ein neues Projekt (im Web-Assistenten auch für ein Angebot oder eine Rechnung) einen Kunden, den Work7 nicht kennt („Angebot für Neukunde Mustermann GmbH“), kommt eine Nachricht „Kunde „Mustermann GmbH“ nicht gefunden.“ mit Neuen Kunden anlegen, Ohne Kunde weiter und Abbrechen. Neuen Kunden anlegen öffnet das Kundenformular mit dem Namen; nach Absenden geht in derselben Nachricht das ursprüngliche Formular mit dem neuen Kunden auf (bei einer Rechnung mit Preisen die Vorschau, beim Projekt mit Name die Vorschau mit Bestätigen). Ohne Kunde weiter öffnet das Formular ohne Kunde. Die Knöpfe gelten 30 Minuten; Neuen Kunden anlegen sehen nur Nutzer, die Kontakte anlegen dürfen. Mehr in Angebot erstellen.
• Ansprechpartner: Das Formular hat Vorname, Nachname, Telefon, Mobil und E-Mail. Anrede, Funktion und Hauptkontakt sagst du per Satz („Anna Berger ist Bauleiterin und Hauptkontakt“, Vorschau mit Bestätigen) oder trägst sie im Web ein. Pro Firma gibt es einen Hauptkontakt; machst du einen anderen dazu, verliert der bisherige die Markierung.
• Projekt anlegen: „Neues Projekt Bad Huber, Hauptstraße 5 Dornbirn“ zeigt die Vorschau mit Bestätigen, Ändern und Abbrechen; Ändern öffnet das Formular auf einem Bildschirm mit Name, Kunde (mit Suche), Baustellenadresse, PLZ und Ort. Ohne Kunden („Neues Projekt Dachsanierung“) kommt gleich das Formular, den Kunden suchst du darin. Projektleiter, Termine, Typ, Phase, geplante Stunden, Budget, Beschreibung und Notizen trägt das Büro im Web ein; nennst du etwas davon im Satz, bekommst du die Vorschau ohne Ändern, und Bestätigen speichert alles. Einen genannten Projektleiter („Projektleiter bin ich“) zeigt das Formular oben an und speichert ihn mit.
• Projektdaten ändern: Ein Formular dafür gibt es auf WhatsApp nicht. Im Chat änderst du Status, Phase und Notiz („Setz das Projekt Huber auf Abnahme“); Name, Kunde, Termine, Adresse und Budget änderst du im Web.
• Anfrage: Das Formular zum Anlegen und Ändern einer Anfrage hat einen Bildschirm mit Titel, Kontaktname, Telefon, Ort und Notiz. Einen Kunden aus eurem Kundenstamm nennst du im Satz (dann kommt die Vorschau mit Anlegen) oder ordnest ihn im Web zu; Objektart, Leistungen und Objektadresse ebenso. Das Formular zur Anfrage aus einer E-Mail hat Titel, Notiz und den Haken Fürs Team sichtbar: Work7 erkennt den Kontakt selbst, eine Korrektur machst du danach an der Anfrage (Anfrage aus einer E-Mail).
• Termin: ein Bildschirm mit Kundensuche, Dauer zum Auswählen und Hinweis auf Feiertage (Termin im Formular).
• Abwesenheit: Menü › Abwesenheit öffnet ein Formular mit Art, Von, Bis (leer heißt ein Tag) und Notiz; „Urlaub vom 3. bis 7. November“ zeigt zuerst die Vorschau mit Einreichen, Ändern öffnet dann das Formular, „Ich brauche Urlaub“ ohne Datum gleich das Formular. Absenden stellt den Antrag; die Leitung bekommt die Benachrichtigung wie bisher. Danach kommt eine Nachricht mit Meine Anträge und Menü. Ein Antrag kann höchstens 366 Tage umfassen. Für einen Teiltag trägst du Von Uhrzeit und Bis Uhrzeit ein (beide oder keine; leer heißt ganztägig). Mehr in Urlaub und Abwesenheit.
• Bautagebuch: „Bautagebuch für heute“ öffnet ein Formular, „Bautagebuch: Wände gespachtelt“ zeigt zuerst die Vorschau mit Speichern, Ändern öffnet dann das Formular. Seit Version 0.9.0 passt es auf einen Bildschirm: Ausgeführte Arbeiten (Pflicht) und Behinderungen (je bis zu 600 Zeichen) sowie Wetter (bis zu 120 Zeichen; leer heißt automatisch vom Projektort). Projekt und Tag stehen oben im Formular. Phase, Bereich, Material, Fremdgewerke, Geräte, Besuche, Mängel und Ereignisse ergänzt das Büro im Web; sagst du sie im Chat, kommt die Vorschau mit allem, Ändern fragt dann per Nachricht. Gibt es für den Tag schon deinen Eintrag, steht er im Formular, und was nur im Web steht, bleibt beim Speichern erhalten. Felder, die nur dein Gewerk betreffen, und Fotos gehen weiter im Chat. Mehr in Bautagebuch und Fotos.
• Material, Leistung und Lagerbewegung: Das Material-Formular hat Einheit (aus eurer Einheitenliste), Lieferantenkatalog, MwSt. und Beschreibung, aber keine Preise; wechselst du den Katalog, rechnet Work7 den Verkaufspreis neu. Für Leistungen gibt es ein eigenes Formular (Bezeichnung, Nummer, Einheit, MwSt., Beschreibung, Aktiv), ebenfalls ohne Preis. Die Lagerbewegung hat seit Version 0.9.0 einen Bildschirm mit Art (Entnahme oder Rücknahme), Material (mit Suche), Menge, Lagerort (Auswahl, das Standardlager ist vorausgewählt) und Projekt (mit Suche). Mehr in Material, Leistungen und Textbausteine im Chat und Lager im Chat.
• Angebot und Rechnung: Seit Version 0.9.0 gibt es dafür kein Formular mehr auf WhatsApp; Angebote und Rechnungen legst du im Web an (Menü › Verkauf › Neu im Web, Knopf Im Web anlegen). Im Web-Assistenten öffnet „Angebot für Huber“ bzw. „Rechnung für Huber“ weiter das Formular. Mehr in Angebot erstellen und Rechnung erstellen.
• Abnahme und Mängel: Das Formular für den Kopf des Protokolls und das Formular für Mängel (bis zu 10 Mängel mit Titel und Beschreibung) stehen im Abschnitt Abnahme und Aufmaß im Formular.
• Aufmaß: Das Formular für einen Raum hat seit Version 0.9.0 einen Bildschirm mit Name, Länge, Breite, Höhe und Öffnungen als Text; Messzeilen, Leistungen und Positionen legt das Büro im Web an. Mehr im selben Abschnitt.
• Kassa: Das Kassa-Formular gibt es auf WhatsApp nicht mehr; Kassa-Einträge macht das Büro im Web. Mehr in Buchhaltung im Chat.

Kontaktkarte im Chat

Frag nach einer Nummer, zum Beispiel „Nummer von Huber“ oder „Wie erreiche ich Max Huber?“. Der Assistent schickt dir die Kontaktkarte mit Name, Firma, Telefon, Mobil, E-Mail und Adresse. Tippst du auf die Karte, kannst du gleich anrufen oder den Kontakt in dein Handy übernehmen.

• Route: Ist eine Adresse hinterlegt, kommt unter der Karte eine zweite Nachricht mit der Adresse und Route. Route schickt dir den Standort zum Navigieren.
• Mehrere Treffer: Passen mehrere Kontakte, wählst du aus einer Liste; bei vielen Treffern blätterst du mit Weitere ….
• Firma oder Ansprechpartner: Hat eine Firma Ansprechpartner mit eigener Nummer, wählst du, ob du die Firma oder einen Ansprechpartner willst. Hat ein Ansprechpartner keine eigene Nummer, steht auf seiner Karte die Nummer der Firma.
• Mitarbeiter bekommen Kontaktkarten von Kunden und Ansprechpartnern ihrer eigenen Projekte. Bankdaten und Steuernummern stehen nie auf der Karte.

Im Web-Assistenten erscheint dieselbe Karte im Chat-Fenster: Nummer und E-Mail sind anklickbar, Route öffnet Google Maps in einem neuen Tab.

Kontakt ändern im Chat

Seit Oktober 2026 änderst du im Chat ein Feld pro Nachricht. Sag zum Beispiel „Ändere die Telefonnummer von Huber Bau auf 05522 123456“: Du bekommst eine Vorschau mit altem und neuem Wert und speicherst mit Bestätigen.

• Die Adresse zählt als ein Feld: „Neue Adresse von Huber Bau: Bahnhofstraße 3, 6850 Dornbirn“ zeigt die Vorschau mit alter und neuer Adresse, Bestätigen speichert Straße, Hausnummer, PLZ und Ort zusammen.
• Mehrere Felder auf einmal (zum Beispiel Telefon und E-Mail) änderst du im Web. Der Assistent schickt dir dafür einen Link auf den Kontakt.
• Bearbeiten auf der Kundenkarte erklärt das kurz und hat den Knopf Im Web öffnen.
• Archivieren und Löschen gehen nur im Web.
• Das frühere Formular zum Ändern eines Kontakts gibt es auf WhatsApp nicht mehr. Schickst du ein altes Formular aus dem Verlauf ab, wird nichts gespeichert; du bekommst den Link ins Web.

Im Web-Assistenten öffnet sich zum Ändern weiter das Formular im Chat-Fenster, siehe Der Assistent im Web.

Termine im Chat

Chef und Büro können Termine per Sprache oder Text anlegen, ändern und im Status setzen. Mitarbeiter sehen ihre eigenen Termine und freien Zeiten.

• Termine ansehen: Menü › Termine zeigt deine heutigen Termine als Liste; bei mehr als sieben Terminen sechs pro Seite und Weitere …. Ein Tipp auf einen Termin zeigt alle Angaben in einer Nachricht; Chef und Büro sehen Ändern, Status ändern und Mehr (darin Kunden einladen und Zeit buchen), Mitarbeiter Zeit buchen, « Termine und Menü. Zeit buchen übernimmt die Zeit des Termins als Arbeitszeit, mit Vorschau und Bestätigen. Mehr in Kalender nutzen.
• Neuer Termin: „Termin morgen 8 Uhr bei Huber mit Max, 3 Stunden“ oder Menü › Termine › Neuer Termin. Die Vorschau zeigt Tag, Uhrzeit, Mitarbeiter, Kunde, Projekt und Ort in einer Nachricht. Speichern legt den Termin an, Ändern öffnet das Formular mit diesen Angaben, Abbrechen verwirft ihn. Fehlt etwas („Termin morgen“ ohne Uhrzeit), kommt gleich das Formular.
• Überschneidung: Ist jemand zur selben Zeit schon verplant, steht eine Warnung in der Vorschau. Gespeichert wird trotzdem.
• Verschieben und ändern: „Verschieb den Termin bei Huber auf Freitag“ – nenne den Termin so, wie du ihn kennst (Tag, Uhrzeit, Kunde oder Titel). Passen mehrere Termine, wählst du aus einer Liste. Der Assistent ändert nur, was du sagst, und zeigt vorher die Vorschau.
• Status: „Der Termin ist bestätigt“, „Sag den Termin ab“ – oder im Termin Status ändern antippen und den neuen Status wählen.
• Freie Zeiten: „Wann hat Max nächste Woche 3 Stunden frei?“. Tippe eine Zeit an, um gleich einen Termin daraus zu machen.
• Einladung an den Kunden: „Schick dem Kunden die Einladung zu dem Termin“ – mit Vorschau und Senden. Hat der Kunde zu diesem Termin schon eine Outlook-Einladung bekommen, wird diese aktualisiert (z. B. nach dem Verschieben); er bekommt keine zweite.
• Ganztägig und mehrtägig: „Betriebsurlaub am Freitag, ganztägig“ oder „Montage von Montag 7 Uhr bis Mittwoch 17 Uhr“. Änderst du nur Ort oder Notiz, bleiben die Zeiten unverändert.
• Kommen und Gehen gehen nur im Kalender der Web-App; der Assistent schickt dir den Link.
• Wer im Termin eingetragen ist, bekommt eine Benachrichtigung.

Termin im Formular

Sobald das Formular für Termine freigeschaltet ist, gibt es zum Anlegen und Ändern ein Formular im Chat. Hast du alles gesagt („Termin morgen 8 Uhr bei Huber mit Max, 3 Stunden“), kommt zuerst die Vorschau; Ändern öffnet das Formular mit genau diesen Angaben, tippe dann auf Formular öffnen. Fehlt etwas („Termin morgen bei Huber“), kommt gleich das Formular. Auch Neuer Termin im Menü und Ändern nach dem Speichern öffnen das Formular.

• Ein Bildschirm, ohne Weiter: Titel, Datum, Dauer, Beginn, Kunde und Mitarbeiter. Was du dem Assistenten schon gesagt hast, steht bereits drin.
• Dauer und Uhrzeit: Die Dauer wählst du aus: 30, 45, 60, 90, 120 oder 180 Minuten, Halber Tag (4 Stunden), Ganztägig oder Andere (dann gibst du die Minuten ein); vorgewählt sind 60 Minuten. Eine Dauer, die es in der Auswahl nicht gibt (z. B. 2,5 Stunden), steht schon als Andere mit den Minuten drin. Den Beginn wählst du in Viertelstunden (8:00, 8:15, …); bei Ganztägig verschwindet er. Verschiebst du einen mehrtägigen ganztägigen Termin auf ein anderes Datum, wandert das Ende mit.
• Nur im Web: Projekt, Ort, Notiz, Art (Abwesenheit) und Enddatum. Sagst du eines davon im Chat dazu, kommt die Vorschau mit Speichern; Ändern fragt dann per Nachricht. Abwesenheiten von Mitarbeitern beantragst du über Abwesenheit.
• Absenden speichert sofort. Es kommt keine zweite Vorschau. Ist jemand zur selben Zeit schon verplant, steht die Warnung in der Antwort; mit Ändern verschiebst du den Termin.
• Kunde: Du wählst ihn im Formular mit Suchen … aus (höchstens 20 Treffer). Nennst du den Kunden vorher im Chat („bei Huber“), steht er schon im Formular. Der Kunde gehört dann auch zum Termin und ist im Web am Termin zu sehen.
• Ändern: Gespeichert wird nur, was du im Formular geändert hast. Hat jemand denselben Wert inzwischen im Web geändert, wird nichts gespeichert und du bekommst ein neues Formular mit dem aktuellen Stand.
• Fehlt etwas? Fehlt zum Beispiel die Uhrzeit, wird nichts gespeichert und das Formular kommt mit deinen Eingaben noch einmal. Klappt es auch beim zweiten Mal nicht, schreib dem Assistenten die Angaben als Satz; für die nächste halbe Stunde bekommst du dann die Vorschau statt des Formulars.
• Lieber als Text: Sag „als Text“, dann bekommst du wie bisher die Vorschau mit Speichern. Die Vorschau kommt auch, solange das Formular noch nicht freigeschaltet ist, und in Betrieben mit mehr als 20 Mitarbeitern.
• Einladung an den Kunden und Kommen und Gehen laufen nicht über das Formular: die Einladung schickst du wie oben mit Vorschau und Senden, Kommen und Gehen buchst du im Kalender der Web-App.

Abnahmeprotokolle im Chat

Mit dem Modul Abnahmeprotokoll legen Chef und Büro Abnahmeprotokolle direkt im Chat an, erfassen Mängel und schicken das Protokoll zum Unterschreiben. Mitarbeiter sehen diese Funktionen nicht.

• Finden: Projekt › Belege › Abnahmeprotokolle zeigt die Protokolle des Projekts, darunter Neues Protokoll. Du kannst auch fragen: „Welche Abnahmeprotokolle gibt es beim Projekt Huber?“ oder „Zeig mir das Abnahmeprotokoll ABN-2026-0003“. Tippe auf ein Protokoll, um Leistung, Datum, Ort, Status und die Mängel zu sehen.
• Anlegen: „Leg für das Projekt Huber ein Abnahmeprotokoll an, Abnahme heute in der Wohnung 3“. Der Assistent zeigt dir, was er anlegen will, und legt es erst mit Bestätigen an. Ohne Datum gilt heute. Du bekommst die neue Nummer (ABN-…).
• Ändern: „Ändere den Ort auf Keller“ zeigt die Änderung alt und neu, Bestätigen speichert. Direkt nach dem Anlegen oder Öffnen eines Protokolls musst du keine Nummer nennen, der Assistent nimmt das Protokoll, über das ihr gerade sprecht. Sonst nenne die Nummer, z. B. „Ändere bei ABN-2026-0003 den Ort auf Keller“.
• Mängel: „Mangel: Kratzer an der Tür im Flur“ legt nach Bestätigen einen Mangel an, auch direkt nach dem Anlegen; auf Wunsch mit Schwere (gering, mittel, schwer). Einen Mangel entfernst du über seine Nummer aus der Mängelliste, z. B. „Mangel 2 entfernen“.
• Senden und Unterschrift: Per E-Mail schickt das PDF an den Kunden (oder an eine Adresse, die du nennst); das Protokoll ist danach abgeschlossen. Unterschrift schickt dem Kunden eine Einladung zum Unterschreiben per E-Mail (DocuSign). Beides zeigt dir vorher den Empfänger, die E-Mail zusätzlich das Absender-Postfach (die Einladung zur Unterschrift verschickt DocuSign). Den Kundennamen siehst du nur, wenn an die hinterlegte Adresse des Kunden geht; bei einer anderen Adresse steht „abweichende Adresse“. Erst Senden bzw. Anfordern schickt ab. Mehr als 5 Unterschriften pro Stunde fordert der Assistent für dich nicht an.
• Abschließen und Löschen: Abschließen und Löschen zeigen vorher, was passiert, und brauchen Endgültig ausführen. Löschen geht nur bei offenen Protokollen.
• Gesperrt: Ist ein Protokoll unterschrieben, abgeschlossen oder zur Unterschrift unterwegs, lassen sich Kopf und Mängel nicht mehr ändern. Der Assistent sagt dir das und bietet die gesperrten Aktionen gar nicht erst an.
• PDF: PDF hierher schickt das Protokoll als Datei in den Chat.
• Testbetrieb: Steht euer Betrieb im Testbetrieb, geht weder die E-Mail noch die Einladung wirklich hinaus; der Assistent sagt dir das in der Vorschau und danach.

Aufmaß im Chat

Mit dem Modul Aufmaß erfassen Chef und Büro das Aufmaß direkt im Chat, zum Beispiel beim Kunden vor Ort. Jede Änderung zeigt dir zuerst eine Vorschau; gespeichert wird erst mit Bestätigen.

• Aufmaße ansehen: Menü › Projekt › Belege › Aufmaße oder „Welche Aufmaße gibt es beim Projekt Berger?“. Tippe auf ein Aufmaß: Du siehst Status, Räume mit Maßen, Wandfläche und Deckenfläche, die nummerierten Messzeilen und Positionen. Du kannst auch die Nummer nennen („Zeig mir das Aufmaß AM-4711-0003“ oder „Aufmaß 3“) oder Projekt bzw. Kunde („das Aufmaß vom Huber“). Bist du gerade in einem Projekt mit nur einem Aufmaß, nimmt der Assistent dieses; passen mehrere, wählst du aus einer Liste.
• Anlegen: „Leg für das Projekt Berger ein Aufmaß Erdgeschoss an“ – geht auch für eine Anfrage.
• Räume: „Wohnzimmer 5,20 mal 4,10, Höhe 2,60, ein Fenster 1,20 mal 1,40“. Die Vorschau rechnet Wandfläche brutto, zieht Fenster und Türen ab und zeigt Wandfläche netto und Deckenfläche – dieselben Werte wie im Web. Nennst du einen Raum noch einmal, kommen neue Messzeilen dazu, die übrigen Angaben bleiben. „Nimm im Wohnzimmer Zeile 1 wieder raus“ entfernt eine Messzeile – die Nummer steht in der Anzeige des Aufmaßes. Änderst du einen vorhandenen Raum, zeigt die Vorschau die bisherigen Maße daneben. Sagst du „neuer Raum Küche“, obwohl es die Küche schon gibt, fragt der Assistent nach. Stückzahlen nennst du als Anzahl („3 Heizkörper“).
• Positionen: „Leg für die Wandfläche vom Wohnzimmer eine Position mit unserer Katalogleistung für Wandflächen an“ – die Menge kommt aus der Wand- oder Deckenfläche des Raums; dafür braucht es Raum und Fläche. Eine Menge kannst du auch selbst nennen („Ändere Position 2 auf 12,5 m²“, die Nummer steht in der Anzeige); bei 0 weist dich der Assistent darauf hin, dass die Position nicht ins Angebot kommt. Beim Ändern siehst du Bezeichnung und Menge vorher und nachher.
• Status: „Setz das Aufmaß auf fertig“ bzw. „wieder in Bearbeitung“. Räume und Positionen ändern geht nur In Bearbeitung; der Assistent sagt dir, wenn das Aufmaß schon fertig ist.
• Angebot: „Mach aus dem Aufmaß ein Angebot“ – nur, wenn das Aufmaß fertig ist. Nach Bestätigen siehst du den Angebotsentwurf mit den Mengen, je Raum ein Titel, und speicherst ihn wie gewohnt.
• Löschen: Ein Aufmaß löscht nur der Chef, mit Endgültig löschen. Ein Aufmaß, aus dem schon ein Angebot entstanden ist, lässt sich nicht löschen und nicht mehr ändern.
• Zweimal getippt: Tippst du Bestätigen zweimal, wird trotzdem nur einmal gespeichert; beim zweiten Mal kommt „Die Vorschau ist abgelaufen“.
• Mitarbeiter sehen das Aufmaß im Chat nicht.

Abnahme und Aufmaß im Formular

Wie beim Kontakt gibt es auch für das Abnahmeprotokoll und für Räume im Aufmaß Formulare direkt im Chat. Sie werden nach und nach freigeschaltet; bis dahin bleibt es bei der Vorschau mit Bestätigen. Tippe in der Antwort auf Formular öffnen. Auch die Buttons Bearbeiten und Mangel erfassen eines Abnahmeprotokolls und der Button zu einem Raum im Aufmaß öffnen das Formular direkt.

• Abnahmeprotokoll: „Leg für das Projekt Huber ein Abnahmeprotokoll an“ oder „Ändere bei ABN-2026-0003 den Ort“ öffnet ein Formular mit Leistung, Datum, Ort und Bemerkungen. Beim Anlegen steht das heutige Datum schon drin, beim Ändern der aktuelle Stand mit deiner Änderung.
• Mängel: „Ich will zum Abnahmeprotokoll ABN-2026-0003 Mängel eintragen“ öffnet ein Formular für bis zu 10 Mängel, je mit Titel und Beschreibung (mehrzeilig, bis 600 Zeichen). Eine Zeile übernimmst, änderst oder entfernst du, bevor du absendest. Mindestens ein Mangel muss ausgefüllt sein. Nennst du schon einen Mangel, steht er in der ersten Zeile. Leere Zeilen zählen nicht; es werden alle Mängel gespeichert oder keiner. Schwere, Frist und Verantwortlichen trägt das Büro im Web ein; nennst du sie im Chat („Mangel: Kratzer, Frist Freitag“), kommt die Vorschau mit Bestätigen. Ist das Protokoll gesperrt, öffnet sich kein Formular. Fotos zu Mängeln schickst du im Chat: innerhalb von 10 Minuten nach dem Speichern hängen sie am zuletzt angelegten Mangel.
• Raum im Aufmaß: „Wohnzimmer 4 mal 5, Höhe 2,6, zwei Fenster“ öffnet ein Formular auf einem Bildschirm mit Name, Länge, Breite, Höhe und Öffnungen (Text, zum Beispiel „2 Fenster 1,2 × 1,4, 1 Tür“; das steht dann als Notiz am Raum). Zahlen darfst du mit Komma schreiben. Messzeilen und Leistungen ordnet das Büro im Web zu; nennst du Messzeilen mit Maßen im Chat („ein Fenster 1,20 mal 1,40 abziehen“), kommt die Vorschau mit den Flächen und Bestätigen. Nach dem Absenden nennt der Assistent Wandfläche und Deckenfläche, dieselben Werte wie im Web.
• Aufmaß-Position: „Leg im Wohnzimmer eine Position für die Wandfläche an“ öffnet ein Formular mit Leistung (mit Suche), Raum, Flächenart oder Menge.
• Absenden speichert sofort. Es kommt keine zweite Vorschau. Jedes Formular lässt sich nur einmal abschicken und gilt 24 Stunden.
• Gesperrt bleibt gesperrt: Ist das Abnahmeprotokoll inzwischen unterschrieben, abgeschlossen oder zur Unterschrift unterwegs, oder ist aus dem Aufmaß schon ein Angebot entstanden, wird nichts gespeichert, auch nicht über ein älteres Formular. Der Assistent sagt dir, warum.
• Leer zurückgekommen? Kommt ein Formular mit mehreren leeren Feldern oder Zeilen zurück, die vorher ausgefüllt waren, speichert der Assistent zur Sicherheit nichts und bittet dich, die Änderung als Satz zu schreiben.
• Fehlerhafte Angaben: Passt etwas nicht, zum Beispiel eine Schwere oder Art, die es nicht gibt, schreibt der Assistent, welche Zeile gemeint ist, und schickt das Formular noch einmal. Das gilt auch, wenn erst beim Speichern etwas fehlt, zum Beispiel die Höhe eines Fensters oder die Anzahl bei Stück. Klappt es auch beim zweiten Mal nicht, geht es für eine halbe Stunde als Text weiter.
• Lieber als Text: Sag „als Text“, dann bekommst du wie bisher die Vorschau mit Bestätigen.

Lager im Chat

Mit dem Modul Lager fragst du Bestände ab und buchst Bewegungen direkt im Chat. Jede Buchung zeigt dir vorher eine Vorschau mit dem Bestand am Lagerort vorher und nachher; gebucht wird erst mit Bestätigen.

• Bestand abfragen: „Wie viel Tiefgrund haben wir im Hauptlager?“, „Was liegt unter dem Mindestbestand?“ oder „Zeig mir die letzten Bewegungen von Tiefgrund“. Nenne das Material so, wie es im Katalog steht, oder mit Artikelnummer bzw. EAN. Passen mehrere Materialien, wählst du aus einer Liste.
• Buchen: „Buch 10 Sack Fliesenkleber als Zugang ins Hauptlager“, „Habe 2 Eimer Spachtel für das Projekt Berger entnommen“, „Buch 4 Kartuschen Silikon vom Hauptlager in den Bus 1 um“. Möglich sind Zugang, Entnahme, Rücknahme, Ausschuss, Korrektur (mit Grund) und Umbuchen zwischen Lagerorten. Mengen darfst du mit Komma nennen („2,5“). Hat ein Material mehrere Gebinde, nenne das Gebinde („Sack“, „Eimer“) oder „lose“; fehlt es, fragt der Assistent nach. Ohne Lagerort bucht er ins Hauptlager, ohne Projekt nimmt er bei einer Entnahme das Projekt, in dem du gerade bist.
• Weniger als null: Reicht der Bestand nicht, bucht Work7 trotzdem und weist dich darauf hin, dass der Bestand negativ wird. Fehlende Zugänge buchst du dann einfach nach.
• Im Projekt: Projekt › Material › Lagerbestand zeigt, wie viel vom eingeplanten Material an welchem Lagerort liegt. Auf WhatsApp steht dieser Knopf seit Version 0.9.0 nur noch bei Mitarbeitern; Chef und Büro sehen dort Einplanen und Bedarf melden und fragen den Bestand per Satz ab. Im Assistenten im Web bleibt Lagerbestand für alle.
• Lagerorte: Chef und Büro legen neue Lagerorte an („Leg einen Lagerort Bus 2 an, das ist ein Fahrzeug“), benennen sie um oder stellen sie inaktiv. Einen Lagerort mit Bestand stellst du erst nach dem Umbuchen inaktiv; das Hauptlager bleibt immer aktiv.
• Mitarbeiter buchen nur Entnahmen und Rücknahmen, und nur auf Projekte, in deren Team sie stehen. Zugang, Umbuchen und Lagerorte bleiben bei Chef und Büro.
• Formular: Auf WhatsApp öffnet sich für eine Buchung ein Formular auf einem Bildschirm, schon mit deinen Angaben ausgefüllt; Absenden bucht sofort. Es hat Art (Entnahme oder Rücknahme), Material (mit Suche, du kannst es noch wechseln), Menge, Lagerort (Auswahl, das Standardlager ist vorausgewählt) und Projekt (mit Suche, das Projekt, in dem du gerade bist, ist vorausgewählt). Gebucht wird im Standardgebinde des Materials; nennst du ein anderes Gebinde oder eine Notiz, kommt die Vorschau mit Bestätigen. Mit „als Text“ bekommst du die Vorschau mit Bestätigen. Im Web-Assistenten öffnet sich das Formular im Chat-Fenster.
• Zweimal getippt: Tippst du Bestätigen zweimal, wird trotzdem nur einmal gebucht.

Material, Leistungen und Textbausteine im Chat

Chef und Büro pflegen den Katalog direkt im Chat. Mitarbeiter können Artikel suchen und ansehen (ohne Einkaufspreis), aber nichts ändern.

• Ansehen: „Zeig mir den Artikel SI-100“ – mit Artikelnummer, Einheit, Preisen, Lieferant und Eigenschaften. Passen mehrere Artikel, wählst du aus einer Liste.
• Anlegen: „Leg das Material Kabelbinder 200 mm an, Einheit Packung, 3,90 €, vom Lieferanten Muster Großhandel“. Hat der Lieferant mehrere Kataloge, fragt der Assistent nach.
• Einheiten: Die Einheit muss in eurer Einheitenliste stehen. Fehlt sie, nennt der Assistent die erlaubten Einheiten; Chef und Büro tippen auf Einheit „…“ anlegen und bestätigen danach die Vorschau des Materials. „Welche Einheiten haben wir?“ zeigt die Liste, „Leg die Einheit Sack an“ legt eine neue nach Bestätigen an. Im Rapport stehen neue Einheiten mit „(neu)“ in der Vorschau und kommen beim Speichern in die Liste.
• Ändern: „Setz den Verkaufspreis von SI-100 auf 9,90“. Die Vorschau zeigt den Artikel mit Nummer und Lieferant und den alten und neuen Wert; gespeichert wird mit Bestätigen. Wurde der Artikel inzwischen woanders geändert, speichert der Assistent nichts und sagt es dir.
• Aus dem Katalog nehmen: „Das Silikon grau führen wir nicht mehr“ – der Artikel wird deaktiviert, bestehende Belege bleiben unverändert.
• Leistungen und Textbausteine für Angebote gehen genauso („Die Anfahrt Pauschale kostet ab sofort 49 €“, „Ändere den Textbaustein Zahlungsbedingungen: …“).
• Lieferanten: „Welche Lieferanten und Kataloge haben wir?“. Preislisten importieren geht nur im Web; du bekommst den Link.
• Formular im Chat: Es öffnet sich zum Anlegen und Ändern von Material ein Formular direkt im Chat, mit Einheit (aus eurer Einheitenliste), Lieferantenkatalog, MwSt. und Beschreibung. Preise stehen nicht im Formular: nennst du einen Preis im Satz, bekommst du die Vorschau mit Bestätigen. Für Leistungen gibt es ein eigenes Formular, ebenfalls ohne Preis.
• Zweimal getippt: Tippst du Bestätigen zweimal, wird trotzdem nur einmal gespeichert.

Mahnungen im Chat

Mit dem Modul Mahnwesen mahnen Chef und Büro überfällige Rechnungen direkt im Chat. Work7 mahnt nie von selbst: Jede Mahnung zeigt dir zuerst eine Vorschau, erstellt oder gesendet wird erst mit deinem Tipp. Mitarbeiter sehen diese Funktionen nicht.

• Finden: Menü › Verkauf › Mahnungen zeigt vorbereitete Mahnungen und die Rechnungen, die jetzt zum Mahnen fällig sind. „Wen soll ich mahnen?“ zeigt die Mahnvorschläge; tippe auf eine Rechnung, um sie zu mahnen. „Wie steht die Mahnung zu RE-2026-0012?“ zeigt Mahnstufe, nächste Stufe, Zinsen bis heute, eine Mahnsperre und offene Mahnkosten.
• Mahnung erstellen und senden in einem Schritt: „mahn Huber“, „Mahnung für RE-2026-0012“ oder Mahnung erstellen an der Rechnung. Nenne die Rechnungsnummer oder den Kunden; hat der Kunde mehrere offene Rechnungen, wählst du aus einer Liste. Eine Nachricht zeigt Stufe, offenen Betrag, Zinsen, Mahnspesen, Gesamtforderung, Zahlungsfrist, Empfänger und Absender, so wie sie in den Einstellungen des Mahnwesens festgelegt sind. Senden erstellt die Mahnung und schickt sie sofort per E-Mail an den Kunden (danach steigt die Mahnstufe), Nur vorbereiten legt sie nur an und schickt dir das PDF als Entwurf, Abbrechen ändert nichts. Ohne E-Mail-Adresse beim Kunden gibt es nur Nur vorbereiten.
• Entwurf per E-Mail senden: Per Mail senden zeigt Absender-Postfach, Empfänger, Beträge, Frist, Betreff und Anhänge (Mahnung und Rechnungskopie). Den Kundennamen siehst du nur, wenn die Mail an die hinterlegte Adresse des Kunden geht. Erst Senden schickt die Mahnung ab; danach steigt die Mahnstufe. Du kannst auch eine andere Adresse nennen oder sagen „von meiner Adresse“; musst du danach aus mehreren Rechnungen wählen, bleiben Adresse und Absender erhalten. Ging die Mail ohne verbundenes Postfach über die System-Adresse von Work7 hinaus, sagt dir das die Bestätigung.
• Per Post: Hast du das PDF ausgedruckt und verschickt, tippe Per Post versendet und bestätige mit Endgültig ausführen. Das geht auch, wenn der Entwurf von gestern ist oder ein Zinssatz fehlt: Markiert wird genau die gedruckte Mahnung. Hat der Kunde inzwischen etwas bezahlt, stimmt das PDF nicht mehr: Der Assistent sagt dir das und bietet Neu berechnen an; danach druckst du das neue PDF.
• Beträge geändert: Ändert sich zwischen Vorschau und Senden etwas an Betrag, Frist oder Absender, sendet der Assistent nichts und zeigt dir die neue Vorschau. War die Mahnung schon angelegt, liegt sie als Entwurf bereit.
• Fehler beim Senden: Meldet der Assistent, dass unklar ist, ob die Mail hinausging, sende nicht noch einmal. Schau im Web an der Rechnung nach, ob die Mahnung als versendet dasteht.
• Nicht mahnen: „Huber bitte nicht mehr mahnen, Ratenzahlung vereinbart“ setzt nach Bestätigen eine Mahnsperre; die Rechnung verschwindet aus den Vorschlägen. „Mahnsperre für RE-2026-0012 aufheben“ nimmt sie wieder weg. Auch die Geschäftsart (Unternehmer oder Verbraucher) lässt sich so ändern.
• Mahnkosten erlassen geht seit Version 0.9.0 nur im Web und im Web-Assistenten. Auf WhatsApp antwortet der Assistent auf „Erlass die Mahnkosten auf RE-2026-0012“ mit dem Knopf Im Web öffnen. Zahlt der Kunde Mahnkosten, erfasst du das wie gewohnt als Zahlung, auch im Chat.
• Entwurf verwerfen: Verwerfen löscht eine noch nicht versendete Mahnung.
• Zweimal getippt: Tippst du zweimal auf Senden oder Nur vorbereiten, passiert es trotzdem nur einmal; nach Nur vorbereiten sendet ein späteres Senden aus derselben Vorschau nichts mehr.
• Testbetrieb: Steht euer Betrieb im Testbetrieb, geht die Mail nicht hinaus; die Mahnung gilt trotzdem als versendet. Der Assistent sagt dir das in der Vorschau und danach.

Besichtigung im Chat

Chef und Büro planen die Besichtigung einer Anfrage direkt im Chat. Dafür braucht ihr die Module Anfragen und Termine; Mitarbeiter sehen diese Funktionen nicht.

• Termine vorschlagen: „Schlag mir Besichtigungstermine für die Anfrage von Huber vor“. Du bekommst bis zu fünf freie Termine der zuständigen Person in den nächsten zwei Wochen zur Auswahl. Soll jemand anderes hinfahren, sag es dazu („… für Maria“).
• Termin eintragen: Tippe einen Vorschlag an, sag „nimm den zweiten“ oder nenne selbst einen Zeitpunkt („am Dienstag um 9“). Die Vorschau zeigt Termin, Mitarbeiter, Überschneidungen und die Bestätigung an den Kunden: von welchem Postfach, an welche Adresse, Betreff und Text. Eintragen + senden legt den Termin in der Plantafel an und schickt dem Kunden die Bestätigung mit Kalender-Einladung. Hat die Anfrage keine E-Mail-Adresse, trägst du nur den Termin ein.
• Absagen: „Sag die Besichtigung bei Huber ab“ nimmt den Termin heraus, danach kannst du neu planen. Sagt der Kunde ganz ab, nenne den Grund; die Anfrage gilt dann als verloren. Der Kunde bekommt dabei keine automatische Mail.
• Terminlink: „Schick dem Kunden den Terminlink“ schickt ihm einen Link, mit dem er sich selbst einen freien Termin aussucht. Der Link gilt sieben Tage und nur einmal; sobald der Kunde bucht, steht der Termin in der Plantafel.
• Zusatztext: Einen kurzen Satz für den Kunden („Bitte den Keller freiräumen“) hängt der Assistent an die Mail an; du siehst ihn in der Vorschau.
• Testbetrieb: Steht euer Betrieb im Testbetrieb, geht die Mail nicht hinaus; Termin bzw. Link werden trotzdem angelegt. Der Assistent sagt dir das in der Vorschau und danach.
• Wenn der Versand scheitert: Der Termin bzw. Link bleibt bestehen, an der Anfrage steht ein Vermerk. Schick die Mail dann nicht einfach noch einmal, sondern prüf zuerst die Anfrage.
• Google-Postfach: Aus einem Google-Postfach schickt der Chat diese Mails noch nicht; nimm dafür die Anfrage in der Web-App.
• Zweimal getippt: Auch bei zweimal Eintragen + senden entsteht nur ein Termin und nur eine Mail.

Kontakte und Angebote bearbeiten im Chat

Chef und Büro bearbeiten Ansprechpartner, Kontakte und Angebotsentwürfe direkt im Chat. Mitarbeiter sehen diese Funktionen nicht.

• Belege mit ihrer Nummer: Nenne Angebote, Rechnungen und Rapporte so, wie sie auf dem Beleg stehen („Angebot AN-2026-0042“), nur mit den letzten Ziffern („Angebot 42“) oder mit dem Kunden („das Angebot von Huber“). Hast du ein Angebot oder eine Rechnung gerade geöffnet, musst du gar nichts nennen: „Schick es raus“ meint dieses. Passen mehrere, wählst du aus einer Liste.
• Angebote ändern nur im Web (seit 0.9.0): Positionen, Rabatt, Gültigkeit, Texte, „als versendet markieren“ und einen Entwurf löschen machst du im Web oder im Web-Assistenten (Chat-Fenster im Browser), dort mit Vorschau bzw. Formular wie bisher. Auf WhatsApp antwortet der Assistent darauf mit dem Knopf Im Web öffnen, der das Angebot öffnet.
• Angebot senden nur mit Preisen (seit 0.9.0): Die Vorschau zeigt Kunde, Summe, Empfänger und Absender. Hat eine Position noch keinen Preis, sendet der Assistent nicht, sondern antwortet mit dem Knopf Angebot im Web, wo du die Preise ergänzt.
• Angebot annehmen: Nach Ja, annehmen stehen Auftragsbestätigung, Rechnung (öffnet das Angebot im Web zum Umwandeln) und Menü unter der Meldung.
• Fertige Angebote: Ein fertiggestelltes Angebot ist gesperrt. Willst du es ändern, bietet dir der Assistent eine neue Version an („Überarbeite Angebot 42“, auch auf WhatsApp); die alte Fassung bleibt erhalten, die neue änderst du im Web.
• Ansprechpartner: „Neuer Ansprechpartner bei Huber Bau: Anna Berger, Bauleiterin, 0664 1234567“, „Die Telefonnummer von Frau Berger bei Huber ist jetzt …“ oder „Berger ist nicht mehr bei Huber“. Im Kunden-Detail findest du dafür Ansprechpartner. Auf WhatsApp öffnet sich ein Formular mit Vor- und Nachname, Telefon, Mobil und E-Mail; Absenden speichert. Nennst du Anrede, Funktion oder Hauptkontakt (pro Firma einer; ein neuer Hauptkontakt löst den bisherigen ab), bekommst du eine Vorschau mit Bestätigen, ebenso ohne freigeschaltetes Formular. „Lösen“ entfernt nur die Zuordnung zur Firma, der Kontakt bleibt.
• Kontakt archivieren oder löschen: „Archivier den Kontakt Alt GmbH“ blendet ihn aus Listen und Suchen aus; offene Angebotsentwürfe gelten danach als abgelaufen, offene Anfragen als abgelehnt, laufende Projekte werden archiviert – das steht auch in der Vorschau. Wiederherstellen geht in der Web-App. Löschen geht nur, wenn für den Kontakt noch keine Belege versendet wurden; sonst schlägt der Assistent Archivieren vor.
• Wer hat was geändert? „Wer hat bei Huber die Telefonnummer geändert?“ zeigt den Änderungsverlauf des Kontakts, im Kunden-Detail unter Verlauf.
• Zweimal getippt: Auch bei zweimal Bestätigen wird nur einmal gespeichert.

Rechnungen bearbeiten im Chat

Rechnungen legst du seit Version 0.9.0 im Web an und bearbeitest sie dort (auch im Web-Assistenten, dem Chat-Fenster im Browser). Im WhatsApp-Chat bleiben die Auslöser. Mitarbeiter sehen diese Funktionen nicht. Fertige Rechnungen bleiben gesperrt.

• Neue Rechnung, Entwurf ändern, Fertigstellen, Storno, Korrektur: „Rechnung an Huber Bau: 2 Stunden Montage à 80 €“, „Position 2 auf 5 Stück“, „fällig am 31.10.“ oder „Storniere RE-2026-0042“ beantwortet der Assistent auf WhatsApp mit einer Nachricht und dem Knopf Im Web öffnen. Ein Rechnungsentwurf im Chat zeigt die Knöpfe Im Web fertigstellen und Senden.
• Senden: immer mit Vorschau: Nummer (bei einem Entwurf die künftige), Rechnungsdatum, Fälligkeit, Betrag, Empfänger und Absender. Jetzt senden stellt einen Entwurf dabei fertig und verschickt ihn. Nur fertigstellen ohne Senden geht im Web.
• Zahlungsaufschub: „Gib für RE-2026-0042 vierzehn Tage Aufschub“ – für eine fertige, offene Rechnung. Die Vorschau zeigt die Fälligkeit auf der Rechnung und ab wann die Rechnung jetzt als überfällig gilt; auf dem PDF ändert sich nichts.
• E-Rechnung: „Schick mir die E-Rechnung zu RE-2026-0042“ oder in der Rechnung E-Rechnung – die Datei kommt in den Chat (mit dem Zusatzmodul E-Rechnung, nur für fertige Rechnungen).
• Stundensätze: „Welche Stundensätze haben wir?“ zeigt sie; anlegen, ändern und löschen geht im Web unter Einstellungen › Betrieb › Kalkulation oder im Web-Assistenten.
• Zweimal getippt: Auch bei zweimal Bestätigen wird nur einmal gespeichert.

Urlaub, Rapport, Bautagebuch und Zeit nachträglich

• Urlaub: „Welche Urlaube habe ich beantragt?“ zeigt deine Anträge, Widerrufen zieht einen offenen Antrag zurück. Chef und Büro sehen mit „Offene Urlaubsanträge“ alles, was auf Freigabe wartet, und tippen Genehmigen oder Ablehnen. Die Benachrichtigung zu einem neuen Antrag zeigt dazu die Arbeitstage und den Resturlaub danach. Mehr in Urlaub.
• Rapport: Chef und Büro löschen einen offenen Rapport („Lösch den Rapport 42“) und setzen seine eigenen Felder („Beim Rapport 42 Wetter auf sonnig“). Im Rapport-Detail gibt es dafür Eigene Felder und Löschen. Mitarbeiter setzen die eigenen Felder ihrer eigenen offenen Rapporte genauso; ohne Nummer zeigt ihnen der Assistent nur ihre eigenen. Abgeschlossene oder unterschriebene Rapporte bleiben gesperrt.
• Bautagebuch: eigenen Eintrag löschen, Fotos aus der Projektablage anhängen oder entfernen. Mehr in Bautagebuch und Fotos.
• Rapport vergessen: Wer heute Kommen und Gehen gebucht, aber noch keinen Rapport für heute hat, bekommt auf WhatsApp und in der Glocke die Nachricht „Für heute fehlt noch dein Rapport zu …“ mit Rapport (öffnet das Formular), Morgen (Erinnerung am nächsten Werktag um 07:30) und Nicht mehr (schaltet sie ab; „Rapport-Erinnerung an“ schaltet sie wieder ein). Dahinter steht die Standardregel „Rapport für heute“ (Montag bis Freitag um 17:30); Tage und Uhrzeit stellen Chef oder Büro im Web unter Einstellungen › Planung & Zeit › Wiederkehrende Aufgaben ein. Die Erinnerung gibt es nur mit dem Modul Aufgabenpläne. Mehr in Rapport per WhatsApp und Wiederkehrende Aufgaben.
• Morgen-Karte: Wer heute Termine hat, bekommt werktags um 06:30 eine Nachricht mit seinen eigenen Terminen (Uhrzeit, Projekt oder Kunde, Adresse; höchstens drei, dann „+N weitere“), den offenen Aufgaben (wenn es welche gibt) und den offenen Mängeln auf diesen Baustellen, mit Route (Standort der Baustelle), Kommen (einstempeln, Projekt wird aktiv) und Nicht mehr (schaltet sie ab; Wieder an in der Bestätigung schaltet sie wieder ein). Ohne Termin keine Nachricht. Mehr in Kalender.
• Kommen und Gehen: Nach Kommen stehen gleich Gehen und Projektstunden unter der Bestätigung. Nach dem letzten Gehen des Tages (ab 15:00 Uhr oder wenn deine Tagesstunden fast erreicht sind) kommt der Tagesabschluss „Feierabend 16:45 · heute 8,5 h · Saldo +2,0 h“ mit Projektstunden und Zeitkonto, zur Mittagspause nur „Gehen 12:00 · heute 4,0 h“; fehlt noch der Rapport oder liegen Fotos von heute ohne Ziel, steht das darunter, mit Rapport, Fotos und Passt so. Mehr in Zeiterfassung.
• Kommen per Standort: Teilst du auf der Baustelle deinen Standort (Büroklammer › Standort › aktuellen Standort senden), schlägt der Assistent das nächste Projekt im Umkreis von 300 m vor („📍 Nächstes Projekt: Huber Bad (120 m). Kommen buchen?“). Ja bucht Kommen und macht das Projekt zum aktiven Projekt, Anderes Projekt zeigt deine Projekte zur Auswahl. Ist kein Projekt in der Nähe, kommt gleich die Liste. Dein Standort wird nicht gespeichert. Mehr in Zeiterfassung.
• Stunden ändern: „Die 6 Stunden Huber waren 4“ nimmt deine letzte Buchung von heute auf dem Projekt und zeigt alt und neu, Bestätigen speichert. Für einen anderen Tag nennst du ihn: „Die 6 Stunden Huber gestern waren 4“. Findet der Assistent an dem Tag nichts, schickt er dir Im Web öffnen.
• Vergangene Tage als Antrag: Hat dein Betrieb „Korrekturen ab dem Folgetag freigeben“ eingeschaltet, steht in der Vorschau für gestern oder früher „📨 Der Tag ist vorbei: Das geht als Antrag ans Büro und gilt erst nach Freigabe.“ Das gilt für Ändern, Löschen und Nachtragen, auch über das Formular Projektstunden. Nach Bestätigen kommt „📨 Als Antrag ans Büro gesendet“; bis zur Freigabe gilt der alte Stand. Änderst du denselben Eintrag noch einmal, ersetzt das den offenen Antrag. Lehnt das Büro ab, bekommst du eine Nachricht mit dem Grund. Heute und während einer laufenden Schicht änderst du frei.
• Nach dem Buchen von Projektstunden: Die Bestätigung nennt Projekt mit Nummer, Kunde, Tätigkeit und Tag, darunter deine eigenen Stunden auf diesem Projekt an diesem Tag, z. B. „Heute auf diesem Projekt: 5,00 h (deine)“. Darunter stehen Ändern (die eben gebuchte Zeile; bei mehreren Zeilen Korrektur), Weitere Stunden (das Formular Projektstunden mit demselben Projekt und Tag) und Menü. Schreibst du „Nochmal erfassen“, geht ebenfalls das Formular mit dem Projekt auf, statt dass der Assistent Stunden, Tätigkeit und Datum einzeln abfragt.
• Eben schon gebucht: Hast du in den letzten 15 Minuten schon Stunden auf dasselbe Projekt, denselben Tag und dieselbe Zeitart (Arbeit oder Fahrt) mit derselben Tätigkeit gebucht, fragt die Vorschau nach: „Du hast vor 4 Min. schon 1,00 h Hinfahrt gebucht. Zusätzlich 5,00 h buchen oder die 1,00 h auf 5,00 h ändern?“ Nennst du keine Tätigkeit, zählt jede Tätigkeit; bei einer anderen Tätigkeit oder Zeitart wird ohne Nachfrage gebucht. Zusätzlich buchen bucht die neuen Stunden dazu, Auf 5,00 h ändern zeigt die Änderung der eben gebuchten Zeile (alt und neu) und speichert mit Bestätigen, Abbrechen bucht nichts. Dieselbe Nachfrage kommt, wenn du das Formular Projektstunden mit genau einer Zeile absendest, außer du hast es über Weitere Stunden geöffnet.
• Projekt ändern in der Vorschau: Das gewählte Projekt steht in der Liste mit „(gewählt)“. Tippst du es noch einmal an, kommt „Ist schon gewählt.“ und die Vorschau bleibt, wie sie war. Liste und Vorschau nennen den Kunden.
• Korrektur: Zeiterfassung › Korrektur zeigt deine letzten Zeiten: Projektstunden mit Projekt, Kunde und Tätigkeit, Kommen und Gehen als „Mi 05.11. · 07:58–16:30“. 🔒 heißt: gehört zu einem Rapport und lässt sich hier nicht ändern; ⏳ heißt: wartet auf Freigabe durch das Büro; 📨 heißt: dein Antrag wartet auf Freigabe. Offene Nachträge stehen oben in der Liste. Nach dem Ändern, Löschen oder Abbrechen führen « Korrektur, Zeiterfassung und Menü zurück.
• Kommen oder Gehen korrigieren: „Gestern bin ich um 7 gekommen, nicht um 8“ oder „Heute bin ich erst um 17 Uhr gegangen“ zeigt alt und neu, z. B. „Anwesenheit ändern · Mi 05.11. · Kommen 08:00 → 07:00 · 8,50 → 9,50 h“; Bestätigen speichert, die Stunden rechnet Work7. Dasselbe erreichst du über Korrektur: Tippe die Zeile mit Kommen und Gehen an, dann Kommen/Gehen ändern und schreib die neue Uhrzeit, oder Löschen. Bei einer Nachtschicht nennst du den Tag, an dem sie begann; ein Gehen vor dem Kommen gilt für den nächsten Morgen. Läuft die Uhr noch, tippst du zuerst Gehen; der Assistent zeigt den Knopf gleich mit. Hast du für den Eintrag schon einen Antrag gestellt, baut die nächste Änderung darauf auf (erst Kommen 7:00, dann Gehen 17:00 ergibt einen Antrag mit beiden Zeiten). Die Korrektur zeigt höchstens drei Anwesenheiten, damit deine Projektstunden Platz haben; ältere findest du im Web. Überschneidet sich die neue Zeit mit einer anderen, sagt dir das die Vorschau. Stunden ohne Kommen und Gehen (z. B. Berufsschule) änderst du mit „Die 8 Stunden Berufsschule gestern waren 6“. Für gestern oder früher gilt wie oben: Mit „Korrekturen ab dem Folgetag freigeben“ geht es als Antrag ans Büro.
• Antrag zurückziehen: Tippe in der Korrektur den Eintrag oder Nachtrag mit 📨 an, dann Zurückziehen. Es bleibt beim bisherigen Stand. Meine Woche nennt deine offenen Anträge der Woche und führt mit Korrektur dorthin.
• Zeit aus Termin: „Buch mir die Stunden aus meinem Termin heute von 8 bis 12“ übernimmt die Zeit des Termins als Arbeitszeit. Mehr in Zeiterfassung.
• Fahrtzeit und Berufsschule: „1 Stunde Fahrt zur Baustelle Huber“ zeigt eine Vorschau mit Fahrtzeit, nach Bestätigen steht die Fahrtzeit als eigene Zeile neben der Arbeitszeit. „Heute 8 Stunden Berufsschule“ bucht Berufsschule ohne Projekt, ebenfalls erst nach Bestätigen. Chef und Büro können das auch für einen Lehrling sagen („8 Stunden Berufsschule für Lena“). Kommen und Gehen zählt immer als Arbeitszeit.
• Zeitausgleich: „Morgen Zeitausgleich“ ist eine Abwesenheit wie Urlaub, Krank oder Arzt. Du bekommst die Vorschau des Antrags und tippst Einreichen. Mehr in Urlaub.

Alles davon zeigt vorher eine Vorschau; erst dein Tipp auf den Button führt es aus.

Zeitkonto abfragen: „Wie steht mein Zeitkonto?“ oder „Wie viele Überstunden habe ich?“ zeigt eine Karte mit Monat, Soll, Ist, Differenz und deinem Saldo von heute (Plus = Mehrstunden, Minus = Minusstunden), darunter den Link auf die Seite Zeitkonto. Mit „im September“ fragst du einen anderen Monat ab. Chef und Büro fragen auch für andere („Zeitkonto von Lena“). Ohne Arbeitszeitmodell sagt dir der Assistent, dass noch keines hinterlegt ist. Das Zeitkonto wird nur angezeigt, nichts wird gebucht. Mehr in Zeiterfassung.

Firmendaten und Team einladen im Chat

Nur für Administratoren: Firmendaten ansehen und neue Mitarbeiter einladen geht direkt im Chat. Firmendaten ändern geht seit Oktober 2026 nur im Web (der Assistent schickt dir den Link zu Einstellungen › Betrieb › Unternehmensprofil). Manager bekommen dafür einen Link auf die passende Seite im Web, wo sie es selbst erledigen; Mitarbeiter sehen diese Funktionen nicht.

• Firmendaten ansehen: „Zeig mir unsere Firmendaten“ oder „Welche IBAN steht auf unseren Rechnungen?“ – mit Adresse, UID, Firmenbuch, Kontakt, Steuernummer und Bankverbindung.
• Firmendaten ändern: auf WhatsApp nur mit Link ins Web. Im Web-Assistenten öffnet sich dafür ein Formular.
• Neue IBAN: Eine neue Bankverbindung übernimmt der Assistent nie sofort, auch nicht aus dem Formular. Du bekommst eine eigene Vorschau mit alter und neuer IBAN und einem Warnhinweis und bestätigst mit IBAN übernehmen. Prüfe die IBAN Ziffer für Ziffer; kam die Bitte per Mail oder Anruf, ruf unter einer bekannten Nummer zurück.
• Einladen: „Lade Max Muster per WhatsApp ein, +43 664 1234567“ oder „Lade anna@beispiel.at als Managerin ein“. Die Vorschau zeigt Empfänger, Rolle, Absender und Inhalt; erst Senden verschickt die Einladung. Ohne Angabe lädt der Assistent als Mitarbeiter ein. Administratoren und Rollenwechsel gehen nur im Web unter Team.
• Wenn es nicht klappt: Meldet der Assistent einen Fehler beim Versand, ist der Stand unklar: Prüfe die Einladung in Einstellungen › Team. Kann eine Nummer oder Adresse nicht eingeladen werden (zum Beispiel, weil die Person schon im Team oder offen eingeladen ist), lehnt der Assistent ohne Angabe des Grunds ab und verweist dich auf Einstellungen › Team. Enthält euer Firmenname eine Internet- oder Mailadresse, gehen keine Einladungen hinaus; ändere ihn zuerst unter Einstellungen › Betrieb › Unternehmensprofil. Im Text nennt der Assistent Adresse und Nummer gekürzt und die IBAN nur mit den letzten 4 Stellen; vollständig stehen sie in der Karte darunter.
• Testbetrieb: Einladungen gehen auch im Testbetrieb hinaus, weil sie sich an eure Mitarbeiter richten. Die Vorschau weist darauf hin.
• Zweimal getippt: Tippst du Senden oder Bestätigen zweimal, passiert es trotzdem nur einmal.

Buchhaltung im Chat

Im Chat wird nicht gebucht. Kassa-Einträge, das Buchen von Lieferantenrechnungen, das Zuordnen von Bankbewegungen, Kontoauszüge und Anlagen erledigt das Büro in der Web-App oder im Web-Assistenten (Buchhaltung). Fragst du im Chat danach („Buch die Rechnung von Würth“, „Nummer 2 ist die Rechnung RE-2026-0012“), bekommst du eine Nachricht mit Im Web öffnen auf die passende Seite. Auch alte Knöpfe wie Buchen, Kassa-Eintrag, Vorschlag 1 oder Anlage erfassen aus früheren Nachrichten buchen nichts mehr. Mitarbeiter sehen die Buchhaltung nicht.

Im Chat bleibt für Chef und Büro (seit Version 0.9.0 auch der Barbeleg):

• Menü: Menü › Buchhaltung führt zu Beleg einreichen, Eingangsrechnungen und Bankbewegungen. Eingangsrechnungen zeigt zwei Abschnitte: Zu prüfen und Zu bezahlen (gebucht, noch offen, die zuerst fälligen oben).
• Lieferantenrechnung einreichen: Schick das Foto oder PDF der Rechnung und sag dazu „Beleg einreichen“ (oder tippe Beleg einreichen und schick dann das Foto). Work7 liest Lieferant, Nummer, Datum und Beträge heraus wie beim Hochladen im Web und legt die Rechnung an; gebucht wird dabei nichts. Die Antwort ist eine Nachricht „✅ Beleg … gespeichert“ mit Projekt, Ist eine Anlage und Öffnen im Web. Dieselbe Datei wird nicht zweimal angelegt. Mitarbeiter bekommen nur die Bitte, die Rechnung zu schicken.
• Barbeleg: Was du bar bezahlt hast, schreibst du einfach: „20 € Parken bar“ oder „Barbeleg 12,50 Kaffee Baustelle Huber“. Für einen Kassenbon tippe Menü › Zahlen › Barbeleg und schick dann das Foto (Abbrechen beendet das). Work7 legt einen Beleg mit „bar“ an, gebucht wird nichts: das Büro übernimmt ihn im Web ins Kassabuch. Die Antwort ist eine Nachricht „✅ Barbeleg 20,00 € gespeichert“ mit Projekt, Ist eine Anlage und Öffnen im Web. Schickst du dieselbe Nachricht zweimal, entsteht nur ein Beleg. Mitarbeiter haben keinen Barbeleg.
• Projekt und Anlage am Beleg: Projekt zeigt deine Projekte zur Auswahl (oder Anderes Projekt … zum Suchen) und ordnet den Beleg zu, solange er nicht gebucht ist. Ist eine Anlage markiert den Beleg für das Büro (z. B. eine neue Maschine); die Anlage selbst legt das Büro im Web an.
• Liste: „Welche Belege liegen noch?“ oder „Was ist noch zu zahlen?“ zeigt die Belege zur Prüfung (Barbelege mit „Barbeleg“) und darunter die gebuchten, noch nicht bezahlten Rechnungen mit offenem Betrag und Fälligkeit, dieselbe Liste wie im Menü; mit Weitere … blätterst du.
• Rechnung ansehen: „Zeig mir die Rechnung von Würth“ zeigt Status, Kontierung, einen Vorschlag aus früheren Rechnungen dieses Lieferanten und einen Hinweis, wenn dieselbe Rechnungsnummer schon erfasst ist. Ist die Rechnung noch nicht gebucht, steht dort „Gebucht wird im Web, das macht das Büro.“
• Bezahlt melden: „Die Rechnung von Würth haben wir heute überwiesen“ oder Zahlung buchen an einer gebuchten Rechnung. Die Vorschau zeigt den offenen Betrag; ohne Betrag nimmt der Assistent den offenen Rest, mehr als offen geht nicht. Gebucht wird mit Endgültig ausführen. Ist die Rechnung noch nicht gebucht, antwortet der Assistent „Noch nicht gebucht, das Büro bucht im Web“ mit einem Knopf zu den Eingangsrechnungen.
• Bankbewegungen ansehen: „Welche Bankbewegungen sind noch offen?“ zeigt eine nummerierte Liste; ein Tipp zeigt die Bewegung und passende offene Rechnungen. Zuordnen und buchen macht das Büro im Web.
• Nachschauen: „Was wurde zuletzt gebucht?“, „Wie hoch ist die UVA für August?“, „Welche Steuerschlüssel haben wir?“, „Zeig mir die Saldenliste“.
• Grenzen: Belege liest der Assistent höchstens 50 am Tag. Zahlungen aus dem Chat zählen zur Grenze von 100 Buchungen je Tag und Betrieb und 30 je Person und Stunde.
• Zweimal getippt: Tippst du Endgültig ausführen zweimal, wird trotzdem nur einmal gebucht.

Anlagen, Journal und Abschreibung im Chat

• Anlagen ansehen: Menü › Zahlen › Anlagen zeigt die wertvollsten Anlagegüter mit Buchwert; „Ist die AfA für 2026 schon gebucht?“ zeigt den Stand der Abschreibung.
• Anlage erfassen, ändern oder abgehen lassen, Journalbuchung, Storno und Jahresabschreibung: gehen nur im Web. Auf WhatsApp bekommst du einen Hinweis mit Link in die Web-App.

Was nur noch im Web geht: Projekt, Kunde, Anfrage, Aufmaß, Abnahme, Lager, Katalog, Firma

Im Chat erfasst du, das Büro pflegt im Web. Seit Oktober 2026 schickt dir der Assistent für diese Dinge einen Link mit dem Knopf Im Web öffnen, statt sie im Chat zu erledigen:

• Projekt: Name, Kunde, Termine, Adresse, Budget und Stunden ändern. Im Chat bleiben Status, Phase, Notiz, Team und Material einplanen.
• Kunde: mehrere Felder auf einmal ändern, archivieren, löschen. Ein Feld pro Nachricht geht im Chat.
• Anfrage: Angebot aus der Anfrage anlegen (Zeile Angebot im Web).
• Aufmaß: Positionen und Angebot aus dem Aufmaß. Aufmaß anlegen, Räume, Status und Abschließen bleiben.
• Abnahme: Abschließen und Löschen. Senden zeigt Protokoll, Zahl der Mängel, Empfänger und Absender und schließt das Protokoll ab.
• Lager: Zugang, Ausschuss, Korrektur, Umbuchung, Lagerorte, Bereitstellen. Entnahme und Rücknahme bleiben im Chat.
• Katalog: Material, Leistungen und Textbausteine anlegen oder ändern, neue Einheiten. Suchen und Ansehen bleiben.
• Firma: Firmendaten ändern. Ansehen und Team einladen bleiben.

Im Web-Assistenten geht alles wie bisher.

Wenn etwas nicht geht

• „Das hat nicht geklappt“: Bei einem Fehler bekommst du eine Nachricht mit dem Button Menü. Schick deine Nachricht noch einmal oder mach über Menü weiter. Bei Fotos und Videos heißt es „Upload fehlgeschlagen“: Schick die Datei einfach noch einmal.
• „Ein Teil ist schon erledigt“: Der Assistent hat einen Teil deiner Nachricht schon gespeichert, bevor etwas schiefging, z. B. „Gehen“ ist erfasst, die Projektstunden fehlen noch. Die Nachricht nennt, was schon erledigt ist. Schick die Nachricht dann nicht noch einmal, sonst wird es doppelt gespeichert. Prüf kurz, was fehlt, und schreib nur das, z. B. „6 Stunden Huber Malen“, oder frag „Hat das geklappt?“. Im Web-Assistenten steht derselbe Hinweis als Antwort. Bei einer Aufgabe vom Auftragszettel steht sie danach als „nicht erledigt: teilweise erledigt“ im Zettel.
• „Du hast in der letzten Stunde sehr viele Nachrichten … geschickt“: Der Assistent beantwortet frei geschriebene Nachrichten für eine Weile nicht. Menü und alle Buttons funktionieren weiter; versuch es später noch einmal.
• Nach der Einladung: Die erste Nachricht von einer eingeladenen Nummer aktiviert den Zugang. Der Assistent begrüßt dich mit Menü und, wenn euer Betrieb die Zeiterfassung nutzt, Kommen.
• „Dieser Bereich ist in eurem Work7-Paket nicht freigeschaltet“: Der Betrieb hat das Modul nicht gebucht. Der Administrator kann es unter Einstellungen › Integrationen & Daten › Module anfragen.
• „Kein Projekt ausgewählt“: Nenne das Projekt beim Namen oder wähle es über Projekt im Menü. Danach bleibt es als aktives Projekt gesetzt.
• Der Assistent antwortet nicht: Prüfe, ob deine Nummer im Team eingetragen ist (Team-Seite im Web). Unbekannte Nummern bekommen nur einen Hinweis zur Einladung.