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Darstellung

Erste Schritte ​

Gilt ab Work7 0.10.0 · Stand 30.10.2026

Work7 ist die Bürosoftware für Handwerksbetriebe: Anfragen, Angebote, Projekte, Rapporte, Rechnungen und Zeiterfassung an einem Ort. Das Büro arbeitet im Web unter app.work7.net, die Baustelle per WhatsApp. Beides greift auf dieselben Daten zu.

1. Anmelden ​

Öffne app.work7.net. Du hast drei Möglichkeiten:

  • WhatsApp-Code: Telefonnummer eingeben, Code senden, den Code aus WhatsApp eintippen. Kein Passwort nötig.
  • Passwort: E-Mail-Adresse und Passwort, wie bei der Einrichtung vergeben.
  • Telefonnummer: für Mitarbeiter, die per WhatsApp eingeladen wurden.

Nach der ersten Anmeldung eines neuen Betriebs führt dich Work7 durch die Einrichtung (siehe unten). Danach landest du auf der Übersicht (dem Dashboard).

Die Seitenleiste zeigt Hauptpunkte mit Symbol: Übersicht, Eingang (Baustelle, Postfach), Planung & Zeit, Projekte (Anfragen, Rapporte, Abnahmeprotokolle, Raumbücher), Finanzen (die wichtigsten Zahlen auf einer Seite, siehe Finanzen auf einen Blick), Aufträge (Angebote, Kostenvoranschläge, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine), Rechnungen (Mahnungen), Belege (Anlagen), Bank (Konten, Kassabuch, Unvollständig) und Steuern (UVA, E/A-Rechnung, Mein Steuerberater, Erweitert; siehe Buchhaltung). Darunter stehen unter Verwalten Kontakte, Material (Dienstleistungen, Leistungspakete, Lager), Team, Einstellungen und für Administratoren Administration. Die Unterpunkte erscheinen nur beim Bereich, in dem du gerade bist; ein Klick auf einen Hauptpunkt öffnet seine erste Seite. Auf dem Handy und in schmalen Fenstern klappt ein Tipp auf einen Hauptpunkt zuerst seine Unterpunkte auf. Ganz oben steht das Suchfeld: Es öffnet den Assistenten, genau wie Strg+K (Mac ⌘+K). Du siehst nur, was deine Rolle und euer Paket erlauben.

Screenshot: Anmeldeseite mit den drei Varianten

Die Übersicht ​

Die Übersicht zeigt auf einen Blick, wie es um deinen Betrieb steht. Oben steht das heutige Datum, darunter das Feld Was möchtest du erledigen?. Schreib hinein, was du brauchst (zum Beispiel „Angebot für Familie Berger anlegen“), und drück Enter oder den Pfeil: Der Assistent öffnet sich mit deinem Text. Ein leeres Feld öffnet den Assistenten ohne Text. Darunter folgen, von oben nach unten:

  • Betrieb einrichten: nur, solange die Einrichtung nicht fertig ist (siehe unten).
  • Kennzahlen: ein Band mit bis zu acht Zahlen, zum Beispiel Umsatz netto, Auftragsbestand, Offene Forderungen und Liquide Mittel. Jede Zahl zeigt darunter, wie sie sich gegenüber dem gleichen Zeitraum im Vorjahr verändert hat (Pfeil mit Prozent, grün bei einer guten, rot bei einer schlechten Entwicklung), oder eine kurze Ergänzung wie „davon € 7.244 überfällig“. Wo es einen Verlauf gibt, zeigt eine feine Linie die letzten zwölf Monate. Ein Klick auf eine Zahl öffnet die passende Liste. Rechts neben der Überschrift wählst du den Zeitraum: Dieser Monat, Dieses Quartal, Dieses Jahr oder Letztes Jahr. Verglichen wird immer bis heute mit demselben Stichtag im Vorjahr (zum Beispiel 1.1.–30.10.2026 mit 1.1.–30.10.2025). Zahlen mit Stand heute (offene Forderungen, Auftragsbestand, liquide Mittel) hängen nicht am Zeitraum. Umsatz, Auftragsbestand und offene Angebote sind Nettobeträge.
  • Diagramm: darunter ein Diagramm je Monat, als Standard Umsatz je Monat dieses Jahr gegen das Vorjahr (grüne Balken dieses Jahr, graue das Vorjahr). Fährst du mit der Maus über einen Monat oder tippst ihn an, siehst du beide Werte und die Veränderung; mit der Tastatur wählst du die Monate mit den Pfeiltasten. Tabelle zeigt dieselben Werte als Tabelle, Diagramm schaltet zurück. Auswertung öffnen führt zur ausführlichen Auswertung.
  • Heute: deine Termine von heute mit Uhrzeit, Titel und Ort, höchstens sechs; Kalender öffnen führt zum ganzen Kalender. Ganztägige Termine stehen oben. Kommen und Gehen aus der Zeiterfassung erscheinen hier nicht.
  • Zu erledigen: neben Heute (auf dem Handy darunter), was als Nächstes zu tun ist: eine laufende Zeiterfassung, Abwesenheiten und Eingaben zur Freigabe, überfällige Rechnungen und fällige Mahnungen, neue Erfassungen aus WhatsApp, Aufgaben der Buchhaltung (Belege prüfen, Bankumsätze zuordnen, die nächste Umsatzsteuervoranmeldung mit Frist) und Rechnungsentwürfe. Es erscheint nur, was wirklich offen ist; ein Punkt in Warnfarbe markiert Dringendes. Ist nichts offen, steht dort Nichts zu erledigen. Konnte ein Teil nicht geladen werden, steht unten ein Hinweis mit Erneut versuchen.
  • Freigaben: für Administratoren und Manager die fünf neuesten Eingaben von Mitarbeitern, die auf deine Freigabe warten (je Mitarbeiter, Tag und Projekt); dort gibst du frei oder lehnst mit Grund ab, Alle anzeigen öffnet die ganze Liste. Ist nichts offen, fehlt der Abschnitt. Mehr unter Eingaben freigeben.
  • Angepinnte Diagramme: nur, wenn du im Assistenten Diagramme angepinnt hast.

Kennzahlen und Diagramm laden unabhängig voneinander; bis die Werte da sind, stehen graue Platzhalter in der richtigen Größe da. Heute und Zu erledigen erscheinen gemeinsam, damit nichts verrutscht.

Was du siehst, hängt von deiner Rolle und euren Modulen ab. Administratoren und Manager starten mit Umsatz netto, Auftragsbestand, Offene Forderungen und Liquide Mittel über Dieses Jahr; fehlt dafür ein Modul oder ein Recht, rückt die nächste passende Zahl nach (zum Beispiel Ergebnis oder Offene Angebote). Mitarbeiter starten mit ihren eigenen Zahlen, etwa Meine Stunden, Meine offenen Anträge und Meine Projekte über Dieser Monat. Mitarbeiter mit der Freischaltung „Rechnungen ansehen“ können auch Umsatz, offene Forderungen und überfällige Rechnungen wählen.

Übersicht anpassen ​

Mit Anpassen oben rechts öffnet sich rechts ein Bereich, hinter dem die Übersicht sichtbar bleibt; jede Änderung siehst du sofort.

  • Kennzahlen: Oben stehen deine gewählten Zahlen („4 von 8“). Ändere die Reihenfolge, indem du eine Zeile am Griff ziehst oder die Pfeile nach oben und unten nutzt; das × entfernt sie. Darunter stehen alle Zahlen, die dir zur Verfügung stehen, nach Verkauf, Finanzen und Betrieb sortiert, jeweils mit einer kurzen Erklärung. Ein Häkchen fügt die Zahl hinten an. Es passen höchstens acht Zahlen; sind acht gewählt, entfernst du zuerst eine. Ohne gewählte Zahl entfällt das Band.
  • Diagramm: Umsatz je Monat, Ergebnis je Monat, Erträge und Aufwände je Monat oder Stunden je Monat (je nach Modulen und Rechten), oder Kein Diagramm.
  • Bereiche: Schalter für Heute, Zu erledigen und Angepinnte Diagramme.

Work7 speichert jede Änderung nach einem kurzen Moment von selbst; oben steht, ob gerade gespeichert wird oder gespeichert ist. Klappt das Speichern nicht, erscheint ein Hinweis, und die nächste Änderung versucht es erneut. Fertig schließt den Bereich. Standard wiederherstellen setzt alles auf die Grundeinstellung deiner Rolle zurück. Den Zeitraum der Kennzahlen wählst du direkt neben der Überschrift Kennzahlen; auch er bleibt gespeichert.

Deine Einstellungen gelten für dich in diesem Betrieb und folgen dir auf jedes Gerät, ob PC oder Handy. Andere Nutzer behalten ihre eigene Übersicht.

Screenshot: Übersicht mit Eingabefeld, Kennzahlen, Diagramm, Heute und Zu erledigen (Bild folgt)

2. Betrieb einrichten ​

Nach der ersten Anmeldung öffnet sich als Administrator der Einrichtungsassistent. Beim ersten Öffnen begrüßt dich Work7 mit ein paar kurzen Sätzen, bevor es losgeht. Willst du nicht warten, tippst du irgendwo hin, drückst die Leertaste oder wählst Überspringen. Oben siehst du jederzeit, in welchem Schritt du bist und wie viele noch kommen. In wenigen Minuten gehst du vier kurze Schritte durch:

  1. Betrieb: Ganz oben stehen zwei Abkürzungen. Beide sind freiwillig, du kannst alles auch selbst eintragen, und beide füllen nur Felder, die noch leer sind.

    • Aus deiner Website: Trag die Adresse deiner Website ein und tippe auf Impressum laden. Work7 liest dein Impressum und füllt Name, Rechtsform, Adresse, UID-Nummer, Steuernummer, Firmenbuchnummer, Telefon, Office-Mail und, falls angegeben, die Bankverbindung vor.
    • Aus einer alten Rechnung: Hast du keine Website oder steht dort wenig, nimm eine Rechnung, die dein Betrieb früher geschrieben hat — als PDF aus deinem bisherigen Programm oder als Foto, bis 9,5 MB. Tippe auf Rechnung hochladen. Work7 liest daraus Name, Rechtsform, Adresse, UID-Nummer, Steuernummer, Firmenbuchnummer, Telefon, Office-Mail, Website, IBAN, BIC, Bank und den Umsatzsteuersatz. Trug die Rechnung eine laufende Nummer aus diesem Jahr, schlägt Work7 auch die nächste Rechnungsnummer vor. Ist die Nummer nicht eindeutig zu deuten, schlägt Work7 lieber gar nichts vor, statt deine Nummerierung durcheinanderzubringen. Das Lesen dauert meist 20 bis 60 Sekunden; so lange wartet Weiter. Work7 speichert die Rechnung nicht. Zum Lesen geht sie an Microsoft Azure, wie schon bisher bei Eingangsrechnungen. Nimm bitte eine eigene Rechnung, keine von einem Lieferanten — sonst stehen fremde Firmendaten in deinen Feldern. Work7 warnt dich, wenn die Rechnung nicht von deinem Betrieb zu stammen scheint.

    Was du schon eingetragen hast, bleibt unverändert. Die Meldung nennt die übernommenen Felder und zeigt, wo die Quelle etwas anderes angibt als du; prüfe die Angaben in den nächsten Schritten. Danach Name, Land (Österreich, Deutschland oder Schweiz) und dein Gewerk. Das Land setzt den üblichen Umsatzsteuersatz; das Gewerk bestimmt Vorschläge im Bautagebuch, Aufmaß-Typen und die Erkennung eingehender Anfragen.

  2. Firmendaten: Rechtsform, Adresse, UID-Nummer oder Steuernummer, Firmenbuchnummer (freiwillig; in Deutschland und der Schweiz Handelsregister), Telefon, Office-Mail (die allgemeine Firmenadresse, nicht deine persönliche) und Logo. Sie stehen im Briefkopf deiner Angebote, Rapporte und Rechnungen.

  3. Rechnungen: IBAN, BIC, Zahlungsziel und Steuersatz. Hast du dieses Jahr schon Rechnungen geschrieben, trägst du hier die nächste Rechnungsnummer ein, dann läuft die Nummerierung lückenlos weiter.

  4. Los geht’s: direkt zum ersten Angebot, zum Team oder zum Kundenimport.

Jeder Schritt wird sofort gespeichert. Mit Später einrichten oben rechts kommst du jederzeit zur Übersicht; alles lässt sich auch später unter Einstellungen ändern.

Screenshot: Einrichtungsassistent, Schritt Firmendaten

Auf der Übersicht steht danach der Abschnitt Betrieb einrichten mit dem Stand als Text (zum Beispiel „3 von 10 erledigt“) und den restlichen Punkten: Stundensätze, Briefpapier, Team, Kundenimport, Kalender und Postfach, Dateiablage und das erste Angebot. Jeder Punkt führt direkt zur passenden Einstellung und hakt sich von selbst ab, sobald er erledigt ist. Brauchst du die Liste nicht, blendest du sie mit dem × aus. Den Assistenten öffnest du jederzeit wieder unter Einstellungen › Betrieb › Unternehmensprofil › Einrichtungsassistent öffnen.

Weitere Bereiche unter Einstellungen:

  • Integrationen: Microsoft 365 oder Google für Kalender und Postfach, Dokumenten-Speicher, DocuSign. Nur, wenn ihr diese Dienste nutzt.
  • Module: Übersicht, welche Bereiche für euren Betrieb freigeschaltet sind. Siehe Module und Pakete.

3. Team einladen ​

  1. Team in der Seitenleiste öffnen, oben rechts Einladen.
  2. WhatsApp wählen und die Handynummer des Mitarbeiters eingeben, Senden.
  3. Der Mitarbeiter bekommt eine WhatsApp-Nachricht. Sobald er antwortet, ist er im Team und kann den Assistenten sofort nutzen. Für die Web-App meldet er sich mit seiner Telefonnummer an.

Alternativ geht die Einladung per E-Mail. Rollen: Administrator (alles), Manager (Büro: Angebote, Rechnungen, Freigaben, Team), Mitarbeiter (eigene Zeiten, Rapporte, Bautagebuch, Fotos). Details unter Team und Rollen.

4. Kunden und Projekte anlegen ​

  • Kontakte: Kunden, Lieferanten und Ansprechpersonen. Eine Organisation kann mehrere Personen haben. Über Neu legst du einen Kontakt an; bei Firmen mit Website reicht die Adresse, Work7 übernimmt die Daten aus dem Impressum.
  • Projekte: Jede Baustelle ist ein Projekt mit Kunde, Adresse, Team, Terminen und Ablage. Fast alles andere hängt daran: Zeiten, Rapporte, Bautagebuch, Angebote und Rechnungen.

5. Die erste Woche ​

TagWas ihr ausprobiertAnleitung
1Jeder stempelt per WhatsApp „Kommen“ und „Gehen“Zeiterfassung
2Ein Monteur diktiert den ersten Rapport per SprachnachrichtRapport per WhatsApp
3Das Büro erstellt ein Angebot aus dem KatalogAngebot erstellen
4Eine Anfrage aus dem Posteingang in die Pipeline übernehmenAnfrage aus dem Posteingang
5Aus dem Rapport eine Rechnung machenRechnung erstellen

6. Alle Anleitungen nach Aufgabe ​

Anfragen, Angebote und Belege

Baustelle und Projekt

Zeit und Team

Postfach und Einrichtung

Den WhatsApp-Assistenten erklärt Der WhatsApp-Assistent, was in welchem Paket steckt Module und Pakete, was neu ist Neuerungen.

7. Hilfe ​

  • Im WhatsApp-Assistenten: „Menü“ oder „Hilfe“ schreiben.
  • Im Web: Strg+K (Mac ⌘+K) oder das Suchfeld oben in der Seitenleiste öffnet auf jeder Seite den Assistenten; er beantwortet Fragen zu Zahlen, Projekten und Abläufen.
  • Hier im Handbuch: das Suchfeld oben nutzen oder rechts unten Frag die Doku öffnen.
  • Support: office@work7.net

Work7 · Software für Handwerksbetriebe · Doku-Stand Version 0.9.0 (Build f72f8bdd)

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