Microsoft 365 verbinden: Postfach, Kalender, SharePoint

• FürWork7-Administratoren und euren Microsoft-Administrator
• ModulIntegrationen
• Dauereine Viertelstunde, davon zwei kurze Schritte beim Microsoft-Administrator

Gilt ab Work7 0.10.0 · Stand 29.10.2026

Mit einer einzigen Verbindung zu Microsoft 365 bekommt Work7 drei Dinge:

• Postfach: Der Posteingang in Work7 zeigt die E-Mails eures Firmenpostfachs, sortiert Anfragen vor und schickt Antworten über euer Postfach.
• Kalender: Termine aus Work7 landen im Outlook-Kalender der Mitarbeiter, Änderungen in Outlook kommen zurück.
• SharePoint: Work7 legt Dokumente in einer Team-Site ab, wenn ihr das wollt.

Die Verbindung gilt für den ganzen Betrieb, nicht für einzelne Personen. Sie hängt an keinem Benutzerkonto und läuft weiter, wenn jemand das Passwort ändert oder den Betrieb verlässt.

Was du brauchst:

• die Rolle Administrator oder Manager in Work7
• euren Microsoft-Administrator (Globaler Administrator oder Anwendungsadministrator in Microsoft 365) für die Zustimmung und für die SharePoint-Freigabe
• für SharePoint: eine Team-Site, in der Work7 arbeiten soll. Ein persönlicher OneDrive geht nicht.

Welche Berechtigungen Work7 bekommt

Beim Verbinden zeigt Microsoft eurem Administrator diese Liste. Es sind Anwendungsberechtigungen, sie gelten für euren gesamten Microsoft-365-Mandanten und werden einmal für den Betrieb bestätigt.

Berechtigung	Wofür Work7 sie braucht
Organization.Read.All	Prüft beim Verbinden, welcher Betrieb dahintersteht
User.Read.All	Liest die Liste der Postfächer und Kalender, damit ihr das Firmenpostfach auswählen könnt und Termine beim richtigen Mitarbeiter landen
Mail.ReadWrite	Liest das gewählte Firmenpostfach und markiert Mails als gelesen
Mail.Send	Verschickt Antworten, Angebote und Rechnungen über euer Postfach
Calendars.ReadWrite	Trägt Termine in Kalender ein und liest Änderungen zurück
Sites.Selected	Erlaubt Zugriff auf SharePoint, aber nur auf Sites, die ihr einzeln freigebt. Ohne Freigabe sieht Work7 keine einzige Site.

Work7 nutzt davon nur, was ihr einrichtet: die Firmenpostfächer, die ihr auswählt, die persönlichen Postfächer eurer Work7-Benutzer (siehe Abschnitt 2, abschaltbar), die Kalender eurer Mitarbeiter und die eine SharePoint-Site, die ihr freigebt.

Wenn später Berechtigungen dazukommen

Erweitert Work7 die Liste, muss euer Microsoft-Administrator einmal neu zustimmen. Dafür reicht unter Kalender & E-Mail ein Klick auf Erneut anmelden. Die alte Zustimmung deckt neue Berechtigungen nicht ab.

1. Verbindung herstellen

1. In Work7 Einstellungen › Integrationen & Daten › Integrationen öffnen, Reiter Kalender & E-Mail.
2. Microsoft 365 wählen und auf Bei Microsoft anmelden klicken.
3. Es öffnet sich die Microsoft-Anmeldung. Hier meldet sich euer Microsoft-Administrator an, nicht irgendein Mitarbeiter. Microsoft zeigt die Berechtigungen aus der Tabelle oben.
4. Akzeptieren klicken. Microsoft schickt euch zurück zu Work7.
5. Work7 prüft die Verbindung automatisch: Organisation, Benutzerverzeichnis und ein Postfach. Danach steht dort Mit Microsoft 365 verbunden.

Klappt der Test nicht, zeigt Work7 „Die Verbindung zu Microsoft 365 hat nicht geklappt. Bitte erneut anmelden.“ Meist hat die Zustimmung nicht vollständig geklappt oder es wurde ein Konto ohne Administratorrechte verwendet. Dann Schritt 2 bis 4 mit dem richtigen Konto wiederholen.

Wenn der Microsoft-Administrator nicht am selben Rechner sitzt

Der Administrator kann die Zustimmung auch alleine erteilen — am besten mit dem Einrichtungslink aus dem nächsten Abschnitt. Hat er die Zustimmung schon anderswo erteilt, etwa direkt über die Zustimmungsseite von Microsoft, holt ihr sie mit Verbindung prüfen nach: Der Knopf steht unter Bei Microsoft anmelden. Ist Work7 die Verzeichnis-ID (Tenant-ID) eures Microsoft-365 noch nicht bekannt, erscheint darüber ein Feld dafür; euer Administrator findet sie im Microsoft Entra Admin Center unter Übersicht.

1a. Einrichtung durch euren EDV-Dienstleister

Wenn nicht ihr, sondern euer EDV-Dienstleister das Microsoft 365 betreut, muss er sich dafür nicht in Work7 anmelden. Work7 schickt euch auf Wunsch einen Einrichtungslink, den ihr an ihn weitergebt. Er erteilt damit die Zustimmung und richtet – falls gewünscht – SharePoint ein. Euer Firmenpostfach wählt ihr danach selbst in Work7 (Abschnitt 2), dafür braucht ihr den Dienstleister nicht mehr.

Kurzfassung:

So läuft es ab:

1. Sagt eurem Work7-Ansprechpartner Bescheid und nennt ihm die Domäne eures Microsoft 365, zum Beispiel maler-muster.at. Er erzeugt den Link und schickt ihn euch.
2. Leitet den Link an euren Microsoft-Administrator weiter. Er öffnet ihn im Browser. Oben steht der Name eures Betriebs, damit er sieht, für wen er handelt.
3. Er klickt Bei Microsoft anmelden, meldet sich mit dem Administratorkonto an und bestätigt die Berechtigungen aus der Tabelle oben.
4. SharePoint ist freiwillig: Entweder er trägt die Adresse eurer Team-Site ein und führt den angezeigten PowerShell-Befehl aus (siehe Abschnitt 4b), oder er klickt Überspringen.
5. Zum Schluss klickt er Einrichtung abschließen. Fertig.
6. Danach verbindet euer Work7-Administrator unter Einstellungen › Integrationen & Daten › Integrationen › Postfächer das Firmenpostfach, zum Beispiel office@maler-muster.at. Die persönlichen Postfächer eurer Mitarbeiter entstehen automatisch.

Was ihr über den Link wissen solltet:

• Er ist 14 Tage gültig und lässt sich nur einmal abschließen. Danach funktioniert er nicht mehr.
• Er gilt nur für euren Betrieb und nur für Microsoft-365-Konten mit der Domäne, die vorher vereinbart wurde. Meldet sich jemand mit einem anderen Microsoft-Konto an, lehnt Work7 ab und es entsteht keine Verbindung.
• Er ist keine Anmeldung bei Work7. Über den Link sind weder eure E-Mails noch Termine, Kontakte, Kunden oder Benutzer erreichbar – nur diese eine Einrichtungsseite.
• Er lässt sich jederzeit widerrufen. Meldet euch, wenn der Link versehentlich an die falsche Person gegangen ist.
• Jeder Schritt wird protokolliert: erzeugt, geöffnet, verbunden, abgelehnt, widerrufen.

Sobald ihr das Firmenpostfach verbunden habt, bekommen alle aktiven Administratoren und Manager eures Betriebs automatisch Lesen und Senden dafür. Wer darüber hinaus Zugriff bekommt, entscheidet euer Administrator später unter Zugriff (siehe Abschnitt 2).

2. Firmenpostfächer verbinden und verwalten

Ausführlich: Postfächer verwalten. Kurzfassung:

Der Posteingang zeigt euren Betrieb Postfächer eures Microsoft-365-Tenants. Das erste Postfach wird automatisch der Standard-Absender für Dokumente und legt den Zugriff fest.

Erstes Postfach verbinden

1. Reiter Postfächer öffnen.
2. Unter Weiteres Postfach verbinden aus der Liste das erste Postfach auswählen, zum Beispiel office@firma.at. Die Liste kommt aus eurem Microsoft-Verzeichnis und zeigt aktive Konten mit E-Mail-Adresse. Gastkonten und deaktivierte Konten fehlen.
3. Verbinden klicken.

Ab jetzt holt Work7 neue Mails regelmäßig ab und sortiert sie vor. Das erste Postfach wird automatisch zum Standard-Absender für Angebote, Rechnungen, Berichte und Terminanfragen – und alle aktiven Administratoren und Manager bekommen Lesen und Senden freigegeben. Der Posteingang zeigt dann nur diesen Postfach-Eintrag mit den Mails.

Weitere Postfächer hinzufügen

Später könnt ihr mehr Postfächer verbinden – zum Beispiel ein Support-Postfach oder Team-Adressen. Jedes neue Postfach bekommt zunächst nur die Person Zugriff, die es verbunden hat. Der Admin vergibt dann über Zugriff in der Postfach-Liste, wer es lesen und schreiben darf. Neue Team-Mitglieder bekommen automatisch KEINEN Zugriff auf bestehende Postfächer — der Admin muss sie einzeln freigeben.

Standard-Absender und weitere Einstellungen

• Standard-Absender: Genau ein Postfach pro Betrieb ist der Standard. Angebote, Rechnungen und andere Dokumente gehen von dieser Adresse raus, solange beim Versand nichts anderes gewählt wird. Über die Aktion Als Standard-Absender lässt sich das jederzeit umschalten.
• Senden als: In jedem Versand-Dialog kann die versendende Person unter Senden als ein anderes Postfach wählen – ihr eigenes (Etikett Persönlich) oder ein weiteres Firmenpostfach, für das sie das Recht Senden hat. Die Wahl gilt nur für diesen Versand. Wichtig: Wer für kein Postfach das Recht Senden hat und kein eigenes verbundenes Postfach, kann keine Dokumente mehr per E-Mail versenden und sieht den Hinweis Du darfst aus keinem Postfach senden. Gebt neuen Kolleginnen und Kollegen deshalb im Dialog Zugriff das Senderecht auf das Firmenpostfach.
• Firmensignatur je Postfach: Im Dialog Zugriff tragt ihr unter Firmensignatur dieses Postfachs eine Signatur ein, die an jede Mail aus diesem Postfach angehängt wird – egal, wer sendet. Bleibt das Feld leer, hängt Work7 wie bisher die persönliche Signatur der sendenden Person an. Eingebettete Bilder sind hier nicht möglich.
• KI-Vorsortierung: Im Dialog Zugriff könnt ihr für jedes Postfach einzeln einstellen, ob neue Mails automatisch sortiert werden sollen (Standard: an). Ausgeschaltet landen neue Mails unsortiert im Posteingang.

Läuft der Abruf? — Status je Postfach

In der Postfach-Liste steht zu jedem Firmenpostfach, wie es dem Abruf geht:

• Letzter Abruf mit Datum und Uhrzeit.
• Sofortabruf aktiv heißt: Microsoft meldet neue Mails sofort; dabei steht auch, bis wann diese Meldung gültig ist – Work7 verlängert sie rechtzeitig von selbst. Steht dort Sofortabruf aus, sieht Work7 im Zeitplan nach. Auch dann kommen alle Mails an, nur ein paar Minuten später.
• Wie viele Mails in den letzten sieben Tagen angekommen sind.
• Eine Warnung, wenn seit mehreren Stunden kein Abruf gelaufen ist, dazu die letzte Fehlermeldung im Klartext. Bremst Microsoft gerade wegen zu vieler Anfragen, steht dort, wann Work7 es erneut versucht – ihr müsst nichts tun.

Zu den persönlichen Postfächern seht ihr darunter nur eine Summe: wie viele verbunden, pausiert oder auffällig sind. Wer betroffen ist und woran es liegt, sieht ausschließlich die jeweilige Person selbst – das ist Absicht.

Persönliche Postfächer

Zusätzlich zu den Firmenpostfächern bekommt jede Person, die sich in Work7 anmeldet, ihr eigenes Postfach im Posteingang – automatisch, sobald diese Verbindung steht und es zur Anmelde-Adresse der Person in eurem Microsoft-365-Konto ein aktives Postfach gibt (keine Gastkonten). Wichtig für euch als Betrieb:

• Nur die jeweilige Person sieht ihr Postfach. Weder Administratoren noch Manager können es in Work7 öffnen. In der Postfach-Liste tauchen persönliche Postfächer nicht auf.
• Geladen werden die letzten 30 Tage und danach die neuen Mails. Die KI-Vorsortierung ist dort aus; jede Person kann sie für sich einschalten.
• Jede Person sieht beim ersten Mal einen Hinweis und kann ihr Postfach unter Einstellungen › Persönlich › Meine Einstellungen › Mein Postfach pausieren oder trennen.
• Jede automatische Aktivierung wird im Audit-Protokoll festgehalten.
• Eine Adresse, die ihr schon als Firmenpostfach verbunden habt, wird nicht zusätzlich als persönliches Postfach angelegt.
• Abschalten für den ganzen Betrieb: Reiter Postfächer, Schalter Persönliche Postfächer. Aus heißt: Es wird nichts mehr verbunden oder abgerufen, und vorhandene persönliche Mails sind für ihre Besitzer ausgeblendet. Gelöscht wird nichts; beim Wiedereinschalten laufen dieselben Postfächer weiter.
• Wollt ihr den Zugriff schon auf Microsoft-Seite begrenzen, kann euer Microsoft-Administrator ihn mit einer Application Access Policy auf eine Gruppe von Postfächern einschränken. Nicht erreichbare Postfächer verbindet Work7 dann nicht.
• Wenn jemand den Betrieb verlässt: Sobald ihr einen Zugang deaktiviert oder löscht, stoppt Work7 den Abruf des persönlichen Postfachs sofort. 30 Tage später werden die nicht geteilten Mails dieser Person endgültig gelöscht. Mails, die sie mit dem Team geteilt hat, bleiben im jeweiligen Vorgang als Geschäftsunterlage erhalten. Wird der Zugang innerhalb der 30 Tage wieder aktiviert, läuft das Postfach weiter.

Informiert eure Mitarbeiter am besten vorab. Was sie sehen und einstellen können, steht in Mein Postfach.

• Postfach trennen: Mit dem Papierkorb-Symbol wird ein Postfach entfernt. Die Mails und die Zugriffsliste werden in Work7 gelöscht; im Postfach selbst bleiben alle Mails. Ist es der Standard-Absender, übernimmt das älteste verbleibende Postfach den Platz.

Mehr dazu unter Anfrage aus dem Posteingang anlegen.

Steht im Reiter „Zuerst Microsoft-Tenant unter Kalender & E-Mail verbinden und testen“, fehlt Schritt 1.

3. Kalender

Für den Kalender ist nichts weiter einzurichten. Sobald die Verbindung steht:

• Termine, die ihr in Work7 anlegt, erscheinen im Outlook-Kalender des zuständigen Mitarbeiters. Work7 findet den Kalender über die E-Mail-Adresse: Die Adresse des Mitarbeiters in Work7 muss seine Microsoft-Adresse sein.
• Verschiebt oder löscht jemand den Termin in Outlook, übernimmt Work7 das.
• Der Abgleich läuft alle zwei Minuten, zusätzlich meldet Microsoft Änderungen sofort.

Mehr dazu unter Termin beim Kunden anfragen.

4. SharePoint als Dateispeicher

Optional. Wenn eure Dokumente in SharePoint liegen sollen statt im Work7-eigenen Speicher, richtet ihr das hier ein. Work7 bekommt Zugriff auf genau eine Site, auf nichts anderes.

4a. Site-Adresse eintragen

1. Einstellungen › Integrationen & Daten › Integrationen, Reiter Dateispeicher.
2. Als Provider Microsoft SharePoint wählen.
3. Bei SharePoint Site-URL die Adresse der Team-Site eintragen, zum Beispiel https://firma.sharepoint.com/sites/Bauleitung. Nimm die Adresse der Site selbst, nicht die eines Ordners oder einer Datei.

Sobald die Adresse im Feld steht, erscheint darunter der Abschnitt Site für Work7 freigeben mit dem fertigen Befehl. Ein eigenes Speichern gibt es nicht — die Adresse geht beim Verbinden mit.

4b. Site für Work7 freigeben (Microsoft-Administrator)

Diese Freigabe lässt sich im SharePoint Admin Center nicht anklicken. Sie geht nur über einen Befehl in PowerShell. Work7 zeigt ihn dir fertig an, mit eurer Site-Adresse und der Work7-Client-ID.

1. Im Abschnitt Site für Work7 freigeben auf den Kopier-Knopf neben dem Befehl klicken.
2. Den Befehl an euren Microsoft-Administrator schicken.
3. Der Administrator führt ihn in PowerShell aus und meldet sich dabei mit seinem Microsoft-Administratorkonto an.

Der Befehl sieht so aus:

Install-Module Microsoft.Graph -Scope CurrentUser
Connect-MgGraph -Scopes "Sites.FullControl.All"

$siteUrl = "https://firma.sharepoint.com/sites/Bauleitung"
$uri = [System.Uri]$siteUrl
$siteId = (Get-MgSite -SiteId "$($uri.Host):$($uri.AbsolutePath)").Id

New-MgSitePermission -SiteId $siteId -BodyParameter @{
  roles = @("write")
  grantedToIdentities = @(
    @{ application = @{ id = "<Work7-Client-ID>"; displayName = "Work7" } }
  )
}

Was der Befehl tut, Zeile für Zeile:

• Install-Module holt einmalig die Microsoft-Graph-Werkzeuge für PowerShell.
• Connect-MgGraph -Scopes "Sites.FullControl.All" meldet den Administrator an. Diese Berechtigung braucht nur der Administrator für diesen einen Befehl, Work7 bekommt sie nicht.
• Get-MgSite ermittelt aus der Adresse die interne Site-ID.
• New-MgSitePermission gibt die Site für die Anwendung Work7 frei, mit Schreibrecht (write). Das ist die einzige Berechtigung, die Work7 auf eurem SharePoint erhält.

Soll Work7 eine zweite Site bekommen, wiederholt der Administrator den Befehl mit der anderen Adresse. Work7 nutzt allerdings immer nur die Site, die im Dateispeicher eingetragen ist.

4c. Verbinden

1. Zurück im Dateispeicher auf Mit Cloud verbinden klicken.
2. Work7 prüft die Freigabe, legt einen Testordner an und löscht ihn wieder, dann baut es die Ordnerstruktur auf.
3. Der Fortschritt steht darunter im Ablage-Status, siehe Ablage-Status prüfen.

Es öffnet sich dabei kein Microsoft-Anmeldefenster. Das ist richtig so: Work7 nutzt die Verbindung aus Schritt 1.

Wenn es nicht klappt

Verbindung und Postfach

• „Die Verbindung zu Microsoft 365 hat nicht geklappt.“ Zustimmung mit einem Konto ohne Administratorrechte erteilt oder abgebrochen. Mit dem Microsoft-Administrator wiederholen.
• Das gewünschte Postfach fehlt in der Liste. Die Liste zeigt aktive Benutzerkonten mit E-Mail-Adresse. Gastkonten, deaktivierte Konten und Verteilerlisten fehlen. Ein freigegebenes Postfach erscheint nur, wenn sein Konto in Microsoft 365 aktiviert ist. Bei einem frisch angelegten Postfach ein paar Minuten warten und die Seite neu laden.
• Mails aus Work7 kommen nicht an. Prüfen, ob das gewählte Postfach senden darf und nicht nur ein Verteiler ist.

SharePoint

• „Für diesen Betrieb ist noch kein Microsoft 365 verbunden.“ Schritt 1 fehlt.
• „Die Site ist für Work7 noch nicht freigegeben.“ Schritt 4b ist offen oder lief auf einer anderen Site. Adresse im Befehl mit der in Work7 vergleichen und den Befehl erneut ausführen lassen.
• „Work7 darf die Site lesen, aber nicht schreiben.“ Die Freigabe wurde mit read erteilt. Im Befehl muss roles = @("write") stehen.
• „Unter dieser Adresse findet Microsoft keine SharePoint-Site.“ Adresse prüfen: Site im Browser öffnen und die Adresse bis einschließlich Site-Namen kopieren, also bis …/sites/Bauleitung.
• Work7 findet die Site trotz richtiger Adresse nicht. Unter der Site-URL Erweitert: Site-ID von Hand eintragen öffnen (bei fertig eingerichtetem Speicher zuerst Einstellungen ändern aufklappen) und die Site-ID eintragen. Der Administrator sieht sie in der Ausgabe von Get-MgSite. Mit der Site-ID überspringt Work7 die Suche über die Adresse.

Verbindung trennen

• SharePoint: Unter Dateispeicher den Aufklapper Einstellungen ändern öffnen und auf Trennen klicken. Work7 kopiert bekannte Dateien in den Work7-Speicher zurück und vergisst die Site-Angaben. Die Freigabe in SharePoint bleibt, bis euer Administrator sie aufhebt. Eure Dateien in SharePoint bleiben unangetastet.
• Postfach und Kalender: Die Microsoft-Verbindung ganz aufheben kann nur euer Microsoft-Administrator: im Microsoft Entra Admin Center unter Unternehmensanwendungen die Anwendung Work7 löschen. Damit erlöschen alle Berechtigungen aus der Tabelle oben auf einmal. In Work7 zeigt der Reiter Kalender & E-Mail die Verbindung danach als fehlgeschlagen.