Neuerungen

Gilt ab Work7 0.10.0 · Stand 07.11.2026

Was sich in Work7 für dich als Betrieb geändert hat, in Kundensprache. Änderungen an der Public API für Entwickler stehen unter API-Änderungen.

November 2026 · Version 0.10.0

Abend-Nachricht „Deine Zeiten heute“ (ab Version 0.10.0). An Arbeitstagen bekommst du um 17:30 eine Nachricht mit deinen Zeiten: Anwesenheit, Projektstunden, offene Freigaben und ein Hinweis, falls deine Uhr noch läuft. Mit Korrektur änderst du gleich, mit Passt so bestätigst du, mit Nicht mehr schaltest du sie für dich ab. Die Rapport-Erinnerung kommt zur selben Zeit mit in dieser Nachricht. Wer ab 15:00 schon „Gehen“ gemeldet hat, bekommt keine. Gezählt werden nur freigegebene Stunden, offene stehen getrennt. Das Büro schaltet sie unter Einstellungen › Planung & Zeit › Zeiterfassung › Abend-Nachricht an oder aus und legt die Uhrzeit fest (Standard: an).

Anwesenheit im Chat korrigieren (ab Version 0.10.0). Schreib dem Assistenten oder auf WhatsApp einfach „Heute bin ich um 7 gekommen, nicht um 8“. Auch Stunden ohne Kommen und Gehen kannst du so ändern oder löschen. Für vergangene Tage geht die Korrektur als Antrag ans Büro, wenn bei euch die Freigabe gilt. Die Korrektur-Liste zeigt jetzt auch deine Anwesenheit; läuft deine Uhr noch, tippst du auf Gehen.

Kommen und Gehen im Web bearbeiten (ab Version 0.10.0). In der Zeiterfassung öffnet das Fenster „Anwesenheit bearbeiten“ Kommen und Gehen einer Zeile. Ab dem Folgetag wird daraus ein Antrag, wenn die Freigabe eingeschaltet ist. Änderst du nur die Notiz, bleiben die Stunden gleich. Fehlermeldungen erklären jetzt in Worten, was nicht passt.

Einheitliche Grenzen für Kommen und Gehen (ab Version 0.10.0). Ein Zeitraum von Kommen bis Gehen darf höchstens 24 Stunden lang sein und nicht in der Zukunft liegen, egal ob du ihn im Web, im Chat, im Kalender oder bei der Freigabe änderst. Zeilen mit Kommen und Gehen änderst du nur noch über „Anwesenheit bearbeiten“. Ein Fehler, durch den Kommen auf 08:00 springen konnte, ist behoben.

Bautagebuch: Nachträge werden angehängt (ab Version 0.10.0). Schreibst du dem Assistenten am selben Tag noch einen Text fürs Bautagebuch, hängt er ihn an den bisherigen an, statt ihn zu ersetzen. In der Vorschau steht das Neue mit ➕. Zwei Nachträge vor dem Speichern gehen nicht verloren. Ersetzt wird nur, wenn du es ausdrücklich sagst („Korrigiere das Bautagebuch: …“); die Vorschau zeigt dann „✏️ Korrektur“. Mehr unter Bautagebuch und Fotos.

Zeitkorrektur per Chat als Antrag (ab Version 0.10.0). Ist bei euch die Freigabe für Korrekturen ab dem Folgetag eingeschaltet, werden Ändern, Löschen und Nachtragen vergangener Tage auch auf WhatsApp und im Assistenten zum Antrag. Die Vorschau sagt dir mit 📨, dass es ans Büro geht, danach steht „Als Antrag ans Büro gesendet“. Änderst du denselben Eintrag noch einmal, ersetzt die neue Änderung den offenen Antrag. In Korrektur siehst du offene Anträge und Nachträge mit 📨 und ziehst sie mit Zurückziehen zurück; Meine Woche zeigt sie ebenfalls. Nach der Freigabe eines Nachtrags übersetzt Work7 die Tätigkeit wie bei anderen Buchungen. Nach einer Spätschicht nennt die Rückmeldung den richtigen Tag. Mehr unter Freigabe.

Offene Zeitanträge im Web sehen und zurückziehen (ab Version 0.10.0). In der Zeiterfassung zeigt eine Zeile mit offenem Antrag ⏳ und „wartet auf Freigabe“. Der Bereich Beantragt listet deine offenen Anträge mit altem und neuem Wert, jeden kannst du mit Zurückziehen zurücknehmen. Bevor du speicherst, weist dich „Geht als Antrag ans Büro“ darauf hin. Im Team öffnest du einen Mitarbeiter und stellst unter Korrekturen ab dem Folgetag für ihn Betriebsstandard, Freigabe nötig oder Ohne Freigabe ein. Mehr unter Zeiterfassung und Team und Rollen.

Zeiten ab dem Folgetag nur mit Freigabe (ab Version 0.10.0). Unter Einstellungen › Planung & Zeit › Zeiterfassung schaltest du Korrekturen ab dem Folgetag freigeben ein (Standard: aus). Dann gilt: Ändert, löscht oder trägt ein Mitarbeiter Zeit für gestern oder früher nach, geht das als Antrag in euren Freigabe-Eingang. Bis du entscheidest, gilt der alte Wert. Lehnst du ab, bekommt der Mitarbeiter eine Nachricht mit deinem Grund. Nach dem Absenden steht im Web und im Chat „Als Antrag ans Büro gesendet“. Am selben Tag ändern Mitarbeiter ihre Zeiten weiter frei. Mehr unter Freigabe.

Sicherer: Kommen und Gehen im Kalender sowie die Stoppuhr (ab Version 0.10.0). Work7 prüft jetzt, dass die Zeit zu einem Mitarbeiter deines Betriebs gehört.

Verlauf jedes Zeiteintrags und Nachtschichten auf dem richtigen Tag (ab Version 0.10.0). In der Zeiterfassung öffnet im Menü … einer Zeile Verlauf die Liste aller Änderungen: wer, wann, auf welchem Weg (Web, WhatsApp, Assistent oder System) und was vorher und nachher galt, z. B. „Stunden 6,00 h → 4,00 h“. Unter Filter zeigt Gelöschte zeigen auch gelöschte Einträge, ausgegraut und nur mit Verlauf. Eine Nachtschicht zählt jetzt ganz zu dem Tag, an dem du gekommen bist, auch wenn du erst nach Mitternacht gehst. Eine Zeit, deren Uhr noch läuft, änderst du im Web erst nach dem Stoppen. Buchst du auf WhatsApp oder im Assistenten kurz nach Mitternacht Projektstunden ohne Datum, landen sie auf dem richtigen Tag: während einer Spätschicht auf dem Tag des Kommens, sonst auf dem neuen Tag; das Formular Projektstunden schlägt denselben Tag vor. Mehr dazu in der Anleitung Zeiterfassung.

Klarere Rückmeldung nach dem Stundenbuchen auf WhatsApp (ab Version 0.10.0). Nach dem Buchen von Projektstunden nennt der Assistent Projekt mit Nummer, Kunde, Tätigkeit und Tag und darunter deine eigenen Stunden auf diesem Projekt an diesem Tag, z. B. „Heute auf diesem Projekt: 5,00 h (deine)“. Bisher stand dort die Summe aller Mitarbeiter, die leicht für die eigene gehalten wurde. Mit Ändern, Weitere Stunden und Menü geht es direkt weiter; „Nochmal erfassen“ öffnet das Formular mit dem Projekt. Hast du in den letzten 15 Minuten schon auf dasselbe Projekt gebucht, fragt der Assistent, ob er die neuen Stunden dazubuchen oder die eben gebuchten ändern soll, damit nichts doppelt gebucht wird. In Korrektur siehst du zu jeder Buchung den Kunden, 🔒 für Rapport-Buchungen und ⏳ für Buchungen, die auf Freigabe warten. Mehr dazu in Der WhatsApp-Assistent.

Suchen ohne Begriff in den WhatsApp-Formularen (ab Version 0.10.0). Tippst du in einem Formular auf Suchen …, ohne vorher einen Begriff einzugeben, zeigt das Formular jetzt den Hinweis „Bitte einen Suchbegriff eingeben.“ statt einer Fehlermeldung. Deine Eingaben bleiben stehen.

Auch Kunden, Mitarbeiter, Material, Leistungen und Konten findest du leichter (ab Version 0.10.0). Die Suche in den WhatsApp-Formularen und beim Assistenten findet jetzt mehrere Wörter in beliebiger Reihenfolge („Müller Dornbirn“), „ue“ statt „ü“ und kleine Tippfehler („Flexklebr“ findet „Flexkleber“). Kunden findest du auch über Vorname und Ort. Nummern müssen genau stimmen. Passt etwas nur wegen eines Tippfehlers, ist es im Formular nicht schon ausgewählt, und der Assistent fragt nach, bevor er es nimmt. Auch im Web suchen Team und Buchhaltung › Konten jetzt wortweise und mit „ue“ statt „ü“ (ohne Tippfehler-Suche). Mit Suchbegriff steht in der Kontenliste ein Konto mit genau dieser Nummer oben, dann Konten mit dem Begriff in der Bezeichnung, dann die übrigen, jeweils nach Kontonummer. In Formularlisten stehen Material und Leistungen bei gleichem Rang alphabetisch.

Projektsuche in den WhatsApp-Formularen findet mehr (ab Version 0.10.0). Unter Suchen … beim Projekt findest du jetzt auch über den Kunden, mit mehreren Wörtern in beliebiger Reihenfolge („Bad Dornbirn“), mit „ue“ statt „ü“ und trotz kleiner Tippfehler („Hubr“ findet „Huber“). Treffer im Projektnamen stehen oben. Nennst du dem Assistenten ein Projekt nur ungefähr, fragt er nach, statt es einfach zu nehmen.

Handy: kein Zoom mehr beim Tippen (ab Version 0.10.0). Auf dem iPhone vergrößerte sich die Seite, sobald du in ein Eingabefeld getippt hast, und blieb danach vergrößert. Das passiert nicht mehr: Auf Handys und Tablets haben Eingabefelder, Auswahllisten und Textfelder jetzt eine etwas größere Schrift. Mit zwei Fingern kannst du die Seite weiterhin selbst vergrößern.

Wiederkehrende Aufgaben (ab Version 0.10.0). Unter Einstellungen › Wiederkehrende Aufgaben richtest du Erinnerungen ein, die an bestimmten Wochentagen zu einer Uhrzeit kommen, zum Beispiel „Bautagebuch ausfüllen“ oder „Stunden erfassen“. Für ein einzelnes Projekt geht das im Bereich Wiederkehrend bei den Projektaufgaben. Deine Leute sehen die Punkte des Tages ganz oben in Meine Aufgaben unter Heute, erledigte Punkte setzen sich selbst auf erledigt. Die Erinnerung kommt in der Glocke und auf WhatsApp, bei Bedarf mit einer zweiten Erinnerung. Wer eine Erinnerung nicht möchte, wählt Nicht mehr erinnern. Du siehst, wer wann erledigt oder versäumt hat. Der Assistent richtet die Regeln auf Zuruf ein. Pro Person kommen höchstens 6 Erinnerungen am Tag per WhatsApp, alle weiteren nur noch in der Glocke. Nimmst du jemanden aus einer Regel heraus, verschwindet sein offener Punkt sofort. Mehr dazu in der Anleitung Wiederkehrende Aufgaben.

Einladung erneut senden (ab Version 0.10.0). Eine erneut gesendete Einladung zählt jetzt auf die Einladungsgrenze (20 je Betrieb und Stunde) und behält die Rolle der offenen Einladung. Ist die Grenze erreicht, nennt Work7 die Wartezeit und die offene Einladung bleibt unverändert. Ist die Nummer bereits anderweitig vergeben, erscheint dieselbe allgemeine Meldung wie beim ersten Einladen. Mehr dazu in der Anleitung Team und Rollen.

Rapport-Erinnerung einstellbar (ab Version 0.10.0). Die Erinnerung „Rapport für heute“ um 17:30 ist jetzt eine normale wiederkehrende Aufgabe: Du änderst Tage und Uhrzeit oder schaltest sie ab. Sie kommt auch in der Glocke und auch dann, wenn jemand keine WhatsApp-Nummer hinterlegt hat. Voraussetzung ist das Modul Aufgabenpläne in deinem Paket. Wer sie bisher abbestellt hatte, bleibt abgemeldet.

Demo-Account: Mails ausprobieren (ab Version 0.10.0). Im Demo-Account liegt im Posteingang ein Demo-Postfach mit vorbereiteten Mails. Unter Demo-Abläufe holst du mit Nächste Mail die nächste Mail einer kleinen Geschichte, etwa eine Anfrage mit Plan oder eine Lieferantenrechnung, und Work7 ordnet sie ein wie echte Post. Deine Antworten bleiben im Verlauf und gehen nicht hinaus. Dein Team sieht das Demo-Postfach auch. Mehr dazu in der Anleitung Demo-Account.

Demo-Account (ab Version 0.10.0). In einem Demo-Account steht auf jeder Seite das Band Demo-Account bis … mit dem Ablaufdatum; es ersetzt das Band des Testbetriebs und lässt sich nicht wegklicken. Der Testbetrieb bleibt dort dauerhaft an, der Schalter unter Einstellungen › Unternehmensprofil ist gesperrt („Im Demo-Account bleibt der Testbetrieb an.“). Unter Einstellungen › Integrationen steht statt der Anbindungen der Hinweis „Im Demo-Account sind Anbindungen gesperrt.“; Kalender, Postfächer, Dateispeicher und API richten wir beim Start mit dir ein. Einladungen an dein Team gehen weiter raus. Mehr dazu in der Anleitung Testbetrieb. Nach dem Ablauf siehst du nach der Anmeldung nur noch den Hinweis „Deine Demo ist am … abgelaufen.“ und Abmelden; schreibst du dem Assistenten auf WhatsApp, antwortet er höchstens einmal am Tag mit demselben Hinweis, sonst kommen keine Nachrichten. Deine Daten bleiben stehen. Willst du weitermachen, melde dich bei uns: Wir verlängern um 7, 14 oder 30 Tage, und du machst genau dort weiter. Mehr dazu in der Anleitung Demo-Account.

Demo-Zugang per Mail (ab Version 0.10.0). Für einen Demo-Account bekommst du die Mail Dein Zugang zu Work7 mit dem Link Passwort festlegen und loslegen. Der Link gilt 7 Tage und lässt sich nur einmal einlösen; ein zweiter Aufruf desselben Links geht nicht mehr. Brauchst du einen neuen Zugang, schicken wir dir einen neuen Link, der alte verfällt. Öffnest du den Link ein zweites Mal, steht auf der Anmeldeseite der Hinweis „Der Link wurde schon benutzt.“ mit der Bitte, dich mit deinem Passwort anzumelden oder einen neuen Link anzufordern. Mehr dazu in der Anleitung Demo-Account.

Demo-Account wird zum Kundenbetrieb (ab Version 0.10.0). Wir können die Demodaten deines Demo-Accounts entfernen. Danach ist der Betrieb leer, das Band Demo-Account bis … entfällt und der Testbetrieb ist nicht mehr fest an. Konto, eingeladene Personen, Logo und eigenes Briefpapier bleiben. Während der Umstellung kannst du ein paar Minuten nichts speichern; Work7 zeigt dir dazu den Hinweis „Der Betrieb wird gerade umgestellt. Bitte in ein paar Minuten noch einmal.“ Schreibst du in dieser Zeit dem Assistenten auf WhatsApp, bekommst du dieselbe Antwort. Mehr dazu in der Anleitung Demo-Account.

Rapport per Sprachnachricht direkt als Vorschau (ab Version 0.10.0). Sagst du in einer Sprachnachricht das Projekt, wer wie lange gearbeitet hat und welches Material ihr verbraucht habt, kommt die Rapport-Vorschau jetzt auch bei mehreren Leuten und mit Material direkt, mit Speichern, Ändern und Abbrechen. Material aus eurem Katalog übernimmt der Assistent mit Preis, wenn er es eindeutig findet. Ist etwas nicht eindeutig, fragt er wie bisher nach.

Projekt über den Kunden nennen, Nachtrag ohne zweiten Rapport (ab Version 0.10.0). In einer Sprachnachricht reicht jetzt auch der Kunde, z. B. „Rapport für Hausverwaltung Alpenblick, 8 Stunden Fliesen“, wenn du für diesen Kunden nur ein Projekt hast. Hast du mehrere, fragt der Assistent nach. Sagst du nach dem Speichern „dem Rapport noch hinzufügen …“, ergänzt der Assistent deinen Rapport von diesem Tag, statt einen zweiten anzulegen; die Nummer musst du nicht nennen. Das Formular zeigt dir den Nachtrag vor dem Speichern.

Einzelpreis in der Rapport-Vorschau (ab Version 0.10.0). Material aus eurem Katalog steht in der Rapport-Vorschau jetzt mit Einzelpreis da, z. B. „25 kg Fliesenkleber (Katalog) · 1,20 €/kg“, auf WhatsApp und im Web-Assistenten. So fällt gleich auf, wenn der Assistent das falsche Material erwischt hat. Nennst du eine andere Einheit als im Katalog, steht das Material ohne Preis da.

Anfrage aus der Benachrichtigung erst nach Vorschau anlegen (ab Version 0.10.0). Sagst oder schreibst du dem Assistenten „Leg sie an“, zeigt er zuerst eine kurze Vorschau mit Nummer, Titel und Kunde der Anfrage; erst ein Tipp auf Anlegen legt sie an. So siehst du, wenn er die falsche Anfrage meint. Der Button Anfrage anlegen in der Benachrichtigung legt weiter sofort an.

Meine Aufgaben über alle Projekte (ab Version 0.10.0). Unter Projekte › Aufgaben in der Seitenleiste siehst du deine offenen Aufgaben aus allen Projekten auf einer Seite, nach Projekt geordnet, wichtige und überfällige oben. Du hakst sie direkt dort ab, mit Foto und Notiz wie im Projekt; was du heute erledigt hast, steht unter Heute erledigt und lässt sich zurücknehmen. Die Übersicht zeigt unter Zu erledigen „4 offene Aufgaben (1 überfällig)“, und die Benachrichtigung über neue Aufgaben öffnet diese Seite beim Projekt. Mehr dazu in der Anleitung Aufgaben im Projekt planen und abhaken.

Klare Antwort, wenn der Assistent mittendrin hängen bleibt (ab Version 0.10.0). Hat der Assistent auf WhatsApp oder im Web schon einen Teil deiner Nachricht gespeichert, bevor etwas schiefging, bekommst du jetzt „Ein Teil ist schon erledigt: …“ mit dem, was schon gespeichert ist, statt nur „Das hat nicht geklappt“. Schick die Nachricht dann nicht noch einmal, sonst wird es doppelt gespeichert; prüf kurz und schreib nur, was noch fehlt. Im Web-Assistenten kommt in diesem Fall statt „Serverfehler“ eine normale Antwort. Geht etwas schief, bevor der Assistent etwas erledigt hat, siehst du weiterhin eine Fehlermeldung. Mehr dazu in der Anleitung WhatsApp.

Weniger Einzelnachrichten auf WhatsApp (ab Version 0.10.0). Zeigt dir der Assistent eine Vorschau mit Buttons, etwa „Lösch meinen letzten Zeiteintrag“, kommen Text und Buttons jetzt meist in einer Nachricht statt in zwei.

WhatsApp-Assistent antwortet schneller (ab Version 0.10.0). Der Assistent beantwortet Nachrichten auf WhatsApp zügiger, auch Sprachnachrichten, Diktate und Fotos. Hängt ein Schritt, etwa bei der Umwandlung einer Sprachnachricht in Text, bricht er nach spätestens einer Minute ab, statt lange zu warten. Ein langes Diktat darf bis zu drei Minuten dauern.

Behoben: Bautagebuch stürzt beim Tippen nicht mehr ab (ab Version 0.10.0). Das Formular für den Tagesbeitrag zeigte nach dem ersten Tastendruck „Die Seite konnte nicht geladen werden.“ Das ist behoben, ebenso bei einzelnen Feldern unter Feiertage, Textbausteine und Leistungspakete.

Bautagebuch schneller (ab Version 0.10.0). Weniger Felder, Diktieren per Mikrofon, Fotos gleich beim Erfassen, eigene Seite mit allen Einträgen unter Projekte › Bautagebuch. Auf WhatsApp fragt der Assistent nur noch nach dem Nötigen.

Bautagebuch-Formular einfacher (ab Version 0.10.0). Im Web zeigt das Formular zuerst nur Ausgeführte Arbeiten, Behinderungen, Wetter (eigene Angabe) und die Fotos; alles Weitere steht unter Weitere Angaben. Pflicht ist nur noch Ausgeführte Arbeiten, Felder deines Gewerks sind freiwillig, außer dein Betrieb hat sie als Pflicht eingestellt. Mit Diktieren sprichst du ins Mikrofon, Stopp übernimmt den Text und verteilt ihn auf die Felder. Fotos und Dateien wählst du schon beim Erfassen, sie gehen beim Speichern hoch. Die Phase erscheint nur, wenn dein Betrieb Phasen hat und das Projekt eine Phase hat. Mehr dazu in der Anleitung Bautagebuch führen und Fotos ablegen.

Bautagebuch per WhatsApp einfacher (ab Version 0.10.0). Das Formular hat nur noch Ausgeführte Arbeiten, Behinderungen und Wetter (leer = automatisch); Projekt und Tag stehen oben. Fehlt eine Pflichtangabe deines Betriebs, fragt der Assistent kurz danach, bevor er die Vorschau zeigt. Klappt das Speichern nicht, bleibt die Vorschau stehen und Ändern führt nicht mehr in eine Sackgasse. Eine Phase übernimmt der Assistent nur, wenn du sie nennst. Nach dem Speichern erinnert er dich, dass du Fotos gleich schicken kannst. Tippst du doppelt auf Speichern, meldet er „Speichern wurde schon ausgelöst.“

Klare Meldung bei fehlgeschlagener Terminbuchung (ab Version 0.10.0). Klappt eine Buchung über deinen Terminlink nicht, sehen deine Kunden eine kurze, feste Meldung: „Dieser Termin ist nicht mehr frei.“, wenn der Termin inzwischen vergeben ist, sonst „Buchung fehlgeschlagen.“ Interne Fehlertexte erscheinen nicht mehr.

Weniger Text, mehr Überblick (ab Version 0.10.0). Lange Erklärzeilen unter Seitentiteln, in leeren Listen und in Einstellungen sind weg oder auf einen Satz gekürzt.

Projektseite zeigt nur Belege, die es gibt (ab Version 0.10.0). Unter Dokumente und Berichte stehen nur noch Belegarten mit Einträgen, Hinweise wie „Keine Angebote …“ entfallen. Mit dem „+“ oben rechts legst du direkt ein Angebot, einen Kostenvoranschlag, einen Lieferschein, eine Rechnung oder einen Rapport für das Projekt an. Siehe Projekte.

Material und Ablage mit „+“ im Projekt (ab Version 0.10.0). Auf der Projektseite stehen im Abschnitt Material und in der Ablage statt der Buttons Einplanen und Hochladen nur noch ein „+“ oben rechts. Es plant Material ein bzw. lädt eine Datei hoch; ein Hinweis erscheint, wenn du mit der Maus darüberfährst. Siehe Material und Projekte.

Assistent antwortet auf Bedienfragen aus dem Handbuch (ab Version 0.10.0). Fragst du den Assistenten im Web oder auf WhatsApp, wie etwas in Work7 geht, wo eine Einstellung liegt oder ob es eine Funktion gibt, schaut er in diesem Handbuch nach. Er antwortet mit den Schritten aus der passenden Anleitung und schickt den Link dazu mit, auf WhatsApp kurz in wenigen Zeilen. Steht eine Funktion nicht im Handbuch, sagt er, dass es sie so nicht gibt. Willst du etwas erledigen, zum Beispiel Urlaub eintragen, macht er das wie bisher direkt. Siehe Assistent und WhatsApp.

Sprache für Mitarbeiter, die wirklich gilt (ab Version 0.10.0). Die Sprache unter Einstellungen › Persönlich › Meine Einstellungen › Sprache gilt jetzt überall: Der Assistent antwortet in WhatsApp und in der Web-App in dieser Sprache, und Sprachnachrichten werden in ihr erkannt. Masken und Buttons in WhatsApp gibt es weiter nur auf Deutsch und Englisch; bei anderen Sprachen erscheinen sie auf Deutsch. Administratoren und Manager können die Sprache eines Mitarbeiters auch unter Team im Profil (Klick auf die Zeile) im Feld Sprache einstellen oder schon beim Einladen mitgeben. Im Fenster Profil bearbeiten gibt es kein Sprachfeld mehr, damit es die Einstellung nicht mehr überschreibt. Wer dort früher „English“ gewählt hatte, behält Englisch, auch für die Erkennung von Sprachnachrichten; wer Deutsch spricht, stellt die Sprache auf Deutsch oder Automatisch um. Auch der Assistent nimmt beim Einladen die Sprache mit („… er spricht Türkisch“).

Assistent bleibt bei Fragen zur Bedienung bei den Fakten (ab Version 0.10.0). Fragst du den Assistenten im Web oder auf WhatsApp, wie etwas in Work7 geht oder wo eine Einstellung liegt, beschreibt er nur, was es wirklich gibt. Kennt er eine Funktion nicht sicher, sagt er das und verweist auf dieses Handbuch. Möchtest du eine Seite zu einem bestimmten Projekt, Kontakt oder Beleg öffnen und hast ihn nicht genannt, fragt er kurz nach, welchen du meinst.

Team-Seite als ruhige Liste (ab Version 0.10.0). Unter Team stehen die Mitglieder jetzt als Liste mit Name, Rolle, E-Mail, Berufsgruppe und Dabei seit. Ein Klick auf eine Zeile öffnet das Profil, dort stellst du Berufsgruppe und Freigabe ein. Zeiten, Arbeitszeit, Berechtigungen und Deaktivieren findest du im Menü … am Zeilenende, Suche und Inaktive anzeigen unter Filter. Mehr unter Team und Rollen.

Kompaktere Tabellen im PDF (ab Version 0.10.0). Die Tabellen für Stunden, Positionen und Material in Rapporten und allen anderen Berichten stehen enger beisammen und nehmen weniger Platz ein; sie bleiben gut lesbar. Das Datum steht dort jetzt als 20.06.2026, und Zahlen wie Stunden, Menge, Preis und Betrag sind rechtsbündig. Hast du im Layout-Editor für eine Spalte selbst eine Ausrichtung eingestellt, bleibt sie erhalten.

Projekt- und Kundennummern aus dem Nummernkreis (ab Version 0.10.0). Unter Einstellungen › Betrieb › Nummernkreise gibt es den neuen Bereich Stammdaten: Dort stellst du ein, wie Projekt- und Kundennummern aussehen. Neue Projekte heißen standardmäßig PR-2026-0001 und zählen je Jahr, unabhängig von der Kundennummer. Kundennummern laufen in deinem bisherigen Format weiter (zum Beispiel LAE-000064); neue Betriebe beginnen mit KD-000001. Die Kundennummer gilt für alle Kontakte, auch für Lieferanten. Das gilt für jeden Weg: Web, WhatsApp, Assistent, Datenimport und Schnittstelle. Projekt- und Kundennummern sind jetzt nur in deinem Betrieb eindeutig; eine Auftragsnummer, die ein anderer Betrieb schon nutzt, übernimmt der Datenimport deshalb direkt als Projektnummer. Bestehende Nummern bleiben unverändert. Siehe Nummernkreise.

Nummernkreise für Rapport und Abnahmeprotokoll (ab Version 0.10.0). Unter Einstellungen › Betrieb › Nummernkreise stellst du jetzt auch ein, wie Rapporte und Abnahmeprotokolle nummeriert werden. Neue Rapporte heißen standardmäßig RA-2026-0001, neue Abnahmeprotokolle ABN-2026-0001, beide zählen je Jahr. Das gilt für alle Wege gleich: im Web, per WhatsApp und über den Assistenten. Bestehende Rapporte und Protokolle behalten ihre Nummer. Die Seite ist dafür in die Bereiche Verkauf und Baustelle gegliedert. Siehe Nummernkreise.

Briefpapier je Berichtsvorlage wählen (ab Version 0.10.0). In der Berichtsvorlage ersetzt die Auswahl Briefpapier den bisherigen Schalter „Briefpapier verwenden“: Standard (wie bisher: Papier nach Projekt, sonst Firmenstandard), eines deiner aktiven Briefpapiere mit Namen oder Kein Briefpapier. Ein gewähltes Papier gilt für alle PDFs dieser Variante und geht der Zuordnung nach Projekt vor. Kein Briefpapier wirkt jetzt auch bei Angebot und Rechnung; Absenderblock und Rücksendezeile richten sich nach dem Papier, das das PDF tatsächlich trägt. Löschst du ein Briefpapier, das Vorlagen gewählt haben, nennt Work7 diese Vorlagen; sie verwenden dann den Standard.

Link zu den Angeboten bei leerer Vorlagenliste (ab Version 0.10.0). Hat dein Betrieb noch keine Angebotsvorlage, führt der Button Zu den Angeboten unter Einstellungen › Belege › Angebotsvorlagen direkt zur Angebotsliste, von wo aus du ein Angebot als Vorlage speichern kannst.

Rücksendezeile abschaltbar (ab Version 0.10.0). Die kleine Zeile „Firma · Straße · PLZ Ort“ über der Empfängeranschrift steht mit Briefpapier nicht mehr doppelt: Ist ein Briefpapier hinterlegt, entfällt sie standardmäßig, ohne Briefpapier bleibt sie. In der Berichtsvorlage schaltest du sie unter Blatt → Kopf mit Rücksendezeile über der Anschrift gezielt ein oder aus. Das gilt für Angebot, Rechnung, Mahnung, Lieferschein, Rapport und alle anderen Belege mit Empfänger, auch beim Versand per Mail.

Oktober 2026 · Version 0.10.0

Neue Seitenleiste (ab Version 0.10.0). Die Seitenleiste zeigt jetzt Hauptpunkte mit Symbol – Übersicht, Eingang, Planung & Zeit, Projekte, Finanzen, Aufträge, Rechnungen, Belege, Bank und Steuern, darunter unter Verwalten Kontakte, Material, Team und Einstellungen. Die Unterpunkte erscheinen nur in dem Bereich, in dem du gerade bist; ein Klick auf einen Hauptpunkt öffnet seine erste Seite. Angebote, Kostenvoranschläge, Auftragsbestätigungen und Lieferscheine stehen unter Aufträge, Mahnungen, wiederkehrende Rechnungen und Gutschriften unter Rechnungen, Anlagen und wiederkehrende Belege unter Belege, Kassabuch und Unvollständig unter Bank, die Exportseite für die Kanzlei heißt Mein Steuerberater und steht mit UVA, E/A-Rechnung und Erweitert unter Steuern. Den Assistenten öffnest du über das Suchfeld oben oder mit Strg+K; einen eigenen Menüpunkt gibt es dafür nicht mehr. Alle Adressen und Lesezeichen funktionieren weiter.

Finanzen auf einen Blick (ab Version 0.10.0). Unter Finanzen in der Seitenleiste stehen die wichtigsten Zahlen deines Betriebs auf einer Seite: Gewinn oder Verlust im gewählten Zeitraum, offene Forderungen und Verbindlichkeiten mit dem überfälligen Teil, der Saldo deiner Bankkonten und Kassen, Ertrag und Aufwand je Monat als Diagramm, die nächste Umsatzsteuervoranmeldung mit vorläufiger Zahllast und Frist und was gerade zu erledigen ist. Jede Zahl führt mit einem Klick zur Liste dahinter. Ohne Buchhaltung siehst du die offenen Forderungen aus deinen Rechnungen. Mehr unter Finanzen auf einen Blick.

Übersicht mit Kennzahlen und Diagramm (ab Version 0.10.0). Die Übersicht zeigt jetzt oben deine wichtigsten Zahlen als Band, zum Beispiel Umsatz netto, Auftragsbestand, offene Forderungen und liquide Mittel, jeweils mit dem Vergleich zum gleichen Zeitraum im Vorjahr und, wo es passt, einer Verlaufslinie. Darunter steht ein Diagramm je Monat, als Standard der Umsatz dieses Jahr gegen das Vorjahr, auf Wunsch auch als Tabelle. Heute und Zu erledigen stehen nebeneinander; unter Zu erledigen erscheinen jetzt auch neue Erfassungen aus WhatsApp, und nur, was wirklich offen ist. Mit Anpassen wählst du bis zu acht Kennzahlen, ihre Reihenfolge, das Diagramm und welche Bereiche du siehst; Standard wiederherstellen setzt alles zurück. Deine Einstellungen folgen dir auf jedes Gerät. Frühere Einstellungen aus dem Browser werden nicht übernommen; jeder startet mit der Grundeinstellung seiner Rolle. Mehr unter Erste Schritte.

Listen wie aus einem Guss (ab Version 0.10.0). Angebote, Kostenvoranschläge, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen, Mahnungen, Belege, Anlagen und die Bankseiten sehen jetzt gleich aus: oben die wichtigste Zahl, rechts der Knopf zum Erstellen, darunter in einer Karte die Reiter, Exportieren und Filter. Neu filterst du nach Betrag von bis, bei Angeboten nach Projekt, bei Lieferscheinen nach Lieferdatum, bei Belegen nach Bezahldatum, Kostenstelle und danach, ob eine Datei fehlt. Überfällige Rechnungen zeigen „seit N Tagen“. Lange Listen laden beim Scrollen weiter, die Bankseiten blättern seitenweise. Work7 merkt sich deine Filter je Liste: Kommst du über die Seitenleiste zurück, ist alles wie verlassen. Schritt für Schritt: Listen filtern und sortieren. Aus einem angenommenen Angebot erzeugst du Auftragsbestätigung und Lieferschein direkt im Zeilenmenü; unter Rechnungen › Mahnungen zeigt der Reiter Erledigt bezahlte und stornierte Fälle.

Angebot als abgelehnt markieren (ab Version 0.10.0). Hat ein Kunde abgesagt, wählst du bei einem versendeten Angebot Als abgelehnt markieren, in der Liste im Zeilenmenü, im Angebot unter Mehr. Es wandert in den Reiter Abgelehnt. Hat sich der Kunde doch entschieden, stellt Ablehnung zurücknehmen das Angebot wieder auf versendet. Mehr unter Angebot.

Wiederkehrende Rechnungen (ab Version 0.10.0). Für Wartungsverträge, Mieten oder Pauschalen legst du unter Rechnungen › Wiederkehrend einmal eine Vorlage an: Kunde, Positionen, Intervall (monatlich bis jährlich), Start und auf Wunsch ein Ende. Zum Stichtag entsteht die Rechnung von selbst – als Entwurf zum Prüfen oder fertig und per E-Mail versendet. Nach einer Pause geht es mit dem nächsten Stichtag weiter; automatisch versendet wird nur eine aktuelle Rechnung (höchstens eine Woche alt), jede höchstens einmal. Mit Jetzt erzeugen entsteht die nächste Rechnung sofort. Aus einer bestehenden Rechnung geht es über Als wiederkehrend anlegen im Zeilenmenü der Rechnungsliste. Scheitert der automatische Versand, bekommst du eine Benachrichtigung. Anleitung

Wiederkehrende Belege (ab Version 0.10.0). Miete, Leasing, Versicherung oder Abos legst du einmal unter Belege › Wiederkehrend an. Zum Stichtag erzeugt Work7 den Beleg als Entwurf mit allen Angaben, zum Beispiel „Miete 10/2026“. Kommt die Abbuchung im Kontoauszug, steht der Entwurf im Bankabgleich als Vorschlag – ein Klick auf den Haken bucht den Beleg und gleicht ihn mit der Zahlung aus. Bis dahin zählt der Entwurf steuerlich nicht. Der erste Beleg liegt frühestens am 1. Jänner des laufenden Jahres. Liegt ein Beleg in einer schon festgeschriebenen Periode, sagt Work7 genau, was zu tun ist. Mehr im Handbuch unter Belege prüfen und fertigstellen.

Gutschriften an Lieferanten (ab Version 0.10.0). Unter Rechnungen › Gutschriften rechnest du Leistungen von Lieferanten und Subunternehmern selbst ab. Lieferant wählen, Positionen eintragen, versenden – die Gutschrift bekommt ihre Nummer, und mit der Buchhaltung steht sie gleich als Ausgabe mit Vorsteuer unter Belege. Für Bauleistungen gibt es Reverse Charge. Eine noch nicht bezahlte Gutschrift lässt sich stornieren. Wichtig: Eine Minderung einer Kundenrechnung bleibt die Rechnungskorrektur. Mehr dazu

Kasse eröffnen (ab Version 0.10.0). Hast du noch keine Kasse, fragt das Kassabuch unter Bank „Hast du eine Kasse?“ und zeigt Kasse eröffnen; weitere Kassen eröffnest du unter Weitere. Name, Anfangsbestand und Stand trägst du im Fenster ein, die neue Kasse ist danach als Reiter gewählt. Das Kassabuch zeigt oben den Bestand heute und blättert seitenweise, jede Seite beginnt mit dem richtigen Übertrag.

Angebot in einer Seite schreiben (ab Version 0.10.0). Ein neues Angebot entsteht auf einer einzigen Seite: Kunde wählen, Betreff, Anschreiben und Vorbemerkungen schreiben, Positionen erfassen, Schlusstext – fertig. Gespeichert wird sofort, einen Speichern-Knopf gibt es nicht. Der Betreff steht im PDF unter „Angebot“; unter Angebotsdaten legst du fest, bis wann das Angebot gilt (ohne Eingabe 14 Tage ab Angebotsdatum). Vorlage und Netto/Brutto findest du unter Weitere Optionen. Versendet, heruntergeladen oder gedruckt wird über Versenden; dabei wird das Angebot fertiggestellt. Ein Standard-Anschreiben oder einen Standard-Schlusstext für neue Angebote legst du unter Einstellungen › Textbausteine fest. Mehr unter Angebot.

Angebotspositionen direkt in der Tabelle (ab Version 0.10.0). Im Angebotsentwurf bearbeitest du die Positionen wie in der Rechnung direkt in der Tabelle: Artikel suchen oder Text tippen, Menge, Preis, Rabatt in Prozent oder Euro, Steuersatz und Art (Standard, Alternativ, Eventual); Enter speichert die Zeile. Titel und Untertitel legst du mit Titel an, benennst, verschiebst und löschst sie in der Titelzeile. Das Absatz-Symbol in der Zeile öffnet den Langtext der Position, das Notiz-Symbol in der Titelzeile die Vorbemerkung des Titels, jeweils mit Textbausteinen; das Bild-Symbol fügt ein Bild hinzu oder ersetzt es. Wählst du eine Katalogleistung, siehst du schon vor dem Speichern die Kalkulation. Alternativ- und Eventualpositionen stehen unter dem Gesamtbetrag mit „nicht enthalten“. Netto oder Brutto stellst du über der Tabelle um.

Angebot abrechnen wie in sevDesk (ab Version 0.10.0). Im fertigen Angebot zeigt der Knopf oben den nächsten Schritt: Versenden, Auftrag erhalten oder Rechnung erzeugen. Rechnung erzeugen macht aus dem Angebot eine Rechnung über alles, eine Anzahlung in Prozent oder als Betrag und später die Schlussrechnung, die die Anzahlungen je Steuersatz abzieht. Decken die Anzahlungen schon das ganze Angebot, bleibt es Teilberechnet, und die Schlussrechnung über 0,00 € lässt sich trotzdem fertigstellen; sie gilt sofort als bezahlt. Eine Anzahlung, die eine fertige Schlussrechnung abzieht, kannst du erst stornieren, wenn du die Schlussrechnung storniert hast. Die Angebotsliste hat Reiter mit Anzahl (Offen, Angenommen, Teilberechnet, Berechnet …), zeigt, was noch offen und was noch zu berechnen ist, und bietet Auftrag erhalten und Rechnung erzeugen direkt in der Zeile.

Kostenvoranschlag wie die Rechnung (ab Version 0.10.0). Unter Kostenvoranschläge › Neu öffnet sich eine Seite für alles. Wähle verbindlich oder unverbindlich und den Kunden – der Entwurf ist sofort gespeichert. Positionen trägst du direkt in der Tabelle ein, mit Rabatt und Steuersatz je Zeile, netto oder brutto. Versenden stellt fertig und verschickt, lädt herunter oder druckt. Die Liste zeigt Reiter mit Anzahl und oben, wie viel offen und angenommen ist.

Lieferschein in einer Maske (ab Version 0.10.0). Lieferscheine › Neu öffnet den Lieferschein als eine Seite: Projekt oder Kunde wählen, schon ist der Entwurf angelegt. Darunter Lieferdatum, Warenempfänger und Lieferanschrift, die Positionen mit Menge, Einheit und Geliefert (Teilmengen, 0 = nicht geliefert) und die Bemerkung; jede Änderung wird sofort gespeichert. Versenden oben rechts stellt den Lieferschein fertig und versendet, lädt herunter oder druckt ihn; Als geliefert markieren steht unter Mehr. Die Liste zeigt die Reiter Entwurf, Offen und Geliefert mit Anzahl. Auch die Liste der Auftragsbestätigungen zählt je Reiter und zeigt das Auftragsvolumen; aus der Liste erstellst du direkt einen Lieferschein. Schritt für Schritt: Lieferschein, Auftragsbestätigung.

Steuerberater-Seite (ab Version 0.10.0). Die Übergabe an die Kanzlei heißt jetzt Finanzen › Steuern › Steuerberater. Berater- und Mandantennummer trägst du direkt dort ein, wo du exportierst – kein Umweg mehr über die Stammdaten. Fehlt eine Nummer, sagt die Seite das, bevor du den DATEV-Stapel prüfst.

Skonto im Bankabgleich (ab Version 0.10.0). Zieht ein Kunde Skonto ab, ordnest du die Zahlung wie gewohnt zu: Work7 erkennt die Differenz, schlägt bei passender Vorgabe gleich „Skonto“ vor und bucht den Rest mit der richtigen Umsatzsteuerkorrektur aus. Bankspesen und kleine Differenzen (Rundung, Kursdifferenz) buchst du auf eine Kategorie. Die Rechnung ist danach bezahlt, nichts bleibt offen, keine Mahnung. Das Skonto landet auf dem Skontokonto des Steuersatzes (im Einheitskontenrahmen zum Beispiel 4400 Kundenskonto 20 % oder 5800 Skontoertrag 20 %); welche Konten gelten, siehst und änderst du unter Steuern › Erweitert › Stammdaten › Kontierung. Skonto auf Anlagegüter lehnt Work7 ab. Bei Ist-Besteuerung zählt eine Zahlung, deren Monat schon festgestellt ist, im ersten offenen Monat; die festgestellte Voranmeldung ändert sich nicht mehr. Mehr unter Bank › Skonto und andere Differenzen.

Bank: Beleg aus Umsatz, Unvollständig, private Regeln (ab Version 0.10.0). Fehlt zu einer Abbuchung der Beleg, legst du ihn mit Beleg anlegen direkt aus dem Umsatz an – Datum, Betrag und Gegenseite sind schon eingetragen, du legst nur noch das Foto ab und stellst fertig; der Umsatz ist danach gebucht. Der neue Reiter Unvollständig unter Bank zeigt dir alle Zahlungen, denen noch ein Beleg oder die Belegdatei fehlt. Hast du eine Rechnung über denselben Betrag schon mit Als bezahlt erfasst, siehst du dort einen kurzen Hinweis, und Beleg anlegen fragt nach: Du verknüpfst den Umsatz im Bankabgleich, statt einen zweiten Beleg anzulegen, oder legst mit Trotzdem anlegen bewusst einen eigenen Beleg an. Hat der Abgleich die erfasste Zahlung schon vorgeschlagen, verknüpfst du sie oder lehnst den Vorschlag ab, bevor du einen Beleg anlegst. Private Einkäufe und Einlagen auf dem Geschäftskonto bucht Work7 mit Private Regeln beim Einlesen gleich auf das Privatkonto.

Rechnungen aus dem Postfach landen von selbst bei den Belegen (ab Version 0.10.0). Kommt in einem gemeinsamen Postfach eine Rechnung per Mail an, legt Work7 daraus einen Entwurf unter Belege an, samt Datei. Du prüfst ihn und stellst ihn fertig wie jeden anderen Beleg; oben im Beleg steht Herkunft: E-Mail. E-Rechnungen liest Work7 direkt, PDFs und Fotos über die Belegerkennung. Werbung, AGB und deine eigenen Rechnungen bleiben draußen, und dieselbe Datei wird nie zweimal ein Beleg. Ein- und ausschalten kannst du das je Postfach unter Einstellungen › Postfächer (Belege übernehmen); dein persönliches Postfach schaltest du unter Mein Postfach selbst ein, dort ist es zunächst aus.

Gesendete Rechnungen als Einnahme (ab Version 0.10.0). Schreibst du Rechnungen noch mit einem anderen Programm und verschickst sie über ein mit Work7 verbundenes Postfach, kann Work7 sie als Einnahme übernehmen. Schalte dazu unter Einstellungen › Postfächer beim Postfach Gesendete Rechnungen als Einnahme ein (dein persönliches Postfach unter Mein Postfach). Jede neu gesendete Mail mit „Rechnung“ im Betreff oder im Dateinamen wird dann ein Einnahme-Entwurf unter Belege, mit der Datei und dem Kunden, wenn seine Mail-Adresse bei einem Kontakt hinterlegt ist. Rechnungen, die du mit Work7 verschickst, übernimmt Work7 nie, ebenso wenig Antworten, Weiterleitungen, Storno, Gutschriften und Kopien; Beilagen wie Angebot, Regiebericht oder AGB lässt Work7 weg, und jede Rechnung wird nur einmal Einnahme. Eine Antwort-Mail zählt, wenn die angehängte Datei „Rechnung“ heißt. Hinterlege deine UID in den Firmendaten, sonst übernimmt Work7 nur Rechnungen mit der UID des Kunden oder ohne UID.

Finanzen auf dem Dashboard (ab Version 0.10.0). Mit der Buchhaltung siehst du auf dem Dashboard auf einen Blick, ob du im Monat, Quartal oder Jahr Gewinn oder Verlust machst und wie viel Geld offen ist – von Kunden und an Lieferanten. Darunter steht, was zu erledigen ist: Belege prüfen, Bankumsätze zuordnen und die nächste Umsatzsteuervoranmeldung mit Frist. Ein Klick führt direkt zur passenden Liste. Der Abschnitt erscheint erst, wenn seine Zahlen da sind; wechselst du den Zeitraum, ändert sich nur Gewinn oder Verlust. Steht dort Offene Forderungen, fällt die Kachel Forderungen weg, damit du nicht zwei verschiedene Zahlen unter demselben Namen siehst. Schnellzugriffe und Favoriten zeigen nur noch, was dein Paket enthält.

Kontakt: Belege, offene Posten und neue Belege auf einen Blick (ab Version 0.10.0). Öffnest du einen Kontakt, stehen oben Reiter: Übersicht mit den Stammdaten, Belege mit allen Rechnungen, Angeboten, Kostenvoranschlägen, Lieferscheinen und Auftragsbestätigungen des Kontakts (mit Anzahl, Status in Worten und bei Rechnungen dem offenen Betrag), Eingangsbelege mit Lieferantenrechnungen und Einnahme-Belegen und Offene Posten mit Forderungen und Verbindlichkeiten, getrennt und jeweils mit Summe (nur, wenn du Buchungen bearbeiten darfst). Oben rechts legst du mit Rechnung erstellen direkt eine Rechnung für diesen Kontakt an; unter Mehr gibt es Angebot erstellen, Kostenvoranschlag erstellen und Lieferschein erstellen – der Kontakt ist jeweils schon eingetragen. Archivieren und Löschen findest du ebenfalls unter Mehr. Du siehst nur die Reiter und Knöpfe, für die du berechtigt bist. Schritt für Schritt: Kontakt: Belege, offene Posten und neue Belege.

Neue Kontakte mit dem Land deines Betriebs (ab Version 0.10.0). Legst du einen Kontakt ohne Land an, bekommt er das Land deines Betriebs, bei einem österreichischen Betrieb also Österreich. Bisher stand in manchen Fällen Deutschland drin, etwa bei Lieferanten aus einer Preisliste, und eine Rechnung an so einen Kunden wurde dann als Lieferung ins EU-Ausland behandelt. Im Formular steht das Land zu Beginn auf Land des Betriebs; wählst du ein anderes Land, bleibt es. Das gilt auch für Kontakte aus dem Assistenten (WhatsApp und Web), dem Datenimport und der API. Bestehende Kontakte ändern sich nicht: Steht bei einem Kunden aus Österreich noch Deutschland, korrigierst du das im Kontakt unter Land. Bearbeitest du einen älteren Kontakt ohne Land, bleibt er beim Speichern ohne Land und gilt weiter als Kontakt aus dem Land deines Betriebs. Beim Datenimport erkennt Work7 auch Autokennzeichen wie „A“, „D“, „FL“ oder „SLO“; ein unbekanntes Land überspringt Work7 mit einem Hinweis in der Zeile, der Kontakt bekommt dann das Land deines Betriebs.

Kleinigkeiten (ab Version 0.10.0). In Listen erreichst du die Zeilenaktionen jetzt auch mit der Tastatur. Hinweistexte im Angebotskopf, am Netto/Brutto-Umschalter und im Zuordnungsdialog erscheinen in Warnfarbe.

Neue Rechnungsmaske (ab Version 0.10.0). Rechnungen › Neu öffnet die Rechnung jetzt als eine Seite: Kunde wählen (oder gleich im Feld neu anlegen), darunter Leistungsdatum oder -zeitraum, Zahlungsziel in Tagen oder als Datum, Betreff, Kopftext, Positionen mit Rabatt und Steuersatz je Zeile, Fußtext und die Summen. Rabatt und Steuersatz stellst du je Position ein, den Positionseditor kennst du schon vom Angebot. Es gibt keinen Speichern-Knopf mehr: sobald der Kunde gewählt ist, ist der Entwurf angelegt, und jede Änderung wird sofort gespeichert. Versenden / Herunterladen oben rechts stellt die Rechnung fertig und versendet, lädt herunter oder druckt sie. Seltenes wie Rechnungsart, Reverse Charge und Käuferreferenz steht unter Weitere Optionen; Reverse Charge rechnet immer mit Nettopreisen, eine Brutto-Rechnung wird beim Einschalten auf netto umgestellt. Netto- oder Bruttopreise stellst du über den Positionen um; neue Rechnungen beginnen nach deiner Vorgabe in den Einstellungen.

Fertige Rechnung: der nächste Schritt oben rechts (ab Version 0.10.0). Eine fertige Rechnung zeigt oben einen dunklen Knopf mit dem, was als Nächstes zu tun ist: bei einer offenen Rechnung Als bezahlt markieren, bei einer überfälligen Rechnung Nächste Mahnung erstellen (mit Mahnwesen; ein vorhandener Mahnungsentwurf öffnet sich mit Mahnungsentwurf öffnen; läuft die Wartefrist bis zur nächsten Stufe noch, steht die Mahnung als „vorzeitig“ unter Mehr), bei einer bezahlten oder stornierten Rechnung Herunterladen. Daneben steht immer Herunterladen, alles Weitere – Versenden, Kopieren, Korrigieren, Stornieren, Rechnungskorrektur, E-Rechnung, Zahlungsaufschub – liegt unter Mehr. Bearbeiten lässt sich eine fertige Rechnung nicht mehr. Unten steht der Verlauf in Worten (erstellt, fertiggestellt, versendet, bezahlt, storniert …), und die Positionen zeigen Rabatt und Steuersatz je Position. Schritt für Schritt: Rechnung erstellen, versenden und Zahlung erfassen.

Rechnungsliste aufgeräumt (ab Version 0.10.0). Die Reiter heißen jetzt Alle, Entwurf, Offen, Fällig und Bezahlt; Teilbezahlt, Angemahnt und Storniert findest du unter Mehr. Hinter jedem Reiter steht die Anzahl, über der Liste der offene Betrag und wie viel davon fällig ist. Die neue Spalte Offen zeigt den Restbetrag je Rechnung. Im Menü … einer Zeile markierst du eine Rechnung mit Konto und Datum als bezahlt, erstellst bei fälligen Rechnungen die nächste Mahnung oder springst zum Stornieren in die Rechnung. Mahnungen rechts oben öffnet die Liste aller Mahnungen.

Bank: Teil- und Sammelzahlung (ab Version 0.10.0). Zahlt ein Kunde zwei Rechnungen mit einer Überweisung oder nur einen Teil, verteilst du den Umsatz unter Bank › Konten › Zuordnen auf mehrere Rechnungen: mit + hinzufügen, Beträge prüfen, Aufteilung buchen. Bleibt bei einer Rechnung etwas offen, steht dort „Teilzahlung, Rest bleibt offen“; die Rechnung bleibt mit dem Rest offen und im Mahnwesen. Einen Rest des Umsatzes buchst du auf eine Kategorie. Mehr unter Bank.

Mahnung erst nach Ablauf der Wartefrist (ab Version 0.10.0). Die Rechnungsliste, die Mahnliste und die Rechnung selbst bieten Nächste Mahnung erstellen erst an, wenn die Wartefrist bis zur nächsten Stufe abgelaufen ist. Vorher kannst du die Mahnung in der Rechnung unter Mehr bewusst vorzeitig erstellen.

Bank: alle Umsätze im Überblick (ab Version 0.10.0). Unter Finanzen › Bank siehst du jetzt alle Konten auf einmal oder eines einzeln, den Saldo laut Bank und laut Buchhaltung und je Umsatz, was noch offen ist. Ein Klick auf die Rechnungs- oder Belegnummer öffnet den Beleg. Was Work7 selbst gebucht hat, steht unter Automatisch. Filter nach Zeitraum, Betrag und Suchbegriff, Sortieren per Spaltenkopf und Blättern über alle Seiten. Nutzen zwei Bankkonten dasselbe Sachkonto, zählt es im Saldo laut Buchhaltung unter Alle Konten nur einmal.

Bank: Vorschläge bestätigen, ablehnen, alle auf einmal (ab Version 0.10.0). In der Umsatzliste bestätigst du einen Vorschlag mit dem Haken oder lehnst ihn mit dem X ab. Alle bestätigen bucht auf einen Klick alles, was eindeutig passt; der Rest bleibt mit Grund stehen. Hast du eine Rechnung schon mit Als bezahlt erfasst, verknüpft Work7 den späteren Kontoauszug nur noch damit, statt doppelt zu buchen. Falsch zugeordnet? Verknüpfung lösen storniert die Bankbuchung, die Rechnung ist wieder offen.

Einnahmen ohne eigene Rechnung erfassen (ab Version 0.10.0). Bekommst du Geld für eine Rechnung, die du nicht in Work7 geschrieben hast, erfasst du sie jetzt wie einen Lieferantenbeleg: Einnahme erfassen in der Belegliste oder in der Beleg-Maske oben auf Einnahme umschalten. Work7 bucht sie als Forderung mit Umsatzsteuer, zeigt sie in den offenen Posten und in der Umsatzsteuervoranmeldung und schlägt sie im Bankabgleich vor. In der Belegliste filterst du nach Ausgaben oder Einnahmen und siehst getrennt, was zu zahlen und was zu bekommen ist. Eine Rechnung, die schon in Work7 geschrieben wurde, nimmt Work7 nicht noch einmal als Einnahme an.

Steuer-Grundeinstellungen selbst prüfen (ab Version 0.10.0). Unter Einstellungen › Buchhaltung & Steuern siehst du Gewinnermittlung, Ist- oder Soll-Besteuerung, Zeitraum der Umsatzsteuervoranmeldung und Kleinunternehmer-Status. Work7 sperrt Änderungen, die ein bereits gebuchtes oder offenes Jahr umdeuten würden, und verweist dann auf deinen Steuerberater: die Gewinnermittlung, sobald im laufenden Geschäftsjahr gebucht ist; Ist/Soll, sobald im laufenden Jahr gebucht ist oder eine Voranmeldung des Vorjahrs fehlt (Wechsel nur zum 1. Jänner); den Zeitraum der Voranmeldung, sobald eine festgestellt ist. Schaltest du Kleinunternehmer ein, entfällt die Voranmeldung; schaltest du es aus, wählst du monatlich oder vierteljährlich. Anleitung: Steuern.

Betreff, Kopf- und Fußtext auf Rechnungen (ab Version 0.10.0). Unter Einstellungen › Textbausteine wählst du für ein Anschreiben oder einen Schlusstext Standardtext „Kopftext neuer Rechnungen“ bzw. „Fußtext neuer Rechnungen“. Jede neue Rechnung bekommt den Text vorbelegt, auch aus Angebot, aus Rapporten und im Assistenten. Mit den Platzhaltern {rechnungsnummer}, {zahlungsziel} und {kunde} setzt work7 Nummer, Fälligkeit und Kundennamen erst im PDF ein. Rechnungen ohne diese Texte sehen unverändert aus.

E-Rechnung für Kleinunternehmer, steuerfreie Lieferungen und Reverse Charge (ab Version 0.10.0). Die E-Rechnung (ZUGFeRD und ebInterface) kennzeichnet Rechnungen ohne Umsatzsteuer jetzt mit der passenden Steuerbefreiung und dem Befreiungsgrund, etwa als Kleinunternehmer, innergemeinschaftliche Lieferung, Ausfuhr oder Reverse Charge. Eine innergemeinschaftliche Lieferung lässt sich nur noch fertigstellen, wenn beim Kunden eine UID hinterlegt ist. PDF und Beträge bleiben unverändert; schon fertige Rechnungen behalten ihre archivierte E-Rechnung.

E/A-Rechnung ohne Kontonummern (ab Version 0.10.0). Unter Steuern › E/A-Rechnung seht ihr Gewinn oder Verlust für einen Monat, ein Jahr oder einen freien Zeitraum, aufgeteilt in Kategorien wie Material, Fahrzeug oder Umsätze. Rechnungen zählen am Tag der Zahlung, Teilzahlungen anteilig. Ein Klick auf eine Kategorie zeigt die Buchungen und Belege dahinter; CSV lädt alles für den Steuerberater herunter. Bilanzierende Betriebe sehen Ertrag und Aufwand (vorläufig). Anleitung: Steuern.

Bank: Konto anlegen und CSV-Auszug einlesen (ab Version 0.10.0). Unter Bank legst du dein Bankkonto jetzt selbst an (Bankkonto anlegen, für Administratoren); das Sachkonto richtet Work7 ein. Kontoauszüge liest du zusätzlich zu CAMT.053 und MT940 als CSV aus dem Online-Banking ein, etwa aus George, ELBA, BAWAG, Bank Austria oder Volksbank: Work7 schlägt vor, welche Spalte Datum, Betrag, Name, IBAN und Verwendungszweck enthält, zeigt die ersten zehn Umsätze als Vorschau und merkt sich die Zuordnung für das Konto. Liest du denselben Zeitraum zweimal ein, übernimmt Work7 jeden Umsatz nur einmal; Umsätze, die schon aus CAMT.053 oder MT940 da sind, überspringt es als „vermutlich doppelt“. Mehr unter Bankkonto anlegen und Kontoauszug einlesen.

Alle Mahnungen auf einen Blick (ab Version 0.10.0). Die neue Seite Mahnungen zeigt jede Mahnung deines Betriebs mit Rechnung, Kunde, Stufe, Frist, Forderung und dem heute noch offenen Betrag. Reiter trennen Entwürfe, versendete Mahnungen und solche, deren Frist ohne Zahlung abgelaufen ist. Von dort kommst du mit einem Klick zur Rechnung oder zur nächsten Mahnstufe. Die Seite gehört zum Mahnwesen und ist für Administratoren und Manager sichtbar.

Belege schneller kontieren (ab Version 0.10.0). Auf der Belegseite wählst du je Position nur noch die Kategorie, den Betrag (so wie er auf dem Beleg steht, mit Umsatzsteuer) und den Steuersatz. Reverse Charge (Bauleistung oder ausländischer Unternehmer) und innergemeinschaftlichen Erwerb stellst du einmal über den Positionen ein. Den Steuerschlüssel sucht Work7 selbst aus; Konto und Schlüssel findest du bei Bedarf unter Weitere Optionen.

Belege auf einen Blick (ab Version 0.10.0). Die Liste unter Belege hat jetzt Reiter für Entwurf, Offen, Fällig und Bezahlt, jeweils mit Anzahl, und darüber steht, wie viel noch offen und davon schon fällig ist. Links siehst du deine Kategorien mit Summe und Anzahl; ein Klick zeigt nur deren Belege, und zusammen ergeben die Kategorien genau die Summe deiner Belege. Als bezahlt markierst du einen Beleg direkt aus der Liste über das Menü … der Zeile.

Rabatt und Steuersatz je Rechnungsposition (ab Version 0.10.0). Eine Rechnungsposition kann einen eigenen Rabatt und einen eigenen Steuersatz tragen; gebucht wird je Steuersatz. Bei Bruttorechnungen bucht Work7 eine Rundung von höchstens einem Cent auf das Konto für Rundungsdifferenzen, das du unter Steuern › Erweitert › Stammdaten hinterlegst. Die Eingabe in der Rechnung selbst kommt mit dem neuen Positionseditor.

Belege auf einer Seite prüfen und mit einem Klick fertigstellen (ab Version 0.10.0). Unter Belege öffnet jeder Beleg jetzt eine eigene Seite: links siehst du die Rechnung oder den Kassenbon (PDF und Fotos direkt in der Seite), rechts die gelesenen Daten. Ein grüner Punkt vor dem Feld heißt „Erkannt“, ein gelber „Bitte ergänzen“. Den Lieferanten suchst du per Namen oder legst ihn mit einem Klick aus dem gelesenen Namen an; gibt es schon ähnliche Kontakte, zeigt Work7 sie vorher zur Auswahl, damit keine Dublette entsteht. Nach dem Fertigstellen ist der Kontakt als Lieferant gekennzeichnet. Fertigstellen prüft, gibt frei und bucht in einem Schritt; fehlt etwas, sagt Work7, was. Barbelege bezahlt Fertigstellen gleich über die Kassa. Mit Fertigstellen und nächster Beleg arbeitest du den Stapel ohne Umweg über die Liste ab. Belege ohne Datei bekommen ihre Datei per Ziehen auf die Fläche links. Mehr in Belege prüfen und fertigstellen.

Kategorien statt Kontonummern (ab Version 0.10.0). In der Buchhaltung haben die Konten jetzt verständliche Gruppen und ein Beispiel, etwa „Fahrzeug — Tankrechnung fürs Auto“. Unter Stammdaten › Konten › Kategorien sucht ihr nach einem Wort wie „Tank“ oder „Miete“, merkt euch häufige Kategorien mit dem Stern und legt bei Bedarf eine eigene Kategorie an. In den Belegen kommt die Auswahl mit einem der nächsten Updates.

Rechnung als bezahlt markieren – mit Kassa oder Bank. Vollständig bezahlt in der Rechnung öffnet jetzt das Fenster Als bezahlt markieren mit Konto, Datum und Betrag. Mit eingerichteter Buchhaltung wählst du, wohin das Geld ging: das Bankkonto ist vorbelegt, bei Barzahlung nimmst du die Kassa. Bei einem Bankkonto weist ein Hinweis darauf hin, dass die Zahlung sofort gebucht wird und du den Umsatz im Kontoauszug später nicht noch einmal buchst. Der Betrag steht auf dem offenen Betrag und lässt sich für eine Teilzahlung ändern. Sind Mahnkosten offen, bleibt es beim bisherigen Fenster mit Aufteilung. Schritt für Schritt: Rechnung erstellen, versenden und Zahlung erfassen.

Belegdatei bleibt am Beleg (ab Version 0.10.0). Jede Lieferantenrechnung, die du unter Belege hochlädst oder per WhatsApp und Assistent schickst, liegt jetzt als Datei am Beleg. Auf der Belegseite steht das Original links; fehlt die Datei (ältere Belege), ziehst du sie auf die Fläche links. Belegdateien erscheinen nicht in der Projekt-Ablage und sind nur für Personen sichtbar, die Eingangsrechnungen bearbeiten.

Kontakte aus anderen Programmen anlegen und pflegen (ab Version 0.10.0). Über die Schnittstelle für Drittsysteme (Modul „Public API & Webhooks“) können dein Shop, dein CRM oder dein Website-Formular jetzt Kontakte in Work7 anlegen, ändern, archivieren und löschen sowie Ansprechpartner einer Firma zuordnen. Dafür braucht der API-Schlüssel unter Einstellungen › Integrationen › API & Webhooks das Schreibrecht für den Bereich Kern. Bank- und Steuerdaten schreibt nur ein Schlüssel, der sie auch sehen darf. Kontakte, an die schon Belege versendet wurden, lassen sich nicht löschen, sondern nur archivieren, wie in der App. Hat ein Kontakt noch Entwürfe, offene Rapporte, Anfragen oder Projekte, lehnt die Schnittstelle das Archivieren und Löschen ab, statt diese still mitzuändern; das erledigst du in der App. Ein angebundenes Programm kann höchstens 60 Änderungen pro Minute schicken. Schickt ein Programm dieselbe Anlage nach einem Verbindungsfehler noch einmal, entsteht kein doppelter Kontakt. Die technischen Details stehen unter API-Änderungen.

Projekte aus anderen Programmen anlegen und pflegen (ab Version 0.10.0). Mit demselben Schreibrecht für den Bereich Kern legen angebundene Programme auch Projekte zu einem Kontakt an, ändern sie und setzen ihren Status. Archiviert wird ein Projekt wie in der App über den Status Archiviert; löschen lässt es sich über die Schnittstelle nicht. Ohne eigene Projektnummer vergibt Work7 die Nummer wie gewohnt, eine schon vergebene Nummer lehnt Work7 ab. Ein Programm kann bei jeder Änderung mitschicken, welchen Status es zuletzt gesehen hat; hat ihn inzwischen jemand in Work7 geändert, wird nichts überschrieben. Auch hier entsteht bei einer Wiederholung nach einem Verbindungsfehler kein doppeltes Projekt.

Anfragen aus Website und Schnittstelle erkennbar (ab Version 0.10.0). Bei Anfragen, die über dein Website-Formular oder ein angebundenes Programm eingehen, steht als Quelle jetzt Website bzw. API; danach lässt sich auch filtern. Außerdem erscheint beim Löschen eines Kontakts, an den schon Belege versendet wurden, wieder der Hinweis „Löschen nicht möglich“ mit der Bitte, ihn zu archivieren.

Aufgabenpläne im Projekt (ab Version 0.10.0). Jedes Projekt hat jetzt auf der Übersicht den Abschnitt Aufgaben. Dort legst du Pläne an, etwa „Baustellenstart“ oder „Übergabe“, und füllst sie mit Punkten. Jeden Punkt kannst du allen im Team oder einer bestimmten Person zuweisen, als Wichtig markieren (steht dann oben), mit einem Fälligkeitstag versehen und mit Foto erforderlich versehen. Dein Team hakt die Punkte ab, auf Wunsch mit Foto und Notiz; das Büro sieht, wer was wann erledigt hat, und kann einen Punkt wieder öffnen. Zugewiesene Personen bekommen eine Benachrichtigung in der Glocke. Wie es geht, steht in der Anleitung „Aufgaben im Projekt planen und abhaken“.

Aufgaben auf WhatsApp (ab Version 0.10.0). Mitarbeiter tippen im Hauptmenü auf Aufgaben oder fragen „Was ist zu tun?“ und bekommen die offenen Punkte ihres Projekts als Liste; ein Tipp hakt ab, mit Rückgängig für Fehltipps und auf Wunsch mit Foto oder Notiz. Projektleitung und Büro sprechen per Sprachnachricht ein, worauf das Team achten soll; daraus werden Entwurfspunkte im Plan „Vom Bauleiter“. Wer neue Punkte zugewiesen bekommt, erhält eine Nachricht mit Aufgaben öffnen, die gleich zur Liste führt. Die Morgen-Karte um 06:30 nennt die offenen und wichtigen Punkte der Projekte, auf denen du heute eingeteilt bist (vorerst nur, wenn du in den letzten 24 Stunden mit dem Assistenten geschrieben hast). Mehr unter WhatsApp-Assistent.

Aufgabenvorlagen und Startvorlagen (ab Version 0.10.0). Jeder Betrieb hat die Startvorlagen Baustellenstart und Abschluss/Übergabe. Unter Einstellungen › Aufgabenvorlagen pflegst du sie und legst eigene Vorlagen an. Aus jedem Plan kannst du mit Als Vorlage speichern eine neue Vorlage machen. Neue Pläne startest du mit Neuer Plan › Aus Vorlage; spätere Änderungen an der Vorlage betreffen nur neue Pläne.

WhatsApp: Mehrere Aufgaben ohne Rückfragen (ab Version 0.10.0). Sprichst du mehrere Aufgaben in eine Nachricht, fragt der Assistent nicht mehr „Aufgabe fertig?“: Ist eine Aufgabe gespeichert oder bestätigt, kommt die nächste von selbst. Es gibt keine eigene Ansage mehr; die erste Nachricht jeder Aufgabe trägt oben eine kleine Zeile wie „Aufgabe 2 von 3 · Rapport“. Ein Rapport auf der Liste kommt gleich als Formular bzw. Vorschau mit Speichern, Ändern und Abbrechen, mit deinen Stunden und deinem Material, wie bei „Erstelle einen Rapport“. Während der Assistent arbeitet, siehst du „schreibt …“, bei längeren Aufgaben einmal „⏳ … wird vorbereitet …“. Nur wenn du eine Aufgabe abbrichst, fragt er kurz: Rest weiter oder Alles stoppen. Mehr unter WhatsApp-Assistent.

WhatsApp: Knöpfe statt Ja/Nein tippen. Fragt der Assistent nach („Meinst du das Projekt Huber?“, „Soll ich die Stunden so buchen?“), kommen die Knöpfe Ja und Nein; fragt er, welchen von mehreren Treffern du meinst, kommt eine Auswahlliste. Ein Tipp gilt wie deine getippte Antwort. Knöpfe, die älter als 30 Minuten sind, wirken nicht mehr; dann schreibst du kurz, was du möchtest.

WhatsApp: weniger Doppeltes, mehr Bezug (ab Version 0.10.0). Startest du einen Rapport, stehen deine heute schon erfassten Stunden auf dem Projekt gleich im Entwurf („⏱ aus Zeiterfassung übernommen“) und zählen nach dem Speichern nicht doppelt. Scheitert das Rapport-Formular, kommt die Vorschau nicht zweimal, sondern nur Speichern / Ändern / Abbrechen. Was Chef und Büro selbst anlegen, landet nicht mehr im eigenen Eingang („✅ … gespeichert“). Fotos lassen sich nachträglich an einen gespeicherten Rapport hängen („Häng die letzten 3 Fotos an R-…“). Links auf Seiten der Web-App, auch aufs Dashboard, kommen als Knopf Öffnen. Schickst du mehrere Fotos als Album, antwortet der Assistent nicht mehr mit einem leeren Menü. Mehr unter Rapport per WhatsApp und Eingang.

Freigabe für Eingaben von Mitarbeitern: Einstellung (ab Version 0.10.0). Unter Einstellungen › Unternehmensprofil gibt es den Bereich Freigabe mit dem Schalter Eingaben von Mitarbeitern freigeben. Ist er an, zählen Stunden, Rapporte, Bautagebuch-Einträge und Fotos von Mitarbeitern erst, wenn du sie freigegeben hast; für Administratoren und Manager gilt das nie. Der Schalter ist für jeden Betrieb eingeschaltet. Alles, was vor dieser Version erfasst wurde, gilt als freigegeben. In der Team-Karte legst du je Mitarbeiter im Feld Freigabe eine Ausnahme fest: Betriebsstandard, automatisch oder Freigabe nötig. Mehr unter Team und Rollen.

Offene Stunden zählen erst nach der Freigabe (ab Version 0.10.0). Projektstunden, die noch auf deine Freigabe warten, stehen nicht im Zeitkonto, nicht im Lohnexport, nicht in den Stunden des Projekts und nicht in den Auswertungen; abgelehnte Stunden zählen gar nicht. Die Zeiterfassung zeigt sie in der Spalte Freigabe („wartet auf Freigabe“ bzw. „abgelehnt: Grund“), die Lohnexport-Vorschau nennt sie („x h warten auf Freigabe (nicht enthalten)“), und Mitarbeiter sehen ihre offenen Stunden im Zeitkonto und im Chat mit ⏳. Mehr unter Zeiterfassung.

Offene Rapporte, Bautagebuch-Einträge und Fotos gehen nicht zum Kunden (ab Version 0.10.0). Ein Rapport, der noch auf deine Freigabe wartet, lässt sich nicht verrechnen und trägt in der Liste und im Rapport den Hinweis „wartet auf Freigabe“. Schließt du ihn ab, sendest ihn oder forderst eine Unterschrift an, ist er damit freigegeben; schließt ein Mitarbeiter selbst ab, bleibt er offen. Das Bautagebuch-PDF enthält nur freigegebene Einträge, und die Stunden im Bautagebuch zählen nur freigegebene Zeiten. Offene Fotos stehen nicht in der Ablage und gehen nicht im Fotoversand an den Kunden; in Aus Ablage wählen und in der Bildauswahl deines Bautagebuch-Eintrags siehst du nur deine eigenen, mit dem Hinweis „wartet auf Freigabe“. Mehr unter Rapport im Web und Bautagebuch und Fotos.

Freigabe-Fenster: freigeben, Stunden ändern, ablehnen (ab Version 0.10.0). Auf dem Dashboard zeigt der Abschnitt Zur Freigabe, was Mitarbeiter erfasst haben und was noch auf dich wartet, als ruhige Zeile je Mitarbeiter, Tag und Projekt, etwa „Max · Di 20.10. · Huber — 6,5 h Verlegen · Rapport · 4 Fotos“; alles steht im Eingang im Reiter Zur Freigabe. Aufgeklappt siehst du Stunden mit Tätigkeit, den Rapport und kleine Fotos. Freigeben gibt die ganze Zeile frei, Stunden bearbeiten ändert eine Zeitzeile vorher, Ablehnen verlangt einen Grund und schickt dem Mitarbeiter genau eine Nachricht. Freigegebene Fotos aus WhatsApp landen danach im Ordner Bilder des Projekts. Sendest du einen offenen Rapport an den Kunden, gibt das auch seine Fotos frei, und sie stehen im PDF; klappt das Hochladen eines Fotos nicht, geht der Rapport nicht hinaus und du siehst eine Meldung. Die Kachel Offene Freigaben zählt jetzt auch diese Eingaben. Mehr unter Eingaben freigeben.

Abnahmefotos ohne Ortsdaten (ab Version 0.10.0). Fotos, die du im Web an ein Abnahmeprotokoll hängst, enthalten keine Ortsdaten und Kameraangaben mehr. Erlaubt sind JPG, PNG und WebP bis 9,5 MB je Foto.

Nicht freigegebene Dateien bleiben im Büro (ab Version 0.10.0). Dateien in der Projekt-Ablage, die auf Freigabe warten oder abgelehnt wurden, kann nur der Ersteller und wer Eingaben freigeben darf öffnen. Hast du eine Datei abgelehnt, ist sie für alle anderen gesperrt.

Dateien in die Projekt-Ablage hochladen (ab Version 0.10.0). In der Projekt-Ablage kannst du Dateien mit Hochladen oder per Ziehen hinzufügen, ein Filter zeigt alle, nur Bilder oder nur Dokumente. Work7 prüft hochgeladene Dateien streng: erlaubt sind Bilder, PDF, Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien ohne Makros, OpenDocument, Text, CSV, DWG/DXF und E-Mails (EML); Programme, Skripte, ZIP-Archive, Videos und Office-Dateien mit Makros werden abgelehnt. Wo dein Speicher bei gleichem Namen automatisch umbenennt (zum Beispiel „Angebot (2).pdf“), zeigt Work7 den Namen, unter dem die Datei wirklich liegt. Die Schaltfläche Hochladen gibt es in der Projekt-Ablage; du kannst Dateien auch dorthin ziehen.

Dokumente im Freigabe-Fenster, am Rapport und am Bautagebuch (ab Version 0.10.0). Das Freigabe-Fenster zeigt offene Dokumente (PDF, Office, Text) aus der Projekt-Ablage mit Namen; Herunterladen, Freigeben und Ablehnen funktionieren wie bei Fotos, die Zusammenfassung nennt auch die Zahl der Dateien („· 2 Dateien“). Am Rapport lädst du PDF- und Office-Dateien im Abschnitt Fotos und Dateien direkt hoch; im Regiebericht stehen sie als Anlagen. Im Bautagebuch lädst du Fotos und Dokumente direkt an deinen eigenen Eintrag hoch; sie sind am Eintrag sichtbar und stehen im Bautagebuch-PDF als Anlagen. Mehr unter Bautagebuch und Fotos.

Dokumente per WhatsApp und Assistent, an Abnahme und Mangel (ab Version 0.10.0). Schickst du ein PDF oder eine Office-Datei per WhatsApp oder im Web-Assistenten, fragt Work7, wohin sie soll: Ablage, Rapport, Als Rechnung oder Bautagebuch heute. Ohne Antwort sieht das Büro die Datei im Eingang und kann sie dort abrufen. Auch Dokumente durchlaufen die Freigabe. An Abnahme und Mangel lassen sich Dokumente anhängen; das Abnahme-PDF listet sie als Anlagen. HEIC-Fotos lehnt die Abnahme weiter ab, du bekommst einen Hinweis.

Ruhigere Oberfläche (ab Version 0.10.0). Work7 sieht jetzt ruhiger aus: Der Hintergrund ist einfarbig statt mit Farbverlauf, Flächen sind flach ohne Schatten, Glanz und Unschärfe, und Ecken sind überall gleich gerundet. Buttons und Eingabefelder haben auf allen Seiten dieselbe Höhe und Form; pro Seite fällt der wichtigste Button grün auf, alles andere ist zurückhaltend. Der Status von Rechnungen, Projekten und anderen Belegen steht als farbiger Punkt mit Text statt als bunte Pille, Zähler stehen als schlichte Zahl. Tabellen kommen ohne eigenen Rahmen aus, Zeilen reagieren nur dann auf den Mauszeiger, wenn ein Klick etwas öffnet. Die Rollbalken sind dünner. Dialoge und Seitenfenster schweben ohne Unschärfe über der Seite. An den Abläufen ändert sich nichts.

Auch der Aufbau der Seiten ist jetzt einheitlich: Jede Seite beginnt mit demselben Seitenkopf aus Titel, kurzer Info und Aktionen. Detailseiten zeigen den Inhalt links und die Eckdaten in einer Seitenspalte rechts. Listen sind ruhige Zeilen; am Handy erscheinen sie als Zeilen mit Titel, Betrag oder Status und einer Zeile Zusatzinfo statt als Tabelle. Das Dashboard ist neu: Oben steht ein Eingabefeld für den Assistenten („Was möchtest du erledigen?“), die Zahlen stehen als Zeilen statt als Kacheln. Schnellzugriffe und „Alle Links“ entfallen, du erreichst alles über die Seitenleiste. Die Einstellungen haben links eine Navigation mit Gruppen. Kalender und Posteingang haben jeweils einen gemeinsamen Kopf. Die Maske für Belege ist ruhiger, und im Termin-Fenster sind seltene Felder unter „Weitere Optionen“ eingeklappt. Wo Daten laden, siehst du graue Platzhalter in der Form der Seite statt „Lädt…“. Kann eine Seite nicht angezeigt werden, erscheint die Meldung „Die Seite konnte nicht geladen werden.“ mit dem Button Erneut versuchen.

Oktober 2026 · Version 0.9.0

Assistent über jeder Seite. Mit Strg+K (am Mac ⌘+K) öffnet sich der Assistent als Fenster über der Seite, auf der du gerade bist, statt auf einer eigenen Seite. Noch einmal Strg+K hört zu und zeigt den Text schon beim Sprechen, ein drittes Mal schickt ab; Esc bricht ab. Wechselst du die Seite oder klickst daneben, rückt er nach rechts unten und bleibt offen, und er weiß, auf welcher Seite du bist („Was ist hier noch offen?“). Frühere Unterhaltungen liest du über den Link Verlauf oben im Fenster des Assistenten nach und setzt sie mit einem Klick fort. Mehr unter Der Assistent im Web.

Einstellungen ruhiger und übersichtlicher (ab Version 0.9.0). In den Einstellungen siehst du deine Werte jetzt als Text statt als offene Formulare. Zum Ändern tippst du auf den Stift neben einem Abschnitt, Speichern übernimmt die Änderung, Abbrechen verwirft sie. Listen wie Abwesenheitsarten, Projektstatus und Mahnstufen stehen als ruhige Tabelle, Neues legst du über einen Dialog an. Unter Allgemein wird nicht mehr beim Verlassen jedes Felds gespeichert, sondern erst mit Speichern. Eingabefelder sind in der ganzen App so breit wie ihr Inhalt, statt über den ganzen Bildschirm zu laufen.

WhatsApp: Fotos an den Kunden schicken (ab Version 0.9.0). „Schick Huber die Fotos von heute“ zeigt dir in einer Nachricht, wie viele Fotos von welchem Tag an wen und von welchem Postfach hinausgehen; erst Senden verschickt sie per E-Mail, Abbrechen verwirft. Ohne Angabe gehen sie an den Hauptansprechpartner des Kunden, per WhatsApp an den Kunden nie. Mit dabei sind alle Fotos des Tages aus der Ablage des Projekts, keine Belege. Sind sie zu groß für eine Mail (meist 10 MB, je nach Postfach weniger), gehen sie verkleinert hinaus; passt auch das nicht oder sind es mehr als 20 Fotos, sagt es dir schon die Vorschau, und du öffnest die Ablage im Web. Senden dürfen Inhaber und Büro, Mitarbeiter nicht. Das geht auch im Web-Assistenten. Mehr unter Bautagebuch und Fotos.

WhatsApp: Morgen-Karte um 06:30 (ab Version 0.9.0). Hast du heute Termine, schickt dir der Assistent werktags um 06:30 eine Nachricht mit deinem Tag: deine eigenen Termine mit Uhrzeit, Projekt oder Kunde und Adresse (höchstens drei, dann „+N weitere“) und die offenen Mängel auf diesen Baustellen. Route schickt den Standort der Baustelle, Kommen stempelt dich ein und setzt das Projekt aktiv, Nicht mehr schaltet die Karte ab. Ohne Termin kommt nichts, am Wochenende auch nicht. Mehr unter Kalender. WhatsApp: Schaden oder Vorkommnis melden (ab Version 0.9.0). „Wasserschaden im Keller bei Huber“, geschrieben oder gesprochen, steht sofort mit Uhrzeit im Bautagebuch von heute und als Vorkommnis im Eingang des Büros, ohne Rückfrage. Ein Foto, das du gleich danach schickst, hängt am Bautagebuch und am Vorkommnis; nach Vorkommnis im Menü genügt auch ein Foto mit kurzer Bildunterschrift. Im Projekt-Menü findest du dafür Vorkommnis unter Bautagebuch. Hast du heute noch keinen Bautagebuch-Eintrag, legt work7 ihn an; was gearbeitet wurde, trägst du später nach. Mehr unter Bautagebuch führen.

WhatsApp: Notiz ans Projekt und Materialbedarf (ab Version 0.9.0). „Notiz Huber: Schlüssel liegt beim Nachbarn“, ob geschrieben oder gesprochen, hängt die Notiz direkt ans Projekt, ohne Rückfrage, und das Büro sieht sie im Eingang. „Brauch 5 Eimer Dispersion für Huber bis Freitag“ landet als Materialbedarf mit Positionen und Termin im Eingang; ein Foto, das du gleich danach schickst, hängt am selben Eintrag. Bestellt oder aus dem Lager gebucht wird dabei nichts, das macht das Büro. Im Projekt-Menü findest du dafür Notiz unter Notizen und Bedarf melden unter Material; Lagerbestand steht dort auf WhatsApp nur noch bei Mitarbeitern, Chef und Büro fragen den Bestand per Satz ab. Hinweis für Chef und Büro: Auch Mitarbeiter können damit Notizen an Projekte anhängen, denen sie zugeordnet sind. Bestehende Notizen ändern oder löschen können sie nicht, und alles, was sie schicken, siehst du im Eingang. Mehr unter Eingang.

WhatsApp: Tagesabschluss beim Gehen (ab Version 0.9.0). Nach Gehen zeigt dir der Assistent in einer Nachricht deinen Feierabend, die Stunden von heute und dein Zeitkonto einschließlich heute, etwa „Feierabend 16:45 · heute 8,5 h · Saldo +2,0 h“. Fehlt noch der Rapport für heute oder liegen Fotos von heute ohne Ziel, steht das darunter, und du tippst gleich auf Rapport, Fotos oder Passt so. Ist alles erledigt, bleiben die gewohnten Buttons Projektstunden und Zeitkonto. Den Saldo siehst du, sobald für dich ein Arbeitszeitmodell hinterlegt ist. Gehst du nur in die Mittagspause (vor 15:00 Uhr und noch unter drei Vierteln deiner Tagesstunden, ohne Arbeitszeitmodell unter 6 Stunden), kommt nur eine kurze Zeile wie „Gehen 12:00 · heute 4,0 h“. Nach einer Spätschicht zählt der Tag, an dem du gekommen bist.

WhatsApp: Kontaktkarte (ab Version 0.9.0). Schreib „Nummer von Huber“, und der Assistent schickt dir die Kontaktkarte mit Telefon, Mobil, E-Mail und Adresse. Ein Tipp auf die Karte ruft an oder speichert den Kontakt im Handy, Route darunter schickt dir den Standort zum Navigieren. Passen mehrere Kontakte oder hat die Firma mehrere Ansprechpartner, wählst du aus einer Liste. Mitarbeiter sehen die Kontakte ihrer eigenen Projekte. Im Web-Assistenten erscheint dieselbe Karte mit anklickbarer Nummer und E-Mail. Anleitung: WhatsApp › Kontaktkarte im Chat.

WhatsApp: Kommen per Standort (ab Version 0.9.0). Teile in WhatsApp deinen Standort (Büroklammer › Standort), und work7 schlägt dir das nächste Projekt in deiner Nähe vor: „Nächstes Projekt: Badsanierung Huber (120 m). Kommen buchen?“ Mit Ja ist das Kommen gebucht und das Projekt aktiv, mit Anderes Projekt wählst du aus einer Liste. Dein Standort wird dabei nicht gespeichert. Anleitung: Zeiterfassung › Kommen per Standort.

WhatsApp: Erinnerung, wenn der Rapport fehlt (ab Version 0.9.0). Wer heute Kommen und Gehen gebucht, aber noch keinen Rapport für heute erfasst hat, bekommt werktags um 17:30 einmal die Nachricht „Für heute fehlt noch dein Rapport zu …“. Rapport öffnet gleich das Rapport-Formular, Morgen erinnert am nächsten Werktag um 07:30, Nicht mehr schaltet die Erinnerung ab; „Rapport-Erinnerung an“ schaltet sie wieder ein. Wer heute Urlaub hat oder im Rapport eines Kollegen steht, bekommt keine. Mehr unter Rapport per WhatsApp.

WhatsApp: Belege auf Fotos werden erkannt (ab Version 0.9.0). Schickst du ein einzelnes Foto von einer Rechnung oder einem Kassenbon, fragt der Assistent gleich: Beleg einreichen oder In die Ablage. Mit Beleg einreichen landet das Foto als erfasster Beleg im Büro-Eingang; gebucht wird auch dann im Büro. Das gilt für Chef und Büro mit Buchhaltungsrecht, nicht für Mitarbeiter. Ist der Assistent nicht sicher oder kann das Foto nicht prüfen, geht es wie bisher an den richtigen Ort in der Ablage.

WhatsApp: Erinnerung mit Vorschau, Urlaubsantrag mit Resturlaub (ab Version 0.9.0). „Erinnere mich morgen um 7 an das Material“ legt die Erinnerung nicht mehr sofort an: Du siehst zuerst Text, Zeitpunkt und Wiederholung, erst Anlegen speichert sie, Abbrechen verwirft sie. Das gilt auch im Web-Assistenten. Chef und Büro sehen in der Nachricht zu einem neuen Abwesenheitsantrag jetzt die Dauer in Arbeitstagen und den Resturlaub danach (bei Krankmeldung, Arzt oder Zeitausgleich „unverändert“); Genehmigen und Ablehnen wirken wie bisher sofort. Wer länger als einen Tag nicht geschrieben hat, bekommt dieselben Angaben in der vorbereiteten Nachricht, sobald WhatsApp sie freigegeben hat. Mehr unter Urlaub und Abwesenheit.

WhatsApp: Fotos ohne Rückfrage am richtigen Ort (ab Version 0.9.0). Der Assistent fragt bei Fotos nur noch, wenn das Ziel unklar ist. Schickst du Fotos innerhalb von 10 Minuten nach einem Bautagebuch-Eintrag, einem Raum im Aufmaß oder erfassten Mängeln, hängen sie direkt dort (bei Mängeln am zuletzt angelegten). Diktierst du gerade einen Rapport, kommen sie in den Entwurf; ist ein Projekt bekannt, in dessen Ablage. Du bekommst eine Nachricht, wo die Fotos liegen, mit Woanders hin, falls es nicht passt. Nur ohne erkennbares Ziel kommt eine Liste, jetzt auch mit Bautagebuch heute; solange du nicht gewählt hast, sieht das Büro die Fotos im Eingang als „Fotos ohne Ziel“. Schickst du ein Foto mit Bildunterschrift, steht sie im Dateinamen, etwa …_Steckdose-Kueche_01.jpg. Mehr unter Bautagebuch und Fotos.

Bautagebuch: das Wetter kommt automatisch (ab Version 0.9.0). Im Bautagebuch musst du das Wetter nicht mehr nennen. work7 holt es für Tag und Ort aus der Projektadresse, auch für nachgetragene Tage, und zeigt es in der WhatsApp-Bestätigung („🌤️ 14–19 °C, Regen“), im Web und im PDF des Tages. Sagst du das Wetter selbst („Wetter: Starkregen ab Mittag“), gilt deine Angabe; im Web trägst du sie im Feld Wetter (eigene Angabe) ein. Die Wetterdaten stammen von Open-Meteo.com (CC BY 4.0). Mehr unter Bautagebuch führen.

WhatsApp: Lange Listen blättern, eine Antwort auf Sprachnachrichten (ab Version 0.9.0). Keine Liste im Chat hört mehr stumm nach neun oder zehn Einträgen auf: Kunden, Anfragen, Rapporte, die Projekte, Angebote, Rechnungen und Anfragen eines Kunden, die Termine von heute, die Phasen einer E-Mail und der Lagerbestand zeigen acht Einträge, darunter Weitere … mit „Seite 2 von 3“, und oben die Gesamtzahl. Beim Lagerbestand bleibt deine Suche beim Blättern erhalten. Sprichst du mehrere Aufgaben in eine Sprachnachricht, kommt genau eine Antwort mit „🎤 Verstanden: …“ und der Aufgabenliste. Ein Angebot oder eine Rechnung auf dieser Liste legst du im Web an: Die Nachricht mit Im Web anlegen nennt gleich, welche Aufgabe dran ist, danach geht es mit Weiter (Zettel) weiter. Fehlermeldungen nennen keine Befehle wie „/status“ mehr, sondern haben den Knopf Menü. Mehr unter WhatsApp-Assistent.

WhatsApp: Rapport nachtragen, Senden mit genauer Anzeige (ab Version 0.9.0). Einen gespeicherten Rapport ergänzt du jetzt im Chat: „Bei R-0042 noch 2 Stunden Abdecken dazu“ oder Nachtragen in der Rapportkarte öffnet das gewohnte Rapport-Formular mit allen gespeicherten Zeilen und der neuen Zeile; Speichern schreibt in denselben Rapport zurück, und das Büro sieht den Nachtrag im Eingang. Ein abgeschlossener Rapport wird dabei still wieder geöffnet (Chef und Büro); verrechnete oder unterschriebene Rapporte ändert der Chat nicht, dafür gibt es Im Web öffnen. Beim Senden und beim Anfordern einer Unterschrift zeigt die Vorschau jetzt genau, was an wen geht: Rapportnummer, PDF-Fassung, Empfänger mit E-Mail und Absender; erst der Knopf schickt los. Mehr unter Rapport per WhatsApp.

WhatsApp: Auftragsbestätigung per Knopf, Angebote nur mit Preisen, Mahnung in einem Schritt (ab Version 0.9.0). Nimmst du ein Angebot im Chat an, stehen danach Auftragsbestätigung und Rechnung unter der Meldung: Auftragsbestätigung zeigt die Vorschau, nach Erstellen folgen Senden und PDF hierher; Rechnung öffnet das Angebot im Web zum Umwandeln. Ein Angebot sendet der Assistent auf WhatsApp nur, wenn jede Position einen Preis hat; sonst bekommst du einen Hinweis und den Knopf Angebot im Web. Die Senden-Vorschau nennt Kunde, Summe, Empfänger und Absender, bei Rechnungen dazu Nummer, Rechnungsdatum und Fälligkeit. Mahnung erstellen zeigt jetzt eine einzige Vorschau mit Stufe, Zinsen, Spesen, Forderung, Frist, Empfänger und Absender: Senden erstellt die Mahnung und schickt sie sofort per E-Mail, Nur vorbereiten legt nur den Entwurf mit PDF an, Abbrechen ändert nichts. Mehr in Angebot erstellen, Auftragsbestätigung und Mahnwesen. WhatsApp: Barbeleg statt Kassa-Eintrag (ab Version 0.9.0). Was auf der Baustelle bar bezahlt wird, schickst du jetzt als Barbeleg: einfach „20 € Parken bar“ schreiben oder im Menü Zahlen › Barbeleg ein Foto vom Kassenbon schicken. Im Chat wird nichts gebucht; der Beleg landet mit dem Kennzeichen Bar im Eingang und bei den Eingangsrechnungen. Im Web übernimmt das Büro ihn mit Ins Kassabuch in einem Schritt: Aufwand, Zahlung aus der Kassa und Kassabuch-Zeile, danach ist er bezahlt. Fehlen Lieferant oder Belegnummer (etwa bei „Parken“), bucht work7 auf den Sammellieferanten Barausgaben mit einer automatischen Nummer. Im Prüfdialog lässt sich die Zahlart ändern; bei bar steht dort Ins Kassabuch statt Buchen. An jedem eingereichten Beleg stehen im Chat die Knöpfe Projekt (Beleg einem Projekt zuordnen) und Ist eine Anlage (Hinweis fürs Büro, z. B. bei einer neuen Maschine). Die Liste der Eingangsrechnungen im Chat zeigt Barbelege mit „Barbeleg“ und auch gebuchte, noch nicht bezahlte Rechnungen. Mehr unter Buchhaltung und WhatsApp-Assistent.

WhatsApp: Gebucht wird im Büro (ab Version 0.9.0). Im WhatsApp-Chat wird nichts mehr gebucht. Kassa-Einträge, das Buchen von Lieferantenrechnungen, das Zuordnen von Bankbewegungen, Kontoauszüge und Anlagen erledigt das Büro in der Web-App oder im Web-Assistenten. Auf WhatsApp bleiben Beleg einreichen (Foto oder PDF, der Beleg landet im Büro-Eingang), bezahlt melden für gebuchte Rechnungen und alles Nachschauen. Fragst du im Chat trotzdem nach einer Buchung, bekommst du eine Nachricht mit Im Web öffnen; ist eine Rechnung noch nicht gebucht, heißt es „Noch nicht gebucht, das Büro bucht im Web“. Im Menü Buchhaltung fehlen auf WhatsApp deshalb Kassa-Eintrag und Anlage erfassen, und die Rechnungskarte hat keinen Knopf Buchen mehr. Mehr unter Buchhaltung.

WhatsApp: Angebote und Rechnungen entstehen im Web (ab Version 0.9.0). Angebot, Rechnung, Kostenvoranschlag und Lieferschein legst du jetzt im Web an und änderst sie dort; im WhatsApp-Chat stößt du nur noch an, was im Büro vorbereitet wurde. Menü › Verkauf › Neu im Web öffnet mit einem Knopf direkt den Dialog Neues Angebot bzw. Neue Rechnung im Browser. Wünschst du im Chat etwas, das nur im Web geht (etwa „Rechnung an Huber über 2 Stunden Montage“, Storno, Rechnungskorrektur oder Mahnkosten erlassen), antwortet der Assistent mit einer Nachricht und dem Knopf Im Web öffnen. Im Chat bleiben: Angebot fertigstellen, senden, annehmen und neu versionieren, Rechnungen senden (ein Entwurf wird beim Senden fertiggestellt; nur fertigstellen geht im Web), Zahlung erfassen, Zahlungsaufschub, Mahnungen erstellen und senden, PDF und Ansehen. In Rechnung umwandeln und Verrechnen am Rapport öffnen das Angebot bzw. den Rapport im Web. Im Web-Assistenten (Chat-Fenster im Browser) bleibt alles wie bisher. Mehr in Angebot erstellen und Rechnung erstellen.

Neu: der Eingang für alles aus WhatsApp (ab Version 0.9.0). Was deine Mitarbeiter per WhatsApp erfassen, findest du jetzt im Menü unter Eingang, und die Dashboard-Kachel Eingang aus WhatsApp zeigt, wie viele Erfassungen noch offen sind. Jede Zeile zeigt Art, Bezeichnung, wer es geschickt hat, wann, und ob eine Sprachnachricht oder Fotos dabei sind; mit Öffnen kommst du zur gewohnten Seite. Dort zeigt der Kasten Herkunft: WhatsApp die abgeschriebene Sprachnachricht, den Text und die Fotos, und mit Als geprüft markieren ist der Eintrag erledigt. Filtern kannst du nach Art, Person und Projekt, Erledigte zeigen blendet Geprüftes wieder ein. Den Anfang machen Belege, auch die schon offenen; Anfragen, Aufmaße, Rapporte, Bautagebuch, Kunden, Abnahmen und Fotos folgen. Solange ein Eintrag offen ist, löscht Work7 seine Fotos nicht aus der Zwischenablage, höchstens 90 Tage lang. Den Eingang sehen Chef und Büro. Mehr unter Eingang.

WhatsApp: Stammdaten, Lager-Sonderbuchungen und Katalog pflegt das Büro im Web (ab Version 0.9.0). Im Chat erfasst du, im Web wird gepflegt. Auf WhatsApp änderst du beim Projekt nur noch Status, Phase und Notizen (Bearbeiten bietet dafür Status ändern, Phase ändern, Notiz hinzufügen und Im Web bearbeiten), beim Kunden ein Feld pro Nachricht. Im Lager buchst du Entnahme und Rücknahme. Mehrere Kundenfelder auf einmal, Archivieren und Löschen von Kunden, das Angebot aus einer Anfrage, Aufmaß-Positionen und das Angebot aus dem Aufmaß, Abnahme abschließen und löschen, Zugang, Ausschuss, Korrektur, Umbuchung, Lagerorte und Bereitstellen, Material, Leistungen, Textbausteine und Einheiten sowie die Firmendaten gehen nur noch im Web: Der Assistent antwortet mit einer Nachricht und dem Knopf Im Web öffnen. Beim Senden eines Abnahmeprotokolls zeigt die Vorschau jetzt Protokoll, Zahl der Mängel, Empfänger und Absender und dass Senden das Protokoll abschließt. Im Web-Assistenten geht alles wie bisher. Mehr unter WhatsApp-Assistent.

WhatsApp: Erfasstes landet im Eingang, mit einer Nachricht als Bestätigung (ab Version 0.9.0). Rapporte, Bautagebuch-Einträge (auch von Mitarbeitern), Belege, Projekte, Kunden und Ansprechpartner, Anfragen (auch aus einer E-Mail), neue Aufmaß-Räume, Abnahmeprotokolle und Mängel, die per WhatsApp entstehen, erscheinen jetzt im Eingang, zusammen mit der abgeschriebenen Sprachnachricht, dem Text und den Fotos der Nachricht. Im Chat bestätigt der Assistent mit genau einer Nachricht wie „✅ Rapport R-0012-0003 · im Büro-Eingang“ und den Knöpfen Öffnen im Web, dem nächsten Schritt und Menü. Schickt jemand zu einem geprüften Eintrag etwas nach, steht er wieder offen. Abnahmeprotokolle zeigen die Herkunft jetzt je Mangel. Mehr unter WhatsApp-Assistent und Eingang.

WhatsApp: Bautagebuch, Mängel, Raum und Lagerbuchung in einem Formular ohne Weiter (ab Version 0.9.0). Die Baustellen-Formulare auf WhatsApp passen jetzt auf einen Bildschirm. Bautagebuch: Projekt, Tag, Tätigkeit und Behinderungen; Phase, Bereich, Material und die übrigen Felder ergänzt das Büro im Web, oder du sagst sie im Chat, dann kommt die Vorschau. Mängel: bis zu 10 Mängel mit Titel und Beschreibung; Schwere, Frist und Verantwortlichen trägt das Büro im Web ein. Raum im Aufmaß: Name, Länge, Breite, Höhe und die Öffnungen als Text („2 Fenster, 1 Tür“); Messzeilen und Leistungen ordnet das Büro im Web zu. Die eingegebenen Maße gehen nicht mehr verloren. Lagerbuchung: Entnahme oder Rücknahme, Material (mit Suche, du kannst es im Formular noch wechseln), Menge, Lagerort (das Standardlager ist vorausgewählt) und Projekt (das aktuelle ist vorausgewählt); gebucht wird im Standardgebinde des Materials. Fotos schickst du weiter direkt in den Chat. Die neuen Formulare werden mit dem nächsten Update freigeschaltet; bis dahin kommt die Vorschau zum Bestätigen.

WhatsApp: Termin und Terminanfrage in einem Formular ohne Weiter (ab Version 0.9.0). Das Termin-Formular auf WhatsApp passt jetzt auf einen Bildschirm: Titel, Datum, Dauer, Beginn, Kunde und Mitarbeiter. Die Dauer wählst du aus: 30, 45, 60, 90, 120 oder 180 Minuten, Halber Tag (4 Stunden), Ganztägig oder Andere mit eigener Minutenzahl. Das Formular der Terminanfrage an Kunden hat Kunde, Datum, Beginn, Dauer und Notiz an den Kunden. Projekt, Ort und Notiz eines Termins sowie Ort und Projekt einer Anfrage trägst du im Web ein; sagst du sie im Chat dazu, bekommst du die Vorschau zum Bestätigen. Damit entfällt auch der Fehler, bei dem Weiter im Termin-Formular hängen blieb. Mehr unter Kalender und Termin beim Kunden anfragen.

WhatsApp: nach Kommen und Gehen gleich weiter, Stunden von heute schnell ändern (ab Version 0.9.0). Nach Kommen stehen unter der Bestätigung Gehen und Projektstunden, nach Gehen Projektstunden und Zeitkonto, alles in einer Nachricht. Stimmt eine Buchung von heute nicht, schreib einfach „Die 6 Stunden Huber waren 4“: Der Assistent zeigt alt und neu, Bestätigen speichert. Ältere Buchungen änderst du in der Zeiterfassung im Web; der Assistent schickt dir dafür Im Web öffnen. Mehr unter Zeiterfassung. WhatsApp: Kunde, Ansprechpartner, Projekt und Anfrage in kurzen Formularen (ab Version 0.9.0). Die Formulare passen jetzt auf einen Bildschirm ohne Weiter. Neuer Kunde: Art, Name, Telefon, E-Mail und Ort; nennst du eine Website, übernimmt der Assistent Rechtsform, UID und Adresse aus dem Impressum, zeigt sie oben im Formular und speichert sie mit. Ansprechpartner: Vorname, Nachname, Telefon, Mobil und E-Mail. Neues Projekt: Name, Kunde, Adresse, PLZ und Ort. Anfrage: Titel, Kontaktname, Telefon, Ort und Notiz; aus einer E-Mail Titel, Notiz und der Haken fürs Team. Alles Weitere (zum Beispiel Termine, Budget, Objektart) pflegt das Büro im Web; sagst du es im Chat dazu, bekommst du die Vorschau zum Bestätigen. Ist eine Anfrage gewonnen, hat aber noch keinen Kunden, bietet der Assistent Kunde anlegen an, mit Name, Telefon und Ort aus der Anfrage; danach geht es mit Ja, gewonnen weiter. Erkennt die KI-Vorsortierung in einer Mail Objektart, Adresse oder Wunschtermin, zeigt das Anfrage-Formular sie oben an und speichert sie mit. Das Projekt-Menü hat als letzte Zeile Anderes Projekt; die Liste zeigt oben die Projekte, die du zuletzt genutzt oder im Chat gewählt hast. Status und Phase änderst du über Übersicht › Bearbeiten. Mehr unter WhatsApp-Assistent und Anfragen und Posteingang.

WhatsApp: Ablage mit einem Tipp öffnen (ab Version 0.9.0). Im Projekt-Menü zeigt Ablage jetzt die Zahl der Dateien und die drei zuletzt hochgeladenen, dazu den Knopf Ablage öffnen. Liegt eure Ablage in SharePoint, öffnet er die SharePoint-App direkt im Ordner des Projekts (mit deinem Microsoft-Konto des Betriebs), sonst die Ablage des Projekts in Work7. Auch nach dem Abschließen eines Abnahmeprotokolls hat die Karte diesen Knopf, er führt in den Ordner der Abnahme. Zurück ins Projekt-Menü kommst du mit „Projekt“. Mehr unter WhatsApp-Assistent und Abnahmeprotokoll.

WhatsApp-Formulare seit 5. Oktober freigeschaltet. Alle 20 Formulare und die neue Rapport-Prüfmaske sind jetzt direkt im WhatsApp-Chat verfügbar. Du kannst darin Projekte und Kunden suchen, Positionen bearbeiten und vor dem Anlegen eines Angebots oder Rechnungsentwurfs die Summen prüfen. Die Erinnerung an einen offenen Rapport kommt wieder nach etwa zwei Stunden und am Folgetag. WhatsApp-Assistent

WhatsApp-Formulare: viele Aufgaben direkt im Chat erledigen (ab Version 0.9.0). Für viele Aufgaben öffnet der Assistent auf WhatsApp ein Formular im Chat, schon mit deinen Angaben ausgefüllt; Absenden speichert. Das gilt für:

• Rapport: Die Prüfmaske hat vier Schritte: Projekt wählen (mit Datum; fehlt dein Projekt, tippst du Anderes Projekt suchen … und findest jedes aktive Projekt auch in Betrieben mit sehr vielen Projekten), Arbeitszeit (eine Zeile je Mitarbeiter, bis zu 30; Bauleiter wählen den Mitarbeiter aus der Liste, Mitarbeiter erfassen nur eigene Stunden, solange ihnen „Stunden für andere erfassen“ nicht freigeschaltet ist), Material (aus dem Katalog mit Menge und Bemerkung, zum Beispiel „Palette 2“; Einheit und Preis setzt Work7 aus dem Katalog; Betriebe ohne Katalog tragen Name und Menge ein) und Notiz. Zum Schluss tippst du Rapport speichern. Mehr unter Rapport per WhatsApp.
• Erinnerung: Speicherst du eine Rapport-Maske nicht, erinnert dich der Assistent nach etwa zwei Stunden: „Dein Rapport zu … ist noch nicht gespeichert.“ Mit Formular öffnen bekommst du die Maske zum aktuellen Stand, mit Verwerfen löschst du den Entwurf. Höchstens eine weitere Erinnerung folgt am nächsten Tag, zwischen 20 und 7 Uhr kommt keine. Außerdem gehen Benachrichtigungen an Mitarbeiter, die länger als einen Tag nicht geschrieben haben, jetzt zuverlässig über die freigegebene WhatsApp-Vorlage hinaus.
• Termin: Kunde, Projekt und Mitarbeiter mit Suche, Beginn und Dauer nur ohne Ganztägig, Hinweis auf Feiertage und betriebsfreie Tage (gespeichert wird trotzdem). Mehr unter Kalender.
• Kontakt, Ansprechpartner und Projekt: Kontakte und Projekte legst du im Formular an (Kunde und Projektleiter mit Suche); beim Ansprechpartner gibt es zusätzlich Mobil und Hauptkontakt; die Stammdaten eines Projekts änderst du ebenfalls im Formular.
• Anfrage: Kunde mit Suche; die Leistungen bleiben eine Liste zum Ankreuzen.
• Abwesenheit: Urlaub und andere Abwesenheiten beantragst du für ganze Tage im Formular.
• Bautagebuch: Eintrag des Tages in zwei Schritten, ein vorhandener Eintrag steht schon drin.
• Material, Leistung und Lager: Material mit Einheit, Katalog, MwSt. und Beschreibung, Leistungen ohne Preis, Lagerbewegungen mit Lagerort- und Projektsuche.
• Angebot und Rechnung: Kunde und Projekt mit Suche, bis zu 30 Positionen aus dem Katalog mit Menge; Netto, MwSt. und Brutto siehst du schon vor dem Absenden, danach Freigeben.
• Abnahme, Aufmaß und Kassa: bis zu 10 Mängel mit Frist und Verantwortlichem (beides steht auch im Protokoll und im PDF), bis zu 10 Messzeilen mit Leistung je Zeile samt Formular für eine Aufmaß-Position, und die Kassa mit Gegenkonto- und Projektsuche.

Bei Feldern mit langen Listen siehst du zuerst einige Vorschläge; Suchen … zeigt höchstens 20 Treffer. Preise stehen nie in den Formularen, sie kommen aus dem Katalog. Fotos in den Formularen (Rapport, Kassa-Beleg, Mängel, Bautagebuch) folgen mit einem der nächsten Updates; bis dahin schickst du Fotos weiter in den Chat, im Web-Assistenten steht dazu der Hinweis „Fotos bitte im Chat hochladen.“. Kann ein Formular einmal nicht geöffnet werden, erklärt der Assistent das und zeigt die Vorschau zum Bestätigen. Die Formulare werden Betrieb für Betrieb freigeschaltet. Übersicht: Der WhatsApp-Assistent.

Behoben: Rapport abschließen im Assistenten. Das Abschließen eines Rapports im Assistenten scheiterte in manchen Fällen mit einer Fehlermeldung. Jetzt klappt es wieder wie erwartet.

Projektstatus für deinen Betrieb. Projekte haben jetzt einen Status, der zeigt, wo der Auftrag steht: Planung, Ausführung, Abnahme, Abrechnung, Abgeschlossen und Archiviert. Du siehst ihn farbig in der Projektliste, in der Kurzinfo des Projekts und beim Kunden; ändern kannst du ihn unter Bearbeiten › Stammdaten. Neue Projekte starten in Planung. Bestehende Projekte haben wir umgestellt: aktive stehen auf Ausführung, abgeschlossene auf Abgeschlossen, archivierte auf Archiviert; pausierte und stornierte bekommen eigene Status Pausiert bzw. Storniert. Die Zahl „Aktive Projekte“ bleibt wie bisher. Ändert jemand gleichzeitig den Status desselben Projekts, speichert Work7 nichts und zeigt einen Hinweis zum Neu laden. Mehr unter Projektstatus.

Projektstatus selbst einstellen. Unter Einstellungen › Projektstatus passt du die Liste an deinen Betrieb an: Status umbenennen (zum Beispiel Abrechnung in „Faktura“), umfärben, mit den Pfeilen umsortieren und eigene Status wie „Wartet auf Material“ hinzufügen, höchstens 10. Was du nicht brauchst, blendest du aus; Projekte darin behalten ihren Status. Ausführung, Abgeschlossen und Archiviert bleiben immer sichtbar. Eigene Status kannst du löschen; stehen noch Projekte darin, wählst du, wohin sie wandern. Dazu gibt es den Schalter Automatische Statuswechsel. Den Reiter sehen Chef und Büro. Mehr unter Projektstatus.

Status direkt in der Projektliste. Über der Projektliste stehen jetzt die Reiter Alle, Laufend und je einer für jeden Status deines Betriebs, zum Beispiel Abnahme: ein Klick zeigt genau die Projekte darin. Laufend zeigt alle laufenden Projekte, dieselbe Zahl wie „Aktive Projekte“ im Dashboard. Den Status wechselst du, ohne das Projekt zu öffnen: auf den farbigen Status klicken und den neuen wählen. Das geht auch oben im Projekt neben der Projektnummer; darunter steht, seit wann der Status gilt und ob er von Hand oder automatisch gesetzt wurde. Vor dem Archivieren fragt Work7 nach. Chef und Büro kommen über Status verwalten direkt zu den Einstellungen. Mehr unter Projektstatus.

Projektstatus wechselt von selbst. Nimmt dein Kunde ein Angebot an (auch per digitaler Unterschrift) oder wandelst du ein versendetes Angebot direkt in eine Rechnung um, springt das Projekt auf Ausführung, wenn es noch in Planung stand. Ist die letzte offene Rechnung des Projekts bezahlt und darunter eine Schluss- oder Standardrechnung, springt es auf Abgeschlossen, egal ob du sie als bezahlt markierst, die Zahlung erfasst oder sie über den Bankabgleich hereinkommt. Work7 setzt den Status nur vorwärts und wegen desselben Belegs nur einmal; im Projekt steht dann „automatisch“. Klappt der Wechsel einmal nicht, bleiben Annahme und Zahlung trotzdem gespeichert. Abschalten kannst du das unter Einstellungen › Projektstatus mit dem Schalter Automatische Statuswechsel. Mehr unter Projektstatus.

Projektstatus im Assistenten. Auf WhatsApp und im Web-Assistenten sagst du „Setz das Projekt Huber auf Abnahme“; der Assistent zeigt die Änderung mit den Status-Namen deines Betriebs, Bestätigen speichert. Auch über Projekt › Status & Phase › Status ändern wählst du aus deinen Status, ausgeblendete fehlen. „Welche Projekte sind in Abrechnung?“ zeigt die Projekte dieses Status als Liste, ein Tipp öffnet das Projekt; „Diagramm Projekte nach Status“ zeigt die Anzahl je Status mit deinen Namen. Hat jemand den Status inzwischen geändert, speichert der Assistent nichts und zeigt eine neue Vorschau. Mitarbeiter sehen nur Projekte ihres Teams und ändern den Status nur mit Freischaltung. Mehr unter Projektstatus.

Auftragsbestätigung mit einem Klick. Hat dein Kunde ein Angebot angenommen, klickst du im Angebot unter Nächster Schritt auf Auftragsbestätigung erstellen. Work7 übernimmt Positionen, Preise, Summen, Kunde, Anschrift und Projekt genau so, wie das Angebot angenommen wurde, vergibt eine eigene Nummer (zum Beispiel AB-2026-0001) und legt das PDF unveränderlich ab. Senden geht wie beim Angebot mit deiner E-Mail-Vorlage und deinen Standardanhängen; Als versendet markieren gibt es für die Übergabe auf Papier. Alle Auftragsbestätigungen findest du im neuen Menüpunkt Auftragsbestätigungen unter Angebote, Nummernkreis und PDF-Layout stellst du unter Einstellungen ein. Im Assistenten und auf WhatsApp genügt „Mach die Auftragsbestätigung zu AN-2026-0042“. Mehr unter Auftragsbestätigung.

Lieferscheine. Unter dem neuen Menüpunkt Lieferscheine (vor Rechnungen) schreibst du Lieferscheine ohne Preise: aus einer Auftragsbestätigung oder einem angenommenen Angebot (Weitere › Lieferschein erstellen) oder mit Neu für ein Projekt oder einen Kunden. Je Position trägst du die gelieferte Menge ein, dazu Lieferdatum, Warenempfänger und Lieferanschrift; das PDF hat unten die Zeilen „Übergeben“ und „Ware erhalten“ zum Unterschreiben. Fertigstellen, Download oder Senden sperren den Lieferschein, Als geliefert markieren setzt den Status Geliefert, und ein fertiger Lieferschein lässt sich für einen anderen Kunden kopieren. Auf der Projektseite stehen die Lieferscheine unter Dokumente. Im Assistenten und auf WhatsApp genügt „Lieferschein zu AB-2026-0001 anlegen“. Lager und Buchhaltung bleiben unberührt. Mehr unter Lieferschein.

Kostenvoranschläge. Unter Angebote › Kostenvoranschläge schreibst du Kostenvoranschläge als eigenen Beleg. Beim Anlegen wählst du ausdrücklich Verbindlich oder Unverbindlich (das verlangt das Konsumentenschutzgesetz bei Privatkunden) und bis wann er gilt. Ein passender Hinweistext und ein Text zum Entgelt stehen automatisch auf dem PDF; verrechnest du die Erstellung, trägst du bei Privatkunden ein, wann du sie vorab darauf hingewiesen hast. Positionen wählst du aus dem Katalog oder schreibst sie frei, mit Nachlass und USt. wie im Angebot. Nach dem Versand markierst du ihn als Angenommen oder Abgelehnt und wandelst ihn in ein Angebot oder – angenommen – in eine Auftragsbestätigung um. Die Standardtexte findest du unter Einstellungen › Textbausteine; bitte vor dem ersten Einsatz prüfen. Auch im Assistenten: „KV für Kunde Huber, unverbindlich …“. Mehr unter Kostenvoranschlag. Fotos am Rapport. Im geöffneten Rapport gibt es jetzt den Abschnitt Fotos: Mit Fotos hochladen legst du Bilder vom Handy oder Rechner direkt an den Rapport, große Handyfotos verkleinert Work7 vorher. Aus Ablage wählen hängt Fotos an, die schon in der Projekt-Ablage liegen, etwa per WhatsApp geschickte. Jedes Foto bekommt einen Bildtext und lässt sich in der Reihenfolge verschieben; Entfernen nimmt es nur vom Rapport, in der Ablage bleibt es. Nach dem Abschließen oder Versenden sind die Fotos nur noch zu sehen. Mitarbeiter hängen Fotos an ihre eigenen offenen Rapporte und an solche, in denen sie Stunden haben; mit der neuen Freischaltung Fotos an alle Rapporte hängen an alle offenen Rapporte. Im PDF erscheinen die Fotos ebenfalls, siehe unten. Mehr unter Rapport im Web.

Fotos im Regiebericht. Die Fotos eines Rapports erscheinen jetzt im PDF, zwei pro Zeile mit Bildtext. Darunter stehen Datum, Uhrzeit und Name; der Name folgt deiner Einstellung Mitarbeiternamen in der Berichtsvorlage. Der Baustein Fotos ist in allen Vorlagen eingeschaltet, auch in bestehenden, und lässt sich im Berichtslayout ausblenden. Bei sehr vielen oder sehr großen Fotos verkleinert Work7 sie so, dass das PDF noch bequem per E-Mail passt; ab 24 Fotos nennt eine Zeile, wie viele weitere in der Ablage liegen. Schlägt die Erstellung des PDFs fehl, bricht der Versand mit einer Meldung ab. Es geht kein Ersatzblatt an den Kunden. Mehr unter Rapport im Web.

Fotos per WhatsApp: mehrere auf einmal, direkt in den Rapport. Schickst du mehrere Fotos hintereinander, bekommst du eine Antwort statt fünf, und alle Fotos werden gespeichert (bisher kam je Foto eine Antwort und nur eines blieb übrig). Hast du gerade einen Rapport als Entwurf offen, landen die Fotos ohne Rückfrage darin; Doch in die Ablage holt sie wieder heraus. Sonst fragt Work7 einmal: In die Ablage, Zu einem Rapport oder Anderes Projekt. Mit Notiz ergänzen gibst du den Fotos danach einen Bildtext. Mehr unter WhatsApp und Bautagebuch führen und Fotos ablegen.

Fotos im Assistenten wie auf WhatsApp. Hängst du im Assistenten im Web Fotos an, bekommst du dieselbe Zielwahl: bei offenem Rapport-Entwurf direkt hinein, sonst die Frage nach Ablage, Rapport oder anderem Projekt. Große Handyfotos verkleinert der Browser vor dem Hochladen, jedes Foto geht einzeln hoch; klappt eines nicht, nennt die Meldung die Datei, die übrigen bleiben angehängt. Mehr unter Assistent.

Fotos mit sprechenden Namen und ohne Ortsdaten. Fotos und Videos, die du per WhatsApp oder im Assistenten in ein Projekt legst, heißen jetzt nach Datum, Uhrzeit, Projektnummer, Absender und laufender Nummer, etwa 2026-09-28_14-32_PR-4711-0003_Max-Muster_01.jpg; so findest du sie auch direkt in SharePoint, Google Drive, Dropbox oder Nextcloud. Beim Ablegen entfernt Work7 Aufnahmeort (GPS), Kameradaten und andere versteckte Angaben und dreht das Bild richtig herum. Klappt bei mehreren Fotos eines nicht, werden die übrigen trotzdem gespeichert und der Assistent sagt dir, wie viele es waren. Die Ablage im Projekt zeigt jetzt Fotos aus allen Quellen, auch die aus dem Assistenten. Bereits abgelegte Fotos behalten ihren Namen. Mehr unter Bautagebuch und Fotos.

Eigene E-Mail-Texte für Angebote und Rechnungen. Unter Einstellungen › Belegversand legst du Betreff und Text der Mail fest, mit der Angebote, Rechnungen und Stornorechnungen bzw. Rechnungskorrekturen an deine Kunden gehen. Platzhalter wie {Anrede}, {Kunde}, {Belegnummer} oder {Gültig bis} füllt Work7 beim Versand aus, Vorschau zeigt das Ergebnis mit deinem letzten Beleg, Zurücksetzen holt den Standardtext zurück. Der Text gilt überall, auch beim Versand über den Assistenten im Web und per WhatsApp; dessen Vorschau nennt jetzt den Betreff. Solange du nichts änderst, bleibt alles wie bisher. Belegversand

AGB und Widerrufsbelehrung automatisch mitschicken. Unter Einstellungen › Belegversand gibt es jetzt den Abschnitt Standardanhänge: Mit PDF hochladen legst du zum Beispiel deine AGB ab und kreuzt an, bei welchen Belegen sie mitgehen – Angebot, Rechnung, Storno/Korrektur. Jede E-Mail mit einem solchen Beleg hängt die Datei dann automatisch an, egal ob du aus dem Angebot, aus der Liste, aus einer Anfrage oder über den Assistenten im Web oder per WhatsApp sendest. Eine Datei darf höchstens 7 MB groß sein, alle Anhänge einer Belegart zusammen ebenfalls; eine Mail hat mit allen Anhängen höchstens 10 MB. Die Dateien liegen in der geschützten Work7-Ablage, nicht in deinem SharePoint oder Drive, deshalb klappt der Versand auch bei getrennter Speicher-Verbindung. Ohne Standardanhänge bleibt alles wie bisher. Belegversand

Vor dem Senden sehen, was rausgeht. Im geöffneten Angebot (Senden › Per E-Mail senden) und in der geöffneten Rechnung (Versenden) zeigt das Fenster jetzt Betreff und Text aus deiner E-Mail-Vorlage, den Beleg und deine Standardanhänge. Soll eine Datei bei diesem einen Versand nicht mit, etwa die AGB an einen Stammkunden, nimmst du ihr Häkchen weg; beim nächsten Versand ist sie wieder dabei. Sind die Anhänge zusammen größer als 10 MB, sperrt Work7 den Versand mit einem Hinweis, bis du einen abwählst. Aus der Liste, aus einer Anfrage und über den Assistenten gehen weiterhin immer alle Standardanhänge mit. Belegversand

Feiertage, Betriebsurlaub und Urlaubstage nach Arbeitstagen. Unter Einstellungen › Feiertage siehst du je Jahr die 13 gesetzlichen Feiertage Österreichs; mit Gilt im Betrieb schaltest du einen aus, wenn ihr an diesem Tag arbeitet. Mit Tag hinzufügen legst du eigene Tage an: Betriebsfrei (zum Beispiel der Josefstag) wirkt wie ein Feiertag, Betriebsurlaub wird gekennzeichnet, Urlaub trägt jeder wie gewohnt ein. Der Kalender zeigt alle diese Tage bei verbundenem Kalender (Google/Microsoft), und Work7 schlägt dort keine Termine vor, auch nicht im Buchungslink für Kunden. Ganztägiger Urlaub zählt jetzt nur Arbeitstage: Montag bis Freitag ohne Feiertage und betriebsfreie Tage; ein Zeitraum ganz ohne Arbeitstag wird abgelehnt. Web, WhatsApp und Web-Assistent zeigen dieselbe Zahl. Das gilt für neue Anträge, gestellte Anträge behalten ihre Tage. Arbeitet ihr samstags, zählen Samstage erst als Urlaubstag, wenn ein Arbeitszeitmodell mit Samstag hinterlegt ist. Mehr unter Kalender und Urlaub.

Zeitarten: Arbeitszeit, Fahrtzeit und Berufsschule. Jede Zeitbuchung hat jetzt eine Zeitart. Bei Neue Projektzeit und im Projekt unter Zeiten wählst du Arbeitszeit oder Fahrtzeit; Fahrtzeit steht als eigene Zeile neben der Arbeitszeit, auch bei gleicher Tätigkeit. Im Reiter Personal gibt es Stunden ohne Kommen/Gehen für Fahrtzeit, Berufsschule oder Stunden ohne Stempeln; Chef und Büro buchen dort auch für Lehrlinge. Kommen und Gehen sowie alle bisherigen Buchungen sind Arbeitszeit. Liste und Projektzeiten zeigen die Spalte Zeitart mit Filter. Im Chat sagst du „1 Stunde Fahrt zur Baustelle Huber“ oder „Heute 8 Stunden Berufsschule“ und bestätigst die Vorschau. Beim Projektzeiten übernehmen in den Rapport wird Fahrtzeit eine eigene Zeile „Fahrtzeit“. Urlaub, Krank, Arzt und neu Zeitausgleich trägst du als Abwesenheit ein; Abwesenheit eintragen unter der Zeitart-Auswahl führt dorthin. Mehr unter Zeiterfassung und Urlaub.

Arbeitszeit je Mitarbeiter. Unter Team öffnet Arbeitszeit in der Karte eines Mitarbeiters ein Fenster, in dem Administratoren und Manager die Soll-Stunden je Wochentag ab einem Datum festlegen, zum Beispiel ab 1. Oktober Montag bis Donnerstag 8,5 Stunden und Freitag 4,5 Stunden. Ändert sich die Arbeitszeit, legst du ein weiteres Modell mit späterem Gültig ab an; die Liste zeigt alle, das heute gültige als aktuell. Urlaubstage richten sich jetzt danach: Wer Montag bis Mittwoch arbeitet, braucht für eine Urlaubswoche drei Tage, und wer samstags arbeitet, dem zählt der Samstag als Urlaubstag. Ohne hinterlegte Arbeitszeit zählen weiter Montag bis Freitag. Plantafel und freie Termine bleiben wie bisher. Mehr unter Team und Rollen.

Lohnexport für die Lohnverrechnung. In der Zeiterfassung gibt es neben PDF exportieren den Knopf Lohnexport für Chef und Büro. Du wählst den Monat und alle oder einen Mitarbeiter, siehst vorab die Stunden je Zeitart und lädst mit CSV herunterladen eine Datei mit Mitarbeiter, Tag, Zeitart und Stunden, die sich in Excel mit richtigen Umlauten öffnet. Sie enthält Arbeitszeit, Fahrtzeit, Berufsschule, Feiertage mit den Stunden laut Arbeitszeit und genehmigte Abwesenheiten wie Urlaub, Krank oder Arzt. Wer Kommen und Gehen bucht, für den zählt die Anwesenheit; Projektstunden am selben Tag zählen nicht doppelt, Fahrtzeit wird herausgerechnet. Fehlt jemandem die Arbeitszeit, nennt ihn die Vorschau. Work7 speichert die Datei nicht. Mehr unter Zeiterfassung.

Zeitkonto: Mehr- und Minusstunden auf einen Blick. In der Zeiterfassung führt Zeitkonto zu deinem Konto: Soll, Ist und Differenz des Monats und dein Saldo von heute, darunter jeder Tag mit Soll, Ist und Hinweisen wie Feiertag oder Betriebsurlaub. Das Soll kommt aus der Arbeitszeit unter Team; an Feiertagen ist es 0. Urlaub, Krank und Arzt zählen als geleistet, ein Tag Zeitausgleich senkt den Saldo um die Soll-Stunden. Chef und Büro sehen im Reiter Übersicht alle Mitarbeiter und tragen mit Startsaldo den bisherigen Stand aus der Stundenliste ein, zum Beispiel +12:30 zum 1. Oktober. Welche Abwesenheit als geleistet zählt, stellst du unter Einstellungen › Abwesenheit mit Zählt im Zeitkonto als geleistet ein. Im Chat fragst du „Wie steht mein Zeitkonto?“. Das Zeitkonto zeigt nur an: es rundet nicht, warnt nicht und sperrt nichts. Mehr unter Zeiterfassung.

Angebote und Rechnungen kopieren. Im Zeilenmenü der Angebots- und der Rechnungsliste und im geöffneten Beleg unter Weitere gibt es jetzt Kopieren. Du wählst den Kunden (vorbelegt ist der des Originals) und klickst Kopie anlegen. Ein kopiertes Angebot bekommt sofort eine neue Nummer und übernimmt Texte, Titel, Positionen und Kalkulation, aber nicht Gültig bis, interne Notiz und Aufmaß-Verknüpfung. Eine kopierte Rechnung übernimmt nur Positionen und Fußtext, nicht Projekt, Angebot und Zahlungsziel; ihre Nummer bekommt sie wie jede neue Rechnung erst beim Fertigstellen. Das Original bleibt unverändert. Mehr unter Angebot und Rechnung.

Angebotsvorlagen. Ein gelungenes Angebot speicherst du im geöffneten Angebot unter Weitere › Als Vorlage speichern als Vorlage für den ganzen Betrieb, mit Texten, Titeln, Positionen und Kalkulation, aber ohne Kunde, Projekt und Nummer. Bei Angebote › Neu wählst du sie im Feld Vorlage aus; das neue Angebot bekommt alle Inhalte und eine eigene Nummer, die Preise sind die beim Speichern der Vorlage. Unter Einstellungen › Angebotsvorlagen benennst du Vorlagen um oder löschst sie. Mehr unter Angebot.

Mitarbeiter sehen nur ihre Projekte. Mitarbeiter sehen Projekte, Rapporte, Kunden und Ansprechpartner nur noch, wenn sie im Projekt unter Team stehen; Bankdaten, UID und Steuernummer von Kunden sehen sie gar nicht, Angebote und Rechnungen ebenfalls nicht. Auf der Plantafel stehen für sie nur die eigenen Termine, der Zeitbericht zeigt nur die eigenen Zeiten. Einen Rapport schreiben Mitarbeiter nur noch auf Projekte, denen sie zugeordnet sind; für einen neuen Kunden legt das Büro zuerst ein Projekt an und nimmt den Mitarbeiter ins Team. Prüfe vor dem Wechsel, ob alle Mitarbeiter in ihren Projekten stehen. Mehr unter Team und Rollen. Administratoren und Manager merken nichts.

Berechtigungen für einzelne Mitarbeiter freischalten. Unter Team öffnet Berechtigungen in der Karte eines Mitarbeiters ein Fenster, in dem Administratoren und Manager ihm einzelne Aufgaben zusätzlich erlauben, zum Beispiel Alle Projekte sehen für den Vorarbeiter oder Angebote ansehen. Was die Rolle schon darf, steht gesperrt mit „durch Rolle“ daneben. Rechnungen ansehen schaltet nur ein Administrator frei. Die Freischaltung wirkt sofort im Web und in PDFs; neue Menüpunkte erscheinen beim Mitarbeiter spätestens nach fünf Minuten. Wechselt jemand die Rolle oder wird deaktiviert, entfallen seine Freischaltungen. Die bisherigen Einstellungen „Lesen/Schreiben je Bereich“ gibt es nicht mehr; sie hatten keine Wirkung. Mehr unter Team und Rollen.

Mitarbeiter bearbeiten ihre eigenen Rapporte. Einen Rapport, den ein Mitarbeiter selbst angelegt hat, im Web oder per WhatsApp, kann er jetzt im Web vervollständigen: eigene Arbeitszeiten, Material, eigene Tabellen, weitere Angaben, Notizen und das Projekt (nur eines, dem er zugeordnet ist). Speichern genügt, damit liegt der Rapport beim Büro. Abschließen, Senden und Verrechnen bleiben beim Büro; danach kann der Mitarbeiter nichts mehr ändern. Rapporte von Kollegen sieht er nur an, Stunden für Kollegen erfasst er nur mit der Freischaltung Stunden für andere erfassen. Preise sieht und setzt er nicht; sie kommen aus Dienstleistung, Katalog oder Berufsgruppe. Mehr unter Rapport im Web.

Freischaltungen gelten auch im Chat. Was du einem Mitarbeiter unter Team › Berechtigungen freischaltest, kann er jetzt auch auf WhatsApp und im Web-Assistenten: mit Angebote ansehen ein Angebot als PDF anfordern, mit Angebote bearbeiten Angebote anlegen und senden, mit Rechnungen ansehen den Umsatz abfragen, mit Stunden für andere erfassen im Rapport Stunden von Kollegen eintragen. Mitarbeiter setzen außerdem die eigenen Felder ihrer eigenen offenen Rapporte im Chat („Beim Rapport 42 Wetter auf sonnig“). Ohne Freischaltung bleibt im Chat alles wie bisher; Administratoren und Manager merken nichts. Mehr unter WhatsApp-Assistent und Rapport per WhatsApp.

Kollegen nur mit Namen. Mitarbeiter sehen von Kollegen in Auswahlfeldern und Projektteams nur noch Name, Initialen und Bild, keine E-Mail-Adressen, Telefonnummern oder Rollen und keine offenen Einladungen. Administratoren und Manager sehen das Team wie bisher.

Klare Hinweise statt leerer Seiten für Mitarbeiter. Ist ein Mitarbeiter noch keinem Projekt zugeordnet, sagt ihm die Projektliste das und schickt ihn zur Leitung; dasselbe zeigt die Zeiterfassung beim Buchen. Ein Projekt, Rapport oder Kontakt per Link, der nicht (mehr) zu ihm gehört, zeigt „Nicht gefunden oder nicht zugeordnet“ mit dem Weg zurück. Schaltflächen, die er nicht nutzen darf, etwa Versenden, Archivieren oder die Rechnungskachel im Dashboard, sieht er gar nicht erst. Nimmt ihn die Leitung in ein Projekt auf oder entfernt ihn, bekommt er sofort einen Hinweis.

Datenimport: Zuordnung nachträglich bearbeiten. Fehlt nach einem Import eine Spalte, ein zusätzliches Feld oder die Verknüpfung zum Kunden, holst du den Import unter Einstellungen › Datenimport › Letzte Importe mit Zuordnung bearbeiten zurück in die Zuordnung. Beim erneuten Übernehmen werden die Kunden, Ansprechpartner und Projekte aus diesem Import aktualisiert statt doppelt angelegt; Felder, die die Datei nicht liefert, und deine Änderungen daran bleiben. Import rückgängig machen nimmt weiterhin den ganzen Import zurück, auch mitten in der Nachbearbeitung. Schritt für Schritt: Daten aus einer Datei importieren.

Team: Deaktivieren statt Löschen. Verlässt jemand den Betrieb, deaktivierst du den Zugang unter Team. Anmelden und WhatsApp gehen dann nicht mehr, Zeiten, Rapporte und alles andere bleiben erhalten, und die Telefonnummer ist wieder frei. Mit dem Filter Inaktive anzeigen siehst du deaktivierte Personen und kannst sie wieder freischalten. Dich selbst kannst du nicht deaktivieren, und der letzte Administrator eines Betriebs bleibt immer aktiv.

Team: Berufsgruppe in der Team-Karte. Die Berufsgruppe einer Person stellst du jetzt direkt in ihrer Karte unter Team ein. Sie bestimmt, welcher Stundensatz für Rapportzeilen ohne Dienstleistung gilt.

Anmeldung: verständliche Meldung bei zu vielen Versuchen. Nach zu vielen falschen Passwörtern siehst du jetzt, wie viele Minuten du warten musst, statt eines allgemeinen Fehlers. Gesperrt wird nur die betroffene Anmeldung; Kolleginnen und Kollegen im selben Büro können sich weiter anmelden.

Zeiten: Von, Bis und Pause ergeben die Stunden. Beim Erfassen von Zeiten trägst du Beginn, Ende und Pause ein, Work7 rechnet die Stunden auf die Viertelstunde aus. Liegt das Ende vor dem Beginn, zählt Work7 es als Nachtschicht bis zum nächsten Tag. Die Stunden kannst du danach noch von Hand anpassen.

Rechnungen: Reiter „Offen“. In der Rechnungsliste zeigt der neue Reiter Offen gleich nach Alle alle fertigen Rechnungen, bei denen noch Geld aussteht: fertiggestellt, versendet, teilweise bezahlt oder überfällig. Entwürfe, bezahlte und stornierte Rechnungen sowie Storno- und Korrekturbelege fehlen. Mehr unter Rechnung.

<!-- belege-kleinfeatures:P1 --> Rechnungen: Bezahlcode zum Scannen. Fertige Rechnungen tragen bei den Zahlungsinformationen einen QR-Code. Deine Kunden scannen ihn mit der Banking-App, und Empfänger, IBAN, offener Betrag und „Rechnung RE-…“ sind schon ausgefüllt. Der Code ist von Anfang an eingeschaltet und braucht eine gültige IBAN; unter Einstellungen › Finanzen schaltest du ihn mit Bezahlcode (QR) auf Rechnungen aus und trägst im neuen Feld Kontoinhaber den Namen ein, wie er bei der Bank zum Konto hinterlegt ist. Stornorechnungen, Rechnungskorrekturen und bereits fertiggestellte Rechnungen bleiben ohne Code. Anleitung Rechnung

<!-- belege-kleinfeatures:P2a --> Angebote: Bilder an Positionen. Jede Angebotsposition kann jetzt ein Foto tragen: Bild hinzufügen… in der Werkzeugzeile der Position, Foto wählen, Hochladen. Work7 dreht und verkleinert es automatisch. Hat der Artikel im Katalog ein Bild, erscheint es von selbst (gekennzeichnet „aus Katalog“). Ins PDF kommen die Bilder nur, wenn du unter Details Bilder im PDF zeigen einschaltest. Beim Fertigstellen hält Work7 die Bilder fest, spätere Änderungen am Katalog ändern das fertige Angebot nicht. Anleitung Angebot

<!-- belege-kleinfeatures:P3a --> Einheiten aus einer Liste. In Katalog, Angeboten, Rechnungen und Rapporten wählst du die Einheit jetzt aus der Einheitenliste eures Betriebs, statt sie einzutippen. Alle Einheiten, die ihr bisher benutzt habt, stehen schon darin, dazu Stk, m, m², m³, kg, h, pauschal und lfm. Fehlt eine, legen Chef und Büro sie direkt im Auswahlfeld mit Neue Einheit anlegen an. Unter Einstellungen › Einheiten legt ihr die Standard-Einheit für Material, Leistung und freie Position fest, benennt Einheiten um und führt doppelte zusammen (z. B. „Std“ in „h“). Fertige Belege behalten ihren Text. Anleitung Material

<!-- belege-kleinfeatures:P4 --> Listen als CSV exportieren. Rechnungen, Angebote, Kontakte und Zeiten lädst du mit CSV exportieren als Datei herunter, genau mit den Filtern, die du gerade gesetzt hast, über alle Seiten. Die Datei öffnet sich in Excel mit richtigen Umlauten, Beträge und Stunden lassen sich gleich summieren. Mitarbeiter exportieren in der Zeiterfassung nur ihre eigenen Zeiten. Schritt für Schritt: Listen als CSV exportieren.

<!-- belege-kleinfeatures:P5 --> Dashboard: Kachel „Forderungen“. Am Dashboard siehst du unter Wichtige Zahlen auf einen Blick, wie viel Geld noch aussteht: Offen, Überfällig und mit dem Mahnwesen Angemahnt, jeweils mit Betrag und Anzahl. Den Zeitraum wählst du direkt in der Kachel (Dieses Quartal, Dieses Jahr, Letztes Jahr oder Frei). Ein Klick auf einen Wert öffnet die passende Liste mit genau diesen Rechnungen: mit Buchhaltung die gefilterte Offene-Posten-Liste, sonst die Rechnungsliste. Die Kachel sehen Administratoren und Manager sowie Mitarbeiter mit der Freischaltung „Rechnungen ansehen“. Mehr unter Erste Schritte und Buchhaltung.

<!-- belege-kleinfeatures:P2b --> Bilder an Material und Leistungen. Im Katalog bekommt jeder Artikel ein Foto: beim Material im Abschnitt Bild mit Bild hinzufügen…, bei Leistungen unten im Bearbeiten-Fenster. Die Listen Material und Dienstleistungen zeigen eine kleine Vorschau. Nimmst du den Artikel in ein Angebot, steht sein Bild gleich an der Position („aus Katalog“), im PDF mit Bilder im PDF zeigen. Tauschst du das Katalogbild später, bleiben fertige Angebote unverändert. Anleitung Material

<!-- belege-kleinfeatures:P3b --> Einheiten im Chat und beim Materialimport. Nennst du dem Assistenten auf WhatsApp oder im Web eine Einheit, die nicht in eurer Einheitenliste steht, etwa beim Anlegen eines Materials, nennt er dir die erlaubten Einheiten. Chef und Büro tippen gleich auf Einheit „…“ anlegen, danach geht es mit der Vorschau weiter. Fragst du „Welche Einheiten haben wir?“, zeigt er die Liste und die Standards für Material, Leistung und freie Position. Im Rapport per Assistent stehen neue Einheiten mit „(neu)“ in der Vorschau. Beim Materialimport siehst du vor Import starten, welche Einheiten neu in die Liste kommen. Mehr unter Material.

<!-- angebotspakete:P2 --> Angebote: Leistungspaket einfügen. Im Angebotsentwurf fügst du unter Positionen mit Leistungspaket einfügen ein ganzes Paket auf einmal ein: Paket wählen, Leitmenge eingeben (zum Beispiel 85 m²), Vorschau prüfen, Übernehmen. Work7 rechnet die skalierten Mengen aus, legt die Gruppen des Pakets als neue Titel hinter deinen vorhandenen an und übernimmt Preise aus dem Katalog oder die Festpreise des Pakets. Positionen, die bei dieser Leitmenge auf 0 fallen oder deren Katalogeintrag deaktiviert ist, zeigt die Vorschau als übersprungen. Danach bearbeitest du alles wie gewohnt. Anleitung Angebot

<!-- angebotspakete:P3 --> Leistungspakete. Wiederkehrende Leistungen musst du nicht mehr Position für Position zusammenstellen: Unter Leistungspakete (im Menü nach Dienstleistungen, für Chef und Büro) legst du Pakete aus Katalogleistungen, Material und freien Textpositionen an, gegliedert in Gruppen. Jedes Paket hat eine Leitmenge, zum Beispiel die Fläche in m². Je Position bestimmst du, ob die Menge fest bleibt oder mit der Leitmenge skaliert, und ob der Preis aus dem Katalog kommt oder ein Festpreis gilt. Textbausteine für Vorbemerkung und Langtext fügst du mit einem Klick ein. Nicht mehr gebrauchte Pakete deaktivierst du; löschen geht nur, solange ein Paket in keinem Angebot steckt. Anleitung: Leistungspakete.

September 2026 · Version 0.9.0

Berichtsvorlagen: dein Briefpapier auf dem Blatt. Nutzt eine Variante dein Briefpapier, liegt es auf dem Blatt unter Einstellungen › Berichte jetzt als Hintergrund unter den Bausteinen, mit denselben Rändern wie im PDF. So siehst du beim Verschieben, ob die Anschrift im Sichtfenster steht und nichts in Kopf oder Fuß deines Briefpapiers läuft. Mit Briefpapier anzeigen über dem Blatt blendest du es für die Ansicht aus; das PDF ändert sich dadurch nicht. Schritt für Schritt: Berichtsvorlage auf dem Blatt gestalten.

Assistent: Rechnungen im Chat anlegen und bearbeiten. „Rechnung an Huber Bau: 2 Stunden Montage à 80 €“ legt nach Bestätigen einen Rechnungsentwurf an, ganz ohne Angebot oder Rapport. Positionen, Fälligkeit, Leistungsdatum und Kunde eines Entwurfs änderst du per Satz oder mit Rechnung ändern und Positionen bearbeiten in der Rechnung; der Assistent zeigt dir vorher alten und neuen Wert. Einer fertigen Rechnung gibst du jetzt auch im Chat einen Zahlungsaufschub („vierzehn Tage Aufschub für RE-2026-0042“), holst die E-Rechnung als Datei und pflegst eure Stundensätze. Fertige Rechnungen bleiben gesperrt – auf WhatsApp und im Web-Assistenten.

Assistent: Angebote, Ansprechpartner und Kontakte im Chat bearbeiten. „Position 2 auf 5 Stück und Position 3 raus“ – der Assistent zeigt dir bei einem Angebotsentwurf alten und neuen Wert und speichert nach Bestätigen, danach nennt er die neue Summe. Auch Rabatt, Gültigkeit und Texte änderst du so; fertige Angebote bleiben gesperrt, dafür gibt es eine neue Version. Angebote, Rechnungen und Rapporte nennst du einfach mit ihrer Nummer („Angebot 42“) oder dem Kunden, und ein gerade geöffnetes Angebot musst du gar nicht nennen. Neu sind außerdem Ansprechpartner einer Firma („Neuer Ansprechpartner bei Huber Bau: Anna Berger, Bauleiterin“), Kontakte archivieren oder löschen und der Änderungsverlauf eines Kontakts – auf WhatsApp und im Web-Assistenten.

Assistent: Anlagen, Journalbuchung und Abschreibung. Chef und Büro erfassen Anlagen jetzt auch im Chat („Leg den neuen Transporter als Anlage an: 32.000 € netto, 8 Jahre linear“), ändern sie („Ändere beim Stapler die Nutzungsdauer auf 6 Jahre“) und lassen sie abgehen („Der alte Kompressor wurde heute verschrottet“) – mit Vorschau auf WhatsApp und Formular im Web. Administratoren buchen im Web-Assistenten zusätzlich Umbuchungen im Journal (Formular mit bis zu fünf Zeilen), stornieren Buchungen über die Journalnummer und buchen die Jahresabschreibung („Buch die Abschreibung für 2025“). Jede Buchung zeigt vorher die Buchungszeilen und läuft erst mit Endgültig ausführen; auf WhatsApp gibt es dafür einen Link in die Web-App. Mehr in der Anleitung Buchhaltung.

Assistent: Kontakte ändern, im Web mit Formular. Sag dem Assistenten zum Beispiel „Ändere die Telefonnummer von Huber Bau auf 05522 123456“. Im Web öffnet sich im Chat das Formular Kontakt bearbeiten mit den aktuellen Werten und deiner Änderung; Speichern übernimmt sie sofort. Auf WhatsApp bekommst du eine Vorschau mit altem und neuem Wert und bestätigst mit Bestätigen – auch Bearbeiten im Kontakt führt jetzt dorthin statt ins Leere. Formulare im Chat haben bei mehreren Schritten Weiter und Zurück, zeigen Fehler direkt am Feld, behalten deine Eingaben, wenn das Speichern nicht klappt, und lassen sich nach 30 Minuten mit Neu öffnen frisch laden. Details stehen in der neuen Seite „Der Assistent im Web“.

Assistent: Links in die Web-App zum Antippen. Fragst du den Assistenten auf WhatsApp oder im Web nach einer Seite, die man im Web bedient – etwa „Gib mir den Link zur Plantafel“ oder „Wo mache ich den Export für den Steuerberater?“ –, bekommst du einen Link, den du direkt öffnen kannst; im Web öffnet Öffnen die Seite in einem neuen Tab. Links gibt es nur für Bereiche, die euer Betrieb gebucht hat und die deine Rolle im Web öffnen darf. Auch der Link zu einer neu bestätigten Anfrage lässt sich jetzt auf WhatsApp antippen. Menü › Zahlen zeigt die Auswahl (Letzter Monat, Offene Posten) jetzt als Liste. Mehr in WhatsApp-Assistent.

Assistent: Dokumente direkt im Chat. „Schick mir das Angebot AN-7724 als PDF“ – der Assistent schickt Angebote, Rechnungen, Rapporte, Abnahmeprotokolle und Mahnungen als PDF in den WhatsApp-Chat; im Web-Assistenten erscheint eine Karte mit Herunterladen. Auf den Karten von Angebot, Rechnung und Rapport gibt es dafür den Knopf PDF hierher. Entwürfe tragen das Wasserzeichen ENTWURF und bleiben Entwurf, es wird nichts fertiggestellt oder versendet. Auch Fotos und Pläne aus der Ablage eines Projekts holt er dir in den Chat („Schick mir den Plan vom Erdgeschoss“). Mitarbeiter bekommen nur Unterlagen von Projekten, in deren Team sie stehen; Bautagebuch und Zeitnachweis kommen als Link. Mehr in WhatsApp-Assistent.

Assistent: E-Mails im Chat lesen und sortieren. Mit dem Modul Posteingang zeigt dir der Assistent auf WhatsApp und im Web deine offenen E-Mails: Menü › Inbox › E-Mails oder „Welche Mails sind offen?“. Du siehst Absender und Betreff, beim Öffnen einer Mail dazu eine kurze Zusammenfassung der KI, wenn für das Postfach die KI-Vorsortierung an ist; den ganzen Text nur, wenn du ihn ausdrücklich willst. Archivieren, Ignorieren, Phase ändern und Wieder öffnen wirken wie im Web-Posteingang, danach gibt es Rückgängig. Jeder sieht nur die Postfächer, die er auch im Web sieht; persönliche Postfächer nur ihr Besitzer. Das Lesen im Chat markiert eine Mail nicht als gelesen. Eine Anfrage aus einer Mail legst du mit „Mach aus der Mail eine Anfrage“ an. Mehr in WhatsApp-Assistent.

Assistent: E-Mails beantworten, Einladungen zu- oder absagen, Anhänge holen. Im Mail-Detail gibt es den Button Antworten, oder du sagst „Antworte Huber, dass wir am Donnerstag um 8 Uhr kommen“. Du siehst immer zuerst eine Vorschau mit Von, An, Cc, Betreff, Text und Anhänge; gesendet wird erst mit Senden, mit Ändern bekommst du eine neue Vorschau. Ohne eigenen Text schlägt der Assistent einen Entwurf vor, aber nur wenn für das Postfach die KI-Vorsortierung eingeschaltet ist. Eine offene Termineinladung beantwortest du über Mehr › Einladung beantworten mit Zusagen, Vorläufig oder Absagen, und Anhänge holst du über Mehr › Anhänge in den Chat. Das Mail-Detail hat jetzt die Buttons Antworten, Archivieren und Mehr; E-Mails steht unter Mehr. Das gilt vorerst nur für Microsoft-Postfächer; bei Google-Postfächern führt der Assistent dich zum Web-Posteingang. Aus persönlichen Postfächern kann nur der Besitzer antworten. Mehr in WhatsApp-Assistent und Im Posteingang arbeiten.

Assistent: Abnahmeprotokolle im Chat. Chef und Büro legen Abnahmeprotokolle jetzt auch auf WhatsApp und im Web-Assistenten an: „Leg für das Projekt Huber ein Abnahmeprotokoll an“, danach „Mangel: Kratzer an der Tür im Flur“. Auf WhatsApp bestätigst du jeden Schritt in einer Vorschau, im Web öffnet sich ein Fenster (für Mängel bis zu drei auf einmal). Unterschrift schickt dem Kunden eine Einladung zum digitalen Unterschreiben, Per E-Mail das PDF; beides erst nach deiner Bestätigung mit Empfänger und Absender, im Testbetrieb geht nichts hinaus. Unterschriebene oder abgeschlossene Protokolle bleiben gesperrt. Die Protokolle eines Projekts findest du unter Projekt › Belege › Abnahmeprotokolle. Mehr in der Anleitung Abnahmeprotokoll.

Assistent: Kontakt ändern auf WhatsApp im Formular. Die Formulare werden nach und nach freigeschaltet. Sobald es so weit ist, öffnet der Assistent auf WhatsApp zum Ändern eines Kontakts ein Formular direkt im Chat, schon mit dem aktuellen Stand und deiner Änderung ausgefüllt. Absenden speichert sofort, das Formular gilt 24 Stunden. Gespeichert werden nur die Felder, die du geändert hast. Sind Angaben fehlerhaft, kommt es mit einem Hinweis und deinen Eingaben noch einmal. Mit „als Text“ bekommst du wie bisher die Vorschau mit Bestätigen; solange das Formular noch nicht freigeschaltet ist, bleibt es bei der Vorschau. Mehr in WhatsApp-Assistent.

Assistent: Termine anlegen, ändern und freie Zeiten finden. Chef und Büro sagen dem Assistenten auf WhatsApp oder im Web zum Beispiel „Termin morgen 8 Uhr bei Huber mit Max, 3 Stunden“, „Verschieb den Termin auf Freitag“ oder „Sag den Termin ab“. Im Web öffnet sich dazu das Fenster Termin und Speichern legt ihn sofort an, auf WhatsApp kommt eine Vorschau mit Speichern. Ist jemand zur selben Zeit schon verplant, steht eine Warnung dabei. „Wann hat Max nächste Woche 3 Stunden frei?“ zeigt freie Zeiten, die du gleich als Termin übernehmen kannst; Mitarbeiter sehen ihre eigenen. Zu einem bestehenden Termin schickt „Schick dem Kunden die Einladung“ die Kalendereinladung. Im Menü Termine gibt es dafür Neuer Termin. Wer eingetragen ist, bekommt eine Benachrichtigung. Kommen und Gehen bucht ihr weiter im Kalender; der Assistent schickt den Link dorthin.

Assistent: Aufmaß im Chat. Mit dem Modul Aufmaß legen Chef und Büro auf WhatsApp und im Web-Assistenten Aufmaße an, erfassen Räume mit Maßen, Fenstern und Türen („Wohnzimmer 5,20 mal 4,10, Höhe 2,60, ein Fenster 1,20 mal 1,40“) und bekommen sofort Wandfläche und Deckenfläche – dieselben Werte wie im Raumbuch im Web. Positionen übernehmen die Menge aus dem Raum, und „Mach aus dem Aufmaß ein Angebot“ legt den Angebotsentwurf mit den Mengen an. Jede Änderung zeigt vorher eine Vorschau; im Web öffnet sich dafür ein Formular im Chat. Im Projekt findest du die Aufmaße unter Projekt › Belege › Aufmaße. Mehr in Angebot aus einem Aufmaß und WhatsApp-Assistent.

Assistent: aus einer E-Mail eine Anfrage machen. Chef und Büro sagen dem Assistenten auf WhatsApp oder im Web „Mach aus der Mail von Huber eine Anfrage“ oder tippen im Mail-Detail auf Mehr › Anfrage anlegen. Im Web öffnet sich das Formular Anfrage aus E-Mail, schon ausgefüllt mit Betreff und – wenn für das Postfach die KI-Vorsortierung an ist – Beschreibung, Objektart, Leistungen, Objektadresse und Wunschtermin; Speichern legt die Anfrage sofort an. Auf WhatsApp siehst du eine Vorschau mit dem erkannten Kontakt und tippst Anlegen. Die Anhänge der Mail landen bei den Dokumenten der Anfrage, die Mail wandert in die Phase Anfrage. Gehört eine zweite Mail zur selben Sache, sagst du „Die Mail gehört zur Anfrage ANF-…“; nach Zuordnen ergänzt Work7 die Beschreibung und übernimmt die Anhänge. Hat eine Mail schon eine Anfrage, legt der Assistent keine zweite an. Mails aus deinem persönlichen Postfach werden erst sichtbar für das Team, wenn du es selbst bestätigst.

Assistent: Anfragen im Chat. Chef und Büro legen Anfragen jetzt auch auf WhatsApp und im Web-Assistenten an und führen sie durch die Pipeline: „Neue Anfrage, Herr Berger hat angerufen, Bad sanieren in Bregenz“, „Die Anfrage ANF-0012-0045 ist gewonnen“ (legt das Projekt an), „… haben wir verloren, war zu teuer“, „Mach ein Angebot daraus“ oder „Schick mir die Fotos der Anfrage“. Jeder Schritt kommt mit Vorschau, im Web öffnet sich zum Anlegen und Ändern ein Formular. Auf die Benachrichtigung zu einer neuen Anfrage aus dem Posteingang kannst du auch antworten: „Leg sie an“ wirkt wie der Button, „verwerfen“ fragt vorher mit Nummer, Titel und Kunde nach, Korrekturen gehen direkt in den offenen Entwurf (auch ohne Nummer). Im Anfrage-Detail gibt es neu Bearbeiten, Dateien und Wieder aufnehmen; zweimal Bestätigen legt nur ein Projekt an. Bearbeiten beim Kontakt öffnet auf WhatsApp das Formular, sobald es freigeschaltet ist. Mehr in WhatsApp-Assistent und Anfrage aus dem Posteingang.

Assistent: Lagerbestand und Buchungen im Chat. Mit dem Modul Lager fragst du auf WhatsApp und im Web-Assistenten „Wie viel Tiefgrund haben wir im Hauptlager?“ oder „Was liegt unter dem Mindestbestand?“ und buchst direkt: „Habe 2 Eimer Spachtel für das Projekt Berger entnommen“, „Buch 10 Sack Fliesenkleber als Zugang ins Hauptlager“ oder „Buch 4 Kartuschen Silikon vom Hauptlager in den Bus 1 um“. Vor jeder Buchung siehst du den Bestand am Lagerort vorher und nachher; gebucht wird erst mit Bestätigen, im Web mit Speichern im Formular. Mitarbeiter buchen Entnahmen und Rücknahmen auf ihre Projekte, Chef und Büro zusätzlich Zugänge, Umbuchungen und neue Lagerorte. Im Projekt zeigt Material › Lagerbestand den Bestand des eingeplanten Materials. Mehr in Material einplanen, bereitstellen und Bestände führen und WhatsApp-Assistent.

Assistent: Material, Leistungen und Textbausteine im Chat pflegen. Chef und Büro legen Artikel jetzt auch auf WhatsApp und im Web-Assistenten an und ändern sie: „Leg das Material Kabelbinder 200 mm an, 3,90 €, vom Lieferanten Muster Großhandel“ oder „Setz den Verkaufspreis von SI-100 auf 9,90“. Den Artikel findet der Assistent über Artikelnummer oder Bezeichnung, die Vorschau zeigt alten und neuen Wert; im Web öffnet sich ein Formular im Chat. Leistungen und Textbausteine für Angebote gehen genauso, „Welche Lieferanten und Kataloge haben wir?“ zeigt eure Lieferanten mit Katalogen. „Zeig mir den Artikel SI-100“ zeigt allen im Team Preis, Einheit und Lieferant. Mehr in Material und Lager.

Assistent: Mahnungen im Chat erstellen und senden. Chef und Büro mahnen überfällige Rechnungen jetzt auch auf WhatsApp und im Web-Assistenten: „mahn Huber“ oder „Mahnung für RE-2026-0012“ zeigt Stufe, Zinsen, Mahnspesen, Gesamtforderung und Frist; Mahnung erstellen legt die Mahnung an und schickt dir das PDF. Per Mail senden zeigt vorher Absender, Empfänger und Beträge, Per Post versendet hältst du nach dem Ausdrucken fest. Auch Mahnsperre und das Erlassen von Mahnkosten gehen im Chat, immer mit Vorschau und Bestätigen; Work7 mahnt weiterhin nie von selbst. Zu finden unter Menü › Verkauf › Mahnungen. Mehr im Handbuch unter Der WhatsApp-Assistent. Assistent: Firmendaten ändern und Mitarbeiter einladen (nur Administratoren). Als Administrator fragst du auf WhatsApp oder im Web-Assistenten „Zeig mir unsere Firmendaten“, änderst sie mit „Ändere unsere Firmenadresse auf …“ und lädst neue Leute ein: „Lade Max Muster per WhatsApp ein, +43 664 1234567“ oder „Lade anna@beispiel.at als Managerin ein“. Jede Änderung zeigt vorher alt und neu, jede Einladung Empfänger, Rolle, Absender und Inhalt; erst Bestätigen bzw. Senden führt sie aus. Eine neue IBAN übernimmt der Assistent nie sofort, sondern nur nach einer eigenen Vorschau mit Warnhinweis. Administratoren lädt der Assistent nicht ein, Rollen änderst du weiter im Web. Einladungen gehen auch im Testbetrieb hinaus. Manager bekommen im Chat den Link auf die Einstellungen bzw. das Team, wo sie es im Web selbst erledigen. Mehr in Team verwalten, Rollen und Berechtigungen.

Assistent: Besichtigung planen und Terminlink schicken. Chef und Büro planen die Besichtigung einer Anfrage jetzt auch auf WhatsApp und im Web-Assistenten: „Schlag Besichtigungstermine für die Anfrage von Huber vor“ zeigt freie Termine der zuständigen Person zur Auswahl, Eintragen + senden legt den Termin in der Plantafel an und schickt dem Kunden die Bestätigung mit Kalender-Einladung. Vorher siehst du Absender, Empfänger und Text der Mail. „Sag die Besichtigung ab“ nimmt den Termin wieder heraus, „Schick dem Kunden den Terminlink“ lässt ihn selbst einen freien Termin wählen. Im Testbetrieb geht keine Mail hinaus. Die Zeiten in der Terminbestätigung stehen jetzt immer in österreichischer Zeit. Mehr in WhatsApp-Assistent und Anfrage aus dem Posteingang.

Assistent: Urlaub widerrufen, Rapporte und Bautagebuch nachträglich ändern, Zeit aus Terminen. „Welche Urlaube habe ich beantragt?“ zeigt deine Anträge mit Status; einen offenen Antrag ziehst du mit Widerrufen zurück, deine Vorgesetzten werden benachrichtigt. Chef und Büro sehen mit „Offene Urlaubsanträge“ alle wartenden Anträge und entscheiden mit Genehmigen oder Ablehnen. Offene Rapporte lassen sich im Chat löschen und ihre eigenen Felder setzen („Beim Rapport 42 Wetter auf sonnig“); abgeschlossene oder unterschriebene Rapporte bleiben gesperrt. Den eigenen Bautagebuch-Eintrag kannst du löschen und Fotos aus der Projektablage anhängen oder wieder entfernen. „Buch mir die Stunden aus meinem Termin heute von 8 bis 12“ übernimmt die Arbeitszeit aus dem Termin, mit Vorschau der Tagesstunden vorher und nachher. Jede Änderung kommt erst nach deiner Bestätigung. Mehr in Urlaub, Zeiterfassung, Bautagebuch und Fotos und WhatsApp-Assistent.

Assistent per Tastenkürzel. Mit Strg+K (am Mac ⌘+K) öffnest du von jeder Seite aus eine Schnelleingabe für den Assistenten – schreiben oder sprechen, Enter schickt ab.

Assistent: Spracheingabe ruhiger. Während du sprichst, zeigt der Knopf eine Pegelanzeige statt rot zu leuchten, so siehst du, dass dein Mikrofon ankommt. Löschst du den erkannten Text im Eingabefeld, bleibt er gelöscht und taucht nicht wieder auf.

Auswahllisten und Datumsfelder im Work7-Look. Auswahlfelder öffnen eine eigene, gut lesbare Liste, Datumsfelder einen Kalender; auf dem Handy bleibt die gewohnte Auswahl des Geräts.

Einstellungen nutzen mehr Platz. Die Seiten unter Einstellungen sind breiter.

Berichtsvorlagen: klarer und schärfer. Das Blatt aktualisiert sich beim Wechsel der Variante, der Import aus einer PDF läuft in drei Schritten, das Briefpapier zeigt sich in der Vorschau scharf. Empfänger und Absender stehen fest im Briefkopf; neu sind die Schalter Mitarbeiternamen (Initialen oder voller Name) und Absenderblock anzeigen.

Berichte ohne Titelbalken. Der Titel steht als normale Zeile mit Nummer, beim Angebot gefolgt von der Vorbemerkung. Leere Spalten im Info-Raster bleiben leer, und der Absenderblock-Schalter wirkt jetzt auch bei Zeitbericht, Angebot und Rechnung. Ungespeicherte Änderungen zeigt der Editor als Punkt am Speichern-Button.

Titel als verschiebbarer Block. Der Titel eines Berichts steht mit seiner Nummer (zum Beispiel „Regiebericht R-2026-0001“) als eigener Block bei Projekt und Datum. Du verschiebst ihn auf dem Blatt wie jeden anderen Block oder blendest ihn mit Titel anzeigen aus. Bei der Rechnung steht die Nummer weiter bei den Belegangaben.

Monats-, Zeit- und Datumsfelder. Monatsfelder, Uhrzeiten und Datum mit Uhrzeit haben eigene Auswahlfelder; du kannst die Zeit auch einfach eintippen.

Dienstleistungen bearbeiten. Ein Klick auf den Namen oder den Stift öffnet die Dienstleistung in einem Fenster.

Rolle beim Einladen. Beim Einladen wählst du die Rolle gleich mit; Manager laden Mitarbeiter ein. Die Teamseite ist jetzt durchgehend auf Deutsch.

Dialoge statt Browser-Popups. Rückfragen und Meldungen erscheinen in Work7-Fenstern und als kurze Hinweise, nicht mehr als Popup des Browsers.

Datenimport Schritt für Schritt. Der Import führt dich durch Hochladen, Spalten, Eigene Felder, Werte, Vorschau und Ergebnis; Import rückgängig machen fragt vorher nach.

Rapport aufgeräumt. Das Datum ist vorausgefüllt, Zeiten und Material stehen vor den Notizen, Weitere Angaben erscheinen nur mit Inhalt, Mitarbeiter als Initialen.

Zeiterfassung: Dauer und Datum. Die Dauer steht unter Kommen und Gehen, das Datum stimmt mit deiner Ortszeit überein.

Kopfzeile und Speicherleiste ruhiger. Auf Detailseiten sind beide jetzt feste Flächen, die oben bündig abschließen.

Material und Dienstleistungen gleich mehrfach anlegen. Neues Material und Neue Dienstleistung öffnen ein Fenster; mit Speichern und weitere legst du mehrere Einträge hintereinander an.

Team: Einladen im Fenster. Einladen öffnet ein Fenster statt einer eigenen Seite.

Rapport: mehrere Arbeitszeiten und Materialien auf einmal erfassen. In den Abschnitten Arbeitszeiten und Materialien öffnet jetzt ein Plus oben rechts ein Fenster, in dem ihr mehrere Zeilen hintereinander eintragt: Zeile hinzufügen für die nächste, der Papierkorb entfernt eine, Speichern legt alle ausgefüllten Zeilen an. Die Tabelle bleibt dabei sichtbar, statt während der Eingabe zu verschwinden. Eigene Tabellen eures Betriebs funktionieren genauso. Ändern, Löschen und die eigenen Felder einer Zeile erreicht ihr über kleine Symbole am Zeilenende; der Name steht beim Darüberfahren dabei.

Detailseiten nutzen den Bildschirm besser. Angebote, Rechnungen, Rapporte, Kontakte, Projekte und Raumbücher werden auf großen Bildschirmen breiter angezeigt; die rechte Spalte mit Status und Kunde bleibt beim Scrollen sichtbar, solange sie auf den Bildschirm passt, und Angaben wie Kunde, Projekt oder Datum stehen nebeneinander statt untereinander. Die PDF-Vorschau von Angebot, Rechnung und Rapport steht nicht mehr unten auf der Seite: Oben rechts schaltest du mit Vorschau auf das PDF um und mit Inhalt zurück. Beim Rapport wählst du die Berichtsvorlage direkt über der Vorschau.

Abnahmeprotokoll, Anfrage, Material und Katalog im selben Aufbau. Auch diese vier Seiten nutzen jetzt die volle Breite, haben oben links den Weg zurück zur Liste und rechts eine Spalte mit den wichtigsten Angaben. Beim Abnahmeprotokoll stehen Per E-Mail senden und der Umschalter Inhalt | Vorschau oben, rechts der Abschluss und Kunde & Projekt. Neu: Solange das Protokoll nicht abgeschlossen ist, können Admins und Manager im Abschnitt Zuordnung Projekt und Kunde nachtragen oder ändern. Wählt ihr zuerst ein Projekt, kommt dessen Kunde automatisch mit. Ist schon ein Kunde eingetragen, bietet die Projektauswahl nur seine Projekte und Projekte ohne Kunden an. Wechselt ihr den Kunden, fällt ein Projekt des bisherigen Kunden weg; darauf weist Work7 direkt unter den Feldern hin. Bei der Anfrage liegen die nächsten Schritte (etwa Angebot erstellen) oben rechts, Kontakt und Zuständigkeit in der rechten Spalte. Beim Material steht die Änderungshistorie rechts neben dem Formular, beim Katalog stehen Metadaten und importierte Preislisten rechts neben der Materialliste. In der Projektablage werden die Vorschaubilder auf breiten Bildschirmen nicht mehr übergroß.

Angebot: ruhigere Kopfzeile, Versand im Dialog. Oben im Angebot stehen nur noch Download, im Entwurf Fertigstellen und Senden; Neue Version, Version verwerfen und Löschen findest du unter Weitere. Die Kopfzeile bleibt beim Scrollen stehen. Senden öffnet ein Fenster mit Absender und Empfänger; bei einem fertigen Angebot forderst du dort auch die Unterschrift an. Wie bisher stellen Senden und Download einen Entwurf fertig, nur die Vorschau zeigt ihn noch als Entwurf. Rechts siehst du Status, Kunde & Projekt und die Summen des Angebots; Angebot annehmen, In Rechnung umwandeln und Rapport erstellen stehen weiter oben im Block Nächster Schritt. Schritt für Schritt: Angebot.

Rapport: ruhigere Kopfzeile, Versand im Dialog. Oben im Rapport stehen nur noch Download und, solange er nicht abgeschlossen ist, Senden; Löschen findest du unter Weitere. Die Kopfzeile bleibt beim Scrollen stehen. Senden öffnet ein Fenster mit Unterschrift anfordern oder Per E‑Mail senden – wie bisher im Abschnitt Versand, der dafür entfällt. Rechts stehen Status, Kunde & Projekt und, falls ihr mehrere habt, die Berichtsvorlage. Rechnung aus Rapport bleibt oben im Inhalt.

Rechnung: ruhigere Kopfzeile, Versand im Dialog. Oben in der Rechnung stehen nur noch Fertigstellen (im Entwurf), PDF und Versenden; Korrigieren, Stornieren, Rechnungskorrektur, E-Rechnung und Löschen findest du unter Weitere. Die Kopfzeile bleibt beim Scrollen stehen. Versenden öffnet ein Fenster mit Absender und Empfänger. Wie bisher stellen Versenden und PDF einen Entwurf fertig, nur die Vorschau zeigt ihn noch als Entwurf. Rechts siehst du Status (mit dem Kennzeichen zur E-Rechnung), Kunde & Projekt, Beträge und Zahlung mit den Knöpfen Vollständig bezahlt, Teilzahlung erfassen, bei offenen Mahnkosten Mahnkosten dazunehmen und Zahlungsaufschub, bei Storno und Rechnungskorrektur das Guthaben und bei fertigen Rechnungen das Archiv. Schritt für Schritt: Rechnung erstellen, versenden und Zahlung erfassen.

Abnahmeprotokoll: Mängel und Bilder bleiben nach dem Versand zur Unterschrift unverändert. Sobald ein Abnahmeprotokoll zur Unterschrift verschickt, unterschrieben oder abgeschlossen ist, lassen sich keine Mängel und Bilder mehr hinzufügen oder entfernen. So unterschreibt der Kunde genau den Stand, den er bekommen hat.

Anfrage: ruhigere Kopfzeile. Oben in der Anfrage stehen höchstens drei Knöpfe: Angebot erstellen bzw. Angebot öffnen, bei einer verlorenen oder abgelehnten Anfrage Wieder aufnehmen und der nächste Schritt in der Pipeline, etwa → Qualifiziert oder Angebot versenden. Terminlink senden, Angebot zurückziehen, Rückschritte und – rot, ganz unten – → Verloren und → Abgelehnt findest du unter Weitere. Die Kopfzeile bleibt beim Scrollen stehen. Mitarbeiter ohne Manager-Rechte sehen oben nur noch Angebot öffnen, weil Work7 die übrigen Schritte ohnehin nur Büro und Chef erlaubt. Schritt für Schritt: Anfrage aus dem Posteingang.

Neue Belege starten nicht mehr leer. Neu bei Angeboten, Abnahmeprotokollen und der leeren Rechnung fragt jetzt zuerst, für wen der Beleg ist – wie schon beim Rapport. Du wählst ein Projekt (es bringt seinen Kunden mit) oder direkt den Kunden; Angebot und Rechnung brauchen einen Kunden, Abnahmeprotokoll und Rapport ein Projekt oder einen Kunden. Als Kunde findest du jetzt auch Privatpersonen, im Dialog wie unter Details von Angebot und Rechnung. Wechselst du dort später den Kunden, fällt ein Projekt des bisherigen Kunden weg; ein Projekt eines anderen Kunden lässt sich nicht zuordnen. Das gilt genauso, wenn der Assistent im Web oder auf WhatsApp einen Beleg anlegt. Abnahmeprotokolle, die noch nicht abgeschlossen, nicht unterschrieben und nicht zur Unterschrift verschickt sind, kannst du in der Liste über Löschen entfernen.

Abnahmen, Anfragen und Aufmaße in neu eingerichteten Betrieben. Bei einem neu eingerichteten Betrieb konnte schon die erste Abnahme, Anfrage oder das erste Aufmaß mit einer Fehlermeldung scheitern, weil dieselbe Nummer (z. B. ABN-0000-0001) bei einem anderen Work7-Kunden schon vergeben war. Das ist behoben: Jeder Betrieb zählt seine Nummern jetzt für sich.

Offene Posten zeigen die Mahnstufe. Unter Buchhaltung › Offene Posten steht mit dem Modul Mahnwesen die neue Spalte Mahnstufe: Ihr seht auf einen Blick, welche Forderung schon eine Erinnerung oder Mahnung bekommen hat. Ein Klick auf die Rechnungsnummer öffnet die Rechnung. Auch der Assistent nennt bei „Welche Forderungen sind offen?“ die Mahnstufe. Offene Posten und Mahnvorschläge zeigen für dieselbe Rechnung denselben offenen Betrag; die Offene-Posten-Liste enthält nur gebuchte Rechnungen, „Wer ist überfällig?“ und die Mahnvorschläge funktionieren auch ohne Buchhaltung. Mehr in Buchhaltung.

Zahlung mit Mahnkosten im Assistenten. Schreibt ihr auf WhatsApp oder im Web-Assistenten „RE-2026-0042 ist mit 1.032,05 € bezahlt“ und sind auf der Rechnung Mahnkosten offen, zeigt der Assistent zuerst die Aufteilung auf Rechnung, Mahnspesen und Zinsen, was danach offen bleibt und wie gebucht wird. Erfasst wird erst mit Erfassen; + Rest erlassen erlässt dazu die restlichen Mahnkosten, Abbrechen verwirft die Zahlung. Das Rechnungsdetail im Chat zeigt Mahnkosten offen, und bei einer schon bezahlten Rechnung führt Mahnkosten zahlen zur Zahlung der Mahnkosten. Zahlungen ohne Mahnkosten erfasst der Assistent wie bisher direkt. Mehr in Rechnung erstellen, versenden und Zahlung erfassen.

Kontoauszug erkennt Mahnkosten. Überweist ein Kunde nach einer Mahnung Rechnung und Mahnkosten zusammen, findet der Bankabgleich jetzt den passenden Treffer und bucht den Umsatz automatisch — in einer Buchung auf die Rechnung und auf die Ertragskonten für Mahnspesen und Zinsen. Das passiert nur, wenn der Betrag auf den Cent stimmt; bei jedem anderen Betrag zeigt die Zeile Aufteilung bestätigen, und Buchen öffnet die Aufteilung zum Prüfen und Ändern. Überweist der Kunde die Mahnkosten getrennt, heißt der Vorschlag Mahnkosten zu RE-…. Habt ihr die Zahlung schon an der Rechnung erfasst und kommt der Kontoauszug erst danach, übernimmt der Umsatz die erfassten Mahnkosten — jede Mahnkosten-Zahlung wird genau einmal gebucht. Mehr in Buchhaltung.

Zahlung mit Mahnkosten erfassen. Zahlt ein Kunde Rechnung und Mahnkosten zusammen, erfasst ihr das jetzt direkt im Zahlungsdialog: Work7 teilt den Betrag auf Rechnung, Mahnspesen und Zinsen auf, ihr könnt die Aufteilung ändern und den Rest der Mahnkosten gleich erlassen. Mahnkosten dazunehmen belegt den Betrag mit Rechnung und offenen Mahnkosten vor; ist die Rechnung schon bezahlt, erfasst ihr nachgezahlte Mahnkosten im Abschnitt Mahnwesen mit Mahnkosten-Zahlung erfassen. Neu für alle Zahlungen: Der Dialog hat ein Zahlungsdatum, das nicht in der Zukunft und nicht vor dem Rechnungsdatum liegen darf (das gilt auch für Als bezahlt markieren). Mit der Buchhaltung bucht Work7 bezahlte Mahnkosten als nicht umsatzsteuerpflichtigen Ertrag (Zinsen auf 8122, Mahnspesen auf 4831, einstellbar unter Buchhaltung › Kontierung); die Umsatzsteuer-Voranmeldung ändert sich dadurch nicht. Je Zahlung seht ihr, ob sie gebucht ist, und könnt eine fehlende Buchung mit Jetzt buchen nachholen. Der bisherige Hinweis, Mahnkosten von Hand in der Buchhaltung zu erfassen, entfällt. Mehr in Rechnung erstellen, versenden und Zahlung erfassen und Mahnwesen.

Mahnkosten im Blick und mit einem Klick erlassen. Sobald eine Mahnung versendet ist, zeigt die Rechnung im Abschnitt Mahnwesen den neuen Block Mahnkosten: welche Mahnspesen und Verzugszinsen gefordert, bezahlt, erlassen und noch offen sind, dazu einen Verlauf mit jeder Mahnung und jedem Erlass. Mit Offene Mahnkosten erlassen verzichtet ihr auf den offenen Rest, etwa aus Kulanz, mit optionalem Grund. Die nächste Mahnung fordert Erlassenes nicht noch einmal und zeigt es im PDF als „Bereits bezahlte oder erlassene Mahnkosten“. Stornieren oder Korrigieren erlässt offene Mahnkosten von selbst, eine Rechnungskorrektur dann, wenn sie die Rechnung vollständig ausgleicht; die Dialoge sagen es vorher. Unter Rechnungen › Mahnvorschläge listet Offene Mahnkosten alle Rechnungen, bei denen noch Mahnkosten offen sind. Mehr in Mahnwesen.

Rapport: Beim Anlegen zuerst Projekt oder Kunde wählen. Klickt ihr unter Rapporte auf Neu, öffnet sich jetzt ein kleines Fenster: Projekt suchen oder, ohne Projekt, den Kunden wählen (auch Privatpersonen) und Rapport anlegen. Der Rapport startet damit gleich mit Projekt und Kunde statt als leere Maske.

Rapport: Die gesprochene Notiz aus WhatsApp bleibt erhalten und lässt sich ändern. Hat ein Monteur beim Rapport per WhatsApp eine Notiz dazu gesprochen, stand sie zwar in der Vorschau, war nach Speichern aber weg. Jetzt wird sie mitgespeichert und steht im Web auf dem Rapport im neuen Abschnitt Notizen, wo ihr sie ändern könnt. Fürs PDF schaltet ihr in der Berichtsvorlage den Block Anmerkungen zu. Schritt für Schritt: Rapport im Web.

Rapport: Arbeitszeiten gehen beim Speichern nicht mehr verloren und lassen sich ändern. Habt ihr im Abschnitt Arbeitszeiten einen Eintrag ausgefüllt und gleich Speichern statt Eintrag hinzufügen gedrückt, war er weg. Jetzt wird er gespeichert; fehlt noch etwas, sagt Work7 was. Neu gibt es ein Feld Beschreibung für den Text zur Arbeit, und jede Zeile — auch per WhatsApp diktierte — lässt sich mit Ändern bearbeiten: Datum, Mitarbeiter, Dienstleistung, Stunden und Beschreibung.

Rapport: Unterschrift, Ändern und Löschen nur für Büro und Bauleitung. Monteure sehen auf dem Rapport im Web Unterschrift anfordern nicht mehr und können Arbeitszeiten, Material, eigene Positionen und Weitere Angaben nicht mehr anlegen, ändern oder löschen; Work7 lässt das nur Büro und Bauleitung zu. Nach der Wahl eines Kunden bietet die Projektauswahl jetzt auch Projekte ohne Kunden an, und Rapport aus Angebot klappt auch dann, wenn das Projekt des Angebots einem anderen Kunden gehört — der Kunde kommt dann aus dem Projekt, sonst bleibt es der Kunde des Angebots. Schritt für Schritt: Rapport im Web.

Datenschutzerklärung ergänzt: Auswertung der KI-Nutzung. Wenn ihr KI-Funktionen nutzt (etwa den Assistenten, die Spracheingabe oder die Belegerkennung), speichert Work7 je Aufruf den Betrieb, eure Nutzerkennung, die Funktion, den Zeitpunkt und die verbrauchte Menge, aber keine Inhalte. Das dient nur der Kostenkontrolle für den Betrieb von Work7; ihr seht davon nichts, und für euch ändert sich nichts. Die Nutzerkennung entfernen wir spätestens einen Monat nach Ablauf von 12 Monaten, die Einträge löschen wir spätestens einen Monat nach Ablauf von 24 Monaten. Nachzulesen in der Datenschutzerklärung unter Auswertung der KI-Nutzung.

Herunterladen und Drucken stellen Rechnungen und Angebote fertig. Die Vorschau zeigt einen Entwurf weiter mit dem Wasserzeichen „ENTWURF“ und ändert nichts. Ladet ihr einen Entwurf aber herunter oder druckt ihn, öffnet sich jetzt zuerst der Fertigstellen-Dialog: Die Rechnung bekommt ihre Nummer, wird gebucht und gesperrt, ein Angebot wird als Version abgelegt — danach bekommt ihr das endgültige PDF ohne Wasserzeichen. Abbrechen ändert nichts. Änderungen gehen danach bei Rechnungen nur per Storno, bei Angeboten als neue Version. Fertige Belege ladet und druckt ihr wie gewohnt direkt. Das gilt im PDF-Dialog und für PDF bzw. Download oben im Beleg. Rapporte bleiben, wie sie sind. Schritt für Schritt: Rechnung erstellen, versenden und Zahlung erfassen, Angebot erstellen und versenden.

Rechnungsdatum aktualisieren. Beim Fertigstellen einer Rechnung schlägt Work7 jetzt das Datum aus dem Entwurf vor. Liegt es mehr als eine Woche zurück, fragt Work7 vorher nach: links das bisherige Datum mit Zahlungsziel und Fälligkeit, rechts heute mit demselben Zahlungsziel — beides könnt ihr anpassen. Aktualisieren übernimmt das neue Datum, Abbrechen behält das alte. Wer die Frage nicht mehr sehen will, setzt das Häkchen Hinweis in Zukunft nicht mehr anzeigen; unter Einstellungen › Finanzen lässt sich das Rechnungsdatum auch immer automatisch auf heute setzen. Das gilt auch beim Herunterladen, Drucken und Versenden. Im Assistenten nennt die Bestätigung, wie viele Tage das Datum zurücklag, und bietet Mit altem Datum an. Schritt für Schritt: Rechnung erstellen, versenden und Zahlung erfassen.

Angebote in Versionen überarbeiten. Ein fertiges Angebot ändert ihr jetzt mit Neue Version: Es behält seine Nummer, wird als „Version 2“ (in Titel und Liste „AN-2026-0012 · V2“) wieder bearbeitbar und bekommt beim nächsten Fertigstellen ein eigenes PDF mit „Version 2“. Die vorherige Version bleibt unverändert erhalten — in der neuen Versionshistorie unten im Angebot öffnet ihr zu jeder Version das damals abgelegte PDF, seht sie euch schreibgeschützt an oder nehmt sie mit Als Ausgangspunkt für neue Version als Grundlage. Version verwerfen nimmt eine angefangene neue Version zurück. Annahme und Unterschrift gelten immer für eine bestimmte Version: Unterschreibt ein Kunde eine alte Version, übernimmt Work7 das nicht und meldet euch „Unterschrift für überholte Version“. Nach der Annahme gibt es keine neue Version mehr, Änderungen gehen dann als Nachtragsangebot. Im Assistenten sagt ihr „Überarbeite Angebot …“ und bestätigt per Knopf. Schritt für Schritt: Angebot erstellen und versenden.

Fertige Rechnungen storniert oder korrigiert ihr jetzt mit einem eigenen Beleg. Bisher ließ sich eine ausgestellte Rechnung mit einem Klick auf „Storniert“ setzen — jetzt legt Stornieren dafür eine vollständige Stornorechnung mit eigener Nummer (ST-2026-0001) an, die auf die ursprüngliche Rechnung verweist, als PDF abgelegt und, wenn ihr die Buchhaltung nutzt, automatisch gebucht und mit dem offenen Posten des Originals ausgeglichen wird. Korrigieren storniert genauso und legt euch sofort einen neuen Entwurf als Kopie an, den ihr anpasst und wie gewohnt fertigstellt. War die stornierte Rechnung schon bezahlt oder teilweise verrechnet, bleibt an der Stornorechnung ein Guthaben stehen; es steht sichtbar im Beleg und in der Offene-Posten-Liste (dort als eigene, negative Zeile) — Erstatten und Verrechnen siehe unten. Rechnungen, die vor dieser Umstellung ohne eigenen Stornobeleg storniert wurden, zeigen ein Banner mit Storno nachholen oder Nie ausgestellt und zählen bis zur Klärung nicht zu eurem Umsatz. Euer Umsatz in Auswertung und Dashboard berücksichtigt Storno und Korrektur jetzt mit Vorzeichen. Schritt für Schritt: Rechnung erstellen, versenden und Zahlung erfassen.

Rechnungskorrektur über einen Teilbetrag. Soll nur ein Teil einer fertigen Rechnung wegfallen — ein Nachlass oder eine Leistung, die nicht erbracht wurde —, wählt ihr in der Rechnung Rechnungskorrektur: Grund und Minderung (netto, positiv eingegeben) eintragen, den Entwurf prüfen und fertigstellen. Die Rechnungskorrektur bekommt eine eigene Nummer (RK-2026-0001), ein PDF „Rechnungskorrektur … zur Rechnung Nr. … vom …“ und wird, wenn ihr die Buchhaltung nutzt, gebucht und mit dem offenen Posten der Rechnung verrechnet. Korrigieren lässt sich höchstens, was von der Rechnung noch nicht korrigiert ist; mehrere Korrekturen sind möglich. Nach einer Rechnungskorrektur wird die Rechnung nicht mehr storniert, der Rest geht per weiterer Korrektur. Im Assistenten sagt ihr zum Beispiel „Rechnungskorrektur zu RE-…: Nachlass 100 €“ und bestätigt per Knopf. Schritt für Schritt: Rechnung erstellen, versenden und Zahlung erfassen.

Guthaben erstatten oder mit einer Rechnung verrechnen. Bleibt an einer Stornorechnung oder Rechnungskorrektur ein Guthaben stehen, weil die Rechnung schon bezahlt war, erledigt ihr es jetzt direkt im Beleg: Erstattung erfassen (Betrag, Datum, Überweisung oder bar) für das Geld, das ihr dem Kunden zurückzahlt, oder Mit Rechnung verrechnen, wenn das Guthaben eine offene Rechnung desselben Kunden bezahlen soll — nach „Korrigieren“ ist die neue Rechnung schon vorausgewählt, und sie steht danach auf „bezahlt“ bzw. „teilweise bezahlt“ mit dem Vermerk „Verrechnet aus ST-…“. Nutzt ihr die Buchhaltung, wird die Erstattung gebucht und beides mit den offenen Posten ausgeglichen; das Guthaben verschwindet dann aus der Offene-Posten-Liste und aus „Guthaben/Rückzahlungen“ in der Liquiditätssicht. Eine Rückzahlung vom Bankkonto schlägt der Bankabgleich jetzt passend zum Guthaben vor. Im Assistenten sagt ihr etwa „Verrechne ST-2026-0002 mit RE26-00127“ und bestätigt per Knopf. Schritt für Schritt: Rechnung erstellen, versenden und Zahlung erfassen.

Stornorechnung und Rechnungskorrektur auch als E-Rechnung. Eine Stornorechnung oder Rechnungskorrektur bekommt jetzt wie jede Rechnung ihre E-Rechnung: in Österreich als Gutschrift im ebInterface-Format mit Verweis auf Nummer und Datum der ursprünglichen Rechnung, in Deutschland als ZUGFeRD-Gutschrift. Auf dem Beleg öffnet ihr sie mit E-Rechnung, und beim Versand per E-Mail hängt sie automatisch an. In der E-Rechnung stehen die Beträge ohne Minus — dass es eine Gutschrift ist, erkennt das Programm eures Kunden an der Belegart; auf dem PDF bleibt das Minus. Stornorechnungen, die ihr schon vorher angelegt habt, bekommen ihre E-Rechnung beim ersten Klick auf E-Rechnung. Schritt für Schritt: Rechnung erstellen, versenden und Zahlung erfassen.

Angebote fertigstellen: Entwurf und fertiges Angebot sind jetzt getrennt. Ein Angebot bleibt ein Entwurf, bis ihr oben auf Fertigstellen klickt (auch im Versand-Dialog, wo es Als versendet markieren ersetzt). Dann bekommt es „Version 1“, das PDF wird ohne Wasserzeichen unveränderlich abgelegt, und Positionen, Texte und Preise sind gesperrt. Oben seht ihr zwei Kennzeichen: Entwurf oder Fertiggestellt und daneben, ob das Angebot noch nicht versendet, gesendet, angenommen oder umgesetzt ist; in der Liste markiert ein Schloss die fertigen Angebote. Der Versand per E-Mail stellt einen Entwurf automatisch fertig. Annehmen, Unterschrift anfordern und In Rechnung umwandeln gehen erst bei einem fertigen Angebot, und der Kunde bekommt und unterschreibt genau das abgelegte PDF — auch wenn ihr später Briefpapier oder Firmendaten ändert. Bereits versendete oder angenommene Angebote gelten automatisch als fertig. Im Assistenten sagt ihr „Stelle das Angebot fertig“; wie beim Versand eines Entwurfs bestätigt ihr vorher per Knopf. Neue Versionen eines fertigen Angebots legt ihr mit Neue Version an (siehe oben). Schritt für Schritt: Angebot erstellen und versenden.

Nummern für Angebote und Rechnungen selbst gestalten. Unter Einstellungen › Nummernkreise legt ihr für jede Belegart fest, wie die Nummern aussehen: für Angebote, Rechnungen, Stornos und Rechnungskorrekturen. Ein Muster wie RE{JJ}-{NNNNN} ergibt zum Beispiel RE26-00120; Jahr, Monat und Tag kommen aus dem Datum des Belegs, und der Zähler beginnt auf Wunsch jedes Jahr neu. Beim Tippen seht ihr eine Vorschau der nächsten Nummer. Die nächste Nummer könnt ihr erhöhen, etwa um eure bisherige Nummerierung fortzusetzen, aber nie senken, damit keine Nummer doppelt vergeben wird. Eure Rechnungsnummern laufen ohne Sprung weiter. Neue Angebote heißen ab jetzt zum Beispiel AN-2026-0001; bestehende Angebote behalten ihre Zahl mit dem Kürzel davor, aus 4711 wird AN-4711, und alte Links funktionieren weiter. Ein Muster braucht mindestens einen Buchstaben oder Trenner. Außerdem steht in der Fußzeile der Rechnung nicht mehr doppelt „RE-RE-“. Habt ihr ein anderes Programm über die Schnittstelle angebunden: Angebotsnummern kommen dort jetzt ebenfalls mit Kürzel an. Schritt für Schritt: Nummernkreise.

E-Rechnungen für Österreich werden jetzt überall angenommen. Die E-Rechnung, die Work7 für österreichische Betriebe erzeugt (ebInterface), entsprach nicht in allen Punkten dem offiziellen Format und konnte deshalb bei der Prüfung, etwa über das Unternehmensserviceportal für Rechnungen an den Bund, abgelehnt werden. Das ist behoben. Für euch ändert sich nichts an der Bedienung: Auf der Rechnung wie bisher E-Rechnung wählen.

Vergleiche auf work7.net. Auf work7.net gibt es jetzt unter Vergleiche eine Übersicht, wie sich work7 von anderen Handwerkerprogrammen unterscheidet. Jede Vergleichsseite nennt den Stand der Angaben und verlinkt ihre Quellen, getrennt nach Österreich, Deutschland und Schweiz. Wird ein Programm in Österreich nicht direkt angeboten, steht das auf der Seite und in der Übersicht. Ihr findet die Übersicht im Menü unter Lösungen › Vergleiche und unten auf jeder Seite unter Alle Vergleiche.

Datenimport: Auftragsbücher mit Blöcken je Kunde. Steht eure Auftragsliste nicht als Tabelle da, sondern je Kunde als Block – eine Zeile „Kunde: …", darunter „E-Mail: …", dann eine eigene Kopfzeile mit den Aufträgen und eine Summenzeile –, liest Work7 sie jetzt richtig: je Block ein Kunde aus den Etikettzeilen, die Aufträge darunter als Projekte an genau diesem Kunden. Bisher ging der erste Kundenblock schon beim Einlesen verloren und aus Titel-, Kopf- und Summenzeilen entstanden Fehlerzeilen. Titel, Kopfzeilen, Summen und Leerzeilen werden nie zu Datensätzen; am Blattkopf steht, wie viele es davon gibt. Über Blattaufbau prüfen seht ihr jede Zeile mit ihrer Art, könnt eine Art umstellen oder das Blatt als einfache Tabelle lesen lassen. Die Zeilennummer beim Prüfen stimmt jetzt auch nach Leerzeilen mit Excel überein. Schritt für Schritt: Daten aus einer Datei importieren.

Datenimport: Auftraggeber und Rechnungsempfänger aus einer Zeile. Nennt eure Auftragsliste je Zeile zwei Kunden – etwa in den Spalten „Auftraggeber Name" und „Rechnung Name" –, erkennt Work7 jetzt beide und legt dafür zwei Kunden-Karten mit Rolle an: Auftraggeber und Rechnungsempfänger. Das Projekt hängt automatisch am Auftraggeber, per Auswahl Kunde: in der Projekt-Karte auch am Rechnungsempfänger. Steht derselbe Kunde in beiden Rollen, wird er nur einmal angelegt; fehlt der Rechnungsempfänger in einer Zeile, bleibt sie in dieser Karte einfach leer. Eine zweite Karte derselben Art könnt ihr auch selbst hinzufügen und ihr im Feld Rolle einen Namen geben. Schritt für Schritt: Daten aus einer Datei importieren.

Datenimport: Privatkunden werden Personen, Firmen bleiben Firmen. Bringt eure Kundenliste nur eine Namensspalte mit, entscheidet Work7 jetzt je Zeile, ob ein Kunde eine Firma oder eine Privatperson ist: Rechtsformen und Wörter wie Gemeinde, Hotel oder Hausverwaltung erkennt es selbst, die übrigen Namen schlägt die KI im Schritt Werte unter Privat oder Firma? vor – sie bekommt dafür nur die Namen, keine Adressen. Ihr bestätigt mit einem Klick, könnt Vor- und Nachname tauschen und seht, welche Namen noch offen sind. Privatpersonen bekommen einen richtig getrennten Vor- und Nachnamen (auch Ehepaare wie „Hämmerle Walter & Margit"), der Name aus der Datei bleibt als Anzeigename. Fehlt in einer Zeile die Firma, wird die genannte Kontaktperson selbst zum Kunden. Ansprechpartner (etwa Bauleiter) legt Work7 nur noch mit Namen und nur bei Firmenkunden an – genau einmal je Firma; bei Privatkunden oder wenn nur eine E-Mail-Adresse wie „office@…" dasteht, wird die Zeile übersprungen statt als Fehler gemeldet. In der Zuordnung könnt ihr unter Privat oder Firma auch festlegen, dass eine Liste ausschließlich Firmen oder ausschließlich Personen enthält.

Überfällige Rechnungen erkennt Work7 jetzt selbst. Jede Nacht prüft Work7, welche versendeten oder teilweise bezahlten Rechnungen ihre Fälligkeit überschritten haben und noch offen sind, und setzt sie auf Überfällig. Von Hand müsst ihr das nicht mehr tun. In der Rechnungsliste steht dann neben dem Fälligkeitsdatum „seit 12 Tagen“, in der Rechnung selbst ein Hinweis, seit wann sie überfällig ist. Eine Teilzahlung ändert daran nichts, solange noch etwas offen ist. Und schickt ihr eine Rechnung noch einmal, bleibt ihr Status erhalten. Wichtig vor dem Start: Der erste Lauf stuft auch alle alten Rechnungen um, die längst fällig sind, deren Zahlung aber nie in Work7 erfasst wurde. Prüft deshalb vorher eure offenen Posten und tragt eingegangene Zahlungen nach. Habt ihr ein anderes Programm per Webhook angebunden, bekommt es beim ersten Lauf für jede dieser Rechnungen eine Meldung. Schritt für Schritt: Rechnung erstellen, versenden und Zahlung erfassen.

Mahnwesen einstellen und Verzugszinsen sehen. Unter Einstellungen › Mahnwesen legt ihr fest, in welchen Stufen ihr mahnt: Zahlungserinnerung, 1. Mahnung, 2. Mahnung, jeweils mit Wartezeit, Zahlungsfrist, Gebühr, ob Zinsen ausgewiesen werden, und eurem Brieftext. Gebühren stehen anfangs auf 0 €. In jeder versendeten Rechnung zeigt der neue Abschnitt Mahnwesen, ob es ein Unternehmer- oder Verbrauchergeschäft ist (aus dem Kontakt, an der Rechnung änderbar), und bei überfälligen Rechnungen die Verzugszinsen bis heute: zwischen Unternehmern Basiszinssatz plus 9,2 Prozentpunkte, gegenüber Privatkunden 4 % pro Jahr, taggenau und ohne Umsatzsteuer. Mit Nicht mahnen nehmt ihr eine Rechnung heraus, etwa bei einer Ratenvereinbarung; der Grund bleibt intern. Wichtig: Gesetzliche Verzugszinsen rechnet Work7 nach österreichischem Recht und nur, wenn das Land eures Betriebs auf Österreich steht. Steht es noch auf Deutschland, zeigt die Einstellungsseite oben einen Hinweis mit Link zu den Stammdaten. Das Erstellen und Versenden der Mahnungen selbst folgt im nächsten Schritt. Schritt für Schritt: Mahnwesen einstellen und Verzugszinsen prüfen.

Mahnvorschläge, Mahnung vorbereiten und als PDF versenden. Unter Rechnungen › Mahnvorschläge seht ihr auf einen Blick, wen ihr als Nächstes mahnen solltet — samt Zählern für gesperrte Rechnungen, Rechnungen ohne Fälligkeit und bereits vollständig ausgemahnte Rechnungen. Mahnung vorbereiten öffnet im Rechnungsdetail ein Fenster mit der fertigen PDF-Vorschau, allen Beträgen und der Zahlungsfrist — gestaltbar wie eure anderen Vorlagen unter Einstellungen › Berichte › Mahnung. Passt alles, druckt ihr das PDF, verschickt es per Post und haltet das mit Als per Post versendet markieren in Work7 fest. Hat sich der offene Betrag zwischenzeitlich geändert, etwa durch eine Teilzahlung, meldet Work7 das und bietet Neu berechnen an, statt den alten Stand einfach zu übernehmen — das bereits gedruckte PDF gilt, bis ihr es ausdrücklich neu erzeugt. Bei Unternehmergeschäften ab der zweiten Stufe lässt sich die Betreibungskostenpauschale von 40 € verrechnen (§ 458 UGB), einmal je Rechnung, frühere Mahnspesen angerechnet. Gemahnte Rechnungen erkennt ihr in der Liste am Mahnstufen-Symbol und über den neuen Reiter Angemahnt; das Dashboard zeigt Managern die Aufgabe „N Rechnung(en) zur Mahnung fällig“. Work7 mahnt weiterhin nie von selbst — ihr entscheidet bei jeder Mahnung, ob sie rausgeht. Schritt für Schritt: Mahnwesen einstellen und Verzugszinsen prüfen.

Mahnung direkt per E-Mail senden. Im Mahnungs-Fenster steht jetzt Per E-Mail senden. Work7 trägt die E-Mail-Adresse des Kunden ein und belegt Betreff und Text vor — beides könnt ihr ändern. Wie bei Rechnungen wählt ihr unter Senden als das Postfach, aus dem die Mahnung geht. Mit dem Häkchen Rechnungskopie anhängen (standardmäßig an) bekommt der Kunde neben der Mahnung auch die Rechnung als PDF. Ist die vorbereitete Mahnung von gestern oder älter oder hat der Kunde inzwischen teilweise bezahlt, rechnet Work7 sie beim Senden auf heute um, damit Beträge, Zinsen und Frist im PDF stimmen. Ist die Rechnung bis dahin bezahlt, storniert oder auf Nicht mahnen gesetzt, geht nichts hinaus. Auch hier gilt: Work7 mahnt nie von selbst, jede Mail löst ihr aus. Im Testbetrieb wird die Mail zurückgehalten, die Mahnung gilt trotzdem als versendet. Schritt für Schritt: Mahnwesen einstellen und Verzugszinsen prüfen.

Überfällige Rechnungen und Mahnvorschläge im Assistenten. Auf WhatsApp und im Web-Assistenten fragt ihr jetzt „Wer ist überfällig?“ oder „Überfällige Rechnungen von Huber“ und bekommt die offenen Rechnungen mit Betrag, Tagen seit Fälligkeit und — wenn schon gemahnt wurde — der Mahnstufe. „Wen soll ich mahnen?“ zeigt die Mahnvorschläge mit nächster Stufe, Zinsen bis heute und Gebühr und einen Link zu Rechnungen › Mahnvorschläge. Gemahnt wird weiterhin nur im Web: Der Assistent bereitet keine Mahnung vor und verschickt keine. Unter Zahlen › Offene Posten und im Rechnungsdetail auf WhatsApp steht die Mahnstufe ebenfalls. Nur für Chef und Büro. Schritt für Schritt: Der WhatsApp-Assistent.

Buchhaltungsfragen im Assistenten werden wieder beantwortet. Fragen wie „Wer schuldet uns noch was?“, „Was muss ich zahlen?“, „Welche Belege liegen noch?“, „Was ist der Transporter noch wert?“, „Was hat die Baustelle gebracht?“ oder „Reicht das Geld?“ bekamen auf WhatsApp und im Web-Assistenten bisher keine Zahlen zurück. Jetzt nennt der Assistent offene Posten, Zahlungsvorschlag, Belege zur Prüfung, Anlagen, Abschreibung, Baustellenergebnis und Liquidität wie vorgesehen.

Rechnungen und Angebote bleiben in eurem Betrieb. Beim Bearbeiten einer Rechnung oder eines Angebots prüft Work7 jetzt, ob der gewählte Kunde, das Projekt und das zugehörige Angebot wirklich zu eurem Betrieb gehören. Bisher ließ sich über eine gezielt veränderte Anfrage ein Datensatz eines anderen Betriebs eintragen und dessen Name und E-Mail-Adresse sehen. Im normalen Arbeiten ändert sich für euch nichts.

Termine bleiben in eurem Betrieb. Beim Anlegen und Bearbeiten eines Termins prüft Work7 jetzt, ob der Termin selbst, das gewählte Projekt, der Kunde und die eingeteilten Mitarbeiter zu eurem Betrieb gehören. Bisher ließ sich über eine gezielt veränderte Anfrage ein Termin eines anderen Betriebs einsehen, verschieben oder absagen und ein fremdes Projekt oder ein fremder Kunde an einen Termin hängen. Im normalen Arbeiten ändert sich für euch nichts.

Rapporte und Abnahmeprotokolle bleiben in eurem Betrieb. Beim Bearbeiten eines Rapports oder Abnahmeprotokolls und beim Erstellen einer Rechnung aus Rapporten prüft Work7 jetzt, ob Kunde und Projekt wirklich zu eurem Betrieb gehören. Bisher ließ sich über eine gezielt veränderte Anfrage ein Kunde oder ein Projekt eines anderen Betriebs eintragen und dessen Stammdaten im PDF lesen. Zusätzlich zeigen Rapporte, Abnahmeprotokolle, Angebote, Rechnungen und die E-Rechnung Kunden- und Projektdaten nur noch aus eurem eigenen Betrieb. Im normalen Arbeiten ändert sich für euch nichts.

Rechnungen und Angebote: Herunterladen ändert nichts mehr, Zahlungen stimmen überall. Bisher hat schon das Herunterladen oder Drucken eines Entwurfs die Rechnung oder das Angebot auf „Versendet“ gesetzt — und eine Rechnung damit auch gleich gebucht. Jetzt bleibt der Entwurf ein Entwurf, bis ihr ihn verschickt oder ausdrücklich abschließt: eine Rechnung mit Fertigstellen (siehe unten), ein Angebot im Versand-Dialog mit Als versendet markieren, etwa wenn ihr ausgedruckt oder aus dem eigenen Mailprogramm verschickt habt. Bis dahin tragen heruntergeladene und gedruckte PDFs das Wasserzeichen „ENTWURF“. Den Status einer Rechnung setzt man nicht mehr von Hand; er folgt aus Fertigstellen, Versand und Zahlungen. Eine Zahlung, die ihr im Bankabgleich einer Rechnung zuordnet oder in der Buchhaltung nachbucht, steht jetzt auch in der Rechnung selbst, und Als bezahlt markieren trägt den vollen Betrag ein: Bezahlt, offen und Status passen damit in Rechnungsliste, offenen Posten und Buchhaltung zusammen. Anzahlungen auf eine Schlussrechnung erfasst ihr als Zahlung, nicht mehr als „bereits bezahlt“ in der Rechnung. Angebotsnummern vergibt Work7 selbst, eindeutig in eurem Betrieb; ein bereits in eine Rechnung umgewandeltes Angebot lässt sich nicht noch einmal annehmen. Schritt für Schritt: Rechnung erstellen, versenden und Zahlung erfassen, Angebot erstellen und versenden.

Fertige Rechnungen bleiben genau so, wie ihr sie verschickt habt. Beim Fertigstellen legt Work7 das Rechnungs-PDF und die E-Rechnung jetzt unveränderlich ab. Öffnet ihr danach PDF oder E-Rechnung, versendet die Rechnung noch einmal oder legt einer Mahnung die Rechnungskopie bei, bekommt ihr und euer Kunde genau diese Dateien — auch wenn ihr inzwischen Briefpapier, Logo oder Firmendaten geändert habt. Auf der Rechnung steht „Archiviert am …“ mit einem Prüfwert, an dem sich erkennen lässt, dass die Datei unverändert ist. Ältere Rechnungen legt Work7 beim ersten Öffnen einmal ab und kennzeichnet sie mit Archiv nachträglich erzeugt. Eine fertige Rechnung lässt sich außerdem auf keinem Weg mehr ändern oder löschen; Korrekturen gehen nur über Storno oder Rechnungskorrektur. Zahlungen, Zahlungsaufschub, Mahnungen und interne Notizen funktionieren wie gewohnt. Nebenbei behoben: Der Knopf E-Rechnung lieferte bei österreichischen Betrieben das PDF statt der E-Rechnungsdatei. Schritt für Schritt: Rechnung erstellen, versenden und Zahlung erfassen.

Rechnung fertigstellen statt „Als versendet markieren“ — und Zahlungsaufschub. Aus einer Rechnung wird ein rechtssicherer Beleg erst mit Fertigstellen: Erst dann bekommt sie ihre Nummer aus dem Nummernkreis, wird gesperrt und (bei aktiver Buchhaltung) gebucht. Ein neuer Rechnungsentwurf trägt bis dahin keine Nummer — die Liste zeigt „Entwurf“, das PDF „Rechnungsentwurf“. Beim Fertigstellen seht ihr vorab die nächste Nummer, das Rechnungsdatum (Vorgabe heute, änderbar) und Warnhinweise, etwa wenn ihr ein Datum vor der zuletzt fertiggestellten Rechnung wählt. Versenden stellt einen Entwurf automatisch mit fertig — einen Versand ohne Nummer und Sperre gibt es nicht mehr. Danach lässt sich die Rechnung nur noch per Storno oder Rechnungskorrektur ändern; auch Fälligkeit und Zahlungsbedingung sind gesperrt. Braucht ein Kunde mehr Zeit, setzt ihr stattdessen einen Zahlungsaufschub (ein Datum, das nicht auf dem PDF steht) — solange er läuft, gilt die Rechnung erst danach als überfällig, auch in der Offene-Posten-Liste und im Mahnwesen. Archiviert ihr einen Kontakt, werden seine unfertigen Rechnungsentwürfe jetzt gelöscht statt storniert, die Rapporte bleiben abrechenbar. Schritt für Schritt: Rechnung erstellen, versenden und Zahlung erfassen.

Mehr Schutz rund um Angebote und Rechnungen. Ein Angebot zur Unterschrift schicken können jetzt nur Administrator und Büro; unterschreibt der Kunde, gilt das Angebot wie bisher als angenommen. Ein Rechnungsdatum darf höchstens bis zum 1. Jänner des Vorjahres zurückreichen. Wer sehr viele PDFs, Unterschrifts-Einladungen oder Beleg-Aktionen in kurzer Zeit auslöst, wird kurz gebremst und bekommt die Bitte, einen Moment zu warten. Ältere Rechnungen und Angebote ohne abgelegtes PDF legt beim ersten Öffnen ein Administrator oder das Büro ab. Für Anbindungen über die Schnittstelle liefert Work7 Rechnungen nur noch mit den dokumentierten Feldern — interne Notizen bleiben intern.

Bessere Lesbarkeit: Buttons, Hinweise und Formularfelder haben mehr Kontrast. In der App und auf der Website sind grüne Schaltflächen jetzt in einem etwas dunkleren Grün, damit sich die weiße Schrift deutlich abhebt. Kurze Hinweistexte, Platzhalter in Eingabefeldern und die Ränder von Feldern sind besser zu erkennen. Am Ablauf ändert sich nichts, nur die Lesbarkeit ist besser — auch bei ungünstigem Licht oder auf kleineren Bildschirmen.

Der Assistent zeigt jetzt das Work7-Logo. Statt des grünen Kürzels „W7“ steht neben den Antworten des Assistenten in der App jetzt dasselbe Work7-Icon wie auf der Assistent-Seite und im WhatsApp-Kanal.

Die Agent-Demo auf der Website zeigt Symbole statt Emoji. In den Beispiel-Antworten des Assistenten auf der Startseite und den Gewerkeseiten stehen jetzt kleine Symbole (z. B. für Projekt, Kunde oder Beleg) statt bunter Emoji vor den Zeilen.

Datenimport: Spaltenzuordnung ist jetzt zuverlässig und nachvollziehbar. Lädst du dieselbe Art Datei zweimal hoch, ordnet Work7 die Spalten jetzt immer gleich zu — die künstliche Intelligenz wird nur noch für Spalten gefragt, die sich nicht eindeutig am Namen erkennen lassen, und jeder Vorschlag wird zusätzlich gegen die tatsächlichen Werte in deiner Datei geprüft. Unter jeder Spalte steht jetzt, woher die Zuordnung kommt („Spaltenname", „KI" oder „von dir"), und ein kurzer Hinweis erklärt, wenn eine Spalte nicht zugeordnet wurde. Erkennt Work7 die Spalten aus einem früheren Import wieder, übernimmt es automatisch dieselbe Zuordnung; passt das nicht mehr, holt dich Neu erkennen neu ab, verwirft dabei aber deine eigenen Änderungen. Ein Blatt, das Kunden nur über eine Kundennummer nennt (zum Beispiel ein Blatt „Bauvorhaben"), hängt Work7 jetzt richtig an die Kunden aus einem anderen Blatt oder an bestehende Kunden an, statt aus jeder bloßen Nummer versehentlich einen eigenen, leeren Kunden zu machen — fehlt der Bezug, fragt Work7 lieber nach, statt zu raten. Schritt für Schritt: Daten aus einer Datei importieren.

Datenimport: Unbekannte Werte werden gefragt statt verworfen. Steht in deiner Datei ein Status wie „teilgeliefert", eine Kontaktart, eine Rolle oder ein Land, das Work7 nicht sicher zuordnen kann, ging der Wert bisher still verloren und das Projekt stand einfach auf „Aktiv". Jetzt zeigt Work7 nach der Spaltenzuordnung den neuen Schritt Werte: je Feld alle Werte aus deiner Datei mit ihrer Anzahl, daneben der Work7-Wert. Die künstliche Intelligenz schlägt vor (sie bekommt nur die Werte selbst, keine Zeilen), du bestätigst oder wählst anders – auch Ignorieren, wenn ein Wert nicht übernommen werden soll. Passen alle Werte von selbst, überspringt Work7 den Schritt. Der Originalwert bleibt bei Projekten als zusätzliches Feld erhalten, das Land wird jetzt als Kürzel (AT, DE, CH …) gespeichert und aus der Liste der Nachbarländer gewählt. Schritt für Schritt: Daten aus einer Datei importieren.

Datenimport: weniger Daten an die KI, Ländernamen direkt erkannt. Beim Erkennen der Spalten bekommt die künstliche Intelligenz jetzt nur noch Beispielwerte der Spalten, die Work7 nicht schon selbst zugeordnet hat – Namen, E-Mail-Adressen oder Telefonnummern aus erkannten Spalten gehen nicht mehr mit. Länder erkennt Work7 jetzt für alle Länder der Liste auf Deutsch und Englisch („Frankreich", „France", „Netherlands" …); du musst sie im Schritt Werte nicht mehr einzeln bestätigen. Schlägt eine Analyse fehl, siehst du eine klare Meldung statt eines technischen Fehlertexts.

Profil bearbeiten: schlanker. Im Fenster Profil bearbeiten (Benutzermenü › Profil) stehen nur noch Bild, Name, Sprache, E-Mail, Telefon (WhatsApp) und deine E-Mail-Signatur. Die Felder Berufsgruppe, Position und Abteilung gibt es dort nicht mehr; was bisher eingetragen war, bleibt erhalten.

September 2026 (Teil 2) · Version 0.9.0

Webhooks melden sich jetzt wirklich — mit englischen Ereignisnamen. Habt ihr unter Einstellungen › Integrationen › API & Webhooks ein anderes Programm angebunden, bekam es bisher trotz Einrichtung keine Meldungen; das ist behoben. Die Ereignisse heißen jetzt einheitlich englisch, zum Beispiel inquiry.created für eine neue Anfrage, site_report.completed für einen abgeschlossenen Regiebericht oder invoice.paid für eine bezahlte Rechnung. Bestehende Webhooks müsst ihr nicht anfassen: Alte Namen wie rapport.completed versteht Work7 weiterhin und zeigt sie in der neuen Schreibweise an. Mitgeschickt werden nur Kennungen, Nummern, Status, Beträge und Zeitstempel — keine Beschreibungstexte, keine Kundenadressen, keine Dateien; alles Weitere holt das andere Programm bei Bedarf über die Schnittstelle. Als Ziel sind nur öffentlich erreichbare https-Adressen erlaubt; Adressen im eigenen Netz lehnt Work7 ab, und unter Letzte Zustellungen steht dann blocked_target. Für Entwickler: Webhooks.

Einrichtung mit Assistent statt Einstellungen durchsuchen. Neue Betriebe müssen sich nach der ersten Anmeldung nicht mehr selbst durch die Einstellungen klicken. Ein Assistent fragt in vier kurzen Schritten ab, was für eure Angebote und Rechnungen nötig ist: Land und Gewerk, Firmendaten mit Logo, Bankverbindung, Zahlungsziel und Steuersatz. Habt ihr dieses Jahr schon Rechnungen geschrieben, tragt ihr die nächste freie Rechnungsnummer ein, dann läuft die Nummerierung lückenlos weiter. Alles Weitere steht danach als Checkliste Betrieb einrichten auf dem Dashboard: Stundensätze, Briefpapier, Team, Kundenimport, Kalender, Ablage und das erste Angebot. Die Punkte haken sich von selbst ab, sobald sie erledigt sind. Bestehende Betriebe sehen weder Assistent noch Checkliste; wer möchte, öffnet den Assistenten unter Einstellungen › Unternehmensprofil. Schritt für Schritt: Betrieb einrichten.

Firmendaten aus dem eigenen Impressum übernehmen. Im ersten Schritt des Einrichtungs-Assistenten tragt ihr die Adresse eurer Website ein und tippt auf Impressum laden. Work7 liest euer Impressum und füllt Name, Rechtsform, Adresse, Land, UID-Nummer, Steuernummer, Telefon, E-Mail und, falls angegeben, die Bankverbindung vor. Übernommen wird nur, was noch leer ist: Was ihr schon eingetragen habt, auch während Work7 noch liest, bleibt stehen. Wechselt das Land dabei, passt sich der vorgeschlagene Steuersatz gleich mit an, solange ihr ihn nicht selbst geändert habt. Das Laden kann bis zu anderthalb Minuten dauern; so lange wartet Weiter. Prüft die übernommenen Angaben in den nächsten Schritten. Das E-Mail-Feld heißt jetzt Office-Mail: Gemeint ist die allgemeine Adresse eures Betriebs, die im Briefkopf steht, nicht eure persönliche. Den Assistenten können Administratoren und Manager nutzen. Schritt für Schritt: Betrieb einrichten.

Firmendaten aus einer alten Rechnung übernehmen. Nicht jeder Betrieb hat eine Website mit Impressum, aber fast jeder hat eine Rechnung aus seinem bisherigen Programm. Im ersten Schritt des Einrichtungs-Assistenten steht deshalb neben Aus deiner Website jetzt Aus einer alten Rechnung. Ladet eine Rechnung hoch, die euer Betrieb geschrieben hat — als PDF oder als Foto, bis 9,5 MB. Work7 liest daraus Name, Rechtsform, Adresse, Land, UID-Nummer, Steuernummer, Firmenbuchnummer, Telefon, Office-Mail, Website, IBAN, BIC, Bank und den Umsatzsteuersatz. Trug die Rechnung eine laufende Nummer aus diesem Jahr, schlägt Work7 auch gleich die nächste Rechnungsnummer vor, damit die Nummerierung lückenlos weiterläuft; ist die Nummer nicht eindeutig zu deuten, schlägt Work7 lieber gar nichts vor, statt eure Nummerierung durcheinanderzubringen. Wie beim Impressum wird nur gefüllt, was noch leer ist, und die Meldung nennt euch jedes übernommene Feld. Das Lesen dauert meist 20 bis 60 Sekunden; so lange wartet Weiter. Work7 speichert die Rechnung nicht — sie wird nur gelesen. Zum Lesen geht sie an Microsoft Azure, denselben Dienst, mit dem Work7 schon eure Eingangsrechnungen erkennt. Nehmt bitte eine eigene Rechnung und keine von einem Lieferanten; scheint die Rechnung nicht von euch zu sein, sagt Work7 das. Logo und Briefpapier werden nicht übernommen, die ladet ihr wie bisher selbst hoch. Schritt für Schritt: Betrieb einrichten.

Bessere IBAN-Erkennung bei Eingangsrechnungen. Erkennt Work7 eine Eingangsrechnung aus PDF oder Foto, steht in der Lieferanten-IBAN jetzt wirklich die IBAN. Bisher landete dort manchmal die ganze Zeile aus der Fußzeile des Belegs. Erkennt Work7 keine gültige IBAN, bleibt das Feld leer, statt etwas Falsches zu zeigen.

Firmenbuchnummer im Einrichtungs-Assistenten. Im Schritt Firmendaten gibt es jetzt das Feld für eure Firmenbuchnummer, in Deutschland und der Schweiz heißt es Handelsregister. Es ist freiwillig und steht im Fuß eurer Dokumente. Steht die Nummer in eurem Impressum, übernimmt Work7 sie beim Impressum laden gleich mit. Die Meldung danach sagt jetzt genau, welche Felder übernommen wurden. Steht im Impressum etwas anderes als in einem Feld, das ihr schon ausgefüllt habt, bleibt eure Angabe stehen und die Meldung zeigt den abweichenden Wert, damit ihr selbst entscheidet. Schritt für Schritt: Betrieb einrichten.

Der Einrichtungs-Assistent begrüßt euch jetzt. Beim ersten Öffnen erscheinen vor dem ersten Schritt ein paar kurze Sätze: eine Begrüßung, was gleich eingerichtet wird und wie lange es dauert. Wer gleich loslegen will, tippt irgendwo hin, drückt die Leertaste oder wählt Überspringen. Öffnet ihr den Assistenten später noch einmal, geht es direkt los. Oben seht ihr immer, in welchem Schritt ihr seid und wie viele noch kommen, und Weiter bleibt unten erreichbar, auch am Telefon. Während Work7 euer Impressum liest, zeigt der Schritt, dass gerade gelesen wird und warum Weiter noch wartet.

Testbetrieb: ausprobieren, ohne dass etwas rausgeht. Auf unserer Testumgebung könnt ihr alles durchspielen, ohne dass eure Kundinnen und Kunden etwas davon merken. Ist der Testbetrieb an, werden E-Mails zurückgehalten, es landet kein Termin in Outlook oder Google, im Postfach wird nichts markiert, und angebundene Programme bekommen keine Meldung. Work7 tut trotzdem so, als wäre alles gesendet: Ein Probe-Angebot bekommt den Status „Versendet“, der Vorgang läuft weiter — nur statt einer Erfolgsmeldung steht „Im Testbetrieb nicht wirklich gesendet“. Oben auf jeder Seite seht ihr das Band „Testbetrieb — es geht nichts nach außen.“ Weiter laufen: Mails abrufen, Kalender ansehen, Dateien speichern (im eigenen Ordner „test_work7“, damit Probedateien von euren echten Unterlagen getrennt bleiben) und der WhatsApp-Assistent, auf der Testumgebung allerdings von einer eigenen Testnummer. Einladungen, Zugangslinks und das Zurücksetzen von Passwörtern gehen ebenfalls weiter raus, sonst könnte sich niemand anmelden. Ein- und ausschalten unter Einstellungen › Unternehmensprofil › Testbetrieb (nur Administrator); direkt darunter steht, was zurückgehalten wurde. Schritt für Schritt: Testbetrieb.

Eure Buchhaltung in Work7 führen — und am Jahresende ein Paket an den Steuerberater übergeben. Work7 kann jetzt die laufende Buchhaltung führen, von der Einrichtung bis zum Export. Ihr richtet einmal ein (Gewinnermittlung, Besteuerungsart, UVA-Zeitraum), erhaltet zwei Kontenrahmen zur Auswahl (EKR vollständig mit 949 Konten oder Handwerk-Auswahl mit 128 Konten), legt Kostenstellen an, bucht Ausgangsr und Eingangsrechnungen, verwaltet offene Posten und Zahlungen, lest Kontoauszüge ein und berechnet die Umsatzsteuer-Voranmeldung. Jede Zahl ist nachvollziehbar bis zur einzelnen Buchung. Übergabe an die Kanzlei: Am Monats- oder Jahresende erzeugt Work7 automatisch den DATEV-Buchungsstapel (EXTF-Format, 125 Spalten) oder eine neutrale CSV — und übergibt das mit Übergabeprotokoll und SHA-256-Prüfsumme an die Kanzlei. Personenkonten gehen mit ihrer eigenen Nummer rein, nicht mit der des Sammelkontos, damit die Kanzlei die offenen Posten nicht verliert. Steuern stehen als eigene Buchungssätze drin — der Kanzlei müssen Steuern nicht neu rechnen. Work7 prüft selbst, ob die aus dem Stapel zurückgerechneten Konten-Bewegungen mit eurem Journal übereinstimmen (Kontenabgleich). Die Exporthistorie zeigt, wer wann was übergeben hat. Anlagenverzeichnis: Eure Fahrzeuge, Maschinen und Werkzeuge verwaltet Work7 jetzt im Anlagenverzeichnis und rechnet die Abschreibung automatisch aus. Ihr erfasst das Anlagegut einmal (Anschaffungsdatum, Kosten, Nutzungsdauer), und am Jahresende bereitet Work7 den Abschreibungslauf vor — mit allen Zeilen, Öffnungs- und Schlusswert, und die Halbjahresregel (§ 7 Abs 2 EStG) ist schon eingerechnet. Danach klickt ihr Verbuchen, und Work7 bucht eine Aufwandszeile je Anlagegut ins Journal — damit Kostenstelle und Baustelle erhalten bleiben. Auch wenn ihr Altbestand habt (Anlagen aus dem Altsystem), nachtragen und Work7 berücksichtigt die bisherige Abschreibung. Im WhatsApp-Assistenten oder im Web-Assistenten fragt ihr einfach „Zeig mir die Anlagengüter" oder „Wie steht die diesjährige Abschreibung?" — die Antwort kommt sofort. Mehr dazu: Anlagenverzeichnis und Abschreibung im Handbuch. Wichtig: Schickt vor der ersten echten Übergabe einen Probemonat an die Kanzlei und lasst ihn dort einlesen. Auswertungen für den Unternehmer: Das Wichtigste nach all der Buchhaltung: Welche Baustelle läuft gut? Unter Buchhaltung › Auswertungen › Baustellen seht ihr je Baustelle Erlöse, Kosten und Deckungsbeitrag — und worauf kein Baustellenbezug läuft (Löhne, Gemeinkosten). Das ist die Ehrlichkeitsregel: Nur, was MIT Baustellenbezug gebucht ist, zählt mit; der Rest steht separat. Könnt ihr einen internen Stundenkostensatz hinterlegen, rechnet Work7 auch aus, was der Deckungsbeitrag nach Arbeitszeiten ist. Ein Vergleich mit den Angeboten zeigt, was abgeboten war, was hereinkommt, die Abweichung. Genauso könnt ihr nach Kostenstellen auswerten (Kolonne, Fahrzeug, Abteilung) — gleiches Bild. Die Liquiditätssicht zeigt in den nächsten 8 Wochen, was fällig hereinkommt und hinausgeht, ohne zu raten: nur Fälligkeiten, die schon in den Büchern stehen. Überfälliges (älter als 60 Tage) steht getrennt, nicht in der Rechnung. Im WhatsApp-Assistenten fragt ihr „Rentiert sich der Auftrag?" oder „Wie schaut die Liquidität aus?" — sofort antwortet Work7. Alle Auswertungen gibt es als CSV zum Download. Mehr dazu: Auswertungen für den Unternehmer im Handbuch.

Microsoft 365 von eurem EDV-Dienstleister einrichten lassen. Betreut nicht ihr selbst euer Microsoft 365, sondern eine EDV-Firma, muss die sich dafür nicht mehr in Work7 anmelden. Nennt uns eure Microsoft-Domäne, dann bekommt ihr einen Einrichtungslink zum Weitergeben. Euer Administrator öffnet ihn im Browser, sieht oben den Namen eures Betriebs, erteilt die Zustimmung bei Microsoft, und richtet auf Wunsch SharePoint ein. Euer Firmenpostfach wählt ihr danach selbst in Work7 unter Einstellungen › Integrationen › Postfächer. Der Link gilt 14 Tage, lässt sich nur einmal abschließen und funktioniert ausschließlich mit Microsoft-Konten der vereinbarten Domäne — meldet sich jemand mit einem anderen Konto an, lehnt Work7 ab. Eine Anmeldung bei Work7 ist der Link nicht: eure E-Mails, Termine, Kontakte und Benutzer sind darüber nicht erreichbar, und wir können ihn jederzeit widerrufen. Neu ist außerdem der Knopf Verbindung prüfen unter Einstellungen › Integrationen: Damit holt Work7 eine Zustimmung nach, die euer Administrator an anderer Stelle erteilt hat.

Alte Mails bleiben aus der KI-Vorsortierung raus. Verbindet ihr ein Postfach, holt Work7 auch ältere Mails in den Posteingang. Die sortiert die KI jetzt nicht mehr vor: Aus Post, die schon vor dem Verbinden da war, entstehen keine Anfrage-Entwürfe, keine neuen Kontakte und keine Benachrichtigungen mehr. Vorsortiert wird alles, was ab dem Verbinden eingeht, eine Stunde Spielraum davor eingeschlossen.

Eigene Texte, Abstände und Seitenumbrüche im Bericht. Unter Einstellungen › Berichte steht links unter Nicht verwendet jetzt die Gruppe Neuer Baustein. Von dort ziehst du einen Freitext aufs Blatt — zum Beispiel einen Bestätigungssatz über der Unterschrift oder einen Hinweis zu deinen Regiesätzen —, einen Abstand in Millimetern oder einen Seitenumbruch, damit der Rest auf einer neuen Seite beginnt. Beim Freitext gibst du rechts eine freiwillige Überschrift und den Text ein; Zeilenumbrüche bleiben so, wie du sie tippst. Ausblenden lässt den Text unter Nicht verwendet stehen, Löschen entfernt ihn ganz. Pro Vorlage sind 20 solche Bausteine möglich, und sie gehören zu genau dieser Variante.

Dazu kommen zwei Einstellungen am Blatt: Der Abschnittstitel über den Info-Blöcken lässt sich ausblenden, und unter Kopf bestimmst du, ob dein Logo links, mittig oder rechts steht. Den farbigen Titelbalken gibt es nicht mehr: Der Titel steht als normale Zeile unter den Info-Blöcken. Blendet dein Briefpapier den Kopf ohnehin aus, sagt Work7 das an dieser Stelle. Schritt für Schritt: Berichtsvorlage auf dem Blatt gestalten.

Vorlage aus Datei: auch die vorgedruckten Texte kommen mit. Lädst du dein Formular hoch, übernimmt Work7 jetzt auch die fest aufgedruckten Sätze — an genau der Stelle, an der sie im Original stehen. In der Prüfansicht steht dafür der Abschnitt Feste Texte: Schalter je Text, Wortlaut nachbessern, Überschrift ergänzen. Damit ist der Import vollständig: Felder, Tabellenspalten, eigene Tabellen und Texte werden vorgeschlagen — bei den bisher geprüften Formularen bleibt unter Noch nicht abbildbar nichts mehr übrig. Schritt für Schritt: Vorlage aus einer Datei übernehmen.

Eigene Tabellen bequemer pflegen. In Tabellen verwalten kannst du eine Tabelle jetzt mit den Pfeilen nach oben und unten schieben — so stehen sie im Erfassungs-Formular in deiner Reihenfolge — und über das Spalten-Symbol eine neue Spalte zu einer bestehenden Tabelle hinzufügen, samt Bedeutung (Menge, Einheit, Einzelpreis). Bisher ging beides nur mit Unterstützung. Außerdem warnt Work7 jetzt, wenn du die Seite mit ungespeicherten Änderungen verlässt, und Spalteneinstellungen gehen beim Verschieben einer Tabelle nicht mehr verloren.

Gemeinsame Kalender in Work7. Die Kalender von gemeinsamen Postfächern wie office@ erscheinen jetzt im Kalender unter Geteilte Kalender. Dort stehen auch die Terminanfragen, die ihr euren Kundinnen und Kunden schickt — bisher waren die nur in Outlook zu sehen. Wer ein Postfach ansehen darf, sieht dessen Termine; mit dem Recht Kalender bearbeiten lassen sich Termine dort auch anlegen und ändern. Wer das einstellt, steht in Termin beim Kunden. Die persönlichen Kalender von Kolleginnen und Kollegen bleiben im Kalender privat.

Termine für das ganze Team im Outlook. Ist ein Termin mehreren Personen zugeteilt, steht er jetzt bei allen im Kalender — bisher nur bei der ersten. Wer aus dem Termin herausgenommen wird, verliert den Eintrag, wer dazukommt, bekommt ihn.

Postfächer: verlässlicher Abruf und ein klarer Status. Work7 holt die Mails jetzt für jedes Postfach einzeln ab. Ein Postfach, das gerade klemmt oder von Microsoft gebremst wird, hält die anderen nicht mehr auf. In Einstellungen › Integrationen › Postfächer steht zu jedem Firmenpostfach, wann zuletzt abgerufen wurde, ob neue Mails sofort ankommen, wie viele Mails in den letzten sieben Tagen eingegangen sind, und es warnt, wenn länger nichts mehr abgerufen wurde. Dieselben Angaben zum eigenen Postfach findet jede Person unter Einstellungen › Meine Einstellungen › Mein Postfach. Zu den persönlichen Postfächern sieht die Administration weiterhin nur eine Summe, nie ein einzelnes Postfach.

Wenn jemand den Betrieb verlässt. Wird ein Zugang deaktiviert, hört Work7 sofort auf, das persönliche Postfach abzurufen. Nach 30 Tagen werden die nicht geteilten Mails dieser Person endgültig gelöscht. Mails, die sie mit dem Team geteilt hat, bleiben im jeweiligen Vorgang erhalten — sie gehören als Geschäftsunterlage zum Betrieb. Wird der Zugang innerhalb der 30 Tage wieder freigeschaltet, läuft alles weiter.

Senden als: Firmenpostfach oder deine eigene Adresse. In jedem Versand-Dialog – Angebot, Rechnung, Rapport, Abnahmeprotokoll, Terminlink und beim Antworten im Posteingang – steht jetzt das Feld Senden als. Vorbelegt ist wie bisher das Firmenpostfach eures Betriebs (Etikett Standard), beim Antworten das Postfach, in dem die Mail ankam. Für den einzelnen Versand kannst du auf deine eigene Adresse (Persönlich) oder ein anderes Firmenpostfach umschalten, für das du das Senderecht hast; gemerkt wird die Wahl nicht. Sendest du von deiner eigenen Adresse, sieht nur du die Mail – dein Team sieht im Vorgang trotzdem, dass das Angebot verschickt wurde, an wen und von welcher Adresse. Per WhatsApp oder im Assistenten genügt „Schick es von meiner Adresse“; die Vorschau nennt den Absender. Neu sind auch Signaturen je Postfach: Administratoren hinterlegen unter Einstellungen › Integrationen › Postfächer › Zugriff eine Firmensignatur je Firmenpostfach; aus deinem eigenen Postfach gilt deine Signatur, die du jetzt auch unter Mein Postfach pflegst. Wichtig: Wer für kein Postfach das Senderecht hat, kann keine Dokumente mehr per E-Mail verschicken und sieht den Hinweis Du darfst aus keinem Postfach senden – bisher ging so ein Versand einfach über das Firmenpostfach. Alle, die beim Update schon Administrator oder Manager waren, haben das Senderecht bereits. Mehr dazu: Mein Postfach und Microsoft 365 verbinden.

Spalten deiner Berichts-Tabellen selbst bestimmen — und eigene Felder und Tabellen. Unter Einstellungen › Berichte klickst du eine Tabelle im Blatt an und stellst rechts ihre Spalten ein: an- und abschalten, in deine Reihenfolge ziehen, eigene Überschriften vergeben, die Ausrichtung (links, mittig, rechts) und die Breite in Prozent setzen. Neu wählbar sind bei den Arbeitszeiten Leistung (Katalog), Beschreibung, Stundensatz und Betrag, bei den Materialien Artikelnummer, Einzelpreis und Betrag. Mit dem Schalter Summenzeile steht unter der Tabelle die Summe der Beträge und der Stunden — Mengen werden nicht addiert, weil sie verschiedene Einheiten haben können. Bestehende Vorlagen sehen unverändert aus, bis du etwas änderst. Damit lässt sich jetzt wirklich ein Regiebericht „mit Preisen” neben einem „ohne Preise” führen. Achtung: Der Betrag entsteht aus Stunden × Stundensatz an der Zeile — wähle beim Erfassen eine Dienstleistung, damit der Satz gesetzt ist, sonst bleibt die Spalte leer.

Dazu kannst du eigene Felder und eigene Tabellen führen. Beispiele: Kostenstelle oder Witterung am Bericht, Kilometer an einer Arbeitszeile, oder eine eigene Tabelle für Geräte mit Menge und Leihgebühr je Tag. Du legst sie jetzt direkt im Editor an — für Felder die Schaltfläche Neues Feld mit Dialog für Name, Feldart, Einheit, Auswahl-Optionen und Pflichtfeld, für Tabellen die Schaltfläche Neue Tabelle im Abschnitt Eigene Tabellen mit dem Tabellennamen und deren Spalten (Beschriftung, Feldart, optionale Bedeutung wie Menge/Einzelpreis). Mit Felder verwalten und Tabellen verwalten siehst du alles, das dein Betrieb je angelegt hat, und kannst Beschriftungen ändern oder Felder/Tabellen stillegen (archivieren — alte Daten bleiben lesbar). Schlüssel und Feldart sind unveränderlich. Die Felder erscheinen im Regiebericht-Formular unter Weitere Angaben bzw. direkt in den Zeilen-Formularen und lassen sich im Blatt als Spalte oder Feld einsetzen; die eigenen Tabellen haben einen eigenen Abschnitt mit Zeile anlegen, ändern, löschen und sortieren. Auch per WhatsApp und im Assistenten kannst du Felder und Tabellenwerte diktieren. Felder und Tabellen gelten immer für alle Berichte dieser Art, nicht nur für eine Variante. Nach dem Anlegen eines Berichts kannst du die Werte noch nachträglich eintragen — klick in der Tabelle auf Felder je Zeile. Die Zeilen einer eigenen Tabelle mit Menge und Einzelpreis werden später in eine Rechnung übernommen. Schritt für Schritt: Berichtsvorlage auf dem Blatt gestalten.

Berichte direkt auf dem Blatt anordnen. Unter Einstellungen › Berichte siehst du deinen Bericht jetzt als Blatt mit deinem Firmenkopf und Beispieldaten — und schiebst die Bausteine dort an ihren Platz: Leistung, Materialien oder Anmerkungen nach oben und unten, Unternehmen, Kunde, Projekt und Datum von einer Spalte in die andere. Ein Klick auf einen Baustein zeigt rechts seine Eigenschaften; bei den Info-Blöcken schaltest du dort einzelne Felder an oder aus und bringst sie in deine Reihenfolge. Was du nicht brauchst, blendest du aus und holst es links aus Nicht verwendet wieder zurück. Es gibt ein bis drei Spalten, Rückgängig und Wiederholen (Strg+Z, Strg+Y), und alles geht auch mit der Tastatur oder am Tablet. Die Unterschriften bleiben immer am Ende. Das Blatt reagiert sofort; das verbindliche Ergebnis mit Seitenumbrüchen und Briefpapier zeigt dir Als PDF prüfen. Schritt für Schritt: Berichtsvorlage auf dem Blatt gestalten.

Mehrere Fassungen deiner Berichte. Unter Einstellungen › Berichte legst du je Berichtsart mehrere Varianten an, zum Beispiel einen Regiebericht „Standard“ und einen „Ohne Preise“. Mit Neue Variante oder Duplizieren entsteht eine weitere Fassung, mit Als Standard bestimmst du, welche gilt, wenn nichts anderes gewählt ist. Im Regiebericht wählst du über der Vorschau unter Berichtsvorlage die Fassung für diesen Bericht — sie gilt dann für Vorschau, Download und Versand. Bei Kunden und Projekten kannst du in der Karte Berichtsvorlagen eine Fassung vorgeben; das Projekt hat Vorrang vor dem Kunden. Auch per WhatsApp oder im Assistenten geht das: „Schick den Rapport ohne Preise an den Kunden“. Je Variante lässt sich das Briefpapier mit Briefpapier verwenden abschalten, etwa für interne Berichte. Ein bereits unterschriebener Bericht bleibt unverändert. Für Angebote und Rechnungen wirken Varianten noch nicht. Vorlagen ändern darf, wer das Recht Berichtsvorlagen bearbeiten hat — das sind alle, die bisher schon die Einstellungen bearbeiten durften.

Dein eigenes Postfach im Posteingang. Sobald euer Betrieb Microsoft 365 verbunden hat, zeigt der Posteingang jeder Person auch ihr eigenes Postfach – als Persönlich, vor den Firmenpostfächern. Das passiert automatisch für die Adresse, mit der du dich anmeldest; geladen werden die letzten 30 Tage und danach die neuen Mails. Nur du siehst dein Postfach, auch Administratoren nicht. Beim ersten Mal weist dich Work7 darauf hin. Unter Einstellungen › Meine Einstellungen › Mein Postfach kannst du es jederzeit Pausieren (kein Abruf, Mails ausgeblendet) oder Trennen (importierte Mails werden in Work7 gelöscht); die KI-Vorsortierung ist dort aus, bis du sie selbst einschaltest. Machst du aus einer persönlichen Mail eine Anfrage, fragt Work7 vorher nach – erst nach Für das Team freigeben wird genau diese eine Mail im Vorgang sichtbar. Geht eine Mail an office@ und an dich, steht sie in Alle meine nur einmal. Administratoren können persönliche Postfächer unter Einstellungen › Integrationen › Postfächer für den ganzen Betrieb abschalten. Der Posteingang erscheint damit für alle Rollen; Anfragen anlegen bleibt Administratoren und Managern vorbehalten. Alles dazu: Mein Postfach.

Mehrere geteilte Postfächer mit steuerbarem Zugriff. Ihr könnt jetzt mehrere E-Mail-Adressen aus eurem Microsoft-365-Tenant mit Work7 verbinden – nicht nur eine. Angebote, Rechnungen, Berichte und Terminanfragen gehen zuverlässig von dem Postfach raus, das ihr als Standard-Absender festgelegt habt. Der Administrator verwaltet unter Einstellungen › Integrationen › Postfächer die Zugriffsliste: für jedes Postfach einzeln, wer es lesen und schreiben darf. Der Posteingang zeigt jedem nur die Postfächer, auf die er Zugriff hat. Wichtig für Bestandskunden: Nach dem Update sieht jede/r bei euch dasselbe wie vorher — eure aktuelle Einstellung bleibt erhalten. Neue Kolleginnen und Kollegen erhalten künftig eine individuelle Freigabe statt automatisch Zugriff auf alles. Einrichtung: Microsoft 365 verbinden.

Briefpapier für deine Berichte. Unter Einstellungen › Firma › Briefpapier lädst du dein Geschäftspapier als PDF hoch. Es erscheint dann im Hintergrund aller erzeugten Berichte, Angebote und Rechnungen. Du stellst die Ränder ein — mit ziehbaren Linien auf dem Blatt oder durch direkte Zahlenfelder in Millimetern — und prüfst das Ergebnis als PDF. Ein automatischer Randvorschlag misst die bedruckten Bereiche deines Papiers. Für den Druck auf vorgedrucktes Papier kannst du das Briefpapier beim Versand ausschalten und nur die Ränder behalten. Bereits unterschriebene Berichte ändern sich nicht. Schritt für Schritt: Briefpapier hochladen und einrichten.

Kalender zeigt jetzt die Woche als Standard. Der Kalender öffnet sich ab sofort in der Wochenansicht statt im Monat. Mit den Knöpfen Tag · Woche · Monat · Jahr oben wechselst du zwischen den Ansichten — alle Texte sind jetzt auf Deutsch. Die Kopfzeile zeigt je Ansicht den aktuellen Zeitraum an (Woche: z. B. „14. – 20. September 2026 · KW 38“). Die Kacheln sind größer und lesbarer geworden; heute ist deutlich hervorgehoben. Das Kalender-Widget auf dem Dashboard bleibt bei der kompakten Monatsansicht.

Termine ohne direkte Bearbeitung ansehen. Klick auf einen Termin öffnet jetzt erst eine Lese-Ansicht im Seitenpanel — mit Uhrzeit, Ort, Teilnehmern und anderen Details. Bearbeiten kannst du erst über den Stift oben im Panel; er erscheint bei eigenen Terminen aus deinem verbundenen Google- oder Microsoft-Kalender. So kannst du Termine von Kollegen oder aus einem verbundenen Kalender einfach ansehen, ohne sie versehentlich zu ändern.

Kalender anderer Mitarbeiter einsehen. Administratoren und Manager sehen im Kalender oben die Auswahl „Mein Kalender / Alle Mitarbeiter / einzelne Person“. In „Alle Mitarbeiter“ steht auf jeder Kachel, wem der Termin zugeordnet ist. Wichtig: Du siehst nur die Work7-Termine der anderen (Termine, Abwesenheiten, Kommen/Gehen), nicht ihre privaten Google- oder Microsoft-Kalender. Termine anderer kannst du ansehen, aber nicht ändern. Detailliert: Kalender anderer Mitarbeiter.

Bisheriges Berichtsformular als Vorlage übernehmen. Unter Einstellungen › Berichte › Vorlage aus Datei übernehmen lädst du das Formular hoch, das dein Betrieb bisher verwendet — als PDF, Word- oder Excel-Datei, als Scan oder Foto (JPG, PNG). Work7 liest das Formular und schlägt vor, welche Felder und Tabellen es schon kennt. Du prüfst den Vorschlag neben deinem Original, verschiebst Bausteine direkt auf dem Blatt, änderst Zuordnungen und übernimmst das Ergebnis als neue Variante — deine bestehenden Vorlagen bleiben unverändert.

Felder und Spalten, die Work7 nicht kennt, schlägt der Import jetzt als eigene Felder vor (zum Beispiel „Kilometer" als Spalte oder „Witterung" am Bericht). Du entscheidest für jedes Feld, ob es angelegt werden soll, und stellst ggf. die Feldart ein — ganz neu können diese Felder sofort genutzt werden, alt gemischte Feldlisten lassen sich damit säubern.

Eigene Tabellen — eine Tabelle deines Formulars, die Work7 nicht kennt (weder Leistung noch Material), wird jetzt auch vorgeschlagen: mit ihren Spalten, deren Feldarten und Bedeutungen (Menge, Einzelpreis usw.). Du prüfst oder änderst für jede Tabelle Name, Spalten und Bedeutungen und entscheidest, ob sie angelegt werden soll.

Was Work7 noch nicht darstellen kann (feste Texte), steht mit Begründung in einer eigenen Liste. Das geht für Regiebericht und Abnahmeprotokoll; eingetragene Werte eines ausgefüllten Formulars werden nicht übernommen. Tabellenspalten und ihre Einstellungen (Reihenfolge, Breite, Überschrift, Summenzeile) werden übernommen — stellst du nach dem Import im Editor fein. Die Datei wird zur Analyse an die KI-Dienste von Work7 (Microsoft Azure) übertragen, in Work7 nur für diesen Zweck gespeichert und nach 30 Tagen gelöscht — sofort, wenn du die Sitzung verwirfst. Schritt für Schritt: Berichtsvorlage aus Datei übernehmen.

Frag die Dokumentation. Rechts unten auf docs.work7.net sitzt jetzt ein Chat-Button „Frag die Doku”. Du stellst eine Frage, Work7 durchsucht das Handbuch, die API-Doku und die Funktionsreferenz, antwortet kurz und verlinkt die Stelle, aus der die Antwort stammt. Vorschlagsfragen helfen dir ohne Tippen ins Gespräch. Die Antworten stammen von einer KI, Work7 speichert deine Fragen nicht.

Altsystem-Daten importieren. Unter Einstellungen › Datenimport kannst du Deine Kundenliste, Projektliste oder Artikelstamm aus Excel oder CSV hochladen. Work7 erkennt die Tabelle, ordnet Spalten zu und fragt nach, wenn Unsicherheiten da sind. Du checkst die Zeilen, dann importiert Work7 automatisch – Nummern aus deinem Altsystem bleiben erhalten, Duplikate werden erkannt, und falls etwas schiefgeht, kannst du den Import rückgängig machen. Schritt für Schritt: Daten importieren.

SharePoint sicherer und einfacher anbinden. Für SharePoint meldet sich niemand mehr bei Microsoft an. Du trägst nur noch die Adresse eurer Team-Site ein und klickst auf „Mit Cloud verbinden“ — Work7 nutzt dafür eure bestehende Microsoft-365-Verbindung aus Einstellungen › Integrationen › Kalender & E-Mail. Damit Work7 in die Site schreiben darf, gibt euer Microsoft-Administrator sie einmalig frei; den dafür nötigen Befehl zeigt Work7 fertig zum Kopieren direkt im Dateispeicher an. Work7 bekommt dadurch Zugriff auf genau diese eine Site und auf nichts anderes in eurem SharePoint. Die Ablage im persönlichen OneDrive gibt es dafür nicht mehr — eine gemeinsame Team-Site ist jetzt Pflicht. Google Drive, Dropbox und Nextcloud ändern sich nicht. Schritt für Schritt: Microsoft 365 verbinden.

Dateispeicher einrichten ohne Überforderung. Unter Einstellungen › Integrationen › Dateispeicher siehst du nur noch, was gerade dran ist. Ist noch nichts eingerichtet, steht dort allein die Anbieter-Auswahl. Sobald du einen Anbieter gewählt hast, erscheinen darunter genau dessen Schritte — bei SharePoint zum Beispiel der Freigabe-Befehl erst dann, wenn die Adresse eurer Team-Site eingetragen ist. Läuft alles, siehst du oben eine kurze Erfolgszeile mit Anbieter und Ordnerpfad und darunter den Ablage-Status; alles zum Ändern (Anbieter wechseln, erneut verbinden, trennen, Verbindung testen, Dateien aus einem Altsystem übernehmen) liegt eingeklappt unter „Einstellungen ändern“. Der Knopf „Provider speichern“ entfällt bei den Cloud-Anbietern: „Mit Cloud verbinden“ erledigt beides. Und was ein Klick bewirkt hat, steht jetzt direkt beim Knopf statt am oberen Seitenrand.

Microsoft 365 mit einem Klick verbinden. Unter Einstellungen › Integrationen › Kalender & E-Mail gibt es für Microsoft 365 nur noch den Knopf „Bei Microsoft anmelden“. Du meldest dich mit dem Administratorkonto an, bestätigst die Berechtigungen und Work7 verbindet Kalender und E-Mail selbst. Tenant-ID, „Provider speichern“ und „Verbindung testen“ entfallen. Welche Berechtigungen euer Microsoft-Administrator bestätigt und wie Postfach, Kalender und SharePoint zusammen eingerichtet werden, steht auf einer neuen Seite: Microsoft 365 verbinden.

Datenablage für Drittsysteme. Deine bestehende Software, zum Beispiel ein ERP- oder Branchenprogramm, kann Datenexporte direkt an Work7 schicken. Work7 bewahrt jede Lieferung unverändert auf und protokolliert Datum, Größe und Prüfsumme. Die Übernahme der Inhalte in Work7 richten wir danach gemeinsam mit dir ein. Den Zugang für das andere System legst du unter Einstellungen › Integrationen › API & Webhooks an (Paket Komplett+).

Vorkonfiguration deines Betriebs. Work7 kann deinen Betrieb im Voraus einrichten – Microsoft und Google anbinden, Farben und Logos setzen, API-Schlüssel anlegen – und dir anschließend den Zugang per E-Mail schicken, damit du direkt arbeiten kannst.

Klare Zuständigkeit in der Benutzerverwaltung. Administratoren sehen und verwalten im Admin-Bereich ausschließlich die Benutzer ihres eigenen Betriebs. Der erste Benutzer eines neuen Betriebs ist von Anfang an Administrator und kann zum Beispiel Mitarbeiter einladen, Rollen vergeben und API-Schlüssel anlegen. Welche Module ein Betrieb nutzt, schaltet weiterhin Work7 frei.

Abnahme-Fotos mit eigenem Dokumenten-Speicher. Ist SharePoint, Google Drive, Dropbox oder Nextcloud verbunden, erscheinen die Fotos eines Abnahmeprotokolls wieder in der Vorschau und im PDF. Auch bereits hochgeladene Fotos sind betroffen und wieder sichtbar.

Kunden mit gleichem Namen haben getrennte Ordner. Dateien zweier gleichnamiger Kunden landen nicht mehr im selben Ordner. Fotos zu Projekten ohne Kunden liegen im Ordner „_Ohne Kunde“ statt lose im Hauptordner.

Lesbare Ordner im eigenen Dokumenten-Speicher. Legst du ein Projekt an, erscheint im verbundenen SharePoint, Google Drive, Dropbox oder Nextcloud sofort ein Ordner mit Projektnummer und Name, zum Beispiel „PR-4711-0003 Neubau Schule“, darin die Unterordner Dateien, Verträge, Bilder, Notizen, Bautagebuch, Aufmaß und Abnahme. Kundenordner tragen den Kundennamen. Bestehende Ordner werden weiter genutzt, deine bisherigen Dateien bleiben, wo sie sind.

Dateien behalten ihren Namen. Hochgeladene Dateien und Mail-Anhänge heißen im Speicher so wie auf deinem Rechner, Umlaute inklusive. Gibt es den Namen schon, hängt Work7 „(2)“ an. Fotos aus WhatsApp heißen „WhatsApp“ plus Datum, Uhrzeit und Absender.

Ordner ziehen mit. Benennst du einen Kunden oder ein Projekt um, ordnest ein Projekt einem anderen Kunden zu oder archivierst etwas, passt Work7 den Ordner im Dokumenten-Speicher an. Archiviertes liegt in „_Archiv“, gelöschte Kunden in „_Archiv/Gelöscht“. Wird aus einer Anfrage ein Projekt, wandern ihre Dateien in den Projektordner. Ältere Ordner bekommen dabei die neuen, lesbaren Namen. Dateien werden nie gelöscht, alle Links in Work7 funktionieren weiter.

Ablage-Status und Abgleich. Unter Einstellungen › Integrationen › Dateispeicher zeigt der neue Ablage-Status, wann zuletzt abgeglichen wurde, wie viele Ordner Work7 betreut, ob etwas klemmt und welche verlinkten Dateien im Speicher fehlen. Work7 prüft stündlich und nachts direkt im Speicher; mit „Jetzt abgleichen“ geht es sofort. Wurde ein Work7-Ordner im Speicher von Hand umbenannt, verschoben oder gelöscht, stellt Work7 ihn wieder her. Hält ein Fehler länger als einen Tag an, bekommen die Administratoren eine Benachrichtigung.

Zwischenablage räumt sich auf. WhatsApp-Fotos, die einem Projekt zugeordnet sind, verschwinden nach 7 Tagen aus der Zwischenablage (die Kopie im Projekt bleibt). Nicht zugeordnete Fotos fragt Work7 nach 23 Tagen einmal beim Absender nach und löscht sie frühestens eine Woche später.

Nur zugeordnete WhatsApp-Fotos im Speicher. Fotos, die du per WhatsApp schickst, landen erst dann in deinem Dokumenten-Speicher, wenn sie einem Projekt zugeordnet sind. Bis dahin liegen sie in einer internen Zwischenablage.

Buchungslink für Kunden funktioniert jetzt zuverlässig ohne Anmeldung. Der Link, mit dem sich Kundinnen und Kunden selbst einen Besichtigungstermin aussuchen, verlangte in seltenen Fällen fälschlich eine Work7-Anmeldung — dann landete der Kunde ohne Erklärung auf der Anmeldeseite. Das ist behoben, alte und neue Buchungslinks funktionieren gleichermaßen.

Neue, englische Adressen in der Web-App. Alle Seiten von Work7 haben jetzt englische Adressen, zum Beispiel /contacts statt /kontakte oder /site-reports statt /rapport — einheitlich und sprachneutral. Für dich ändert sich dabei nichts an der Bedienung, nur die Adresszeile im Browser sieht anders aus. Gespeicherte Lesezeichen, Links in alten E-Mails und Benachrichtigungen sowie Links, die du schon verschickt hast, funktionieren dauerhaft weiter — sie leiten automatisch auf die neue Adresse um. Nutzt ihr die Work7-API (z. B. für eine eigene Website-Anbindung), gilt dasselbe: eure bisherigen Adressen funktionieren unverändert weiter, neue Integrationen können zusätzlich die neuen, englischen Adressen verwenden.

Dieselbe Umstellung betrifft jetzt auch die Infoseiten der Module: Die Adresse hinter Einstellungen › Module trägt ebenfalls einen neuen, englischen Namen (z. B. „…/module/site-reports“ statt „…/module/rapport“). Ein alter Link führt automatisch zur neuen Adresse weiter. Für Schlüssel, die ihr Drittsystemen für die Work7-API gegeben habt, ändert sich nichts — sie funktionieren unverändert weiter. Auch die Adressen der PDF-Ansichten von Regieberichten und Abnahmeprotokollen tragen jetzt englische Namen (z. B. „…/report/acceptance/…“ statt „…/report/abnahme/…“); alte Links und Lesezeichen leiten ebenfalls automatisch weiter, eure Berichtsvorlagen, eigenen Felder und Tabellen bleiben unverändert erhalten.

Datenimport: Projekte finden ihren Kunden auch, wenn er in der Datei mehrmals vorkommt. Steht in einer Auftragsliste derselbe Kunde in mehreren Zeilen, legt Work7 ihn nur einmal an. Bisher scheiterten dabei die Projekte aus den weiteren Zeilen mit „Kunde: Zeile … wurde nicht importiert.“; jetzt hängen sie am einmal angelegten Kunden. Stellst du eine solche doppelte Zeile im Prüfschritt bewusst auf Anlegen, hängen alle Projekte dieses Kunden am neu angelegten Kunden. Wird ein Kunde beim Prüfen übersprungen, weil es ihn noch nicht gibt (zum Beispiel bei „nur aktualisieren“), zeigt die Projektzeile schon beim Prüfen einen Hinweis, dass sie beim Import scheitern wird. Schritt für Schritt: Daten aus einer Datei importieren.

Datenimport: doppelte Kunden bleiben ein Kunde, Überspringen wirkt sofort. Steht ein Kunde mehrmals in der Datei, legt Work7 genau eine dieser Zeilen an. Willst du eine andere Zeile als Vorlage, stellst du sie auf Anlegen; Work7 meldet „Träger gewechselt“ und überspringt die bisherige – alle Aufträge hängen weiter am einen Kunden. Gibt es den Kunden schon, lassen sich die doppelten Zeilen nur noch aktualisieren, und abweichende Werte erscheinen als Konflikt. Überspringst du alle Zeilen eines Kunden, stellt Work7 seine Aufträge sofort auf Entscheidung nötig und sagt dir, wie viele Zeilen betroffen sind; legst du ihn doch an, sind sie wieder bereit. Zeilen, die an einem nicht importierten Kunden hängen, findest du über den neuen Filter Hängt an nicht importierter Zeile. Schritt für Schritt: Daten aus einer Datei importieren.

Neues Projekt scheitert nicht mehr an einer schon vergebenen Nummer. Bei manchen Betrieben ließ sich das erste Projekt nicht anlegen, weil Work7 eine Projektnummer vorschlug, die es schon gab. Work7 sucht jetzt selbst die nächste freie Nummer. Gebt ihr beim Datenimport eure alten Projektnummern mit und ist eine davon schon vergeben, bekommt das Projekt eine Work7-Nummer.

Neuer Kunde scheitert nicht mehr an einer schon vergebenen Kundennummer. Bei manchen Betrieben ließ sich der erste Kunde nicht anlegen, weil Work7 eine Kundennummer vorschlug, die ein anderer Betrieb schon hatte. Work7 nimmt jetzt selbst die nächste freie Nummer.

Datenimport: keine halb angelegten Ansprechpartner mehr. Hängt ein Ansprechpartner an einem Kunden, der selbst eine Privatperson ist, legt Work7 ihn nicht mehr an und meldet „Kunde ist eine Person – kein Ansprechpartner möglich.“ Bisher blieb in diesem Fall eine Person ohne Zuordnung übrig, die auch Rückgängig nicht entfernte. Fehlt in einer Zeile der Projektname, übernimmt Work7 die erste Zeile der Beschreibung oder die Projektnummer und weist darauf hin, statt die Zeile scheitern zu lassen.

Datenimport: das Ergebnis sagt ehrlich, was fehlt. Bisher standen Zeilen, die beim Prüfen einen Fehler hatten oder eine offene Entscheidung, im Ergebnis unter „Übersprungen“ – so, als wären sie schon da gewesen. Jetzt zeigt das Ergebnis getrennt: Übersprungen (gewollt) für Zeilen, die du übersprungen hast, doppelte Zeilen und Datensätze, die es schon gab; Nicht importiert – Fehler oder offene Entscheidung für Zeilen, die nicht in Work7 angekommen sind; und Beim Schreiben fehlgeschlagen. Die Fehlerliste zum Herunterladen enthält beide Arten. Außerdem stimmen die Zeilennummern in der Prüfliste, in Hinweisen wie „Doppelt in der Datei (wie Zeile …)“ und in der Fehlerliste jetzt mit Excel überein, auch wenn eure Kopfzeile nicht in der ersten Zeile steht. Schritt für Schritt: Daten aus einer Datei importieren.

Datenimport: Ansprechpartner nur noch einmal je Kunde. Steht derselbe Bauleiter bei mehreren Aufträgen eines Kunden, legt Work7 ihn jetzt nur einmal an; Aufträge ohne Bauleiter werden einfach übersprungen statt als Fehler gemeldet. Ist der Kunde eine Privatperson, seht ihr schon beim Prüfen „Kunde ist eine Person – kein Ansprechpartner möglich.“ statt erst nach dem Import. Ein zweiter Import derselben Datei erkennt die schon angelegten Ansprechpartner wieder.

Datenimport: nichts geht verloren – zusätzliche Felder am Projekt. Enthält eure Auftragsliste Spalten, für die es am Projekt kein eigenes Feld gibt, etwa eine Kostenstelle oder das Auftragsdatum, übernimmt Work7 sie jetzt als zusätzliche Felder ans Projekt, statt sie wegzulassen. Beim Zuordnen hakt ihr in der Projekt-Karte an, welche Spalten mitkommen, und gebt ihnen einen Namen; Spalten mit Namen, E-Mail-Adressen oder Telefonnummern von Personen sind dabei nie vorausgewählt. Am Projekt seht ihr die Felder unter Zusätzliche Attribute und könnt sie auf der Bearbeiten-Seite ändern. Ist eine Auftragsnummer als Projektnummer schon vergeben, bekommt das Projekt eine Work7-Nummer und eure Nummer steht im Feld Altnummer – darüber findet Work7 das Projekt beim nächsten Import derselben Liste wieder, statt es doppelt anzulegen. Auch der Assistent kennt die Felder und beantwortet etwa „Welche Kostenstelle hat Projekt …?“.

Datenimport: Nummern bleiben, wo sie hingehören. Findet Work7 ein Projekt über die Altnummer wieder, behält es seine Work7-Nummer – auch wenn eure alte Nummer inzwischen frei ist; gedruckte Belege bleiben damit gültig. Findet Work7 einen Kunden nicht über die Kundennummer, sondern über E-Mail oder Name und PLZ, behält er ebenfalls seine Nummer, und die Zeile sagt euch, dass die Nummer aus der Datei nicht übernommen wurde. Projekte, die ihr von Hand angelegt habt, ordnet Work7 einer Zeile mit Auftragsnummer nicht automatisch zu; gibt es beim selben Kunden schon ein Projekt gleichen Namens, weist die Zeile beim Prüfen darauf hin, dass ein neues angelegt wird. Schritt für Schritt: Daten aus einer Datei importieren.

September 2026 · Version 0.2.0

Module und Pakete. Work7 zeigt nur noch die Bereiche, die dein Betrieb gebucht hat. Wer nur Zeiterfassung, Urlaub und Termine braucht, sieht kein Rapport-, Angebots- oder Rechnungsmenü. Abgeschaltete Bereiche behalten ihre Daten; sie sind nach einer Freischaltung sofort wieder da. Die Übersicht findest du unter Einstellungen › Module.

Der WhatsApp-Assistent kennt seine Grenzen. Fragst du nach einem Bereich, der nicht freigeschaltet ist, sagt er das in einem Satz, statt etwas Falsches zu erfassen.

Schnittstelle für Drittsysteme. Mit dem Modul „Public API & Webhooks“ können Buchhaltung, Website-Formulare oder andere Systeme mit Work7 sprechen: Projekte, Kontakte, Rapporte, Rechnungen und Zeiten lesen, Anfragen anlegen, bei Ereignissen benachrichtigt werden. Einrichtung unter Einstellungen › Integrationen › API & Webhooks.

Datenexport je Bereich. Administratoren können die Daten eines Bereichs als Datei herunterladen, auch wenn der Bereich nicht mehr gebucht ist.

Diagramme am Dashboard anpinnen. Auswertungen aus dem Assistenten lassen sich mit einem Klick auf das Dashboard pinnen und dort umsortieren.

Posteingang: gelesen und ungelesen. Der Posteingang merkt sich, was du schon gesehen hast, auch wenn die Mail im Postfach selbst noch ungelesen ist.

August 2026

Neues WhatsApp-Hauptmenü. Ein Wort genügt: „Menü“. Von dort erreichst du jede Funktion mit höchstens zwei Tipps: Zeiterfassung, Rapport, Bautagebuch, Projekt, Foto, Verkauf, Zahlen, Abwesenheit, Inbox. Jede Antwort endet mit sinnvollen Weiter-Buttons.

Rapport per Sprachnachricht. Stunden, Mitarbeiter und Material in einer Sprachnachricht diktieren, Vorschau prüfen, mit einem Tipp speichern. Versand an den Kunden nur nach ausdrücklicher Bestätigung mit sichtbarer Empfängeradresse.

Termin beim Kunden anfragen. „Frag Familie Huber, ob morgen 15 Uhr passt“ genügt: Work7 zeigt eine Vorschau mit Kunde und E-Mail, nach deiner Bestätigung geht die Terminanfrage mit Kalendereinladung raus.

Auswertungen als Diagramm. Im Web-Assistenten werden Umsatz, Stunden und Angebote automatisch als Diagramm gezeichnet, mit Tabellenansicht und Export.

Team per WhatsApp einladen. Neue Mitarbeiter bekommen eine Einladung auf ihre Nummer und sind nach der ersten Antwort im Team.

Standort und Route. „Wie komme ich zum Projekt Müllerstraße?“ schickt den Standort als Pin in WhatsApp.

Juli 2026

Neue Oberfläche. Die Web-App wurde durchgehend neu gestaltet: klarere Navigation, einheitliche Listen und Detailseiten, Dunkelmodus.

Anfragen und Posteingang. Eingehende E-Mails landen im Posteingang, werden automatisch vorsortiert und lassen sich mit einem Klick zu einer Anfrage machen. Anfragen laufen als Pipeline bis zum Auftrag, inklusive Besichtigungstermin mit Selbstbuchung für den Kunden.

Anfragen per WhatsApp bestätigen. Neue Anfragen kommen als Nachricht mit Buttons: bestätigen, korrigieren, ablehnen.

Gewerke-Profil. Bautagebuch-Felder, Aufmaß-Typen und Anfrage-Vorschläge passen sich dem Gewerk des Betriebs an.

Juni 2026

Rechnungen und E-Rechnung. Rechnungen aus Angebot oder Rapport, Teil- und Schlussrechnung, Zahlungen erfassen. E-Rechnung nach EN 16931 als ZUGFeRD oder ebInterface mit Prüfung vor dem Versand.

Abnahmeprotokoll. Abnahme mit Mängelliste, Fotos, PDF und elektronischer Unterschrift.

Urlaub und Abwesenheit. Anträge per Web oder WhatsApp, Genehmigung mit einem Tipp, Salden je Mitarbeiter.