Rapport per WhatsApp diktieren

• FürMonteure und Bauleiter
• ModulRapport
• Dauereine Sprachnachricht

Gilt ab Work7 0.10.0 · Stand 05.11.2026

Ein Rapport ist der Bericht für den Kunden: welche Leute wie lange gearbeitet haben und welches Material verbraucht wurde. Per WhatsApp diktierst du ihn direkt von der Baustelle.

So geht es

1. Rapport im Hauptmenü tippen oder einfach loslegen: „Rapport für Projekt Huber“.
2. Alles in einer Nachricht sagen, gern als Sprachnachricht: „Rapport Huber, heute. Max 6 Stunden Fliesen legen, Anna 4 Stunden Fugen. Material: 3 Sack Flexkleber, 2 Eimer Fugenmasse.“ „Ich“ oder kein Name bedeutet dich selbst. Das Projekt kannst du auch über den Kunden nennen („Rapport für Familie Huber“), sofern von diesem Kunden genau ein Projekt für dich angeboten ist. Hat der Kunde mehrere Projekte, nenn Projektname, -nummer oder -adresse. Hast du heute schon Stunden auf dem Projekt erfasst (Zeiterfassung), stehen sie gleich im Entwurf, mit dem Hinweis „⏱ aus Zeiterfassung übernommen“. Beim Speichern hängen sie am Rapport und zählen nicht doppelt. Brauchst du eine Zeile nicht, nimm sie über Ändern heraus; änderst du die Stunden, gilt sie als eigene Zeile.
3. Der Assistent sucht das Material im Katalog und zeigt die Vorschau: Projekt, Datum, Einträge je Person, Material, Summe. Material aus dem Katalog steht mit Einzelpreis da, z. B. „25 kg Fliesenkleber (Katalog) · 1,20 €/kg“; so siehst du gleich, ob er das richtige gefunden hat. Den Preis gibt es nur, wenn deine Einheit zur Einheit im Katalog passt. Sagst du „3 Sack“ und der Katalog rechnet in kg, steht das Material ohne Preis da; den Preis ergänzt das Büro im Web.
4. Speichern legt den Rapport an. Ändern öffnet das Rapport-Formular mit allen Angaben des Entwurfs; dort korrigierst du und schickst es ab. Hat ein Material eine andere Einheit als im Katalog, bleibt deine Einheit stehen und der Katalogpreis wird nicht übernommen, auch wenn du das Formular speicherst; das Büro ergänzt den Preis im Web. Wo kein Formular verfügbar ist (zum Beispiel im Web-Assistenten), schreibst du die Korrektur: „Bei Max 5 statt 6“, „Material 2 raus“. Verwerfen bricht ab.
5. Korrekturen gehen auch ohne Knopf: Solange die Vorschau offen ist, schreib oder sprich einfach „12 Stunden, nicht 10“, „das war gestern“ oder „Tätigkeit war Silikon verfugen“. Du bekommst sofort die neue Vorschau; klappt das einmal nicht, bekommst du eine Meldung mit Ändern und Menü. Eine neue Notiz wird an die bestehende angehängt. Bei mehreren Personen oder Material im Rapport sagst du dazu, welche Zeile gemeint ist.

Über das Menü: direkt ins Formular

Ist für euren Betrieb die Prüfmaske eingeschaltet, geht es über das Menü ohne Diktat:

1. Menü → Rapport → Neuer Rapport.
2. Ist ein Projekt gemerkt, kommt sofort das Formular mit diesem Projekt. Sonst wählst du zuerst das Projekt aus der Liste; deine zuletzt genutzten Projekte stehen oben, Anderes Projekt … sucht nach Name, Adresse oder Projektnummer.
3. Stunden und Material im Formular eintragen und speichern. Du bekommst eine Nachricht „✅ Rapport R-… gespeichert“ mit An Kunden senden, Neuer Rapport und Menü.

Hast du schon einen Rapport angefangen, heißt der Knopf Rapport fortsetzen. Er öffnet deinen Entwurf („📝 Offener Entwurf für …“), es entsteht kein zweiter. Ohne Prüfmaske und im Web-Assistenten bekommst du wie bisher die Bitte, alles in eine Nachricht zu sagen.

Dein Entwurf bleibt 7 Tage. Ein angefangener Rapport geht nicht verloren, wenn du ein paar Tage nichts schreibst oder vom Diensthandy aufs eigene Handy wechselst: Er gehört zu dir und deinem Betrieb, nicht zum Gespräch. Im Menü steht oben „📝 Offen: Rapport-Entwurf (…)“, solange er offen ist. Erst wenn du ihn 7 Tage lang nicht mehr anfasst, verfällt er. Im Web-Assistenten hast du einen eigenen Entwurf.

Screenshot: Rapport-Vorschau in WhatsApp mit Speichern / Ändern / Verwerfen

Prüfmaske: Projekt, Arbeitszeit, Material, Notiz

Ist für euren Betrieb die Prüfmaske eingeschaltet, öffnet Rapport prüfen ein Formular statt der Text-Vorschau. Es hat vier Schritte; mit dem Pfeil oben links gehst du jederzeit zurück.

1. Projekt wählen. Die Liste zeigt das Projekt aus deinem Diktat, Projekte mit deinen letzten Rapporten und die neuesten Projekte des Betriebs, höchstens 20. Mitarbeiter sehen in der Liste und in der Suche nur Projekte, denen sie im Projekt unter Team zugeordnet sind. Darunter steht das Datum (bis 90 Tage zurück): Es gilt für alle Zeilen, wenn dein Diktat ein einheitliches Datum hatte, sonst nur für die Zeilen, die du in der Maske neu anlegst.

• Steht das richtige Projekt in der Liste: auswählen, Weiter.
• Fehlt es: Anderes Projekt suchen … antippen, einen Teil des Namens, der Projektnummer oder des Orts eingeben (mindestens 2 Zeichen) und Suchen tippen. Den passenden Treffer antippst du, dann geht es mit diesem Projekt weiter. Bei „Keine Treffer“ hilft ein anderer Begriff; die Suche findet nur aktive Projekte deines Betriebs.

2. Arbeitszeit. Oben steht, wie viele Zeilen und Stunden der Rapport hat. Unter Zeile bearbeiten tippst du eine Zeile an, um Stunden oder Tätigkeit zu ändern; Zeile entfernen löscht sie. Neue Zeile öffnet eine leere Zeile: Mitarbeiter, Stunden (0 bis 24, zum Beispiel 2,5) und Tätigkeit, dann Zeile übernehmen. Bauleiter und Büro wählen den Mitarbeiter aus der Liste des Betriebs; als Mitarbeiter erfasst du nur eigene Stunden, es sei denn, dir ist „Stunden für andere erfassen“ freigeschaltet. Höchstens 30 Zeilen. Passt etwas nicht, steht der Hinweis direkt unter der Zeile. Weiter führt zum Material.

3. Material. Gleiches Prinzip: Zeilen antippen und ändern oder entfernen, Neues Material für eine weitere Zeile. Mit Katalog gibst du einen Teil des Namens oder der Materialnummer ein, tippst Suchen und dann den Treffer an; danach Menge und eine Bemerkung (zum Beispiel „Palette 2“ oder „für den Boden“), Material übernehmen. Einheit und Preis setzt Work7 aus dem Katalog, Preise siehst du in der Maske nicht. Material aus deinem Diktat behält seinen Namen; Menge und Bemerkung kannst du anpassen. Hat euer Betrieb keinen Katalog, trägst du Name und Menge ein. Höchstens 30 Materialien.

4. Notiz. Die Zusammenfassung zeigt Projekt, Zeilen, Stunden und Materialien. Darunter steht die Notiz aus deinem Diktat, die du ergänzen oder leeren kannst. Rapport speichern legt den Rapport an.

Öffnet sich die Maske einmal nicht, schick „Zeig mir die Vorschau als Nachricht“, dann bekommst du die Vorschau mit Speichern / Ändern / Verwerfen. Fotos nimmst du vorerst weiter im Chat auf; ein Foto-Schritt in der Maske folgt.

Speicherst du die Maske nicht, erinnert dich der Assistent nach etwa zwei Stunden („Dein Rapport zu … ist noch nicht gespeichert.“) und höchstens noch einmal am nächsten Tag, nie zwischen 20 und 7 Uhr. Formular öffnen bringt dir die Maske zum aktuellen Stand, Verwerfen löscht den Entwurf.

Fotos mitschicken

Schick Fotos einfach hinterher, gern mehrere auf einmal. Solange dein Rapport-Entwurf offen ist (höchstens 4 Stunden seit der letzten Änderung), landen sie ohne Rückfrage im Entwurf: „📷 4 Fotos zum Rapport-Entwurf übernommen“. Vorschau und Prüfmaske zeigen „📷 4 Fotos“.

• Bildtext: Sag oder schreib direkt nach dem Foto, was darauf zu sehen ist („Das ist die Front vom Haus“). Der Assistent übernimmt das als Bildtext und bietet gleich Speichern und Ändern an. Das gilt nur, solange mindestens ein Foto noch keine Beschriftung hat. Hängst du eine Korrektur an („Das ist die Front, waren übrigens 12 Stunden“), wird nur die Beschreibung Bildtext; die Korrektur gilt für den Rapport und du siehst gleich die neue Vorschau. Alternativ tippst du Bildtext und schreibst dann den Text. Schickst du vorher noch ein Foto, gilt der Text dem letzten Foto.
• Woanders hin: Der Knopf unter der Meldung holt genau diese Fotos aus dem Entwurf und fragt, in welche Projekt-Ablage sie sollen.
• Speichern: Der Assistent speichert den Rapport, legt die Fotos ab und meldet sich dann einmal: „✅ Rapport R-… gespeichert“ mit Projekt und „1 Foto“, darunter An Kunden senden, Neuer Rapport und Menü. Im Web siehst du die Fotos am Rapport in der Reihenfolge, in der du sie geschickt hast, im PDF unter Fotos. Klappt ein Foto nicht, steht „3 von 4 …“ in derselben Meldung und du tippst Nochmal versuchen.

Ein typischer Ablauf braucht so vier Antworten des Assistenten: Vorschau nach der Sprachnachricht, „Foto übernommen“, „Bildtext übernommen“ und die Bestätigung nach dem Speichern.

• Sprachnachricht und Fotos zugleich: Schickst du beides in einem Rutsch, wartet der Assistent kurz auf die Sprachnachricht und nimmt die Fotos in den neuen Entwurf, ohne eigene Frage.
• Fotos zuerst: Kommen die Fotos vor dem Diktat, fragt der Assistent, wohin sie gehören. Diktierst du dann den Rapport, fragt er „📷 2 Fotos von eben mitnehmen?“ (Ja, mitnehmen / Nein).
• Älterer Entwurf oder anderes Projekt: Ist der Entwurf älter als 4 Stunden oder nennt deine Bildunterschrift ein anderes Projekt, fragt der Assistent; Zum Rapport-Entwurf steht dann vorne. Sagst du nach dem Foto „falsches Projekt“, holt er die Fotos zurück und zeigt die Projektliste.
• Alte Knöpfe: Tippst du einen Knopf aus einer älteren Nachricht, sagt der Assistent, dass die Auswahl nicht mehr gilt, und bietet Menü bzw. Neuer Rapport an.
• Verwerfen oder „abbrechen“: Die Fotos des Entwurfs gehen nicht verloren, der Assistent fragt, in welche Ablage sie sollen.
• An einen schon gespeicherten Rapport: Ohne offenen Entwurf wählst du Zu einem Rapport und dort einen offenen Rapport. Oder du schreibst danach: „Häng die letzten 3 Fotos an RA-2026-0003“ (ohne Nummer an den Rapport, den du gerade gespeichert hast). Der Assistent antwortet „✅ 3 Fotos an RA-2026-0003 angehängt“; abgeschlossene, unterschriebene oder abgerechnete Rapporte nehmen keine Fotos mehr. Als Mitarbeiter siehst du Rapporte der letzten 14 Tage, die du angelegt hast oder in denen du Stunden hast. Abgeschlossene oder versendete Rapporte stehen nicht in der Liste; wird ein Rapport inzwischen abgeschlossen, liegen die Fotos in der Ablage des Projekts.

Dokumente an den Rapport

Ein Lieferschein als PDF oder eine Excel-Liste gehört an einen gespeicherten Rapport: Schick die Datei in den Chat und tippe Zum Rapport (seit Version 0.10.0). Hast du einen offenen Rapport, hängt sie gleich daran, bei mehreren wählst du ihn aus der Liste. Die Datei liegt außerdem in der Ablage des Projekts unter Dateien und steht im Regiebericht-PDF bei den Anlagen. Ein abgeschlossener oder unterschriebener Rapport nimmt keine Dateien mehr; dann bleibt die Datei in der Ablage und die Antwort sagt es. Schickst du ein PDF zusammen mit Fotos, während dein Rapport-Entwurf offen ist, kommt es mit den Fotos in den Entwurf und hängt nach dem Speichern als Datei am Rapport.

Wartet auf Freigabe

Gibt das Büro in deinem Betrieb Eingaben von Mitarbeitern frei, steht nach dem Speichern ✅ Rapport … · wartet auf Freigabe. Das gilt auch, wenn du einen Rapport nachträgst oder änderst. Fotos landen trotzdem gleich am Rapport; ins Projekt hochgeladen werden sie nach der Freigabe.

An den Kunden senden

Der Versand passiert nie automatisch.

1. Nach dem Speichern oder später: „Schick den Rapport an den Kunden“.
2. Der Assistent zeigt genau, was hinausgeht: die Rapportnummer, die PDF-Fassung (zum Beispiel „Standard“ oder „ohne Preise“; ein unterschriebener Rapport geht als unterschriebenes PDF), den Empfänger mit E-Mail-Adresse und das Postfach, aus dem gesendet wird.
3. Erst Jetzt senden verschickt das PDF. Der Rapport gilt danach als abgeschlossen.

Unterschrift vom Kunden: „Lass den Rapport von Herrn Huber unterschreiben, hans@huber.at“. Auch hier zeigt der Assistent zuerst Rapportnummer, PDF-Fassung, Unterzeichner mit E-Mail und dass die Einladung von DocuSign kommt; erst Anfordern schickt sie los.

Rapporte ansehen: „Zeig mir die Rapporte“ öffnet die Liste mit Details, Senden und PDF. Verrechnen geht seit Version 0.9.0 nur im Web: Die Rapportkarte zeigt dafür den Knopf Im Web verrechnen, der den Rapport im Browser öffnet (im Web-Assistenten bleibt Verrechnen).

Was der Rapport auslöst

• Die Stunden erscheinen in den Projektzeiten und in der Auswertung.
• Ist das Lager-Modul aktiv, wird das Material beim Abschluss vom Bestand abgebucht.
• Das Büro macht den Rapport im Web zur Rechnung, siehe Rechnung erstellen.

Rapport nachtragen

Vergessen, etwas einzutragen? Einen schon gespeicherten Rapport ergänzt du im Chat, solange er noch nicht verrechnet und nicht unterschrieben ist.

1. Schreib oder sag zum Beispiel: „Bei RA-2026-0042 noch 2 Stunden Abdecken dazu“. Chef und Büro tippen alternativ in der Rapportkarte („Zeig mir die Rapporte“ › Rapport) auf Nachtragen.
2. Das Rapport-Formular öffnet sich mit „✏️ Nachtrag zu Rapport RA-2026-0042“ und allen gespeicherten Zeilen; die neue Zeile steht schon drin. Du kannst Zeilen ändern, entfernen oder ergänzen und eine Notiz dazuschreiben.
3. Speichern schreibt alles in denselben Rapport zurück. Du bekommst eine Nachricht „✅ Nachtrag zu Rapport RA-2026-0042 · im Büro-Eingang“; das Büro sieht den Nachtrag im Eingang.

Ohne Nummer, am selben Tag: Hast du heute (bzw. am genannten Arbeitstag) schon einen Rapport gespeichert, reicht „dem Rapport noch hinzufügen, ich und Ali je vier Stunden“ oder „im Rapport noch zwei Stunden Gerüst“. Der Assistent kennt die Nummer deines Rapports von diesem Tag und öffnet den Nachtrag dazu. Diktierst du für dasselbe Projekt am selben Tag noch einmal Stunden, kennt er deinen gespeicherten Rapport ebenfalls: Sagst du „zum Rapport“ oder „Rapport ergänzen“, kommt alles in diesen Rapport, sonst legt er einen neuen an. Ist dein Rapport schon unterschrieben oder verrechnet (als Mitarbeiter auch: abgeschlossen), legt der Assistent gleich einen neuen an. Für einen Rapport von einem anderen Tag nenn die Nummer, sonst fragt der Assistent danach.

• Abgeschlossener Rapport: Chef und Büro müssen nichts extra tun, der Rapport wird beim Speichern still wieder geöffnet. Als Mitarbeiter kannst du einen abgeschlossenen Rapport nicht wieder öffnen; der Assistent sagt dir, dass du dich ans Büro wenden sollst.
• Verrechnet oder unterschrieben: Der Assistent lehnt ab und bietet Im Web öffnen an.
• Offener Entwurf: Hast du noch einen anderen Rapport-Entwurf offen, speicherst oder verwirfst du ihn zuerst; der Assistent bietet dafür die Knöpfe an.
• Als Mitarbeiter siehst du im Formular nur deine eigenen Stunden; Zeilen von Kollegen bleiben unverändert im Rapport. Nachtragen gibt es für dich nur an deinen eigenen Rapporten.
• Schon abgebuchtes Material: Materialzeilen, die beim Abschließen schon vom Lager abgebucht wurden, stehen nicht im Formular; oben steht „2 Materialzeilen schon abgebucht, Änderung im Web“. Neue Materialzeilen kannst du ergänzen, sie werden beim nächsten Abschließen abgebucht.
• Inzwischen im Web geändert: Hat das Büro eine deiner Zeilen geändert oder gelöscht, während dein Nachtrag offen war, speichert der Assistent nichts und meldet „Rapport wurde inzwischen im Web geändert, bitte neu öffnen“; Neu öffnen lädt den aktuellen Stand. Zeilen, die das Büro nur dazugeschrieben hat, bleiben einfach erhalten. Liegt dein Nachtrag länger als eine Stunde, lädt ihn Nachtragen frisch.
• Projekt: Das Projekt eines gespeicherten Rapports bleibt. Wählst du im Formular ein anderes, setzt der Assistent es zurück („Projekt bleibt …, Wechsel nur im Web“) und du speicherst erneut.

Erinnerung um 17:30, wenn der Rapport fehlt

Hast du heute Kommen und Gehen gebucht, aber noch keinen Rapport für heute erfasst, erinnert dich der Assistent werktags (Montag bis Freitag) um 17:30 daran, auf WhatsApp und in der Glocke der App:

📋 Für heute fehlt noch dein Rapport zu PR-1024 Badsanierung Muster. Jetzt erfassen?

[Rapport] [Morgen] [Nicht mehr]

• Rapport öffnet das Rapport-Formular wie Neuer Rapport im Menü, mit dem Projekt aus der Nachricht; die erste Zeile nennt den Tag („📋 Rapport für Fr 16.10.“). Tippst du erst an einem späteren Tag, stell das Datum im Formular auf diesen Tag. Hast du noch einen Entwurf offen, kommt zuerst dieser.
• Morgen legt eine Erinnerung für den nächsten Werktag um 07:30 an („Rapport vom 16.10. nachtragen“). Ein zweiter Tipp legt keine zweite an.
• Nicht mehr schaltet die Erinnerung für dich ab. Wieder einschalten: in der Bestätigung Wieder an tippen oder irgendwann „Rapport-Erinnerung an“ schreiben (im Web-Assistenten genauso). Auch „Rapport-Erinnerung aus“ schaltet sie ab. Hat dein Betrieb die Erinnerung fest eingestellt, antwortet der Assistent „Diese Erinnerung hat dein Betrieb fest eingestellt.“

Das Projekt in der Nachricht ist das, auf das du heute zuletzt Stunden gebucht hast; ohne Projektstunden steht dort „deinem Arbeitstag“. Keine Erinnerung kommt, wenn du heute nicht Kommen und Gehen gebucht hast, um 17:30 noch eingestempelt bist, heute nur Berufsschule eingetragen ist, heute einen genehmigten Urlaub oder eine andere Abwesenheit hast, ein Kollege dich in seinem Rapport von heute eingetragen hat. Ohne WhatsApp-Nummer im Profil siehst du sie nur in der Glocke. Hast du länger als einen Tag nicht mit dem Assistenten geschrieben, kommt dieselbe Nachricht als vorbereitete WhatsApp-Nachricht mit denselben Knöpfen.

Die Erinnerung ist eine wiederkehrende Aufgabe deines Betriebs („Rapport für heute“). Chef oder Büro können Tage, Uhrzeit, Empfänger und eine zweite Erinnerung unter Einstellungen › Wiederkehrende Aufgaben ändern, sie abschalten oder festlegen, dass niemand sie abbestellen kann; die Nachricht nennt dann die eingestellte Zeit. Sie gibt es mit den Modulen Rapport und Aufgabenpläne. Mehr in Wiederkehrende Aufgaben.

Eigene Rapporte im Chat bearbeiten

Deinen eigenen Rapport kannst du bearbeiten, bis Chef oder Büro ihn abschließen.

• Vor dem Speichern: In der Vorschau tippst du Ändern; das Rapport-Formular öffnet sich mit allen Angaben. Ohne Formular sagst du, was anders sein soll: „Bei mir 5 statt 6 Stunden“, „Material 2 raus“. Bei einer einzigen Zeile reicht es, die Änderung ohne Knopf zu schicken.
• Nach dem Speichern: Die eigenen Felder deines Betriebs (zum Beispiel Wetter oder Auftragsnummer) setzt du im Chat: „Beim Rapport 42 Wetter auf sonnig“. Ohne Nummer zeigt dir der Assistent deine offenen Rapporte zur Auswahl. Im Web-Assistenten öffnet sich dafür ein Formular, auf WhatsApp eine Vorschau mit Bestätigen.
• Arbeitszeiten und Material eines gespeicherten Rapports ergänzt oder änderst du mit Rapport nachtragen; eigene Tabellen und alles Weitere in der Web-App im Rapport, siehe Rapport im Web.
• Nur deine Stunden: Stunden von Kollegen trägst du nur ein, wenn dir die Leitung „Stunden für andere erfassen“ freigeschaltet hat.
• Keine Preise: Material bekommt den Preis aus dem Katalog, Preise legt das Büro fest.
• Gesperrt: Einen abgeschlossenen, verrechneten oder unterschriebenen Rapport kannst du nicht mehr ändern. Rapporte von Kollegen siehst du, wenn ihr im selben Projekt seid, ändern kannst du sie nicht. Abschließen, senden und löschen machen Chef und Büro.

Projekt fehlt oder neuer Kunde

• Nenn das Projekt am besten mit Namen, Nummer, Adresse oder über den Kunden (nur, wenn dieser genau ein Projekt hat).
• Findet der Assistent dein Projekt nicht, bist du ihm wahrscheinlich nicht zugeordnet. Die Projektleitung trägt dich im Projekt unter Team ein, danach erscheint es sofort.
• Für einen neuen Kunden ohne Projekt legt das Büro zuerst das Projekt an und ordnet dich zu. Erst dann kannst du den Rapport dazu erfassen.

Tipps

• Mehrere Projekte in einer Nachricht ergeben mehrere Rapporte, nacheinander mit je eigener Vorschau.
• Material ohne Katalogtreffer wird als Freitext übernommen und lässt sich im Web nachpflegen.
• Rapport und Bautagebuch sind zwei Dinge: Der Rapport ist für den Kunden, das Bautagebuch die interne Tagesdoku.