Wiederkehrende Rechnungen

• FürBüro und Chef
• ModulRechnungen

Gilt ab Work7 0.10.0 · Stand 28.10.2026

Für Leistungen, die du regelmäßig gleich verrechnest (Wartungsvertrag, Miete, Pauschale), legst du einmal eine Vorlage an. Zum Stichtag entsteht daraus die Rechnung: als Entwurf zum Prüfen oder fertig und per E-Mail versendet.

Wiederkehrende Rechnung anlegen

In der Seitenleiste unter Rechnungen › Wiederkehrend öffnet Wiederkehrende Rechnung erstellen die Maske. Dieselbe Maske erreichst du in der Rechnungsliste über den Pfeil neben Rechnung schreiben › Wiederkehrende Rechnung.

1. Empfänger: Kunde wählen, optional ein Projekt (es bringt seinen Kunden mit). Sobald der Kunde gewählt ist, legt work7 die Vorlage an (monatlich ab heute, als Entwurf); ab dann speichert jede Änderung sofort.
2. Wiederholung:
   • Intervall: monatlich, alle 2 Monate, vierteljährlich, halbjährlich oder jährlich.
   • Start (erste Rechnung): das Rechnungsdatum der ersten Rechnung. Der Tag gilt für alle weiteren; fällt er in einem Monat weg (31.), nimmt work7 den letzten Tag des Monats.
   • Ende (optional): danach entsteht keine Rechnung mehr, die Vorlage steht auf Beendet.
   • Versand: Als Entwurf (die Rechnung wartet in der Rechnungsliste auf dich) oder Automatisch versenden (work7 stellt die Rechnung fertig und schickt sie per E-Mail).
   • Empfänger-E-Mail (nur bei automatischem Versand): leer = E-Mail-Adresse des Kunden. Hat der Kunde keine E-Mail-Adresse, ist das Feld Pflicht.
   • Zahlungsziel: Tage ab Rechnungsdatum; leer = Vorgabe unter Einstellungen.
   • Reverse Charge: die Rechnungen ohne Umsatzsteuer (der Kunde braucht eine UID); rechnet immer netto. Bei einer Brutto-Vorlage zuerst bei den Positionen auf Netto umstellen.
3. Betreff, Kopftext, Positionen und Fußtext wie in der Rechnungsmaske, mit Rabatt und Steuersatz je Zeile und Netto/Brutto.

Start und Intervall lassen sich ändern, bis die erste Rechnung entstanden ist.

Wann die Rechnung entsteht

Jeden Morgen prüft work7 die Vorlagen. Ist der Stichtag erreicht, entsteht die Rechnung mit dem Stichtag als Rechnungsdatum und dem Leistungszeitraum bis zum Tag vor dem nächsten Stichtag (monatlich ab 1. 10. also 1. 10. bis 31. 10.). Positionen, Texte und Zahlungsziel kommen aus der Vorlage.

• Bei Automatisch versenden wird nur die Rechnung des laufenden Zeitraums versendet, und nur, wenn ihr Stichtag höchstens 7 Tage zurückliegt. Ältere Stichtage (Start in der Vergangenheit, ein ausgefallener Lauf, jährliche Rechnung mit Start vor Monaten) entstehen als Entwurf, damit nichts Veraltetes ungeprüft beim Kunden landet.
• Jede Rechnung geht höchstens einmal hinaus. Scheitert der Versand (zum Beispiel weil das Postfach nicht erreichbar ist), versucht work7 es an den nächsten Tagen noch einmal, höchstens dreimal. Bricht ein Versand mittendrin ab, wiederholt work7 ihn nicht, sondern meldet „Versand unklar, bitte prüfen“; sieh dann in der Rechnung nach, ob sie versendet ist.
• Hast du die Rechnung schon selbst versendet, verschickt work7 sie nicht noch einmal. Hast du den Entwurf gelöscht, entsteht für diesen Zeitraum keine neue Rechnung. Pausierst oder beendest du die Vorlage, wird eine noch offene Rechnung nicht mehr versendet; sie bleibt in der Rechnungsliste.
• Die Positionen kommen unverändert aus der Vorlage, auch wenn ein Artikel im Katalog inzwischen deaktiviert ist. Gehört das Projekt inzwischen zu einem anderen Kunden, lässt work7 es in der Rechnung weg und vermerkt das an der Vorlage.
• Wird der Kunde archiviert oder gelöscht, pausiert work7 seine wiederkehrenden Rechnungen; fortsetzen geht erst, wenn der Kunde wieder aktiv ist. Eine Vorlage ohne Positionen pausiert work7 ebenfalls.
• Die Rechnungen entstehen im Namen dessen, der die Vorlage angelegt hat. Ist diese Person nicht mehr aktiv, entsteht nichts; dann die Vorlage beenden und neu anlegen.
• Probleme stehen an der Vorlage (in der Liste grau unter dem Status, in der Maske oben); der Anleger und die Geschäftsführung bekommen eine Benachrichtigung, höchstens eine je Vorlage und Art am Tag.

Jetzt erzeugen, pausieren, beenden

Oben in der Maske:

• Jetzt erzeugen legt die nächste Rechnung sofort als Entwurf mit heutigem Datum an und öffnet sie; der nächste Stichtag rückt weiter. Dasselbe gibt es in der Liste in der Spalte Nächste Rechnung und im Zeilenmenü.
• Unter Mehr: Pausieren (es entstehen keine Rechnungen, bis du Fortsetzen wählst; danach geht es mit dem nächsten Stichtag ab heute weiter, die Pausenzeit wird nicht nachgeholt), Beenden (endgültig) und Löschen (nur, solange noch keine Rechnung entstanden ist).

Unten in der Maske stehen unter Erzeugte Rechnungen alle Rechnungen der Vorlage mit Zeitraum und Versandstand; ein Klick öffnet die Rechnung.

Aus einer bestehenden Rechnung

Im Zeilenmenü … der Rechnungsliste legt Als wiederkehrend anlegen eine Vorlage mit Kunde, Projekt, Texten, Zahlungsziel, Reverse Charge und Positionen der Rechnung an und öffnet sie. Der Start liegt einen Monat nach dem Rechnungsdatum (frühestens heute); prüfe ihn und das Intervall. Aus Stornorechnungen und Rechnungskorrekturen geht das nicht.

Die Liste

Unter Rechnungen › Wiederkehrend stehen die Reiter Alle, Aktiv, Pausiert und Beendet mit Zählern. Unter dem Titel steht, was die aktiven Vorlagen im Monat zusammen ergeben („Monatlich: …“, brutto; vierteljährliche zählen mit einem Drittel). Filter bietet Suche, Kunde, Intervall und Betrag (brutto); die Liste merkt sich Reiter und Filter.

Die Spalten: Status, Kunde / Betreff, Start, Ende, Intervall, Nächste Rechnung (rot, wenn der Stichtag schon vorbei ist und die Rechnung noch fehlt), Versand (darunter der Stand der letzten Rechnung, z. B. „Zuletzt: Versendet“) und Betrag je Rechnung.

Ohne Schreibrecht siehst du Liste und Vorlagen nur zum Lesen.

Per WhatsApp und im Assistenten

Der Assistent nennt auf Nachfrage die wiederkehrenden Rechnungen mit Betrag, Intervall und nächstem Termin („Welche wiederkehrenden Rechnungen haben wir?“). Anlegen und Ändern geht nur im Web.