Im Posteingang arbeiten

• Füralle, die ein lesbares Postfach haben
• ModulPosteingang
• DauerMinuten pro Mail

Gilt ab Work7 0.10.0 · Stand 29.10.2026

Wer sieht den Posteingang?

Der Posteingang zeigt dir die E-Mails aus allen Postfächern, die dir der Administrator freigegeben hat. Das ist unabhängig von deiner Rolle — jede Person sieht ihn, sobald sie mindestens ein Postfach lesen darf.

Es können mehrere Postfächer sein: das gemeinsame Firmenpostfach office@, spezialisierte Adressen wie rechnung@ oder support@, und dein eigenes Postfach (falls verbunden). Dein persönliches Postfach ist privat — nur du siehst es, kein Administrator und kein Kollege. Siehe dazu Mein Postfach.

Kopf des Posteingangs

Oben steht Posteingang, darunter eine Textzeile mit den Zählern, zum Beispiel „12 ungelesen · 3 neu“. Hast du nur ein Postfach, steht dort auch dessen Name und Adresse. Rechts findest du Aktualisieren (lädt die Liste neu und ordnet dabei den Neu-Block neu) und, wenn du die Vorsortierung einstellen darfst, Triage-Einstellungen.

Konto-Umschalter und Mail-Labels

Hast du mehrere Postfächer, stehen unter dem Titel die Reiter Alle meine · Persönlich · office@ · info@ … (je nach deinen freigegebenen Konten). Die Zahl hinter einem Reiter ist die Zahl der ungelesenen Mails; ohne ungelesene Mail steht keine Zahl. Auf schmalen Bildschirmen schiebst du die Reiterzeile seitlich.

• Alle meine: siehst du alle deine Mails zusammen. Liegt eine Mail in mehreren deiner Konten (z. B. adressiert an office@ und an dich persönlich), steht sie hier nur einmal mit zwei Etiketten.
• Persönlich: dein eigenes Postfach (falls verbunden). Nur du siehst diesen Eintrag.
• office@, info@ …: Firmenpostfächer, auf die dir Zugriff freigegeben wurde.

Jede Mail in der Liste trägt ein Etikett, das zeigt, in welchem Konto sie liegt. In „Alle meine" sieht man auf einen Blick, in welchen Konten die Mail vorhanden ist.

Mail lesen und vorsortieren

1. Mail anklicken. Rechts stehen: Absender, Betreff, erkannter Kontakt, Anhänge, das Etikett mit dem Konto. Unter „Vorsortierung" schlägt die KI eine Kategorie vor.
2. Lesen: Den Text siehst du im Panel. Anhänge lassen sich herunterladen.
3. Vorsortieren: Schiebs auf den richtigen Status (z. B. „Anfrage", „Rückfrage", „Lieferant", „Sonstiges"). Die Sortierung ist teil-weise automatisch, teilweise machst du sie selbst — je nach Einstellung des Postfachs.
4. Aktionen mit der Mail:
   • Neue Anfrage (nur Administrator oder Manager): Legt sofort einen Vorgang an, befüllt mit Kontakt, Titel, Beschreibung und erkannten Daten. Dafür brauchst du die Rolle Administrator oder Manager.
   • Mit Anfrage verknüpfen: Ordnet diese Mail einem bestehenden Vorgang zu.
   • Antworten: Nur wenn dir für das Konto das Senderecht freigegeben wurde, sonst ist der Button grau.
   • Archivieren oder Ignorieren: Aus dem Posteingang raus; die Mail bleibt in Outlook/Gmail unangetastet.

Teilen statt Mitlesen

Nur bei Mails aus deinem persönlichen Postfach: Legst du daraus eine Anfrage an oder verknüpfst sie mit einer, fragt Work7 Diese Mail wird für das Team sichtbar. Das passiert, weil dein Postfach privat ist und nicht automatisch für alle einsehbar.

• Mit Für das Team freigeben bestätigst du, dass genau diese eine Mail (plus Anhänge) im Vorgang sichtbar wird — alle mit Zugriff auf den Vorgang sehen sie.
• Dein übriges Postfach bleibt privat. Weitere Mails aus demselben Thread werden nicht automatisch geteilt.
• Antwortest du auf eine geteilte Mail aus deinem persönlichen Konto, bleibt deine Antwort privat: Im Vorgang siehst nur du sie.
• Geteilte Mails gehören ab da zum Vorgang und bleiben dort, auch wenn du dein Postfach später pausierst oder trennst.
• Diese Freigabe darf nur Administrator oder Manager machen. Mitarbeiter können in ihrem persönlichen Postfach lesen, antworten, archivieren — Anfragen anlegen oder verknüpfen bleibt vorbehalten.

Antworten mit Absender-Wahl

Wenn dir das Senderecht für mindestens ein Konto freigegeben wurde, siehst du den Button Antworten. Klick darauf:

1. Senden als: Das Konto ist vorbelegt, in dem die Mail ankam. Hast du das Senderecht für ein anderes Konto, kannst du umschalten — z. B. von einem persönlichen auf das Firmenpostfach oder umgekehrt.
2. Signatur: Work7 hängt die Firmensignatur des Absender-Postfachs an (falls hinterlegt), sonst deine eigene.
3. Text: Verfasse deine Antwort.
4. Senden: Die Antwort geht aus dem Absender-Konto raus. Der Kunde bekommt die Adresse dieses Kontos und seine Antwort landet dort.

KI-Vorsortierung

• In Firmenpostfächern: An (Standard). Neue Mails werden automatisch kategorisiert (Anfrage, Rückfrage, Lieferant, etc.).
• In persönlichen Postfächern: Aus (Standard). Deine persönlichen Mails gehen nicht an das KI-Modell. Du kannst die Vorsortierung für dich selbst einschalten — auch dann werden Mails nicht automatisch zu Anfragen verarbeitet; nur sortiert. Das gilt auch im Assistenten: Ist die Vorsortierung für ein Postfach aus, schreibt die KI dort keine Zusammenfassung, und der Mailtext geht nicht an das KI-Modell.

Im Assistenten

Deine Mails siehst du auch im Assistenten, auf WhatsApp und im Web: Menü › Inbox › E-Mails oder „Welche Mails sind offen?“. Der Assistent zeigt dieselben Postfächer wie der Posteingang und dieselben offenen Mails wie Zu erledigen. Beim Öffnen einer Mail siehst du eine kurze Zusammenfassung der KI, wenn für das Postfach die KI-Vorsortierung an ist; sonst einen Hinweis und den Button Volltext. Den ganzen Text bekommst du nur, wenn du ihn ausdrücklich willst (Volltext bzw. Mehr › Volltext). Archivieren, Ignorieren, Phase ändern und Wieder öffnen wirken genauso wie hier im Posteingang, mit Rückgängig danach. Das Lesen im Assistenten markiert die Mail nicht als gelesen. Eine Anfrage aus einer Mail legst du im Assistenten über Mehr › Anfrage anlegen an, siehe Anfrage aus dem Posteingang anlegen. Mehr in WhatsApp-Assistent.

Antworten, Einladungen und Anhänge im Assistenten

Zu einer Mail im Assistenten kannst du auch antworten, eine Termineinladung beantworten und einen Anhang in den Chat holen. Das geht für Microsoft-Postfächer. Bei einem Google-Postfach sagt dir der Assistent, dass es dort noch nicht geht, und gibt dir den Link in den Posteingang. Lesen und Sortieren gehen für beide.

Antworten. Im Mail-Detail tippst du auf Antworten, oder du sagst: „Antworte Huber, dass wir am Donnerstag um 8 Uhr kommen.“ Der Assistent zeigt dir immer zuerst eine Vorschau mit Von, An, Cc, Betreff, Text und Anhänge. Gesendet wird erst mit Senden; Ändern und Abbrechen stehen daneben. Die Vorschau gilt 30 Minuten, und zweimal auf Senden zu tippen sendet nur einmal.

• Mit Entwurf: Nennst du keinen Text, schlägt der Assistent einen Entwurf vor, aber nur wenn für das Postfach die KI-Vorsortierung eingeschaltet ist. Ist sie aus, geht der Mailtext nicht an die KI, und der Assistent fragt dich nach dem Text.
• Ändern: Auf WhatsApp sagst oder schreibst du, was anders sein soll, und bekommst eine neue Vorschau. Im Web öffnet sich das Antwort-Fenster mit dem Text.
• Im Web: Zum Antworten öffnet sich ein Fenster mit dem Text und der Auswahl Absender-Postfach. Danach kommt die Vorschau mit Senden.
• Empfänger: Die Antwort geht an die Adresse, an die eine Antwort auf diese Mail gehen soll (die Antwortadresse der Mail, sonst der Absender). Im Chat kannst du sie nicht ändern. An eine andere Adresse schreibst du hier im Posteingang.
• Länge: Im Chat höchstens 3.000 Zeichen. Längere Antworten schreibst du hier im Posteingang.
• Signatur und Verlauf: Die Signatur wird automatisch angehängt, der bisherige Verlauf steht zitiert unter der Antwort. Liegt die Mail in einem persönlichen Postfach und antwortest du aus einem anderen Konto, wird der Verlauf nicht angehängt.
• Senderecht: Du brauchst das Senderecht für das Postfach. Wer nur lesen darf, kann nicht antworten.

Einladung beantworten. Ist in einer Mail eine Termineinladung offen, zeigt das Mail-Detail das Feld Einladung. Tippe auf Mehr › Einladung beantworten und wähle Zusagen, Vorläufig oder Absagen, oder sag: „Sag die Einladung von Huber zu.“ Du siehst eine Vorschau mit Termin, Zeit, Ort, Organisator und Postfach; Senden schickt die Antwort. Der Organisator bekommt sie per E-Mail, und der Termin steht im Kalender des Postfachs entsprechend.

Anhänge holen. Tippe im Mail-Detail auf Mehr › Anhänge, oder sag: „Schick mir den Anhang aus der Mail von Huber.“ Auf WhatsApp kommt die Datei, im Web eine Karte zum Herunterladen. Hat die Mail mehrere Anhänge, wählst du aus einer Liste. Anhänge über 100 MB kommen auf WhatsApp als Link in den Posteingang.

Das Mail-Detail hat jetzt die Buttons Antworten, Archivieren (bzw. Wieder öffnen) und Mehr. Unter Mehr stehen E-Mails (zurück zur Liste), Archivieren, Ignorieren, Phase ändern, Volltext, Anhänge und Einladung beantworten.

Mails aus deinem persönlichen Postfach bleiben privat: Nur du kannst daraus lesen, antworten und Anhänge holen, auch ein Administrator nicht. Legst du aus so einer Mail im Assistenten eine Anfrage an, bestätigst du vorher, dass sie für das Team sichtbar wird.

Wenn es nicht klappt

• Ich sehe keinen Posteingang. Der Administrator muss dir mindestens ein Postfach freigeben. Danach sollte der Menü-Eintrag „Posteingang" sichtbar sein.
• Antworten-Button ist grau. Dir wurde das Senderecht nicht gegeben. Der Administrator muss dich unter Einstellungen › Integrationen & Daten › Integrationen › Postfächer for das entsprechende Konto freigeben (Recht „Senden").
• Ich sehe ein Postfach in der Auswahl, aber ohne Mails. Der Abruf läuft gerade, oder es gibt derzeit keine neuen Mails (alles gelesen). Der Administrator kann unter Einstellungen › Integrationen & Daten › Integrationen › Postfächer auf den Status schauen — dort steht der letzte Abruf und ob es Fehler gibt.

Verwandt

Mein Postfach · Anfrage aus dem Posteingang anlegen · Postfächer verwalten (für Administratoren)