Materialien aus einer Preisliste importieren

• FürAdministratoren und Manager
• ModulKatalog

Gilt ab Work7 0.10.0 · Stand 29.10.2026

Mit dem Import legst du viele Materialien auf einmal an, statt sie einzeln zu tippen. Du lädst die Preisliste oder den Katalog eines Lieferanten als PDF hoch, Work7 liest die Positionen heraus und ordnet sie den Feldern eures Katalogs zu. Du prüfst das Ergebnis, bevor etwas gespeichert wird. Die Artikel landen im Katalog des Lieferanten; wie Kataloge und Lieferanten zusammenhängen, steht in Leistungs- und Lieferantenkataloge.

Der Import steht nur Administratoren und Managern offen. Mitarbeiter bekommen dort nur den Hinweis, dass der Import Managern und Administratoren vorbehalten ist.

Der Ablauf in fünf Schritten

Oben auf der Seite zeigt eine Leiste, wo du bist: 1. Upload, 2. Zuordnung, 3. Prüfen, 4. Import, 5. Ergebnis.

1. Datei hochladen

1. Katalog › Material, dann oben rechts Katalog importieren.
2. Die PDF-Datei in das Feld ziehen oder mit Datei auswählen wählen. Es sind nur PDF-Dateien erlaubt; die größte zulässige Dateigröße steht im Feld.
3. Unter Import-Name vergibst du einen Namen, damit du den Import später wiederfindest. Vorbelegt ist der Dateiname.
4. Wähle den Import-Modus:
   • Neu anlegen und bestehende aktualisieren: empfohlen für Kataloge mit neuen und bekannten Artikeln.
   • Nur neue Materialien anlegen: bestehende Treffer werden übersprungen.
   • Nur bestehende Materialien aktualisieren: neue Positionen werden ignoriert.
5. Der Duplikat-Schlüssel legt fest, woran Work7 einen bereits vorhandenen Artikel erkennt: Artikelnummer (Standard) oder Name.
6. Setze das Häkchen bei Dienstleistungen als Positionen mitspeichern, wenn die Preisliste auch Miete, Zuschläge, Anfahrt oder Arbeitszeit enthält und du diese im Katalog haben willst. Ohne Häkchen lässt Work7 solche Positionen weg.
7. KI-Extraktion starten.

Die Analyse läuft im Hintergrund und dauert je nach Umfang einige Minuten. Die Seite zeigt, in welchem Stand sie ist (Dokument vorbereiten, Seiten lesen, Positionen erkennen). Du kannst die Seite verlassen: Sobald die Positionen erkannt sind, bekommst du eine Benachrichtigung, die zurück in den Import führt. Auf der Materialseite steht außerdem ein Hinweis Katalog-Analyse fertig mit dem Knopf Weiter zum Import, solange ein Import offen ist. Mit Verwerfen wirfst du einen offenen Import weg.

Schlägt die Analyse fehl, zeigt Work7 den Fehler auf der Upload-Seite, und du kannst es erneut versuchen.

2. Zuordnung prüfen

Work7 nennt oben, wie viele Positionen es erkannt hat, wie viele davon Konflikte mit bestehendem Material sind und wie viele ungültig. Die Felder sind schon zugeordnet: Name, Artikelnummer, Beschreibung, Einkaufspreis, Einheit, MwSt, Gebinde (mehrere je Material, jeweils mit eigener Artikelnummer und eigenem Preis) und Verbrauch. Hier kontrollierst du zwei Dinge:

• Zusätzliche Felder (Attribute): Angaben aus der Preisliste, die in keines der Standardfelder passen (zum Beispiel Farbe oder Körnung). Sie werden am Material als Eigenschaften gespeichert, nicht in die Beschreibung geschrieben. Mit dem Häkchen entscheidest du, ob ein Feld mitkommt, und unter Attributname kannst du es umbenennen. Felder, die in weniger als 10 % der Positionen vorkommen, sind eingeklappt und nicht vorgewählt; … seltene Felder anzeigen klappt sie auf.
• Lieferant und Katalog: Wähle den Lieferanten aus der Liste eurer Lieferanten, oder lass „Neuer Lieferant“ stehen und trage den Neuer Lieferant (Name) ein. Im Feld darunter steht der Katalogname, zum Beispiel „Preisliste 2026“. Alle importierten Artikel kommen in diesen Katalog. Lässt du die Felder leer, bekommen die Artikel keinen Katalog. Hat Work7 in der Datei eine Mindestbestellmenge erkannt, speichert es sie als Angabe am Katalog.

Weiter geht es mit Weiter zur Datensatz-Prüfung. Import verwerfen bricht ab; die erkannten Positionen gehen dann verloren.

3. Positionen prüfen

Die Tabelle zeigt jede Position mit Nummer, Name, Artikelnummer, Gebinde, Einkaufspreis, Status und Aktion. Zeilen, um die du dich kümmern musst, stehen ganz oben. Über der Tabelle zählen Marken, was ansteht: Zeilen ohne Artikelnummer, fehlerhafte Zeilen, Konflikte mit bestehendem Material, bereit und übersprungen.

• Status: Bereit wird importiert. Konflikt heißt: Es gibt den Artikel schon, und mindestens ein Wert weicht ab. Fehler heißt: Die Zeile ist unvollständig. Übersprungen wird nicht importiert.
• Artikelnummer ist Pflicht (Dienstleistungen ausgenommen). Ohne Nummer wird die Zeile nicht importiert; trage sie über das Stift-Symbol nach.
• Preis: Die Preise einer Lieferantenpreisliste übernimmt Work7 als Einkaufspreis. Positionen mit „auf Anfrage“ ohne Preis werden vorgemerkt als übersprungen, damit nicht 0 € im Katalog landet. Ob und wie sich daraus ein Verkaufspreis ergibt, regelt der Aufschlag des Katalogs.
• Aktion: Je Zeile wählst du Neu anlegen, Aktualisieren oder Überspringen. Vorbelegt ist sie aus dem Import-Modus.
• Konflikt lösen: Bei einem Konflikt zeigt die Zeile jedes abweichende Feld mit altem und neuem Wert. Setzt du das Häkchen bei alten Wert behalten, bleibt dieser Wert beim Aktualisieren unangetastet. Alle Konflikte aktualisieren und Alle Konflikte überspringen erledigen alle auf einmal.
• Zeile korrigieren: Das Stift-Symbol öffnet die Werte der Zeile: Name, Artikelnummer, EK (€), Einheit, MwSt (%), Verbrauch, Beschreibung, dazu die Gebinde (Bezeichnung, Menge, Einheit, je Palette, Artikelnummer, EK) und Attribute. Mit + Gebinde und + Attribut fügst du Einträge hinzu, mit dem Kreuz entfernst du sie. Speichern übernimmt die Korrektur.
• Neue Einheiten: Kommen Einheiten vor, die eure Einheitenliste noch nicht kennt, zeigt Work7 sie unter der Tabelle an („Neue Einheiten: …“). Sie werden beim Import in die Liste übernommen und lassen sich danach unter Einstellungen › Betrieb › Einheiten umbenennen oder zusammenführen (siehe Material).

4. Import starten

Import starten schreibt die Materialien. Das geht schnell und läuft auf der Seite mit. Zurück bringt dich zur Zuordnung, Import verwerfen bricht ab.

5. Ergebnis

Work7 fasst zusammen: „x neu · y aktualisiert · z übersprungen · w fehlgeschlagen“. Gab es Fehlschläge, lädt Fehler-CSV herunterladen eine Liste der betroffenen Zeilen herunter. Zur Material-Liste bringt dich zurück. Die hochgeladene Datei steht danach auf der Seite des Lieferantenkatalogs unter Importierte Preislisten.

Tipps

• Mach beim ersten Mal einen kleinen Test mit einer kurzen Preisliste und sieh dir an, wie Work7 Gebinde und Einheiten liest.
• Prüfe die Preise stichprobenartig gegen die Preisliste. Work7 liest die Datei automatisch, bei schlecht lesbaren Scans kann etwas falsch erkannt werden.
• Ein erneuter Import derselben Liste mit dem Modus Neu anlegen und bestehende aktualisieren aktualisiert Preise, ohne Doppelte anzulegen, solange der Duplikat-Schlüssel stimmt.
• Importierte Artikel pflegst du danach wie alle anderen im Katalog; Bilder, Eigenschaften und Mindestbestände ergänzt du am Artikel.