Bautagebuch führen und Fotos ablegen

• FürMonteure und Bauleiter
• ModuleBautagebuch (Fotos und Ablage gehören zur Basis)

Gilt ab Work7 0.10.0 · Stand 06.11.2026

Das Bautagebuch ist die interne Tagesdokumentation je Baustelle: Wetter, Leute, ausgeführte Arbeiten, Behinderungen, Mängel, Fotos. Es ist kein Kundenbeleg, das ist der Rapport.

Per WhatsApp

1. Bautagebuch › Heute erfassen oder direkt: „Bautagebuch: Decke im Wohnzimmer gespachtelt, Elektriker war nicht da, Lieferung Kleber kommt morgen.“
2. Der Assistent zeigt die ausgefüllte Vorschau für das aktive Projekt und den heutigen Tag. Hat euer Betrieb ein Feld als Pflicht eingestellt, das noch fehlt, fragt er vorher kurz danach.
3. Speichern. Gibt es für den Tag schon einen Eintrag, wird er ergänzt. Ein zweiter Eintrag am selben Tag wird angehängt; ersetzen nur auf ausdrücklichen Wunsch. Schreibst du morgens „Bautagebuch Huber: Wände gespachtelt“ und nachmittags „Bautagebuch Huber: Silikon gemacht“, stehen danach beide Arbeiten im Eintrag. Die Vorschau zeigt den ganzen Text, das Neue mit ➕ davor. Steht genau dieselbe Zeile schon drin, kommt sie nicht doppelt dazu. Schickst du zwei Nachträge, bevor du speicherst, nimmt die Vorschau beide mit. Ist der bisherige Text lang, zeigt die Vorschau davon nur das Ende („bisher …“); gespeichert wird alles. Phase, Unterphase und Wetter gelten so, wie du sie zuletzt genannt hast. Die Bestätigung zeigt gleich das Wetter am Projektort, zum Beispiel „🌤️ 14–19 °C, Regen“. Klappt das Speichern nicht, bleibt die Vorschau stehen. Fehlt ein Pflichtfeld, fragt der Assistent gleich danach; sonst tippst du auf Ändern und ergänzt, was fehlt.
4. Ansehen: Bautagebuch › Ansehen oder „Zeig mir das Bautagebuch von gestern“.

Als Formular: Sobald die Formulare für euren Betrieb freigeschaltet sind, gilt: Nennst du schon, was gearbeitet wurde („Bautagebuch: Wände gespachtelt“), kommt die Vorschau in einer Nachricht mit Speichern, Ändern und Abbrechen; Ändern öffnet das Formular mit genau diesen Angaben, bei einem Nachtrag mit dem ganzen Text des Tages. Wird der Text länger, als das Formular fasst, bleibt es bei der Vorschau, und Ändern fragt per Nachricht. Ohne Tätigkeit („Bautagebuch für heute“) kommt gleich das Formular. Es hat nur drei Felder: Ausgeführte Arbeiten (Pflicht), Behinderungen und Wetter; lässt du Wetter leer, kommt es automatisch vom Projektort. Projekt und Tag stehen oben im Formular. Die Textfelder nehmen bis zu 600 Zeichen, das Feld Wetter bis zu 120. Phase, Unterphase, Bereich, Material, Fremdgewerke, Geräte, Besuche, Mängel und Ereignisse ergänzt das Büro im Web. Sagst du sie gleich im Chat („Bautagebuch: Wände gespachtelt, 3 Kübel Dispersion verbraucht“), nimmt die Vorschau alles mit; Ändern fragt dann per Nachricht, was anders sein soll. Gibt es für den Tag schon deinen Eintrag, steht er im Formular, gespeichert werden nur deine Änderungen, und was nur im Web steht, bleibt erhalten. Felder deines Gewerks (Gewerkfelder) sagst du weiter im Chat. Fotos schickst du einfach gleich danach in den Chat, die Bestätigung erinnert dich daran: Innerhalb von 10 Minuten nach dem Speichern hängen sie ohne Frage an deinem Eintrag (siehe unten). Geht das Formular nicht auf, bekommst du die Vorschau mit Speichern.

Über das Menü: Menü → Bautagebuch → Heute erfassen öffnet das Formular sofort, ohne dass du erst etwas schreibst. Ist kein Projekt gemerkt, wählst du es vorher aus der Liste, danach öffnet sich das Formular (zuletzt genutzte oben, Anderes Projekt … sucht nach Name, Adresse oder Projektnummer). Gibt es für heute schon deinen Eintrag, steht er im Formular. Im Web-Assistenten öffnet sich dasselbe als Formular-Fenster. Sind die Formulare bei euch noch nicht freigeschaltet, bittet dich der Assistent wie bisher, den Tag zu beschreiben. Ansehen ohne gemerktes Projekt zeigt ebenfalls zuerst die Projektliste.

Wetter: Das Wetter musst du nicht nennen. work7 holt es für Tag und Ort automatisch aus der Projektadresse (Temperatur, Wetterlage, Niederschlag, Wind), auch für nachgetragene Tage der letzten drei Monate. Sagst du es selbst („Bautagebuch: Dach abgedeckt, Wetter: Starkregen ab Mittag“), gilt deine Angabe; sie steht dann in der Vorschau und im Eintrag. Hat ein Projekt keine Adresse, bleibt das Wetter leer.

Schaden oder Vorkommnis melden (seit Version 0.9.0): Ist etwas passiert, etwa ein Wasserschaden, eine angebohrte Leitung oder ein umgefallenes Gerüst, schreib oder sprich es einfach: „Wasserschaden im Keller bei Huber“. Über das Menü geht es mit Projekt › Bautagebuch › Vorkommnis; der Assistent fragt dann, was passiert ist, Abbrechen beendet die Frage.

• Die Meldung steht sofort, ohne Vorschau, mit Uhrzeit unter Ereignisse in deinem Bautagebuch-Eintrag von heute, zum Beispiel „Vorkommnis 10:42: Wasserschaden im Keller“. Hast du heute noch keinen Eintrag, legt work7 ihn an; was gearbeitet wurde, trägst du später nach (im Chat oder im Web).
• Gleichzeitig landet die Meldung als Vorkommnis im Eingang des Büros. Die Bestätigung kommt als eine Nachricht mit dem Wetter am Projektort und den Knöpfen Öffnen im Web, Bautagebuch (der Tag) und Menü.
• Fotos: Schick das Foto gleich nach der Meldung (innerhalb von 10 Minuten). Es hängt am Bautagebuch-Eintrag und am Vorkommnis im Eingang. Nach Vorkommnis im Menü geht es auch umgekehrt: ein Foto mit kurzer Bildunterschrift („Fliese gesprungen“) ist gleich die Meldung, du bekommst eine Nachricht für beides. Schickst du das Foto ohne Unterschrift, legt work7 es wie gewohnt in die Ablage und bittet: „Schreib noch kurz, was passiert ist“. Dein Text danach wird zum Vorkommnis, und die Fotos von eben hängen daran (der letzte Schwung Fotos der vergangenen 10 Minuten).
• Später nachtragen: Was gearbeitet wurde, trägst du abends einfach nach („Bautagebuch: Fliesen verlegt“). Die gemeldeten Vorkommnisse bleiben dabei stehen; weitere Ereignisse hängt work7 an, nichts wird überschrieben.
• Mitarbeiter melden Vorkommnisse für Projekte ihres Teams. Im Assistenten im Web geht es genauso.

Screenshot: Bautagebuch-Vorschau in WhatsApp

Wartet auf Freigabe

Gibt das Büro Eingaben von Mitarbeitern frei, endet die Bestätigung für Bautagebuch und Fotos mit wartet auf Freigabe. Die Fotos hängen schon am Eintrag, am Rapport oder am Aufmaß; in den Projektordner kommen sie erst nach der Freigabe. Fotos für einen Mangel der Abnahme brauchen keine Freigabe: Sie kommen sofort in den Projektordner und an den Mangel.

Bis zur Freigabe gehen offene Einträge und Fotos in keine Ausgabe an den Kunden: Das Bautagebuch-PDF enthält nur freigegebene Einträge, der Fotoversand an den Kunden und die Ablage zeigen nur freigegebene Fotos, und im Bautagebuch zählen nur freigegebene Stunden. In der Tagesansicht per WhatsApp steht am offenen Eintrag „⏳ wartet auf Freigabe“, am abgelehnten „❌ abgelehnt: Grund“. Beim Zuordnen eines Fotos zu deinem eigenen Eintrag im Web stehen deine eigenen offenen Fotos mit „(wartet auf Freigabe)“ in der Auswahl.

Im Web

Im Projekt unter Bautagebuch siehst du die Zeitleiste oder den Kalender, je Tag einen Eintrag mit Feldern, Fotos und Uhrzeiten. Ein Eintrag, der noch auf Freigabe wartet, trägt den Hinweis „wartet auf Freigabe · fehlt im PDF“ (abgelehnt: „abgelehnt: Grund“); die Zeitleiste nennt je Tag, wie viele Beiträge warten. Ein Foto, das ein Mitarbeiter im Web an einen Rapport lädt, liegt schon im Projektordner, erscheint in der Ablage aber erst nach der Freigabe. Aus dem Eingang führt Bautagebuch-Tag öffnen bei einem Vorkommnis direkt zum Tag der Meldung. Heute erfassen legt einen Eintrag an. Das Formular zeigt zuerst nur das Nötige: Tag, Ausgeführte Arbeiten (einzige Pflichtangabe), Behinderungen, Wetter (eigene Angabe) und Fotos und Dateien. Alles andere steht unter Weitere Angaben: Phase und Unterphase, Arbeitsbereich, Material, die Felder eures Gewerks, andere Gewerke, Mängel, besondere Ereignisse, Geräte und Besuche. Der Abschnitt ist zugeklappt; öffnest du einen Eintrag, in dem dort schon etwas steht, ist er offen. Phase und Unterphase sind mit der aktuellen Phase des Projekts vorbelegt; hat das Projekt keine Phase oder euer Betrieb keine Phasen, fehlen die beiden Felder. Welche Felder es gibt, steht unter Eigene Felder im Bautagebuch.

Diktieren: Tippe auf Diktieren und sprich; beim ersten Mal fragt der Browser, ob work7 das Mikrofon nutzen darf. Mit Stopp endet die Aufnahme, work7 schreibt den Text und verteilt ihn auf die Felder: Arbeiten unter Ausgeführte Arbeiten, Behinderungen, Mängel usw. in ihre Felder. Was schon im Formular steht, bleibt; das Diktat kommt dazu. Klappt das Verteilen nicht, steht der ganze Text unter Ausgeführte Arbeiten. Ohne Mikrofon oder ohne Erlaubnis nennt das Formular den Grund, zum Beispiel „Kein Zugriff aufs Mikrofon. Bitte im Browser erlauben.“

Hat sich dein Eintrag geändert, während das Formular offen war (zum Beispiel weil du per WhatsApp ein Vorkommnis gemeldet hast), speichert work7 nicht darüber, sondern zeigt im Formular „Eintrag wurde inzwischen geändert, bitte neu laden.“ und lädt den Tag neu. Das Formular zeigt dann den neuen Stand; trag deine Änderung noch einmal ein.

Fotos und Dateien am Eintrag: Schon beim Erfassen tippst du im Abschnitt Fotos und Dateien auf Fotos oder Dateien wählen; am Handy kannst du dabei auch gleich die Kamera nehmen. Die gewählten Dateien stehen als kleine Vorschau da, mit dem Kreuz nimmst du eine wieder heraus. Beim Speichern legt work7 zuerst den Eintrag an und lädt dann die Dateien hoch. Klappt eine Datei nicht, bleibt der Eintrag gespeichert; das Formular nennt, wie viele Dateien fehlen, die Datei steht mit Grund da, und Erneut versuchen lädt sie noch einmal. An einem gespeicherten Eintrag (Meinen Beitrag bearbeiten) heißt der Knopf Dateien hochladen, die Dateien gehen dort sofort hoch. Du kannst mehrere Dateien auf einmal wählen: Fotos (JPG, PNG, WebP, HEIC), PDF wie Lieferscheine, Word, Excel und die anderen Arten, die auch die Ablage annimmt, höchstens 9,5 MB je Datei. Sie gehen nacheinander hoch; du siehst je Datei, ob es geklappt hat. Die Dateien hängen am Eintrag und liegen zugleich in der Ablage des Projekts (Fotos ohne Ortsdaten im Ordner Bilder, außer bei HEIC, alles andere im Ordner Dateien). Am Eintrag stehen Fotos als kleine Bilder und Dokumente als Zeilen mit Name, Größe und Datum; ein PDF öffnet in einem neuen Tab, andere Dateien werden heruntergeladen. Musst du Eingaben freigeben lassen, steht deine Datei mit „wartet auf Freigabe“ da; die anderen sehen sie erst nach der Freigabe. Mit dem Papierkorb an einer Datei nimmst du sie wieder vom Eintrag; sie bleibt in der Ablage. Die Zeitleiste zählt je Tag Fotos und Dateien getrennt, etwa „3 Fotos · 1 Datei“. Im PDF des Tages steht je Eintrag „Anlagen:“ mit den Namen der freigegebenen Dokumente; Fotos stehen nicht im PDF.

Rechts steht das Wetter des Tages am Projektort mit der Quelle „Wetterdaten: Open-Meteo.com, CC BY 4.0“; dieselbe Angabe steht im PDF des Tages. Im Feld Wetter (eigene Angabe) trägst du ein abweichendes Wetter ein (zum Beispiel „Starkregen ab Mittag“); es steht beim Eintrag und geht der automatischen Angabe vor. Leer lassen genügt, dann gilt das automatische Wetter.

Alle Einträge

Im Menü unter Projekte › Bautagebuch stehen die Einträge aller Projekte in einer Liste, die neuesten oben: Datum, Projekt, Ausgeführte Arbeiten, Erfasst von und die Zahl der Fotos. Über den Filter suchst du nach Arbeiten, Vorkommnissen oder Projekt und grenzt auf ein Projekt oder einen Zeitraum ein. Ein Klick auf eine Zeile öffnet das Bautagebuch des Projekts an diesem Tag. Neuer Eintrag fragt zuerst nach dem Projekt und öffnet dann dort das Formular für heute. Mitarbeiter sehen hier nur ihre eigenen Einträge, sofern ihnen nicht alle Einträge freigeschaltet sind, und nur auf Projekten, denen sie zugeordnet sind; Projektfilter und Neuer Eintrag bieten nur diese Projekte an.

Eigene Felder im Bautagebuch

Welche Felder es gibt und ob Fotos Pflicht sind, stellt ein Manager mit der Schaltfläche Einstellungen in der Bautagebuch-Ansicht des Projekts ein: Feld hinzufügen legt ein eigenes Feld an, mit Bezeichnung, Feldtyp Text, Zahl oder Ja / Nein, optionaler Einheit und dem Haken Pflichtfeld; dort steht auch Fotos als Pflichtfeld. Die Einstellungen gelten für alle Projekte des Betriebs. In den Standard-Feldern der Gewerke ist seit 3. November 2026 kein Feld mehr Pflicht; Pflicht ist nur Ausgeführte Arbeiten. Hat ein Manager Felder selbst als Pflichtfeld markiert, gilt das weiter, und Weitere Angaben ist dann beim Erfassen offen. Mit Fotos als Pflichtfeld lässt sich ein neuer Eintrag im Web erst speichern, wenn mindestens ein Foto gewählt ist.

Fotos und Dateien ins Projekt

• Per WhatsApp: Ein oder mehrere Fotos in den Chat schicken, gern alle auf einmal. Seit Version 0.9.0 fragt der Assistent nur noch, wenn das Ziel unklar ist. Er legt die Fotos so ab:

  1. Hast du in den letzten 10 Minuten einen Bautagebuch-Eintrag gespeichert, einen Raum im Aufmaß angelegt oder Mängel erfasst, hängen die Fotos direkt dort, bei Mängeln am zuletzt angelegten Mangel. Fotos zum Aufmaß siehst du im Web auf der Aufmaß-Seite beim Raum. Nennst du in der Bildunterschrift oder vorher in deiner Ankündigung ein anderes Projekt, gilt das statt dieser Regel.
  2. Diktierst du gerade einen Rapport, kommen sie in den Rapport-Entwurf.
  3. Ist ein Projekt bekannt (aus deiner Bildunterschrift, deiner Ankündigung oder dem aktiven Projekt), kommen sie in dessen Ablage.
  4. Sonst bekommst du eine Liste, wohin sie sollen: Bautagebuch heute (dein Eintrag von heute), ein offener Rapport, Neuer Rapport oder die Ablage eines Projekts. Solange du nicht gewählt hast, sieht das Büro die Fotos im Eingang als „Fotos ohne Ziel“; sobald sie ein Ziel haben, verschwindet der Eintrag.

  Du bekommst eine Nachricht, wo die Fotos liegen, mit Bildtext und Woanders hin. Mit Woanders hin wählst du in den nächsten 10 Minuten ein anderes Ziel aus der Liste; erst wenn du gewählt hast, werden die Fotos umgehängt, liegen sie dann in einem anderen Projekt, verschwinden sie aus der Ablage des ersten. Doch lassen ändert nichts. Schickst du neue Fotos, bevor du Woanders hin tippst, ordnest du zuerst die neuen zu. Fotos am Bautagebuch, am Aufmaß und am Mangel liegen immer auch in der Ablage des Projekts. Hast du ein Ziel aus der Liste gewählt, kannst du mit Bildtext einen Text für alle nachschicken. Gehören Fotos aus der Ablage doch zum Rapport, tippst du in den nächsten 10 Minuten Doch zum Rapport: Sie kommen in deinen offenen Rapport-Entwurf für dieses Projekt, gibt es keinen, legt der Assistent einen an; in der Ablage bleiben sie trotzdem. Ist gerade ein Entwurf für ein anderes Projekt offen, speicherst oder verwirfst du ihn zuerst. Deine Bildunterschrift wird der Bildtext des Fotos. Schreibst du nach Bildtext etwa „Ende“ oder „an“, wird das der Bildtext und stempelt dich nicht aus oder ein. Fotos von Lieferantenrechnungen schickst du über Menü › Buchhaltung › Beleg einreichen (Buchhaltung); dann kommt keine Frage nach dem Projekt. Diktierst du gerade einen Rapport, kommen die Fotos ohne Frage in den Rapport-Entwurf (Rapport per WhatsApp). Sag vorher „Ich schick dir gleich ein Foto vom Bad Huber“, dann legt der Assistent das nächste Foto ohne Frage dort ab.

• Dokumente per WhatsApp (seit Version 0.10.0): Schick ein PDF, eine Word- oder Excel-Datei, einen Plan (DWG, DXF) oder eine weitergeleitete E-Mail einfach in den Chat, gern mehrere auf einmal. Der Assistent fragt in einer Nachricht, wohin: In die Ablage (des bekannten Projekts, sonst wählst du das Projekt aus einer Liste), Zum Rapport (an deinen offenen Rapport; bei mehreren wählst du ihn aus) und, wenn du Belege erfassen darfst und es genau eine Datei ist, Als Rechnung. Hast du vorher Beleg einreichen getippt, kommt keine Frage: Die Datei wird gleich als Rechnung erfasst. Dokumente landen im Ordner Dateien des Projekts, mit ihrem Namen. Schickst du Fotos und Dokumente zusammen, kommt eine Frage für alle: Die Fotos gehen an das gewählte Ziel, die Dokumente an den Rapport, an deinen Bautagebuch-Eintrag oder, wenn das Ziel nur Fotos nimmt (etwa ein Mangel oder ein Aufmaß-Raum), in die Ablage desselben Projekts; die Antwort sagt das in einem Satz. Am Bautagebuch: Schickst du ein Dokument (etwa einen Lieferschein) innerhalb von 10 Minuten, nachdem du deinen Bautagebuch-Eintrag gespeichert oder ein Vorkommnis gemeldet hast, hängt es ohne Frage an deinem Eintrag und liegt zusätzlich in der Ablage („✅ 1 Dokument am Bautagebuch …“). Später steht in der Frage Bautagebuch heute, wenn du heute einen Eintrag hast. Ordnest du nichts zu, sieht das Büro die Dateien im Eingang unter „Dateien ohne Ziel“. Programme, Skripte, HTML und Office-Dateien mit Makros nimmt Work7 nicht an, die Antwort nennt den Grund und die erlaubten Arten; höchstens 25 MB je Datei. Musst du Eingaben freigeben lassen, liegt das Dokument erst nach der Freigabe in der Ablage.

• Im Assistenten (Web): Fotos über Anhang hinzufügen oder per Ziehen anhängen und abschicken, gern ohne Text. Es läuft wie per WhatsApp: Diktierst du gerade einen Rapport, landen sie ohne Frage im Rapport-Entwurf („📷 2 Fotos zum Rapport-Entwurf übernommen“, mit Woanders hin). Sonst fragt der Assistent, wohin: bei bekanntem Projekt In die Ablage, Zu einem Rapport oder Anderes Projekt, sonst mit einer Liste offener Rapporte und Projekte. Schreibst du dazu „Leg die Bilder ins Projekt Huber“, legt er sie nach deiner Bestätigung dort ab. Ein angehängtes PDF ordnet der Assistent genauso zu (In die Ablage, Zum Rapport oder Bautagebuch heute); Als Rechnung gibt es dort nicht: Soll die Datei eine Rechnung werden, schreib gleich beim Anhängen „Erfasse das als Rechnung“. Große Handyfotos verkleinert der Browser vor dem Hochladen (lange Kante 2400 Pixel); jedes Foto wird einzeln hochgeladen und erscheint gleich in der Vorschau. Klappt eines nicht, nennt die Meldung oben im Chat den Dateinamen, die übrigen bleiben angehängt. Angehängte Fotos lassen sich 24 Stunden lang zuordnen.

• Im Web: In der Ablage des Projekts (auf der Projektseite im Abschnitt Ablage über Alle Dateien anzeigen) tippst du Hochladen und wählst eine oder mehrere Dateien, oder du ziehst sie auf die Liste. Auf der Projektseite geht das auch mit Hochladen rechts im Abschnitt Ablage (oder per Ziehen auf den Abschnitt). Erlaubt sind Fotos (JPG, PNG, WebP, HEIC), PDF, Word, Excel, PowerPoint, OpenDocument, Text, CSV, DWG, DXF und E-Mails (.eml), höchstens 9,5 MB je Datei; Programme, Skripte, HTML und Office-Dateien mit Makros nimmt Work7 nicht an. Die Dateien gehen nacheinander hoch, große Handyfotos verkleinert der Browser vorher. Du siehst je Datei, ob es geklappt hat, und am Ende etwa „3 von 4 hochgeladen.“; Ausblenden schließt die Liste. Fotos landen im Ordner Bilder (ohne Ortsdaten, außer bei HEIC), alles andere im Ordner Dateien. Oben filterst du Alle · Bilder · Dokumente; Dokumente stehen als Zeilen über den Fotos, ein Klick öffnet ein PDF in einem neuen Tab, andere Dateien werden heruntergeladen. Musst du Eingaben freigeben lassen, steht deine Datei mit „wartet auf Freigabe“ da; die anderen sehen sie erst nach der Freigabe. Den Knopf Hochladen siehst du nur, wenn du die Ablage dieses Projekts sehen darfst (als Mitarbeiter nur bei Projekten, denen du zugeordnet bist). Fotos zu einem Rapport lädst du im geöffneten Rapport im Abschnitt Fotos hoch (Rapport im Web); auch sie landen in der Ablage des Projekts (Ordner Bilder). Ist ein eigener Dokumenten-Speicher (SharePoint, Drive, Dropbox, Nextcloud) verbunden, liegen die Dateien dort im Projektordner. Projekte ohne Kunden haben ihren Ordner unter „_Ohne Kunde“.

So sieht der Projektordner im eigenen Speicher aus

Beim Anlegen eines Projekts legt Work7 im verbundenen Speicher den Ordner an: im Kundenordner ein Ordner mit Projektnummer und Name (etwa „PR-4711-0003 Neubau Schule“), darin Dateien, Verträge, Bilder, Notizen, Bautagebuch, Aufmaß und Abnahme. Fotos und Videos aus WhatsApp und dem Assistenten liegen unter Bilder, Abnahme-Fotos unter Abnahme. Andere Dateien behalten ihren Originalnamen; gibt es ihn schon, hängt Work7 „(2)“ an. Eigene Dateien und Unterordner darfst du in diesen Ordnern jederzeit anlegen.

Die Ordner ziehen mit, wenn sich in Work7 etwas ändert, meist innerhalb einer Minute:

• Kunde oder Projekt umbenannt: Der Ordner bekommt den neuen Namen.
• Projekt einem anderen Kunden zugeordnet: Der Projektordner wandert in den Ordner des neuen Kunden.
• Archiviert: Kunden wandern nach „_Archiv“, archivierte Projekte in den Ordner „_Archiv“ ihres Kunden. Beim Reaktivieren kommen sie zurück.
• Kunde gelöscht: Sein Ordner wandert nach „_Archiv/Gelöscht“, seine Projekte nach „_Ohne Kunde“. Work7 löscht dabei keine Dateien.
• Anfrage gewonnen: Dateien, Fotos und Mail-Anhänge der Anfrage wandern in den neuen Projektordner, der leere Anfrageordner verschwindet.

Alle Links auf Dateien in Work7 funktionieren danach weiter. Ob alles stimmt, siehst du im Ablage-Status.

WhatsApp-Fotos, die keinem Projekt zugeordnet sind, bleiben nicht ewig liegen: Nach 23 Tagen fragt Work7 einmal nach, frühestens eine Woche später werden sie aus der Zwischenablage gelöscht. Fotos in Projektordnern bleiben immer.

Fotos aus dem Bautagebuch und aus der Ablage sind dieselben Dateien; das Bautagebuch verknüpft sie nur mit dem Tag.

Wie Fotos heißen

Neue Fotos und Videos aus WhatsApp, dem Assistenten und dem Foto-Upload am Rapport bekommen einen Namen, an dem du sofort siehst, wann, wo und von wem sie sind: Datum, Uhrzeit, Projektnummer, Absender und eine laufende Nummer, etwa 2026-09-28_14-32_PR-4711-0003_Max-Muster_01.jpg. Schickst du ein Foto mit Bildunterschrift, steht seit Version 0.9.0 die Bildunterschrift statt des Absenders im Namen: aus „Steckdose Küche“ wird 2026-10-16_14-30_PR-4711-0003_Steckdose-Kueche_01.jpg. Ein Bildtext, den du erst später mit Bildtext nachschickst, ändert den Dateinamen nicht. Die Nummer zählt je Projekt und Tag weiter, das nächste Foto desselben Tages ist _02. Umlaute werden ausgeschrieben (aus „Jürgen Weiß“ wird „Juergen-Weiss“), damit der Name in jedem Speicher und auf jedem Rechner funktioniert. Fotos, die schon vorher abgelegt waren, behalten ihren Namen.

Ortsdaten werden entfernt

Handyfotos enthalten oft den Aufnahmeort (GPS), das Kameramodell und weitere Angaben. Work7 entfernt diese Daten beim Ablegen, damit sie nicht mit einem Foto beim Kunden landen; das Bild wird dabei richtig herum gedreht und behält seine volle Auflösung. Die Aufnahmezeit merkt sich Work7 vorher. Ausnahmen: Videos und Fotos im iPhone-Format HEIC werden unverändert abgelegt und behalten ihre Angaben. Ein Foto über 40 Megapixel nimmt Work7 nicht an; die übrigen Fotos derselben Sendung werden trotzdem gespeichert, und der Assistent sagt dir, wie viele es waren („3 von 4 Dateien gespeichert“).

Fotos an den Kunden schicken

Seit Version 0.9.0 schickt der Assistent die Fotos eines Tages per E-Mail an den Kunden, per WhatsApp und im Assistenten im Web gleich. Schreib oder sag zum Beispiel „Schick Huber die Fotos von heute“ oder „Fotos von gestern an den Kunden von Haus Huber“.

1. Der Assistent zeigt dir in einer Nachricht, was hinausgeht: wie viele Fotos von welchem Tag, an wen (Name und E-Mail-Adresse), von welchem Postfach und mit welchem Betreff.
2. Tippe Senden. Erst dann geht die Mail hinaus. Abbrechen schickt nichts.

Was mitgeht und wohin:

• Fotos: alle Fotos, die an diesem Tag in der Ablage des Projekts gelandet sind, auch die am Bautagebuch, am Aufmaß, am Mangel und am Rapport. Nicht dabei sind Belege (Kassenbons, Rechnungen), Videos und Fotos, die noch kein Ziel haben. Ohne Tagesangabe gilt heute.
• Empfänger: ohne Angabe der Hauptansprechpartner des Kunden mit E-Mail-Adresse. Ist der Kunde eine Firma und hat ihr Hauptansprechpartner keine eigene Adresse, geht die Mail an die Adresse der Firma. Willst du an jemand anderen senden, nenne den Namen, etwa „schick die Fotos an Frau Berger“. Die Fotos gehen nur per E-Mail hinaus, nie per WhatsApp an den Kunden.
• Absender: das Firmenpostfach, so wie bei Angeboten und Rechnungen. „Schick sie von meiner Adresse“ nimmt dein eigenes Postfach.
• Größe: Wie viel in eine Mail passt, hängt vom Postfach ab: meist bis zu 10 MB, bei manchen Microsoft-Postfächern und über die System-Adresse nur rund 3 MB. Sind die Fotos zusammen größer, schickt der Assistent sie verkleinert (lange Kante 1600 Pixel); das steht schon in der Vorschau. Passen sie auch verkleinert voraussichtlich nicht oder sind es mehr als 20 Fotos, sagt er dir das gleich in der Vorschau, schickt nichts und bietet dir Ablage öffnen an, dort kannst du die Fotos herunterladen oder freigeben. Ist die Größe eines Fotos nicht bekannt, steht in der Vorschau „Größe wird beim Senden geprüft“.
• Hinweise statt Senden: Liegen an dem Tag keine Fotos in der Ablage oder hat der Empfänger keine E-Mail-Adresse, sagt dir der Assistent das. Die Adresse trägst du im Web beim Kontakt nach.
• Testbetrieb: Ist euer Betrieb im Testbetrieb, steht das in der Vorschau, und die Mail geht nicht wirklich hinaus.

Fotos an Kunden senden Inhaber und Büro. Mitarbeiter (Rolle Mitarbeiter) können keine Fotos an Kunden senden; sie laden die Fotos wie gewohnt in die Ablage, das Büro schickt sie hinaus.

Tipps

• Mehrere Fotos auf einmal ergeben eine Antwort. Kommt kurz danach noch ein Foto ohne erkennbares Ziel, fragt der Assistent noch einmal, mit Wie eben für dasselbe Ziel.
• Hast du dich vertippt oder willst du doch nichts ablegen: „abbrechen“ verwirft die Frage, die Fotos werden nicht abgelegt.
• „Was wurde gestern bei Huber gemacht?“ beantwortet der Assistent aus dem Bautagebuch.

Bautagebuch im Chat nachträglich ändern

• Text korrigieren: Sag ausdrücklich, dass etwas ersetzt werden soll, etwa „Korrigiere das Bautagebuch: statt Wände gespachtelt war es Wände grundiert“ oder „Lösch bei den Behinderungen den Satz mit dem Gerüst“. Die Vorschau zeigt dann „✏️ Korrektur“ und den neuen Text; was du nicht nennst, bleibt. Ohne so einen Hinweis wird angehängt. Besondere Ereignisse werden im Chat immer nur ergänzt; ändern oder löschen kannst du sie im Web.
• Eintrag löschen: „Lösch meinen Bautagebuch-Eintrag von heute“ (im aktiven Projekt oder mit Projekt dazu). Du siehst vorher Projekt, Tag und Text; gelöscht wird erst mit Endgültig löschen. Die Fotos bleiben in der Ablage des Projekts.
• Foto anhängen: „Häng das Foto an meinen Bautagebuch-Eintrag von gestern“. Der Assistent bietet dir die Fotos aus der Projektablage an, die noch nicht am Eintrag hängen; im Web siehst du sie als Vorschaubilder. Nach der Auswahl bestätigst du mit Anhängen, auf Wunsch mit Beschriftung.
• Foto oder Datei entfernen: „Nimm das Foto wieder vom Bautagebuch-Eintrag“. Die Auswahl zeigt auch Dokumente am Eintrag mit ihrem Namen. Foto bzw. Datei bleibt in der Projektablage. Die Vorschau zum Löschen nennt, wie viele Fotos und Dateien am Eintrag hängen.
• Du änderst nur deine eigenen Einträge, auch als Chef oder Büro.
• Das Bautagebuch als PDF holst du im Web auf der Projektseite; der Assistent schickt dir den Link.