Berichtsvorlage auf dem Blatt gestalten

• FürAdministratoren und alle mit dem Recht „Berichtsvorlagen bearbeiten“
• ModulBerichte
• Dauerzehn Minuten

Gilt ab Work7 0.10.0 · Stand 01.11.2026

Du bestimmst selbst, was auf deinen Berichten steht und in welcher Reihenfolge. Dafür gibt es unter Einstellungen › Belege › Berichte eine Arbeitsfläche: Du siehst das Blatt so, wie es später im PDF aussieht, und schiebst die Bausteine direkt dort an ihren Platz.

So ist die Seite aufgebaut

1. Einstellungen › Belege › Berichte öffnen und oben die Berichtsart wählen (zum Beispiel Rapport, Abnahmeprotokoll oder Mahnung).
2. Darunter wählst du die Variante, die du bearbeiten willst.
3. Die Arbeitsfläche hat drei Bereiche:
   • Links „Nicht verwendet“: Bausteine, die gerade nicht auf dem Blatt stehen. Darunter Neuer Baustein mit Freitext, Abstand und Seitenumbruch.
   • In der Mitte das Blatt: mit deinem Firmenkopf und Beispieldaten. Blaue gestrichelte Linien zeigen die Ränder und ungefähr, wo eine neue Seite beginnt. Nutzt die Variante dein Briefpapier, liegt es als Hintergrund unter den Bausteinen (siehe Briefpapier auf dem Blatt).
   • Rechts „Eigenschaften“: Einstellungen zum angeklickten Baustein. Ist nichts angeklickt, stehen dort die Einstellungen des Blatts.

Auf einem schmalen Bildschirm stehen die drei Bereiche untereinander.

Bausteine verschieben

• Mit der Maus: Baustein greifen, ziehen, loslassen. Die anderen Bausteine rücken zur Seite und zeigen dir, wo er landet.
• Am Handy oder Tablet: Baustein kurz gedrückt halten, dann ziehen. Einfaches Wischen scrollt weiter die Seite.
• Mit der Tastatur: Mit der Tabulator-Taste zum Baustein springen, Leertaste drücken, mit den Pfeiltasten verschieben, mit der Leertaste ablegen. Escape bricht ab.

Was sich verschieben lässt:

• Inhaltsblöcke (zum Beispiel Leistung, Materialien, Mängel, Anmerkungen, Fotos) nach oben und unten.
• Info-Blöcke (Unternehmen, Projekt, Kunde, Datum, Leistungsort) innerhalb einer Spalte und von einer Spalte in eine andere — auch in eine leere Spalte.

Die Unterschriften stehen immer am Ende des Berichts. Sie tragen ein Schloss-Symbol und lassen sich nicht verschieben, aber ausblenden.

Baustein ausblenden oder zurückholen

1. Baustein auf dem Blatt anklicken. Er bekommt einen blauen Rahmen und eine kleine Leiste.
2. In der Leiste auf das durchgestrichene Auge klicken. Der Baustein wandert nach links in Nicht verwendet.
3. Zum Zurückholen den Baustein links anklicken — oder von dort an die gewünschte Stelle aufs Blatt ziehen.

Steht bei einem Baustein „mit den Beispieldaten leer“, zeigt das Blatt dafür nur einen Platzhalter (zum Beispiel bei Bildern). Im echten Dokument erscheint der Baustein, sobald es Inhalt gibt.

Fotos im Regiebericht

Beim Rapport gibt es den Baustein Fotos. Er zeigt die Fotos, die am Rapport hängen, zwei pro Zeile mit Bildtext; darunter klein Datum, Uhrzeit und wer das Foto angehängt hat. Auf dem Blatt stehen dafür zwei graue Beispielfotos.

• Der Baustein ist in jeder Variante eingeschaltet, auch in Varianten, die es schon vor den Fotos gab. Er steht dann vor den Unterschriften; du kannst ihn wie jeden anderen verschieben.
• Willst du keine Fotos im PDF, blendest du ihn aus. Er bleibt dann aus, auch nach Updates.
• Der Name unter dem Foto folgt der Einstellung Mitarbeiternamen (siehe Titel, Kopf, Spalten und Briefpapier): Initialen oder voller Name.
• Hat ein Rapport keine Fotos, fehlt der Baustein im PDF ganz. Mehr als 24 Fotos oder Fotos, die sich nicht darstellen lassen (zum Beispiel HEIC vom iPhone), nennt eine Zeile wie „+3 weitere Fotos in der Ablage“.

Eigenen Text, Abstand oder Seitenumbruch einfügen

Unter Nicht verwendet steht die Gruppe Neuer Baustein. Von dort ziehst du an die gewünschte Stelle auf dem Blatt — oder klickst den Eintrag an, dann landet er unten vor den Unterschriften:

• Freitext: ein eigener Absatz, zum Beispiel ein Hinweis oder ein Bestätigungssatz. Rechts unter Eigenschaften gibst du eine Überschrift (freiwillig) und den Text ein. Zeilenumbrüche bleiben so stehen, wie du sie tippst. Höchstens 4.000 Zeichen.
• Abstand: Leerraum. Rechts stellst du die Höhe in Millimetern ein (0 bis 100).
• Seitenumbruch: Alles darunter beginnt im PDF auf einer neuen Seite.

Der Text wird genau so gedruckt, wie du ihn eingibst — HTML oder Formatierungen gibt es hier nicht.

Ausblenden oder löschen: In den Eigenschaften eines freien Bausteins stehen beide Schaltflächen. Ausblenden nimmt ihn vom Blatt, der Text bleibt unter Nicht verwendet erhalten. Löschen entfernt ihn samt Text aus dieser Vorlage.

Pro Vorlage sind 20 freie Bausteine möglich. Sie gehören zu genau dieser Variante — duplizierst du die Variante, wandern sie mit und werden danach getrennt gepflegt.

Felder eines Info-Blocks wählen und sortieren

1. Den Info-Block auf dem Blatt anklicken, zum Beispiel Kunde.
2. Rechts unter Eigenschaften schaltest du jedes Feld mit dem Schalter an oder aus (Name, Adresse, Telefon …).
3. Die eingeschalteten Felder ziehst du am Griff links in die gewünschte Reihenfolge. So stehen sie dann im Block.

Schaltest du das letzte Feld aus, wandert der Block nach Nicht verwendet.

Neue eigene Felder anlegen

Brauchst du zusätzlich zu den Standard-Feldern weitere Angaben — zum Beispiel Kostenstelle, Witterung oder Kilometer — legst du sie als eigene Felder an.

1. Klick neben einen Baustein oder auf das Kreuz rechts oben in den Eigenschaften, damit nichts ausgewählt ist.
2. Rechts steht jetzt die Schaltfläche Neues Feld. Klick darauf.
3. Im Dialog:
   • Name: wie das Feld heißen soll (z. B. „Witterung").
   • Wo steht das Feld? Angabe am Bericht, Spalte der Leistungszeilen oder Spalte der Materialzeilen. (Rufst du den Dialog an einer Tabelle oder am Block Weitere Angaben auf, steht das schon fest.)
   • Feldart: Text, Text mehrzeilig, Zahl, Betrag, Datum, Uhrzeit, Ja/Nein, Auswahl, Mitarbeiter, Material oder Leistung.
   • Einheit (nur bei Zahl und Betrag): z. B. „km", „Stück", „h".
   • Auswahl-Optionen (nur bei Auswahl): Werte für die Auswahl, z. B. Sonnig, Bewölkt, Regen.
   • Pflichtfeld: Ja oder Nein.
4. Feld anlegen klicken.

Das neue Feld erscheint sofort auf dem Blatt — wo, hängt davon ab, was du unter Wo steht das Feld? gewählt hast:

• Angabe am Bericht landet im Block Weitere Angaben. Ist es die erste solche Angabe, steht der Block vorher in Nicht verwendet und lässt sich von dort aufs Blatt ziehen.
• Spalte der Leistungszeilen bzw. der Materialzeilen erscheint als neue Spalte in der jeweiligen Tabelle.

Wichtig: Das Feld gilt für alle Berichte dieser Art, nicht nur die Variante, die du gerade bearbeitest. Es ändert also auch das Erfassungs-Formular im Web und im WhatsApp-Assistenten.

Eigene Felder verwalten

Mit der Schaltfläche Felder verwalten siehst du alle Felder, die dein Betrieb je angelegt hat, auch die, die du gerade nicht nutzt:

1. Klick neben einen Baustein, damit nichts ausgewählt ist.
2. Rechts auf Felder verwalten klicken.
3. Die Liste zeigt je Feld die Beschriftung, Feldart, Einheit und einen Schlüssel. Möglich sind:
   • Umbenennen: Beschriftung ändern — das ändert überall mit, wo das Feld eingesetzt ist.
   • Archivieren: Das Feld wird nicht mehr neu befüllt, erscheint aber in alten Berichten noch. Archivierte Felder sehen eine andere Markierung.
   • Zurückholen: Ein archiviertes Feld wieder aktivieren.
   • Löschen gibt es nicht — stillgelegte Felder werden archiviert, damit alte Daten erhalten bleiben.

Der Schlüssel und die Feldart sind unveränderlich.

Eigene Tabellen

Neben Leistung und Materialien kannst du beim Regiebericht eigene Tabellen anlegen — zum Beispiel für Geräte, Fahrten oder Fremdleistungen.

1. Klick neben einen Baustein, damit nichts ausgewählt ist. Rechts steht der Abschnitt Eigene Tabellen.
2. Neue Tabelle öffnet einen Dialog: Name und die Spalten mit Beschriftung, Feldart und Bedeutung.
3. Die Bedeutung sagt, wofür eine Spalte steht: Beschreibung, Menge, Einheit oder Einzelpreis. Erst mit Menge und Einzelpreis rechnet Work7 einen Betrag, zeigt eine Summe und übernimmt die Zeilen in Rechnungen. Ohne Bedeutungen ist die Tabelle rein informativ.
4. Die neue Tabelle steht sofort auf dem Blatt und verhält sich wie Leistung und Materialien.

Mit Tabellen verwalten pflegst du den Bestand:

• Umbenennen mit dem Stift.
• Pfeile hoch und runter ändern die Reihenfolge der Tabellen — so stehen sie im Erfassungs-Formular untereinander. Wo eine Tabelle auf dem Blatt steht, bestimmst du weiter durch Verschieben.
• Spalten-Symbol: eine neue Spalte zu einer bestehenden Tabelle hinzufügen (Name, Feldart, Einheit, Pflicht und Bedeutung). Eine Bedeutung, die es in dieser Tabelle schon gibt oder die nicht zur Feldart passt, ist gesperrt. Die neue Spalte erscheint sofort auf dem Blatt.
• Archivieren nimmt die Tabelle aus der Erfassung; in alten Berichten bleibt sie sichtbar. Zurückholen macht es rückgängig. Löschen gibt es nicht.

Eine eigene Tabelle gilt für alle Berichte dieser Art, nicht nur für die Variante, die du gerade bearbeitest.

Spalten einer Tabelle einstellen

Beim Regiebericht bestimmst du selbst, welche Spalten die Tabellen Leistung und Materialien haben.

1. Die Tabelle auf dem Blatt anklicken.
2. Rechts unter Eigenschaften steht die Spaltenliste. Mit dem Schalter rechts schaltest du eine Spalte an oder aus, am Griff links ziehst du sie in deine Reihenfolge.
3. In das Feld mit dem Spaltennamen schreibst du eine eigene Überschrift. Lässt du es leer, gilt der Standardname.
4. Mit der Ausrichtung stellst du ein, ob die Werte links, mittig oder rechts in der Spalte stehen.
5. Unter Breite gibst du einen Prozentwert ein. Work7 rechnet die Breiten aller Spalten zusammen auf 100 % um. Ohne Angabe verteilt das PDF die Breite selbst.
6. Mit Summenzeile steht unter der Tabelle die Summe der Beträge und — bei den Arbeitszeiten — der Stunden.

Zusätzlich wählbar sind bei den Arbeitszeiten Leistung (Katalog), Beschreibung, Stundensatz und Betrag, bei den Materialien Artikelnummer, Einzelpreis und Betrag. Der Betrag rechnet sich aus Stunden × Stundensatz beziehungsweise Menge × Einzelpreis. Steht an einer Zeile kein Preis, bleibt die Zelle leer — wähle beim Erfassen eine Dienstleistung oder ein Material aus dem Katalog, dann ist der Preis gesetzt. Mengen werden nie summiert, weil sie verschiedene Einheiten haben können.

Die letzte verbleibende Spalte lässt sich nicht abschalten. Bei Angebot, Rechnung, Mängeln und Zeiteinträgen stehen die Spalten fest.

Eigene Felder als Spalte oder Angabe

Hat dein Betrieb eigene Felder für den Regiebericht — zum Beispiel Witterung an der Arbeitszeile oder Kostenstelle am Bericht —, stehen sie in derselben Spaltenliste und lassen sich genauso einschalten, umbenennen und in der Breite setzen.

• Zeilenfelder erscheinen als zusätzliche Tabellenspalte.
• Angaben zum Bericht erscheinen im Block Weitere Angaben bei den Info-Blöcken.

Ein eigenes Feld gilt immer für alle Berichte dieser Art, nicht nur für die Variante, die du gerade bearbeitest — es ändert also auch das Erfassungs-Formular. Stillgelegte Felder verschwinden aus der Erfassung, bleiben in alten Berichten aber sichtbar.

Titel, Kopf, Spalten und Briefpapier

Klick neben einen Baustein (oder auf das Kreuz rechts oben in den Eigenschaften), damit nichts ausgewählt ist. Dann stehen rechts die Einstellungen des Blatts:

• Titel: Der Name des Berichts mit seiner Nummer (zum Beispiel „Regiebericht RA-2026-0001“) steht als eigener Block zwischen den Info-Blöcken. Du verschiebst ihn wie Projekt oder Datum; mit dem Schalter Titel anzeigen blendest du ihn aus. Den Text selbst kannst du nicht ändern. Bei der Rechnung steht nur „Rechnung“ im Titel, die Nummer steht dort bei den Belegangaben.

• Kopf: Einen farbigen Titelbalken gibt es nicht mehr: Der Titel steht als Block bei den Info-Blöcken, darunter – beim Angebot – die Vorbemerkung, bei der Rechnung der Kopftext (Block Kopftext, abschaltbar; der Text selbst kommt aus der Rechnung, siehe Rechnung, Abschnitt „Betreff, Kopf- und Fußtext“). Den Fußtext der Rechnung zeigt der eigene Block Fußtext nach den Zahlungsbedingungen, auch wenn du die Zahlungsbedingungen ausblendest. Unter Logo legst du fest, ob dein Firmenlogo links, mittig oder rechts im Kopf steht. Mit Absenderblock anzeigen legst du fest, ob deine Firmenanschrift rechts neben dem Anschriftfeld steht. Ohne Briefpapier ist der Schalter standardmäßig an, mit Briefpapier aus, weil dort die Anschrift schon aufgedruckt ist. Genauso legst du mit Rücksendezeile über der Anschrift fest, ob die kleine Zeile „Firma · Straße · PLZ Ort“ über dem Empfänger steht: ohne Briefpapier an, mit Briefpapier aus. Trägt dein Briefpapier diese Zeile nicht, schaltest du sie hier wieder ein. Empfänger und Absender sitzen fest im Briefkopf; dafür wählst du weiter die Felder, aber nicht mehr die Lage. Mitarbeiternamen stellst du auf Initialen (Standard) oder Vollständiger Name. Blendet dein Briefpapier den Kopf ohnehin aus, steht hier statt der Schalter ein Hinweis — dann wirken sie nicht. Der Schalter Absenderblock anzeigen gilt auch für Zeitbericht, Angebot und Rechnung, Rücksendezeile über der Anschrift für alle Belege mit Empfänger, auch Angebot und Rechnung.

• Spalten der Info-Blöcke: 1, 2 oder 3. Verringerst du die Zahl, wandern die Blöcke der entfallenden Spalte in die letzte verbleibende. Eine leere Spalte bleibt leer — die Blöcke rechts rücken nicht nach links.

• Briefpapier: Hier wählst du, welches Briefpapier die PDFs dieser Variante tragen:

  • Standard (Grundeinstellung): wie bisher, also das Papier nach deiner Zuordnung zum Projekt, sonst der Firmenstandard.
  • ein bestimmtes Papier (jedes aktive Briefpapier steht mit seinem Namen in der Liste): Es gilt für alle PDFs dieser Variante und geht der Zuordnung nach Projekt vor.
  • Kein Briefpapier: PDFs dieser Variante entstehen ohne Briefpapier, mit eigenem Kopf und Fuß. Das Blatt ist dann wieder weiß. Das gilt auch für Angebot und Rechnung.

  Ist ein gewähltes Papier inzwischen inaktiv oder gelöscht, steht es mit dem Zusatz „nicht verfügbar – es gilt Standard“ in der Liste, und die PDFs bekommen den Standard. Wie du Briefpapiere einrichtest und in welcher Reihenfolge Work7 sie wählt, steht unter Briefpapier hochladen und einrichten.

Briefpapier auf dem Blatt

Nutzt die Variante ein Briefpapier (unter Briefpapier steht nicht Kein Briefpapier), zeigt das Blatt es als Hintergrund, so wie es im PDF unter dem Text liegt. Hast du ein bestimmtes Papier gewählt, zeigt das Blatt genau dieses:

• Das Blatt hat dann die Ränder deines Briefpapiers. Die Anschrift des Empfängers steht im Sichtfenster, so wie im gedruckten Brief.
• Blendet dein Briefpapier den eigenen Kopf oder Fuß der Vorlage aus, fehlen sie auch auf dem Blatt.
• Die Bausteine lassen sich wie gewohnt anklicken und verschieben.
• Steht die Variante auf Standard, wählst du über dem Blatt aus, mit welchem deiner Briefpapiere du die Ansicht prüfst (zum Beispiel das Papier einer Kostenstelle). Das ändert nur die Ansicht. Bei einem gewählten Papier oder Kein Briefpapier entfällt diese Auswahl.
• Über dem Blatt steht der Schalter Briefpapier anzeigen. Schaltest du ihn aus, siehst du die Bausteine auf weißem Grund. Das gilt nur für diese Ansicht; das PDF behält das Briefpapier. Beim nächsten Öffnen ist der Schalter wieder an.

Wird das Blatt länger als eine Seite, zeigt es ab der zweiten Seite nur den Bereich zwischen den Rändern deines Briefpapiers für Folgeseiten. Kopf und Fuß der Folgeseiten siehst du in Als PDF prüfen.

Rückgängig und Wiederholen

Über dem Blatt stehen zwei Pfeile: Rückgängig und Wiederholen. Schneller geht es mit Strg+Z und Strg+Y (oder Strg+Umschalt+Z). Work7 merkt sich die letzten 50 Schritte, solange du auf der Seite bleibst.

Als PDF prüfen

Das Blatt ist eine schnelle Ansicht. Seitenumbrüche sind dort nur ungefähr eingezeichnet, und von deinem Briefpapier zeigt es ab der zweiten Seite nur einen Ausschnitt. Verbindlich ist das PDF:

1. Über dem Blatt auf Als PDF prüfen klicken.
2. Work7 erzeugt das echte PDF mit Beispieldaten und zeigt es in einem Fenster — auch für Änderungen, die du noch nicht gespeichert hast.

Speichern

1. Oben rechts auf Speichern klicken. Solange dort Ungespeichert steht, gilt für deine Dokumente noch der alte Stand.
2. Zurücksetzen stellt die Standard-Anordnung von Work7 wieder her. Auch das lässt sich rückgängig machen, solange du nicht gespeichert hast.

Wechselst du mit ungespeicherten Änderungen die Variante, fragt Work7 nach. Bereits unterschriebene Berichte ändern sich nicht.

Berichtsart Mahnung

Ist das Mahnwesen für deinen Betrieb freigeschaltet, steht oben bei der Berichtsart zusätzlich Mahnung. Auf dem Blatt stehen dafür eigene Bausteine: Brieftext, Offene Forderung, Verzugszinsen, Summen und Zahlungsaufforderung — du kannst sie wie gewohnt verschieben, aus- und einblenden. Im Titel der Mahnung steht statt einer eigenen Nummer der Bezug zur Rechnung (zum Beispiel „2. Mahnung zu RE-2026-0042“). Welche Vorlagen-Variante für eine bestimmte Mahnung gilt, bestimmst du nicht an der einzelnen Mahnung, sondern wie sonst auch über Projekt, Kunde und den Standard deines Betriebs. Mehr zu Mahnungen: Mahnwesen einstellen und Verzugszinsen prüfen.

Fehlt dir das Mahnwesen-Modul, fehlt auch die Berichtsart Mahnung in der Auswahl.

Berichtsart Auftragsbestätigung

Für die Auftragsbestätigung gibt es die Berichtsart Auftragsbestätigung. Oben steht der Titel „Auftragsbestätigung AB-…“, darunter die Bausteine Einleitung, Positionen, Summen und Zahlungsbedingungen. Die Anordnung gilt für neu erstellte Auftragsbestätigungen; eine schon erstellte behält ihr PDF genau so, wie es beim Erstellen abgelegt wurde.

Gut zu wissen

• Für Angebot, Rechnung und Zeiterfassung kannst du die Anordnung schon vorbereiten. Deren PDFs entstehen aber noch aus einer festen Vorlage — die Seite weist dich darauf hin.
• Ohne das Recht „Berichtsvorlagen bearbeiten” siehst du das Blatt, kannst aber nichts verschieben.
• Eigene Felder, eigene Tabellen und einstellbare Tabellenspalten gibt es bisher nur beim Regiebericht. Freie Bausteine und Kopf-Einstellungen gibt es bei Regiebericht und Abnahmeprotokoll.
• Verlässt du die Seite mit ungespeicherten Änderungen, fragt der Browser nach.