Daten aus einer Datei importieren

• FürBetriebsleiter, Büro
• ModulDatenimport

Gilt ab Work7 0.10.0 · Stand 01.11.2026

Wenn du von einer anderen Software zu Work7 wechselst, importierst du deine bestehenden Kunden, Projekte und Material. Work7 liest die Spalten aus deiner Excel- oder CSV-Datei, ordnet sie automatisch ein und fragt nach bei Unsicherheiten.

Dateien vorbereiten

Damit der Import klappt, hilft es, die Dateien ein wenig herzurichten:

Eine Tabelle je Blatt. Hat deine Excel-Datei mehrere Blätter – eines mit Kunden, eines mit Projekten – macht das nichts. Aber je Blatt sollte es nur eine Art von Daten geben. Ein Blatt namens „Kunden" und eines namens „Projekte" funktioniert; ein Blatt mit „Kunden + Kontaktpersonen gemischt" braucht mehr Klicks zum Sortieren.

Kopfzeile oben. Die erste Zeile mit den Spaltenüberschriften sollte oben stehen: „Kundennummer", „Name", „Ort", usw. Work7 sucht sie automatisch, auch wenn noch ein paar leere Zeilen oben sind.

Spaltennamen – egal wie. Dein System heißt die Spalte „Kunde", Work7 nennt sie „Name" – kein Problem. Du ordnest die Spalten nach dem Hochladen selber zu. Spalten, die Work7 nicht braucht (zum Beispiel interne Bemerkungen), lässt du einfach stehen; Work7 fragt, ob es sie braucht.

Nummern und Codes mitliefern. Hast du eine Kundennummer oder Projektnummer, nimm sie mit auf. Wenn dein Altsystem einen Kunden mit der Nummer KD-2024-0815 kennt, kann Work7 den Datensatz später schon daran erkennen.

Alle nötigen Daten in einer Datei. Hast du eine Kunden- und eine Projektliste, kannst du beide in die gleiche Datei packen – in verschiedene Blätter natürlich – und alles in einem Rutsch importieren. Das sparplusMehrfach-Hochladen.

Schritt für Schritt

Der Import läuft in Schritten, die oben als Leiste stehen: Hochladen → Spalten → Eigene Felder → Werte → Vorschau → Ergebnis. Eigene Felder erscheint nur, wenn ein Ziel zusätzliche Felder anbietet (etwa bei Projekten), Werte nur, wenn Auswahlwerte noch offen sind. Mit Weiter und Zurück in der Leiste am unteren Rand gehst du einen Schritt vor oder zurück; deine Eingaben bleiben dabei erhalten.

1. Import öffnen

1. Gehe auf Einstellungen › Integrationen & Daten › Datenimport.
2. Klicke auf Datei hochladen.

2. Dateien auswählen und hochladen

1. Wähle eine oder mehrere CSV- oder Excel-Dateien aus deinem Computer (insgesamt bis zu 10 Dateien, max. 20 MB je Datei). Work7 liest und analysiert sie im Hintergrund – das kann ein oder zwei Minuten dauern.
2. Du erhältst eine Benachrichtigung, wenn die Analyse fertig ist. Dann siehst du übersichtlich, welche Tabellen (Blätter) und welche Datensätze Work7 erkannt hat.

Screenshot: Hochgeladen, Analyse läuft

3. Tabellen und Spalten zuordnen

Pro Blatt deiner Datei zeigt Work7 eine Karte:

• Welche Daten stecken drin? Work7 schlägt vor: „Das sieht nach Kunden aus" (mit einer Sicherheit in %). Mehr als eine Entität möglich: eine Projektliste mit Kundenspalten wird als Projekte + Kunden erkannt.
• Spalte ↔ Feld: Du siehst deine Spalte (z. B. „Kundennr.") und wählst aus, in welches Work7-Feld sie gehört (z. B. „Kundennummer"). Unter jeder Spalte stehen Beispielwerte aus deiner Datei – der Treffer-Vorschlag von Work7 ist fett.
• Beispiel: Deine Spalte „Ort" wird automatisch auf „Stadt/Ort" vorgeschlagen; du kannst aber auch „Land" statt „Stadt" wählen, wenn deine Datei da eine Abkürzung (AT, DE) enthält.

Spalten, die Work7 nicht braucht (z. B. „Interne Bemerkungen"), erscheinen unten mit „nicht zugeordnet". Die kannst du ignorieren.

Woher die Zuordnung kommt. Unter jeder Spalte steht klein, wie Work7 darauf gekommen ist: „Spaltenname" heißt, Work7 hat den Namen deiner Spalte direkt wiedererkannt; „KI" heißt, die künstliche Intelligenz hat den Vorschlag gemacht, weil der Spaltenname allein nicht eindeutig war; „von dir" steht dort, sobald du eine Zuordnung selbst geändert hast. Wo Work7 eine Spalte nicht zuordnet, steht meist ein kurzer Grund dabei, zum Beispiel dass zwei Spalten dieselben Werte enthalten oder dass eine Spalte wie ein Name aussieht und deshalb lieber als Ansprechpartner vorgeschlagen statt als Feld zugeordnet wird.

Zuordnung wiederverwenden. Lädst du eine Datei hoch, deren Spalten genau so aussehen wie bei einem früheren Import, übernimmt Work7 automatisch dieselbe Zuordnung — am Blattkopf steht dann „Zuordnung aus einem früheren Import mit gleichen Spalten". Passt das nicht mehr, klickst du auf Neu erkennen: Work7 ordnet die Spalten frisch zu, verwirft dabei aber deine eigenen Änderungen an dieser Zuordnung, an den Zusätzlichen Feldern und an bereits geprüften Zeilen — Work7 fragt vorher extra nach, bevor es das macht.

Blätter, die nur über eine Nummer zusammenhängen. Hat deine Datei zum Beispiel ein Blatt „Kunden" und ein Blatt „Bauvorhaben", das die Kunden nur über eine Kundennummer nennt statt über einen Namen, hängt Work7 die Bauvorhaben automatisch an die passenden Kunden aus dem anderen Blatt beziehungsweise an schon bestehende Kunden in Work7. Aus einer bloßen Nummer legt Work7 nie selbst einen neuen Kunden an — findet es keinen passenden Kunden, zeigt die betroffene Zeile beim Prüfen „Entscheidung nötig". Steht auf einem Blatt gar kein Kundenname, schaltet Work7 das dazugehörige Kunden-Ziel ab, statt es zu löschen; in der Karte kannst du es jederzeit wieder einschalten.

Zusätzliche Felder am Projekt. Bei Projekten gehen Spalten ohne passendes Feld nicht verloren. In der Projekt-Karte steht unten die Tabelle Zusätzliche Felder (Attribute): je Spalte ein Häkchen Importieren, Beispielwerte, wie oft die Spalte gefüllt ist, und der Attributname, unter dem der Wert am Projekt steht. Spalten, die sonst nirgends hingehören (etwa „Kostenstelle" oder „Auftragsdatum"), sind schon angehakt; den Namen kannst du ändern. Nach dem Import siehst du die Werte am Projekt unter Zusätzliche Attribute und kannst sie dort bearbeiten. Wie das geht, steht in Projekte anlegen und bearbeiten. Sind alle Spalten zugeordnet, steht dort „Alle Spalten sind zugeordnet."

Spalten mit Personendaten – Namen (auch der Kundenname), E-Mail-Adressen, Telefonnummern, zum Beispiel ein Bauleiter, den Work7 als Ansprechpartner beim Kunden anlegt – sind nie vorausgewählt. Work7 erkennt sie an der Zuordnung und an der Spaltenüberschrift (etwa „Name", „Kunde", „Bauleiter") und ist dabei lieber vorsichtig. Das gilt für Importe, die du neu hochlädst. Brauchst du so eine Spalte trotzdem am Projekt, hake sie selbst an. Den Namen „Altnummer" kannst du nicht vergeben; Work7 nutzt ihn selbst (siehe unten).

Privat oder Firma. In der Kunden-Karte steht die Auswahl Privat oder Firma. Standard ist je Zeile erkennen: Firmen mit Rechtsform (GmbH, KG, e.U. …) oder einem Wort wie Gemeinde, Verein, Hotel oder Hausverwaltung erkennt Work7 selbst; für die übrigen Namen macht die KI einen Vorschlag, den du im Schritt Werte bestätigst. Enthält deine Liste ausschließlich Firmen oder ausschließlich Privatpersonen, kannst du stattdessen Organisation (für alle Zeilen) oder Person (für alle Zeilen) wählen. Hat Work7 in einer gemischten Liste eine solche Vorgabe von selbst gesetzt, nimmt es sie wieder zurück und sagt das in der Karte („Firmen und Privatpersonen gemischt …"). Steht in deiner Datei eine eigene Spalte für die Art, gilt diese.

Hat das Blatt daneben Ansprechpartner-Spalten (etwa „Bauleiter" oder Vorname und Nachname der Kontaktperson), ist Zeilen ohne Firma: Privatkunde aus den Ansprechpartner-Spalten angehakt: Fehlt in einer Zeile die Firma, wird die dort genannte Person selbst zum Kunden – mit Vor- und Nachname, E-Mail und Telefon aus diesen Spalten. Bei Zeilen mit Firma bleibt die Person Ansprechpartner der Firma.

Zwei Kunden in einer Zeile: Auftraggeber und Rechnungsempfänger. Stehen in deiner Auftragsliste zwei Kunden je Zeile – etwa Spalten „Auftraggeber Name" und „Rechnung Name" –, legt Work7 dafür zwei Kunden-Karten an, jede mit ihrer Rolle: Auftraggeber und Rechnungsempfänger. Jede Karte hat ihre eigenen Spalten, und du siehst die Rolle oben neben „Kontakte". Das Projekt hängt automatisch am Auftraggeber; unter Kunde: in der Projekt-Karte kannst du stattdessen den Rechnungsempfänger wählen. Ist derselbe Kunde in beiden Rollen genannt, legt Work7 ihn nur einmal an – vorausgesetzt, beide Karten erkennen Doppelte über dasselbe Merkmal (etwa die Kundennummer); hat nur eine Karte eine Nummer und die andere nur den Namen, entstehen zwei Kunden. Eine Zeile ohne Rechnungsempfänger bleibt in dieser Karte einfach leer („Keine Werte"); die Ansprechpartner-Spalten gehören dabei zum Auftraggeber und werden nie zum Rechnungsempfänger. Du kannst so eine zweite Karte auch selbst anlegen: Ziel hinzufügen … bietet jede Art noch einmal an („Kontakte (weiteres Ziel)"), im Feld Rolle gibst du ihr einen Namen. Sobald ein Blatt zwei Kunden-Karten hat, verlangt Work7 beim Speichern, dass du bei der Verknüpfung ausdrücklich wählst, welche gemeint ist – der Haken „aus derselben Zeile" wird dann zu einer Auswahl.

Listen mit Blöcken je Kunde. Manche Auftragsbücher stehen nicht als Tabelle da, sondern als Blöcke: eine Zeile „Kunde: Berger Bau GmbH, …", darunter „E-Mail: …", dann eine eigene Kopfzeile „Auftrag | Bezeichnung | Datum | Betrag", die Aufträge dieses Kunden und eine Summenzeile – und das für jeden Kunden noch einmal. Work7 erkennt diesen Aufbau beim Hochladen selbst (am Blattkopf steht „Blockaufbau" mit den erkannten Etiketten, etwa „Kunde, E-Mail") und legt zwei Karten an: Kontakte – Kopfdatensatz liest je Block genau einen Kunden aus den Etikettzeilen (in der Karte stehen die Etiketten statt der Spalten: „Kunde" → Name / Firma, „E-Mail" → E-Mail; der ganze Text hinter „Kunde:" wird zum Namen), Projekte – Positionen liest die Aufträge unter den Kopfzeilen. Die Positionen hängen unter Kunde: automatisch „aus dem Kopfdatensatz des Blocks" am Kunden ihres Blocks. Titel, Kopfzeilen, Summen und Leerzeilen werden nie zu Datensätzen; wie viele davon es gibt, steht am Blattkopf („nicht importiert: 1 Titel, 3 Leerzeilen, …") und beim Prüfen. Steht derselbe Kunde in zwei Blöcken, legt Work7 ihn nur einmal an, alle seine Aufträge hängen daran. Über Blattaufbau prüfen siehst du jede Zeile der Datei mit ihrer Art (Titel, Kopfzeile des Blocks, Etikettzeile, Kopfzeile, Position, Summe, Leerzeile) und kannst eine Art umstellen – etwa eine Summenzeile, die in Wahrheit ein Auftrag ist – oder das Blatt mit Als einfache Tabelle lesen doch als Tabelle behandeln. Nach jeder solchen Änderung erkennt Work7 die Zuordnung der Datei neu und fragt vorher nach, weil eigene Änderungen an der Zuordnung dabei verloren gehen. Die Adresse im Kundentext trennt Work7 in dieser Version nicht ab; sie bleibt Teil des Namens, und ein Privatkunde mit Adresse im Text wird dadurch als Firma angelegt – ändere das nach dem Import am Kontakt.

Regeln und Blattaufbau öffnen als Dialog. Einstellungen wie Modus oder Umgang mit Duplikaten stellst du je Ziel über Regeln ein, den Aufbau eines Blatts (Tabelle oder Blöcke je Kunde) über Blattaufbau. Beides öffnet sich als Fenster über der Zuordnung; nach dem Umschalten des Blattaufbaus erkennt Work7 das Blatt neu.

Eigene Felder. Mit Weiter aus dem Schritt Spalten kommst du zu Eigene Felder: Dort wählst du, welche übrigen Spalten als zusätzliche Felder am Projekt landen (Tabelle Zusätzliche Felder (Attribute), siehe oben). Gibt es keine solchen Felder, springt Work7 direkt weiter.

Hast du mehrere Blätter, machst du das Gleiche für jedes.

Screenshot: Spaltenzuordnung

4. Werte zuordnen

Manche Spalten haben in Work7 eine feste Auswahl: der Status eines Projekts (Aktiv, Abgeschlossen, Archiviert), die Art eines Kontakts (Organisation, Person), seine Rollen (Kunde, Lieferant) und das Land (als Ländercode). Steht in deiner Datei ein Wert, den Work7 nicht sicher zuordnen kann – etwa „teilgeliefert", „in progress" oder „Frankreich" –, zeigt Work7 nach der Zuordnung den Schritt Werte. Passen alle Werte, überspringt Work7 den Schritt und geht direkt zum Prüfen; im Fortschrittsbalken ist er dann als erledigt markiert.

Je Ziel und Feld siehst du eine Tabelle: den Wert aus deiner Datei, wie oft er vorkommt, den Work7-Wert, den du wählst, und woher die Auswahl stammt. Während Work7 lädt, steht dort „KI schlägt Werte vor …" – die künstliche Intelligenz bekommt dafür nur die Werte selbst mit ihrer Anzahl, keine Zeilen deiner Datei. Ein Vorschlag ist mit KI-Vorschlag markiert und schon eingetragen; du bestätigst ihn mit Weiter zur Prüfung oder wählst etwas anderes (dann steht von dir dabei). Willst du einen Wert gar nicht übernehmen, wähle Ignorieren (Standard verwenden) – das Feld bekommt dann den Standardwert, beim Projektstatus zum Beispiel „Aktiv". Werte, die Work7 sicher erkannt hat (etwa „offen" oder „abgeschlossen"), sind eingeklappt; über erkannte Werte anzeigen kannst du auch sie ändern.

Weiter geht es erst, wenn kein Wert mehr offen ist – die Zahl der offenen Werte steht neben dem Button. Mit Vorschläge neu holen fragst du die KI noch einmal, mit Zurück zur Zuordnung änderst du die Spalten; deine Auswahl bleibt dabei erhalten, solange Blatt und Ziel gleich bleiben. Auch wenn du die Werte in der Datei änderst und die Liste später noch einmal hochlädst, fragt Work7 nur die Werte, die es dann nicht kennt.

Der Originalwert geht nicht verloren. Bei Projekten ist die Spalte mit dem Status in der Zuordnung unter Zusätzliche Felder (Attribute) schon angehakt: Am Projekt steht dann sowohl der Work7-Status als auch dein ursprünglicher Wert (zum Beispiel „teilgeliefert") als zusätzliches Feld.

Privat oder Firma? Steht in deiner Kundenliste nur eine Namensspalte, zeigt der Schritt Werte außerdem den Abschnitt Privat oder Firma?: je verschiedenem Namen die Anzahl, die Art (Person oder Firma), Vorname und Nachname sowie die Herkunft. Firmen mit Rechtsform oder einem Wort wie Gemeinde, Hotel oder Hausverwaltung sind als erkannt eingeklappt; für alle anderen Namen bekommt die KI nur die Namen – keine Adressen, keine E-Mail-Adressen – und schlägt Art, Vorname und Nachname vor (KI-Vorschlag). Prüfe die Vorschläge: Steht der Nachname in deiner Datei vorne („Nachbauer Christine"), hat Work7 das meist schon richtig getrennt; wenn nicht, hilft Tauschen. Ein Ehepaar wie „Hämmerle Walter & Margit" wird eine Person mit dem Nachnamen „Hämmerle" und dem Vornamen „Walter & Margit"; der Name, wie er in der Datei steht, bleibt als Anzeigename erhalten. Mit den Filtern nur Personen und unklar findest du schnell, was noch offen ist. Weiter geht es, wenn jeder Name eine Art hat und jede Person einen Nachnamen.

Namen der Ansprechpartner. Steht ein Ansprechpartner (zum Beispiel der Bauleiter) in einer einzigen Spalte, trennt Work7 den Namen in Vor- und Nachname und zeigt das im Abschnitt Namen der Ansprechpartner zur Bestätigung – auch hier mit Tauschen. Hat deine Datei getrennte Spalten für Vor- und Nachname, entfällt das.

Länder. Work7 speichert das Land als Kürzel (AT, DE, CH …). Die deutschen und englischen Namen aller Länder in der Liste erkennt Work7 selbst – etwa „Österreich", „Deutschland", „Schweiz", „Frankreich", „Netherlands", „Tschechien" oder „Iceland" – und auch die Autokennzeichen wie „A", „D", „I", „FL" oder „SLO"; die Liste umfasst Österreich, Deutschland, Schweiz, Liechtenstein, Italien, Frankreich, Niederlande, Belgien, Luxemburg, Dänemark, Polen, Tschechien, Slowakei, Ungarn, Slowenien, Norwegen und Island. Andere Schreibweisen (zum Beispiel Abkürzungen wie „Frankr.") wählst du hier aus, die KI schlägt sie vor. Ein Land, das in der Liste fehlt, kannst du derzeit nicht auswählen – wähle Ignorieren, dann bekommt der Kontakt das Land deines Betriebs. Das gilt auch für Zeilen ohne Land.

Screenshot: Werte zuordnen

5. Zeilen prüfen und entscheiden

Work7 zeigt nun alle Zeilen aus deiner Datei:

• Grün (Bereit): Der Datensatz sieht ok aus und wird beim Import angelegt oder aktualisiert. Achte auf gelb hinterlegte Hinweise in der Zeile: Steht dort zum Beispiel „Kunde … wird derzeit nicht importiert“, scheitert die Zeile beim Import, solange du den Kunden nicht auf Anlegen stellst. Solche Zeilen zählt Work7 nicht als „bereit“, sondern zeigt sie oben im eigenen Filter Hängt an nicht importierter Zeile (Anzahl).
• Rot (Fehler): Etwas ist falsch; Work7 sagt, was.
• Gelb (Entscheidung nötig): Ein Kunde oder Projekt aus deiner Datei gibt es möglicherweise schon in Work7. Du wählst: „Neu anlegen", „Diese Kopie überschreiben" oder „Überspringen".
• Orange (Konflikt): Ein Feld hat verschiedene Werte (z. B. Kundennummer gibt es, aber mit anderem Namen). Unter dem neuen Wert steht der bisherige („bisher: …“). Konflikte kannst du Feld für Feld abwählen: Hakst du nicht überschreiben an, bleibt der bisherige Wert, die übrigen Felder der Zeile werden aktualisiert.

Über den Filter oben kannst du nur die gelben oder roten Zeilen ansehen. Mit der Checkbox links bulkweise alle gleich behandeln.

Doppelte Zeilen in der Datei. Steht derselbe Kunde mehrmals in der Datei (etwa einmal je Auftrag), legt Work7 ihn nur einmal an: Die erste Zeile wird angelegt, die übrigen stehen auf „übersprungen“ mit dem Hinweis „Doppelt in der Datei (wie Zeile …)“. Alle Aufträge hängen trotzdem am selben Kunden. Willst du lieber eine andere Zeile als Vorlage verwenden, stell genau diese auf Anlegen – Work7 meldet „Träger gewechselt“ und überspringt die bisher angelegte Zeile. Mehrere Zeilen desselben Kunden auf einmal anzulegen, ist nicht möglich. Gibt es den Kunden schon in Work7, lässt sich keine der doppelten Zeilen neu anlegen, nur Aktualisieren; weichen ihre Werte ab, zeigt die Zeile die Unterschiede wie jeder andere Konflikt.

Überspringen wirkt sofort auf abhängige Zeilen. Überspringst du alle Zeilen eines Kunden, können seine Aufträge und Ansprechpartner nicht importiert werden: Work7 stellt sie sofort auf Entscheidung nötig und meldet zum Beispiel „3 abhängige Zeilen werden nicht importiert“. Legst du den Kunden danach doch an, sind sie wieder bereit. Hast du eine solche Zeile zwischendurch selbst übersprungen, bleibt sie übersprungen.

Zusätzliche Felder beim zweiten Import. Importierst du dieselbe Liste noch einmal, findet Work7 die Projekte wieder und ergänzt die zusätzlichen Felder: Vorhandene Felder bleiben, neue kommen dazu. Hat ein Feld am Projekt schon einen anderen Wert, steht die Zeile auf Konflikt; in der Spalte Zusatzfelder siehst du den bisherigen Wert und kannst mit nicht überschreiben festlegen, dass er bleibt. Ein Projekt hat höchstens 50 zusätzliche Felder – was darüber hinausgeht, nennt Work7 beim Prüfen, auch an doppelten Zeilen, die du später auf Aktualisieren stellen könntest. Wiedererkannt werden Projekte über die Projektnummer oder die Altnummer (siehe Tipps); Projekte ohne Altnummer erkennt Work7 an einer Auftragsnummer nicht.

Blöcke je Kunde. Bei einem Blatt im Blockaufbau steht über der Zeilenliste, welche Zeilen der Datei dieses Ziel nicht liest („nicht als Position gelesen – 1 Titel, 3 Leerzeilen, 1 Kopfzeile, 2 wiederholte Kopfzeilen, 3 Summenzeilen …"); diese Zeilen erscheinen nirgends als Datensatz und lassen sich auch nicht anlegen. Die Spalte Zeile zeigt die Zeilennummer aus deiner Datei, wie Excel sie anzeigt – auch nach Leerzeilen.

Ansprechpartner. Steht derselbe Ansprechpartner (zum Beispiel ein Bauleiter) bei mehreren Aufträgen desselben Kunden, legt Work7 ihn nur einmal an; die weiteren Zeilen stehen auf „übersprungen“ mit „Doppelt in der Datei“. Zeilen ohne Ansprechpartner werden als „Keine Werte für dieses Ziel“ übersprungen. Ein Ansprechpartner braucht einen Namen: Steht in der Zeile nur eine E-Mail-Adresse oder Telefonnummer (etwa „office@…"), legt Work7 keine Person an, sondern überspringt die Zeile mit „Kein Personenname – kein Ansprechpartner.“ Ist der Kunde eine Privatperson, hat er keinen Ansprechpartner: Die Zeile wird beim Prüfen übersprungen mit „Kunde ist Privatperson – kein Ansprechpartner; zum Behalten die Spalte als Zusatzfeld am Projekt anhaken.“ Diese Zeilen zählen im Ergebnis als übersprungen (gewollt), nicht als Fehler. Willst du den Namen trotzdem am Projekt haben, hake die Spalte in der Zuordnung unter Zusätzliche Felder (Attribute) selbst an – Work7 wählt Personenspalten nie von allein.

Screenshot: Zeilenpruefung

6. Import starten

Klicke Jetzt importieren. Die neuen und geänderten Datensätze werden in Work7 angelegt. Das kann bei großen Dateien ein paar Minuten dauern. Klickst du versehentlich zu früh oder in einem falschen Zustand (z. B. während gerade neu erkannt wird), nennt die Fehlermeldung jetzt den genauen Status, in dem sich der Import gerade befindet. Du siehst ein Ergebnis:

• Wie viele Datensätze neu angelegt wurden
• Wie viele geändert wurden
• Übersprungen (gewollt): Zeilen, die du selbst übersprungen hast, doppelte Zeilen aus der Datei, Zeilen ohne Werte für dieses Ziel und Datensätze, die es schon gab. Hier fehlt nichts.
• Nicht importiert – Fehler oder offene Entscheidung: Zeilen, die beim Prüfen rot (Fehler) oder gelb (Entscheidung nötig) waren. Diese Daten sind nicht in Work7 – korrigiere sie in der Datei oder entscheide sie beim nächsten Versuch.
• Beim Schreiben fehlgeschlagen: Zeilen, die beim Prüfen in Ordnung waren, aber beim Anlegen gescheitert sind.

Gibt es nicht importierte oder fehlgeschlagene Zeilen, bekommst du eine CSV-Datei zum Herunterladen mit diesen Zeilen und der Fehlermeldung – damit kannst du die Daten vor einem zweiten Versuch korrigieren. Die Zeilennummern in der Liste, in den Hinweisen und in der CSV-Datei sind die Zeilennummern aus Excel, auch wenn deine Kopfzeile weiter unten steht. Hat deine Datei mitten in den Daten ganz leere Zeilen, verschiebt sich die Nummer danach um deren Anzahl.

Bei Importen, die vor dieser Änderung gelaufen sind, steht im Ergebnis weiter nur „Übersprungen“ – dort sind Zeilen mit Fehlern noch mitgezählt.

Screenshot: Import-Ergebnis

7. Zuordnung nachträglich bearbeiten

Merkst du nach dem Import, dass die Zuordnung nicht ganz gestimmt hat – eine Spalte vergessen, den Kunden der Projekte nicht verknüpft, ein zusätzliches Feld nicht angehakt –, musst du nicht rückgängig machen und neu importieren:

1. Unter Letzte Importe steht neben jedem abgeschlossenen Import Zuordnung bearbeiten, ebenso im Ergebnis eines abgeschlossenen Imports neben Import rückgängig machen.
2. Work7 fragt nach („Zuordnung nachträglich bearbeiten?“). Zuordnung bearbeiten öffnet den Import wieder im Schritt Spalten; Abbrechen lässt ihn abgeschlossen.
3. Ändere die Zuordnung wie beim ersten Mal und gehe mit Weiter zur Vorschau. In jedem Schritt steht oben „Nachbearbeitung – vorhandene Datensätze werden aktualisiert.“, unter Letzte Importe trägt der Import das Etikett Nachbearbeitung.
4. In der Vorschau tragen Zeilen mit einem Datensatz aus diesem Import das Etikett Aus diesem Import. Unten steht, wie viele Datensätze aktualisiert und wie viele neu angelegt werden, zum Beispiel „5 werden aktualisiert, 6 neu angelegt“.
5. Klicke Änderungen übernehmen. Im Ergebnis steht danach „Nachbearbeitet am … (erstmals importiert am …)“.

Du kannst einen Import auch mehrmals nachbearbeiten. Was dabei gilt:

• Aktualisieren statt neu anlegen. Kunden, Ansprechpartner und Projekte, die dieser Import angelegt oder geändert hat, werden aktualisiert; es entstehen keine Doppelten. Zeilen, die beim ersten Mal nicht importiert wurden und jetzt in Ordnung sind – etwa Projekte, deren Kunde jetzt verknüpft ist –, legt Work7 neu an; sie gehören ab dann zu diesem Import.
• Was bleibt. Work7 schreibt nur Felder, die deine Datei liefert. Eine Spalte, die du nicht mehr zuordnest, oder eine leere Zelle löscht nichts am Datensatz. Was du seit dem Import von Hand geändert hast, bleibt, solange die Datei das Feld nicht liefert: Ein Kunde, den du auf inaktiv gesetzt hast, bleibt inaktiv, ein abgeschlossenes Projekt bleibt abgeschlossen, solange keine Status-Spalte zugeordnet ist. Liefert die Datei ein Feld, das du von Hand geändert hast, zeigt die Zeile den bisherigen Wert („bisher: …“) als Konflikt. Konflikte kannst du Feld für Feld abwählen: Mit nicht überschreiben bleibt der bisherige Wert, sonst gilt der Wert aus der Datei.
• Karten nur abschalten, nicht entfernen. Eine Karte, aus der schon Datensätze importiert wurden, lässt sich nicht entfernen: Der Papierkorb ist ausgegraut („Enthält Datensätze aus diesem Import – nur deaktivieren möglich“). Schalte sie mit importieren aus – ihre Datensätze bleiben dann unverändert, und Rückgängig nimmt sie weiterhin mit. Blatt und Art der Daten einer solchen Karte bleiben fest. Neu erkennen gibt es in der Nachbearbeitung nicht, und den Blattaufbau kannst du nur ansehen, nicht umstellen.
• Seither gelöschte Datensätze. Hast du einen Datensatz aus diesem Import inzwischen gelöscht, legt Work7 ihn nicht wieder an. Die Zeile steht auf „übersprungen“ mit „Datensatz wurde seit dem Import gelöscht – wird nicht neu angelegt.“
• Kundennummer. Hat dieser Import einen Kunden angelegt und ordnest du jetzt eine Spalte mit Kundennummer zu, zeigt die Zeile die bisherige Nummer („bisher: …“) und übernimmt die Nummer aus der Datei – außer du hakst bei der Kundennummer nicht überschreiben an. Ist diese Nummer schon an einen anderen Kontakt vergeben, bleibt die bisherige, und die Zeile sagt das. Kunden, die es schon vor dem Import gab, behalten ihre Nummer wie bisher.
• Zwei Zeilen, ein Datensatz. Trifft eine Zeile denselben Datensatz wie eine andere Zeile dieses Imports, steht sie auf „übersprungen“ („Derselbe Datensatz wie Zeile … dieses Imports.“). Stellst du sie auf Aktualisieren, überspringt Work7 stattdessen die andere Zeile und meldet das. Zeilen mit dem Etikett Aus diesem Import lassen sich nicht neu anlegen: Sind solche Zeilen ausgewählt, fehlt Anlegen, und dort steht zum Beispiel „2 Zeilen aus diesem Import werden nur aktualisiert“.
• Ein späterer Import hat denselben Datensatz geändert. Dann steht an der Zeile „Datensatz wurde danach auch von Import „…“ geändert.“ Übernehmen kannst du trotzdem; die Werte aus dieser Datei gelten dann.
• Ansprechpartner. Ordnest du einen Ansprechpartner, den dieser Import angelegt hat, jetzt einer anderen Firma zu, wechselt er die Firma, statt bei beiden zu stehen.

Schlägt das Übernehmen fehl, bleibt der Import in der Nachbearbeitung: Über Zur Zuordnung versuchst du es noch einmal, oder du machst den Import rückgängig.

8. Rückgängig machen (falls nötig)

Hat der Import etwas falsch gemacht, kannst du ihn mit Import rückgängig machen zurückdrehen. Work7 fragt vorher nach („Import rückgängig machen?“); erst Rückgängig machen startet das Zurückdrehen, Abbrechen lässt alles, wie es ist. Work7 löscht die neu angelegten Datensätze und stellt alle geänderten wieder her. Du kannst es danach mit korrigierten Daten erneut versuchen.

Auch während einer Nachbearbeitung. In den Schritten Spalten, Eigene Felder, Werte und Vorschau einer Nachbearbeitung steht Import rückgängig machen oben im Hinweis, nach einem Fehler im Ergebnis neben Zur Zuordnung. Rückgängig nimmt immer den ganzen Import zurück, auf den Stand vor dem ersten Import: Auch Datensätze, die erst bei einer Nachbearbeitung angelegt wurden, werden gelöscht, und geänderte Datensätze bekommen ihre Werte von vor dem ersten Import zurück. Einzelne Nachbearbeitungen lassen sich nicht getrennt zurücknehmen. Eine Ausnahme: Hat der Import einen Ansprechpartner, den es schon vorher gab, einer Firma zugeordnet, bleibt diese Zuordnung nach dem Rückgängigmachen stehen – entferne sie bei Bedarf am Kontakt.

Tipps

• Kundenliste vor Projektliste importieren. Wenn deine Projektdatei eine „Kunde"-Spalte hat, findet Work7 die Kunden schneller, wenn du sie schon vorher angelegt hast.
• Neue Kunden anlegen. Während des Imports kann Work7 unbekannte Kunden auf deinen Wunsch hin neu anlegen – sehr praktisch für Mitarbeiterlisten oder Projektlisten, wo Kunden auftauchen, die noch nicht im System sind.
• Nummern übernehmen. Hattest du früher einen Kunden mit der Nummer KD-0815, übernimmt Work7 die. Sind alle Nummern schon vergeben, vergibt Work7 automatisch neue – du siehst eine Warnung beim Prüfen. Findet Work7 einen bestehenden Kunden nicht über die Kundennummer, sondern über E-Mail oder Name und PLZ, behält er seine bisherige Nummer: Die Nummer aus der Datei wird nicht übernommen, und die Zeile zeigt „Kunde über E-Mail/Name gefunden; die Kundennummer … aus der Datei wurde nicht übernommen (bestehend: …).“ So bekommt ein anderer Kunde gleichen Namens am selben Ort nie eine fremde Nummer.
• Auftragsnummern und die „Altnummer". Deine Auftragsnummer wird Projektnummer, wenn es sie in deinem Betrieb noch nicht gibt; ob ein anderer Betrieb dieselbe Nummer nutzt, spielt keine Rolle. Ist sie in deinem Betrieb schon vergeben, bekommt das Projekt eine Work7-Nummer, und deine Auftragsnummer steht am Projekt im zusätzlichen Feld Altnummer – beim Prüfen siehst du dazu einen Hinweis. Über dieses Feld findet Work7 das Projekt beim nächsten Import derselben Liste wieder. Benenne es deshalb nicht um und lösche es nicht, sonst legt ein neuer Import das Projekt ein zweites Mal an. Ein so gefundenes Projekt behält seine Work7-Nummer, auch wenn deine Auftragsnummer später frei wird – gedruckte Belege bleiben gültig.
• Projekte ohne Altnummer werden nicht automatisch erkannt. Hast du Projekte von Hand angelegt oder früher ohne Nummer importiert, ordnet Work7 eine Zeile mit Auftragsnummer ihnen nicht zu – das Risiko, das falsche Projekt zu treffen, wäre zu groß. Gibt es beim selben Kunden schon ein Projekt gleichen Namens, zeigt die Zeile beim Prüfen „Ein Projekt gleichen Namens bei diesem Kunden existiert bereits (Nr. …); es wird ein neues angelegt.“ Willst du kein zweites Projekt, stell die Zeile auf Überspringen.
• Rollen von Kontakten. Eine Kundenliste kann neben den Kunden auch Lieferanten enthalten. Deine Spalte könnte dann „Rolle" heißen, mit Werten wie „Kunde" oder „Lieferant". Work7 übernimmt die Zuordnung; steht dort etwas anderes (etwa „Debitor" oder „Partner"), fragt Work7 im Schritt Werte nach.