Lieferschein schreiben, fertigstellen und als geliefert markieren

• FürChef und Büro (Administratoren und Manager)
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Gilt ab Work7 0.10.0 · Stand 03.11.2026

Mit einem Lieferschein hältst du fest, welche Ware du an den Kunden geliefert hast. Er hat keine Preise: Je Position stehen die bestellte und die gelieferte Menge, dazu Lieferdatum, Warenempfänger, Lieferanschrift und unten zwei Zeilen zum Unterschreiben („Übergeben“ und „Ware erhalten“). Der Lieferschein verändert keinen Lagerbestand und bucht nichts.

Ein Lieferschein ist zuerst ein Entwurf, den du in einer Maske bearbeitest. Mit Versenden (Senden, Herunterladen, Drucken oder Nur fertigstellen) wird er unveränderlich; das PDF, das der Kunde bekommt, bleibt danach genau so abrufbar.

Lieferschein anlegen

Es gibt drei Wege:

• Aus einer Auftragsbestätigung: Auftragsbestätigung öffnen › Weitere › Lieferschein erstellen. Work7 übernimmt Kunde, Projekt und die Positionen (ohne Alternativ- und Eventualpositionen).
• Aus einem angenommenen Angebot: Angebot öffnen › Mehr › Lieferschein erstellen. Das geht nur, wenn das Angebot angenommen ist.
• Für ein Projekt oder einen Kunden: Aufträge › Lieferscheine › Lieferschein erstellen (oder in der Angebotsliste der Pfeil neben Angebot erstellen › Lieferschein). Es öffnet sich die Maske des Lieferscheins; wähle zuerst Projekt oder Kunde (ein Projekt bringt seinen Kunden mit) und bei Bedarf das Lieferdatum (Vorgabe heute). Mit der Wahl entsteht der Entwurf. Auf der Projektseite führt das + bei Dokumente › Lieferschein in dieselbe Maske, das Projekt ist vorgewählt; angelegt wird dann mit Lieferschein anlegen. Der Lieferschein startet ohne Positionen.

Die Nummer kommt sofort beim Anlegen (Standard LS-2026-0001). Verwirfst du einen Entwurf, wird die Nummer nicht neu vergeben.

Bearbeiten in der Maske (nur im Entwurf)

Ein Entwurf öffnet immer die Maske. Jede Änderung wird sofort gespeichert; oben rechts steht „Gespeichert“.

• Empfänger: Projekt oder Kunde. Mindestens eines bleibt immer gewählt.
• Lieferdaten: Lieferdatum, Warenempfänger (wer die Ware vor Ort annimmt) und Lieferanschrift (leer = Anschrift des Kunden).
• Positionen: Beschreibung (Freitext oder Artikel aus dem Katalog suchen), Menge, Einheit und Geliefert direkt in der Tabelle; gespeichert wird beim Verlassen der Zeile oder mit Enter, Escape verwirft die Eingaben der Zeile. Wurde weniger geliefert als bestellt, trägst du bei Geliefert die Teilmenge ein (zum Beispiel 6 von 8, 0 = nicht geliefert). Lässt du Geliefert in einer neuen Zeile leer, gilt die bestellte Menge. Den Langtext einer Position bearbeitest du über die Zeilenaktion; mit den Pfeilen änderst du die Reihenfolge, mit dem Papierkorb löschst du eine Position. Preise gibt es auf dem Lieferschein nicht.
• Bemerkung: steht auf dem PDF.

Vorschau zeigt den Entwurf mit dem Wasserzeichen „ENTWURF“. Mehr › Verwerfen löscht den Entwurf.

Versenden, herunterladen, drucken

Versenden speichert zuerst alle offenen Eingaben und öffnet dann den Ausgabe-Dialog: Per E-Mail senden, Herunterladen, Drucken oder Nur fertigstellen. Jede dieser Aktionen stellt den Lieferschein fertig; ohne mindestens eine Position geht das nicht. Betreff und Text der E-Mail legst du unter Einstellungen › Belege › Belegversand bei Lieferschein fest; dort hinterlegte Standardanhänge gehen mit. Ohne Empfänger geht die Mail an die Adresse des Kunden.

Danach zeigt die Seite den fertigen Lieferschein: oben Herunterladen und Senden, unter MehrAls geliefert markieren, Kopieren und die Auftragsbestätigung bzw. das Angebot, aus dem er entstand.

Als geliefert markieren

Mehr › Als geliefert markieren, Datum wählen (nicht in der Zukunft) und bestätigen. Im Entwurf speichert Work7 vorher alle Eingaben und stellt den Lieferschein dabei fertig. Der Status wechselt auf Geliefert; die Projektseite zeigt das bei den Lieferscheinen. In der Liste geht das auch über das Zeilenmenü offener Lieferscheine.

Kopieren

Ein fertiger Lieferschein lässt sich als neuer Entwurf kopieren: Mehr › Kopieren (oder in der Liste im Zeilenmenü), Kunden wählen, Kopie anlegen. Übernommen werden Positionen, Mengen und die Bemerkung, nicht Warenempfänger und Lieferanschrift. Die Kopie bekommt eine neue Nummer.

Liste, PDF und Einstellungen

• Aufträge › Lieferscheine zeigt alle Lieferscheine mit den Spalten Status, Nr., Kunde / Projekt, Bezug (Auftragsbestätigung oder Angebot), Lieferdatum und Datum; beim Scrollen lädt die Liste jeweils 50 weitere nach. Die Reiter Alle, Entwurf, Offen (fertig, noch nicht geliefert) und Geliefert zeigen je die Anzahl. Filter bietet Suche, Kunde, Zeitraum (Belegdatum) und Lieferdatum von–bis; Work7 merkt sich Reiter und Filter.
• Aus einem angenommenen Angebot geht der Lieferschein auch über das Zeilenmenü der Angebotsliste (Lieferschein erzeugen).
• Im Zeilenmenü: Öffnen, Als geliefert markieren (offen), Kopieren (fertig) und Löschen (Entwurf); daneben Vorschau und bei fertigen Herunterladen.
• Das Aussehen des PDFs stellst du unter Einstellungen › Belege › Berichte im Reiter Lieferschein ein.
• Die Nummer folgt dem Nummernkreis Lieferschein unter Einstellungen › Betrieb › Nummernkreise. Das Muster darf nicht dieselben Nummern erzeugen wie Angebote oder Auftragsbestätigungen.

Im Assistenten und auf WhatsApp

Einen Lieferschein legst du im Web oder im Web-Assistenten an (seit Version 0.9.0). Im Web-Assistenten zeigt „Lieferschein zu AB-2026-0001 anlegen“ eine Vorschau mit Auftragsbestätigung, Kunde, Zahl der Positionen und der nächsten Nummer; erst Anlegen legt den Entwurf an. Auch „Lieferschein zum Angebot AN-…“ und „Lieferschein für das Projekt …“ gehen. Auf WhatsApp antwortet der Assistent darauf mit dem Knopf Im Web öffnen.

Auf beiden Wegen holst du das PDF mit PDF hierher in den Chat (als Entwurf mit Wasserzeichen) oder verschickst den Lieferschein mit Senden – die Vorschau sagt dir, dass der Entwurf dabei fertiggestellt wird. Mengen ändern, Als geliefert markieren und Kopieren gehen nur im Web.

Gut zu wissen

• Mitarbeiter ohne Büro-Rechte sehen keine Lieferscheine.
• Ein fertiger Lieferschein lässt sich nicht ändern und nicht löschen. Für eine Korrektur kopierst du ihn.
• Löschst du einen Kunden, der nur Lieferschein-Entwürfe hat, gehen die Entwürfe mit.