Darstellung
Eingang: was per WhatsApp erfasst wurde
- FürChef und Büro (Administratoren und Manager)
- Modulimmer dabei
Was deine Mitarbeiter auf der Baustelle per WhatsApp erfassen, landet im Eingang. Dort siehst du auf einen Blick, was neu ist, öffnest es, vervollständigst es bei Bedarf und markierst es als geprüft. So geht nichts unter, und niemand muss im Chatverlauf suchen.
Wo du den Eingang findest
- Im Menü unter Übersicht › Eingang.
- Auf der Übersicht (Dashboard) steht unter Zu erledigen eine Zeile wie „3 Erfassungen aus WhatsApp prüfen“, solange etwas offen ist. Ein Klick auf die Zeile öffnet den Eingang. Unter Anpassen kannst du die Zahl Eingang aus WhatsApp zusätzlich in die Kennzahlen nehmen.
Mitarbeiter sehen weder den Menüpunkt noch die Zeile.
Oben stehen zwei Reiter: Eingang mit den Erfassungen und Zur Freigabe mit allem, was Mitarbeiter erfasst haben und was noch auf deine Freigabe wartet, je Mitarbeiter, Tag und Projekt. Wie du dort freigibst, Stunden änderst oder ablehnst, steht in Eingaben freigeben. Gibst du dort einen Rapport oder Bautagebuch-Eintrag frei, ist sein Eintrag im Eingang gleich geprüft.
Was im Eingang steht
Jede Zeile zeigt:
- Art, zum Beispiel Beleg, Anfrage, Aufmaß-Raum, Rapport, Notiz oder Fotos,
- die Bezeichnung und darunter das Projekt,
- wer es erfasst hat und wann,
- die Anhänge: das Mikrofon steht für eine Sprachnachricht, die Kamera für Fotos, jeweils mit Anzahl,
- den Knopf Öffnen.
Im Eingang erscheint, was Mitarbeiter per WhatsApp neu erfassen: Rapporte, Bautagebuch-Einträge, neue Räume im Aufmaß, Abnahmeprotokolle, jeder einzelne Mangel und Diktate der Projektleitung für den Aufgabenplan. Was du als Chef oder Büro selbst per WhatsApp anlegst (auch Belege, Projekte, Kunden, Ansprechpartner und Anfragen), steht nicht im Eingang; der Assistent antwortet dann „✅ … gespeichert“. Notizen, Materialbedarf, Vorkommnisse und Fotos ohne Ziel kommen von allen in den Eingang. Was im Web-Assistenten angelegt wird, erscheint nicht. Schickt jemand zu einem schon geprüften Eintrag etwas nach, etwa einen Nachtrag im Bautagebuch desselben Tages, steht der Eintrag wieder offen im Eingang.
Fotos ohne Ziel: Muss der Assistent fragen, wohin Fotos sollen (kein Projekt bekannt, kein Rapport-Entwurf, kein Bautagebuch-Eintrag gerade eben), stehen sie hier als „Fotos ohne Ziel“, bis der Absender ein Ziel wählt; dann verschwindet der Eintrag von selbst, bei einem Teil der Fotos bleibt der Rest stehen. Fotos von Mitarbeitern ohne Projekt erscheinen hier nicht. Sieht ein Foto wie eine Rechnung oder ein Kassenbon aus und fragt der Assistent „Beleg einreichen oder in die Ablage?“, trägt der Eintrag das Kennzeichen vermutlich Beleg.
Notiz und Materialbedarf: Im Projekt-Menü auf WhatsApp tippt man dafür unter Notizen auf Notiz bzw. unter Material auf Bedarf melden, oder schreibt es einfach. Schreibt oder sagt jemand „Notiz Huber: Schlüssel liegt beim Nachbarn“, hängt die Notiz am Projekt und steht hier als Notiz. „Brauch 5 Eimer Dispersion für Huber bis Freitag“ steht hier als Materialbedarf mit den Positionen und dem Termin; ein Foto, das gleich danach kommt, hängt am selben Eintrag. Bestellt wird dabei nichts und im Lager ändert sich nichts: das übernimmst du im Büro. Auch Mitarbeiter können Notizen und Materialbedarf schicken, aber nur zu Projekten, denen sie zugeordnet sind. Bestehende Notizen ändern oder löschen sie nicht. Materialbedarf, den du im Assistenten im Web erfasst, steht ebenfalls hier.
Aufgabenplan: Diktiert eine Projektleitung per WhatsApp Punkte für das Team („Für Max: Steckdosen abkleben, morgen Fenster abdecken“), steht hier ein Eintrag der Art Aufgabenplan mit dem Titel „Aufgaben: Projektname“ und der Sprachnachricht bzw. dem Text. Öffnen führt zu den Aufgaben im Projekt; dort stehen die Punkte als Entwurf · vom Bauleiter, und du übernimmst, änderst oder löschst sie (siehe Aufgabenpläne). Weitere Diktate zum selben Plan hängen am selben Eintrag und stellen ihn wieder offen. Diktiert das Büro selbst, gibt es keinen Eintrag.
Mit den Auswahlfeldern Art, Person und Projekt grenzt du die Liste ein. Filter zurücksetzen zeigt wieder alles. Geprüfte Einträge sind ausgeblendet; mit dem Schalter Erledigte zeigen siehst du sie wieder, sie tragen dann das Zeichen Geprüft. Sind es mehr als 50 Einträge, blätterst du unten mit den Seitenzahlen.
Einen Eintrag prüfen
- In der Zeile Öffnen wählen.
- Bei Belegen, Anfragen, Rapporten, Aufmaßen, Abnahmen, Projekten und Kontakten öffnet sich die gewohnte Seite. Dort steht im Kasten Herkunft: WhatsApp, wer es wann geschickt hat, dazu die abgeschriebene Sprachnachricht, der Text der Nachricht und die Fotos.
- Ergänze, was fehlt, zum Beispiel beim Beleg Lieferant und Konto.
- Im Kasten Herkunft: WhatsApp auf Als geprüft markieren klicken. Der Eintrag verschwindet aus dem Eingang, und die Zahl auf der Übersicht sinkt.
Fotos, Notizen, Materialbedarf und Vorkommnisse haben keine eigene Seite. Für sie öffnet sich rechts ein Bereich mit dem Inhalt, der Sprachnachricht und den Fotos; unten steht Als geprüft markieren. Beim Materialbedarf stehen dort die Positionen mit Menge und Einheit und Gebraucht bis.
Einmal geprüft bleibt geprüft. Klicken zwei Personen gleichzeitig, zählt der erste Klick.
Fotos und Aufbewahrung
Fotos aus WhatsApp, die noch keinem Projekt zugeordnet sind, löscht Work7 sonst nach einer Frist aus der Zwischenablage. Solange ein Eintrag im Eingang offen ist, bleiben seine Fotos erhalten, höchstens 90 Tage lang. Nach dem Prüfen gilt wieder die normale Frist. Ist ein Foto schon gelöscht, steht an seiner Stelle „Gelöscht (Aufbewahrungsfrist)“. Fotos, die in der Projektablage liegen, siehst du immer.
Gut zu wissen
- Mitarbeiter sehen den Kasten Herkunft: WhatsApp auf Seiten, die sie ohnehin öffnen dürfen, zum Beispiel beim Rapport ihres Projekts. Als geprüft markieren sehen sie nicht.
- Im Assistenten im Web Erfasstes erscheint nicht im Eingang. Ausnahme: Materialbedarf.
- Mehr zum WhatsApp-Assistenten: Der WhatsApp-Assistent.