Wiederkehrende Aufgaben einrichten

• FürBüro, Projektleitung und Monteure
• ModulAufgabenpläne (im Paket Komplett)

Gilt ab Work7 0.10.0 · Stand 05.11.2026

Diese Funktion ist in Vorbereitung. Die Anleitung wächst mit; sobald sie freigeschaltet ist, steht es unter Neuerungen.

Manche Dinge kommen jeden Tag oder jede Woche wieder: das Bautagebuch am Abend, die Stunden des Tages, der Rapport nach Feierabend oder „freitags Werkzeug prüfen“. Als wiederkehrende Aufgabe legst du einmal fest, was, an welchen Tagen, um wie viel Uhr und für wen. Danach erinnert work7 von selbst.

Was erledigt sich von selbst?

Bei diesen Aufgaben schaut work7 nach, ob schon etwas erfasst ist, und erinnert nur, wenn noch etwas fehlt:

• Bautagebuch: für jedes Projekt, auf dem jemand heute eingeplant war oder Stunden gebucht hat, ein eigener Eintrag des Tages.
• Stunden: wer heute einen Einsatz hatte, hat Stunden erfasst oder die Stoppuhr läuft.
• Rapport: wer heute gekommen und gegangen ist, hat einen Rapport für heute.
• Fällige Aufgaben: offene Aufgaben aus den Aufgabenplänen, die heute oder früher fällig sind.

Eine eigene Aufgabe (zum Beispiel „Werkzeug prüfen“) hakt jeder selbst ab.

An Feiertagen, betriebsfreien Tagen und im Betriebsurlaub gibt es keine Erinnerung, ebenso nicht bei genehmigtem Urlaub oder Krankenstand. Wer heute gar nicht betroffen ist (zum Beispiel nirgends eingeplant), bekommt ebenfalls nichts.

Einrichten im Büro

Einstellungen › Planung & Zeit › Wiederkehrende Aufgaben (für Admins und Manager).

1. Neue wiederkehrende Aufgabe klicken.
2. Art wählen: Bautagebuch, Stunden, Rapport, Fällige Aufgaben oder Eigene Aufgabe. Arten, deren Modul nicht freigeschaltet ist, sind ausgegraut; der Grund steht daneben. Die Art lässt sich später nicht mehr ändern.
3. Titel (bis 120 Zeichen) und optional eine Notiz (bis 500 Zeichen) eintragen. Bei den Prüfarten schlägt work7 einen Titel vor.
4. Wochentage ankreuzen; Werktags setzt Montag bis Freitag.
5. Uhrzeit wählen: zwischen 06:00 und 20:00 im Viertelstunden-Takt.
6. Für: entweder Rollen (Admins, Manager, Mitarbeiter) oder Ausgewählte – dann in der Liste die Personen ankreuzen (mit Suche, höchstens 200).
7. Optional eine zweite Erinnerung (15 Minuten bis 8 Stunden später, nie nach 20:00).
8. Mitarbeiter dürfen die Erinnerung abbestellen: ist das aus, kann niemand sie abschalten.
9. Hinweise an: wer am nächsten Morgen erfährt, was versäumt wurde (Standard: du selbst; „Niemand“ schaltet den Hinweis ab).
10. Speichern.

In der Liste siehst du je Aufgabe, wann sie kommt, für wen sie gilt und unter Letzte 7 Tage, wie viele Erinnerungen erledigt wurden („38 von 40“; ein Punkt zeigt Versäumtes). Mit dem Schalter Aktiv pausierst du eine Aufgabe; ist ihre Art nicht mehr verfügbar, lässt sie sich erst wieder einschalten, wenn die Art es wieder ist (der Grund steht am Schalter). Der Papierkorb entfernt sie; der Nachweis bleibt erhalten. Ein Betrieb hat höchstens 50 wiederkehrende Aufgaben.

Ein Klick auf die Zeile (oder das Nachweis-Symbol) zeigt den Nachweis der letzten 7 Tage: je Person und Tag „erledigt 16:42“, „automatisch“ (von selbst erledigt), „versäumt“, „offen“ oder „–“ (an dem Tag nicht dran).

Änderst du eine Aufgabe, die heute schon gelaufen ist, gilt die Änderung ab morgen. Ausnahme: Nimmst du jemanden heraus, entfällt sein offener Punkt sofort, und er wird heute nicht mehr erinnert. Legst du eine Aufgabe erst mehr als zwei Stunden nach ihrer Uhrzeit an, beginnt sie morgen.

Aufgaben, die eine Projektleitung im Projekt angelegt hat, stehen unten unter In Projekten nur als Zahl; der Link führt ins Projekt, dort werden sie bearbeitet.

Einrichten im Projekt

Auf der Seite Aufgaben eines Projekts steht der Bereich Wiederkehrend. Ihn sehen die Projektleitung und das Büro; andere Teammitglieder sehen ihn nicht.

Das Einrichten geht wie im Büro, mit zwei Unterschieden:

• Für: das ganze Projektteam (samt Projektleitung) oder Ausgewählte Teammitglieder. Wer nicht im Team ist, lässt sich nicht auswählen.
• Rapport gibt es nur betriebsweit. Bautagebuch, Stunden und Fällige Aufgaben prüfen nur dieses Projekt.

Ein Projekt hat höchstens 10 wiederkehrende Aufgaben. Hinweise an kann die Projektleitung oder jemand aus dem Büro sein.

Heute in „Meine Aufgaben“

Unter Projekte › Aufgaben (Seite Meine Aufgaben) steht oben der Abschnitt Heute. Er zeigt deine wiederkehrenden Aufgaben von heute, schon bevor die Erinnerung kommt. Was dich heute nicht betrifft, steht nicht drin (zum Beispiel das Bautagebuch, wenn du heute nirgends eingeplant bist). Ist heute nichts dran, gibt es den Abschnitt nicht.

• Eigene Aufgaben (zum Beispiel „Werkzeug prüfen“) hakst du mit dem Kästchen ab. Daneben steht „Erledigt · 16:42“. Versehentlich abgehakt? Zurücknehmen öffnet sie wieder (nur am selben Tag).
• Bautagebuch, Stunden, Rapport und Fällige Aufgaben erledigen sich von selbst, sobald du sie erfasst hast. Die Zeile zeigt, was noch fehlt („Fehlt noch: Haus Berger“, „Noch keine Stunden“, „3 fällig (1 überfällig)“) oder „Erfasst“. Der Knopf daneben führt direkt hin: Bautagebuch öffnen, Stunden erfassen, Rapport erfassen oder Aufgaben ansehen.
• Über … am Zeilenende wählst du Nicht mehr erinnern, wenn dein Betrieb das erlaubt. Dann kommt keine Erinnerung mehr per WhatsApp und Glocke; die Aufgabe steht trotzdem jeden Tag unter Heute und zählt im Nachweis. In der Zeile steht dann „Erinnerung aus“; Wieder erinnern schaltet sie wieder ein.

Rechts über dem Abschnitt steht, wie viele Punkte noch offen sind. Auf der Übersicht zählen offene Punkte von heute in der Zeile „offene Aufgaben“ unter Zu erledigen mit (fällige Aufgaben nur einmal).

Erinnerungen per WhatsApp und Glocke

Pro Person kommen am Tag höchstens sechs Erinnerungen per WhatsApp; weitere stehen nur noch in der Glocke.

Weitere Einzelheiten folgen.

Nachweis

Folgt.