Darstellung
Kontakt: Belege, offene Posten und neue Belege
- FürBüro und Chef
- ModulKontakte (Belege mit Angebote, Rechnungen bzw. Buchhaltung)
Unter Kontakte öffnest du einen Kunden oder Lieferanten. Oben auf der Seite stehen Reiter. Du siehst nur die Reiter, für die du die Berechtigung hast und deren Bereich in deinem Paket enthalten ist.
Reiter
- Übersicht: Stammdaten, Adresse, Zahlungsziel, Steuer und rechts Projekte, Termine und Ansprechpartner wie bisher. Bearbeiten geht wie gewohnt mit dem Stift am Abschnitt.
- Belege: alle Rechnungen, Angebote, Kostenvoranschläge, Lieferscheine und Auftragsbestätigungen dieses Kontakts, je Belegart ein Abschnitt. Die Zahl im Reiter ist die Anzahl aller Belege. Jede Zeile zeigt Nummer, Datum, Status in Worten (zum Beispiel Entwurf, Versendet, Überfällig, Teilberechnet), Projekt und Betrag; bei Rechnungen zusätzlich Offen, also was noch zu zahlen ist. Ein Klick auf die Nummer öffnet den Beleg. Je Belegart siehst du die neuesten 50; hat der Kontakt mehr, steht das unter der Tabelle.
- Eingangsbelege: Rechnungen dieses Lieferanten und Einnahme-Belege, mit Status (Entwurf, Offen, Fällig, Bezahlt, Abgelehnt) und offenem Betrag. Einnahme-Belege tragen den Zusatz „Einnahme“.
- Offene Posten: was der Kontakt dir noch schuldet (Forderungen) und was du ihm noch zahlen musst (Verbindlichkeiten), getrennt mit eigener Summe. Im Reiter steht die Summe der Forderungen; gibt es keine, die der Verbindlichkeiten. Hier erscheinen nur gebuchte Belege aus der Buchhaltung, also keine Entwürfe. Ein negativer Betrag ist ein Guthaben des Kontakts. Bei überfälligen Posten steht dabei, seit wie vielen Tagen.
Lässt sich ein Reiter nicht laden, erscheint eine Meldung mit Erneut laden.
Kundennummer
Jeder neue Kontakt, ob Kunde oder Lieferant, bekommt automatisch die nächste Kundennummer, egal ob du ihn im Web, über den Assistenten, per WhatsApp, beim Datenimport oder beim Erfassen einer Eingangsrechnung anlegst. Wie die Nummer aussieht, stellst du unter Einstellungen › Betrieb › Nummernkreise im Bereich Stammdaten ein (siehe Nummernkreise). Neue Betriebe beginnen mit KD-000001; hatte dein Betrieb schon Kunden, läuft das bisherige Format weiter. Die Nummer ist nur in deinem Betrieb eindeutig.
Neuen Beleg für den Kontakt anlegen
Oben rechts startest du mit Rechnung erstellen eine neue Rechnung, in der der Kontakt schon als Kunde eingetragen ist. Unter Mehr findest du ebenso Angebot erstellen, Kostenvoranschlag erstellen und Lieferschein erstellen. Wie es danach weitergeht, steht in Rechnung erstellen, Angebot erstellen, Kostenvoranschlag und Lieferschein.
Ebenfalls unter Mehr liegen Archivieren und Löschen. Löschen geht nur, solange an den Kontakt noch nichts versendet wurde.
Bei einem archivierten Kontakt gibt es keine Knöpfe zum Anlegen. Ohne Berechtigung für eine Belegart fehlt der passende Eintrag.