Bankkonto anlegen und Kontoauszug einlesen

FürChef und Büro
ModulBuchhaltung mit Bank und Kassa

Gilt ab Work7 0.10.0 · Stand 28.10.2026

Work7 holt keine Umsätze direkt von der Bank. Du lädst den Kontoauszug aus deinem Online-Banking als Datei herunter und liest ihn unter Bank › Konten ein. Work7 ordnet die Umsätze danach deinen offenen Rechnungen und Belegen zu.

Bankkonto anlegen

Das Bankkonto legt ein Administrator an (Rolle Chef). Manager sehen den Knopf nicht und lesen nur Auszüge ein.

Öffne Bank › Konten. Gibt es noch kein Konto, steht dort Noch kein Bankkonto.
Klicke Bankkonto anlegen.
Gib eine Bezeichnung ein, zum Beispiel „Geschäftskonto“. IBAN, BIC und Bank sind freiwillig. Mit IBAN ordnet Work7 CAMT- und MT940-Auszüge selbst dem richtigen Konto zu. Eine IBAN mit falscher Prüfziffer nimmt Work7 nicht an; dieselbe IBAN gibt es nur einmal.
Anlegen.

Das Sachkonto für die Buchhaltung legt Work7 selbst an: Das erste Bankkonto bekommt 2800 Guthaben bei Kreditinstituten, jedes weitere ein eigenes Konto ab 2801 mit dem Namen „Bankkonto …“. Dafür muss die Buchhaltung eingerichtet sein: Ist sie es noch nicht, zeigt Bank › Konten statt des Knopfs den Hinweis Buchhaltung noch nicht eingerichtet mit einem Link zur Einrichtung.

Kontoauszug als CSV einlesen

Fast jedes Online-Banking exportiert Umsätze als CSV, zum Beispiel George (Erste Bank und Sparkassen), ELBA (Raiffeisen), BAWAG, Bank Austria und Volksbank. Exportiere einen Zeitraum (etwa einen Monat) und speichere die Datei.

Klicke unter Bank › Konten auf Auszug einlesen und wähle die CSV-Datei.
Wähle das Bankkonto, zu dem die Datei gehört. Eine CSV-Datei nennt das Konto nicht, deshalb ist die Auswahl Pflicht.
Spalten zuordnen. Work7 schlägt vor, welche Spalte das Buchungsdatum, den Betrag, den Namen, die IBAN der Gegenseite und den Verwendungszweck enthält. Prüfe den Vorschlag und ändere, was nicht passt:
- Buchungsdatum und Betrag sind Pflicht.
- Steht der Betrag in zwei Spalten (Soll für Ausgänge, Haben für Eingänge), stelle Betrag steht in auf zwei Spalten.
- Für den Verwendungszweck kannst du bis zu drei Spalten wählen (zum Beispiel Verwendungszweck und Zahlungsreferenz). Je mehr dort steht, desto besser findet Work7 die Rechnungsnummer.
- Hat die Datei keine Zeile mit Spaltennamen (zum Beispiel ELBA oder BAWAG), nimm den Haken bei Die Datei hat eine Kopfzeile heraus.
Unter Vorschau siehst du die ersten zehn Umsätze so, wie Work7 sie liest: Datum, Name, Zweck und Betrag (Ausgänge rot). Zeilen, die Work7 nicht lesen kann (etwa eine Summenzeile am Ende), stehen dort mit Grund und werden übersprungen, ebenso Umsätze, die vermutlich doppelt sind (siehe unten).
Einlesen. Danach meldet Work7, wie viele Umsätze neu sind, wie viele schon vorhanden waren und wie viele es zugeordnet hat. Übersprungene Zeilen stehen im Hinweis darunter.

Work7 merkt sich die Zuordnung für dieses Bankkonto. Beim nächsten Export derselben Bank ist sie schon vorbelegt (Gemerkte Zuordnung dieses Kontos); du prüfst nur noch die Vorschau. Merken kann die Zuordnung nur ein Administrator; bei Managern schlägt Work7 sie jedes Mal neu vor.

Work7 liest Dateien mit Semikolon, Tabulator oder Komma als Trennzeichen, Beträge mit Dezimalkomma („-1.234,56“), Datum als TT.MM.JJJJ und die Kodierungen UTF-8 und Windows-1252 (auch UTF-16). Höchstens 20 MB, 50.000 Zeilen (leere zählen nicht) und 100 Spalten je Datei; größere Dateien lehnt Work7 mit Meldung ab, statt sie abzuschneiden.

Nichts doppelt

Liest du dieselbe Datei zweimal ein oder überschneiden sich zwei Exporte (1. bis 15. und 10. bis 31.), übernimmt Work7 jeden Umsatz nur einmal. Work7 erkennt einen Umsatz an Bankkonto, Buchungsdatum und Betrag; Spaltenzuordnung, Name und Verwendungszweck spielen dafür keine Rolle. Zwei echte, gleiche Umsätze am selben Tag (zum Beispiel zweimal dieselbe Kartenzahlung) bleiben zwei Umsätze, und endet ein Export mitten in einem Tag, ergänzt der nächste Export nur die fehlenden.

Hast du für dasselbe Konto schon Auszüge als CAMT.053 oder MT940 eingelesen, überspringt Work7 CSV-Umsätze mit gleichem Buchungsdatum und Betrag als vermutlich doppelt. Vorschau und Ergebnis nennen sie eigens. Die vorhandenen Umsätze bleiben unverändert.

Eine CSV-Datei enthält keinen Anfangs- und Endsaldo. Die Saldenprobe entfällt deshalb; vergleiche nach dem Einlesen den Saldo in deinem Online-Banking selbst.

CAMT.053 und MT940

Bietet deine Bank CAMT.053 (XML) oder MT940 an, wähle die Datei genauso über Auszug einlesen. Work7 findet das Konto über die IBAN im Auszug, liest sofort ein und prüft Anfangssaldo, Umsätze und Endsaldo (Saldenprobe). Eine Spaltenzuordnung brauchst du dafür nicht. Erkennt Work7 eine Datei weder als CAMT.053 noch als MT940, öffnet sich die CSV-Zuordnung.

Umsätze ansehen

Unter Bank › Konten stehen alle eingelesenen Umsätze in einer Liste, aufgebaut wie die übrigen Beleglisten (siehe Listen filtern und sortieren).

Konten (Reiter): Oben wählst du Alle Konten oder ein einzelnes Bankkonto. Die Zahl neben dem Reiter sagt, wie viele Umsätze mit den gesetzten Filtern auf dem Konto liegen. Inaktive Konten stehen unter Mehr. Unter Alle Konten zeigt die Spalte Konto (ab zwei Konten), woher ein Umsatz stammt.
Status (Filter): Im Filterblock wählst du unter Status, welche Umsätze du siehst. Beim Öffnen sind es Alle; für die tägliche Arbeit wähle Offen oder Zugeordnet. Work7 merkt sich die Auswahl.
- Offen: noch keinem Beleg und keiner Kategorie zugeordnet.
- Zugeordnet: Work7 hat einen passenden Beleg vorgeschlagen, oder du hast ihn gewählt; noch nicht gebucht. Unter dem Beleg stehen die Punkte und der Grund des Vorschlags.
- Gebucht: von dir gebucht.
- Automatisch: von Work7 beim Einlesen oder beim Abgleich ohne Rückfrage gebucht (Rechnungsnummer im Verwendungszweck und Betrag auf den Cent). Umsätze, die vor dieser Änderung gebucht wurden, stehen unter Gebucht.
- Privat: auf das Privatkonto gebucht, meist über eine private Regel.
- Nicht relevant: als nicht buchungsrelevant markiert.
- Alle (leer): jeder Umsatz, egal in welchem Stand.
Saldo: Unter dem Titel steht der Saldo laut Bank aus dem letzten CAMT- oder MT940-Auszug mit Datum und der Saldo laut Buchhaltung (alles, was auf dem Bankkonto gebucht ist). Bei Alle Konten ist es die Summe; nutzen zwei Bankkonten dasselbe Sachkonto, zählt es dabei nur einmal. CSV-Dateien enthalten keinen Saldo; dann fehlt der Saldo laut Bank. Weichen beide ab, sind meist noch Umsätze offen oder zugeordnet.
Spalten: Status, Name und Verwendungszweck, Buchungstag, Betrag (Eingänge grün, Ausgänge rot), Offen (noch nicht gebuchter Betrag: bei Offen und Zugeordnet der ganze Umsatz, sonst 0), Verknüpfung und ganz rechts das Symbol zum Lösen (siehe Verknüpfung lösen). Ein Klick auf einen Spaltenkopf sortiert nach Name, Buchungstag, Betrag oder Offen, ein zweiter Klick dreht die Reihenfolge um. Ohne Auswahl stehen die neuesten Umsätze oben.
Verknüpfung: Gehört der Umsatz zu einer Rechnung oder einem Beleg, steht dort die Nummer als Link; ein Klick öffnet die Rechnung bzw. den Beleg. Ist der Umsatz auf eine Kategorie gebucht (zum Beispiel Bankspesen), steht dort die Kategorie. Ist er aufgeteilt (Teil- oder Sammelzahlung), stehen dort alle Belege als Links und darunter „Aufgeteilt auf … Posten“, bei einer Teilzahlung mit „Teilzahlung, Rest bleibt offen“.
Filter: Filter öffnet die Suche (Name, Verwendungszweck, IBAN der Gegenseite oder Beleg- bzw. Rechnungsnummer), den Buchungstag von/bis, den Betrag (ohne Vorzeichen) von/bis und den Status. Der Betrag gilt ohne Vorzeichen: „100 bis 200“ findet Eingänge und Ausgänge in dieser Höhe. Erlaubt sind Beträge ab 0 mit höchstens zwei Nachkommastellen. Filter zurücksetzen leert alle Felder und wählt wieder Alle Konten.
Seiten: Unter der Liste wählst du 25, 50 (Standard) oder 100 Umsätze je Seite und blätterst.
Kopf: Auszug einlesen (mit Buchungsrecht), daneben Bankkonto anlegen (nur Chef); unter Weitere der Abgleich (rechnet die Vorschläge für offene Umsätze neu) und die Private Regeln (nur Chef).

Konto, Status, Filter, Sortierung und Seite stehen in der Adresse der Seite. Ein Lesezeichen oder ein geteilter Link öffnet die Liste genauso wieder. Kommst du ohne solchen Link zurück, stellt Work7 Konto, Filter und Sortierung vom letzten Mal wieder her.

Zuordnen: bestätigen, ablehnen, alle bestätigen

Die Knöpfe für einen Umsatz (nur mit Buchungsrecht):

Haken – bestätigen (in der Spalte Verknüpfung, unter dem Vorschlag): Hat Work7 einen Beleg vorgeschlagen oder hast du eine Kategorie gewählt, bucht der Haken den Umsatz. Sind für die Rechnung Mahnkosten offen, öffnet sich vorher die Aufteilung.
X – ablehnen (neben dem Haken): Der Vorschlag passt nicht. Work7 schlägt diesen Beleg für den Umsatz nicht mehr vor, auch nicht beim nächsten Abgleich und nicht bei Alle bestätigen. Der Umsatz ist danach wieder Offen.
Zuordnen (Symbol mit Kette, erscheint beim Darüberfahren oder mit der Tabulatortaste am Zeilenende): öffnet den Dialog mit allen Vorschlägen, der Suche über alle offenen Belege und der Kategorie.
Nicht buchungsrelevant (im Menü … am Zeilenende): zum Beispiel eine Umbuchung zwischen eigenen Konten, die schon gebucht ist.
Zuordnung entfernen (Symbol mit getrennter Kette, letzte Spalte): nimmt einen Vorschlag zurück, der Umsatz ist wieder offen.

Alle bestätigen (N) steht rechts in der Reiterzeile, sobald es eindeutige Vorschläge gibt; die Zahl sagt, wie viele gebucht würden. Unter einem Konto-Reiter heißt der Knopf Alle bestätigen im Konto (N) und gilt nur für dieses Konto. Filter für Buchungstag, Betrag, Suche und Status gelten dafür nicht: Der Knopf nimmt alle eindeutigen Vorschläge des Kontos, auch solche, die der Filter gerade ausblendet; ist ein Filter gesetzt, steht ein Hinweis darauf unter der Liste. Work7 bucht dabei nur, was ohne Zweifel passt:

der Betrag stimmt auf den Cent mit dem offenen Betrag des Belegs überein,
kein zweiter offener Beleg hat genau diesen Betrag,
die Rechnungsnummer steht im Verwendungszweck oder die IBAN der Gegenseite ist die des Kontakts,
es sind keine Mahnkosten aufzuteilen,
du hast den Vorschlag nicht abgelehnt,
die Zahlung ist nicht schon mit Als bezahlt erfasst (siehe unten).

Alles andere bleibt Vorschlag. Nach dem Klick zeigt Work7, wie viele Umsätze gebucht sind und warum die übrigen stehen bleiben (zum Beispiel „2 × Der Betrag weicht vom offenen Betrag des Postens ab“). Ist mit dem Filter Offen nichts mehr übrig, zeigt die Liste Keine Treffer.

Belegentwurf aus Wiederkehrend bestätigen

Hast du unter Belege › Wiederkehrend eine Vorlage (zum Beispiel die Miete), steht der Entwurf als Vorschlag beim passenden Umsatz: gleicher Betrag, gleiche Richtung (Abbuchung bei einer Ausgabe, Eingang bei einer Einnahme) und Buchungstag höchstens 10 Tage vor oder nach Beleg- oder Fälligkeitsdatum. In der Spalte Verknüpfung steht „Belegentwurf aus Wiederkehrend“; der Haken stellt den Beleg fertig, bucht ihn und gleicht ihn mit dem Umsatz aus – in einem Schritt. Im Dialog Zuordnen steht der Entwurf mit Bestätigen nach den gebuchten Belegen.

Ein gebuchter offener Beleg mit denselben Hinweisen steht immer davor.
Alle bestätigen nimmt Entwürfe nie mit; sie bestätigst du einzeln.
Liegt das Belegdatum in einer festgeschriebenen oder geschlossenen Periode, bucht Work7 nichts und sagt: „Der Beleg vom … fällt in die festgeschriebene Periode …. Ändere das Belegdatum im Entwurf oder öffne die Periode unter Steuern › Erweitert › Perioden.“ Solche Entwürfe zählt die Finanzen-Übersicht unter Zu erledigen; der Link öffnet die Belegliste mit diesen Entwürfen.

Beleg suchen und Kategorie wählen

Im Dialog Umsatz zuordnen stehen oben die Vorschläge mit Punkten und Grund. Ein Klick auf einen Vorschlag ordnet zu und bucht; das X daneben lehnt ihn ab.

Passt kein Vorschlag, suche unter Beleg suchen über alle offenen Rechnungen und Belege: nach Name, Rechnungsnummer oder Betrag (zum Beispiel „1.200,00“; der Betrag gilt ohne Vorzeichen). Gezeigt werden höchstens 20 Treffer, nur Belege, die zu diesem Umsatz passen: Eingänge zu Forderungen, Ausgänge zu Verbindlichkeiten oder Guthaben eines Kunden. Früher abgelehnte Belege sind gekennzeichnet und lassen sich trotzdem wählen.

Gehört der Umsatz zu keinem Beleg (Bankspesen, Miete), wähle Kategorie wählen und dann Mit Kategorie buchen. Steuerschlüssel, Baustelle und ein Sachkonto per Nummer (etwa für eine Umbuchung) stehen unter Weitere Optionen.

Teil- und Sammelzahlung

Ein Kunde überweist zwei Rechnungen auf einmal, oder er zahlt nur einen Teil: Dann verteilst du den Umsatz im Dialog Umsatz zuordnen selbst.

Klicke bei einem Vorschlag oder Suchtreffer auf + (Zur Aufteilung hinzufügen). Der Beleg erscheint unter Aufteilung mit seinem offenen Betrag; vorbelegt ist der offene Betrag, höchstens aber das, was vom Umsatz noch nicht verteilt ist.
Füge weitere Belege hinzu und passe die Beträge an. Darunter steht, wie viel vom Umsatz verteilt ist und was noch fehlt.
Bleibt bei einem Beleg ein Rest, wählst du unter Differenz den Grund (siehe Skonto und andere Differenzen); vorgewählt ist Teilzahlung, Rest bleibt offen. Die Rechnung ist danach teilweise bezahlt (bei überschrittener Fälligkeit weiter Überfällig) und bleibt mit dem Rest in der Liste der offenen Posten und im Mahnwesen.
Bleibt vom Umsatz etwas übrig (zum Beispiel eine Überzahlung oder Spesen), wähle unter Rest auf eine Kategorie eine Kategorie; der Rest wird darauf gebucht. Ohne Kategorie muss die Summe genau dem Umsatz entsprechen.
Aufteilung buchen. Work7 bucht eine Bankbuchung mit einer Zeile je Beleg; jeder Beleg wird um genau seinen Betrag ausgeglichen.

Umsatzsteuer: Bei Ist-Besteuerung zählt jede Rechnung anteilig zu ihrem Betrag im Monat der Zahlung (zahlt der Kunde ein Viertel, fällt ein Viertel der Steuer an, der Rest bei der Restzahlung). Bei Soll-Besteuerung bleibt die Steuer im Monat der Rechnung. Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung zählt wie die Ist-Besteuerung.

Grenzen: Ein Steuerschlüssel ist in einer Aufteilung mit Belegen nicht möglich (nur, wenn ausschließlich Kategorien aufgeteilt werden). Sind für eine Rechnung Mahnkosten offen, ordne den Umsatz dieser Rechnung einzeln zu; dort teilst du ihn auf Rechnung und Mahnkosten auf. Aufgeteilte Umsätze bucht Work7 nie automatisch und nicht über Alle bestätigen; der Haken in der Zeile bucht sie. Ordnest du einen aufgeteilten Umsatz neu zu, ersetzt die neue Zuordnung die Aufteilung.

Skonto und andere Differenzen

Zahlt ein Kunde weniger als offen (oder zahlst du einem Lieferanten weniger), sagst du, warum. Klickst du einen Vorschlag oder Suchtreffer an, dessen offener Betrag höher ist als der Umsatz, bucht Work7 nicht sofort, sondern legt den Beleg in die Aufteilung. Unter dem Betrag steht Differenz mit dem Rest und diesen Gründen:

Teilzahlung, Rest bleibt offen: wie bisher; der Rest bleibt offen und kann gemahnt werden.
Skonto: Der Rest wird als Skonto ausgebucht, die Umsatzsteuer (bei einem Eingangsbeleg die Vorsteuer) wird anteilig korrigiert. Den Steuersatz übernimmt Work7 aus dem Beleg; bei mehreren Steuersätzen teilt es den Skonto im Verhältnis der Beträge auf. Gebucht wird auf das Skontokonto des Steuersatzes (im Einheitskontenrahmen zum Beispiel 4400 Kundenskonto 20 % bzw. 5800 Skontoertrag 20 %, siehe Steuern › Erweitert › Stammdaten › Kontierung); ist dort keines eingetragen, auf das Erlös- bzw. Aufwandskonto des Belegs.
Bankspesen: Der Rest geht auf eine Kategorie, die du wählst (zum Beispiel Spesen des Geldverkehrs), ohne Steuerkorrektur. Die Rechnung ist ganz bezahlt.
Sonstiges (Rundung, Kursdifferenz, Rest ausbuchen): wie Bankspesen, auf eine Kategorie deiner Wahl, ohne Steuerkorrektur. Willst du dem Kunden einen Nachlass mit Steuerkorrektur geben, wähle Skonto oder schreibe eine Rechnungskorrektur. Buchst du bei einem Lieferanten mehr als 1,00 € so aus, weist der Dialog darauf hin: Ist der Rest ein Abzug vom Rechnungsbetrag, gehört er zu Skonto, sonst bleibt die Vorsteuer zu hoch (§ 16 UStG). Buchen lässt es sich trotzdem, etwa bei einer Kursdifferenz.

Hat der Kontakt einen Skontosatz (Feld Skonto im Kontakt) oder dein Betrieb eine Skonto-Vorgabe in seinen Zahlungskonditionen (gilt nur für Kunden), zeigt der Dialog „Skonto laut Vorgabe: 2 % = 24,00“. Entspricht der Rest genau diesem Betrag, ist Skonto schon gewählt. Ein einzelner Beleg mit Teilzahlung wird wie bisher einzeln zugeordnet (dort öffnet sich bei Mahnkosten die Aufteilung auf Rechnung und Mahnkosten).

Beispiel: Rechnung 1.200,00 (1.000,00 netto, 200,00 USt), der Kunde zieht 2 % Skonto ab und überweist 1.176,00. Work7 bucht die Zahlung und eine eigene Skonto-Buchung über 24,00 (Erlös 20,00 und Umsatzsteuer 4,00 an Forderung). Die Rechnung ist bezahlt, nichts bleibt offen, eine Mahnung entsteht nicht.

Umsatzsteuer:

Ist-Besteuerung: Im Zahlungsmonat zählt die Steuer auf den bezahlten Betrag: Bemessung 980,00, Steuer 196,00.
Soll-Besteuerung: Im Monat der Rechnung 1.000,00 / 200,00, im Skontomonat −20,00 / −4,00.
Einnahmen-Ausgaben-Rechnung: Einnahme 980,00 im Zahlungsmonat.
Beim Lieferantenskonto gilt dasselbe für die Vorsteuer.

Ist der Monat des Skontos schon in einer festgestellten Voranmeldung, fällt die Steuerkorrektur in den nächsten offenen Monat; eine festgestellte Voranmeldung ändert sich nicht. Dasselbe gilt für Bankbuchungen auf eine Kategorie mit Steuerschlüssel.

Bei Ist-Besteuerung gilt das auch für die Zahlung selbst: Kommt der Auszug mit einer Zahlung vom 28.12. erst im Jänner, wenn der Dezember schon festgestellt ist, zählt die Umsatzsteuer aus dieser Zahlung im Jänner. Zahlungstag bleibt der 28.12.: Offene Posten, Verzugszinsen und die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (Einnahme im Dezember) richten sich weiter danach. Dasselbe gilt für Zahlungen, die du an der Rechnung oder am Beleg mit einem Datum in einem festgestellten Monat erfasst.

Lässt sich der Skonto nicht aus dem Beleg ableiten (etwa bei einer Buchung ohne Steuerangabe), meldet Work7 das; dann buchst du die Differenz als Sonstiges auf eine Kategorie. Skonto gibt es nur auf eine Forderung bei einem Zahlungseingang und auf eine Verbindlichkeit bei einem Zahlungsausgang, nicht auf ein Guthaben.

Kein Skonto im Bankabgleich gibt es auf einen Beleg mit einem Anlagegut oder Bestand (Aktivkonto, zum Beispiel Software oder eine Maschine): Dort mindert der Skonto die Anschaffungskosten, und die bucht Work7 hier nicht. Lass den Rest als Teilzahlung offen und kläre den Skonto mit deiner Steuerberatung. Das gilt nur für Anlage- und Vorratskonten (Kontoklasse 0 und 1); auf anderen Aktivkonten, etwa übrigen geleisteten Anzahlungen (2291), geht der Skonto wie gewohnt.

Beleg aus Umsatz

Fehlt zu einem Umsatz der Beleg (zum Beispiel eine Tankstellenabbuchung), legst du ihn direkt aus dem Umsatz an:

In der Zeile auf Zuordnen klicken und im Dialog Beleg anlegen wählen.
Work7 legt einen Beleg an und öffnet ihn: bei einem Zahlungsausgang eine Ausgabe, bei einem Eingang eine Einnahme. Vorbelegt sind Datum (Buchungstag der Bank, gelber Punkt: bitte prüfen), Betrag (brutto), Zahlart Bank und der Verwendungszweck als Notiz. Kennt Work7 die IBAN oder den genauen Namen der Gegenseite als Kontakt, ist er schon eingetragen; sonst bietet die Maske „… als Lieferant speichern“ an.
Foto oder PDF links ablegen, Kategorie und Rechnungsnummer ergänzen, Fertigstellen.

Fertigstellen bucht den Beleg wie jeden anderen und verknüpft danach den Umsatz: Passt der Betrag auf den Cent, bucht Work7 die Zahlung (der Umsatz steht unter Gebucht, der Beleg ist bezahlt). Hast du den Betrag im Beleg geändert, ist der Umsatz nur zugeordnet; die Differenz buchst du im Bankabgleich mit Grund (Skonto, Bankspesen, Teilzahlung). Gebucht wird dabei nichts doppelt: Der Beleg bucht den Aufwand (bzw. den Erlös), die Bankbuchung nur die Zahlung.

Ein zweiter Klick auf Beleg anlegen öffnet denselben Entwurf, solange er nicht fertig ist. Für einen schon gebuchten Umsatz gibt es keinen neuen Beleg; dafür erst die Verknüpfung lösen. Hast du die Zahlung schon mit Als bezahlt erfasst (siehe Schon als bezahlt markiert), gibt es ebenfalls keinen neuen Beleg: Verknüpfe den Umsatz im Bankabgleich mit der Zahlung, sonst stünde sie zweimal in den Büchern. Hat der Abgleich dem Umsatz Zahlung bereits erfasst vorgeschlagen, nennt Work7 die Rechnung: Verknüpfe mit dem Haken, oder lehne den Vorschlag mit dem X ab, wenn er nicht passt; danach kannst du den Beleg anlegen. Passt eine erfasste Zahlung nur nach Betrag und Datum, fragt Work7 nach und nennt Rechnung und Betrag: Trotzdem anlegen, wenn der Umsatz wirklich etwas anderes ist (zum Beispiel eine zweite Abbuchung über denselben Betrag), sonst Abbrechen und im Bankabgleich verknüpfen. Ist der Umsatz inzwischen einem anderen Beleg zugeordnet oder aufgeteilt, lässt Work7 das beim Fertigstellen stehen; der Beleg ist trotzdem fertig, und ein Hinweis nennt den Grund. Verknüpfung lösen wirkt beim Beleg aus Umsatz wie bei jedem Beleg: Die Zahlung wird storniert, der Beleg bleibt gebucht und ist wieder offen.

Unvollständig

Bank › Unvollständig zeigt die Zahlungen, denen noch etwas fehlt. Unter dem Titel steht, wie viele Zahlungen ohne Beleg sind. Im Filter Beleg wählst du:

Ohne Beleg: Umsätze, die noch keinem Beleg zugeordnet und nicht gebucht sind, auch solche, die nur einer Kategorie zugeordnet sind. Umsätze, deren Zahlung du schon mit Als bezahlt erfasst hast, fehlen hier: Sie haben ihren Beleg und werden nur noch verknüpft. Das gilt für einen Beleg, den du aus dem Umsatz angelegt hast, nur, wenn er voll und über das Bankkonto dieses Umsatzes bezahlt ist; bar oder erst teilweise bezahlt bleibt der Umsatz hier stehen. Knopf Ausgabe anlegen bzw. Einnahme anlegen (wie oben); gibt es schon einen Entwurf, heißt er Entwurf öffnen.
Belegdatei fehlt: Umsätze mit einem Beleg, an dem kein Foto, PDF und keine E-Rechnung liegt. Knopf Datei hinzufügen öffnet den Beleg.
Alle (leer, beim Öffnen): beides.

Wie in der Umsatzliste sind die Reiter die Konten (Alle Konten und je Konto, mit Zahl), dazu Filter für Buchungstag, Suche nach Name oder Verwendungszweck und Betrag ohne Vorzeichen; geblättert wird mit 25, 50 oder 100 Zahlungen je Seite. Spalten: Status, Name, Verwendungszweck, Buchungstag, Betrag, Offen, Konto und Beleg (was fehlt, darunter der Knopf für den nächsten Schritt). Nicht dabei sind private und nicht relevante Umsätze sowie Umsätze, die du bewusst ohne Beleg auf eine Kategorie gebucht hast (zum Beispiel Bankspesen).

Kassabuch

Unter Bank › Kassabuch steht je Kasse ein Reiter. Unter dem Titel steht der Bestand heute (Einträge mit einem späteren Datum zählen erst an ihrem Tag).

Kasse eröffnen (nur Chef): Gibt es noch keine Kasse, fragt das Kassabuch „Hast du eine Kasse?“ und zeigt den Knopf Kasse eröffnen. Jede weitere Kasse eröffnest du unter Weitere › Weitere Kasse eröffnen. Im Dialog trägst du ein:

Name (Pflicht, z. B. „Handkassa“; jeder Name nur einmal),
Sachkonto (vorbelegt mit dem ersten Kassenkonto 27xx, z. B. 2700 Kassa; ohne Sachkonto wird nur eingetragen, nicht gebucht),
Anfangsbestand (das Bargeld, das jetzt in der Kasse liegt; leer heißt 0, negativ geht nicht) und
Stand am (Tag des Anfangsbestands, vorbelegt mit heute).

Nach Kasse eröffnen ist die neue Kasse als Reiter gewählt.

Spalten: Nr., Datum, Text mit Gegenkonto darunter, Beleg, Einnahme, Ausgabe und Bestand nach dem Eintrag.
Seiten: 25, 50 (Standard) oder 100 Einträge je Seite, älteste zuerst. Das Kassabuch öffnet auf der letzten Seite mit den neuesten Einträgen; auch nach einem Filter oder Kassenwechsel. Die erste Zeile jeder Seite heißt Übertrag und nennt den Bestand vor der ersten Zeile dieser Seite. Ohne Filter ist das auf Seite 2 der Bestand nach dem letzten Eintrag von Seite 1; mit Filter ist es der echte Kassastand vor der ersten angezeigten Zeile, auch wenn ausgeblendete Einträge dazwischen liegen.
Filter: Suche (Text, Belegnummer oder Gegenkonto), Datum von/bis und Betrag (ohne Vorzeichen). Filter blenden nur Zeilen aus: Der Bestand je Zeile bleibt der echte Kassastand nach diesem Eintrag.
Buchung erfassen (mit Buchungsrecht) legt einen Eintrag an. Ändern lässt sich ein Eintrag nie; das Symbol am Zeilenende (beim Darüberfahren) legt einen Gegeneintrag an.
Festschreiben steht unter Weitere (nur Chef) und schützt alle Einträge bis heute.

Private Umsätze per Regel

Läuft über das Geschäftskonto auch Privates (Einkauf, Streaming, Einlage), legst du dafür Regeln an. Nur der Chef (Administrator) sieht den Knopf Private Regeln.

Regel: Name der Gegenseite oder Verwendungszweck enthält einen Text (4 bis 200 Zeichen). Groß- und Kleinschreibung zählen nicht, mehrere Leerzeichen gelten als eines: „spar markt“ trifft „SPAR Markt Dornbirn“. Dazu die Richtung (nur Ausgänge, nur Eingänge oder beides; vorgewählt ist Nur Ausgänge) und das Privatkonto. Automatisch bucht Ausgänge auf Privatentnahmen (9610) und Eingänge auf Privateinlagen (9618). Ältere Regeln mit kürzerem Text bleiben gespeichert, greifen aber nicht; der Dialog markiert sie mit „Wird nicht angewendet“. Verlängere den Text, damit die Regel wieder wirkt.
Wirkung: Beim Einlesen eines Auszugs sucht Work7 zuerst Vorschläge (Rechnungen, Belege, erfasste Zahlungen). Erst danach bucht es jeden Umsatz, der noch offen ist und zu dem es keinen Vorschlag gibt, auf das Privatkonto, wenn eine Regel passt. Ein Zahlungseingang von „Müller Bau GmbH“ zu einer offenen Rechnung wird also bezahlt, nicht privat gebucht, auch wenn es eine Regel „Müller“ gibt. Die Meldung nach dem Einlesen nennt die Zahl der privat gebuchten Umsätze; der Link darin setzt den Filter Status: Privat. Ohne Steuer: Die Buchung zählt weder in der Umsatzsteuervoranmeldung noch in der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung.
Auf offene Umsätze anwenden: Im Dialog zeigt der Knopf zuerst, welche offenen Umsätze passen; Jetzt privat buchen bucht genau diese (höchstens 50 auf einmal), sofern sie noch offen sind und passen. Zugeordnete Umsätze und Umsätze mit einer schon erfassten Zahlung bleiben unberührt.
Ändern, ausschalten, löschen wirkt nur auf künftige Umsätze. Was eine Regel schon privat gebucht hat, bleibt gebucht; zurück nimmst du es je Umsatz mit Verknüpfung lösen. Danach ist der Umsatz offen; erst ein erneutes Anwenden bucht ihn wieder privat.

Schon als bezahlt markiert

Hast du eine Rechnung oder einen Beleg mit Als bezahlt auf das Bankkonto gebucht, steht die Zahlung schon in der Buchhaltung. Kommt der Umsatz danach im Kontoauszug, erkennt Work7 die Zahlung (gleiches Bankkonto, gleicher Betrag, Buchungstag höchstens zehn Tage auseinander) und schlägt Zahlung bereits erfasst – nur verknüpfen vor. Der Haken verknüpft den Umsatz mit dieser Zahlung; gebucht wird nichts zusätzlich. Work7 bucht einen solchen Umsatz nie automatisch und nimmt ihn nicht in Alle bestätigen auf. Passt die Zahlung nicht, lehnst du sie mit dem X ab. Nennt der Verwendungszweck die Nummer einer anderen Rechnung, gehört der Umsatz zu dieser Rechnung; die erfasste Zahlung wird dann nicht vorgeschlagen.

Verknüpfung lösen

Ist ein Umsatz falsch gebucht, klicke in der Zeile auf Verknüpfung lösen (Symbol mit getrennter Kette) und bestätige. Was dann passiert:

Gebucht (Beleg oder Kategorie, auch Privat): Work7 storniert die Bankbuchung mit dem heutigen Datum. Die Rechnung bzw. der Beleg ist danach wieder offen, die Rechnung zeigt wieder ihren offenen Betrag (bei überschrittener Fälligkeit Überfällig). Der Umsatz ist wieder Offen und lässt sich neu zuordnen. Abgelehnte Vorschläge bleiben abgelehnt.
Aufgeteilt (Teil- oder Sammelzahlung): Work7 storniert die ganze Bankbuchung; jede Rechnung bekommt genau den Betrag zurück, den diese Bankbuchung an ihr angerechnet hat. Eine vorher (ohne Buchhaltung) erfasste Teilzahlung bleibt an der Rechnung stehen. Die Aufteilung ist danach weg.
Mit Skonto: Work7 storniert Bankbuchung und Skonto-Buchung zusammen; die Rechnung ist wieder ganz offen. Bei Soll-Besteuerung fällt die Skonto-Korrektur im Monat des Stornos wieder heraus (+20,00 / +4,00 im Beispiel), bei Ist-Besteuerung die Steuer der Zahlung (−980,00 / −196,00). Festgestellte Monate bleiben unverändert. Eine Skonto-Buchung lässt sich nur so lösen, nicht einzeln unter Buchungen stornieren.
Mit einer erfassten Zahlung verknüpft: Nur die Verknüpfung wird entfernt; die Zahlung bleibt gebucht.
Zugeordnet: Der Vorschlag wird entfernt.

Umsatzsteuer bei Ist-Besteuerung: Die Steuer aus der Zahlung fällt im Monat des Stornos wieder heraus, nicht im ursprünglichen Monat. Eine schon festgestellte Voranmeldung bleibt dadurch unverändert. Bei Soll-Besteuerung ändert sich an der Voranmeldung nichts. In der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung gilt dasselbe wie bei Ist.

Nicht lösen lässt sich eine Buchung, die Mahnkosten enthält, und eine Buchung in einer festgeschriebenen Periode. Liegt der heutige Tag in einer geschlossenen Periode, öffne sie zuerst wieder.

Häufige Meldungen

Zuerst die Buchhaltung einrichten: Ohne eingerichtete Buchhaltung lässt sich kein Bankkonto anlegen. Richte sie unter Buchhaltung ein und lege das Konto danach an.
Bitte das Bankkonto wählen, auf das die CSV-Datei gehört: Lege zuerst ein Bankkonto an.
Bitte die Spalte „Betrag“ oder beide Spalten „Soll“ und „Haben“ zuordnen: In der Zuordnung fehlt der Betrag.
Jede Spalte darf nur einem Feld zugeordnet werden: Eine Spalte steht bei zwei Feldern.
Keine Zeile konnte gelesen werden: Meist stimmt die Spalte für das Datum nicht, oder die Datei ist kein Kontoauszug.
Die Datei ist keine Textdatei (CSV): Speichere den Export im Online-Banking als CSV, nicht als PDF oder Excel.
Bankkonto nicht gefunden: Der Link zeigt auf ein Konto, das es in deinem Betrieb nicht gibt. Klicke Alle Konten zeigen.
„Bis“ ist kleiner als „Von“: Tausche die beiden Beträge im Filter. Solange der Hinweis steht, gilt der zuletzt gültige Betragsfilter.
Diese Zahlung ist bereits erfasst: Der Umsatz gehört zu einer Zahlung, die schon mit Als bezahlt gebucht ist. Mit dem Haken verknüpfen statt buchen.
Der Umsatz ist bereits gebucht. Statt abzulehnen bitte die Verknüpfung lösen: Ein gebuchter Umsatz hat keinen Vorschlag mehr; zum Korrigieren Verknüpfung lösen.
Die Bankbuchung liegt in der festgeschriebenen Periode …: Nach dem Festschreiben bleibt die Buchung, wie sie ist. Korrigiere mit einer eigenen Buchung (Steuerberater).
Buchung … enthält Mahnkosten der Rechnung …: Solche Bankbuchungen lassen sich nicht lösen, weil die Zahlung an der Rechnung sonst weiter als erfasst gälte.
Die Periode … ist geschlossen: Der Storno fällt auf heute; öffne die Periode unter Steuern › Erweitert › Perioden wieder oder löse später.
Der Beleg enthält ein Anlagegut oder einen Bestand …: Skonto auf eine Anlage bucht der Bankabgleich nicht. Rest als Teilzahlung offen lassen und den Skonto mit der Steuerberatung buchen.
Mehr als 1,00 € Rest beim Lieferanten …: Hinweis, kein Fehler. Ist der Rest ein Abzug vom Rechnungsbetrag, wähle Skonto.
Der Beleg vom … fällt in die festgeschriebene Periode …: Der Belegentwurf aus Wiederkehrend liegt in einer gesperrten Periode. Belegdatum im Entwurf ändern oder (bei einer geschlossenen Periode) die Periode wieder öffnen.
Der Belegentwurf passt nicht (mehr) zu diesem Umsatz: Er ist inzwischen gebucht, oder Betrag, Richtung oder Datum wurden geändert. Liste neu laden.
Dieser Umsatz ist mit nichts verknüpft: Der Umsatz ist schon offen (zum Beispiel zweimal geklickt).
Zu diesem Umsatz gibt es schon einen gebuchten Beleg: Den Umsatz im Dialog Zuordnen über die Suche mit diesem Beleg verknüpfen.
Zu diesem Umsatz ist schon eine Zahlung erfasst: Die Zahlung wurde mit Als bezahlt gebucht. Keinen neuen Beleg anlegen, sondern den Umsatz im Bankabgleich mit der Zahlung verknüpfen.
Für diesen Umsatz liegt der Vorschlag „Zahlung bereits erfasst“ (Rechnung …) vor: Der Abgleich hat den Umsatz einer schon erfassten Zahlung zugeordnet. Im Bankabgleich mit dem Haken verknüpfen oder mit dem X Vorschlag ablehnen, dann den Beleg anlegen.
Eine Zahlung über … ist vielleicht schon als bezahlt erfasst (…): Rückfrage vor Beleg anlegen. Gehört der Umsatz zu dieser Rechnung, Abbrechen und im Bankabgleich verknüpfen; sonst Trotzdem anlegen.
Der Umsatz ist schon einem Beleg zugeordnet bzw. ist aufgeteilt (beim Anlegen): Der Umsatz hat seinen Beleg schon. Die Zuordnung im Bankabgleich prüfen statt einen Beleg anzulegen.
Der Bankumsatz ist schon einem anderen Beleg zugeordnet bzw. ist aufgeteilt: Der Beleg ist fertig, die bestehende Zuordnung bleibt. Im Bankabgleich prüfen, welcher Beleg zum Umsatz gehört.
Der Suchtext muss mindestens 4 Zeichen haben: Kurze Texte wie „ab“ träfen zu viele Umsätze; einen längeren, eindeutigen Text wählen.
Der Beleg ist fertig, der Bankumsatz wurde nicht verknüpft: …: Der Beleg ist gebucht; der Grund steht dahinter (zum Beispiel bar bezahlt oder der Umsatz wurde inzwischen anders gebucht). Den Umsatz im Bankabgleich zuordnen.
Der Bankumsatz … weicht vom offenen Betrag des Belegs … ab: Der Umsatz ist zugeordnet; im Bankabgleich mit Grund (Skonto, Bankspesen, Teilzahlung) buchen.
Eine gleiche Regel gibt es schon: Dieselbe Regel (Feld, Richtung, Text) ist schon angelegt.
Bitte ein aktives Privatkonto wählen: Als Gegenkonto einer privaten Regel gehen nur Konten der Gruppe Privat.
Privat-Regel nicht angewandt (…): Im Kontenplan gibt es kein aktives Privatkonto: Privatkonto unter Steuern › Erweitert › Stammdaten wieder einschalten.
Die Aufteilung (…) muss genau den Umsatz (…) ergeben: Weitere Belege hinzufügen, Beträge anpassen oder eine Kategorie für den Rest wählen.
… Es bleiben … offen. Bitte als Teilzahlung kennzeichnen bzw. Der Betrag ist höher als der offene Betrag: Der Betrag passt nicht zum offenen Betrag des Belegs; der Dialog setzt die Kennzeichnung selbst.
… Für diese Rechnung sind Mahnkosten offen: Den Umsatz dieser Rechnung einzeln zuordnen.
Der offene Betrag ist inzwischen kleiner als die Aufteilung: Zwischen Zuordnen und Buchen wurde der Beleg anders bezahlt. Umsatz neu zuordnen.
Eine Kategorie mit Steuerschlüssel lässt sich nicht zusammen mit offenen Posten aufteilen: Ohne Steuerschlüssel aufteilen oder den Umsatz einzeln zuordnen.
Zahlung … und Differenz … müssen zusammen genau den offenen Betrag … ergeben: Betrag oder Differenz anpassen; der Dialog rechnet die Differenz selbst aus.
Bitte eine Kategorie für die Differenz wählen: Bei Bankspesen und Sonstiges gehört eine Kategorie dazu.
Der Skonto lässt sich nicht aus dem Beleg ableiten: Die Buchung des Belegs hat keine Steuerangabe. Differenz als Sonstiges auf eine Kategorie buchen.
Skonto gibt es nur für eine Forderung bei einem Zahlungseingang …: Für ein Guthaben gibt es keinen Skonto.
Der offene Betrag hat sich geändert; Zahlung und Differenz gleichen ihn nicht mehr genau aus: Zwischen Zuordnen und Buchen kam eine andere Zahlung dazu. Umsatz neu zuordnen.
Buchung … gehört zu einer Zahlung mit Skonto und wird nicht im Journal storniert: Im Bankabgleich Verknüpfung lösen; das storniert Zahlung und Skonto zusammen.

Wie es nach dem Einlesen weitergeht (Zuordnen, Buchen, Punkte der Vorschläge), steht unter Buchhaltung.

Bankkonto anlegen und Kontoauszug einlesen ​