Berichtsvorlage aus Datei übernehmen

• FürAdministratoren (Recht „Berichtsvorlagen bearbeiten“)
• ModulBerichte
• Dauerfünfzehn Minuten

Gilt ab Work7 0.10.0 · Stand 29.10.2026

Du hast ein Berichtsformular, das dein Betrieb bisher verwendet — als PDF, Word- oder Excel-Datei, als Scan oder Foto? Work7 liest das Formular, schlägt vor, welche Felder und Tabellen es schon kennt, und du übernimmst das Ergebnis nach deiner Prüfung als neue Variante der Berichtsvorlage. Deine bestehenden Vorlagen bleiben dabei unverändert.

Das geht derzeit für Regiebericht und Abnahmeprotokoll.

Datei hochladen

1. Einstellungen › Belege › Berichte öffnen.
2. Oben rechts Vorlage aus Datei übernehmen klicken.
3. Die Datei in das Feld ziehen oder anklicken und auswählen. Möglich sind PDF, JPG, PNG, Word (.docx), Excel (.xlsx) und OpenDocument (.odt, .ods), höchstens 15 MB.
4. Den Berichtstyp wählen — oder Automatisch erkennen stehen lassen.
5. Hochladen und analysieren klicken.

Gut zu wissen:

• Ein ausgefülltes Formular ist in Ordnung. Eingetragene Werte werden nicht übernommen.
• Bei mehrseitigen Dateien werden die ersten drei Seiten gelesen.
• HEIC-Fotos (iPhone) kann Work7 nicht lesen — bitte als JPG oder PNG hochladen. Alte Formate (.doc, .xls) bitte als .docx/.xlsx oder als PDF speichern.
• Fotografiere das Blatt möglichst gerade, ganz und bei gutem Licht.

Analyse abwarten

Die KI liest das Formular. Das dauert meist 30 bis 60 Sekunden, bei Fotos und mehreren Seiten auch länger. Du kannst die Seite verlassen — die Sitzung findest du danach unter Letzte Sitzungen wieder.

Klappt die Analyse nicht, steht dort der Grund und die Schaltfläche Erneut versuchen.

Vorschlag prüfen

Nach der Analyse siehst du links dein Original (mit Seitenwahl und Vergrößerung) und rechts den Vorschlag mit Beispieldaten — so sieht die neue Variante aus. Auf schmalen Bildschirmen schaltest du oben zwischen Original und Vorschlag um.

Auf dem Blatt rechts arbeitest du wie im Vorlagen-Editor: Bausteine ziehen, ausblenden, Felder an- und abschalten, Rückgängig, Als PDF prüfen. Mehr dazu: Berichtsvorlage auf dem Blatt gestalten.

Zugeordnet

Die Liste zeigt je Zeile ein Feld deines Formulars, wie sicher die Erkennung war (sicher / prüfen / unsicher) und das Feld in Work7, dem es zugeordnet wurde. Über das Auswahlfeld änderst du die Zuordnung:

• Vorschlag — die automatische Zuordnung,
• Nicht übernehmen — das Feld erscheint nicht auf dem Bericht,
• Ist dasselbe wie … — ein anderes Feld von Work7.

Jedes Feld von Work7 gibt es nur einmal. Gibst du es einem anderen Formularfeld, verliert es das bisherige.

Tabellen deines Formulars werden den Tabellen von Work7 zugeordnet (zum Beispiel Arbeitszeit → Leistung).

Neue eigene Felder

Wenn dein Formular Felder oder Tabellenspalten hat, die Work7 nicht kennt, schlägt der Import sie als neue eigene Felder vor — zum Beispiel eine Spalte „Kilometer" in der Arbeitszeittabelle oder ein Feld „Kostenstelle" am Bericht.

Für jedes Feld siehst du:

• einen Schalter — willst du das Feld anlegen?
• eine Feldart-Auswahl, um den Typ zu prüfen oder zu korrigieren (Text, Zahl, Betrag, Datum, Auswahl etc.).
• Schlüssel, Beschriftung, Feldart, Einheit aus der Analyse.

Das Blatt zeigt die bestätigten Felder schon vor dem Übernehmen. Auf dem Blatt stellst du nach dem Übernehmen im Editor Spaltenreihenfolge, Überschrift, Breite und Summenzeile ein: Berichtsvorlage auf dem Blatt gestalten.

Neue eigene Tabellen

Hat dein Formular eine Tabelle, die Work7 nicht kennt — zum Beispiel „Geräte- und Maschineneinsatz" —, schlägt der Import sie als eigene Tabelle vor, mit allen Spalten.

Für jede Tabelle siehst du einen Schalter (anlegen ja/nein) und darunter je Spalte:

• einen Schalter zum Abwählen,
• eine Feldart-Auswahl,
• eine Bedeutung-Auswahl: Beschreibung, Menge, Einheit oder Einzelpreis. Erst mit Menge und Einzelpreis rechnet Work7 einen Betrag, zeigt eine Summe und übernimmt die Zeilen in Rechnungen.

Erkennt der Import in deiner Tabelle eine fertige Betrags-Spalte, wird daraus keine eigene Spalte: Work7 rechnet den Betrag selbst aus Menge × Einzelpreis.

Feste Texte

Vorgedruckte Sätze deines Formulars — etwa ein Bestätigungstext über der Unterschrift — übernimmt der Import als Textbaustein an genau der Stelle, an der sie im Original stehen.

Für jeden Text siehst du einen Schalter (übernehmen ja/nein), das Textfeld zum Nachbessern und ein Feld für eine Überschrift (freiwillig).

Anders als Felder und Tabellen gehören diese Texte nur zu dieser einen Variante — sie ändern nichts an anderen Berichten.

Noch nicht abbildbar

Bleibt etwas übrig, das Work7 nicht darstellen kann, steht es hier mit Begründung: Spalten von Tabellen, die keine eigenen Spalten aufnehmen (zum Beispiel Mängel), eigene Tabellen in Berichtsarten, die sie noch nicht kennen, und Texte über der Obergrenze von 20 Textbausteinen je Vorlage. Heißt ein Feld bei dir nur anders als in Work7, ordnest du es hier über Ist dasselbe wie … zu.

Bei vielen Formularen bleibt dieser Abschnitt inzwischen ganz leer — dann wird er gar nicht angezeigt.

Berichtstyp ändern

Passt der erkannte Berichtstyp nicht, stellst du ihn über der Prüfansicht um. Der Vorschlag wird sofort neu berechnet, ohne die Datei noch einmal zu analysieren. Achtung: Was du auf dem Blatt schon verschoben hast, geht dabei verloren.

Als neue Variante übernehmen

1. Unten den Namen der neuen Variante prüfen (vorgeschlagen wird der Titel deines Formulars).
2. Als neue Variante übernehmen klicken.

Work7 legt die Variante an und öffnet sie im Editor. Die Standard-Variante bleibt, wie sie ist. Soll die neue Variante künftig immer gelten, legst du sie im Editor als Standard fest — oder du gibst sie einzelnen Kunden und Projekten vor. Gibt es den Namen schon, meldet Work7 das und legt nichts an.

Briefkopf und Fußzeile

Trägt dein Formular einen Briefkopf oder eine Fußzeile und ist noch kein Briefpapier hinterlegt, weist Work7 darauf hin. Das Briefpapier wird nicht automatisch übernommen — du lädst es getrennt hoch: Briefpapier hochladen und einrichten.

Was mit deiner Datei geschieht

Die Datei wird zur Analyse an die KI-Dienste von Work7 (Microsoft Azure) übertragen. In Work7 wird sie nur für diesen Zweck gespeichert und nach 30 Tagen gelöscht. Mit Verwerfen (Papierkorb bei „Letzte Sitzungen“ oder in der Prüfansicht) löschst du Datei, Seitenbilder und Vorschlag sofort. Eine bereits angelegte Variante bleibt dabei bestehen.