Buchhaltung

• FürBüro und Chef
• ModulBuchhaltung

Gilt ab Work7 0.10.0 · Stand 30.10.2026

Work7 kann eure Buchhaltung ab sofort einführen. Das Modul führt eure laufenden Bücher und bereitet sie für den Steuerberater auf — damit ihr am Jahresende ein prüfbares Paket übergeben könnt statt Belege in einem Schuhkarton zu sammeln.

Wo du was findest

Die Buchhaltung steht in der Seitenleiste unter drei Hauptpunkten:

• Belege: Eingangsrechnungen, Barbelege und Einnahmen erfassen und fertigstellen; darunter Anlagen.
• Bank: Konten (Kontoauszüge und Abgleich), Kassabuch und Unvollständig.
• Steuern: UVA, E/A-Rechnung, Mein Steuerberater (Export) und Erweitert.
• Erweitert (unter Steuern) hat oben auf der Seite die Reiter Buchungen, Offene Posten, Auswertungen, Summen und Salden, Stammdaten und Perioden. Sehen darf das jeder, der die Buchhaltung sehen darf; Stammdaten und Perioden ändert nur ein Administrator.

Die Unterpunkte erscheinen, sobald du in dem Bereich bist. Auf dem Handy und in schmalen Fenstern stehen die Unterpunkte von Bank und Steuern zusätzlich als Reiter oben auf der Seite.

Fehlt eurem Betrieb ein Teil (etwa Bank oder Umsatzsteuer), fehlt auch der Eintrag oder Reiter. Ohne Umsatzsteuer führt Steuern direkt zur E/A-Rechnung, ohne Eingangsrechnungen führt Belege zu den Anlagen.

Was das Modul ist — und was nicht

Das macht die Buchhaltung:

• Führt euern Kontenrahmen und alle Konten
• Verwaltet Steuerschlüssel (Ist-Besteuerung, Reverse Charge bei Bauleistungen, Kleinunternehmer)
• Legt Kostenstellen an (für Kolonne, Fahrzeug, Abteilung — Baustellen sind Kostenträger)
• Führt automatisch Kundenkonten (Debitoren) und Lieferantenkonten (Kreditoren)
• Organisiert euer Geschäftsjahr in Perioden

Das macht sie ausdrücklich NICHT:

• Keine Jahresabschlüsse. Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung bleiben beim Steuerberater. Work7 liefert die Grundlage, nicht das Ergebnis.
• Keine Lohnverrechnung. Das ist ein eigenes, spezialisiertes Produkt mit eigener Haftung. Lohnbuchungen kommen als gesammelter Betrag aus eurer Lohnsoftware herein.
• Keine Steuerberatung. Die Software schlägt Konten vor, entscheidet aber nicht. Jeden Vorschlag könnt ihr ändern, jede Automatik abschalten.

Screenshot 1: Startbildschirm Buchhaltung (Überblick noch nicht eingerichtet)

Einmalige Einrichtung

Bevor ihr mit der Buchhaltung arbeitet, richtet sie einmal ein (Administrator, unter Steuern › Erweitert). Dazu braucht ihr etwa 10 Minuten und folgende Entscheidungen:

Schritt 1: Kontenrahmen wählen

Work7 liefert zwei Kontenrahmen für österreichische Betriebe:

• Vollständig (EKR Österreich, 949 Konten) — wenn euer Steuerberater den kompletten österreichischen Einheitskontenrahmen erwartet
• Handwerk (128 Konten) — die Auswahl, die ein Bau-, Maler- oder Installationsbetrieb im Alltag wirklich nutzt. Was fehlt, legt ihr selbst an.

Nach der Einrichtung sind die Konten alle änderbar, auch die vorgelieferten.

Schritt 2: Gewinnermittlung

Wählt, wie ihr eure Gewinne errechnet:

• Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (EAR) — Die Mehrheit der Handwerksbetriebe nutzt das, bis sie über 700.000 € Jahresumsatz kommen.
• Doppelte Buchführung (Doppik) — wenn ihr größer seid oder eine GmbH.

Schritt 3: Besteuerungsart (Umsatzsteuer)

• Ist-Besteuerung — die Steuerschuld entsteht, wenn ihr das Geld bekommt. Das ist für euch Handwerker der Regelfall.
• Soll-Besteuerung — die Steuerschuld entsteht mit der Rechnung, auch wenn ihr das Geld später bekommen.

Schritt 4: UVA-Zeitraum

Wie oft reicht ihr eure Umsatzsteuer-Voranmeldung ein?

• Monatlich — wenn eure Steuerzahllast über 9.000 € im Vorjahr war
• Quartalsweise — sonst normalerweise
• Keine — wenn ihr Kleinunternehmer seid (unter 55.000 € brutto im Vorjahr) und darum keine UVA einreicht

Schritt 5: Kleinunternehmer?

Ja oder nein — das ändert vor allem die Steuerschlüssel und die UVA-Berechnung.

Schritt 6: Buchen ab (Startdatum)

Der erste Tag, ab dem Work7 für euch bucht. Ältere Rechnungen und Belege könnt ihr später nachtragen.

Schritt 7: Geschäftsjahr

Work7 legt gleich ein erstes Geschäftsjahr für euch an — normalerweise das Kalenderjahr (1. Januar bis 31. Dezember). Wenn ihr anders anfangt (z. B. 1. Juli bis 30. Juni), könnt ihr das ändern.

Screenshot 2: Einrichtungsdialog Buchhaltung (Formular mit allen Schritten)

Nach der Einrichtung könnt ihr gleich anfangen. Work7 hat euch Konten und Steuerschlüssel angelegt; die sind alle änderbar.

Die Reiter der Stammdaten

Unter Steuern › Erweitert › Stammdaten:

Konten

Hier seht ihr alle Konten eures Kontenrahmens — die vorgelieferten und eure eigenen.

Was ihr hier tun könnt:

• Ein Konto umbenennen oder ausblenden (ist-Zustand: nur lesbar)
• Ein neues Konto anlegen (z. B. wenn ein Spezialfall fehlt)
• Das Konto mit einem Steuerschlüssel verknüpfen (damit Work7 später einen Vorschlag machen kann)
• Notizen hinterlegen (z. B. für Kolleginnen und Kollegen)

Screenshot 3: Reiter Konten (Tabelle mit Nummern, Bezeichnungen, Typen)

Kategorien: Konten in Alltagssprache

Eine Kategorie ist ein Konto mit einem verständlichen Namen und einem Beispiel darunter, etwa „Betriebstoffverbrauch PKW — Tankrechnung fürs Auto, z. B. Diesel, Benzin, Laden“. Die Kategorien sind in Gruppen geordnet:

• Ausgaben: Material und Waren, Fremdleistungen, Personal, Fahrzeug, Raum und Energie, Büro und Kommunikation, Werbung und Reisen, Versicherungen und Beiträge, Bank und Finanzen, Anlagen und Abschreibungen, Sonstiges
• Einnahmen: Umsätze, Sonstige Erträge
• Steuer und Privat (gelten für Ausgaben und Einnahmen)
• Eigene Kategorien: eure selbst angelegten Konten ohne Gruppe

Im Reiter Konten öffnet Kategorien die Auswahl:

1. Links wählt ihr eine Gruppe oder Favoriten, rechts stehen die Kategorien mit Beispiel.
2. Das Suchfeld sucht im Namen und im Beispiel: „Tank“ findet die Fahrzeug-Kategorien, „Miete“ die Raumkosten.
3. Mit dem Stern merkt ihr euch häufige Kategorien; sie stehen dann unter Favoriten. Favoriten gelten für den ganzen Betrieb.
4. Kontonummern zeigen blendet die Nummer des Kontenrahmens ein, etwa für das Gespräch mit dem Steuerberater.
5. Eigene Kategorie anlegen (nur Chef/Admin): Bezeichnung, Gruppe, Kontonummer und ein Beispiel. Die Kontonummer nennt euch im Zweifel der Steuerberater.

Beim Ändern eines Kontos (Ändern in der Tabelle) stellt ihr Kategoriegruppe und Beispiel auch nachträglich ein. Bilanzkonten wie Bank, Kassa oder Forderungen haben keine Gruppe und erscheinen nicht in der Auswahl.

Neue Betriebe bekommen Gruppen und Beispiele beim Einrichten der Buchhaltung. Bestehende Betriebe haben sie mit dem Update bekommen, und zwar nur bei Konten, deren Nummer ihr nicht geändert habt; ein umbenanntes Konto bekommt die Gruppe, aber kein Beispiel.

Steuerschlüssel

Die Steuerschlüssel regeln, wie jede Buchung besteuert wird — normal, ermäßigt, steuerfrei, Reverse Charge bei Bauleistungen (für euch das Wichtigste), Kleinunternehmer oder nicht steuerbar.

Was ihr hier tun könnt:

• Einen Schlüssel anschauen (Satz, Kategorie, ob Vorsteuer abzugsfähig ist, welche Konten)
• Den Schlüssel umbenennen oder ausblenden
• Einen neuen Schlüssel anlegen (z. B. einen Spezialfall für ein Projekt)

Die Schlüssel kommen aus eurer Vorlage und werden beim Einrichten kopiert. Work7 hat sie für Österreich vorberechnet; aus ihnen ergeben sich die Kennzahlen der Umsatzsteuer-Voranmeldung.

Screenshot 4: Reiter Steuerschlüssel (Tabelle mit Sätzen, Kategorien, Konten)

Kostenstellen

Kostenträger in eurem Geschäft sind die Baustellen (Projekte). Kostenstellen sind für Kolonne, Fahrzeug oder Abteilung — alles, das ihr querbedenken wollt.

Was ihr hier tun könnt:

• Eine Kostenstelle anlegen (z. B. „Kolonne A", „Fahrzeug 3", „Verwaltung")
• Sie umbenennen oder ausblenden
• Eine Notiz hinterlegen (z. B. verantwortliche Person, Bestand bis wann)

Screenshot 5: Reiter Kostenstellen (Tabelle mit Codes und Beschriftungen)

Personenkonten

Das sind eure Kundenkonten (Debitoren) und Lieferantenkonten (Kreditoren). Work7 legt sie automatisch an, wenn ihr zum Beispiel eine Rechnung oder eine Lieferantenrechnung bucht.

Was ihr hier tun könnt:

• Ein Personenkonto anschauen (Kontakt, Kontonummer, Sammelkonto)
• Die Kontonummer manuell setzen (sonst vergibt Work7 die nächste freie aus dem Bereich)
• Das Konto auf ein anderes Sammelkonto (z. B. eine andere Debitorengruppe) verschieben

Screenshot 6: Reiter Personenkonten (Tabelle mit Kontakten, Nummern, Art)

Geschäftsjahre

Hier seht ihr alle Geschäftsjahre und ihre Perioden (Monate oder Quartale).

Was ihr hier tun könnt:

• Ein neues Geschäftsjahr anlegen (z. B. wenn ihr über 12 Monate hinaus buchen wollt oder später ein Prüfjahr braucht)
• Eine Periode anschauen (von wann bis wann, ob noch offen oder geschlossen)
• Die Periode später festschreiben, wenn das Monat endet (dann kann keine Buchung mehr geändert werden — das ist wichtig für die Steuerprüfung)

Screenshot 7: Reiter Geschäftsjahre (Baum mit Jahren und aufgeklappt deren Monatsperioden)

Kontierung einstellen

Damit Rechnungen automatisch gebucht werden, müsst ihr unter Steuern › Erweitert › Stammdaten › Kontierung ein paar Stammdaten einstellen. Das ist ein Onboarding — der Admin macht das einmal, und dann läufts von alleine.

Sammelkonten:

• Forderungen (Debitoren): Das Konto, auf dem alle eure Kundenrechnungen landen — normalerweise 2000
• Verbindlichkeiten (Kreditoren): Das Konto für Lieferantenrechnungen — normalerweise 3300

Geldkonten:

• Bankkonto: Wenn eine Zahlung kommt, wird sie hier verbucht — normalerweise 2800 oder eure Hauptbank
• Kassenkonto: Für Bareinnahmen — normalerweise 2700 oder eure Kassa

Erlöskonten nach Steuerschlüssel: Für jeden Steuerschlüssel (20 %, 10 %, steuerfrei, Reverse Charge etc.) weist ihr ein Erlöskonto zu. Das sagt Work7: „Eine Rechnung mit 20 % Umsatzsteuer bucht auf Konto 4000, eine mit Reverse Charge auf 4070."

Die Vorschläge kommen aus euerm Kontenrahmen — ihr könnt sie alle ändern.

Skontokonto je Steuerschlüssel: Darunter steht je Steuerschlüssel, wohin ein Skonto aus dem Bankabgleich gebucht wird: Kundenskonto (Ausgangsrechnungen) auf ein Ertragskonto, Lieferskonto (Eingangsbelege) auf ein Aufwandskonto. Mit dem Einheitskontenrahmen ist das vorbelegt, zum Beispiel 20 % auf 4400 Kundenskonto 20 % bzw. 5800 Skontoertrag 20 %, Bauleistungen § 19 Abs 1a auf 4422 bzw. 5840. Für 13 % kennt der Kontenrahmen kein Skontokonto; dort steht „anteilig“. Anteilig heißt: Der Skonto mindert das Erlös- bzw. Aufwandskonto des Belegs selbst. Die Umsatzsteuer und Vorsteuer werden in beiden Fällen gleich korrigiert, die Voranmeldung ändert sich durch die Wahl nicht. Ändern kann nur der Admin; welche Konten ihr nehmt, stimmt ihr am besten mit der Steuerberatung ab.

Automatik:

• Rechnungen automatisch buchen: Wenn aus, müsst ihr manuell unter Rechnungen › Buchen nachholen
• Zahlungen automatisch buchen: Wenn aus, bucht ihr Zahlungseingänge von Hand

Mahnkosten:

• Verzugszinsen: das Ertragskonto für bezahlte Verzugszinsen — normalerweise 8122
• Mahnspesen und Pauschale: das Ertragskonto für bezahlte Mahngebühren — normalerweise 4831

Mahnkosten sind nicht umsatzsteuerbar und werden erst gebucht, wenn der Kunde sie bezahlt. Sie ändern keine Zahl der Umsatzsteuer-Voranmeldung. In der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung erscheinen sie als Einnahme am Zahlungstag. Fehlt eines der beiden Konten, meldet die Zahlung „Buchung fehlt“; nach dem Eintragen bucht ihr sie an der Rechnung mit Jetzt buchen nach. Hier lassen sich nur Konten eures eigenen Betriebs wählen, für die Mahnkosten nur Ertragskonten.

Kommen Mahnkosten-Zahlungen über den Kontoauszug, weil Zahlungen automatisch buchen aus ist und ihr den Bankabgleich nutzt, bucht sie der Bankabgleich, nicht die Rechnung.

Screenshot: Reiter Kontierung (Dropdown-Felder für Konten, Tabelle mit Steuerschlüsseln und Erlöskonten)

Eine Buchung erfassen

Die Buchung ist das Kernstück: Einkäufe, Verkäufe, Bankbewegungen — alles wird als Buchung festgehalten. Eine Buchung hat immer mindestens zwei Zeilen (Soll und Haben), und die müssen sich ausgleichen.

So geht es:

1. Neuer Eintrag — Klick auf die Schaltfläche oder im Reiter Buchungen

2. Belegdatum (wann ist es passiert: z. B. heute) und Buchungsdatum (wann bucht ihr es; meist das Belegdatum)

3. Belegnummer — optional, aber hilfreich: Rechnungsnummer, Kontoauszug-Zeile, Bestellnummer

4. Buchungstext — was ist es? (z. B. „Materialkosten Baustelle XY" oder „Provision Versicherungsmakler")

5. Zeilen eintragen:

   • Soll und Haben: Genau einer der beiden trägt einen Betrag. Soll ist links (Aktiva, Aufwand), Haben ist rechts (Passiva, Ertrag).
   • Differenzanzeige: Zeigt euch unterhalb: Soll XYZ € und Haben XYZ € — wenn die gleich sind, seid ihr fertig.
   • Steuerschlüssel (optional, aber wichtig): Mit welcher Steuer wird diese Zeile besteuert? Wenn Umsatzsteuer, sagt Work7 Bescheid.
   • Kostenstelle (optional): Wenn es für eine Kolonne, ein Fahrzeug oder eine Abteilung ist.
   • Baustelle/Projekt (optional): Das Projekt (die Baustelle) ist der Kostenträger; jede Buchung kann hier zugeordnet sein.

6. Entwurf oder buchen?

   • Entwurf speichern: Ihr könnt die Buchung fertig machen, wenn ihr Zeit habt.
   • Sofort buchen: Einmal gebucht, bekommt die Buchung eine Nummer und wird „festgebucht" — sie lässt sich danach nur noch stornieren, nicht ändern.

Screenshot: Buchungs-Formular mit zwei Zeilen, Differenzanzeige „Soll 500,00 € = Haben 500,00 €"

Entwurf vs. gebucht

• Entwurf: Änderbar bis ins letzte Detail. Es bekommt keine Nummer; Nummern-Lücken entstehen nicht, weil Entwürfe später verworfen werden.
• Gebucht: Bekommt seine laufende Nummer (z. B. 5.001 für die fünftausendste Buchung dieses Jahres). Inhalt ist dann unveränderbar — das ist ein gesetzliches Muss (§ 131 BAO). Korrektur geht nur per Stornobuchung.

Eine Buchung korrigieren

Fehler in Entwürfen könnt ihr einfach ändern. Fehler in gebuchten Buchungen werdet ihr los mit einer Stornobuchung.

Entwurf ändern oder verwerfen:

• Klickt auf den Entwurf, ändert, was nötig ist, speichert. Oder: verwerft ihn mit Verwerfen — Entwurf weg, keine Nummer entstanden.

Gebucht fehlerhaft — Storno:

• Klick auf die Buchung, dann Stornieren.
• Work7 erzeugt eine neue Buchung mit vertauschten Zeilen (Soll ↔ Haben) und hinterlegt den Verweis auf die Original-Buchung.
• Die Original-Buchung bleibt unverändert stehen — das ist die Regel (§ 131 BAO): Festgeschriebene Daten dürfen nicht angefasst werden.
• Ihr könnt das Storno-Datum anders setzen (z. B. wenn der Fehler ein paar Tage später auffällt und das Storno in nächster Periode fällt).
• Ausnahme Rechnungsbuchungen: Die Buchung zu einer Rechnung lässt sich hier nicht stornieren — Work7 verweist auf Rechnungen › Stornieren. Dort entsteht die Stornorechnung, die selbst bucht und den offenen Posten ausgleicht (siehe unten).
• Ausnahme Mahnkosten: Eine Buchung, die bezahlte Mahnkosten enthält („Mahnkosten RE-…“), lässt sich im Journal nicht stornieren. Sonst gälte die Zahlung an der Rechnung weiter als erfasst.

Screenshot: Dialog „Stornieren" mit Buchungs-Übersicht und Storno-Datum

Rechnungen werden mitgebucht

Wenn ihr eine Rechnung in Work7 verfasst und versendet, wird sie automatisch in der Buchhaltung gebucht — sofern der Admin die Kontierung eingestellt hat.

So geht das:

1. Ihr schreibt eine Rechnung (Modul Rechnungen)
2. Beim Versand wird die Buchung automatisch erzeugt:
   • Soll: Forderung (Sammelkonto + Kundenkonto) brutto
   • Haben: Erlöskonto netto (je Steuerschlüssel)
   • Haben: Umsatzsteuerkonto (je Steuerschlüssel, falls nicht Reverse Charge)

Wichtig: Wenn die Kontierung unvollständig ist (z. B. ein Steuerschlüssel fehlt noch), wird die Rechnung trotzdem versandt. Der Fehler meldet sich im Versand-Ergebnis — ihr könnt die Buchung danach manuell nachholen.

Reverse Charge (Bauleistungen): Wenn ihr eine Rechnung mit Reverse Charge (§ 19 Abs 1a UStG) ausstellt, bucht Work7 die Leistung auf ein eigenes Erlöskonto (z. B. 4070) ohne Umsatzsteuerzeile — der Auftraggeber schuldet die Steuer, nicht ihr.

Automatik abschalten: Der Admin kann unter Steuern › Erweitert › Stammdaten › Kontierung die Automatik je Rechnungstyp ausschalten, wenn ihr lieber von Hand buchen wollt.

Storno und Rechnungskorrektur werden mitgebucht: Storniert ihr eine gebuchte Rechnung, bucht Work7 die Stornorechnung automatisch mit getauschten Konten und gleicht damit den offenen Posten des Originals aus. War die Ausgangsrechnung noch nicht gebucht, bucht Buchen auf der Rechnung beide gemeinsam — Original und Storno. War sie schon per Journal storniert (ein Altfall von vor der Umstellung), lässt sich das Storno erst nachbuchen, wenn ihr das im Journal rückgängig gemacht habt; Work7 verweist dann auf Rechnungen › Stornieren. Eine Rechnungsbuchung selbst lässt sich im Journal nicht mehr stornieren — dafür gibt es jetzt ausschließlich Rechnungen › Stornieren.

Offene Posten

Die Offene-Posten-Liste zeigt euern Überblick über ausstehende Rechnungen.

So nutzt ihr sie:

1. Geht zu Steuern › Erweitert › Offene Posten
2. Wählt Debitoren (eure Kunden) oder Kreditoren (eure Lieferanten)
3. Optional: wählt einen Stichtag (sonst heute) und filtert einen Kontakt
4. Download als CSV für die Tabellenkalkulation

Was ihr seht:

Spalte	Bedeutung
Konto	Kontonummer des Kunden/Lieferanten
Name	Kontaktname
Beleg	Rechnungsnummer
Belegdatum	Wann habt ihr die Rechnung geschrieben
Fällig	Das Fälligkeitsdatum (auf Basis eurer Zahlungsfrist)
Betrag	Die Gesamtrechnung brutto
Ausgeglichen	Was davon schon bezahlt wurde (Teilzahlungen)
Offen	Was noch ausstehend ist
Tage überfällig	Wie lange es überfällig ist (oder negative Zahl, wenn noch nicht fällig)
Baustelle	Wenn ihr einen Projekt zugeordnet habt
Mahnstufe	Die letzte versendete Mahnung zur Rechnung, etwa „Erinnerung“ oder „1. Mahnung“ (nur mit dem Modul Mahnwesen)

Mahnstufe und Rechnung: Ein Klick auf die Rechnungsnummer öffnet die Rechnung. Die Mahnstufe zeigt, wie weit ihr schon gemahnt habt; gemahnt wird weiter unter Rechnungen › Mahnvorschläge. Offene Mahnspesen und Verzugszinsen stehen nicht in der Offene-Posten-Liste, sondern an der Rechnung im Abschnitt Mahnwesen: sie werden erst gebucht, wenn der Kunde sie bezahlt. Die Offene-Posten-Liste und die Mahnvorschläge zeigen für dieselbe Rechnung denselben offenen Betrag. Die Offene-Posten-Liste enthält aber nur gebuchte Rechnungen, die Mahnvorschläge auch Rechnungen ohne Buchung.

Guthaben aus Storno und Korrektur: Steht bei einer Stornorechnung ein Guthaben offen (etwa weil das Original schon bezahlt war), erscheint dieser Betrag jetzt als eigene Zeile mit negativem Betrag in der Offene-Posten-Liste, im Fach „nicht fällig“. Erstattet ihr das Guthaben oder verrechnet es mit einer Rechnung (im Beleg-Detail der Stornorechnung, Kasten Guthaben), verschwindet die Zeile: die Erstattung bucht Forderung an Bank bzw. Kassa, die Verrechnung gleicht Guthaben und Rechnung ohne eigene Buchung aus. Vorher waren solche Guthaben in der Liste nicht zu sehen; die Summe der Liste stimmt weiterhin mit dem Saldo eures Sammelkontos überein.

Altersstruktur: Am Ende sieht ihr die Summen nach Alter:

• Nicht fällig — bis zum Fälligkeitsdatum noch offen
• Bis 30 Tage — 1–30 Tage überfällig
• Bis 60 Tage — 31–60 Tage überfällig
• Bis 90 Tage — 61–90 Tage überfällig
• Über 90 Tage — älter als 90 Tage

Gefilterte Liste: Öffnest du die Offene-Posten-Liste über einen Link mit Zeitraum und Auswahl (zum Beispiel nur überfällige Rechnungen), zeigt sie nur Rechnungen aus diesem Zeitraum (nach Belegdatum) und nur Forderungen, also ohne Guthaben. Die aktiven Filter stehen über der Liste, etwa „Belegdatum 01.01.2026 – 31.12.2026“ und „Überfällig“; Summe und Anzahl stehen im Fuß der Liste. Solange ein Filter aktiv ist, fehlt der Abgleich mit dem Sammelkonto, weil eine Teilliste nie dem ganzen Konto entspricht. Filter entfernen zeigt wieder die ganze Liste. Der CSV-Download übernimmt die Filter.

Zahlungen erfassen: Wenn ein Kunde bezahlt, könnt ihr die Zahlung eintragen:

1. Rechnung-Detailseite in Rechnungen (oder über die Buchhaltung)
2. Zahlung erfassen (oder oben in der Anleitung unter „Zahlungen")
3. Betrag, Datum, optional Konto (sonst wird das hinterlegte Bankkonto genutzt)
4. Beim Speichern wird automatisch der offene Posten ausgeglichen

Summen und Salden

Die Summen- und Saldenliste (kurz: SuSa) ist euer wichtigster Überblick. Sie zeigt je Konto:

• Saldovortrag: Was auf dem Konto vorher schon stand
• Diese Periode: Soll und Haben nur diesen Monat/dieses Quartal
• Jahresgesamt: Alle Buchungen von Jahresanfang bis heute
• Saldo: Vortrag + Soll − Haben

Am Ende der SuSa steht die Probe: Soll = Haben gesamt. Stimmt das nicht, ist etwas schiefgelaufen.

So nutzt ihr die SuSa:

1. Gebt einen Monat oder Zeitraum ein (oder nehmt den Standard: laufender Monat)
2. Klickt auf ein Konto in der Zeile — das öffnet das Kontoblatt für dieses Konto allein
3. Kontoblatt zeigt alle Zeilen mit laufendem Saldo und den Gegenkonten; auch hier könnt ihr PDF oder CSV herunterladen

CSV-Export:

• Semikolon-getrennt (deutsche Excel erkennt das sofort)
• Komma als Dezimalzeichen (1.234,56)
• BOM am Anfang (damit Umlaute „Ä" nicht als „Ã" ankommen)

Screenshot: Summen- und Saldenliste mit Klick auf ein Konto

Kontoblatt

Das ist die Detailansicht eines einzelnen Kontos. Jede Buchungszeile mit:

• Buchungsdatum und Belegdatum
• Belegnummer
• Text und Gegenkonto(n) (welche anderen Konten sind beteiligt)
• Soll und Haben dieser Zeile
• Laufender Saldo (wie viel steht insgesamt auf dem Konto ab dieser Zeile)
• Projekt/Baustelle und Kostenstelle je Zeile

Auch als PDF oder CSV.

Monat abschließen

Am Ende des Monats macht ihr einen Abschluss. Das hat zwei Stufen:

1. Schließen (zurücknehmbar)

Schritt: Geht zu Steuern › Erweitert › Perioden und klickt beim Monat auf Schließen.

Effekt: In diese Periode werden danach keine neuen Buchungen mehr eingeben — aber ihr könnt die Periode später wieder öffnen und noch was eintragen, wenn ihr einen Fehler findet.

Voraussetzung: Alle Entwürfe müssen weg — entweder gebucht oder verworfen. Work7 sagt euch, wie viele es noch gibt.

2. Festschreiben (nicht zurücknehmbar — § 131 BAO)

Achtung: Das ist endgültig! Danach lässt sich an den Buchungen dieser Periode nichts mehr ändern — auch nicht, wenn ihr einen Fehler findet. (Das ist die Stornobuchung für.)

Schritt: In der geschlossenen Periode klickt ihr Festschreiben.

Kontoauszug einlesen

Der Kontoauszug ist der beste Beleg für Geldzu- und Geldabflüsse. Work7 importiert ihn automatisch und versucht, die Umsätze mit euren offenen Rechnungen abzugleichen.

Was ihr machen müsst

1. Bankkonto anlegen (einmalig):

   • Geht zu Bank › Konten und klickt Bankkonto anlegen (nur Administratoren)
   • Gebt ein: Bezeichnung (z. B. „Sparkasse"), IBAN, BIC (optional), Bank (optional)
   • Work7 verbindet das erste Bankkonto mit dem Sachkonto 2800 und legt für jedes weitere ein eigenes Sachkonto ab 2801 an

2. Auszug importieren:

   • Klickt unter Bank › Konten auf Auszug einlesen
   • Wählt eure Bankdatei. Unterstützte Formate:
     • CSV aus dem Online-Banking — mit Spaltenzuordnung und Vorschau, siehe Bankkonto anlegen und Kontoauszug einlesen
     • CAMT.053 (XML) — moderner Standard, bei den meisten Banken kostenlos
     • MT940 (Text) — älterer Standard, weit verbreitet
   • Work7 liest die Datei, prüft bei CAMT.053 und MT940 Anfangs- und Endsaldo, und listet alle Umsätze auf

Was dabei passiert

• Saldenprobe: Work7 prüft, ob Anfangssaldo + alle Umsätze = Endsaldo. Stimmt das nicht, gibt es Warnung — dann fehlen Umsätze oder wurden falsch gelesen.
• Kodierung: MT940-Dateien sind oft Windows-1252 statt UTF-8. Work7 erkennt die Kodierung automatisch und konvertiert.
• Doppelimporte verhindern: Dieselbe Datei zweimal hochgeladen? Die Umsätze werden nicht verdoppelt.

Automatischer Abgleich

Nach dem Import schlägt Work7 automatisch vor, zu welcher Rechnung oder offenen Zahlungsverpflichtung die Umsätze passen. Das funktioniert mit einer Punktzahl (0–100):

Kriterium	Punkte
Rechnungsnummer im Verwendungszweck gefunden	60
Betrag stimmt exakt	30
Betrag bis Skonto (≤ 5 % Rabatt)	15
Name des Zahlers/Empfängers passt	20
IBAN passt	25

Wie der Abgleich funktioniert:

• Eingang (positiver Betrag) wird gegen eure Kundenrechnungen (offene Forderungen) geprüft
• Ausgang (negativer Betrag) wird gegen eure Lieferantenrechnungen (offene Verbindlichkeiten) geprüft — und gegen Guthaben eurer Kunden (z. B. aus einer Stornorechnung zu einer bezahlten Rechnung). Bucht ihr eine Rückzahlung auf ein solches Guthaben, trägt Work7 sie als Erstattung an der Stornorechnung ein.
• Ab 30 Punkten wird der Umsatz als Vorschlag angezeigt (ihr müsst bestätigen)
• Ab 100 Punkten wird automatisch gebucht (nur Rechnungsnummer + exakter Betrag = eindeutig)

Die Schwelle für das automatische Buchen steht auf 100: gebucht wird nur, wenn die Zuordnung wirklich eindeutig ist. In der Oberfläche lässt sie sich nicht ändern.

Umsätze manuell zuordnen

Umsätze, die der Abgleich nicht gefunden hat, zeigen euch alle offenen Posten zum Vergleich:

1. Klick auf einen Umsatz → Zuordnen
2. Work7 schlägt die besten Treffer vor (sortiert nach Punktzahl)
3. Klick auf einen Vorschlag → Zuordnen
4. Oder: direkt ein Sachkonto eintragen (z. B. Bankspesen auf Konto 7830 „Provisionen und Gebühren")

Spezialfall: Sachkonto mit Steuerschlüssel Wenn ein Umsatz auf ein Aufwands- oder Ertragskonto bucht (z. B. Provision), könnt ihr einen Steuerschlüssel hinterlegen. Dann rechnet Work7 den Bankbetrag als brutto und zieht automatisch die Steuer ab. Das heißt:

• Bankbetrag: 119,00 € (brutto)
• Aufwandskonto: 100,00 € (netto)
• Steuer: 19,00 € (abzugsfähig)

Option „Nicht buchungsrelevant": Ein Umsatz, der nicht gebucht werden darf (z. B. Eigenübertrag, Dublette, Test) könnt ihr als Ignoriert markieren — dann wird er nicht vorgeschlagen.

Screenshot: Bank-Umsätze mit Zuordnungs-Vorschlägen

Umsätze buchen

Wenn ein Umsatz zugeordnet ist (automatisch oder manuell), bucht ihr ihn mit Buchen. Das erzeugt im Hintergrund eine echte Buchung:

• Gegen offenen Posten: Geldseite Bank, Gegenpartei-Seite der Rechnung. Skonto oder Überzahlung werden berücksichtigt.
• Gegen Sachkonto: Geldseite Bank, Gegenseite Aufwands-/Ertragskonto. Wenn ein Steuerschlüssel dabei ist, wird die Steuer automatisch abgezogen und auf das richtige Steuerkonto verbucht.

Danach ist der Umsatz gebucht und sichtbar in euer Summen- und Saldenliste.

Kontoauszug mit Mahnkosten

Hat ein Kunde nach einer Mahnung die Rechnung und die Mahnkosten (Mahnspesen, Verzugszinsen) überwiesen, erkennt der Abgleich das:

• Betrag = Rechnung + offene Mahnkosten (auf den Cent) mit der Rechnungsnummer im Verwendungszweck: Der Umsatz bekommt die volle Punktzahl („Betrag stimmt genau (Rechnung + Mahnkosten)“) und wird automatisch gebucht — in einer Buchung: Bank an Forderung und an die Ertragskonten für Mahnspesen und Zinsen. Die Rechnung ist danach bezahlt, die Mahnkosten stehen auf 0. Die Umsatzsteuer-Voranmeldung ändert sich durch die Mahnkosten nicht.
• Jeder andere Betrag (z. B. Rechnung + ein Teil der Mahnkosten) wird nur zugeordnet. Die Zeile zeigt Aufteilung bestätigen. Mit Buchen öffnet sich die Aufteilung: work7 schlägt vor, wie viel auf die Rechnung, auf die Mahnspesen und auf die Zinsen geht. Ihr könnt die Beträge ändern (z. B. wenn der Kunde ausdrücklich erst die Mahnkosten zahlen wollte) und den Rest der Mahnkosten mit Restliche Mahnkosten erlassen erlassen. Zahlt der Kunde mehr als Rechnung und Mahnkosten, bleibt der Rest als Guthaben des Kunden in den offenen Posten — aber nur, wenn Rechnung und Mahnkosten dabei voll bedient sind. Ergeben die Teile sonst nicht den Betrag, zeigt die Aufteilung einen Hinweis und Buchen bleibt gesperrt.
• Nur die Mahnkosten überwiesen (getrennte Überweisung): Der Vorschlag heißt Mahnkosten zu RE-…. Diese Umsätze bucht work7 nie automatisch — Zuordnen und Buchen bestätigt ihr selbst.

Zahlung schon in der Rechnung erfasst, Kontoauszug kommt später: Habt ihr die Zahlung samt Mahnkosten an der Rechnung erfasst und das automatische Buchen von Zahlungen ausgeschaltet, zeigt die Rechnung beim Buchungsstand „Wird mit dem Kontoauszug gebucht“. Kommt der Kontoauszug, übernimmt der Umsatz diese erfassten Mahnkosten und bucht sie — egal, ob der Kunde alles in einer Überweisung oder Rechnung und Mahnkosten getrennt überwiesen hat, und in welcher Reihenfolge. Jede Mahnkosten-Zahlung wird genau einmal gebucht; Jetzt buchen an der Rechnung ist dann gesperrt. Das Gleiche gilt, wenn beim Erfassen die Buchung der Zahlung gescheitert ist (z. B. weil der Monat geschlossen war).

Buchungen mit Mahnkosten lassen sich im Journal nicht stornieren.

Kassabuch führen

Das Kassabuch ist für Bareinnahmen und Barausgaben — schneller, als je eine Buchung zu erfassen.

Kasse anlegen (einmalig)

Eine Kasse eröffnet ein Administrator der Buchhaltung (Recht accounting.admin):

1. Geht zu Bank › Kassabuch. Gibt es noch keine Kasse, steht dort „Hast du eine Kasse?“ mit dem Knopf Kasse eröffnen. Für jede weitere Kasse: Weitere › Weitere Kasse eröffnen.
2. Tragt ein:
   • Name (Pflicht, z. B. „Handkassa“; jeder Name nur einmal)
   • Sachkonto (vorbelegt mit dem ersten Kassenkonto 27xx, z. B. 2700 Kassa; ohne Sachkonto wird nur eingetragen, nicht gebucht)
   • Anfangsbestand (Bargeld, das jetzt in der Kasse liegt; leer heißt 0, negativ geht nicht)
   • Stand am (Tag des Anfangsbestands, vorbelegt mit heute)
3. Klickt Kasse eröffnen. Die neue Kasse ist danach als Reiter gewählt.

Eine Kasse ohne Sachkonto bekommt das erste Kassenkonto (27xx), sobald ihr die Buchhaltung einrichtet. Ohne Administratorrecht zeigt das Kassabuch nur den Hinweis, dass ein Administrator die Kasse eröffnet.

Eintrag anlegen

1. Geht zu Bank › Kassabuch und wählt oben den Reiter der Kasse (vorgewählt ist die erste aktive Kasse).
2. Klickt Buchung erfassen und tragt ein:
   • Datum (wann ist es passiert)
   • Richtung: Ausgabe (Geld aus der Kassa) oder Einnahme (Geld in die Kassa)
   • Betrag: brutto und ohne Vorzeichen, wie er über den Tisch ging (z. B. 50,00)
   • Text (Pflicht, z. B. „Kleinwerkzeug Baumarkt“)
   • Belegnummer (optional)
   • Gegenkonto (optional)
   • Steuerschlüssel (optional) und Baustelle (optional)
3. Klickt Eintragen. Mit Gegenkonto bucht Work7 den Eintrag gleich ins Journal; ohne Gegenkonto wird er nur ins Kassabuch eingetragen, nicht gebucht.

Die Liste öffnet auf der letzten Seite mit den neuesten Einträgen; ältere Seiten blättert ihr unten durch. Die erste Zeile jeder Seite heißt Übertrag (Bestand vor der ersten Zeile der Seite). Suche, Datum und Betrag findet ihr unter Filter; der Bestand je Zeile bleibt dabei der echte Kassastand (siehe Bank › Kassabuch).

Wichtig: Der Bestand darf nie negativ werden

Die Regel: Wenn ihr mehr Bargeld herausgeben wollt als in der Kassa liegt, sagt Work7 Bescheid. Die Prüfung greift auf den Eintragsdatum, nicht auf heute — wer einen Beleg nachträgt, sieht sofort, wenn das einen negativen Tag erzeugt.

Beispiel:

• 1. Januar: Kassa-Öffnungsbestand 500,00 €
• 5. Januar: Ausgabe 600,00 € (wurde heute vergessen)
• Das ist nicht erlaubt: Zum 5. Januar würde der Bestand −100 € sein
• Lösung: Erst Einnahmen nachtragen oder das Datum der Ausgabe verschieben

Eintrag korrigieren

Einen Fehler werdet ihr mit einem Gegeneintrag los — der Original-Eintrag bleibt stehen (wie eine Stornobuchung). Das Kassabuch bleibt damit lückenlos.

So geht es:

1. Fahrt mit der Maus über den fehlerhaften Eintrag und klickt am Zeilenende das Symbol Gegeneintrag anlegen.
2. Work7 legt einen Gegeneintrag mit neuer Nummer, heutigem Datum und dem Text „Storno zu Nr. …“ an.
3. Der Original-Eintrag bleibt unverändert. Ein Gegeneintrag selbst lässt sich nicht noch einmal stornieren; Zeilen eines übernommenen Barbelegs korrigiert ihr über den Beleg.

Kassabuch festschreiben

Am Monatsende macht ihr einen Kassenbericht und stimmt den physischen Bestand mit Work7 ab. Danach:

1. Geht zu Bank › Kassabuch und wählt den Reiter der Kasse.
2. Klickt Weitere › Festschreiben (nur Chef bzw. Administrator der Buchhaltung).
3. Bestätigt mit Endgültig festschreiben. Alle Einträge dieser Kasse bis einschließlich heute sind dann geschützt — kein Ändern, kein Löschen; Korrekturen nur noch als Gegeneintrag. Das lässt sich nicht rückgängig machen.

Das ist dieselbe Regel wie bei der Buchung (§ 131 BAO) — der Kassenbestand ist im Audit beweiskräftig.

Keine Registrierkasse (RKSV)

Das hier ist nicht die Registrierkasse nach RKSV (§ 131b BAO). Das ist ein einfaches Kassabuch — falls ihr irgendwann Registrierkasse braucht (ab 15.000 € Jahresumsatz UND 7.500 € Barumsatz), kommt das in einer späteren Version.

Effekt: Alle Buchungen dieser Periode sind dann gesperrt. Auch später kein Ändern, kein Löschen, kein Anfassen.

Voraussetzung:

• Periode muss bereits geschlossen sein.
• Alle früheren Perioden im selben Geschäftsjahr müssen schon festgeschrieben sein — der Reihe nach. (Grund: sonst könnte man noch in die ältere Periode hineinbuchen und Zahlen verfälschen.)

Die Reihenfolge im Jahresabschluss:

1. Alle Entwürfe erledigt (gebucht/verworfen)
2. Erste Periode schließen + festschreiben
3. Zweite Periode schließen + festschreiben
4. … (der Reihe nach)

Sonderfall Storno: Ist eine Periode festgeschrieben und ihr findet einen Fehler, storniert ihr die Buchung — das Storno kommt in die nächste offene Periode rein. Die Original-Buchung wird nicht angefasst.

Häufig gefragt

F: Kann ich das Geschäftsjahr später noch ändern? A: Nein, das ist einmalig beim Einrichten. Ein zweites Geschäftsjahr könnt ihr aber jederzeit anlegen und einzelne Perioden festschreiben.

F: Was ist Reverse Charge? A: Bei Bauleistungen schuldet der Auftraggeber die Umsatzsteuer — nicht der, der die Leistung erbringt. Das ist eine Spezialregel (§ 19 Abs 1a UStG in Österreich), die für euch als Handwerksbetrieb wichtig ist, aber nur wenn der Auftraggeber selbst Unternehmer ist. Die Rechnung geht dann ohne Steuern raus; Work7 markiert das.

F: Brauche ich Steuerschlüssel, wenn ich Kleinunternehmer bin? A: Ja, aber anders. Als Kleinunternehmer rechnet ihr keine Umsatzsteuer, aber ihr braucht die Kennzahlen noch für die Meldung, dass ihr Kleinunternehmer seid.

F: Kann ich zwei Kostenstellen gleichzeitig buchen? A: Ja — jede Buchungszeile kann separat eine Kostenstelle bekommen.

F: Was passiert, wenn ich einen Konto-Steuerschlüssel ändere? A: Die Änderung wirkt ab sofort; frühere Buchungen bleiben unverändert.

F: Kann ich den Kontenrahmen nach der Einrichtung noch wechseln? A: Nein. Wenn etwas gar nicht passt, ist Support gefragt.

F: Kann eine festgeschriebene Buchung noch storniert werden? A: Ja. Die Stornobuchung kommt in die nächste offene Periode. Das ist die einzige Möglichkeit, eine festgeschriebene Buchung zu korrigieren — und die Original-Buchung wird dabei nicht angefasst.

Eine Lieferantenrechnung einreichen

Anstatt Rechnungen im Schuhkarton zu sammeln, reicht sie jetzt in Work7 ein. Das funktioniert auf drei Wegen:

So geht es:

1. Rechnung hochladen: Gehen Sie zu Belege, klicken auf Mehrere Belege hochladen und ziehen die Dateien (oder einen ganzen Ordner) auf die Fläche Ausgaben. Jede Datei wird ein eigener Beleg (siehe Belege erfassen).
2. Datei oder Foto: Work7 akzeptiert PDFs, Fotos (JPG, PNG, WebP, HEIC) und E-Rechnungs-Dateien (XML), höchstens 20 MB je Datei und bis zu 40 Dateien auf einmal. Andere Dateien werden übersprungen.
3. Automatische Erkennung:
   • E-Rechnung (beste Option): Wenn der Lieferant eine strukturierte Rechnung schickt (ZUGFeRD, XRechnung oder ebInterface), liest Work7 alle Daten verlässlich aus. Hochladen, speichern — fertig.
   • PDF oder Foto: Work7 erkennt automatisch die wichtigsten Felder (Rechnungsnummer, Betrag, Lieferant, Daten). Die Erkennung ist ein Vorschlag; gelbe Punkte zeigen unsichere Felder, die Sie prüfen sollten.
4. Manuell: Wenn die Erkennung nicht greift, füllen Sie die Felder einfach selbst aus.
5. Prüfen und fertigstellen: Bei einer einzelnen Datei öffnet sich gleich die Belegseite (Beleg links, Daten rechts). Mit Fertigstellen ist der Beleg gebucht. Wie das im Einzelnen geht, steht in Belege prüfen und fertigstellen.

Tipp: E-Rechnungen sind am besten. Der Lieferant spart Druckkosten, Sie sparen Fehler.

Screenshot: Neue Eingangsrechnung (Upload oder E-Rechnung)

Die Belegdatei bleibt am Beleg

Jede hochgeladene Datei legt Work7 zusammen mit der Eingangsrechnung ab, auch Fotos und PDFs, die per WhatsApp oder im Assistenten eingereicht werden. Auf der Belegseite steht das Original links (PDF und Fotos direkt, andere Dateien zum Herunterladen); In neuem Fenster öffnet es groß.

• Ohne Datei (z. B. ältere Belege oder Belege von Hand erfasst): Ziehen Sie die Datei auf die Ablagefläche links oder klicken Sie darauf, auch wenn der Beleg schon gebucht ist.
• Datei tauschen: Solange der Beleg nicht gebucht ist, ersetzt eine neue Datei die alte. Nach dem Buchen bleibt die Datei, wie sie ist.
• Wer sie sieht: Belegdateien liegen nicht in der Projekt-Ablage, auch wenn der Beleg einer Baustelle zugeordnet ist. Sie sehen nur Personen, die Eingangsrechnungen bearbeiten dürfen.
• Speichern fehlgeschlagen: Kann Work7 die Datei nicht ablegen, wird auch keine Eingangsrechnung angelegt; die Meldung bittet Sie, es erneut zu versuchen. Im Chat entsteht der Beleg in diesem Fall trotzdem, nur ohne Datei; Sie reichen sie dann mit Datei hinzufügen nach.
• Beleg löschen: Wird eine noch nicht geprüfte Rechnung gelöscht, verschwindet auch ihre Belegdatei.

Barbelege aus WhatsApp ins Kassabuch übernehmen

Was auf der Baustelle bar bezahlt wurde (Parken, Kleinmaterial, Kaffee für die Mannschaft), schickt ihr per WhatsApp als Barbeleg: im Menü Zahlen › Barbeleg ein Foto vom Kassenbon oder einfach „20 € Parken bar“ schreiben. Im Chat wird dabei nichts gebucht. Der Beleg landet im Eingang und unter Belege mit dem Kennzeichen Bar.

So übernehmt ihr ihn ins Kassabuch:

1. Geht zu Belege und sucht den Beleg mit Bar (Reiter Entwurf).
2. Klickt im Menü … der Zeile Ins Kassabuch. Wählt die Kassa, das Aufwandskonto und den Steuerschlüssel (nur Vorsteuer-Schlüssel); das Datum ist das Belegdatum, ihr könnt es ändern.
3. Klickt Übernehmen und bezahlen.

Fehlen Lieferant oder Belegnummer (etwa bei „20 € Parken bar“), bucht Work7 den Beleg auf den Sammellieferanten Barausgaben mit einer automatischen Nummer (BAR-Jahr-Nummer); ihr müsst nichts ergänzen. Netto und Steuer rechnet Work7 aus dem Betrag nach dem gewählten Steuerschlüssel.

Ihr könnt einen Barbeleg auch auf seiner Belegseite mit Fertigstellen abschließen: dann gilt die Kontierung, die dort steht, und Work7 bezahlt ihn ebenfalls über die Kassa (siehe Belege prüfen und fertigstellen). Ist ein Beleg als bar markiert, der eigentlich überwiesen wurde (oder umgekehrt), stellt ihr auf der Belegseite die Zahlart um, solange er ein Entwurf ist.

Work7 bucht dann in einem Schritt den Aufwand, die Zahlung aus der Kassa und die Zeile im Kassabuch. Der Beleg steht danach auf Bezahlt und zeigt die Nummer im Kassabuch („Kassa Nr. …“). Geht etwas nicht (Monat schon abgeschlossen, Kassa würde ins Minus laufen, Kassa festgeschrieben), sagt Work7 im Dialog warum, und es wird gar nichts gebucht. Ein zweites Übernehmen desselben Belegs ist nicht möglich.

Den Button Ins Kassabuch gibt es nur, wenn ihr ein aktives Kassabuch mit Konto angelegt habt (siehe „Kassabuch führen“).

Korrigieren: Die Kassabuch-Zeile eines übernommenen Barbelegs lässt sich nicht im Kassabuch stornieren. Storniert stattdessen im Journal die Zahlungsbuchung („Barzahlung …“): Work7 legt dabei die Gegenzeile im Kassabuch an; die Verbindlichkeit steht danach wieder offen am Lieferantenkonto (wie beim Storno einer Bank-Zahlung).

Hinweis „Ist eine Anlage“

Tippt jemand im Chat am Beleg auf Ist eine Anlage (z. B. bei einer neuen Bohrmaschine), steht an der Rechnung das Kennzeichen Anlage. Das ist nur ein Hinweis: die Anlage legt ihr selbst unter Belege › Anlagen an. Mit dem × neben dem Kennzeichen nehmt ihr den Hinweis wieder weg.

Beleg prüfen und fertigstellen

Eine Eingangsrechnung prüfen Sie auf ihrer Belegseite: links der Beleg, rechts die erkannten Daten mit grünen („Erkannt“) und gelben („Bitte ergänzen“) Punkten, darunter die Kontierung. Fertigstellen prüft, gibt frei und bucht in einem Schritt:

• Soll: Aufwandskonto (je Kontierungszeile) netto
• Soll: Vorsteuerkonto (bei normal besteuert) oder als Teil der Verbindlichkeit
• Haben: Kreditorenkonto (Lieferant) brutto

Fehlt etwas, bucht Work7 nichts und nennt, was fehlt. Die Buchung ist danach im Journal sichtbar; korrigieren geht nur per Stornobuchung. Die ganze Anleitung steht in Belege prüfen und fertigstellen.

Was bezahlt werden muss

Zahlung erfassen

1. Wählen Sie unter Belege beim offenen Beleg im Zeilenmenü Als bezahlt markieren.
2. Geben Sie den Betrag ein (oder nehmen Sie den vorgeschlagenen offenen Betrag).
3. Geben Sie das Zahlungsdatum an (oder heute).
4. Wählen Sie optional ein Bankkonto (sonst wird eure hinterlegte Hauptbank genutzt).
5. Speichern.

Effekt: Die Zahlung wird automatisch als Buchung gebucht, und der offene Posten wird ausgeglichen.

Teilzahlung: Zahlen Sie weniger als offen, bleibt der Rest als offener Posten stehen.

Screenshot: Zahlung erfassen (Betrag, Datum, Konto)

Wenn die offenen Posten nicht zum Konto passen

Die Saldenabstimmung prüft, ob euer Kreditorenkonto (normalerweise 3300) passt zu den offenen Posten der Lieferanten.

So nutzt ihr sie:

1. Gehen Sie zu Steuern › Erweitert › Offene Posten und wählen Sie Kreditoren.
2. Saldo des Kontos: Das zeigt euer Buchhaltungskonto 3300 laut Summen- und Saldenliste.
3. Offene Posten: Die Summe aller unbezahlten Rechnungen.
4. Differenz: Saldo minus OP-Summe.

Wenn es passt: Grünes Häkchen — ihr seid im Einklang.

Wenn es nicht passt: Work7 zeigt euch die Buchungen, die auf 3300 buchen, aber KEINEM Lieferanten zugeordnet sind. Das sind fast immer die Ursache: eine Buchung ist richtig, taucht aber in keiner OP-Liste auf, weil kein Lieferantenkonto dran ist.

Was tun? Das ist ein Job für euren Steuerberater, aber normalerweise braucht ihr:

• Entweder die Buchung korrigieren (Stornobuchung + Neubuchung mit Lieferantenkonto)
• Oder aufräumen: Buchungen ohne Sinn (alte Tests, Entwürfe) verwerfen oder stornieren

Screenshot: Saldenabstimmung (Konto vs. OP-Liste, Differenzlisteanalyse)

Umsatzsteuer-Voranmeldung

WICHTIG: Work7 berechnet die Umsatzsteuer-Voranmeldung und macht jede Zahl nachprüfbar. Vor der ersten Abgabe muss ein Steuerberater die Zahlen, Formeln und Rechenlogik prüfen und abnehmen. Die Voranmeldung hat Steuer- und Haftungskonsequenzen.

Die Voranmeldung aufrufen

1. Gehen Sie zu Steuern › UVA (Voranmeldung).
2. Wählen Sie das Jahr, die Periodeart (Monat oder Quartal) und die Periodennummer (z. B. Januar = Monat 1, Q1 = Quartal 1).
3. Work7 zeigt euch eine Tabelle mit allen 48 Kennzahlen des österreichischen Formulars U 30.

Was die Zahlen bedeuten

Die Kennzahlen sind offizielle Begriffe vom Finanzamt. Jede Zeile hat:

Spalte	Inhalt
Code	Die offizielle Kennzahl (z. B. 000, 022, 095)
Bezeichnung	Der exakte Titel aus dem Formular (z. B. „Gesamtbetrag der Bemessungsgrundlagen…")
Betrag	Der Geldbetrag für diese Kennzahl

Am wichtigsten: KZ 095 — das ist euer Zahlbetrag. Positiv = ihr schuldet Umsatzsteuer, negativ = Gutschrift (zu viel Vorsteuer).

Jede Zahl nachprüfen (Drill-down)

Klicken Sie auf eine Kennzahl in der Zeile — Work7 zeigt euch alle Buchungszeilen, die zu dieser Zahl gehören:

• Buchungsdatum
• Belegdatum
• Buchungstext
• Betrag
• Steuerschlüssel
• Bei Ist-Besteuerung: wie viel Prozent dieser Rechnung bereits bezahlt

Mit diesem Drill-down können Sie und euer Steuerberater jede Zahl zurückverfolgen — bis zur einzelnen Rechnung. Das ist wichtig für die Prüfung.

Screenshot: Voranmeldung (Tabelle mit Kennzahlen) und aufgeklappte Detailzeilen einer Kennzahl

Zahlenliste zum Eintragen in FinanzOnline

Klicken Sie auf CSV downloaden (oder Als Datei). Das gibt euch eine einfache Tabelle mit drei Spalten:

Spalte	Inhalt
Kennzahl	z. B. 022
Bezeichnung	Der Titel aus dem Formular
Betrag	z. B. 5.234,56

Diese Liste tippt ihr (oder euer Steuerberater) in FinanzOnline ein. Work7 gibt die Voranmeldung nicht direkt ab — das macht immer noch der Mensch, damit eine zweite Person sie sieht.

Voranmeldung feststellen

Nach der Prüfung klicken Sie auf Festgestellt. Das geht erst, wenn der Zeitraum vorbei ist (ab dem Tag nach dem letzten Tag des Monats bzw. Quartals); für den laufenden Zeitraum ist der Knopf gesperrt. Das tut folgendes:

1. Die Zahlen werden eingefroren — wenn Sie später noch eine alte Rechnung nachtragen, ändert sich diese Voranmeldung nicht mehr. Bei Ist-Besteuerung zählt eine Zahlung, die erst danach für einen Tag im festgestellten Zeitraum gebucht wird (zum Beispiel ein später eingelesener Kontoauszug), im ersten offenen Monat. Der Zahlungstag selbst bleibt für offene Posten, Verzugszinsen und Einnahmen-Ausgaben-Rechnung unverändert.
2. Die Voranmeldung springt auf Status Festgestellt (sichtbar unter Meine Voranmeldungen).
3. Work7 speichert alle Kennzahlwerte (damit lässt sich jede abgegebene Meldung später rekonstruieren).

Das ist nicht das Abgeben an FinanzOnline — abgeben müsst ihr die Meldung weiterhin selbst, mit der Zahlenliste oben. Das Feststellen sagt nur: „Diese Zahlen sind korrekt, wir melden sie."

Warnungen beachten

Vor der Feststellung zeigt Work7 wichtige Befunde:

• Offene Buchungsentwürfe: Entwürfe zählen nicht mit — buchen Sie sie erst ab
• Ungebuchte Eingangsrechnungen: Eine Rechnung im Status erfasst/geprüft/freigegeben heißt: Vorsteuer fehlt noch
• Ungebuchte Bankumsätze: Buchung fehlt noch — die Rechnung zählt nicht mit
• KZ 048 ≠ KZ 082: Bei Bauleistungen mit Reverse Charge sollten diese Kennzahlen gleich sein — wenn nicht, fehlt eine Zeile
• Ist-Besteuerung — Zahlungshinweis: Unbezahlte Rechnungen zählen nicht mit; nur bezahlte zählen in die Voranmeldung

Screenshot: Voranmeldung mit Warnungen (rote Kästen, Hinweistexte)

Abgabefrist

Die Frist für die Umsatzsteuer-Voranmeldung ist: 15. des zweitfolgenden Kalendermonats nach Ablauf der Periodeeende.

Beispiel:

• Monat Januar → Voranmeldung fällig 15. März
• Quartal Q1 (Jan–März) → Voranmeldung fällig 15. Mai

Work7 zeigt euch die Frist auf der Voranmeldungsseite.

Ist- oder Soll-Besteuerung — was das für die Zahlen heißt

Das ist eine Grundentscheidung eures Betriebs, getroffen beim Einrichten der Buchhaltung. Sie bestimmt, wann die Umsatzsteuer fällig wird.

Soll-Besteuerung (§ 19 Abs 2 lit a UStG)

Die Regel: Die Umsatzsteuer wird fällig mit der Rechnung, auch wenn der Kunde noch nicht bezahlt hat.

Was das für die Voranmeldung heißt:

• Unbezahlte Rechnungen zählen schon mit — Sie schulden die Steuer, obwohl Sie das Geld noch nicht haben
• In einer normalen Voranmeldung: alle Rechnungen des Zeitraums, bezahlt oder nicht

Wann macht das Sinn? Wenn ihr eher große Aufträge habt oder zuverlässige Kunden mit normalen Zahlungszielen.

Ist-Besteuerung (§ 17 UStG)

Die Regel: Die Umsatzsteuer wird fällig mit der Zahlung.

Was das für die Voranmeldung heißt:

• Nur bezahlte Rechnungen zählen mit — bezahlt ihr 50 % einer Rechnung, schuldet ihr 50 % der Steuer
• Unbezahlte Rechnungen zählen nicht mit
• Bei Teilzahlungen: die Steuer wird anteilig mit jeder Zahlung fällig

Wann macht das Sinn? Das ist der Regelfall bei Handwerksbetrieben, besonders wenn ihr viel Warenkredite gewährt oder offene Posten habt. Ihr schuldet die Steuer erst, wenn das Geld ankommt.

Wichtige Ausnahme — Reverse Charge und innergemeinschaftliche Lieferungen: Diese folgen nicht der Zahlung, sondern hängen immer am Leistungszeitpunkt (Lieferdatum, nicht Zahlungsdatum).

Screenshot: Voranmeldung mit Soll- oder Ist-Besteuerung (unterschiedliche Zahlen je nach Art)

Bauleistungen und Reverse Charge (§ 19 Abs 1a UStG)

Das ist für euch als Handwerksbetrieb wahrscheinlich das wichtigste Steuerthema.

Wann greift Reverse Charge?

Reverse Charge ist eine Spezialregel: Der Auftraggeber schuldet die Umsatzsteuer, nicht der Unternehmer.

Das greift nur wenn alle vier Bedingungen erfüllt sind:

1. Die Leistung ist eine Bauleistung (Rohbau, Ausbau, Handwerk auf einer Baustelle)
2. Der Auftraggeber ist ein Unternehmer (kein Privatmensch) — erkennbar an: ist eine Organisation (Firma/GmbH) ODER hat eine UID
3. Der Auftraggeber wird von euch mit der Bauleistung beauftragt (direkt) ODER
4. Der Auftraggeber führt üblicherweise Bauleistungen durch (Generalunternehmer, Baubetrieb, etc.)

Bei Privatkunden greift Reverse Charge NICHT — die Rechnung muss Umsatzsteuer ausweisen.

Was am Kontakt zu vermerken ist

Wenn ein Kontakt (Auftraggeber) regelmäßig Bauleistungen durchführt, hinterlegen Sie das unter Kontakte › [Name] › Bauleistungen:

• Häkchen: „Dieser Kontakt führt üblicherweise Bauleistungen durch"

Das hilft Work7 später zu erkennen, ob Reverse Charge greift.

Was an der Rechnung zu vermerken ist

Wenn Sie eine Bauleistung für einen Unternehmer erbringen, setzen Sie beim Schreiben der Rechnung:

• Häkchen: „Diese Rechnung betrifft eine Bauleistung (§ 19 Abs 1a UStG)"

Kombiniert mit dem Kontakt-Vermerk legt Work7 automatisch fest: Reverse Charge.

Die Rechnung ohne Umsatzsteuer

Wenn Reverse Charge greift:

• Rechnungsbetrag ist netto (ohne Umsatzsteuer)
• Auf der Rechnung muss ein Hinweis stehen: Etwa „Umsatzsteuer nach § 19 Abs 1a UStG — Steuerschuld beim Leistungsempfänger"
• Kein Steuersatz, keine Umsatzsteuerzeile

Die Buchung in Work7 ist dann:

Seite	Konto	Betrag
Soll	Forderung (Kundenkonto)	netto
Haben	Erlöskonto (z. B. 4070 Bauleistungen)	netto

Mehr Zeilen nicht. Keine Steuerzeile, weil der Auftraggeber die Steuer schuldet.

Wenn Reverse Charge falsch ausgestellt wird

Warnung: Wenn Sie Umsatzsteuer ausweisen, obwohl Reverse Charge greift, wird diese Steuer nach § 11 Abs 12 UStG zusätzlich geschuldet. Das heißt: Sie zahlen die Steuer doppelt.

Beispiel:

• Bauleistung 1.000 € netto, 20 % = 200 € Steuer
• Sie weisen 200 € aus (falsch)
• Sie zahlen 200 € an das Finanzamt (für die Rechnung)
• Der Auftraggeber schuldet ebenfalls 200 € (weil Reverse Charge)
• Gesamt: 400 € Steuer — Sie zahlen die Hälfte zweimal

Work7 warnt euch vor dieser Fehlerkonstellation. Wenn Sie eine Rechnung aufrufen, sagt es: „Du hast Reverse Charge gesetzt und weist trotzdem Steuer aus — das geht nicht. Wähle eine von beiden."

Screenshot: Rechnung mit Reverse-Charge-Häkchen und Warnfeld „Steuer trotz RC ausgewiesen"

Zusammenfassende Meldung (Innergemeinschaftliche Lieferungen)

Wenn ihr an ein Unternehmen in einem anderen EU-Staat liefert, ist die Lieferung steuerfrei — aber ihr müsst das dem Finanzamt melden (Zusammenfassende Meldung, Art 21 Abs 3 UStG).

Voraussetzung: UID des Abnehmers

Der Kontakt muss eine gültige UID (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) haben — etwa:

• Österreich: ATU12345678
• Deutschland: DE123456789
• Italien: IT12345678901

Achtung: Eine Lieferung in die EU ohne UID ist NICHT steuerfrei — das ist dann eine normale Lieferung mit 20 % Umsatzsteuer.

Was Work7 tut

Unter Steuern › UVA (Zusammenfassende Meldung) sieht ihr alle inner-EU-Lieferungen eines Zeitraums, aggregiert nach UID:

Spalte	Inhalt
UID	Die Umsatzsteuer-ID des Abnehmers
Name	Kontaktname
Betrag	Gesamtumsatz mit dieser Partei

Diese Liste können Sie an euren Steuerberater weitergeben oder (später) direkt ins FinanzOnline-Formular übertragen.

Warnung: Wenn ein Kontakt keine UID hat, sagt Work7 Bescheid — dann ist die Lieferung nicht steuerfrei und braucht eine normale Voranmeldung.

Screenshot: Zusammenfassende Meldung (Tabelle mit UIDs und Beträgen)

Export und Übergabe an den Steuerberater

Am Monats- oder Jahresende übergeben Sie den kompletten Buchungsstapel an Ihren Steuerberater. Work7 erzeugt ihn automatisch — und protokolliert mit Prüfsumme, damit beide Seiten später sagen können, dass es dieselbe Datei ist.

So bereitet ihr vor

Damit Work7 den Stapel erzeugen kann, trägt der Admin einmalig die Angaben der Kanzlei ein:

1. Gehen Sie zu Steuern › Mein Steuerberater
2. Im Abschnitt Angaben der Kanzlei:
   • Beraternummer: Das vergibt die Kanzlei (z. B. 1001). Sie ist eindeutig in deren System.
   • Mandantennummer: Die Nummer eures Betriebs bei der Kanzlei (z. B. 4711). Damit ordnet das Kanzleiprogramm den Stapel dem richtigen Kunden zu.
   • Sachkontenlänge: Muss zur Einstellung der Kanzlei passen — üblicherweise 4 Stellen, kann aber 5–8 sein. Falsch gewählte Länge verschiebt die Konten.

Alles wird von der Kanzlei vorher mitgeteilt — fragen Sie nach, wenn unsicher.

Den Stapel erzeugen

1. Gehen Sie zu Steuern › Mein Steuerberater.

2. Wählen Sie den Zeitraum (von/bis).

3. Optional: eine Bezeichnung für den Stapel (sonst: „work7 2026-01 bis 2026-01").

4. Optional: eine Notiz (z. B. Namen des Steuerberaters oder euer Projekt).

5. Formate (Standard: DATEV):

   • DATEV-Buchungsstapel: Für Kanzleien mit DATEV oder RZL — Standardformat, direkter Import ins Kanzleiprogramm
   • Neutrale CSV: Für Kanzleien ohne DATEV — alle Daten im Klartext, kann überall importiert werden

6. Klick auf Vorschau — Work7 rechnet den Stapel durch und zeigt euch:

   • Wieviele Buchungen darin sind
   • Wieviele Buchungssätze (jede Buchung kann mehrere Sätze ergeben)
   • Summe Soll und Summe Haben (müssen gleich sein)
   • Warnungen, falls etwas nicht passt
   • SHA-256-Prüfsumme (die übergebt ihr der Kanzlei)

Wichtig: Die Vorschau rechnet durch, erzeugt aber noch keine Datei.

Die Datei downloaden

Wenn die Vorschau passt:

1. Klick auf Erzeugen — Work7 erstellt die Datei
2. Die Datei wird automatisch heruntergeladen (Dateiname z. B. EXTF_Buchungsstapel_20260101_20260131.csv)
3. Die Datei wird mit Windows-1252 kodiert (Standard bei Kanzleiprogrammen)

Das Übergabeprotokoll

Klick auf Übergabeprotokoll — das ist der Dokumentation:

ÜBERGABEPROTOKOLL BUCHHALTUNG
============================================================

Betrieb:           Musterbetrieb
Zeitraum:          2026-01-01 bis 2026-01-31
Format:            DATEV-Buchungsstapel (EXTF)
Datei:             EXTF_Buchungsstapel_20260101_20260131.csv
Erzeugt am:        2026-09-21 15:30
Erzeugt von:       Max Muster

INHALT
————————————————————————————————————————————————————————————
Buchungen:         42
Buchungssätze:     96
Summe Soll:        12.345,67 EUR
Summe Haben:       12.345,67 EUR
Probe:             Soll gleich Haben

Kontenabgleich:    Der Stapel ergibt dieselben Kontenbewegungen wie das Journal

PRÜFSUMME (SHA-256)
————————————————————————————————————————————————————————————
a3c1... [64 Zeichen]

Mit dieser Prüfsumme lässt sich feststellen, ob die Kanzlei genau die
Datei erhalten hat, die hier erzeugt wurde.

Das Protokoll druckt und unterschreibt ihr zusammen mit der Datei — das ist euer Nachweis, dass ihr es übergeben habt, und die Kanzlei hat einen Nachweis, was sie erhalten hat.

Was beim DATEV-Stapel wichtig ist

Der Stapel enthält bewusst KEINE BU-Schlüssel. Grund: Die deutschen Kontenrahmen-Schlüssel (SKR03/SKR04) passen auf den österreichischen Einheitskontenrahmen nicht. Stattdessen:

• Umsatzsteuer und Vorsteuer stehen als eigene Buchungssätze im Stapel — genauso wie ihr sie gebucht habt
• Das Feld „Abw. Versteuerungsart" ist auf K gesetzt — das sagt dem Kanzleiprogramm: „Rechnet die Steuer nicht nach, übernehmt, was da ist"
• Das ist die konservative Variante: weniger elegant als Automatik, aber es kann nicht falsch rechnen

Personenkonten: Kundenkonto und Lieferantenkonto stehen mit ihrer eigenen Kontonummer im Stapel, nicht mit der des Sammelkontos. Sonst verliert die Kanzlei die offenen Posten eurer Kunden und Lieferanten.

Die Exporthistorie

Unter Steuern › Mein Steuerberater (Liste der Exporte) seht ihr jede Übergabe, die ihr je gemacht habt:

Spalte	Inhalt
Format	DATEV oder CSV
Zeitraum	Von/bis
Dateiname	Name der Datei
Buchungen	Wieviele
Sätze	Buchungssätze
Summe	Soll und Haben
Prüfsumme	SHA-256 zum Vergleich
Erzeugt am	Zeitpunkt
Erzeugt von	Nutzername

Damit könnt ihr später nachschauen: „Haben wir den März geschickt? Ja, am 1. April, siehe Checksumme xy. Die Kanzlei schaut in ihre Datei und bestätigt: Checksumme stimmt."

Vor der ersten Übergabe: Einlesen testen

WICHTIG: Ob eure Kanzlei den Stapel tatsächlich einliest und damit arbeiten kann, lässt sich nur bei der Kanzlei testen. Schickt vor der ersten echten Übergabe einen Probemonat und lasst ihn dort einlesen.

• Bei DATEV: Lest den Stapel selbst als Test ein (Testklient), damit ihr seht, wie das funktioniert.
• Bei RZL: RZL verlangt vorab Testdaten (Kontakt: import@rzl.at), damit sie ihre Schnittstelle prüfen können.

Ohne diesen Test riskiert ihr, dass die Kanzlei den Stapel nicht verarbeiten kann.

Anlagenverzeichnis und Abschreibung

Seit September 2026 verwaltet Work7 auch euer Anlagenverzeichnis und rechnet die jährliche Abschreibung aus — automatisch, Monat für Monat.

Wer braucht das?

Alle Betriebe, die Fahrzeuge, Maschinen, Werkzeug oder andere Anlagegüter haben. Das Finanzamt verlangt nach § 7 EStG ein Anlagenverzeichnis — auch wenn ihr nur „Einnahmen-Ausgaben-Rechner" seid, nicht bilanzierend. Work7 führt das Verzeichnis für euch.

Was Work7 berechnet

• Lineare Abschreibung — jedes Jahr denselben Betrag, über die Nutzungsdauer verteilt
• Halbjahresregel — im Kauf- und Abgangsjahr wird anteilig abgeschrieben (nicht Tag für Tag, sondern: mehr als 6 Monate im Jahr = volle Jahresabschreibung)
• Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) — Anlagegüter bis 1.000 € können sofort vollständig abgesetzt werden (seit 2023)
• Altbestand übernehmen — wenn ihr vorher schon Maschinen hattet: die bisherige Abschreibung gebt ihr ein, und Work7 nimmt sie rechnerisch mit
• Abgang — wenn ihr etwas verkauft oder verschrottet, erfasst ihr das Abgangsdatum, und Work7 bucht es aus

Die Anlagenliste

Unter Belege › Anlagen stehen alle Anlagegüter in einer Liste wie die Belege:

• Unter dem Titel steht der Buchwert heute aller Anlagegüter (ausgeschiedene zählen 0).
• Reiter: Alle, Aktiv (noch im Betrieb) und Ausgeschieden (verkauft oder verschrottet), je mit der Anzahl.
• Filter: nur die Suche nach Bezeichnung oder Inventarnummer.
• Spalten: Status (Punkt mit Text, bei ausgeschiedenen mit Abgangsdatum), Bezeichnung mit Nummer und Konto, Anschaffungsdatum, Anschaffungsbetrag, Buchwert Jahresbeginn, AfA laufendes Jahr und Buchwert heute.
  • Buchwert Jahresbeginn: Anschaffungskosten minus Altbestand-Abschreibung minus alle gebuchten Abschreibungen der Vorjahre. Bei einem Kauf im laufenden Geschäftsjahr steht „—“.
  • AfA laufendes Jahr: die Abschreibung des laufenden Geschäftsjahres. Solange der Jahreslauf noch nicht gebucht ist, rechnet Work7 sie so aus, wie der Jahreslauf es tun wird, und schreibt geplant darunter; danach steht der gebuchte Betrag da.
  • Buchwert heute: was nach den gebuchten Abschreibungen in den Büchern steht. Nach dem Abgang 0.
• Ein Klick auf eine Zeile öffnet das Anlagegut samt Abschreibung über die Jahre. Ohne Schreibrecht in der Buchhaltung siehst du es nur an; Ändern und Abgang erfassen bleiben gesperrt. Reiter und Suche merkt sich Work7 für dich.
• Unter Weitere oben rechts findest du den Anlagenspiegel und Abschreibung buchen (den Jahreslauf); Zur Anlagenliste führt zurück.

Wie ihr anfangt: Anlagengüter erfassen

1. Klick auf Belege › Anlagen

2. Anlage erfassen — ihr tragt ein:

   • Beschreibung (z. B. „Transporter Nissan NV300")
   • Klasse (Fahrzeug, Maschine, Werkzeug, Gebäude, Anlage, Sonstiges)
   • Anschaffungsdatum (wann habt ihr es gekauft/in Betrieb genommen)
   • Anschaffungskosten (Bruttobetrag, falls kein Vorsteuerabzug)
   • Nutzungsdauer — Work7 schlägt Standardwerte vor
     • Pkw: 8 Jahre (gesetzlich)
     • Maschinen: 6–10 Jahre (Erfahrungswert — der Steuerberater prüft das)
     • Werkzeug: 3–5 Jahre
     • Gebäude: 40 Jahre (2,5 % p.a.)
   • Halbjahresregel anwenden (Häkchen) — Standard ist aktiv
   • Konto (optional — automatisch 0-Klasse)
   • Kostenstelle oder Projekt (optional — z. B. wenn ein Fahrzeug nur auf einer Baustelle lädt)

3. Speichern — Work7 berechnet gleich den aktuellen Buchwert

Altbestand: Bisherige Abschreibung erfassen

Wenn ihr vor work7 schon Fahrzeuge hattet und die Steuerberater hat die Abschreibung errechnet:

1. Beim Erfassen des Anlageguts die Reiter Weitere Einstellungen öffnen
2. Altbestand-Abschreibung — hier tragt ihr ein, was bis jetzt schon abgeschrieben wurde (z. B. für einen Transporter, den ihr 2019 gekauft habt: die Abschreibung für 2019, 2020, 2021, 2022, 2023, 2024, 2025, 2026 zusammengefasst)
3. Work7 zählt das mit, verbucht es aber nicht — es ist ein Informations-Bestand

Der Jahreslauf: Abschreibung berechnen und buchen

Am Ende eines Geschäftsjahres führt ihr die Abschreibung durch:

1. Klick auf Belege › Anlagen und unter Weitere auf Abschreibung buchen
2. Entwurf vorbereiten — Work7 rechnet für alle aktiven Anlagegüter die Abschreibung des Jahres aus:
   • Öffnungswert (Buchwert am 1.1.)
   • Abschreibung des Jahres (berechnet)
   • Schlusswert (Buchwert am 31.12.)
   • Basis-Note (z. B. „Halbjahresregel angewendet — 50 % Abschreibung")
3. Prüfen — ihr seht Entwurf als Tabelle und könnt die Zahlen gegen eure Unterlagen prüfen
4. Exportieren — auf Wunsch als CSV für Excel
5. Verbuchen — Button Verbuchen. Dann:
   • Work7 legt für jedes Anlagegut eine Buchung an (eine Zeile mit der Abschreibung)
   • Gegenbuchungen werden nach Konto zusammengefasst
   • Status wechselt von „Entwurf" zu „gebucht"
   • Buchungen sind jetzt im Journal sichtbar

Wichtig: Nach dem Verbuchen ist der Lauf unveränderbar. Falls ein Fehler war: klick auf Stornieren — das erzeugt eine Gegenbuchung, der ursprüngliche Lauf bleibt stehen.

Die Abgänge: Fahrzeug oder Maschine verkauft

Wenn ihr etwas verkauft oder verschrottet:

1. Klick auf das Anlagegut in der Liste
2. Abgang — tragt ein:
   • Abgangsdatum (Verkaufsdatum)
   • Grund (optional: z. B. „Verkauf", „Verschrottung")
3. Speichern — das Anlagegut ist jetzt markiert als „abgegangen"
4. Im nächsten Jahreslauf wird es nicht mehr abgeschrieben — die Abschreibung stoppt im Abgangsjahr nach der Halbjahresregel

Wichtig: Der Verkaufserlös wird NICHT hier gebucht. Dafür gibt es die Ausgangsrechnung (falls Privatverkauf) oder eine interne Buchung (wenn's zum Schrotthändler geht). Das Anlagenverzeichnis kümmert sich nur darum, dass die Anschaffungskosten und die kumulierte Abschreibung die Bilanz wieder verlassen.

Der Anlagenspiegel: Übersicht und Export

Unter Belege › Anlagen und dort Weitere › Anlagenspiegel seht ihr alle Anlagegüter und ihre Buchwerte:

Spalte	Inhalt
Beschreibung	Name des Anlageguts
Klasse	Fahrzeug, Maschine, …
Anschaffungskosten	Brutto beim Kauf
Kumulierte AfA	Alle bisherigen Abschreibungen summiert
Buchwert	Anschaffungskosten − kumulierte AfA
Status	Aktiv oder abgegangen

Download als CSV — die Liste könnt ihr in Excel importieren oder an euren Steuerberater schicken.

Im Assistenten abfragen

Im WhatsApp-Assistenten oder im Web-Assistenten könnt ihr schnell abfragen:

• „Zeig mir die Anlagengüter" — Liste mit Buchwerten
• „Mach ein neues Anlagegut an" — Freitext-Dialog zum Erfassen
• „Wie steht die diesjährige Abschreibung?" — Aktueller Status des Jahreslaufs (Entwurf/gebucht/offen)

Das Verbuchen bleibt in der Web-Oberfläche — das ist zu wichtig für eine Chat-Nachricht.

Auswertungen für den Unternehmer

Das ist der Kern: Ihr wisst jetzt, welche Baustelle gut geht und welche nicht. Deshalb bietet Work7 seit September 2026 Auswertungen für den Unternehmer.

Was bringen die Auswertungen?

Ergebnis je Baustelle — Was hat die Baustelle gebracht?

1. Klick auf Steuern › Erweitert › Auswertungen › Baustellen (Web)

2. Zeitraum wählen (Von/Bis)

3. Die Übersicht zeigt alle Baustellen nebeneinander mit:

   • Erlöse: Was auf dieser Baustelle gebucht ist (aus den Erfolgskonten Klasse 4)
   • Kosten: Was die Baustelle gekostet hat (aus Erfolgskonten Klasse 6–7)
   • Deckungsbeitrag: Erlöse minus Kosten
   • DB %: Der Deckungsbeitrag als Prozentsatz der Erlöse
   • Stunden: Wie viele Stunden auf dieser Baustelle gebucht sind

4. Auf eine Baustelle klicken — die Detailansicht zeigt:

   • Aufschlüsselung nach Konten (alle Erfolgskonten, sortiert nach Nummer)
   • Stunden mit Deckungsbeitrag nach Stunden (wenn ein interner Stundensatz hinterlegt ist)
   • Vergleich gegen das Angebot: Was wurde abgeboten, was ist eingegangen, Abweichung

Das Wichtigste — die Ehrlichkeitsregel:

Diese Zahlen zeigen nur, was MIT Baustellenbezug gebucht ist. In der Praxis trägt längst nicht jede Buchung einen:

• Löhne laufen pro Monat, nicht pro Baustelle
• Versicherungen sind pro Jahr, nicht pro Baustelle
• Miete, Kfz-Steuer, Steuerberater haben keinen Baustellenbezug

Ein Deckungsbeitrag, der das ignoriert, sieht zu gut aus — und das ist gefährlich, wenn jemand danach einen Preis kalkuliert.

Deshalb zeigt Work7 in jeder Auswertung einen eigenen Posten: Ohne Baustellenbezug. Das sind die Kosten, die keine Baustelle trägt. Die Zahl steht nicht im Kleingedruckten — sie gehört zur Auswertung.

Das heißt konkret: Der Deckungsbeitrag ist NICHT der Gewinn. Er zeigt, welche Baustelle welche Gemeinkosten deckt. Dafür ist die Zahl wertvoll — für mehr nicht.

Interner Stundensatz hinterlegen:

Die Arbeitszeit ist euer größter Kostenblock. Sie steht aber in der Lohnbuchung — kein Baustellenbezug. Damit die Nachkalkulation ehrlich wird:

1. Steuern › Erweitert › Stammdaten › Kontierung
2. Interner Stundenkostensatz (EUR) — das ist, was euch eine Stunde kostet (nicht, was ihr für eine Stunde in Rechnung stellt)
3. Diese Summe wird NICHT gebucht, sondern nur für die Auswertung verwendet

Ist dieser Satz gesetzt, zeigt Work7 die Zeile Nach Arbeitszeit — das ist der Deckungsbeitrag, nachdem ihr auch die bewerteten Stunden abzieht.

Ergebnis je Kostenstelle:

Statt nach Baustelle könnt ihr auch nach Kostenstelle auswerten (Kolonne, Fahrzeug, Abteilung):

1. Steuern › Erweitert › Auswertungen › Kostenstellen
2. Zeitraum, fertig

Das gleiche Bild wie bei Baustellen: Erlöse, Kosten, Deckungsbeitrag, und was keinen Kostenstellen-Bezug hat.

Liquiditätsplan (einfach, für nächste Wochen):

Reicht das Geld bis Ende des Monats?

1. Steuern › Erweitert › Auswertungen › Liquidität
2. Sie zeigt, was heute auf Bank und in der Kassa liegt und was in den nächsten Wochen fällig wird (oder hereinkommt)

Die Ehrlichkeit hier: Das ist keine Prognose. Work7 zeigt nur die Fälligkeiten, die bereits in den Büchern stehen.

• Eingänge: Kundenzahlungen, die fällig sind
• Ausgänge: Lieferantenzahlungen, die fällig sind
• Balance: Bestand + Eingänge − Ausgänge je Woche

Bewusst nicht eingerechnet: Überfälliges. Eine Rechnung, die seit 60 Tagen offen ist, kommt vermutlich nicht nächste Woche. Work7 zeigt sie getrennt als Überfällig — ihr könnt dann selbst entscheiden, ob ihr sie einrechnet.

Im WhatsApp-Assistenten:

Ihr könnt diese Auswertungen auch per Chat abfragen:

• „Was hat die Baustelle [Name] gebracht?"
• „Rentiert sich der Auftrag [Nummer]?"
• „Wie schaut die Liquidität aus?"
• „Was kommt nächste Woche rein?"

Die Antwort kommt sofort — kein Umschreiben in die Web-Oberfläche nötig.

Ohne zu tippen geht es über das Menü: Menü › Zahlen und dann Umsatzsteuer (UVA) (letzter abgeschlossener Monat bzw. letztes Quartal), Liquidität (die nächsten 8 Wochen), Baustellenergebnis oder Anlagen (die wertvollsten Anlagegüter mit Buchwert). Beim Baustellenergebnis zeigt der Assistent das Projekt, an dem du gerade arbeitest; sonst wählst du aus der Liste oder tippst Anderes Projekt … und nennst es. Jede Antwort hat die Knöpfe « Zahlen und Menü.

Export:

Alle Auswertungen lassen sich als CSV herunterladen (mit Semikolon, deutschem Zahlenformat) — für Excel, für Kalkulationen, für den Steuerberater.

Buchen im Assistenten

Auf WhatsApp wird nicht gebucht. Gebucht wird immer im Büro: in der Web-App oder im Web-Assistenten. Auf WhatsApp bleibt für die Buchhaltung:

• Beleg einreichen: Foto oder PDF einer Rechnung schicken (oder Menü › Buchhaltung › Beleg einreichen). Der Beleg wird gelesen, als Eingangsrechnung angelegt und landet im Büro-Eingang. Die Antwort zeigt Lieferant und Betrag mit Öffnen im Web — einen Knopf Buchen gibt es auf WhatsApp nicht mehr.
• Bezahlt melden: „Die Rechnung von Würth ist bezahlt“. Ist die Rechnung schon gebucht, kommt wie bisher die Vorschau der Zahlung mit Endgültig ausführen. Ist sie noch nicht gebucht, antwortet der Assistent „Noch nicht gebucht, das Büro bucht im Web“ mit einem Knopf zu den Eingangsrechnungen.
• Nachschauen: Eingangsrechnungen, Bankbewegungen, Umsatzsteuer, Journal, Konten, Auswertungen, Liquidität, Baustellenergebnis und Anlagen. Auf WhatsApp ohne Buchungsvorschläge: Die Rechnung zeigt keinen Kontierungsvorschlag und nicht, was zum Buchen fehlt, eine Bankbewegung keine passenden offenen Posten. Das alles seht ihr im Web und im Web-Assistenten.

Fragt ihr auf WhatsApp nach einem Kassa-Eintrag, einer Buchung, einer Bank-Zuordnung, einem Kontoauszug oder einer neuen Anlage, schickt der Assistent eine Nachricht mit Im Web öffnen auf die passende Seite. Alte Knöpfe wie Buchen, Kassa-Eintrag, Vorschlag 1 oder Anlage erfassen aus früheren Nachrichten buchen nichts mehr, sie führen ebenfalls ins Web.

Im Web-Assistenten können Chef und Büro Barbelege, Lieferantenrechnungen und Bankbewegungen weiterhin buchen. Es gelten dieselben Regeln wie im Web: dieselben Konten, dieselben Steuerschlüssel, geschlossene Monate und festgeschriebene Kassen bleiben zu. Mitarbeiter sehen diese Funktionen nicht.

So läuft jede Buchung: Ihr nennt den Beleg im Satz („20 € Parken bar, Konto Reisekosten“). Der Assistent zeigt eine Vorschau mit den Buchungszeilen, dem Monat und — beim Kassabuch — dem Kassastand vorher und nachher. Erst Endgültig ausführen bucht. Danach gibt es wie im Web nur noch den Storno.

• Kassabuch (Web-Assistent): Ausgabe oder Einnahme mit Betrag brutto, Gegenkonto (nur Aufwands- oder Erlöskonten), Steuer, Text und Belegnummer. Es öffnet sich das Kassa-Formular mit deinen Angaben; danach kommt die Vorschau mit Endgültig ausführen. Ohne Steuerangabe gilt die Steuer des Kontos. Ein gleicher Beleg am gleichen Tag wird in der Vorschau gemeldet. Die Kassa braucht ein Sachkonto, sonst wird nichts gebucht.
• Lieferantenrechnung einreichen: Foto oder PDF an den Assistenten schicken und „Beleg einreichen“ sagen. Die Rechnung wird gelesen wie beim Hochladen unter Belege und zur Prüfung angelegt — gebucht wird dabei nichts. Auf WhatsApp geht es auch ohne Tippen: Menü › Buchhaltung › Beleg einreichen, dann das Foto der Rechnung schicken. Ein Foto in den nächsten 10 Minuten landet direkt in der Buchhaltung, ohne Frage nach dem Projekt. Du bekommst eine Nachricht mit den erkannten Angaben; im Web-Assistenten mit dem Knopf Buchen, auf WhatsApp ohne. Schickst du mehrere Fotos auf einmal, wird das erste zur Rechnung; für die übrigen fragt der Assistent wie gewohnt, wohin sie sollen.
• Lieferantenrechnungen im Überblick: Menü › Buchhaltung › Eingangsrechnungen zeigt zwei Abschnitte: Zu prüfen (noch nicht gebucht) und Zu bezahlen (gebucht, aber noch offen — die zuerst fälligen oben, mit offenem Betrag und Fälligkeit). Antippen öffnet die Rechnung.
• Lieferantenrechnung buchen (Web-Assistent): „Buch die Rechnung von Würth auf Konto 5100 mit 20 %“. Prüfen, Freigeben und Buchen passieren mit Endgültig ausführen in einem Schritt; die Vorschau zeigt Aufwand, Vorsteuer (bei Bauleistungen auch die Steuerschuld) und die Verbindlichkeit beim Lieferanten. Ohne Konto schlägt der Assistent die Kontierung früherer Rechnungen dieses Lieferanten vor. Rechnungen mit mehreren Kontierungszeilen bleiben im Web.
• Zahlung zur Lieferantenrechnung (WhatsApp und Web): „Die Rechnung von Würth ist bezahlt“ bucht den offenen Rest (oder einen genannten Teilbetrag) von der Bank oder Kassa — nur bei einer gebuchten Rechnung.
• Bankbewegungen: Offene Umsätze anzeigen lassen (WhatsApp und Web). Zuordnen per Nummer einer Rechnung oder einem Konto geht im Web-Assistenten; die Vorschau zeigt den offenen Betrag. Umsätze in fremder Währung und Zahlungen mit Mahnkosten bleiben im Web.
• Kontoauszug (Web-Assistent): CAMT.053- oder MT940-Datei hochladen und „Kontoauszug einlesen“ sagen; die Umsätze werden eingelesen, aber noch nicht gebucht.
• Nachschauen: Buchungsjournal, Umsatzsteuervoranmeldung, Konten und Steuerschlüssel, Summen- und Saldenliste, Kontoblatt, Ergebnis je Kostenstelle und Einnahmen-Ausgaben-Rechnung lassen sich im Chat abfragen.

Aus dem Assistenten gehen am Tag höchstens 100 Buchungen je Betrieb und in der Stunde höchstens 30 je Person; Belege liest der Assistent höchstens 50 am Tag. Alles Weitere geht im Web.

Journalbuchung, Storno, Anlagen und Abschreibung im Assistenten

• Journalbuchung (nur Administrator, nur im Web-Assistenten): „Buch 250 € um: Soll 7200, Haben 2800, Text Umbuchung Büromaterial“. Es öffnet sich das Formular Journalbuchung mit Belegdatum, Text und bis zu fünf Zeilen (Konto, Soll oder Haben, Betrag, auf Wunsch Steuer, Kostenstelle und Projekt). Weiter zeigt die Vorschau mit allen Zeilen und der Summe Soll = Haben; erst Endgültig ausführen bucht. Gehen Soll und Haben nicht auf oder ist der Monat geschlossen, sagt das Formular, was nicht passt.
• Buchung stornieren (nur Administrator, nur im Web-Assistenten): „Storniere die Buchung Nummer 57“ oder „Storniere die Buchung Miete September vom 1. September“. Die Vorschau zeigt die Buchung und die Stornozeilen mit getauschten Seiten; passen mehrere Buchungen, wählt ihr aus einer Liste. Eine Buchung lässt sich nur einmal stornieren. Kassabuchungen storniert ihr im Kassabuch, Abschreibungen unter Belege › Anlagen — der Assistent schickt euch dann den Link dorthin. Rechnungsbuchungen werden über die Rechnung storniert.
• Anlage erfassen oder ändern (Chef und Büro, nur im Web-Assistenten): „Leg den neuen Transporter als Anlage an: 32.000 € netto, gekauft am 15.3., Konto 0630, 8 Jahre linear“ oder „Ändere beim Stapler die Nutzungsdauer auf 6 Jahre“. Es öffnet sich das Formular Anlagegut, danach die Vorschau (beim Ändern mit altem und neuem Wert); erst Bestätigen speichert. Hinweise wie „Sofortabsetzung wäre möglich“ stehen in der Vorschau.
• Anlagenabgang (Chef und Büro, nur im Web-Assistenten): „Der alte Kompressor wurde heute verschrottet“ oder „Den Bagger haben wir gestern um 18.000 € netto verkauft“. Die Vorschau zeigt Anschaffungskosten, Restbuchwert, beim Verkauf Erlös und Ergebnis und die Buchungszeilen; Endgültig ausführen bucht den Abgang. Den Verkaufserlös bucht ihr wie im Web über die Ausgangsrechnung.
• Jahresabschreibung (nur Administrator, nur im Web-Assistenten): „Buch die Abschreibung für 2025“. Der Assistent bereitet den Entwurf vor (oder nimmt den vorhandenen) und zeigt Anzahl der Anlagen, Summe, Monat und Buchungszeilen. Endgültig ausführen bucht, Entwurf verwerfen löscht den Entwurf. Fehlt an einer Anlage ein Konto, steht das in der Vorschau, und gebucht wird nicht. Ist die Abschreibung des Jahres schon gebucht, sagt das der Assistent; stornieren geht im Web.

Auf WhatsApp gibt es Journalbuchung, Storno, Anlagen und Jahresabschreibung nicht — der Assistent schickt dafür einen Link in die Web-App. Büro-Mitarbeiter (nicht Administrator) bekommen auch im Web-Assistenten den Link zum Buchungsjournal; im Web selbst erfassen sie Journalbuchungen wie bisher.

Nächste Schritte

• Fragen? support@work7.net oder Chat in Work7

Support

Für Fragen zur Einrichtung oder zur Konfiguration schreiben Sie support@work7.net oder nutzen den Chat in Work7.