Rechnung erstellen, versenden und Zahlung erfassen

• FürBüro und Chef
• ModulRechnungen

Gilt ab Work7 0.10.0 · Stand 01.11.2026

Rechnung anlegen

Unter Rechnungen öffnet Rechnung schreiben die Rechnungsmaske; der Pfeil daneben öffnet diese Wege:

• Anzahlungsrechnung, Teilrechnung, Schlussrechnung: öffnet die Rechnungsmaske (siehe unten) mit dieser Rechnungsart.
• Aus Rapporten: abgeschlossene Rapporte eines Kunden auswählen; Stunden und Material werden zu Positionen. Die Rapporte gelten danach als verrechnet. Es zählen nur Rapporte, die das Büro freigegeben hat; Rapporte, die noch auf Freigabe warten, bleiben außen vor, und gibt es nur solche, nennt work7 ihre Anzahl.
• Aus Angebot: ein angenommenes oder gesendetes Angebot wählen; Positionen werden übernommen, das Angebot wechselt auf Berechnet.
• Wiederkehrende Rechnung: eine Vorlage, aus der zum Stichtag (monatlich, vierteljährlich, …) automatisch eine Rechnung entsteht, als Entwurf oder versendet. Siehe Wiederkehrende Rechnungen; die Vorlagen stehen in der Seitenleiste unter Rechnungen › Wiederkehrend.

Anzahlung (Abschlag) aus dem Angebot: Im Angebot selbst (oder im Zeilenmenü der Angebotsliste) öffnet Rechnung erzeugen ein Fenster mit Ganzes Angebot, Anzahlung in Prozent und Anzahlung als Betrag (brutto, höchstens der offene Rest). Die Anzahlung entsteht als Anzahlungs- oder Teilrechnung mit einer Zeile je Steuersatz des Angebots, das Angebot steht danach auf Teilberechnet. Mit Rest als Schlussrechnung entsteht die Schlussrechnung: alle Positionen des Angebots, die bisherigen Rechnungen je Steuersatz abgezogen. Details unter Angebot › Rechnung aus dem Angebot.

Aus Rapporten, aus Angebot, beim Kopieren und beim Korrigieren entsteht ebenfalls ein Entwurf; work7 öffnet ihn danach gleich in der Rechnungsmaske.

Die Rechnungsmaske

Die ganze Rechnung steht auf einer Seite, die du von oben nach unten ausfüllst. Es gibt keinen Speichern-Knopf:

1. Empfänger: Im Feld Kunde suchst du eine Firma oder Privatperson oder legst über Neuen Kontakt erstellen gleich einen neuen Kontakt an. Darunter steht die Anschrift aus dem Kontakt; Im Kontakt ändern öffnet den Kontakt in einem neuen Tab. Ein Projekt ist optional und bringt seinen Kunden mit. Sobald der Kunde gewählt ist, legt work7 den Entwurf an; vorher ist der Rest der Seite gesperrt. Ab dann speichert jede Änderung sofort, oben rechts steht „Speichert…“ bzw. „Gespeichert“. Wechselst du später den Kunden, fällt ein Projekt des bisherigen Kunden weg.
2. Rechnungsinformationen: Die Rechnungsnummer vergibt work7 erst beim Fertigstellen, das Rechnungsdatum ist heute und lässt sich beim Versenden oder Herunterladen noch ändern. Leistungsdatum: ohne Angabe gilt das Rechnungsdatum; mit dem Schalter Zeitraum gibst du stattdessen einen Leistungszeitraum von–bis an. Zahlungsziel: entweder die Tage ab Rechnungsdatum (0 = sofort fällig, höchstens 365) oder direkt das Datum fällig am; das andere Feld rechnet mit.
3. Betreff und Kopftext (siehe Betreff, Kopf- und Fußtext).
4. Positionen: Im Beschreibungsfeld der leeren Zeile suchst du Material und Leistungen aus dem Katalog oder tippst einen freien Text; Menge, Einheit (aus der Einheitenliste eures Betriebs, siehe Einheiten), Einzelpreis, Rabatt (Prozent oder Betrag) und USt je Zeile. Enter speichert die Zeile und öffnet die nächste, Escape verwirft die Eingabe der Zeile. Mit den Pfeilen sortierst du, mit dem Papierkorb löschst du (mit Rückfrage). Über der Tabelle stellst du Netto oder Brutto um; work7 fragt vorher und zeigt, ob sich der Gesamtbetrag durch die Rundung der Einzelpreise um Cent ändert. Neue Rechnungen beginnen netto oder brutto nach der Vorgabe unter Einstellungen. Unter den Positionen stehen Zwischensumme, Umsatzsteuer je Satz und der Gesamtbetrag, schon beim Tippen.
5. Fußtext.
6. Weitere Optionen (eingeklappt; zugeklappt nennt die Zeile, was vom Standard abweicht): Rechnungsart (Rechnung, Anzahlungsrechnung, Teilrechnung, Schlussrechnung), Käuferreferenz (Bestellnummer oder Leitweg-ID des Kunden für die E-Rechnung), Reverse Charge (alle Positionen ohne Umsatzsteuer; der Kunde braucht eine UID; Reverse Charge rechnet immer mit Nettopreisen, eine Brutto-Rechnung stellt work7 beim Einschalten auf netto um) und ein Hinweis zum Bezahlcode, den du unter Einstellungen › Betrieb › Finanzen & Bank ein- oder ausschaltest.

Oben rechts stehen Vorschau (das PDF als Entwurf mit Wasserzeichen), der Knopf Versenden / Herunterladen und unter Mehr Kopieren und Verwerfen. Versenden / Herunterladen speichert vorher offene Positionen; solange eine Position noch speichert oder nicht gespeichert werden konnte, ist der Knopf gesperrt und nennt den Grund. Verwerfen löscht den Entwurf nach einer Rückfrage. Fehlen Angaben für die E-Rechnung, steht oben ein gelber Hinweis mit den fehlenden Feldern. Ohne Schreibrecht siehst du die Maske nur zum Lesen.

Einen Entwurf öffnest du später aus der Liste wieder in derselben Maske; eine fertige Rechnung öffnet die Ansicht mit Zahlungen und Mahnwesen.

Rechnungskorrektur: Ihr Entwurf öffnet ebenfalls die Maske. Kunde, Daten, Steuersatz und Texte kommen von der Rechnung und sind gesperrt; du trägst den Grund (3–500 Zeichen) und die Minderungen als Positionen ein, Menge und Preis positiv.

Rechnung kopieren: Eine Rechnung mit denselben Positionen für einen anderen oder denselben Kunden legst du per Kopie an: In der Rechnungsliste im Zeilenmenü Kopieren, in der geöffneten Rechnung (Entwurf wie fertig) Mehr › Kopieren. Im Dialog Rechnung kopieren ist der Kunde des Originals vorbelegt; ein Projekt kannst du dazu wählen. Kopie anlegen öffnet einen neuen Entwurf. Übernommen werden nur die Positionen (Text, Menge, Einheit, Preis, Steuersatz, Notiz zur Position) und der Fußtext, nicht Projekt, Angebot, Rapporte, Zahlungsziel, Fälligkeit, Rabatt, Leistungszeitraum oder interne Notiz. Positionen mit Reverse Charge bekommen den normalen Steuersatz; ob die Kopie Reverse Charge ist, richtet sich nach deinen Einstellungen. Die Kopie hat noch keine Nummer und ist nicht gebucht — beides passiert erst beim Fertigstellen. Kopieren geht bei jeder Rechnung, auch bei einer bezahlten oder stornierten, aber nicht bei einer Stornorechnung oder Rechnungskorrektur.

Neu ist die Rechnung zunächst ein Entwurf ohne Nummer — die Liste zeigt „Entwurf“ statt einer Nummer; die endgültige Nummer aus dem Nummernkreis unter Einstellungen › Betrieb › Nummernkreise bekommt sie erst beim Fertigstellen (siehe unten). Das verhindert Lücken in der Nummerierung, wenn ein Entwurf verworfen wird.

Screenshot: Dialog „Aus Rapport“ mit ausgewählten Rapporten

Rabatt, mehrere Steuersätze und Bruttopreise

Eine Position kann einen eigenen Rabatt (in Prozent oder als Betrag) und einen eigenen Steuersatz haben, z. B. 20 % für die Arbeit und 10 % für ein Produkt mit ermäßigtem Satz; ein Beleg kann außerdem Bruttopreise führen. In der Rechnungsmaske und im Angebot stellst du das im Positionseditor ein (Spalten Rabatt und USt, Umschalter Netto/Brutto). Im PDF siehst du es so:

• Die Spalte Rabatt erscheint nur, wenn mindestens eine Position einen Rabatt hat. Der Betrag der Zeile ist schon nach Rabatt.
• Die Spalte USt erscheint nur, wenn die Rechnung mehrere Steuersätze hat. Unter den Positionen steht dann die Umsatzsteuer je Satz mit der Summe, auf die sie gerechnet ist.
• Ein Rabatt auf die ganze Rechnung steht wie bisher als eigene Zeile unter der Zwischensumme.
• Rechnung mit Bruttopreisen (für Privatkunden): Preise und Zeilenbeträge sind inklusive Umsatzsteuer. Unten stehen Nettobetrag, die darin enthaltene Umsatzsteuer je Satz und der Gesamtbetrag. Weil die Steuer auf den Cent genau aus dem Nettobetrag gerechnet wird, kann eine Zeile Rundung von einem Cent erscheinen (Beispiel: 1,23 € brutto bei 20 % ergibt 1,03 € netto, 0,21 € Umsatzsteuer und −0,01 € Rundung). Damit sie gebucht werden kann, braucht die Buchhaltung unter Finanzen › Erweitert › Stammdaten ein Konto für Rundungsdifferenzen.
• Die E-Rechnung (ZUGFeRD, ebInterface) führt die Positionen immer netto, den Rabatt als Abzug je Position und die Rundung als eigenen Betrag; Umsatzsteuer und Zahlbetrag sind auf den Cent dieselben wie im PDF.

Rechnungen von früher sehen unverändert aus; fertige Rechnungen kommen immer genau so aus dem Archiv, wie sie ausgestellt wurden.

Betreff, Kopf- und Fußtext

Eine Rechnung kann einen Betreff, einen Kopftext über den Positionen und einen Fußtext unter den Positionen tragen. Im PDF steht der Betreff fett unter „Rechnung“, der Kopftext ersetzt die übliche Anrede „Sehr geehrte Damen und Herren, für die erbrachten Leistungen …“, der Fußtext steht links neben den Summen vor „Mit freundlichen Grüßen“.

In der Rechnungsmaske gibst du sie direkt ein; Baustein einfügen… übernimmt einen Textbaustein, Platzhalter klappt die Liste der Platzhalter auf (ein Klick fügt ihn an der Schreibmarke ein). Gespeichert wird beim Verlassen des Feldes. Einen Betreff setzen weder die Textbausteine noch der Assistent.

Standardtexte für neue Rechnungen: Unter Einstellungen › Belege › Textbausteine legst du ein Anschreiben (wird zum Kopftext) oder einen Schlusstext (wird zum Fußtext) an und wählst bei Standardtext „Kopftext neuer Rechnungen“ bzw. „Fußtext neuer Rechnungen“. Jede neue Rechnung bekommt diesen Text dann vorbelegt, auch eine Rechnung aus Angebot, aus Rapporten oder aus dem Assistenten. Es gibt je einen Standard für Kopf- und Fußtext; wählst du einen anderen Baustein als Standard, ist der bisherige es nicht mehr. Einen deaktivierten Baustein kann man nicht als Standard wählen; beim Deaktivieren verliert er die Vorbelegung. Eine Änderung am Standardtext wirkt nur auf Rechnungen, die danach angelegt werden. Beim Kopieren und Korrigieren übernimmt die neue Rechnung die Texte des Originals; Stornorechnungen und Rechnungskorrekturen haben keine.

Platzhalter setzt work7 erst beim Erzeugen des PDFs ein:

• {rechnungsnummer} – die Rechnungsnummer; im Entwurf steht dort „(Nummer folgt beim Fertigstellen)“.
• {zahlungsziel} – das Fälligkeitsdatum, z. B. „Bitte überweisen Sie bis {zahlungsziel}.“
• {kunde} – der Name des Kunden.

Schreibweise genau so, in Kleinbuchstaben und mit geschweiften Klammern. Ein anderer Text in geschweiften Klammern bleibt unverändert im PDF stehen, so fällt ein Tippfehler in der Vorschau auf. Der Betreff hat höchstens 200 Zeichen und eine Zeile, Kopf- und Fußtext je höchstens 10.000 Zeichen; das gilt auch für den Inhalt eines Textbausteins, der Standardtext ist.

Nach dem Fertigstellen sind Betreff und Texte wie die übrige Rechnung gesperrt; das PDF im Archiv zeigt sie mit der vergebenen Nummer. In der E-Rechnung (ZUGFeRD, ebInterface) stehen sie nicht.

Prüfen und versenden

1. Positionen in der Maske kontrollieren; jede Änderung ist schon gespeichert.
2. Vorschau oben rechts (oder das Augen-Symbol in der Liste) zeigt das PDF. Solange die Rechnung Entwurf ist, steht dort „Rechnungsentwurf“ mit Wasserzeichen „ENTWURF“ statt einer Nummer.
3. Versenden / Herunterladen öffnet das Fenster Versenden / Herunterladen / Drucken: links die Vorschau, rechts Per E-Mail senden, Herunterladen, Drucken und Nur fertigstellen. Jeder dieser Wege stellt die Rechnung fertig: er vergibt die Rechnungsnummer, sperrt die Rechnung und bucht sie bei aktiver Buchhaltung; danach lässt sie sich nur noch per Storno oder Rechnungskorrektur ändern. Einen eigenen Knopf Fertigstellen gibt es im Entwurf nicht mehr. Das Fenster zeigt vorab die nächste Nummer, das Rechnungsdatum (Vorgabe heute, änderbar, nicht in der Zukunft), die Fälligkeit und Warnhinweise, etwa wenn das Datum vor der zuletzt fertiggestellten Rechnung liegt. Nach dem Schließen öffnet work7 die fertige Rechnung. Liegt das Datum im Entwurf mehr als eine Woche zurück, fragt Work7 vorher Rechnungsdatum aktualisieren: links das bisherige Datum mit Zahlungsziel und Fälligkeit, rechts der Vorschlag heute mit gleichem Zahlungsziel (beides änderbar). Aktualisieren übernimmt den Vorschlag, Abbrechen behält das alte Datum und stellt trotzdem fertig. Mit Hinweis in Zukunft nicht mehr anzeigen kommt die Frage nicht mehr. Unter Einstellungen › Betrieb › Finanzen & Bank › Rechnungsdatum beim Fertigstellen schaltest du den Hinweis wieder ein oder lässt das Datum immer automatisch auf heute setzen.
4. Per E-Mail senden (bzw. der Papierflieger in der Liste oder Versenden in einer fertigen, noch nicht versendeten Rechnung) öffnet ein Fenster mit Senden als, Empfänger und dem Knopf zum Senden; im Entwurf steht dort der Hinweis, dass der Versand die Rechnung fertigstellt. Unter Senden als ist das Firmenpostfach vorbelegt; für diesen einen Versand kannst du auf deine eigene Adresse oder ein anderes Firmenpostfach mit Senderecht umschalten. Darüber zeigt das Fenster Betreff und Text aus eurer E-Mail-Vorlage (im Entwurf mit „(Nummer folgt beim Fertigstellen)“), die Rechnungsdateien und eure Standardanhänge (z. B. AGB) mit Häkchen; nimmst du ein Häkchen weg, fehlt die Datei nur bei diesem Versand (Belegversand). Status: „gesendet“.

Aufbau der geöffneten fertigen Rechnung: Eine fertige Rechnung lässt sich nicht mehr bearbeiten; work7 zeigt sie nur noch an. Oben rechts steht ein dunkler Knopf mit dem nächsten Schritt: bei einer offenen Rechnung Als bezahlt markieren, bei einer überfälligen Rechnung Nächste Mahnung erstellen (mit Zusatzmodul Mahnwesen und Mahnrecht; liegt schon ein Mahnungsentwurf vor, heißt er Mahnungsentwurf öffnen), bei einer bezahlten oder stornierten Rechnung sowie bei Storno- und Korrekturbelegen Herunterladen. Gibt es keine weitere Mahnstufe oder steht die Rechnung auf „Nicht mahnen“, ist auch bei einer überfälligen Rechnung Als bezahlt markieren der Knopf. Ebenso, solange die Wartefrist bis zur nächsten Mahnstufe noch läuft: Dann steht Nächste Mahnung erstellen unter Mehr mit dem Hinweis „vorzeitig, fällig ab …“, falls du bewusst früher mahnen willst. Daneben steht Herunterladen (das abgelegte PDF), unter Mehr Versenden (solange die Rechnung noch nicht versendet ist), Kopieren (nur Rechnungen; so verwendest du eine Rechnung als Vorlage für eine neue), Korrigieren, Stornieren, Rechnungskorrektur, E-Rechnung und Zahlungsaufschub (offene Rechnungen), jeweils unter denselben Bedingungen wie bisher. Ohne Recht zum Bearbeiten von Rechnungen fehlen die Knöpfe, die etwas ändern. Einen Knopf Fertigstellen gibt es nicht mehr. Die Kopfzeile bleibt beim Scrollen stehen. Rechts stehen Status (mit dem Kennzeichen „E-Rechnung OK“ bzw. „Pflichtfelder fehlen“), Kunde & Projekt, Beträge und Zahlung (Netto, Gesamt, bei offenen Rechnungen Bezahlt und Offen mit den Knöpfen Teilzahlung erfassen, Mahnkosten dazunehmen und – wenn es nicht schon der Knopf oben ist – Als bezahlt markieren), bei Storno und Rechnungskorrektur Guthaben und bei fertigen Rechnungen Archiv. Links stehen Hinweise, Details, die Positionen (mit Rabatt und Steuersatz je Position, wenn die Rechnung welche hat) mit der Summenaufstellung (USt je Satz, Rundung), das Mahnwesen und zuletzt der Verlauf als Text: erstellt (ggf. aus welchem Angebot), fertiggestellt, versendet, Zahlungsaufschub, bezahlt, korrigiert oder storniert durch, ersetzt.

Herunterladen und Drucken eines Entwurfs stellen die Rechnung fertig, wie beim Versand: Es öffnet sich der Fertigstellen-Dialog mit dem Hinweis „Beim Herunterladen/Drucken wird die Rechnung fertiggestellt und bekommt ihre Nummer. Änderungen sind danach nur per Storno möglich.“ Nach Fertigstellen und herunterladen bzw. Fertigstellen und drucken bekommst du das endgültige PDF; Abbrechen ändert nichts. Die Vorschau zeigt den Entwurf weiterhin mit Wasserzeichen „ENTWURF“. Bei einer fertigen Rechnung lädt Herunterladen direkt das abgelegte PDF. Den Status einer Rechnung setzt du nicht mehr von Hand: Er folgt aus Fertigstellen, Versand und Zahlungen.

E-Rechnung: Ist das Zusatzmodul aktiv, prüft Work7 die Pflichtangaben (ZUGFeRD/ebInterface, EN 16931) schon beim Fertigstellen; fehlen Angaben, bricht das Fertigstellen mit einer Fehlerliste ab und nichts wird gespeichert. Den fertigen Export (PDF/XML) holst du danach jederzeit erneut ab.

Archiv: Beim Fertigstellen legt Work7 das Rechnungs-PDF und die E-Rechnung unveränderlich ab. Wann immer du danach Herunterladen oder E-Rechnung wählst, die Rechnung erneut versendest oder einer Mahnung eine Rechnungskopie beilegst, bekommst du genau diese Dateien — auch wenn du inzwischen Briefpapier, Logo oder Firmendaten geändert hast. Auf der Rechnung steht rechts in der Karte Archiv der Hinweis Archiviert am … mit einem Prüfwert (SHA-256), an dem sich erkennen lässt, dass die Datei unverändert ist. Bei älteren Rechnungen aus der Zeit vor dem Archiv steht zusätzlich Archiv nachträglich erzeugt bzw. Archiv nachträglich aus Stammdaten erzeugt: Work7 hat sie beim ersten Öffnen einmal abgelegt — im zweiten Fall mit den Kunden- und Firmendaten von diesem Moment, nicht zwingend genau so, wie sie damals verschickt wurde; ab dann bleibt auch sie unverändert. Dieses erste Öffnen übernimmt ein Administrator oder das Büro; Mitarbeitende sehen bis dahin den Hinweis, dass das Archiv-PDF noch fehlt.

Bezahlcode

Fertige Rechnungen tragen im Block Zahlungsinformationen rechts einen QR-Code mit der Beschriftung „Mit der Banking-App scannen“. Dein Kunde scannt ihn mit seiner Banking-App (in Österreich „Zahlen mit Code“); Empfänger, IBAN, Betrag und Verwendungszweck „Rechnung RE-…“ sind dann schon ausgefüllt.

• Betrag: der offene Betrag beim Fertigstellen. Spätere Zahlungen ändern die abgelegte Rechnung nicht.
• Entwurf: In der Vorschau steht an der Stelle des Codes „Bezahlcode folgt beim Fertigstellen“. Den Code gibt es erst mit der Rechnungsnummer.
• Ohne Code bleiben Stornorechnungen und Rechnungskorrekturen, bereits bezahlte Rechnungen, Rechnungen in einer anderen Währung als Euro und Rechnungen, die vor der Einführung des Bezahlcodes fertiggestellt wurden.
• Einstellen: unter Einstellungen › Betrieb › Finanzen & Bank. Der Schalter Bezahlcode (QR) auf Rechnungen ist von Anfang an an; ausgeschaltet bekommen die ab dann fertiggestellten Rechnungen keinen Code. Der Code braucht eine gültige IBAN bei den Bankdaten; fehlt sie oder stimmt sie nicht, erscheint dort der Hinweis „Ohne gültige IBAN erscheint kein Bezahlcode“.
• Kontoinhaber: Im Feld Kontoinhaber trägst du den Namen so ein, wie er bei der Bank zum Konto hinterlegt ist (höchstens 70 Zeichen). Leer bleibt der Firmenname. Weicht der Name vom Konto ab, warnen manche Banking-Apps beim Überweisen.

Tipp: Scanne nach einer Änderung an IBAN oder Kontoinhaber die nächste fertige Rechnung einmal selbst mit deiner Banking-App, am Bildschirm und auf dem Ausdruck.

Zahlungsaufschub (Stundung)

Eine fertiggestellte Rechnung lässt sich nicht mehr ändern — auch nicht ihre Fälligkeit. Räumst du einem Kunden mehr Zeit ein, setzt du stattdessen unter Mehr › Zahlungsaufschub ein neues Datum; es steht nicht auf dem Rechnungs-PDF. Solange der Aufschub läuft, gilt die Rechnung erst danach als überfällig (Nachtlauf, Offene-Posten-Liste, Mahnwesen). Den Aufschub kannst du jederzeit wieder entfernen. Das geht auch im Chat mit dem Assistenten (siehe Per WhatsApp).

Stornieren, korrigieren und Altfälle klären

Eine fertiggestellte Rechnung lässt sich nicht mehr ändern — auch ein Storno geht nur über einen eigenen Beleg.

• Stornieren: Im Menü der Rechnung (oben unter Mehr) Stornieren, Grund eintragen (optional) und Datum bestätigen. Work7 legt eine vollständige Stornorechnung mit eigener Nummer an (Muster ST-2026-0001), die auf die ursprüngliche Rechnung verweist. Die Rechnung selbst steht danach auf „Storniert“; bereits abgerechnete Rapporte sind wieder frei zum Abrechnen, ein daraus entstandenes Angebot fällt zurück auf „Angenommen“. Wurde die Rechnung gemahnt und sind Mahnspesen oder Zinsen noch offen, erlässt Work7 sie mit dem Storno; der Dialog sagt es vorher („Offene Mahnkosten von … werden erlassen.“).
• Korrigieren: Im Menü der Rechnung Korrigieren storniert die Rechnung genauso und legt zusätzlich sofort einen neuen Entwurf als Kopie an — Positionen, Kunde und Verknüpfungen wie Rapporte oder Angebot übernimmt der neue Entwurf. Er öffnet sich in der Rechnungsmaske mit dem Hinweis „Ersetzt Rechnung …“; ihr passt ihn an und stellt ihn wie jede andere Rechnung fertig. Offene Mahnkosten der alten Rechnung werden wie beim Storno erlassen; der neue Entwurf hat keine Mahnungen und keine Mahnkosten.
• Rechnungskorrektur (Teilbetrag): Soll nur ein Teil der Rechnung wegfallen — ein Nachlass oder eine Leistung, die nicht erbracht wurde —, wählst du im Menü Rechnungskorrektur. Im Dialog trägst du den Grund ein (Pflicht, steht auf dem Beleg) und eine oder mehrere Zeilen „Minderung“ mit dem Nettobetrag, immer positiv; Work7 zieht ihn ab. Der Dialog zeigt, wie viel sich höchstens noch korrigieren lässt (Rechnungsbetrag minus bisherige Korrekturen). Es entsteht ein Entwurf „Rechnungskorrektur zu RE-…“, der sich in der Rechnungsmaske öffnet; dort änderst du Grund und Positionen, Kunde, Steuersatz und Daten kommen von der Rechnung. Fertigstellen über Versenden / Herunterladen vergibt die Nummer (Muster RK-2026-0001), legt das PDF „Rechnungskorrektur … zur Rechnung Nr. … vom …“ ab, bucht und verrechnet den Betrag mit der Rechnung: bei einer offenen Rechnung sinkt der offene Betrag, ist dann nichts mehr offen, steht sie auf „bezahlt“; war sie schon bezahlt, entsteht ein Guthaben. Mehrere Korrekturen sind möglich, zusammen höchstens bis zum Rechnungsbetrag. Nach einer Rechnungskorrektur lässt sich die Rechnung nicht mehr stornieren — den Rest minderst du per weiterer Rechnungskorrektur. Im Web-Assistenten: „Rechnungskorrektur zu RE-…: Nachlass 100 €, Grund Farbton“; du bestätigst das Fertigstellen per Knopf. Mahnkosten: Gleicht die Korrektur die Rechnung vollständig aus (sie steht danach auf „bezahlt“), erlässt Work7 offene Mahnkosten der Rechnung; der Dialog und die Vorschau im Assistenten sagen es vorher. Bleibt nach der Korrektur noch etwas offen, bleiben auch die Mahnkosten stehen, und die Rechnung lässt sich weiter mahnen.
• E-Rechnung zum Storno: Auch eine Stornorechnung hat ihre E-Rechnung (als Gutschrift mit Verweis auf die ursprüngliche Rechnung). Ihr öffnet sie auf dem Beleg mit E-Rechnung; beim Versand per E-Mail hängt sie automatisch an. Die Beträge stehen darin ohne Minus, auf dem PDF mit.
• Ist die Stornorechnung (oder Rechnungskorrektur) im Guthaben (weil das Original schon ganz oder teilweise bezahlt war), zeigt sie im Beleg-Detail rechts einen Kasten Guthaben mit zwei Knöpfen:
  • Erstattung erfassen: Du zahlst dem Kunden Geld zurück. Betrag (vorbelegt mit dem ganzen Guthaben, höchstens so viel), Datum und Zahlungsweg (Überweisung oder Bar) eintragen. Nutzt ihr die Buchhaltung, bucht Work7 die Erstattung gleich mit.
  • Mit Rechnung verrechnen: Das Guthaben bezahlt eine offene Rechnung desselben Kunden — nach „Korrigieren“ ist die neue Rechnung schon vorausgewählt. Der Betrag ist vorbelegt mit dem kleineren Wert aus Guthaben und offenem Betrag. Deckt er die Rechnung ganz, steht sie auf „bezahlt“, sonst auf „teilweise bezahlt“. Die Rechnung zeigt danach „Verrechnet aus ST-…“. Beides lässt sich nicht rückgängig machen. Nutzt ihr die Buchhaltung, müssen Stornorechnung und Rechnung gebucht sein; sonst meldet Work7, dass du sie zuerst unter Steuern › Erweitert › Buchungen nachbuchen sollst. Eine Rückzahlung, die du im Bankabgleich dem Guthaben zuordnest, zählt genauso als Erstattung. Im Web-Assistenten: „Erstatte das Guthaben aus ST-2026-0002“ bzw. „Verrechne ST-2026-0002 mit RE26-00127“; du bestätigst per Knopf.
• Suchbegriff „Gutschrift“: Eine Rechnung an einen Kunden minderst du mit der Rechnungskorrektur, ganz aufheben geht mit Stornieren. Eine Gutschrift ist in work7 die Abrechnung an einen Lieferanten oder Subunternehmer; siehe Gutschrift unter Rechnungen › Gutschriften.
• Altfälle: Wurde eine Rechnung vor dieser Umstellung storniert, ohne dass es dazu eine Stornorechnung gab, zeigt sie ein Banner mit zwei Möglichkeiten: Storno nachholen legt die fehlende Stornorechnung nachträglich an; Nie ausgestellt markiert die Rechnung stattdessen als nie ausgestellt (nur möglich, solange sie nicht gebucht ist). Bis zur Klärung zählt eine solche Rechnung nicht zu eurem Umsatz.

Zahlung erfassen

1. In der Liste beim Reiter Offen oder Fällig die Rechnung finden. Für den vollen offenen Betrag genügt dort das Zeilenmenü … › Als bezahlt markieren (siehe Die Rechnungsliste); sonst weiter mit Schritt 2.
2. Die Rechnung öffnen und oben Als bezahlt markieren wählen (Betrag = offener Rechnungsbetrag) oder rechts in der Karte Beträge und Zahlung Teilzahlung erfassen. Ist oben Nächste Mahnung erstellen der Knopf (überfällige Rechnung), steht Als bezahlt markieren in der Karte Beträge und Zahlung.
3. Betrag und Zahlungsdatum eintragen und auf Zahlung erfassen klicken. Das Datum steht auf heute; es darf nicht in der Zukunft und nicht vor dem Rechnungsdatum liegen, sonst meldet Work7 einen Fehler. Das gilt auch für Als bezahlt markieren. Als bezahlt markieren öffnet (ohne offene Mahnkosten) das Fenster Als bezahlt markieren mit Konto, Datum und Betrag. Ist die Buchhaltung eingerichtet, wählst du dort, wohin das Geld ging: das Bankkonto (vorbelegt) oder die Kassa bei Barzahlung. Kommt der Umsatz später im Kontoauszug, wird er unter Bank › Konten nur mit dieser Zahlung verknüpft, nicht noch einmal gebucht (siehe Bank).
4. Bei vollständiger Zahlung steht die Rechnung auf „bezahlt“, sonst auf „teilweise bezahlt“ mit Restbetrag. Ist sie schon überfällig, bleibt sie nach einer Teilzahlung auf „überfällig“, bis der Rest bezahlt ist.

Zahlung mit Mahnkosten

Ist das Mahnwesen freigeschaltet und hat der Kunde Mahnspesen oder Zinsen offen, zeigt der Dialog unter dem Betrag die Aufteilung:

• Work7 schlägt vor, wie der Betrag verteilt wird: zuerst die Rechnung, dann die Mahnspesen, zuletzt die Zinsen. Danach offen zeigt, was nach dieser Zahlung übrig bleibt.
• Hat der Kunde gesagt, wofür er zahlt, ändert ihr die Felder Rechnung, Mahnspesen/Pauschale und Zinsen von Hand. Vorschlag übernehmen stellt den Vorschlag wieder her. Die Teile müssen zusammen den Betrag ergeben.
• Zahlt der Kunde nicht alle Mahnkosten, setzt ihr den Haken Restliche Mahnkosten erlassen und schreibt bei Bedarf einen Grund dazu.
• Mit Mahnkosten dazunehmen (ebenfalls in der Karte Beträge und Zahlung) öffnet sich der Dialog gleich mit „Rechnung + offene Mahnkosten“.
• Mehr als Rechnung und offene Mahnkosten zusammen lässt sich nicht erfassen; die Meldung nennt den Höchstbetrag.

Ist die Rechnung schon bezahlt und nur noch Mahnkosten sind offen, erfasst ihr die Zahlung im Abschnitt Mahnwesen mit Mahnkosten-Zahlung erfassen (siehe Mahnwesen einstellen und Verzugszinsen prüfen).

Nutzt ihr die Buchhaltung, zählt auch eine Zahlung, die ihr beim Bankabgleich einer Rechnung zuordnet oder unter Steuern › Erweitert › Buchungen nachbucht, sofort auf der Rechnung: bezahlter Betrag, Restbetrag und Status stimmen überall überein. Mehr als der offene Betrag wird der Rechnung nicht gutgeschrieben. Stornierte oder noch nicht fertiggestellte Rechnungen (Entwürfe) nehmen keine Zahlung an. Hast du eine Rechnung schon als bezahlt markiert, als die Buchhaltung noch aus war, kannst du die Zahlung später trotzdem nachbuchen; die Rechnung zählt sie dann nicht doppelt.

Anzahlungen auf eine Schlussrechnung trägst du nicht mehr als „bereits bezahlt“ in die Rechnung ein, sondern erfasst sie als Zahlung.

Überfällige Rechnungen

„Überfällig“ setzt Work7 selbst: Jede Nacht werden fertiggestellte (auch noch nicht versendete), versendete und teilweise bezahlte Rechnungen, deren Fälligkeit (bzw. Zahlungsaufschub, falls gesetzt) vorbei ist und bei denen noch etwas offen ist, auf Überfällig gestellt. In der Liste steht dann beim Fälligkeitsdatum „seit N Tagen“, in der Rechnung ein Hinweis mit dem Fälligkeitsdatum.

• Rechnungen ohne Fälligkeit werden nie überfällig.
• Schickst du eine Rechnung noch einmal, bleibt ihr Status erhalten.

Alle überfälligen Rechnungen zeigt der Reiter Fällig der Rechnungsliste — auch dann, wenn der Nachtlauf den Status noch nicht umgestellt hat (siehe Die Rechnungsliste).

Die Rechnungsliste

Unter Rechnungen stehen die Reiter Alle, Entwurf, Offen, Fällig und Bezahlt; seltene Reiter liegen unter Mehr: Teilbezahlt, Angemahnt (nur mit Mahnwesen) und Storniert. Hinter jedem Reiter steht, wie viele Rechnungen er enthält.

• Offen: alles, wofür noch Geld aussteht — fertiggestellte, versendete, teilweise bezahlte und überfällige Rechnungen mit offenem Restbetrag. Entwürfe, bezahlte und stornierte Rechnungen sowie Storno- und Korrekturbelege stehen dort nicht.
• Fällig: offene Rechnungen, deren Fälligkeit (bzw. Zahlungsaufschub) vor heute liegt; sie stehen auch unter Offen. In der Spalte Fällig steht „seit N Tagen“.
• Teilbezahlt: offene Rechnungen, auf die schon etwas bezahlt ist, auch wenn sie fällig sind.
• Angemahnt: offene Rechnungen mit mindestens einer versendeten Mahnung.

Unter dem Titel steht, wie viel offen ist und wie viel davon fällig ist, zum Beispiel „Offen: 12.340,00 € · davon fällig 2.100,00 €“. Die Zahlen und die Zähler hinter den Reitern folgen den Filtern, nicht dem gewählten Reiter.

Filter rechts neben den Reitern klappt den Filterblock auf: Suche (Nummer oder Kunde), Kunde, Zeitraum (Rechnungsdatum), Betrag (brutto) von/bis, Art (Rechnung, Anzahlung, Teilrechnung, Schlussrechnung) und Projekt. Der Betrag zählt ohne Vorzeichen: „400 bis 600“ findet eine Rechnung über 500 € und ihren Stornobeleg über −500 €. Filter zurücksetzen leert alle Felder. Reiter und Filter merkt sich die Liste: Kommst du über die Seitenleiste zurück, sind sie noch gesetzt. Exportieren lädt die Liste mit denselben Filtern als CSV. Die Liste lädt beim Scrollen weitere Rechnungen nach (je 50, sonst Weitere laden).

Die Spalten: Status (Punkt mit Text, bei gemahnten Rechnungen darunter die Mahnstufe), Fällig (bei überfälligen Rechnungen rot „seit N Tagen“, bei bezahlten und stornierten durchgestrichen), Nr. (Schloss bei fertiggestellten Rechnungen, „Entwurf“ ohne Nummer), Kunde / Betreff (darunter der Betreff, ohne Betreff Rechnungsart und Nummer), Datum (Rechnungsdatum), Betrag und Offen. Die Spalte Offen zeigt je Rechnung den Restbetrag; bei Entwürfen und stornierten Rechnungen steht „—“, bei einem Storno- oder Korrekturbeleg mit Guthaben des Kunden ein Minusbetrag.

Im Zeilenmenü … findest du neben Versenden, Vorschau und Öffnen:

• Als bezahlt markieren (offene Rechnungen): das Fenster mit Konto, Datum und Betrag (vorbelegt der offene Betrag) wie in der Rechnung. Hat die Rechnung offene Mahnkosten, öffnet sich stattdessen der Dialog mit Aufteilung (siehe Zahlung mit Mahnkosten).
• Mahnung erstellen bzw. Nächste Mahnung erstellen (nur fällige Rechnungen, Mahnwesen freigeschaltet): öffnet die Rechnung und bereitet die nächste Mahnstufe vor. Liegt schon ein Mahnungsentwurf an der Rechnung, heißt der Eintrag Mahnungsentwurf öffnen. Fehlt der Eintrag, ist „Nicht mahnen“ gesetzt oder alle Mahnstufen sind versendet.
• Stornieren (fertige Rechnungen ohne Storno oder Rechnungskorrektur): öffnet die Rechnung; dort stornierst du mit Grund unter Weitere.
• Als wiederkehrend anlegen (Rechnungen, keine Storno- oder Korrekturbelege): legt aus der Rechnung eine wiederkehrende Rechnung an und öffnet sie.
• Kopieren und Löschen (nur Entwürfe) wie bisher.

Die Liste aller Mahnungen erreichst du in der Seitenleiste unter Rechnungen › Mahnungen; die Rechnungen, die zur Mahnung anstehen, unter Weitere › Mahnvorschläge rechts oben (beides nur mit Mahnwesen). Einträge, die du mit deiner Rolle nicht ausführen darfst, zeigt das Menü nicht.

Gemahnte Rechnungen

Ist das Zusatzmodul Mahnwesen freigeschaltet, zeigt die Rechnungsliste bei bereits gemahnten Rechnungen unter dem Status die Mahnstufe (zum Beispiel „1. Mahnung“). Der Reiter Angemahnt (unter Mehr) filtert auf genau diese Rechnungen: offene Rechnungen mit mindestens einer versendeten Mahnung. Wie du eine Mahnung vorbereitest, prüfst und als versendet markierst, steht unter Mahnwesen einstellen und Verzugszinsen prüfen. In einer überfälligen Rechnung ist Nächste Mahnung erstellen der Knopf oben rechts; er bereitet die nächste Stufe vor bzw. öffnet einen vorhandenen Mahnungsentwurf.

Per WhatsApp

Rechnungen legst du im Web an, änderst, stellst fertig, stornierst und korrigierst sie dort (seit Version 0.9.0). Im WhatsApp-Chat bleiben Senden fertiger Rechnungen, Zahlung, Zahlungsaufschub, Ansehen, E-Rechnung und PDF. Wünschst du im Chat etwas, das nur im Web geht, antwortet der Assistent mit einer Nachricht und dem Knopf Im Web öffnen.

• Neue Rechnung: Menü › Verkauf › Neu im Web (oder „Rechnung an Huber Bau: 2 Stunden Montage à 80 €“) antwortet mit dem Knopf Im Web anlegen; er öffnet die Rechnungsliste im Browser direkt mit dem Dialog Neue Rechnung. Darfst du Angebote und Rechnungen anlegen, wählst du vorher Angebot im Web oder Rechnung im Web. Auch eine Rechnungs-Aufgabe auf einem Auftragszettel antwortet so.
• Zahlung erfassen: Menü › Verkauf › Offene Rechnungen, Rechnung antippen, Zahlung erfassen, Betrag schreiben. Oder direkt „Rechnung RE-2026-0042, 1.500 Euro eingegangen“. Der Assistent zeigt immer zuerst eine Vorschau mit Rechnung, Kunde, Betrag und Datum, auch wenn du die Rechnungsnummer genau nennst; erfasst wird erst mit Erfassen. Danach bekommst du eine Nachricht mit dem neuen Stand (bezahlt oder noch offen) und den Knöpfen Zur Rechnung, Offene Rechnungen und Menü. Zweimal getippt erfasst die Zahlung nur einmal.
• Rechnung senden: „Schick RE-2026-0042 raus“ zeigt immer zuerst Empfänger, Absender und Betreff; verschickt wird erst mit Jetzt senden. Danach Offene Rechnungen oder Menü. Auch einen Entwurf kannst du im Chat senden: Die Vorschau zeigt dann die künftige Rechnungsnummer und das Datum, Jetzt senden stellt die Rechnung fertig und verschickt sie. Nur fertigstellen ohne Senden geht im Web; die Rechnungskarte eines Entwurfs zeigt dafür den Knopf Im Web fertigstellen und daneben Senden.
• Rechnung aus Angebot oder Rapport: Die Angebotskarte zeigt In Rechnung umwandeln als Knopf ins Web, die Rapportkarte Im Web verrechnen. Die Rechnung daraus erstellst du im Web.
• Zahlung mit Mahnkosten (Chef und Büro, Modul Mahnwesen): „RE-2026-0042 ist mit 1.032,05 € bezahlt“. Ist der Betrag höher als der offene Rechnungsbetrag und sind Mahnkosten offen, zeigt der Assistent zuerst die Aufteilung auf Rechnung, Mahnspesen und Zinsen, was danach offen bleibt und wie gebucht wird. Erfassen erfasst die Zahlung, + Rest erlassen erlässt dazu die restlichen Mahnkosten, Abbrechen verwirft sie. Ohne Betrag zeigt die Vorschau den Rechnungsbetrag und weist auf offene Mahnkosten hin. Im Rechnungsdetail steht Mahnkosten offen; bei einer schon bezahlten Rechnung führt Mahnkosten zahlen zur Zahlung der Mahnkosten. Mahnkosten ohne Zahlung erlassen geht nur im Web.
• Zahlungsaufschub für eine fertige, offene Rechnung: „Gib für RE-2026-0042 vierzehn Tage Aufschub“. Die Vorschau zeigt die Fälligkeit auf der Rechnung, den Aufschub vorher und nachher und ab wann die Rechnung als überfällig gilt; liegt auch das neue Datum noch in der Vergangenheit, weist sie darauf hin. Bestätigen speichert. Andere Änderungen an einer Rechnung gehen im Web.
• E-Rechnung als Datei (Zusatzmodul E-Rechnung): „Schick mir die E-Rechnung zu RE-2026-0042“ oder in der Rechnung E-Rechnung. Auf WhatsApp kommt die Datei in den Chat, im Web-Assistenten Knöpfe zum Herunterladen.
• Stundensätze: „Welche Stundensätze haben wir?“ zeigt sie im Chat. Anlegen, ändern und löschen geht im Web unter Einstellungen › Betrieb › Kalkulation oder im Web-Assistenten.

Im Web-Assistenten (Chat-Fenster im Browser) bleibt alles wie bisher: freie Rechnung im Satz („Rechnung an Huber Bau: 2 Stunden Montage à 80 €“, Formular bzw. bei mehr als fünf Positionen Vorschau mit Bestätigen), Rechnung aus Angebot oder Rapport, Fertigstellen, Entwurf bearbeiten („Position 2 auf 5 Stück“, „fällig am 31.10.“), Entwurf löschen, Storno, Rechnungskorrektur, Erstattung, Guthaben verrechnen und Stundensätze ändern, jeweils mit Vorschau oder Formular. Kennt Work7 den genannten Kunden nicht, bietet der Assistent Neuen Kunden anlegen an und kehrt danach zur Rechnung zurück.

• Zahlen zeigt Umsatz des Monats und offene Posten; „Welche Rechnungen sind überfällig?“ listet sie auf.
• „Wer ist überfällig?“ oder „Überfällige Rechnungen von Huber“: Der Assistent nennt je Rechnung den offenen Betrag, die Tage seit Fälligkeit und, wenn schon gemahnt wurde, die Mahnstufe. Unter Zahlen › Offene Posten und im Rechnungsdetail steht die Mahnstufe ebenfalls.
• „Wen soll ich mahnen?“ zeigt die Mahnvorschläge mit nächster Stufe, Zinsen bis heute und Gebühr und verlinkt Rechnungen › Mahnvorschläge. Eine Mahnung vorbereiten oder versenden kann der Assistent nicht; das machst du im Web.

Tipps

• Offene Posten im Blick: Der Reiter Fällig zeigt alle überfälligen Rechnungen; die Kennzahl über der Liste nennt den Betrag.
• Wie Rechnungsnummern aussehen, stellst du einmalig unter Einstellungen › Betrieb › Nummernkreise ein (siehe unten); sie laufen je Betrieb fortlaufend.

Nummernkreise

Unter Einstellungen › Betrieb › Nummernkreise legst du je Belegart fest, wie Nummern aussehen; jede Belegart hat einen eigenen Abschnitt, den du über den Stift bearbeitest. Die Seite ist in drei Bereiche gegliedert:

• Verkauf: Rechnung (voreingestellt RE-{JJJJ}-{NNNN}, also zum Beispiel RE-2026-0042), Storno (ST-{JJJJ}-{NNNN}) und Rechnungskorrektur (RK-{JJJJ}-{NNNN}); dazu Angebot und die übrigen Belege.
• Baustelle: Rapport (voreingestellt RA-{JJJJ}-{NNNN}, zum Beispiel RA-2026-0001) und Abnahmeprotokoll (ABN-{JJJJ}-{NNNN}). Beide zählen je Jahr; Rapporte und Abnahmeprotokolle, die schon eine Nummer haben, behalten sie. Der Bereich erscheint nur, wenn Rapporte oder Abnahmeprotokolle in deinem Paket enthalten sind.
• Stammdaten: Projektnummer (voreingestellt PR-{JJJJ}-{NNNN}, zum Beispiel PR-2026-0001, zählt je Jahr) und Kundennummer. Die Kundennummer zählt durch und gilt für alle Kontakte, auch für Lieferanten. Hat dein Betrieb schon Kunden, behält die Kundennummer ihr bisheriges Format und zählt dort weiter (zum Beispiel LAE-000064 nach LAE-000063); neue Betriebe beginnen mit KD-000001. Projekt- und Kundennummern sind nur in deinem Betrieb eindeutig; ein anderer Betrieb darf dieselbe Nummer haben.

Jeder Abschnitt zeigt das Muster, die Zahl, die Zuletzt vergeben wurde, die Rücksetzung und die Nächste Nummer. Bei Rapport, Abnahmeprotokoll, Projekt- und Kundennummer ist das die Nummer, die wirklich als Nächstes kommt: Ist eine Nummer schon vergeben, etwa von einem älteren Rapport, wird sie übersprungen.

• Muster: Text frei wählbar, dazu Platzhalter: {JJJJ} Jahr, {JJ} Jahr zweistellig, {MM} Monat, {TT} Tag und genau ein Zähler wie {NNNNN} (Anzahl N = Stellen). Jahr, Monat und Tag kommen aus dem Rechnungsdatum, bei Rapport, Abnahmeprotokoll, Projekt und Kontakt aus dem Tag der Anlage. Unter Vorlage findest du fertige Muster.
• Nächste Nummer: zum Beispiel 120, wenn du deine bisherige Nummerierung fortsetzt. Aus RE{JJ}-{NNNNN} und 120 wird RE26-00120. Die Zahl lässt sich nur erhöhen; eine vergebene Nummer kommt nie wieder.
• Rücksetzung: Jährlich beginnt jedes Jahr wieder bei 1 (das Muster braucht dann das Jahr), bei Nie zählt der Zähler durch.
• Vorschau zeigt die nächste Nummer, Speichern gilt je Abschnitt. Deine bisherige Rechnungsnummerierung läuft ohne Sprung weiter.

Einschränkung: Ein Muster braucht mindestens einen Buchstaben oder Trenner. Reine Zahlen wie {JJJJ}{NNNN} gehen nicht, damit Nummern nicht mit internen Kennungen verwechselt werden. Rechnung, Storno und Rechnungskorrektur brauchen unterschiedliche Kürzel, damit sich ihre Nummern nie überschneiden; dasselbe gilt für Projekt- und Kundennummer. Bei Rapport und Abnahmeprotokoll ist als Trenner nur der Bindestrich erlaubt: RB-{JJ}-{NNN} geht, RA.{JJJJ}.{NNNN} nicht.

Rapport und Abnahmeprotokoll bekommen ihre Nummer auf jedem Weg aus demselben Nummernkreis: im Web, per WhatsApp und über den Assistenten. Ist eine Nummer schon vergeben (zum Beispiel weil du einem Rapport selbst eine Nummer gegeben hast), nimmt work7 die nächste freie. Für Projekte und Kontakte gilt dasselbe, auch beim Datenimport und wenn ein Programm sie über die Schnittstelle anlegt. Gibst du einem Projekt selbst eine Nummer, die es in deinem Betrieb schon gibt, meldet work7 das und speichert nichts.