Angebot erstellen und versenden

• FürBüro und Chef
• ModuleAngebote, Katalog

Gilt ab Work7 0.10.0 · Stand 01.11.2026

Im Web

1. Aufträge › Angebote in der Seitenleiste, oben rechts Angebot erstellen. Es öffnet sich die Angebotsmaske Neues Angebot: eine Seite mit Empfänger, Angebotsdaten, Anschreiben, Vorbemerkungen, Positionen, Schlusstext und Weitere Optionen. Bis ein Kunde gewählt ist, ist alles außer dem Kundenfeld gesperrt.
2. Willst du mit einer Vorlage starten oder abweichend von der Vorgabe deines Betriebs mit Brutto- statt Nettopreisen (oder umgekehrt), stellst du das zuerst unter Weitere Optionen ein (auf der neuen Seite aufgeklappt): Vorlage übernehmen und Preise (Netto oder Brutto). Eine Vorlage bringt Positionen, Texte und Netto/Brutto mit (siehe Angebotsvorlagen unten).
3. Kunde oder Projekt wählen. Ein Projekt bringt seinen Kunden mit; wählst du zuerst den Kunden, zeigt die Projektsuche nur seine Projekte (und solche ohne Kunden). Kunde oder Projekt kannst du im Feld auch neu anlegen. Mit der Wahl entsteht das Angebot als Entwurf mit seiner Nummer, die Seite wechselt auf das Angebot. Ab jetzt speichert jede Änderung sofort: Texte beim Verlassen des Feldes, Kunde und Projekt bei der Wahl. Oben neben den Knöpfen steht Speichert…, Gespeichert oder, wenn etwas nicht gespeichert werden konnte, Nicht gespeichert mit dem Grund. Wechselst du später den Kunden, fällt ein Projekt des bisherigen Kunden weg, und ein Projekt eines anderen Kunden lässt sich nicht zuordnen.
4. Anschreiben, Vorbemerkungen und Schlusstext direkt in der Maske schreiben oder mit Baustein einfügen… aus euren Textbausteinen übernehmen. Ist für Angebote ein Standard-Anschreiben bzw. ein Standard-Schlusstext hinterlegt (siehe Standardtexte unten), steht er in einem neuen Angebot schon drin. Leere Felder ersetzt das PDF durch die Standard-Begrüßung bzw. den Standard-Schlusstext von Work7.
5. Positionen erfasst du direkt in der Tabelle Positionen: in der leeren Zeile Material oder Leistung aus dem Katalog suchen oder einen freien Text tippen, dann Menge, Einheit, Einzelpreis, Rabatt (in % oder €), USt und Art. Einheit und Preis kommen aus dem Katalog; den Preis überschreibst du je Position, die Einheit wählst du aus der Einheitenliste eures Betriebs (fehlt eine, legen Chef und Büro sie im Auswahlfeld mit Neue Einheit anlegen an, siehe Einheiten). Bei einer Katalogleistung ohne eigenen Preis rechnet Work7 den Preis aus der Kalkulation: unter der Zeile steht schon vor dem Anlegen die Kalkulation (Lohn, Material, Zuschläge und Einzelpreis netto), und das Preisfeld zeigt den kalkulierten Preis, solange du ihn nicht selbst änderst. Enter speichert die Zeile und öffnet die nächste, das Verlassen der Zeile speichert ebenfalls, Escape verwirft deine Eingaben in der Zeile. Mit den Pfeilen verschiebst du eine Position innerhalb ihres Titels, der Papierkorb löscht sie nach Rückfrage. Im Brutto-Angebot rechnet Work7 Katalog- und Kalkulationspreise mit dem Steuersatz auf brutto um; die Spalten heißen dann Einzelpreis brutto und Betrag brutto. Unter der Tabelle stehen die Summen mit Umsatzsteuer je Satz.
6. Bei größeren Angeboten gliederst du mit Titeln (Leistungsverzeichnis mit Ordnungszahlen, siehe Titel und Positionsarten unten).
7. Fertig? Oben Versenden öffnet den Dialog zum Versenden, Herunterladen oder Drucken (siehe Fertigstellen unten).

Titel und Positionsarten: Titel über der Tabelle legt einen Titel an, das Plus in der Titelzeile einen Untertitel (zwei Ebenen). In der Titelzeile benennst du den Titel um (Stift), verschiebst ihn mit den Pfeilen innerhalb seiner Ebene und löschst ihn (Papierkorb). Hat der Titel Positionen, wählst du beim Löschen, in welchen Titel sie wandern (oder Ohne Titel); gelöscht wird nur der Titel. Steht im Titel noch eine neue, nicht gespeicherte Position, weist der Dialog darauf hin: ihre Eingaben gehen beim Löschen verloren. Einen Titel mit Untertiteln löschst du erst, wenn seine Untertitel weg sind. Eine Position kommt mit dem Ordner-Symbol in ihrer Zeile in einen anderen Titel (ans Ende). Neue Positionen legst du mit Position hinzufügen direkt im gewünschten Titel an. Die Titelzeile zeigt die Zwischensumme des Titels; ab zwei Titeln stehen die Summen je Titel (mit Untertiteln) auch über der Summenaufstellung. Die Ordnungszahlen vergibt Work7 nach jeder Änderung selbst; Neu nummerieren vergibt sie bei Bedarf noch einmal ausdrücklich. Ohne Titel zeigt die Spalte Pos die laufende Nummer. Unter Art wählst du Standard, Alternativ (Alternative auf Wunsch) oder Eventual (nur bei Bedarf); Alternativ- und Eventualpositionen zählen nicht in die Angebotssumme und stehen unter dem Gesamtbetrag mit „nicht enthalten“.

Langtext, Vorbemerkung und Bilder: Alles steht in derselben Tabelle. Das Absatz-Symbol in der Zeile öffnet den Langtext der Position (auch in der neuen Zeile, bevor du sie speicherst); das Notiz-Symbol in der Titelzeile öffnet die Vorbemerkung des Titels. Im Fenster schreibst du den Text oder holst mit Baustein einfügen… einen Textbaustein dazu, Speichern übernimmt ihn, leer speichern entfernt ihn (höchstens 10.000 Zeichen). Langtext und Vorbemerkung stehen gekürzt unter der Zeile bzw. dem Titel und im PDF vollständig. Das Bild-Symbol fügt ein Bild hinzu oder ersetzt es (siehe Bilder an Positionen unten). Während eine solche Änderung gespeichert wird, nimmt die Zeile keine Eingaben an.

Angebotsdaten: Die Nummer vergibt Work7 beim Anlegen. Als Angebotsdatum gilt der Tag, an dem du versendest oder herunterlädst; gültig ist das Angebot 14 Tage ab diesem Datum (so steht es im PDF). Zahlungsbedingungen und Bankverbindung kommen aus den Einstellungen des Betriebs (Weitere Optionen › Bedingungen verweist dorthin).

Netto oder Brutto: Welche Preise ein neues Angebot hat, legt Chef oder Büro für den Betrieb fest (Vorgabe Netto). Im Angebot stellst du es mit dem Umschalter Netto/Brutto über der Positionstabelle um (Weitere Optionen › Preise zeigt nur, was gilt); Work7 rechnet dabei die Einzelpreise mit dem Steuersatz jeder Position um und zeigt vorher den Gesamtbetrag vorher und nachher. Solange eine Zeile ungespeicherte Eingaben hat, ist der Umschalter gesperrt. Angebote, die der Assistent im Chat anlegt, sind immer netto. Ein Entwurf aus der Zeit vor Rabatt und Steuer je Position wird beim ersten Bearbeiten der Positionen auf Rabatt und Steuer je Position umgestellt; die Preise bleiben netto, die Tabelle weist darauf hin.

Screenshot: Angebots-Detailseite mit Positionen und Katalogsuche

Aufbau des Entwurfs: Ein Angebotsentwurf öffnet dieselbe Maske wie Angebot erstellen. Oben rechts stehen der Speicherstand, Vorschau, Versenden und Mehr mit Kopieren, Als Vorlage speichern und Verwerfen (löscht den Entwurf der ersten Version; bei einer offenen neuen Version heißt der Eintrag Version verwerfen, beides mit Rückfrage). Einen eigenen Knopf Fertigstellen gibt es nicht mehr. Die Kopfzeile bleibt beim Scrollen stehen. Unter der Maske folgt die Versionshistorie. Darfst du Angebote nur ansehen, ist die Maske gesperrt und Versenden heißt Vorschau.

Aufbau des fertigen Angebots: Oben rechts steht ein Knopf für den nächsten Schritt: Ist das Angebot fertig, aber noch nicht versendet, heißt er Versenden; ist es versendet, Auftrag erhalten; ist es angenommen oder erst teilweise berechnet, Rechnung erzeugen; sonst Herunterladen. Daneben steht Herunterladen (das abgelegte PDF), alles Weitere liegt unter Mehr: Versenden (Unterschrift anfordern oder per E-Mail), Auftrag erhalten, bei versendeten Angeboten Als abgelehnt markieren (bei abgelehnten Ablehnung zurücknehmen), Rechnung erzeugen, nach der Annahme Rapport erstellen, Auftragsbestätigung erstellen (gibt es sie schon: Auftragsbestätigung AB-… öffnen, siehe Auftragsbestätigung) und Lieferschein erstellen, dazu Kopieren, Als Vorlage speichern und Neue Version. Du siehst nur, was du mit deinen Rechten auch ausführen darfst. Rechts siehst du Status, Kunde & Projekt und Summen (Netto, nicht enthaltene Alternativ- und Eventualpositionen, Gesamt); links stehen der Hinweis, dass das Angebot gesperrt ist, Meldungen zu deinen Aktionen, Details (mit Betreff und Gültig bis), Texte, bei angenommenen Angeboten Abrechnung (siehe Rechnung aus dem Angebot unten), die Positionen mit der ausführlichen Summenaufstellung und die Versionshistorie. Einen eigenen Knopf Fertigstellen gibt es nicht; ein altes Angebot, das noch nie fertiggestellt wurde, stellt Herunterladen dabei fertig.

Senden aus dem Angebot: Im Entwurf führt Versenden › Per E-Mail senden in den Dialog Senden mit Senden als, Empfänger und Senden; der Versand stellt das Angebot fertig, der Dialog weist darauf hin. Bei einem fertigen Angebot öffnet Versenden (oben, solange es noch nicht versendet ist, sonst unter Mehr) denselben Dialog; dort wählst du im Dialog zwischen Unterschrift anfordern (Name und E-Mail des Kunden, Zur Signatur senden) und Per E-Mail senden. Beim Senden per E-Mail zeigt der Dialog oben Betreff und Text aus eurer E-Mail-Vorlage, das Angebots-PDF und eure Standardanhänge (z. B. AGB) mit Häkchen; nimmst du ein Häkchen weg, fehlt die Datei nur bei diesem Versand. Mehr dazu unter Belegversand.

Kalkulation: Bei Katalogleistungen rechnet Work7 Kosten, Zuschläge und Deckungsbeitrag mit. Die Aufschlüsselung (Lohn, Material, Zuschläge), den Hinweis Preis überschrieben mit dem kalkulierten Preis und den Bezug zu einem Aufmaß siehst du unter der Beschreibung der Position. Das Rechner-Symbol in der Zeile einer Leistung (Neu berechnen) rechnet den Preis mit den aktuellen Sätzen neu; hat die Zeile noch ungespeicherte Eingaben, ist es gesperrt, bis du sie mit Enter speicherst oder mit Escape verwirfst. Schlägt die Neuberechnung fehl, steht die Meldung über der Tabelle. Die Sätze stellst du in den Einstellungen ein.

Versand: In der Angebotsliste öffnet das Augen-Symbol die PDF-Vorschau, der Papierflieger (nur bei Entwürfen) das Fenster Angebot versenden mit Versand per E-Mail, Herunterladen, Drucken und Fertigstellen. Unter Senden als steht das Firmenpostfach eures Betriebs (Etikett Standard); du kannst für diesen einen Versand auf deine eigene Adresse (Persönlich) oder ein anderes Firmenpostfach umschalten, für das du das Senderecht hast. Danach steht das Angebot auf „gesendet“. Im Entwurf zeigt Vorschau oben rechts das PDF in einem Fenster, bei einem fertigen Angebot schaltest du mit Vorschau auf das PDF in voller Höhe um und mit Inhalt zurück. Die Vorschau zeigt einen Entwurf mit dem Wasserzeichen „ENTWURF“. Herunterladen und Drucken eines Entwurfs (im Fenster Angebot versenden der Angebotsliste oder über Versenden im Angebot) stellen das Angebot fertig; der Dialog sagt das vorher („Beim Versenden, Herunterladen oder Drucken wird das Angebot fertiggestellt. Änderungen sind danach nur als neue Version möglich.“), danach bekommst du das endgültige PDF.

Fertigstellen: Ist das Angebot fertig, klickst du oben auf Versenden. Der Dialog zeigt links die Vorschau und rechts Per E-Mail senden, Herunterladen, Drucken und Nur fertigstellen; jeder dieser Wege stellt das Angebot fertig (in der Angebotsliste auch im Fenster Angebot versenden). Vorher speichert Work7 offene Eingaben, auch eine noch nicht gespeicherte Positionszeile, und wartet laufende Änderungen ab. Lässt sich eine Zeile nicht speichern (etwa eine ungültige Menge), bleibt Versenden gesperrt; der Hinweis am Knopf und die Meldung an der Zeile nennen den Grund, bis du die Zeile korrigierst oder mit Escape verwirfst. Läuft gerade eine Änderung (Langtext, Vorbemerkung, Neu berechnen, Bild entfernen, Titel), wartet Versenden, bis sie gespeichert ist. Das Angebot bekommt „Version 1“, das PDF wird ohne Wasserzeichen unveränderlich abgelegt und das Angebot ist gesperrt: Positionen, Texte und Preise lassen sich nicht mehr ändern, löschen geht auch nicht mehr. Der Versand per E-Mail stellt einen Entwurf automatisch fertig. Übergibst du das Angebot selbst (ausgedruckt oder aus deinem eigenen Mailprogramm), lädst du es einfach herunter oder druckst es — das stellt es dabei fertig. Rechts unter Status siehst du zwei Kennzeichen: Entwurf bzw. Fertiggestellt und daneben, ob das Angebot noch nicht versendet, gesendet, angenommen, teilberechnet oder berechnet ist; in der Liste steht bei fertigen Angeboten ein Schloss.

Neue Version: Muss ein fertiges Angebot noch einmal geändert werden, etwa weil der Kunde einen anderen Preis oder weniger Positionen möchte, klickst du oben unter Mehr auf Neue Version und bestätigst. Das Angebot behält seine Nummer und wird als „Version 2“ (in Titel und Liste „AN-2026-0012 · V2“) wieder bearbeitbar; Version 1 bleibt unverändert mit ihrem PDF erhalten. Danach änderst du wie gewohnt in der Maske und stellst über Versenden wieder fertig — das neue PDF trägt „Version 2“. Brauchst du die Änderung doch nicht, nimmt Mehr › Version verwerfen alles zurück und Version 1 gilt wieder. Hat der Kunde eine alte Version zur Unterschrift bekommen, gilt diese Unterschrift nicht mehr; Work7 übernimmt sie nicht und meldet dir „Unterschrift für überholte Version“. Ist ein Angebot angenommen oder in eine Rechnung umgewandelt, gibt es keine neue Version mehr — Änderungen schreibst du dann als eigenes Nachtragsangebot.

Versionshistorie: Unten im Angebot siehst du alle Versionen mit Datum, Summe und Status. PDF öffnet genau das Dokument, das zu dieser Version abgelegt wurde, Ansehen zeigt die Version schreibgeschützt („Version 1 – ersetzt durch Version 2 am …“), rechts mit Status, Kunde & Projekt und Summen dieser Version. Mit Als Ausgangspunkt für neue Version startest du eine neue Version mit dem Inhalt einer älteren, etwa wenn der Kunde doch lieber die erste Variante möchte.

Erst ein fertiges Angebot lässt sich annehmen, zur Unterschrift schicken (DocuSign; der Kunde unterschreibt genau das abgelegte PDF) und abrechnen. Angenommen markierst du sonst mit Auftrag erhalten (oben oder im Zeilenmenü der Liste), dabei wird ein Interessent automatisch zum Kunden. Das geht nur, solange das Angebot nicht schon angenommen oder abgerechnet ist.

Als abgelehnt markieren: Sagt der Kunde ab, wählst du bei einem versendeten Angebot Als abgelehnt markieren (im geöffneten Angebot unter Mehr, in der Liste im Zeilenmenü) und bestätigst im Dialog. Das Angebot steht danach unter dem Reiter Abgelehnt. Hat sich der Kunde doch noch gemeldet, nimmt Ablehnung zurücknehmen das zurück; das Angebot gilt wieder als versendet und offen. Beides geht nur mit dem Recht, Angebote zu bearbeiten.

Die Angebotsnummer vergibt Work7 selbst beim Anlegen; sie ist innerhalb deines Betriebs eindeutig. Wie sie aussieht, legst du unter Einstellungen › Betrieb › Nummernkreise fest (siehe unten).

Angebot kopieren: Für ein ähnliches Angebot an einen anderen Kunden musst du nicht von vorn anfangen. In der Angebotsliste wählst du im Zeilenmenü der Zeile Kopieren, im geöffneten Angebot Mehr › Kopieren. Im Dialog Angebot kopieren ist der Kunde des Originals vorbelegt (im geöffneten Angebot auch das Projekt); du kannst beides ändern. Kopie anlegen öffnet die Kopie als neuen Entwurf mit eigener, neuer Nummer, die Meldung lautet etwa „Kopie AN-2026-0043 angelegt“. Übernommen werden Einleitung, Schlusstext, Vorbemerkung, Rabatt, Steuersatz und Zuschläge, alle Titel mit ihren Vorbemerkungen und alle Positionen mit Art (auch Alternativ- und Eventualpositionen), Ordnungszahl, Langtext, Menge, Preis und Kalkulation; dazu Ansprechpartner und Berichtsvorlage, wenn es sie noch gibt. Nicht übernommen werden Gültig bis, die interne Notiz, die Verknüpfung mit einer Anfrage und mit einem Aufmaß sowie Status, Version und Unterschrift. Die Summen rechnet Work7 neu. Kopieren geht aus jedem Status, auch bei einem fertigen oder angenommenen Angebot; das Original bleibt unverändert. Kopieren steht nur zur Verfügung, wenn du Angebote bearbeiten darfst.

Rechnung aus dem Angebot (Anzahlung und Schlussrechnung)

Aus einem fertigen Angebot, das versendet oder angenommen ist, machst du mit Rechnung erzeugen eine Rechnung (oben im angenommenen Angebot, sonst unter Mehr, oder im Zeilenmenü der Angebotsliste). Im Fenster Rechnung erzeugen wählst du:

• Ganzes Angebot: alle Positionen des Angebots, ohne Alternativ- und Eventualpositionen.
• Anzahlung in Prozent: z. B. 30 % der Angebotssumme.
• Anzahlung als Betrag: ein Bruttobetrag, höchstens der noch offene Rest.

Bei einer Anzahlung wählst du außerdem Anzahlungsrechnung oder Teilrechnung. Das Fenster zeigt den ungefähren Rechnungsbetrag; Rechnung erzeugen legt die Rechnung als Entwurf an und öffnet sie in der Rechnungsmaske, wo du sie wie jede Rechnung prüfst und versendest. Hat das Angebot Positionen mit verschiedenen Steuersätzen (z. B. 20 % und 10 %), teilt Work7 die Anzahlung im selben Verhältnis auf und schreibt je Steuersatz eine Zeile, damit die Umsatzsteuer stimmt. Ist ein Betrag größer als der offene Rest, sagt Work7 dir das und legt nichts an.

Nach einer Anzahlung steht das Angebot auf Teilberechnet, auch wenn die Anzahlungen schon die ganze Angebotssumme abdecken. Rechnung erzeugen bietet dann Rest als Schlussrechnung an: Die Schlussrechnung enthält wieder alle Positionen und zieht die bisherigen Rechnungen je Steuersatz ab. Die Abzugszeile nennt jede Anzahlungsrechnung mit Nummer, Datum, Netto, Steuersatz, Umsatzsteuer und Brutto. Ist schon alles angezahlt, ergibt die Schlussrechnung 0,00 €; eine weitere Anzahlung ist dann nicht mehr möglich. Diese Schlussrechnung über 0,00 € stellst du trotzdem fertig und versendest sie (Endrechnung nach Anzahlungen, § 11 UStG): Sie gilt sofort als bezahlt, taucht nie als offen oder im Mahnwesen auf und wird nicht gebucht, weil die Umsatzsteuer schon mit den Anzahlungen erfasst ist. Hatte das Angebot einen Gesamtrabatt, steht er in der Schlussrechnung als eigene Zeile, damit die Abzüge nicht noch einmal rabattiert werden. Gibt es aus dem Angebot noch einen Rechnungsentwurf, stellst du ihn zuerst fertig oder verwirfst ihn; erst dann lässt sich der Rest abrechnen. Danach steht das Angebot auf Berechnet, und Rechnung erzeugen verschwindet. Wird eine Anzahlung storniert, während die Schlussrechnung noch ein Entwurf ist, lässt sich der Entwurf nicht mehr fertigstellen („Die Anzahlungen haben sich geändert. Bitte Schlussrechnung verwerfen und neu erstellen.“): Verwirf ihn und erzeuge die Schlussrechnung neu. Eine Anzahlung, die in einer fertigen Schlussrechnung abgezogen ist, lässt sich erst stornieren, wenn die Schlussrechnung storniert ist; danach steht das Angebot wieder auf Teilberechnet, und du erzeugst eine neue Schlussrechnung. Auch eine Schlussrechnung über 0,00 € lässt sich stornieren; der Stornobeleg über 0,00 € wird wie sie nicht gebucht.

Im angenommenen Angebot zeigt der Abschnitt Abrechnung (nur wenn du Rechnungen ansehen darfst) die Angebotssumme, was schon berechnet ist und was offen ist, dazu jede Rechnung aus dem Angebot mit Nummer (bzw. Rechnungsentwurf), Art und Betrag; ein Klick öffnet sie. Verwirfst du einen Rechnungsentwurf aus dem Angebot, zählt er nicht mehr, und du kannst neu abrechnen. Eine stornierte Rechnung zählt ebenfalls nicht mehr.

Die Angebotsliste

Unter dem Titel steht, wie viel Offen ist (Summe der offenen Angebote). Oben rechts legt Angebot erstellen ein neues Angebot an; der Pfeil daneben bietet Kostenvoranschlag und Lieferschein (nur mit dem Recht für diese Belege). Reiter, Filter und Tabelle stehen in einer Karte: Reiter Alle, Entwurf, Offen (fertig und beim Kunden, auch fertiggestellt, aber noch nicht versendet), Angenommen (noch nichts berechnet), Teilberechnet, Berechnet und Abgelehnt, jeweils mit der Anzahl. Abgelaufene Angebote findest du unter Alle. Rechts daneben Exportieren (CSV) und Filter mit Suche, Kunde, Zeitraum, Betrag (brutto) von–bis und Projekt; die Filter wirken auf Liste, Anzahl und Summe, der CSV-Export folgt Reiter und Filtern. Beim Scrollen lädt die Liste jeweils 50 weitere Angebote nach. Work7 merkt sich Reiter und Filter (siehe Listen filtern und sortieren).

Die Spalten sind Status, Nr. (mit Schloss bei fertigen Angeboten), Kunde / Betreff (unter dem Kunden der Betreff), Datum, Gültig bis und Betrag; bei einem teilberechneten Angebot steht unter dem Betrag, was noch offen ist. Das Zeilenmenü bietet je nach Stand Versenden, Vorschau, Öffnen, Auftrag erhalten, Als abgelehnt markieren bzw. Ablehnung zurücknehmen, Rechnung erzeugen, bei angenommenen Angeboten Auftragsbestätigung erzeugen und Lieferschein erzeugen, dazu Kopieren und bei Entwürfen Löschen. Gibt es die Auftragsbestätigung schon, öffnet Auftragsbestätigung erzeugen die bestehende.

Angebotsvorlagen

Schreibst du immer wieder ähnliche Angebote, etwa „Fassade streichen“ oder „Bad sanieren“, speicherst du ein gutes Angebot einmal als Vorlage. Vorlagen gelten für den ganzen Betrieb: Jeder, der Angebote anlegt, kann sie nutzen.

Als Vorlage speichern: Im geöffneten Angebot Mehr › Als Vorlage speichern. Der Name ist mit „Vorlage aus AN-…“ vorbelegt; gib ihm einen sprechenden Namen wie „Fassade Standard“ und auf Wunsch eine Beschreibung. Vorlage speichern legt die Vorlage an; die Meldung führt mit Zu den Vorlagen direkt zur Übersicht. Gespeichert werden Einleitung, Schlusstext, Vorbemerkung, Rabatt, Steuersatz und Zuschläge, alle Titel mit Vorbemerkungen und alle Positionen samt Langtext, Menge, Preis und Kalkulation. Kunde, Projekt und Nummer werden nicht gespeichert, ebenso wenig Gültig bis, Ansprechpartner, Berichtsvorlage und die Verknüpfung mit einem Aufmaß. Änderst du das Angebot später, bleibt die Vorlage, wie sie war. Jeder Name kommt nur einmal vor (Groß- und Kleinschreibung zählen nicht); ein Betrieb kann bis zu 200 Vorlagen haben. Speichern dürfen Administratoren und Manager.

Angebot aus einer Vorlage: Angebote › Angebot erstellen, unter Weitere Optionen im Feld Vorlage übernehmen die gewünschte Vorlage wählen und danach den Kunden oder das Projekt. In der Auswahl stehen je Vorlage die Zahl der Positionen und der Nettobetrag. Mit der Kundenwahl entsteht das neue Angebot mit eigener Nummer und allen Inhalten der Vorlage, auch mit deren Netto- oder Bruttopreisen (die Wahl Preise ist dann gesperrt; umstellen kannst du danach im Angebot). In einen schon angelegten Entwurf lässt sich keine Vorlage übernehmen. Die Preise sind die beim Speichern der Vorlage, Work7 gleicht sie nicht mit dem Katalog ab; prüfe sie vor dem Versand. Gibt es ein Material oder eine Leistung aus der Vorlage nicht mehr im Katalog, bleiben Text und Preis der Position, nur die Verknüpfung zum Katalog fehlt. Hat dein Betrieb noch keine Vorlage, fehlt das Feld; dort steht dann, wie eine Vorlage entsteht.

Vorlagen verwalten: Unter Einstellungen › Belege › Angebotsvorlagen siehst du alle Vorlagen mit Name, Beschreibung, Anzahl Positionen, Nettobetrag und wann und von wem sie gespeichert wurden. Umbenennen ändert Name und Beschreibung, Löschen entfernt die Vorlage nach einer Rückfrage endgültig; Angebote, die schon aus ihr entstanden sind, bleiben unverändert. Den Inhalt einer Vorlage änderst du, indem du ein Angebot aus ihr anlegst, es anpasst und wieder als Vorlage speicherst (die alte Vorlage kannst du danach löschen). Hat dein Betrieb noch keine Vorlage, erklärt die Seite, wie eine entsteht; der Button Zu den Angeboten führt direkt zur Angebotsliste.

Standardtexte

Schreibst du in jedes Angebot dasselbe Anschreiben oder denselben Schlusstext, legst du ihn einmal unter Einstellungen › Belege › Textbausteine an (Kategorie Anschreiben bzw. Schlusstext) und wählst bei Standardtext „Anschreiben neuer Angebote“ bzw. „Schlusstext neuer Angebote“. Jedes neue, leere Angebot (Angebot erstellen im Web und Angebote aus dem Assistenten) startet dann mit diesem Text; ändern kannst du ihn im Angebot wie jeden anderen Text. Es gibt je Betrieb höchstens einen Standard je Feld: wählst du einen anderen Baustein, verliert der bisherige die Vorgabe. Angebote aus einer Vorlage, Kopien, neue Versionen und Angebote aus einer Anfrage, einem Aufmaß oder einem Kostenvoranschlag behalten ihre eigenen Texte. Bestehende Angebote ändern sich nicht; ein deaktivierter Baustein verliert die Vorgabe.

Leistungspaket einfügen

Ein Leistungspaket ist ein fertiger Block aus Positionen mit einer Leitmenge, zum Beispiel der Fläche in m². Anders als eine Vorlage startet es kein neues Angebot, sondern kommt in ein bestehendes Angebot hinein, auch mehrmals. Pakete pflegen Chef und Büro unter Leistungspakete (siehe Leistungspakete).

1. Angebotsentwurf öffnen, über der Positionstabelle auf Leistungspaket einfügen (neben Titel). Den Knopf gibt es nur im Entwurf und nur für Chef und Büro.
2. Paket wählen. Die Liste zeigt die aktiven Pakete mit Leitmenge und Anzahl Positionen; oben suchst du nach Name oder Leitmenge. Gibt es noch kein Paket, führt Zu den Leistungspaketen zur Seite zum Anlegen.
3. Leitmenge eingeben, etwa Fläche (m²) = 85. Vorbelegt ist die Standard-Leitmenge des Pakets. Komma oder Punkt sind beide in Ordnung, höchstens drei Nachkommastellen.
4. Hat das Paket Positionen ohne Gruppe und dein Angebot schon Titel, wählst du unter Positionen ohne Gruppe einfügen in einen Titel oder lässt Ohne Titel stehen.
5. Die Vorschau zeigt je Position Gruppe, Text, Menge, Einheit, Einzelpreis und Gesamt sowie unten den Betrag, der hinzukommt. Im Brutto-Angebot sind es Bruttopreise (EP brutto, Gesamt brutto, „Wird hinzugefügt (brutto)“): Work7 rechnet Katalog-, Kalkulations- und Festpreise mit dem Steuersatz des Angebots um, genau wie beim Übernehmen. Ändert sich die Leitmenge, rechnet Work7 die Vorschau neu.
6. Übernehmen. Die Meldung lautet etwa „3 Positionen in 2 Titeln übernommen, 1 übersprungen“.

Was passiert: Jede Gruppe des Pakets wird ein neuer Titel hinter deinen vorhandenen Titeln, mit ihrer Vorbemerkung; Gruppen ohne übernommene Position entfallen. Vorhandene Titel und Ordnungszahlen bleiben, wie sie sind. Skalierte Mengen rechnet Work7 aus der Leitmenge (auf drei Nachkommastellen gerundet), feste Mengen bleiben. Preise kommen aus dem Katalog (bei Leistungen mit Kalkulation) oder sind der Festpreis aus dem Paket; ein Festpreis ändert sich nicht, wenn du später die Zuschläge des Angebots änderst. Einheiten kommen aus dem Katalog bzw. aus dem Paket. Danach sind es normale Positionen: Menge, Preis, Rabatt, Langtext und Bild änderst du wie gewohnt in der Tabelle, und das Paket selbst bleibt unverändert. Jede Position merkt sich dabei, aus welchem Paket sie stammt; deshalb lässt sich ein verwendetes Paket nicht mehr löschen (nur deaktivieren).

Übersprungen werden Positionen, deren Menge bei dieser Leitmenge auf 0 fällt, und Positionen, deren Material oder Leistung im Katalog deaktiviert ist; die Vorschau nennt sie im gelben Hinweis. Ist eine Menge oder ein Zeilenbetrag zu groß oder ist eine Einheit des Pakets archiviert, nennt die Meldung die Position im Paket („Position 2: …“) und es wird nichts übernommen. Ein fertiges Angebot nimmt kein Paket mehr auf; dafür gibt es eine Neue Version.

Nummernkreise

Unter Einstellungen › Betrieb › Nummernkreise steht je Belegart ein Abschnitt, zum Beispiel Angebot, Rechnung, Storno und Rechnungskorrektur. Er zeigt Muster, nächste Nummer, Rücksetzung und die nächste Belegnummer; ändern kannst du sie über den Stift. Voreingestellt ist für Angebote AN-{JJJJ}-{NNNN}, die erste Nummer eines Jahres heißt also zum Beispiel AN-2026-0001.

• Muster: Text frei wählbar, dazu Platzhalter: {JJJJ} Jahr (2026), {JJ} Jahr zweistellig (26), {MM} Monat, {TT} Tag und genau ein Zähler wie {NNNN} (Anzahl N = Stellen, {NNNN} ergibt 0042). Jahr, Monat und Tag kommen aus dem Datum des Belegs. Unter Vorlage findest du fertige Muster.
• Nächste Nummer: mit welcher Zahl der Zähler weitermacht, zum Beispiel wenn du deine bisherige Nummerierung fortsetzt. Die Zahl lässt sich nur erhöhen, weil eine Nummer nie zweimal vergeben wird.
• Rücksetzung: Jährlich beginnt der Zähler mit jedem neuen Jahr wieder bei 1 (dann muss das Muster das Jahr enthalten), bei Nie zählt er durch.
• Vorschau zeigt beim Tippen, wie die nächste Nummer aussieht; darunter stehen die Platzhalter. Speichern gilt je Abschnitt, Abbrechen verwirft deine Änderung.

Einschränkung: Ein Muster braucht mindestens einen Buchstaben oder Trenner (zum Beispiel AN oder -). Reine Zahlen wie {JJJJ}{NNNN} gehen nicht, damit Nummern nicht mit internen Kennungen verwechselt werden. Rechnung, Storno und Rechnungskorrektur brauchen unterschiedliche Kürzel.

Bestehende Angebote behalten ihre Zahl und tragen jetzt das Kürzel davor: Aus Angebot 4711 wird AN-4711. Alte Links mit der reinen Zahl öffnen weiterhin das richtige Angebot.

Per WhatsApp

Angebote legst du im Web an und änderst sie dort (seit Version 0.9.0). Im WhatsApp-Chat stößt du nur noch an, was im Büro vorbereitet wurde:

1. Menü › Verkauf › Neu im Web (oder „Angebot für Huber über Malerarbeiten“) antwortet mit einem Knopf Im Web anlegen. Er öffnet im Browser direkt die Maske Neues Angebot. Darfst du Angebote und Rechnungen anlegen, wählst du vorher Angebot im Web oder Rechnung im Web.
2. „Stelle das Angebot fertig“ zeigt eine Vorschau mit Summe und dem Hinweis, dass das Angebot danach gesperrt ist; erst Fertigstellen stellt es fertig. Danach stehen Senden, Zum Angebot und Menü unter der Meldung; Senden zeigt Kunde, Summe, Empfänger, Absender und Betreff, verschickt wird erst mit Jetzt senden. Der Versand eines Entwurfs fragt genauso nach (Jetzt senden), weil er das Angebot dabei fertigstellt. Nur mit Preisen (seit Version 0.9.0): Hat eine Position noch keinen Preis, sendet der Assistent auf WhatsApp nicht. Du bekommst den Hinweis „Angebot … hat eine Position ohne Preis“ mit dem Knopf Angebot im Web; dort trägst du die Preise ein (bei einem fertigen Angebot über eine neue Version) und sendest danach. Im Web-Assistenten gilt das nicht.
3. „Überarbeite Angebot AN-2026-0012“ legt nach Bestätigung (Version 2 anlegen) eine neue Version an, die ihr danach im Web ändert und wieder fertigstellt; auf Wunsch mit dem Inhalt einer älteren Version („nimm Version 1 als Grundlage“). Ältere Versionen anschauen geht im Web in der Versionshistorie.
4. Versendet wird vom Firmenpostfach. Soll es von dir kommen, sag es dazu: „Schick das Angebot von meiner Adresse.“ Der Assistent nennt nach dem Versand die Absenderadresse. Hast du kein eigenes verbundenes Postfach, sagt er das und sendet nicht ersatzweise von woanders.
5. Die Angebotskarte im Chat zeigt bei einem Entwurf Fertigstellen und Senden, bei einem versendeten oder angenommenen Angebot Annehmen und In Rechnung umwandeln. Umwandeln öffnet das Angebot im Web; die Rechnung daraus erstellst du dort.
6. Annehmen zeigt eine Vorschau mit Nummer, Version, Kunde und Summe; nach Ja, annehmen stehen unter „Angebot angenommen“ die Knöpfe Auftragsbestätigung, Rechnung und Menü. Auftragsbestätigung zeigt die Vorschau der Auftragsbestätigung (siehe Auftragsbestätigung), Rechnung öffnet das Angebot im Web zum Umwandeln.

Ein Auftragszettel mit einer Angebots-Aufgabe („… und mach ein Angebot für Huber“) antwortet bei dieser Aufgabe ebenfalls mit Im Web anlegen; danach geht es von selbst mit der nächsten Aufgabe weiter.

Im Web-Assistenten (Chat-Fenster im Browser) bleibt alles wie bisher: Angebot im Satz beschreiben, Formular mit Kunde, Projekt und Positionen, Neuer Kunde mit Rücksprung ins Angebot, Ändern per Nachricht.

Neuer Kunde (Web-Assistent): Kennt Work7 den genannten Kunden nicht („Angebot für Neukunde Mustermann GmbH“), kommt die Meldung „Kunde „Mustermann GmbH“ nicht gefunden.“ mit drei Knöpfen. Neuen Kunden anlegen öffnet das Kundenformular mit dem Namen schon eingetragen; nach dem Speichern geht das Angebotsformular mit dem neuen Kunden auf. Ohne Kunde weiter öffnet das Angebotsformular ohne Kunde. Abbrechen beendet den Vorgang. Die Knöpfe gelten 30 Minuten. Tippst du einen solchen Knopf aus einer älteren WhatsApp-Nachricht an, bekommst du den Knopf Im Web öffnen statt eines Formulars.

Offene Angebote: Verkauf › Offene Angebote oder „Welche Angebote sind offen?“.

Angebot aus einer Anfrage

In der Anfrage-Detailansicht erstellt Angebot erstellen das Angebot mit Kunde, Objektadresse und Beschreibung aus der Anfrage. Die Anfrage springt auf „Angebot in Arbeit“ und nach dem Versand auf „Angebot gesendet“. Beim Versand aus der Anfrage wählst du im Dialog Empfänger und Senden als. Im Verlauf der Anfrage steht danach, dass das Angebot gesendet wurde, an wen und von welcher Adresse – auch wenn du von deiner eigenen Adresse gesendet hast; den Mailtext sieht in dem Fall nur du.

Bilder an Positionen

Ein Foto sagt manchmal mehr als der Positionstext, etwa bei einem bestimmten Bauteil oder einer Ausführungsvariante. Jede Position eines Angebots kann ein Bild tragen.

1. Im geöffneten Angebot (Entwurf) in der Zeile der Position auf das Bild-Symbol (Bild hinzufügen). Im Dialog das Bild auswählen (Foto vom Handy oder vom Rechner, JPEG, PNG oder WebP bis 10 MB), die Vorschau prüfen und Hochladen. Work7 dreht das Foto richtig, verkleinert es und entfernt Aufnahmedaten wie den Ort.
2. Das Bild erscheint klein unter der Beschreibung der Position. Das Bild-Symbol heißt jetzt Bild ersetzen und tauscht es aus, Bild entfernen neben dem Vorschaubild nimmt es wieder weg. Ein Bild, das sonst nirgends verwendet wird, löscht Work7 dabei.
3. Hat das Material oder die Leistung im Katalog ein Bild, zeigt die Position dieses Bild automatisch, gekennzeichnet mit aus Katalog. Ein eigenes Bild hat Vorrang; entfernst du es, gilt wieder das Katalogbild.
4. Ins PDF kommen die Bilder nur, wenn du unter Weitere Optionen den Schalter Bilder im PDF zeigen einschaltest (Standard: aus). Die Vorschau zeigt sie dann unter dem Positionstext.

Beim Fertigstellen hält Work7 die Bilder fest: Das fertige Angebot und sein PDF zeigen genau die Bilder von diesem Zeitpunkt, auch wenn du später das Katalogbild änderst. Danach lassen sich Bilder und der Schalter nicht mehr ändern; dafür legst du eine Neue Version an, tauschst das Bild und stellst wieder fertig. Ältere Versionen behalten ihre Bilder.

Hinweise: HEIC-Fotos (iPhone-Standard), GIF und SVG nimmt Work7 nicht an; stelle die Kamera auf „Maximale Kompatibilität“ oder speichere das Foto als JPEG. Ist ein Bild auch verkleinert noch größer als 2 MB, erscheint eine Meldung im Dialog. Bilder hinzufügen dürfen alle, die Angebote bearbeiten dürfen.

Tipps

• Angebotspakete: Häufig verkaufte Kombinationen (zum Beispiel „Zimmer streichen“) legst du einmal als Paket an und fügst sie mit einem Klick ein.
• Textbausteine für Vorbemerkungen und Bedingungen findest du in den Einstellungen.
• Angebotsvorlagen für wiederkehrende Angebote: siehe Angebotsvorlagen.
• Aus dem Aufmaß direkt zum Angebot: siehe Angebot aus Aufmaß.

Angebot im Chat ändern

Solange ein Angebot ein Entwurf ist, änderst du es im Web oder im Web-Assistenten (Chat-Fenster im Browser). Im WhatsApp-Chat geht das seit Version 0.9.0 nicht mehr: Der Assistent antwortet mit dem Knopf Im Web öffnen, der das Angebot im Browser öffnet.

1. Nenne das Angebot mit seiner Nummer („Angebot AN-2026-0042“ oder kurz „Angebot 42“) oder dem Kunden – oder öffne es vorher, dann musst du nichts nennen.
2. Positionen: „Position 2 auf 5 Stück“, „Position 3 raus“, „Pos. 1 Preis 85 €“. Die Nummer ist die, die dir der Assistent beim Angebot anzeigt.
3. Konditionen und Texte: „Rabatt 5 %“, „gültig bis 31.10.“, „USt 10 %“ oder ein neuer Einleitungs- bzw. Schlusstext.
4. Du bekommst eine Vorschau mit altem und neuem Wert bzw. das Formular. Bestätigen bzw. Speichern speichert; danach nennt der Assistent die neue Summe.

Ist das Angebot schon fertiggestellt, bleibt es gesperrt – ändern geht dann nur über eine neue Version. Ein Angebot, das du selbst übergeben hast, markierst du im Web-Assistenten mit „Markier das Angebot als versendet“; einen nie fertiggestellten Entwurf löschst du mit „Lösch den Angebotsentwurf …“. Beides fragt vorher mit Endgültig ausführen nach.