Eingaben von Mitarbeitern freigeben

• FürChef und Büro (Administratoren und Manager)
• Modulimmer dabei; Stunden mit der Zeiterfassung, Rapporte mit dem Rapport, Bautagebuch mit dem Bautagebuch

Gilt ab Work7 0.10.0 · Stand 06.11.2026

Was deine Mitarbeiter erfassen, zählt erst, wenn du es freigegeben hast: Projektstunden mit Tätigkeit, Rapporte, Bautagebuch-Einträge, Fotos und Dateien, die sie in die Projekt-Ablage laden. Bis dahin steht beim Mitarbeiter „wartet auf Freigabe“, die Stunden zählen nicht für Lohn und Projekt, der Rapport lässt sich nicht verrechnen und die Fotos gehen an keinen Kunden. Ob und für wen das gilt, stellst du in den Einstellungen und im Profil des Mitarbeiters auf der Team-Seite ein (siehe Team und Rollen).

Wo du die offenen Eingaben findest

• Auf der Übersicht (Dashboard) im Abschnitt Freigaben: die fünf neuesten Tage, darunter Alle anzeigen. Ist nichts offen, ist der Abschnitt ausgeblendet.
• Unter Zu erledigen stehen „Bündel freigeben“ (offene Eingaben) und „Abwesenheiten freigeben“ mit der jeweiligen Anzahl. Die Zahl Offene Freigaben, die du unter Anpassen in die Kennzahlen nehmen kannst, zählt offene Abwesenheiten und offene Eingaben zusammen.
• Im Eingang im Reiter Zur Freigabe steht alles, 20 je Seite.

Mitarbeiter sehen weder den Abschnitt noch den Reiter.

Was eine Zeile zeigt

Je Mitarbeiter, Tag und Projekt eine Zeile, zum Beispiel:

„Max · Di 20.10. · Huber — 6,5 h Verlegen · Rapport · 4 Fotos · 2 Dateien“

„Dateien“ sind Dokumente wie PDF, Word, Excel oder Pläne.

Ein Klick auf die Zeile klappt sie auf. Dann siehst du:

• die Stunden mit Tätigkeit (bei Fahrtzeit steht das dabei),
• den Rapport mit Nummer, Anzahl der Zeilen und Stunden; ein Klick öffnet ihn,
• den Bautagebuch-Eintrag gekürzt; ein Klick öffnet den Tag,
• die Fotos als kleine Bilder; ein Klick öffnet das Foto groß,
• die Dateien darunter als Zeile mit Namen; ein Klick lädt die Datei herunter, damit du sie vorher ansehen kannst.

Ist ein Foto zu alt (die Zwischenablage aus WhatsApp ist gelöscht), steht dort „Foto abgelaufen“.

Freigeben

1. Zeile aufklappen und prüfen.
2. Bei Bedarf Stunden bearbeiten an der Zeitzeile: Stunden, Tätigkeit oder Projekt ändern und speichern. Der Eintrag bleibt offen, bis du ihn freigibst.
3. Freigeben wählen. Freigegeben wird alles, was die Zeile gezeigt hat. Was der Mitarbeiter danach noch schickt, bleibt offen und erscheint wieder.

Danach zählen die Stunden für Zeitkonto, Lohn und Projektfortschritt, der Rapport lässt sich verrechnen, die Fotos landen im Ordner Bilder des Projekts, und die Dateien sind in der Projekt-Ablage für alle sichtbar, die das Projekt sehen. Der Mitarbeiter bekommt beim Freigeben keine Nachricht. Die Einträge im Eingang zu Rapport und Bautagebuch sind damit gleich geprüft.

Hat der Mitarbeiter in der Zwischenzeit etwas geändert, gibt Work7 nichts frei und meldet „Geändert – bitte neu laden.“ Die Liste lädt neu; prüf die Zeile noch einmal und gib dann frei. Dasselbe gilt für Stunden bearbeiten.

Konnte ein Foto nicht in die Ablage geladen werden, steht es weiter in der Zeile mit „Upload fehlgeschlagen“, hängt das Hochladen, mit „Upload hängt“. Erneut versuchen lädt es noch einmal. Work7 versucht es außerdem von selbst alle paar Minuten. Das Foto geht dabei nicht verloren, auch nicht nach Wochen. Ist der Dienst kurz nicht erreichbar, steht nach dem Freigeben „Die Fotos werden etwas später automatisch hochgeladen.“

Ablehnen

1. Zeile aufklappen und Ablehnen wählen.
2. Den Grund eintragen, zum Beispiel „Bitte auf das richtige Projekt buchen“. Ohne Grund geht es nicht.
3. Ablehnen bestätigen.

Der Mitarbeiter bekommt genau eine Nachricht mit dem Grund, per WhatsApp und in der Glocke. Abgelehnte Stunden, Rapporte und Bautagebuch-Einträge zählen nicht; der Mitarbeiter sieht den Grund und kann den Eintrag ändern, dann wartet er wieder auf Freigabe. Abgelehnte Fotos und Dateien werden entfernt und erscheinen nicht in der Ablage. Die Einträge im Eingang zu Rapport, Bautagebuch und Fotos gelten damit als geprüft.

Korrekturen an vergangenen Tagen

Mitarbeiter ändern ihre Zeiten am selben Tag frei. Willst du, dass Änderungen ab dem Folgetag erst nach deiner Freigabe gelten, schalte unter Einstellungen › Planung & Zeit › Zeiterfassung den Schalter Korrekturen ab dem Folgetag freigeben ein. Standard ist aus.

Ist er an und ändert, löscht oder trägt ein Mitarbeiter Zeit für gestern oder früher nach, geht das als Antrag zu dir. Bis du entscheidest, gilt der alte Stand: ein geänderter oder gelöschter Eintrag zählt weiter, ein Nachtrag zählt noch nicht. Nach einer Nachtschicht darf er am Morgen noch selbst korrigieren.

Anträge stehen im Reiter Zur Freigabe beim Mitarbeiter, Tag und Projekt (Kommen und Gehen unter „Anwesenheit“), zum Beispiel:

• „✏️ Stunden 6,00 → 4,00 h · Hinfahrt“
• „🗑️ Löschen: 4,00 h Hinfahrt“
• „➕ Nachtrag: 3,00 h Montage“
• „✏️ Kommen 08:00 → 07:00“

Darunter steht, wann, wo und von wem der Antrag kam, etwa „beantragt 07.11. 08:12 · WhatsApp · von Max“. Steht dort Eintrag inzwischen geändert, hat jemand den Eintrag seit dem Antrag geändert; dann lehne den Antrag ab oder ändere den Eintrag direkt.

• Freigeben übernimmt die Änderung. Der Verlauf am Eintrag zeigt dich und den Antrag.
• Ablehnen mit Grund: Der Eintrag bleibt, wie er war. Der Mitarbeiter bekommt eine Nachricht „Änderung abgelehnt: <Grund>“, zum Beispiel „Deine Änderung 6,00 → 4,00 h am 05.11. (Huber) gilt nicht.“
• Überschneidet sich ein Zeitraum mit einer anderen Zeit des Mitarbeiters, gibt Work7 nichts frei und nennt die andere Zeit.

Schaltest du die Freigabe wieder aus, bleiben offene Anträge offen, bis du sie entscheidest. Ausnahmen für einzelne Mitarbeiter legst du im Profil auf der Team-Seite fest, siehe Korrekturen je Mitarbeiter. Der Mitarbeiter sieht seine offenen Anträge in der Zeiterfassung unter Beantragt und kann sie dort zurückziehen.

Rapport abschließen oder senden

Schließt du im Büro einen offenen Rapport ab, sendest ihn an den Kunden oder forderst eine Unterschrift an, ist er damit freigegeben, samt seinen Fotos. Beim Senden und bei der Unterschrift lädt Work7 die Fotos vorher in die Ablage, damit sie im PDF stehen. Klappt das bei einem Foto nicht, geht der Rapport nicht hinaus, und du siehst die Meldung „Ein Foto des Rapports konnte nicht in die Ablage geladen werden“. Dann einfach noch einmal senden.

Gut zu wissen

• Admin und Manager brauchen keine Freigabe; was sie erfassen, zählt sofort.
• Stellst du den Betrieb auf automatisch um, bleiben schon offene Eingaben offen, bis du sie freigibst.
• Zeiten aus einem Rapport änderst du im Rapport, nicht hier.
• Mehr zum Eingang: Eingang.