Gutschrift an einen Lieferanten

• FürChef und Büro
• ModulRechnungen (Buchung mit dem Modul Buchhaltung)

Gilt ab Work7 0.10.0 · Stand 29.10.2026

Eine Gutschrift ist in work7 die Abrechnung an einen Lieferanten oder Subunternehmer: Du rechnest seine Leistung selbst ab, statt auf seine Rechnung zu warten (Gutschriftsverfahren nach § 11 Abs. 7 UStG). Für deinen Betrieb ist das eine Ausgabe mit Vorsteuer; mit dem Modul Buchhaltung entsteht beim Fertigstellen der passende Beleg samt Buchung.

Nicht verwechseln: Willst du eine Rechnung an einen Kunden mindern, ist das eine Rechnungskorrektur; die ganze Rechnung hebst du mit Stornieren auf. Beides steht unter Rechnung.

Vor dem ersten Einsatz: Das Gutschriftsverfahren muss mit dem Lieferanten vereinbart sein, und er darf der Gutschrift widersprechen. Lass die Abläufe vor dem produktiven Einsatz von deiner Steuerberatung prüfen.

Wo du die Gutschriften findest

In der Seitenleiste unter Rechnungen › Gutschriften. Die Liste hat die Reiter Alle, Entwurf, Offen (fertig, noch nicht bezahlt), Bezahlt und unter Mehr Storniert, oben die Summe der offenen Gutschriften. Der Filter sucht nach Nummer, Lieferant und Projekt, dazu Lieferant und Zeitraum. Eine Zeile öffnet den Entwurf in der Maske bzw. die fertige Gutschrift; im Zeilenmenü stehen Kopieren, Löschen (nur Entwürfe) und bei fertigen Gutschriften das PDF.

Gutschrift anlegen

Gutschrift erstellen öffnet die Maske.

1. Lieferant: suchen oder neu anlegen; Lieferanten stehen in der Auswahl vorne, es geht aber jeder Kontakt. Sobald der Lieferant gewählt ist, legt work7 den Entwurf an; ab dann speichert jede Änderung sofort. Fehlt beim Lieferanten die UID, weist die Maske darauf hin – sie gehört auf die Gutschrift.
2. Projekt (optional): nur als Bezug, etwa für die Baustelle. Anders als bei der Rechnung bringt das Projekt keinen Kontakt mit.
3. Belegdaten: Datum (Vorgabe heute) und die Leistung: entweder ein Leistungsdatum oder ein Leistungszeitraum (von – bis). Die Nummer vergibt work7 erst beim Fertigstellen.
4. Kopftext, Positionen (Menge, Einheit, Preis netto, Rabatt und USt-Satz je Zeile) und Fußtext. Eine Gutschrift rechnet immer netto und kennt nur normale Positionen.
5. Weitere Optionen:
   • Kategorie: das Aufwandskonto der Buchung (z. B. Fremdleistungen). Mit dem Modul Buchhaltung ist sie zum Fertigstellen Pflicht; hat der Lieferant ein Vorgabe-Aufwandskonto, ist es schon eingetragen.
   • Reverse Charge (Bauleistung): für Subunternehmer am Bau (§ 19 Abs. 1a UStG). Die Gutschrift zeigt dann keine Umsatzsteuer; die Steuer schuldet dein Betrieb, die Buchung setzt Steuerschuld und Vorsteuer.

Fertigstellen und versenden

Der Knopf Versenden öffnet den Dialog Versenden / Herunterladen / Drucken. Per E-Mail senden, Herunterladen, Drucken und Nur fertigstellen stellen die Gutschrift fertig:

• Sie bekommt ihre Nummer (Vorgabe GS-JJJJ-NNNN, lückenlos je Jahr; änderbar unter Einstellungen › Betrieb › Nummernkreise) und ist danach nicht mehr änderbar.
• Mit dem Modul Buchhaltung entsteht im selben Schritt der Beleg unter Belege (Ausgabe, eine Zeile je USt-Satz, Kategorie aus der Gutschrift) und wird gebucht: Aufwand und Vorsteuer an den Lieferanten. Scheitert die Buchung – etwa weil der Monat schon geschlossen ist –, bleibt die Gutschrift Entwurf ohne Nummer; es entsteht nichts halb.
• Ohne Buchhaltung wird nur fertiggestellt.

Die E-Mail geht an die Adresse des Lieferanten (oder an einen anderen Empfänger) mit dem PDF im Anhang. Das PDF trägt die Bezeichnung „Gutschrift“, beide Anschriften mit UID, Nummer, Datum, Leistungsdatum oder -zeitraum, die Positionen, die Steuer je Satz (bzw. den Reverse-Charge-Hinweis) und im Fuß den Hinweis auf das Gutschriftsverfahren. Im Entwurf zeigt die Vorschau das Wasserzeichen „Entwurf“.

Auszahlen

Die fertige Gutschrift steht als offene Ausgabe beim Lieferanten. Die Überweisung ordnest du im Bankabgleich dem Beleg zu wie bei jeder Lieferantenrechnung; danach steht die Gutschrift auf Bezahlt. Den Beleg selbst kannst du unter Belege öffnen, aber nicht ändern – er gehört zur Gutschrift.

Stornieren

Eine fertige, noch nicht bezahlte Gutschrift stornierst du unter Mehr › Stornieren. work7 bucht mit heutigem Datum gegen, setzt den Beleg auf Storniert (er ist dann nicht mehr offen und erscheint nicht mehr im Bankabgleich) und vergibt eine Storno-Nummer (Vorgabe GST-JJJJ-NNNN). Das Storno-PDF mit Verweis auf die Gutschrift findest du unter Mehr › Storno-PDF. Ist schon (teilweise) bezahlt, löse zuerst die Zahlung im Bankabgleich.

Zum Korrigieren stornierst du und legst mit Kopieren einen neuen Entwurf mit denselben Positionen an.

Häufig gefragt

• Kann ich eine fertige Gutschrift ändern? Nein. Stornieren und kopieren.
• Warum lässt sich der Beleg unter Belege nicht bearbeiten? Er gehört zur Gutschrift; Änderungen und Storno laufen dort.
• Kann ich die Buchung im Journal stornieren? Nein, dafür gibt es Stornieren an der Gutschrift.
• Gibt es Gutschriften per WhatsApp? Der Assistent zeigt die Gutschriften („Welche Gutschriften sind offen?“); angelegt und fertiggestellt wird im Web.