Darstellung
Belegversand: eigene E-Mail-Texte und Standardanhänge für Angebote und Rechnungen
- FürChef und Büro (Administratoren und Manager)
- ModulAngebote bzw. Rechnungen
Wenn du ein Angebot oder eine Rechnung per E-Mail verschickst, steht in der Mail ein kurzer Text mit Betreff. Diesen Text legst du einmal für deinen Betrieb fest, getrennt für Angebot, Rechnung, Storno/Korrektur, Auftragsbestätigung, Lieferschein und Kostenvoranschlag. Solange du nichts änderst, verschickt Work7 den gewohnten Standardtext. Dazu kannst du PDFs wie deine AGB oder die Widerrufsbelehrung hinterlegen, die jede dieser Mails automatisch mitnimmt.
E-Mail-Vorlage bearbeiten
- Einstellungen › Belege › Belegversand öffnen. Unter E-Mail-Vorlagen steht je Belegart ein Abschnitt mit dem aktuellen Betreff und Text. Unter dem Titel steht Standardtext oder Eigene Vorlage.
- Auf den Stift beim Abschnitt klicken und Betreff und Text anpassen. Deine Signatur musst du nicht eintippen: Work7 hängt sie beim Versand automatisch an.
- Für Angaben, die sich je Beleg ändern, setzt du Platzhalter ein: Klick ins Feld an die gewünschte Stelle, dann auf einen Platzhalter unter dem Text, zum Beispiel
{Anrede}oder{Belegnummer}. Fährst du mit der Maus über einen Platzhalter, siehst du, was er einsetzt. - Vorschau neben den Platzhaltern zeigt Betreff und Text so, wie sie beim Kunden ankommen würden, mit den Daten deines zuletzt bearbeiteten Belegs dieser Art. Gibt es noch keinen, nimmt Work7 Beispielwerte.
- Speichern. Ab dem nächsten Versand gilt dein Text. Abbrechen verwirft deine Änderungen.
Die gespeicherte Vorlage kannst du auch ohne Bearbeiten prüfen: das Auge im Kopf des Abschnitts blendet die Vorschau ein und wieder aus.
Ein Tippfehler in einem Platzhalter, etwa {Kundenname} statt {Kunde}, wird nicht gespeichert: Am Feld steht dann, welcher Platzhalter unbekannt ist. Der Betreff ist höchstens 200 Zeichen lang, der Text höchstens 5.000 Zeichen.
Platzhalter
| Platzhalter | Setzt ein | Beispiel |
|---|---|---|
{Anrede} | Anrede aus dem Kontakt | „Sehr geehrte Frau Dr. Berger“; bei Firmen oder ohne Anrede im Kontakt „Sehr geehrte Damen und Herren“ |
{Kunde} | Name des Kunden | „Huber Bau GmbH“ |
{Belegnummer} | Nummer des Angebots bzw. der Rechnung | „AN-2026-0042“ |
{Belegdatum} | Datum auf dem Beleg | „02.10.2026“ |
{Betrag} | Gesamtbetrag brutto | „12.480,00 €“ |
{Projekt} | Projektname (leer ohne Projekt) | „Fassade Huber“ |
{Firma} | Name deines Betriebs | „Muster Malerei GmbH“ |
{Gültig bis} | nur Angebot und Kostenvoranschlag: Gültigkeit | „31.10.2026“ |
{Fällig am} | nur Rechnung: Fälligkeit | „16.10.2026“ |
{Belegart}, {Bezeichnung}, {Originalrechnung}, {Originaldatum} | nur Storno/Korrektur | „Stornorechnung“; „Stornorechnung ST-2026-0003 zur Rechnung RE-2026-0101 vom 12.09.2026“ |
{Angebot} | nur Auftragsbestätigung: Nummer des angenommenen Angebots | „AN-2026-0042“ |
{Lieferdatum}, {Auftrag}, {Angebot} | nur Lieferschein: Lieferdatum, Nummer der Auftragsbestätigung bzw. des Angebots ({Betrag} bleibt leer, ein Lieferschein hat keine Preise) | „05.10.2026“, „AB-2026-0007“ |
{Verbindlichkeit} | nur Kostenvoranschlag: „verbindlich“ oder „unverbindlich“ | „unverbindlich“ |
Fehlt eine Angabe, zum Beispiel das Projekt, bleibt die Stelle einfach leer.
Tipp für Angebote: Der Standardtext bittet den Kunden, direkt auf die Mail zu antworten. So ordnet Work7 seine Antwort im Posteingang automatisch dem Angebot zu. Behalte diesen Hinweis sinngemäß bei.
Zurück zum Standardtext
Im Kopf des Abschnitts auf den Pfeil Auf Standardtext zurücksetzen klicken (nur bei einer eigenen Vorlage) und die Rückfrage bestätigen. Deine eigene Vorlage wird gelöscht; der nächste Versand nutzt wieder genau den Standardtext.
Wo der Text verwendet wird
Überall, wo du Angebote und Rechnungen per E-Mail verschickst: in der geöffneten Rechnung oder dem geöffneten Angebot, im PDF-Fenster der Liste, aus einer Anfrage, im Assistenten im Web und per WhatsApp. Der Assistent zeigt dir vor dem Senden den Betreff in seiner Vorschau. Bei einem Rechnungsentwurf steht dort „(Nummer folgt beim Fertigstellen)“; in der Mail steht dann die echte Nummer.
Im Assistenten (Web und WhatsApp) geht kein Angebot und keine Rechnung ohne diese Vorschau hinaus, auch wenn du die Belegnummer genau nennst („Schick AN-2026-0042 raus“). Erst Jetzt senden verschickt; zweimal tippen verschickt nicht doppelt. Danach kommt eine Nachricht „gesendet“ mit Offene Angebote bzw. Offene Rechnungen und Menü.
Nicht betroffen sind Mahnungen (dort gibst du den Text beim Versand ein), Rapporte, Abnahmeprotokolle, Unterschriften über DocuSign und Rechnungen per WhatsApp – auch die Standardanhänge gehen dort nicht mit.
Standardanhänge: AGB und Widerrufsbelehrung automatisch mitschicken
- Einstellungen › Belege › Belegversand öffnen und zum Abschnitt Standardanhänge scrollen.
- PDF hochladen klicken, die Datei wählen, einen Namen vergeben (zum Beispiel „AGB“) und ankreuzen, bei welchen Belegen sie mitgeht: Angebot, Rechnung, Storno/Korrektur.
- Hochladen. Ab sofort hängt jede E-Mail mit einem Beleg dieser Art die Datei an.
In der Liste siehst du je Anhang Name, Dateigröße und die Belegarten. Die Kästchen änderst du direkt in der Liste. Mit dem Schalter Aktiv nimmst du einen Anhang vorübergehend heraus, ohne ihn zu löschen. Ansehen öffnet das PDF, Entfernen löscht Eintrag und Datei nach einer Rückfrage.
Grenzen: Nur PDF-Dateien. Eine Datei darf höchstens 7 MB groß sein, und alle aktiven Anhänge einer Belegart zusammen ebenfalls höchstens 7 MB. Der Rest bleibt für den Beleg selbst, denn eine Mail darf mit allen Anhängen höchstens 10 MB haben. Oben im Abschnitt siehst du, wie viel je Belegart schon belegt ist, zum Beispiel „Angebot: 1,4 MB von 7 MB“. Es sind höchstens 20 Standardanhänge möglich.
Wo die Dateien liegen: Work7 speichert die Standardanhänge in der eigenen, geschützten Ablage deines Betriebs, nicht in SharePoint, Google Drive, Dropbox oder Nextcloud. Der Versand funktioniert deshalb auch, wenn die Verbindung zu deinem Firmenspeicher gerade getrennt ist.
Wenn der Versand abgelehnt wird: Work7 prüft die Anhänge, bevor ein Beleg fertiggestellt wird. Ist eine Datei nicht ladbar oder sind alle Anhänge zusammen größer als 10 MB, steht das in der Meldung und es wird nichts gesendet; ein Entwurf bleibt dann Entwurf. Bei Microsoft 365 brauchen große Anhänge (einzeln ab 3 MB oder zusammen ab rund 2,6 MB) die Berechtigung Mail.ReadWrite; fehlt sie, erneuert ein Administrator die Einwilligung unter Einstellungen › Integrationen & Daten › Integrationen. Bis dahin hilft es, die große Datei zu verkleinern oder für diese Belegart auf Aktiv aus zu stellen.
Vor dem Senden prüfen und einen Anhang weglassen
Im geöffneten Angebot (Senden, bei einem fertigen Angebot Per E-Mail senden) und in der geöffneten Rechnung (Versenden) zeigt das Versand-Fenster oben die Mail, wie sie hinausgeht:
- Betreff und Text aus deiner E-Mail-Vorlage. Ändern kannst du sie hier nicht; dafür führt Vorlage bearbeiten zu Einstellungen › Belege › Belegversand (nur für Administratoren und Manager). Bei einem Rechnungsentwurf steht „(Nummer folgt beim Fertigstellen)“, in der Mail dann die echte Nummer.
- Anhänge: Der Beleg selbst ist immer dabei; bei einem Entwurf entsteht das PDF erst beim Versand. Darunter steht jeder Standardanhang mit einem Häkchen. Nimm das Häkchen weg, wenn die Datei bei diesem Versand nicht mitgehen soll, zum Beispiel die AGB an einen Stammkunden.
- Senden bzw. Versenden. Beim nächsten Versand sind wieder alle Standardanhänge angehakt.
Sind die gewählten Anhänge zusammen größer als 10 MB, steht ein Hinweis im Fenster und der Knopf zum Senden ist gesperrt, bis du einen Anhang abwählst. Lässt sich die Vorschau einmal nicht laden, steht „Vorschau nicht verfügbar – der Versand hängt alle Standardanhänge an“; senden kannst du trotzdem.
Im PDF-Fenster der Liste, beim Versand aus einer Anfrage und im Assistenten werden immer alle Standardanhänge mitgeschickt; die Vorschau des Assistenten nennt sie in der Zeile „Anhänge“.
Siehe auch: Angebot erstellen, Rechnung erstellen.