Kostenvoranschlag schreiben, versenden und umwandeln

• FürChef und Büro (Administratoren und Manager)
• ModulAngebote

Gilt ab Work7 0.10.0 · Stand 03.11.2026

Ein Kostenvoranschlag ist ein eigener Beleg neben dem Angebot. Du legst fest, ob er verbindlich oder unverbindlich ist, bis wann er gilt und ob du für seine Erstellung etwas verrechnest. Ein passender Hinweistext und ein Text zum Entgelt stehen automatisch auf dem PDF.

Texte vor dem ersten Einsatz prüfen: Work7 bringt Standardtexte zu Verbindlichkeit und Entgelt mit (Grundlage: § 5 Konsumentenschutzgesetz und § 1170a ABGB). Sie sind keine Rechtsberatung. Lies sie unter Einstellungen › Belege › Textbausteine durch und passe sie bei Bedarf an, bevor du den ersten Kostenvoranschlag verschickst.

Was das Gesetz verlangt (kurz)

• Privatkunden (Verbraucher): Ein Kostenvoranschlag gilt als verbindlich, wenn nicht ausdrücklich „unverbindlich“ draufsteht. Deshalb musst du die Verbindlichkeit bei jedem Kostenvoranschlag selbst wählen – Work7 gibt nichts vor.
• Entgelt für den Kostenvoranschlag: Einem Privatkunden darfst du die Erstellung nur verrechnen, wenn du ihn vorher darauf hingewiesen hast. Trag dafür ein, wann du ihn informiert hast.
• Firmenkunden: Hier gilt das Konsumentenschutzgesetz nicht; das Datum zum Entgelt ist freiwillig.

Ob ein Kunde Privatkunde oder Firma ist, nimmt Work7 aus dem Kontakt (Person oder Organisation). Die Maske zeigt es unter dem Kunden, ein fertiger Kostenvoranschlag rechts unter Kundenart.

Kostenvoranschlag anlegen

Aufträge › Kostenvoranschläge › Kostenvoranschlag erstellen (oder in der Angebotsliste der Pfeil neben Angebot erstellen › Kostenvoranschlag) öffnet die Maske des Kostenvoranschlags – eine Seite für alles, ohne Vorab-Dialog:

1. Verbindlich oder Unverbindlich wählen. Work7 gibt nichts vor.
2. Kunden suchen und wählen (oder ein Projekt – der Kunde kommt dann aus dem Projekt). Einen neuen Kontakt legst du direkt im Suchfeld an.
3. Sobald Kunde und Verbindlichkeit gewählt sind, ist der Entwurf angelegt und hat seine Nummer (Standard KV-2026-0001). Ab jetzt speichert jede Änderung sofort; oben steht „Gespeichert“.

Gültig bis (Vorschlag: 30 Tage ab heute) und Netto/Brutto (Vorgabe aus Einstellungen › Betrieb › Finanzen & Bank) stellst du vorher oder danach ein. Kommst du von der Projektseite („+“ bei Dokumente › Kostenvoranschlag), ist das Projekt mit dem Kunden schon vorgewählt; dann legt die Wahl der Verbindlichkeit oder Kostenvoranschlag anlegen den Entwurf an.

Bearbeiten in der Maske (Entwurf)

Ein Entwurf öffnet immer wieder dieselbe Maske. Von oben nach unten:

• Empfänger: Kunde mit Anschrift und Projekt, darunter die Kundenart.
• Kostenvoranschlagsdaten: Nummer, Verbindlichkeit, Gültig bis. Mit Erstellung kostenpflichtig trägst du das Entgelt ein; bei Privatkunden ist Kunde vorab informiert am Pflicht. Gespeichert wird, sobald Betrag (und bei Privatkunden das Datum) passen.
• Einleitung: steht über den Positionen. Baustein einfügen… setzt einen Textbaustein ein.
• Positionen: direkt in der Tabelle wie bei Rechnung und Angebot – Artikel aus dem Katalog suchen oder frei schreiben, Menge, Einheit, Preis, Rabatt (in % oder €) und USt je Zeile. Enter speichert die Zeile und öffnet die nächste. Positionsart Alternativ oder Eventual zählt nicht zur Summe. Mit den Pfeilen sortierst du, das Papierkorb-Symbol löscht nach Rückfrage. Über der Tabelle stellst du Netto/Brutto um; Work7 rechnet die Preise um und zeigt vorher, ob sich der Betrag durch Rundung ändert. Darunter stehen die Summen mit der USt je Satz.
• Hinweistext (zur Verbindlichkeit, Pflicht) und Entgelttext: über Textbaustein wählen setzt du einen deiner Bausteine oder den Standardtext von Work7 ein. Wechselst du zwischen verbindlich und unverbindlich bzw. zwischen kostenlos und kostenpflichtig, tauscht Work7 einen unveränderten Text automatisch aus; einen selbst geschriebenen Text lässt es stehen. Ein leerer Hinweistext wird nicht gespeichert.
• Schlusstext: steht unter den Positionen.
• Weitere Optionen: Nachlass % (Gesamtrabatt) und USt-Satz % als Vorgabe für neue Positionen (Positionen mit dem bisherigen Satz ziehen mit).

Vorschau zeigt den Entwurf mit dem Wasserzeichen „ENTWURF“. Mehr › Verwerfen löscht den Entwurf nach Rückfrage; die Nummer wird nicht neu vergeben.

Ältere Entwürfe ohne Rabatt und USt je Position rechnen und drucken wie bisher. Erst die erste Änderung an den Positionen stellt sie auf Rabatt und USt je Position um (Hinweis in der Tabelle).

Versenden, herunterladen, drucken

Versenden oben rechts speichert zuerst alle offenen Eingaben und öffnet dann den Dialog mit Per E-Mail senden, Herunterladen, Drucken und Nur fertigstellen. Jeder dieser Wege stellt den Kostenvoranschlag fertig und sperrt ihn; dafür braucht er mindestens eine Position und einen Hinweistext. Danach öffnet sich die Ansicht des fertigen Kostenvoranschlags.

• Per E-Mail senden: Vorschau der Mail mit Anhängen, Senden als und Empfänger (leer = Adresse des Kunden). Betreff und Text legst du unter Einstellungen › Belege › Belegversand bei Kostenvoranschlag fest. Schlägt der Versand nach dem Fertigstellen fehl, bleibt der Kostenvoranschlag fertiggestellt – die Maske sagt dir das.
• Ein fertiger Kostenvoranschlag hat oben Herunterladen und Senden.

Auf dem PDF stehen oben Verbindlichkeit und Gültig bis, unter den Summen der Block Hinweise mit Hinweistext, Entgelt (mit Betrag) und Gültigkeit. Ein Brutto-Kostenvoranschlag zeigt Preise inklusive USt und darunter die enthaltene USt je Satz.

Liste der Kostenvoranschläge

Die Liste hat die Reiter Alle, Entwurf, Offen (fertig, noch ohne Antwort des Kunden), Angenommen, Abgelehnt und unter Mehr Umgewandelt, jeweils mit Anzahl. Unter dem Titel steht, wie viel Offen ist. Filter neben den Reitern bietet Suche (Nummer, Kunde, Projekt), Kunde, Zeitraum, Betrag (brutto) von–bis und Art (verbindlich oder unverbindlich); die Filter wirken auf Liste, Anzahl und Summe, Work7 merkt sie sich (siehe Listen filtern und sortieren). Die Spalten sind Status, Nr., Kunde / Betreff (darunter Projekt und Art), Datum, Gültig bis und Betrag; beim Scrollen lädt die Liste jeweils 50 weitere nach. Im Zeilenmenü: Öffnen, Als angenommen markieren und Als abgelehnt markieren (offene), Kopieren (fertige) und Löschen (Entwürfe); daneben Vorschau und bei fertigen Herunterladen.

Angenommen, abgelehnt, umwandeln

Beim fertigen Kostenvoranschlag unter Mehr:

• Angenommen bzw. Abgelehnt (erst nach dem Fertigstellen). Ein Interessent wird mit der Annahme zum Kunden.
• In Angebot umwandeln: legt einen Angebotsentwurf mit denselben Positionen, Summen und Texten an. Löschst du diesen Angebotsentwurf wieder, steht der Kostenvoranschlag wie vorher da und lässt sich erneut umwandeln.
• In Auftragsbestätigung umwandeln: nur bei einem angenommenen Kostenvoranschlag; die Auftragsbestätigung ist sofort fertig und unveränderlich.

Jeder Kostenvoranschlag lässt sich nur einmal umwandeln. Danach zeigt Mehr den Weg zum Angebot bzw. zur Auftragsbestätigung.

Kopieren und löschen

• Kopieren (nur fertige Kostenvoranschläge, auch im Zeilenmenü der Liste): Kunden wählen, Kopie anlegen. Übernommen werden Verbindlichkeit, Texte, Entgelt und Positionen. Das Datum „Kunde vorab informiert am“ gilt nur für den bisherigen Kunden und muss neu eingetragen werden.
• Löschen geht nur beim Entwurf (Mehr › Verwerfen in der Maske oder Löschen im Zeilenmenü). Die Nummer wird nicht neu vergeben.

Textbausteine

Unter Einstellungen › Belege › Textbausteine gibt es vier Kategorien: Kostenvoranschlag: Hinweis verbindlich, Hinweis unverbindlich, Erstellung kostenlos und Erstellung kostenpflichtig. Ohne eigenen Baustein gilt der Standardtext von Work7; mit Als eigenen Baustein übernehmen machst du daraus deine eigene Fassung. Im Text zum kostenpflichtigen Kostenvoranschlag setzt {Betrag} den Betrag ein. Neue Kostenvoranschläge übernehmen deinen ersten aktiven Baustein der Kategorie.

Einleitung und Schlusstext neuer Kostenvoranschläge belegst du vor, indem du bei einem Baustein der Kategorie Anschreiben bzw. Schlusstext Einleitung neuer Kostenvoranschläge bzw. Schlusstext neuer Kostenvoranschläge wählst.

Im Assistenten und auf WhatsApp

Einen Kostenvoranschlag legst du im Web oder im Web-Assistenten an (seit Version 0.9.0). Im Web-Assistenten zeigt „KV für Kunde Huber, unverbindlich, 3 Positionen …“ eine Vorschau mit Kunde, Verbindlichkeit, Positionen und der nächsten Nummer; erst Anlegen legt den Entwurf an. Sagst du nicht, ob er verbindlich sein soll, fragt der Assistent mit den Knöpfen Verbindlich und Unverbindlich nach. Auf WhatsApp antwortet der Assistent darauf mit dem Knopf Im Web öffnen.

Auf beiden Wegen holst du das PDF mit PDF hierher in den Chat oder verschickst den Kostenvoranschlag mit Senden. Entgelt, Gültigkeit, Hinweistext, Annehmen, Umwandeln und Kopieren gehen nur im Web.

Gut zu wissen

• Mitarbeiter ohne Büro-Rechte sehen keine Kostenvoranschläge.
• Ein fertiger Kostenvoranschlag lässt sich nicht ändern und nicht löschen. Für eine neue Fassung kopierst du ihn.
• Die Nummer folgt dem Nummernkreis Kostenvoranschlag unter Einstellungen › Betrieb › Nummernkreise; sie darf nicht dieselben Nummern erzeugen wie Angebote, Auftragsbestätigungen oder Lieferscheine.
• Das Aussehen des PDFs stellst du unter Einstellungen › Belege › Berichte im Reiter Kostenvoranschlag ein.