Darstellung
Aufgaben im Projekt planen und abhaken
- FürBüro, Projektleitung und Monteure
- ModulAufgabenpläne (im Paket Komplett)
Ein Aufgabenplan ist eine Liste von Punkten zu einem Projekt, zum Beispiel „Baustellenstart“ oder „Übergabe“. Ein Projekt kann mehrere Pläne haben. Jeder Punkt gilt für alle im Projektteam oder für eine bestimmte Person. Das Team hakt die Punkte ab, bei Bedarf mit Foto oder Notiz. Das Büro und die Projektleitung sehen im Projekt, was erledigt ist, wer es erledigt hat und wann.
Wo finde ich die Aufgaben?
In jedem Projekt steht auf der Übersicht der Abschnitt Aufgaben. Er zeigt je Plan eine Zeile, zum Beispiel „Baustellenstart: 5 von 7 erledigt · 1 wichtig offen“. Überfällige Punkte stehen dort als „1 überfällig“. Öffnen führt zur Seite Aufgaben des Projekts.
Deine offenen Punkte aus allen Projekten stehen unter Projekte › Aufgaben in der Seitenleiste (Seite Meine Aufgaben). Dort siehst du je Projekt die Punkte, die dir zugewiesen sind, und die Punkte für alle aus den Projekten, in deren Team du bist oder die du leitest. Wichtige und überfällige Punkte stehen oben, über jedem Projekt steht zum Beispiel „3 offen · 1 wichtig · 1 überfällig“. Abhaken geht direkt dort, genauso wie im Projekt: Kästchen links, Foto/Notiz, bei Foto erforderlich mit Foto. Was du heute abgehakt hast, steht eingeklappt unter Heute erledigt (n) und lässt sich mit Zurücknehmen wieder öffnen. Neue Pläne und Punkte legst du im Projekt an, Zum Projekt führt dorthin. Im Büro siehst du nur Projekte, in deren Team du eingetragen bist oder die du leitest; Punkte, die dir persönlich zugewiesen sind, siehst du immer.
Ganz oben steht der Abschnitt Heute mit deinen wiederkehrenden Aufgaben von heute, zum Beispiel „Bautagebuch“ oder „Werkzeug prüfen“ (siehe Wiederkehrende Aufgaben). Ist heute keine dran, fehlt der Abschnitt.
Auf der Übersicht steht unter Zu erledigen die Zeile „4 offene Aufgaben (1 überfällig)“. Sie zählt auch offene wiederkehrende Aufgaben von heute mit und führt zu Meine Aufgaben.
Plan anlegen
Pläne legen das Büro und die Projektleitung an. Projektleitung ist, wer im Projektteam als Leitung eingetragen ist oder im Projekt als Projektleiter steht.
- Im Projekt Aufgaben › Öffnen, dann Neuer Plan.
- Leerer Plan: einen Namen eingeben, zum Beispiel „Fassade Nord“.
- Aus Vorlage: eine Vorlage wählen. Jeder Betrieb hat die Vorlagen Baustellenstart und Abschluss/Übergabe. Ohne eigenen Namen heißt der Plan wie die Vorlage.
- Anlegen. Die Punkte der Vorlage stehen sofort im Plan.
Jeder Plan braucht im Projekt einen eigenen Namen. Ist der Name schon vergeben, sagt work7 Bescheid.
Punkte hinzufügen und zuweisen
Unter einem Plan Punkt hinzufügen:
- Aufgabe: was zu tun ist, zum Beispiel „Steckdosen abkleben“.
- Für: Alle im Team oder eine Person aus dem Projektteam. Wer im Team fehlt, kommt zuerst ins Projektteam.
- Fällig am (optional): Ist der Tag vorbei und der Punkt noch offen, steht „überfällig seit 24.10.“.
- Wichtig: Der Punkt steht oben im Plan und beginnt mit „Wichtig:“.
- Foto erforderlich: Abhaken geht dann nur mit Foto.
Weist du einen Punkt einer Person zu, bekommt sie eine Benachrichtigung in der Glocke und, wenn WhatsApp verbunden ist, auf dem Handy. Mehrere Punkte auf einmal kommen als eine Nachricht. Punkte für alle lösen keine Nachricht aus. Die Benachrichtigung in der Glocke öffnet Meine Aufgaben beim Projekt.
Bearbeiten, Löschen und die Pfeile zum Verschieben stehen unter jedem offenen Punkt. Wichtige Punkte bleiben immer oben.
Abhaken
Mitarbeiter sehen ihre eigenen Punkte und die Punkte für alle. Punkte anderer Personen sehen sie nicht.
- Kästchen links: hakt den Punkt sofort ab.
- Foto/Notiz: öffnet ein Fenster. Dort nimmst du ein Foto auf oder wählst eines aus (bis zu fünf auf einmal) und schreibst eine Notiz. Erledigt hakt ab, Nur speichern hängt Foto und Notiz an, ohne abzuhaken.
- Bei Foto erforderlich öffnet das Kästchen gleich dieses Fenster. Erledigt geht erst, wenn ein Foto dabei ist.
Fotos landen in der Ablage des Projekts im Ordner Bilder. Gibt das Büro Fotos von Mitarbeitern frei, steht am Foto „wartet auf Freigabe“. Lehnt das Büro das einzige Foto eines Punkts mit „Foto erforderlich“ ab, ist der Punkt wieder offen.
Erledigte Punkte stehen eingeklappt unter Erledigt (n), mit Name, Datum, Uhrzeit, Notiz und Fotos. Zurücknehmen öffnet einen Punkt wieder. Das darf, wer ihn abgehakt hat, und die Projektleitung oder das Büro.
Ist der letzte offene Punkt eines Plans erledigt, bekommen die Person, die den Plan angelegt hat, und die Projektleitung einmal den Hinweis „Plan … ist erledigt“.
Entwürfe vom Bauleiter
Diktiert der Bauleiter per WhatsApp, worauf zu achten ist, stehen die Punkte als Entwurf im Plan, mit dem Vermerk „Entwurf · vom Bauleiter (Name)“. Das Team sieht und erledigt sie sofort. Das Büro prüft sie: Übernehmen macht einen Entwurf zum festen Punkt, Alle Entwürfe übernehmen gilt für den ganzen Plan, Bearbeiten oder Löschen korrigiert.
Plan umbenennen, löschen, als Vorlage speichern
Oben am Plan stehen Umbenennen und Löschen. Beim Löschen verschwinden alle Punkte; die Fotos bleiben in der Ablage.
Als Vorlage speichern sieht nur das Büro (wer die Einstellungen des Betriebs ändern darf). Die Vorlage übernimmt Text, „Wichtig“ und „Foto erforderlich“ der Punkte, aber keine Fälligkeit und keine Zuweisung. Sie steht danach bei Neuer Plan › Aus Vorlage in jedem Projekt zur Auswahl.
Vorlagen pflegen
Vorlagen pflegt das Büro unter Einstellungen › Planung & Zeit › Aufgabenvorlagen (wer die Einstellungen des Betriebs ändern darf). Die Liste zeigt je Vorlage den Namen, die Zahl der Punkte und bei Baustellenstart und Abschluss/Übergabe den Vermerk „Startvorlage“.
- Neue Vorlage oder bei einer bestehenden Vorlage den Stift.
- Name und, wenn du magst, eine Beschreibung eintragen.
- Punkt hinzufügen für jeden Punkt: Text, Wichtig und Foto erforderlich wie im Plan. Mit den Pfeilen änderst du die Reihenfolge, das Kreuz entfernt einen Punkt.
- Anlegen bzw. Speichern.
Vorlagen haben keine Fälligkeit und keine Zuweisung; beides legst du im Plan fest. Eine Änderung an der Vorlage gilt nur für neue Pläne. Pläne, die schon aus der Vorlage entstanden sind, bleiben wie sie sind.
Auch die Startvorlagen kannst du umbenennen, ergänzen oder löschen. Der Papierkorb löscht eine Vorlage nach einer Rückfrage; Pläne aus ihr behalten ihre Punkte. Eine gelöschte Startvorlage kommt nicht wieder. Jeden Namen gibt es im Betrieb nur einmal.
Gut zu wissen
- Aufgaben abhaken per WhatsApp und die Zeile in der Morgen-Karte kommen mit den nächsten Ausbaustufen; bis dahin geht alles im Web, auch am Handy im Browser.
- Wer aus dem Projektteam entfernt wird, sieht die Aufgaben des Projekts nicht mehr.
- Grenzen: 50 Pläne je Projekt, 200 Punkte je Plan, Text bis 500 Zeichen, Notiz bis 1000 Zeichen, 200 Vorlagen je Betrieb mit je bis zu 200 Punkten.