Darstellung
Projekte anlegen und bearbeiten
- FürChef, Büro
- ModulProjekte (in jedem Paket)
Ein Projekt ist ein Auftrag mit Kunde, Baustelle, Terminen und Team. Hier steht, wie du ein Projekt anlegst, die Angaben später änderst und eigene Felder wie eine Kostenstelle unter Zusätzliche Attribute hinterlegst. Anlegen und Bearbeiten darf, wer Projekte schreiben darf; Mitarbeiter sehen nur Projekte, in deren Team sie stehen (siehe Team verwalten, Rollen und Berechtigungen).
Projekt anlegen
- Projekte in der Seitenleiste öffnen, oben rechts Neues Projekt wählen.
- Im Abschnitt Stammdaten Name und Organisation ausfüllen (beide sind Pflicht). Die Projekt-Nr. bleibt leer, wenn Work7 sie automatisch vergeben soll. Dazu kommen Beschreibung, Status (siehe Projektstatus) und Typ (Neubau, Sanierung, Umbau, Wartung).
- Optional: Baustellenadresse, Termine (Start, Ende, Deadline) und Planung (Projektleiter, geschätzte Stunden, Budget) sowie unter Sonstiges Notizen.
- Speichern.
Beim Anlegen gibt es noch keine zusätzlichen Attribute; die pflegst du danach am gespeicherten Projekt (siehe unten).
Die Projektseite
Ein Klick auf ein Projekt in der Liste öffnet die Projektseite. Oben stehen Name, Projektnummer und der Status; rechts daneben Bearbeiten (nur mit Schreibrecht) und, wenn dein Betrieb Aufmaß gebucht hat, Neues Aufmaß. Darunter stehen je nach gebuchten Modulen die Bereiche Dokumente, Berichte, Material, Zeiten, Aufgaben, Bautagebuch und Ablage. In der Seitenleiste siehst du die Organisation, eine Kurzinfo (Status, Phase, Baustelle) und, sobald es welche gibt, die Karte Zusätzliche Attribute.
Dokumente und Berichte
Im Bereich Dokumente stehen die Belege zum Projekt, gruppiert nach Art: Angebote, Kostenvoranschläge, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen. Eine Art erscheint nur, wenn es dazu mindestens einen Beleg gibt. Unter Berichte stehen die Rapporte des Projekts. Belege mit dem Hinweis Nur Organisation gehören zum Kunden, aber noch zu keinem Projekt; das Projekt weist du im Beleg zu.
Neu anlegen: Das + oben rechts bei Dokumente öffnet eine Auswahl Angebot, Kostenvoranschlag, Lieferschein und Rechnung; der neue Beleg ist schon mit diesem Projekt und seinem Kunden vorbelegt. Eine Auftragsbestätigung entsteht aus einem Angebot. Das + bei Berichte legt sofort einen neuen Rapport für das Projekt an und öffnet ihn. Du siehst nur die Einträge, die du anlegen darfst; ohne Belege bleibt nur die Überschrift mit dem + stehen.
Auch Material und Ablage haben oben rechts ein +: bei Material planst du damit Material für das Projekt ein, bei Ablage lädst du Dateien hoch.
Mehr zu den Bereichen: Aufgabenpläne, Bautagebuch und Fotos, Material.
Projekt bearbeiten
- Projekt öffnen und Bearbeiten wählen.
- Die Seite zeigt die Angaben in Abschnitten: Stammdaten, Beschreibung, Baustellenadresse, Termine, Planung, Fortschritt, Notizen und Zusätzliche Attribute. Jeder Abschnitt hat oben rechts ein Stift-Symbol. Damit änderst du nur diesen Abschnitt und speicherst ihn mit Speichern (oder verwirfst mit Abbrechen).
- In der Seitenleiste ordnest du Ansprechpartner des Kunden zu (Ansprechpartner (Kunde)) und legst unter Beteiligte Team-Mitglieder mit Hinzufügen fest, wer im Projekt arbeitet und wer die Leitung hat.
Zusätzliche Attribute (eigene Felder)
Zusätzliche Attribute (auch Zusatzfelder oder eigene Felder genannt) sind frei benennbare Felder am Projekt, zum Beispiel Kostenstelle oder Auftragsdatum. Jedes Attribut besteht aus einem Namen und einem Wert, beides als Text. Du brauchst sie, wenn du am Projekt etwas festhalten willst, wofür es kein eigenes Feld gibt. Sie stammen entweder aus dem Datenimport (Spalten ohne passendes Feld) oder von dir.
Wo sie stehen: Auf der Projektseite erscheinen sie in der Seitenleiste als Karte Zusätzliche Attribute, aber nur, wenn das Projekt mindestens eines hat. Im Bearbeiten-Modus gibt es den Abschnitt Zusätzliche Attribute immer; ohne Einträge steht dort „Keine Angabe“.
Attribut hinzufügen
- Projekt öffnen, Bearbeiten wählen.
- Im Abschnitt Zusätzliche Attribute auf das Stift-Symbol klicken.
- + Attribut wählen. Es erscheint eine Zeile mit den Feldern Name (z. B. Kostenstelle) und Wert.
- Name und Wert eintragen, Speichern.
Attribut ändern: Im selben Abschnitt Stift-Symbol, Name oder Wert in der Zeile überschreiben, Speichern. Auch der Name lässt sich ändern.
Attribut löschen: Stift-Symbol, in der Zeile Entfernen, dann Speichern. Wer Name oder Wert leer lässt, löscht das Attribut ebenfalls: Zeilen mit leerem Namen oder leerem Wert werden beim Speichern nicht übernommen.
Grenzen
- Höchstens 50 Attribute je Projekt.
- Ein Name hat höchstens 100 Zeichen, ein Wert höchstens 2000.
- Es gibt nur Text. Zahlen, Datumsangaben oder Auswahllisten kennt das Feld nicht; die Werte stehen so, wie du sie eintippst.
- Pflichtfelder oder eine Sichtbarkeit je Rolle gibt es für Attribute nicht.
Der Name „Altnummer“ ist reserviert. Beim Datenimport legt Work7 damit die nicht übernehmbare Auftragsnummer aus deiner Datei ab und findet das Projekt beim nächsten Upload darüber wieder. Steht der Name in der Liste, zeigt Work7 den Hinweis „wird vom Import zum Wiederfinden genutzt“. Ändere oder lösche diesen Eintrag nicht, sonst legt ein erneuter Import das Projekt doppelt an. Schreibweisen wie „altnummer“ stellt Work7 beim Speichern auf „Altnummer“ um.
Siehe auch
- Projektstatus: Status ändern und eigene Status verwalten.
- Datenimport: Projekte samt zusätzlichen Feldern aus Excel übernehmen.
- Aufgabenpläne und Bautagebuch und Fotos: Arbeit am Projekt planen und festhalten.