Zeiten erfassen: Kommen, Gehen, Projektstunden

• FürMonteure und Büro
• ModulZeiterfassung
• Dauerunter einer Minute pro Buchung

Gilt ab Work7 0.10.0 · Stand 06.11.2026

Work7 kennt zwei Arten von Zeit, die getrennt bleiben:

• Personalzeit ist die Stoppuhr für Kommen und Gehen. Sie läuft, bis du sie stoppst, und wird nach 12 Stunden automatisch geschlossen, wenn du es vergisst; du bekommst dann eine Benachrichtigung, den Eintrag zu prüfen.
• Projektstunden sind Stunden auf eine Baustelle, gern mit Tätigkeit. Sie landen im Projekt, im Rapport und in der Auswertung.

Zeitarten

Jede Buchung hat eine Zeitart:

• Arbeitszeit ist der Normalfall. Kommen und Gehen ist immer Arbeitszeit.
• Fahrtzeit buchst du auf ein Projekt (Anfahrt zur Baustelle) oder ohne Projekt (Fahrt ins Lager). Sie steht als eigene Zeile neben der Arbeitszeit, auch bei gleicher Tätigkeit.
• Berufsschule buchst du nur ohne Projekt, zum Beispiel 8 Stunden für einen Lehrling.

Urlaub, Krank, Arzt und Zeitausgleich sind keine Zeitart, sondern eine Abwesenheit. Unter jeder Auswahl Zeitart führt Abwesenheit eintragen direkt dorthin, siehe Urlaub und Abwesenheit.

Per WhatsApp

Unter Kommen und Gehen steht die Dauer der Buchung; das Datum zeigt Work7 in deiner Ortszeit.

Kommen und Gehen

1. Schreib „Kommen“ (oder „An“, „Bin da“, „Arbeitsbeginn“, „/kommen“). „Start“ allein öffnet das Hauptmenü und startet die Uhr nicht. Die Stoppuhr läuft. Unter der Bestätigung stehen gleich die Buttons Gehen, Projektstunden und Menü.
2. Am Ende „Gehen“ oder „Feierabend“, oder tipp auf Gehen. Du bekommst den Tagesabschluss in einer Nachricht, zum Beispiel „Feierabend 16:45 · heute 8,5 h · Saldo +2,0 h“: deine Stunden von heute und dein Zeitkonto einschließlich heute (den Saldo siehst du nur, wenn für dich ein Arbeitszeitmodell hinterlegt ist). Ist alles erledigt, stehen darunter Projektstunden, Zeitkonto und Menü. Projektstunden öffnet gleich das Formular, um die Stunden des Tages auf eine Baustelle zu buchen.
   • Gehst du nur in die Mittagspause (vor 15:00 Uhr und noch keine drei Viertel deiner Tagesstunden, ohne Arbeitszeitmodell unter 6 Stunden), kommt nur eine kurze Zeile wie „Gehen 12:00 · heute 4,0 h“ mit Projektstunden, Zeitkonto und Menü. Der Feierabend mit Saldo und offenen Punkten kommt beim letzten Gehen des Tages.
   • „Heute“ ist der Tag, an dem du gekommen bist: Gehst du nach einer Spätschicht erst um 00:30, zählen Stunden, Rapport und Fotos des Vortags.
   • Fehlt noch etwas, steht es darunter: „Rapport fehlt“, wenn du heute gearbeitet, aber noch keinen Rapport für heute hast, und „2 Fotos ohne Ziel“, wenn du heute Fotos geschickt und nicht zugeordnet hast. Dann siehst du statt der üblichen Buttons Rapport (öffnet deinen Rapport bzw. den offenen Entwurf), Fotos (fragt noch einmal, wohin alle Fotos ohne Ziel des Tages sollen; brichst du ab, bleiben sie für das Büro im Eingang) und Passt so (nichts mehr zu tun, das Büro sieht offene Fotos im Eingang).
3. Alternativ im Menü: Zeiterfassung (oder einfach „Zeiterfassung“ bzw. „Stoppuhr“ schreiben) zeigt, ob deine Uhr läuft, und eine Liste mit Kommen bzw. Gehen, Zeitkonto, Meine Woche, Korrektur, Projektstunden und « Hauptmenü.

Abend-Nachricht „Deine Zeiten heute“

An deinen Arbeitstagen (laut Arbeitszeitmodell, ohne Modell Montag bis Freitag) kommt am Abend um die eingestellte Uhrzeit (Standard 17:30) eine Nachricht mit deinen Stunden von heute, zum Beispiel „Anwesenheit 8,50 h (07:02–15:32)“, „Projektstunden 6,00 h · nicht zugeordnet 2,50 h“, dazu „Rapport fehlt“ oder „2 Fotos ohne Ziel“, wenn etwas offen ist. Hast du nichts gebucht, steht „Heute ist noch nichts erfasst.“ da (zum Beispiel vergessenes Kommen).

• Die Knöpfe passen zur Lage: Projektstunden oder Zeiterfassung, Korrektur, Rapport bzw. Fotos, und immer Passt so. Heute korrigierst du selbst; hat dein Betrieb Korrekturen ab dem Folgetag freigeben eingeschaltet, geht es ab morgen als Antrag ans Büro.
• Passt so hakt die Nachricht ab. Ist noch etwas offen (Rapport, Fotos), kommt es gleich mit den passenden Knöpfen; sonst „Danke, schönen Feierabend!“.
• Nicht mehr bestellt die Abend-Nachricht ab, Wieder an schaltet sie wieder ein.
• Sie kommt nicht bei ganztägiger Abwesenheit, an Feiertagen und im Betriebsurlaub; an einem freien Tag nur, wenn du gebucht hast. Warst du nur ein paar Stunden weg (zum Beispiel beim Arzt), kommt sie trotzdem. Bist du heute ab 15:00 Uhr im Chat gegangen, hattest du den Tagesabschluss schon, dann kommt sie nicht. Läuft deine Uhr noch, kommt sie erst nach dem Gehen (bis zwei Stunden nach der Uhrzeit). Läuft eine Uhr seit gestern oder seit mehr als 12 Stunden, steht „Uhr läuft seit … – bitte Gehen nachtragen“ in der Nachricht.
• Fällt sie mit der Rapport-Erinnerung zusammen, bekommst du eine Nachricht für beides.

Projektstunden buchen

Über das Menü: Zeiterfassung → Projektstunden öffnet ein Formular mit Projekt (mit Suche), Datum und bis zu fünf Zeilen aus Stunden (0,25 bis 24), Tätigkeit und Art (Arbeit oder Fahrt). Das Datum liegt nicht in der Zukunft. Speichern bucht wie Bestätigen unten. Ist das Formular für euren Betrieb nicht eingerichtet, zeigt der Assistent stattdessen ein Beispiel für den Satz.

Oder per Satz:

1. Schreib oder sprich: „3 Stunden Fliesen legen bei Müllerstraße“. Mehrere Tätigkeiten in einer Nachricht sind erlaubt: „4 Stunden Spachteln, 2 Stunden Streichen, Projekt Huber“.
2. Der Assistent zeigt eine Vorschau: Projekt, Tag, Stunden je Tätigkeit, bereits gebuchte Stunden.
3. Bestätigen bucht, auch bei doppeltem Tippen nur einmal. Ein Bestätigen aus einer älteren Vorschau bucht nicht mehr; dann meldet der Assistent, dass die Zeiterfassung abgelaufen ist.
4. Falsches Projekt: Projekt ändern zeigt deine zuletzt genutzten Projekte. Tipp auf das richtige; Stunden und Tätigkeit bleiben, und du bekommst sofort die neue Vorschau. Steht das Projekt nicht in der Liste, tipp Anderes Projekt … und nenne Name, Adresse oder Projektnummer.
5. Stunden oder Tätigkeit falsch: Zeit/Tätigkeit tippen. Betrifft die Vorschau ein Projekt an einem Tag, öffnet das Formular Projektstunden mit den Angaben der Vorschau; sonst schreibst du nur die Änderung, zum Beispiel „2,5 Stunden“ oder „Tätigkeit Silikon“, und der Rest der Vorschau bleibt.

Ist kein Projekt genannt und keines aktiv, fragt der Assistent nach. Nennt er einen falschen Treffer, antworte mit dem richtigen Namen.

Fahrtzeit und Berufsschule

• „1 Stunde Fahrt zur Baustelle Huber“: Die Vorschau zeigt Fahrtzeit, Bestätigen bucht sie als eigene Zeile auf das Projekt.
• „Heute 8 Stunden Berufsschule“: Der Assistent zeigt eine Vorschau mit Zeitart, Stunden und Tag, Bestätigen bucht, Abbrechen verwirft.
• Chef und Büro buchen auch für andere: „8 Stunden Berufsschule für Lena gestern“.
• „Morgen Zeitausgleich“ ist eine Abwesenheit; du bekommst die Vorschau des Antrags.

Screenshot: WhatsApp-Vorschau einer Projektstunden-Buchung mit Buttons

Nachsehen

• „Meine Woche“ zeigt deine Summe je Tag.
• „Was habe ich letzte Woche gebucht?“ listet deine letzten Einträge.
• Chef und Büro: „Wer hat wie viel gearbeitet?“ liefert die Auswertung, bei Projektbezug die Monatsübersicht.
• „Wie steht mein Zeitkonto?“ zeigt Soll, Ist und Differenz des Monats und deinen Saldo bis gestern (der heutige Tag läuft noch und zählt ab morgen), dazu den Link auf die Seite Zeitkonto. Mit „im September“ bekommst du einen anderen Monat. Chef und Büro fragen auch für andere: „Wie steht das Zeitkonto von Lena?“ Schneller geht es im Menü: Zeiterfassung → Zeitkonto zeigt dein Konto für den laufenden Monat.

Projektstunden korrigieren

1. Menü → Zeiterfassung → Korrektur.
2. Du siehst deine letzten zehn Projektbuchungen, zum Beispiel „Di 07.10. · 3,00 h“ mit Projekt und Tätigkeit. Tipp die Buchung an, die nicht stimmt.
3. Zum Ändern schreib einfach die richtigen Stunden, etwa „6 h“. Du bekommst eine Vorschau mit alt und neu und tippst Bestätigen.
4. Zum Löschen tippst du Löschen, prüfst die Vorschau und tippst Bestätigen. « Zurück führt zur Liste.

Buchungen, die schon in einem Rapport stehen (🔒), lassen sich hier nicht ändern. Du siehst nur deine eigenen Buchungen, auch als Chef.

Stunden von heute schnell ändern

1. Schreib oder sprich, was nicht stimmt, zum Beispiel „Die 6 Stunden Huber waren 4“.
2. Der Assistent nimmt deine letzte Buchung von heute auf diesem Projekt und zeigt alt und neu, etwa „Stunden: 6,00 h → 4,00 h“.
3. Bestätigen speichert, Abbrechen lässt alles, wie es war.

Das gilt nur für deine eigenen Buchungen von heute. Meinst du einen anderen Tag oder hast du heute auf dem Projekt nichts gebucht, bekommst du den Button Im Web öffnen zur Zeiterfassung; dort änderst du ältere Buchungen (oder über Korrektur).

Kommen per Standort

1. Tipp in WhatsApp auf die Büroklammer, wähle Standort und sende deinen aktuellen Standort.
2. work7 schlägt das nächste Projekt in deiner Nähe vor, zum Beispiel „Nächstes Projekt: Badsanierung Huber (120 m). Kommen buchen?“.
3. Tipp Ja. Das Kommen ist gebucht und das Projekt ist im Chat dein aktives Projekt.

Meinst du ein anderes Projekt, tippst du Anderes Projekt und wählst es aus der Liste. Ist kein Projekt in der Nähe (bis etwa 300 m), kommt die Liste gleich. Bist du schon eingestempelt, bekommst du sofort einen Hinweis mit deinem Projekt und keine zweite Buchung. Damit der Vorschlag funktioniert, braucht das Projekt eine Adresse mit Straße. Mitarbeiter sehen nur Projekte, die ihnen zugeordnet sind.

Dein Standort wird nicht gespeichert und nicht protokolliert; work7 nutzt ihn nur für diesen Vorschlag.

Wartet auf Freigabe

Ist dein Betrieb so eingestellt, dass das Büro Eingaben von Mitarbeitern freigibt, endet die Bestätigung mit wartet auf Freigabe. Die Stunden sind gespeichert, zählen aber erst nach der Freigabe. Buchst du am selben Tag noch einmal dieselbe Tätigkeit auf eine schon freigegebene Buchung, wartet die ganze Buchung wieder auf Freigabe („6,5 h, zusammen 8 h · wartet wieder auf Freigabe“). Hat das Büro eine Buchung abgelehnt, ersetzt deine neue Buchung die alten Stunden. Das gilt auch für Buchungen im Web. Eine schon freigegebene Buchung kannst du nicht mehr löschen („Bereits freigegeben – bitte das Büro, den Eintrag zu ändern.“); offene und abgelehnte Buchungen schon.

Bis zur Freigabe zählen offene Stunden nirgends mit: nicht im Zeitkonto, nicht im Lohnexport, nicht in den Stunden des Projekts und nicht in Auswertungen. Abgelehnte Stunden zählen gar nicht. Du siehst deine offenen Stunden trotzdem überall mit Hinweis: „Wie viele Stunden habe ich letzte Woche gebucht?“ nennt sie mit ⏳, Meine Woche zeigt je Tag „⏳ 6,50 h offen“, und das Zeitkonto zeigt sie als „offen“ neben dem Ist. Abgelehnte Buchungen stehen mit dem Grund des Büros da („abgelehnt: …“), in Meine Woche unter der Gesamtzeile (bis zu drei, der Grund gekürzt).

Arbeitest du mit Kommen und Gehen, zählt an diesem Tag deine Anwesenheit. Projektstunden, die an so einem Tag noch auf die Freigabe warten, ändern dein Zeitkonto auch nach der Freigabe nicht und stehen deshalb dort nicht als „offen“.

Im Web

1. Zeiterfassung in der Seitenleiste öffnen.
2. Reiter Personal für die Stoppuhr, Reiter Projekt für Projektstunden.
3. Projektstunden: Arbeitstag, Stunden, Zeitart (Arbeitszeit oder Fahrtzeit), Projekt und Tätigkeit wählen, Speichern. Statt der Stunden kannst du Von, Bis und optional Pause (min) eintragen; die Stunden werden daraus ausgerechnet (auf Viertelstunden gerundet) und lassen sich noch überschreiben. Gespeichert werden nur die Stunden. Das gilt auch im Projekt unter Zeiten.
4. Reiter Personal, Bereich Stunden ohne Kommen/Gehen: Datum, Stunden (oder Von/Bis/Pause), Zeitart (Arbeitszeit, Fahrtzeit oder Berufsschule) und optional eine Notiz, dann Speichern. Chef und Büro wählen dabei den Mitarbeiter, etwa den Lehrling für die Berufsschule. Live: Kommen / Gehen und Manuell: Kommen & Gehen bleiben Arbeitszeit.
5. Meine Woche zeigt Personal- und Projektzeit je Tag nebeneinander.

Im Reiter Projekt zeigt die Spalte Freigabe, welche Stunden noch wartet auf Freigabe sind oder abgelehnt wurden (mit Grund). Unter den Summen steht „x h warten auf Freigabe (nicht enthalten)“; die Summen selbst zählen nur freigegebene Stunden. Der CSV-Export hat dafür die Spalten Freigabe und Ablehnungsgrund. Im Projekt unter Zeiten steht unter den Summen „x h offen (zählen nach Freigabe)“, ebenso im Bereich Zeiten auf der Projektseite.

In der Liste zeigt die Spalte Zeitart, was gebucht ist: Arbeitszeit als Text, Fahrtzeit und Berufsschule hervorgehoben. Über den Filter Zeitart siehst du nur eine Art. Im Bearbeiten-Fenster einer Projektzeit lässt sich die Zeitart ändern. Bei Personalzeit aus Stunden ohne Kommen/Gehen öffnet Bearbeiten ein eigenes Fenster, in dem du Datum, Stunden, Zeitart und Notiz änderst, etwa wenn Berufsschule versehentlich als Arbeitszeit gebucht wurde.

Kommen und Gehen korrigieren: Bei Einträgen mit Kommen und Gehen (Stoppuhr, Kalender, Manuell: Kommen & Gehen) öffnet Bearbeiten das Fenster Anwesenheit bearbeiten. Dort änderst du Datum, Kommen, Gehen und die Notiz; die Stunden rechnet work7 daraus (auf Viertelstunden gerundet). Liegt Gehen vor Kommen, zählt es als nächster Tag (Nachtschicht, „am Folgetag“). Zwischen Kommen und Gehen dürfen höchstens 24 Stunden liegen, und beides darf nicht in der Zukunft liegen. Das gilt genauso für Manuell: Kommen & Gehen, den Kalender und den Assistenten. Beispiel: Du bist heute um 07:30 statt um 08:00 gekommen – Kommen auf 07:30 stellen, Speichern, und im Zeitkonto stehen 0,5 Stunden mehr. Für gestern oder früher geht die Änderung als Antrag ans Büro, wenn dein Betrieb das eingeschaltet hat (siehe unten). Änderst du nur die Notiz, bleiben die gebuchten Stunden genau so, wie sie sind. Hast du für den Eintrag schon einen offenen Antrag, beginnt das Fenster mit den beantragten Zeiten und sagt „Ersetzt deinen offenen Antrag.“ – deine Korrektur geht also nicht verloren. Solange die Uhr noch läuft, gibt es kein Bearbeiten; buche zuerst Gehen. Überschneidet sich die neue Zeit mit einem anderen Eintrag, sagt work7, mit welchem.

Manager sehen zusätzlich die Zeiten des Teams und können Einträge korrigieren. Im Projekt selbst gibt es den Reiter Zeiten mit Monatssummen je Mitarbeiter.

Verlauf und gelöschte Einträge

Jede Änderung an einem Zeiteintrag wird festgehalten: wer, wann, auf welchem Weg und was vorher und nachher galt, auch Löschen und Änderungen durch Chef oder Büro. Im Menü … einer Zeile öffnet Verlauf die Liste der Änderungen, zum Beispiel „06.11. 16:40 · Max Muster · WhatsApp“ und darunter „Stunden 6,00 h → 4,00 h“. Das geht bei jeder Zeile, auch wenn sie schon im Rapport steht oder die Uhr noch läuft. Bei Einträgen, die vor dieser Funktion entstanden und seither nicht geändert wurden, steht „Noch keine Änderungen.“; „System“ steht bei Änderungen ohne Person, etwa dem automatischen Beenden nach 12 Stunden.

Unter Filter blendet Gelöschte zeigen gelöschte Einträge des gewählten Zeitraums ein. Sie stehen ausgegraut mit „gelöscht“ in der Liste (auf der ersten Seite nach Datum einsortiert) und haben nur Verlauf. Mitarbeiter sehen ihre eigenen, Chef und Büro alle.

Korrekturen an vergangenen Tagen (Antrag ans Büro)

Hat dein Betrieb Korrekturen ab dem Folgetag freigeben eingeschaltet (siehe Freigabe), änderst du Zeiten von heute frei. Ändern, Löschen oder Nachtragen für gestern oder früher geht als Antrag ans Büro. Bis das Büro entscheidet, gilt der alte Stand: Ein geänderter oder gelöschter Eintrag zählt weiter, ein Nachtrag zählt noch nicht. Nach einer Nachtschicht darfst du den Tag des Kommens am Morgen noch selbst korrigieren.

• Vor dem Speichern: In den Fenstern Bearbeiten und Anwesenheit bearbeiten und in den Formularen zum Nachtragen (Neue Projektzeit, Stunden ohne Kommen/Gehen, Manuell: Kommen & Gehen) steht bei einem vergangenen Tag „Geht als Antrag ans Büro – gilt erst nach Freigabe.“; auch beim Löschen sagt es die Rückfrage.
• Nach dem Speichern kommt „Als Antrag ans Büro gesendet“ statt „gespeichert“.
• Beantragt: Über der Liste stehen deine offenen Anträge mit Tag, Projekt (Kommen und Gehen unter „Anwesenheit“), alt → neu und wann und wo du sie gestellt hast, zum Beispiel „Do 05.11. · Huber“, „Stunden 6,00 → 4,00 h“, „beantragt 06.11. 08:12 · WhatsApp · wartet auf Freigabe“. Nachträge stehen dort auch. Gibt es keinen offenen Antrag, fehlt der Bereich.
• In der Liste zeigt die Spalte Freigabe am Eintrag „⏳ Änderung beantragt: Stunden 6,00 → 4,00 h · wartet auf Freigabe“ bzw. „⏳ Löschen beantragt · wartet auf Freigabe“. Bei Personalzeit erscheint die Spalte nur, wenn ein Eintrag einen offenen Antrag hat.
• Zurückziehen: im Bereich Beantragt oder im Menü … der Zeile über Antrag zurückziehen, nach einer Rückfrage. Der Eintrag bleibt dann, wie er war. Zurückziehen kann nur, wer den Antrag gestellt hat; hat das Büro schon entschieden, kommt ein Hinweis.
• Änderst du einen Eintrag mit offenem Antrag noch einmal, ersetzt die neue Änderung den Antrag.

Hat das Büro abgelehnt, bekommst du eine Nachricht mit dem Grund; der Antrag verschwindet aus Beantragt. Chef und Büro sind nie betroffen. Für einzelne Mitarbeiter legen sie im Profil auf der Team-Seite eine Ausnahme fest, siehe Korrekturen je Mitarbeiter.

Abend-Nachricht einstellen

Chef und Büro stellen unter Einstellungen › Planung & Zeit › Zeiterfassung im Bereich Abend-Nachricht ein, ob Mitarbeiter sie bekommen (Schalter Abend-Nachricht senden, Standard an) und um welche Uhrzeit (06:00 bis 20:00 Uhr im Viertelstunden-Raster, Standard 17:30). Die Änderung gilt sofort; liegt die neue Uhrzeit heute schon mehr als zwei Stunden zurück, ab morgen. Steht die Rapport-Erinnerung auf einer anderen Uhrzeit, zeigt der Bereich den Hinweis „Gleiche Uhrzeit wie die Rapport-Erinnerung = eine Nachricht.“ Die Nachricht gehört zur Zeiterfassung und kommt auch im Paket ohne Aufgabenpläne.

Welcher Tag zählt

Eine Zeit mit Kommen und Gehen gehört zu dem Tag, an dem du gekommen bist, auch wenn du erst nach Mitternacht gehst: Eine Nachtschicht von 22:00 bis 06:00 zählt ganz zum ersten Tag. Buchst du während einer laufenden Schicht nach Mitternacht Projektstunden ohne Datum, landen sie ebenfalls auf dem Tag des Kommens. Maßgeblich ist immer die österreichische Uhrzeit.

Mitarbeiter wählen nur Projekte, denen sie im Projekt unter Team zugeordnet sind. Ist noch keines zugeordnet, zeigt die Projektauswahl den Hinweis „Dir sind noch keine Projekte zugeordnet“; wende dich dann an deine Leitung. Ändern Mitarbeiter eine ältere Buchung auf ein Projekt, dem sie nicht mehr zugeordnet sind, bleibt es in der Auswahl stehen. Mehr dazu unter Was Mitarbeiter sehen.

Screenshot: Zeiterfassung im Web, Reiter Projekt

Lohnexport

Für: Chef und Büro (Administratoren und Manager). Mitarbeiter sehen den Knopf nicht.

1. Zeiterfassung öffnen und oben unter Weitere Lohnexport wählen (dort steht auch PDF exportieren).
2. Monat prüfen (vorbelegt ist der Monat der Liste) und bei Mitarbeiter alle oder einen wählen.
3. Die Vorschau zeigt, wie viele Zeilen die Datei hat und wie viele Stunden je Zeitart zusammenkommen: Arbeitszeit, Fahrtzeit, Berufsschule, Feiertag und jede Abwesenheit wie Urlaub, Krank oder Arzt.
4. CSV herunterladen. Die Datei lohnexport_JJJJ-MM.csv hat vier Spalten: Mitarbeiter, Tag, Zeitart, Stunden. Sie öffnet sich in Excel mit richtigen Umlauten; die Stunden stehen mit Komma und zwei Nachkommastellen, zum Beispiel 7,25.

So rechnet Work7 die Stunden eines Tages:

• Wer Kommen und Gehen bucht, für den zählt die Anwesenheit als Arbeitszeit. Projektstunden am selben Tag zählen nicht noch einmal dazu. Ist dabei Fahrtzeit auf ein Projekt gebucht, wird sie aus der Anwesenheit herausgerechnet und als Fahrtzeit gezeigt. Beispiel: 9 Stunden anwesend, davon 1,5 Stunden Fahrtzeit auf die Baustelle → 7,5 Stunden Arbeitszeit und 1,5 Stunden Fahrtzeit.
• Wer nur Projektstunden bucht, für den zählen die Projektstunden, dazu Stunden, die direkt im Rapport stehen und noch nicht als Zeit gebucht sind. Übernimmst du Projektzeiten in einen Rapport, legt Work7 dafür eine eigene Zeile an, wenn am Tag nur von Hand erfasste Zeilen stehen: 2 Stunden von Hand plus 3 übernommene Stunden ergeben 5 Stunden.
• Stunden ohne Kommen/Gehen mit Zeitart Arbeitszeit sind keine Anwesenheit und zählen immer dazu: 6 Stunden auf dem Projekt und 2 Stunden Werkstatt ohne Kommen/Gehen ergeben 8 Stunden Arbeitszeit. Nur Kommen und Gehen (Stoppuhr, Kalender, Zeitraum, Zeit aus einem Termin) gilt als Anwesenheit.
• Berufsschule und Fahrtzeit ohne Projekt zählen immer. Ein Lehrling mit 4 Stunden Berufsschule und 4 Stunden auf der Baustelle hat 4 Stunden Berufsschule und 4 Stunden Arbeitszeit.
• Feiertage stehen als eigene Zeile „Feiertag“ mit den Stunden, die der Mitarbeiter an diesem Wochentag laut seiner Arbeitszeit arbeiten würde. Arbeitet er am Feiertag, steht die Arbeit zusätzlich da.
• Abwesenheiten zählen nur, wenn sie genehmigt sind. Ein ganzer Urlaubs- oder Krankentag bringt die Soll-Stunden dieses Tages, ein Arztbesuch über ein paar Stunden diese Stunden, höchstens aber das Tages-Soll. Termine vom Typ Abwesenheit im Kalender ohne Antrag und Abwesenheiten aus Google oder Microsoft zählen nicht; trag Urlaub, Krank und Arzt deshalb immer unter Abwesenheit ein. Überschneiden sich Abwesenheiten an einem Tag, zählt zusammen höchstens das Tages-Soll, und der früher gestellte Antrag geht vor: Urlaub Montag bis Freitag und am Mittwoch zusätzlich Krank ergibt am Mittwoch 8 Stunden Urlaub, nicht 16 Stunden. Das Zeitkonto rechnet genauso.
• Laufende Stoppuhren zählen erst, wenn der Mitarbeiter Gehen gebucht hat.

Projektstunden, die noch auf die Freigabe warten, stehen nicht in der Datei. Die Vorschau nennt sie: „8,00 h warten auf Freigabe (nicht enthalten): Name 8,00 h“. Gib die Stunden frei und lade den Export danach neu.

Fehlt einem Mitarbeiter die Arbeitszeit für den Monat, nennt ihn die Vorschau: „Für … fehlt ein Arbeitszeitmodell – Feiertage und ganztägige Abwesenheiten erscheinen ohne Stunden.“ Über Team legst du sie an und lädst den Export danach neu. Überschneiden sich Abwesenheiten, nennt die Vorschau die Tage („Überschneidende Abwesenheiten an …“); prüf dann die Anträge.

Die Datei enthält Krankenstände und Arztbesuche. Work7 speichert sie nicht und verschickt sie nicht; gib sie nur an die Lohnverrechnung weiter. Ein Format für BMD oder DATEV gibt es nicht, die Lohnverrechnung liest die CSV ein.

Zeitkonto

Für: alle. Jeder sieht sein eigenes Konto, Chef und Büro (Administratoren und Manager) sehen alle.

1. Zeiterfassung öffnen und oben Zeitkonto klicken.
2. Monat wählen. Chef und Büro wählen zusätzlich den Mitarbeiter oder wechseln auf den Reiter Übersicht.
3. Oben stehen vier Zahlen: Soll (bis gestern, darunter das Soll des ganzen Monats), Ist, Differenz Monat und Saldo (bis gestern). Plus heißt Mehrstunden, Minus heißt Minusstunden. Darunter siehst du jeden Tag mit Soll, Ist, Differenz und Hinweisen wie Feiertag oder Betriebsurlaub; der heutige Tag ist mit „läuft“ markiert.

So rechnet das Zeitkonto:

• Soll kommt aus der Arbeitszeit des Mitarbeiters. An Feiertagen und betriebsfreien Tagen ist das Soll 0; wer trotzdem arbeitet, bekommt die Stunden als Plus.
• Ist rechnet Work7 wie beim Lohnexport: Anwesenheit oder Projektstunden, Fahrtzeit und Berufsschule. Projektstunden, die noch auf die Freigabe warten, zählen erst nach der Freigabe; sie stehen als „offen“ unter dem Ist und am jeweiligen Tag. An Tagen mit Kommen und Gehen zählt die Anwesenheit, dort stehen keine offenen Projektstunden.
• Urlaub, Krank und Arzt zählen mit den Soll-Stunden des Tages als geleistet, ändern den Saldo also nicht. Zeitausgleich zählt nicht als geleistet: ein ganzer Tag Zeitausgleich senkt den Saldo um das Tages-Soll. Welche Abwesenheit wie zählt, legst du unter Einstellungen › Planung & Zeit › Abwesenheit fest, siehe Urlaub und Abwesenheit. Es zählen nur genehmigte Anträge.
• Saldo = Startsaldo + alle Differenzen seit Kontostart. Work7 rechnet minutengenau und rundet nicht, angezeigt wird auf Minuten.
• Tage ohne Arbeitszeitmodell ändern den Saldo nicht und sind in der Tagesliste mit „kein Arbeitszeitmodell“ markiert, auch wenn an dem Tag Zeit gebucht ist. Ohne Arbeitszeitmodell gibt es kein Zeitkonto; Chef und Büro legen es unter Team › Arbeitszeit an.
• Heute läuft noch und zählt erst ab morgen, Tage danach zählen noch nicht. Das Soll des ganzen Monats siehst du trotzdem.
• Das Zeitkonto ist nur eine Anzeige: Es warnt nicht, sperrt nichts und zahlt nichts aus.

Startsaldo (Chef und Büro): Wer von einer Stundenliste umsteigt, trägt den bisherigen Stand ein. Im Konto des Mitarbeiters Startsaldo klicken, Stichtag wählen, Saldo als ±Stunden:Minuten eingeben (zum Beispiel +12:30 oder -3:15), optional eine Notiz, dann Speichern. Das Konto beginnt am Stichtag, frühestens aber mit dem ersten Arbeitszeitmodell. Entfernen löscht den Startsaldo wieder.

Übersicht (Chef und Büro): Der Reiter Übersicht zeigt alle aktiven Mitarbeiter mit Wochen-Soll, Soll, Ist und Differenz des Monats und dem Saldo von heute. Ein Klick auf den Namen öffnet das Konto. Wer noch kein Arbeitszeitmodell hat, steht mit dem Hinweis „kein Arbeitszeitmodell“ in der Liste.

Tipps

• Stunden werden addiert: „5 Stunden Fliesen“ zu bereits 2 gebuchten ergibt 7. Willst du auf eine Tagessumme korrigieren, sag „insgesamt 5 Stunden“.
• Urlaub, Krank, Arzt und Zeitausgleich sind keine Projektstunden. Siehe Urlaub und Abwesenheit.
• Stunden ohne Kommen/Gehen (etwa Berufsschule) haben keine Uhrzeit. Sie blockieren deshalb nicht, wenn du am selben Tag Arbeitszeit aus einem Termin übernimmst.
• Eine Buchung von heute ändern: „Die 6 Stunden Huber waren 4“. Der Assistent zeigt eine Vorschau, du bestätigst. Ältere Buchungen änderst du im Web oder über Korrektur.

Arbeitszeit aus einem Termin übernehmen

Warst du bei einem Termin aus dem Kalender eingeteilt, übernimmt der Assistent die Zeit direkt als Arbeitszeit:

• „Buch mir die Stunden aus meinem Termin heute von 8 bis 12“ oder „Übernimm die Zeit vom Termin bei Huber gestern“.
• Passen mehrere Termine, wählst du den richtigen aus der Liste.
• Die Vorschau zeigt Termin, Uhrzeit und deine Arbeitszeit an diesem Tag vorher und nachher, zum Beispiel „bisher 2,00 h → neu 6,00 h“. Gebucht wird erst mit Buchen.
• Jeder Termin wird nur einmal übernommen. Überschneidet er sich mit schon erfasster Arbeitszeit oder läuft gerade deine Stoppuhr, sagt dir der Assistent das und bucht nichts.
• Nachtragen geht für die letzten 7 Tage, nicht für kommende Tage. Chef und Büro können die Zeit auch für eingeteilte Mitarbeiter übernehmen („… für Max“); der Mitarbeiter bekommt dann eine Nachricht.
• Abgesagte Termine, Abwesenheiten sowie Kommen und Gehen werden nicht übernommen.

Einen Zeitnachweis als PDF gibt es im Web unter Zeiterfassung; der Assistent schickt dir den Link dorthin.