Listen als CSV exportieren

• FürBüro und Chef, Zeiten auch Mitarbeiter
• ModulRechnungen, Angebote, Kontakte, Zeiterfassung

Gilt ab Work7 0.10.0 · Stand 29.10.2026

Die Listen Rechnungen, Angebote, Kontakte und Zeiterfassung lädst du als CSV-Datei herunter, etwa für die Steuerberatung, eine eigene Auswertung oder ein anderes Programm. Exportiert wird genau das, was die Liste mit den gewählten Filtern zeigt, über alle Seiten hinweg.

So geht's

1. Liste öffnen und filtern: Reiter (z. B. Fällig oder unter Mehr Teilbezahlt bei den Rechnungen, Versendet bei den Angeboten), Suche, Kunde, Zeitraum, bei den Kontakten unter Filter die Kategorie. Auch die Sortierung wird übernommen.
2. Exportieren klicken. Der Knopf steht in allen vier Listen rechts in der Reiterzeile neben Filter. Solange der Export läuft, dreht sich der Knopf.
3. Die Datei landet in deinem Download-Ordner, z. B. rechnungen_2026-10-02.csv.

Findet der Filter nichts, enthält die Datei nur die Überschriften.

Listen filtern und sortieren

Die Beleglisten (Aufträge, Rechnungen, Belege, Bank) sind gleich aufgebaut: oben die Reiter, rechts daneben Exportieren und Filter, darunter die Tabelle.

• Reiter wählen, z. B. Offen oder Fällig. Seltene Reiter stehen unter Mehr. Die Zahl neben dem Reiter zeigt, wie viele Einträge darin liegen.
• Filter klappt einen grauen Block mit den Feldern der Liste auf, z. B. Suche, Kunde, Zeitraum oder Betrag (brutto) von–bis. Beträge tippst du wie gewohnt (1.234,50); ein Betrag unter 0 oder ein Zeitraum, dessen Ende vor dem Anfang liegt, wird nicht übernommen und am Feld erklärt. Die Zahl neben Filter zeigt, wie viele Filter gerade gesetzt sind.
• Filter zurücksetzen im Block (oder bei „Keine Treffer“) leert alle Filter und den Reiter.
• Sortieren: auf eine Spaltenüberschrift klicken, ein zweiter Klick dreht die Reihenfolge um.
• Mehr Einträge: Bei Belegen lädt die Liste beim Scrollen jeweils 50 weitere nach, sonst hilft Weitere laden am Ende. Bank und Kassabuch blättern seitenweise (25, 50 oder 100 je Seite).
• Öffnen: Klick auf eine Zeile, oder mit der Tabulatortaste hinspringen und Enter drücken. Die Symbole am Zeilenende erscheinen beim Darüberfahren; weitere Aktionen stehen unter ….

Work7 merkt sich Reiter, Filter, Sortierung und ob der Filterblock offen ist, je Liste, für dich und deinen Betrieb in diesem Browser. Kommst du später über die Seitenleiste zurück, ist alles wie verlassen. Öffnest du die Liste über einen Link, der schon einen Filter mitbringt (etwa aus dem Dashboard), gilt der Link. Filter zurücksetzen löscht auch das Gemerkte.

Was in der Datei steht

Liste	Spalten
Rechnungen	Nummer, Belegart, Art, Status, Kunde, Projekt, Rechnungsdatum, Fällig (inklusive Zahlungsaufschub), Netto, Brutto, Bezahlt, Offen, Mahnstufe. Die Zeilen folgen dem gewählten Reiter (Alle, Entwurf, Offen, Fällig, Bezahlt, Teilbezahlt, Angemahnt, Storniert).
Angebote	Nummer, Status, Bearbeitungsstand (Entwurf oder Fertiggestellt), Fassung, Kunde, Projekt, Datum, Gültig bis, Netto, Brutto
Kontakte	Nummer, Name, Art, Rollen, E-Mail, Telefon, Mobil, Straße, PLZ, Ort, Land, UID, Gruppe, Status
Zeiten	Datum, Mitarbeiter, Art (Personal- oder Projektzeit), Zeitart (Arbeitszeit, Fahrtzeit, Berufsschule), Projekt, Tätigkeit, Beginn, Ende, Stunden, Beschreibung

Nur die Kopfdaten, keine Positionen. Notizen und Bankdaten der Kontakte stehen nie in der Datei.

In Excel öffnen

Die Datei ist für Excel mit deutscher bzw. österreichischer Einstellung gemacht: Doppelklick genügt, Umlaute stimmen, Beträge und Stunden haben ein Dezimalkomma und lassen sich summieren. Datumsangaben stehen als 2026-10-02.

Beginnt ein Text mit =, +, - oder @ (z. B. eine Telefonnummer +43 …), steht davor ein Apostroph. So kann ein eingetippter Text in Excel nie als Formel ausgeführt werden.

Wer was exportieren darf

• Rechnungen und Angebote: wer die Liste sehen darf, also Administrator und Manager (Mitarbeiter nur mit Freischaltung).
• Kontakte: alle, die die Kontaktliste sehen. Mitarbeiter bekommen dieselben Kontakte wie in ihrer Liste, ohne UID.
• Zeiten: Administrator und Manager alle Zeiten des gewählten Filters, Mitarbeiter nur ihre eigenen.

Grenzen

• Höchstens 10 000 Zeilen je Export. Bei mehr meldet Work7 „Bitte die Filter eingrenzen“; wähle dann z. B. einen kürzeren Zeitraum.
• Wer sehr oft hintereinander exportiert, bekommt kurz die Meldung „Zu viele Exporte. Bitte warten Sie einen Moment.“

Tipps

• Für die Steuerberatung bei den Rechnungen den Zeitraum über Filter setzen und den Reiter Alle wählen.
• Die Zeiterfassung exportiert den gewählten Monat; für mehrere Monate den Zeitraum im Filter erweitern.
• Lohnabrechnung: Dafür gibt es in der Zeiterfassung den eigenen Lohnexport (Zeiterfassung).