Team verwalten, Rollen und Berechtigungen

• FürAdministratoren und Manager
• ModulBasis

Gilt ab Work7 0.10.0 · Stand 06.11.2026

Die Team-Seite

Team in der Seitenleiste zeigt alle Mitglieder als Liste: Name mit Rolle, E-Mail, Berufsgruppe und Dabei seit. Über der Liste steht, wie viele Mitglieder der Betrieb hat und wie viele davon Manager sind. Am Handy stehen E-Mail und Berufsgruppe klein unter dem Namen. Deaktivierte Mitglieder tragen den Hinweis Inaktiv, offene Einladungen „Einladung ausstehend“.

• Profil: Ein Klick auf die Zeile öffnet das Profil des Mitglieds mit Kontakt, Rolle, letzter Anmeldung sowie den Feldern Berufsgruppe, Freigabe und Sprache.
• Aktionen: Das Menü … am Zeilenende enthält Zeiten, Arbeitszeit, Berechtigungen und zuletzt, abgesetzt, Deaktivieren. Du siehst dort nur, was du beim jeweiligen Mitglied tun darfst.
• Suche und Inaktive: Unter Filter suchst du nach Name oder E-Mail und blendest mit Inaktive anzeigen deaktivierte Mitglieder ein.

Mitarbeiter einladen

1. Team in der Seitenleiste, oben rechts Einladen (nur für Administratoren und Manager). Es öffnet sich ein Fenster über der Liste. Dort wählst du die Rolle: Administratoren können Mitarbeiter, Manager und Administratoren einladen, Manager laden nur Mitarbeiter ein.
2. Optional die Sprache des Mitarbeiters wählen (Standard Automatisch), siehe Sprache eines Mitarbeiters festlegen.
3. WhatsApp: Handynummer eingeben, Senden. Der Mitarbeiter antwortet auf die Einladung und ist damit im Team; seine Nummer ist ab dann für den Assistenten bekannt.
4. E-Mail: Adresse eingeben; der Mitarbeiter setzt über den Link sein Passwort.

Screenshot: Team-Seite mit Einladen-Dialog (WhatsApp)

Rollen

Rolle	Darf
Administrator	alles in deinem Betrieb: Team und Rollen, Einstellungen, Integrationen, API-Schlüssel, Modul-Übersicht, alle Freischaltungen für Mitarbeiter
Manager	Büroarbeit: Anfragen, Angebote, Rechnungen, Freigaben, Team ansehen und einladen, Auswertungen, Freischaltungen für Mitarbeiter (ohne „Rechnungen ansehen“)
Mitarbeiter	eigene Zeiten, Abwesenheitsanträge, eigene Termine; Rapporte, Bautagebuch, Fotos und Abnahmen nur auf Projekten, denen sie zugeordnet sind; eigene offene Rapporte vollständig bearbeiten (eigene Stunden, Material, Positionen, Notizen), aber nicht abschließen; Kollegen nur mit Name und Bild (siehe Was Mitarbeiter sehen)

Der WhatsApp-Assistent zeigt jeder Rolle ihr eigenes Hauptmenü:

• Mitarbeiter: Zeiterfassung, Rapport, Bautagebuch, Projekt, Foto & Datei, Abwesenheit, Termine, Inbox. Keine Büro-Menüs (Verkauf, Zahlen, Buchhaltung).
• Administrator und Manager: Zeiterfassung, Rapport, Bautagebuch, Projekt, Verkauf, Zahlen, Buchhaltung, Abwesenheit, Termine, Inbox. Foto & Datei steht nur im Menü, wenn Platz ist (z. B. ohne Verkauf und Buchhaltung); Fotos schickt ihr einfach in den Chat.
• Hat ein Mitarbeiter die Freischaltung „Rechnungen ansehen“, sieht er zusätzlich Zahlen. Bereiche, die dein Betrieb nicht gebucht hat, fehlen in jedem Menü.

Administratoren sehen und verwalten nur die Benutzer ihres eigenen Betriebs. Welche Module dein Betrieb nutzt, schaltet Work7 frei.

Was Mitarbeiter sehen

Mitarbeiter sehen nur, was zu ihren Projekten gehört. Zugeordnet ist ein Mitarbeiter, wenn er im Projekt unter Team steht (als Mitglied oder Projektleiter).

Bereich	Mitarbeiter sieht
Projekte	nur die zugeordneten Projekte, egal in welchem Status; ein anderes Projekt per Link zeigt „Nicht gefunden“
Rapporte	Rapporte der zugeordneten Projekte und die eigenen; bearbeiten nur die eigenen, solange sie offen sind; keine Preise
Kollegen	in Auswahlfeldern und Projektteams nur Name, Initialen und Bild – keine E-Mail, Telefonnummer, Rolle oder offenen Einladungen; die Seite Team bleibt verborgen
Kontakte	Kunden und Ansprechpartner der zugeordneten Projekte und Kunden der eigenen Rapporte, ohne IBAN, BIC, UID und Steuernummer
Bautagebuch, Projektablage, Abnahmen, Materialplan	nur bei zugeordneten Projekten
Plantafel	nur die eigenen Termine
Zeitbericht (PDF)	nur die eigenen Zeilen
Angebote und Rechnungen	gar nicht: kein Menüpunkt, die Seiten zeigen Kein Zugriff
Live-Aktualisierung	nur Änderungen an zugeordneten Projekten und eigenen Einträgen

Administratoren und Manager sehen weiterhin alles in ihrem Betrieb. Einzelnen Mitarbeitern kannst du mehr freischalten, zum Beispiel alle Projekte oder Angebote (siehe Berechtigungen freischalten).

So sieht es in der Web-App aus

• Noch kein Projekt zugeordnet: Die Projektliste zeigt „Dir sind noch keine Projekte zugeordnet“ mit dem Hinweis, sich an die Leitung zu wenden. Denselben Hinweis zeigt die Zeiterfassung beim Buchen auf ein Projekt. Rapporte und Kontakte erklären im leeren Zustand, dass nur die Einträge der eigenen Projekte erscheinen.
• Übersicht (Dashboard): keine Kennzahlen zu Umsatz, Forderungen oder überfälligen Rechnungen und unter Zu erledigen keine überfälligen Rechnungen oder Entwürfe (mit der Freischaltung „Rechnungen ansehen“ schon); die Kennzahl Meine Projekte zählt nur die eigenen aktiven Projekte, Meine Stunden nur die eigene Arbeitszeit.
• Projektseite: Die Seitenleiste zeigt Deine Zuordnung („Du bist im Projektteam.“). Angebote und Rechnungen fehlen in Dokumente, Rapporte stehen unter Berichte. Bearbeiten und Neues Aufmaß gibt es nur mit dem passenden Recht.
• Kontaktseite: Der Abschnitt Steuer zeigt nur den Steuersatz, ohne UID, Steuernummer, IBAN und BIC. Ohne Bearbeiten-Recht fehlen Stift, Archivieren, Projekt erstellen und das Verknüpfen von Kontakten.
• Rapport-Liste: Versenden und Löschen fehlen; Vorschau und PDF bleiben.
• Nicht zugeordnet oder gelöscht: Ein Projekt, Rapport oder Kontakt per Link zeigt „Nicht gefunden oder nicht zugeordnet“ mit dem Weg zurück zur Liste. Gesperrte Bereiche wie Angebote zeigen Kein Zugriff und nennen das fehlende Recht und wer es freischalten kann.
• Live: Ordnet die Leitung dich einem Projekt zu oder entfernt dich, erscheint ein Hinweis und die Liste aktualisiert sich. Bist du gerade auf der Seite eines Projekts, aus dem du entfernt wurdest, wechselt sie auf „Nicht gefunden oder nicht zugeordnet“.

Rapport auf ein Projekt schreiben

Einen Rapport legen Mitarbeiter nur für Projekte an, denen sie zugeordnet sind. Ein Rapport nur mit Kunde, ohne Projekt, geht für Mitarbeiter nicht.

Neuer Kunde ohne Projekt: Lege im Büro (Administrator oder Manager) ein Projekt für den Kunden an und nimm den Mitarbeiter im Projekt unter Team auf, oder per WhatsApp „Nimm Max ins Team Huber“. Danach findet der Mitarbeiter das Projekt in seinen Listen und kann darauf buchen. Braucht ein Mitarbeiter das öfter, schalte ihm Alle Projekte sehen frei (Rapporte auf jedes Projekt) oder Kontakte anlegen und bearbeiten (Rapporte nur mit Kunde, ohne Projekt).

Vor der Umstellung: Zuordnungen prüfen

Prüfe vor dem Wechsel, ob jeder Mitarbeiter in den Projekten steht, auf denen er arbeitet. Wer in keinem Projektteam steht, sieht danach leere Listen und kann keine Rapporte auf Projekte schreiben. Das Work7-Team schickt Administratoren dafür eine Liste der Mitarbeiter ohne Projektzuordnung.

Neuer Betrieb: Der erste Benutzer ist Administrator

Wenn du deinen Betrieb über eine Einladung von Work7 registrierst, bist du automatisch Administrator. Du kannst sofort:

• weitere Mitarbeiter einladen (Team-Seite),
• Integrationen einrichten (Einstellungen),
• API-Schlüssel für Drittsysteme anlegen.

Weitere Administratoren kannst du jederzeit ernennen. Der Betrieb braucht immer mindestens einen.

Berechtigungen freischalten

Für Ausnahmen schaltest du einem Mitarbeiter einzelne Aufgaben frei, zum Beispiel einem Vorarbeiter Alle Projekte sehen oder einer Bürokraft im Außendienst Angebote ansehen. Freischaltungen erweitern nur: Was die Rolle schon erlaubt, bleibt immer erlaubt. Für Administratoren und Manager gibt es keine Freischaltungen.

1. Team in der Seitenleiste, in der Zeile des Mitarbeiters über das Menü … Berechtigungen. Der Knopf erscheint für Administratoren und Manager, nur bei aktiven Mitarbeitern.
2. Das Fenster zeigt die Aufgaben nach Bereich (Grundfunktionen, Vertrieb, Rapporte, Betrieb). Was die Rolle Mitarbeiter schon darf, ist eingeschaltet und gesperrt mit durch Rolle. Steht unter einer Aufgabe „Ohne Freischaltung: nur zugeordnete Projekte“, sieht der Mitarbeiter sie heute nur für seine Projekte; der Schalter erweitert auf alle.
3. Schalter umlegen und Speichern. Manche Aufgaben schließen andere ein: Angebote erstellen und bearbeiten schaltet Angebote ansehen mit ein, Kontakte anlegen und bearbeiten schaltet Alle Kontakte sehen mit ein. Solange die einschließende Aufgabe an ist, bleibt die eingeschlossene gesperrt („Eingeschlossen durch …“).
4. Die Freischaltung wirkt sofort im Web, in PDFs und im Assistenten. Ist der Mitarbeiter gerade angemeldet, sieht er neue Menüpunkte spätestens nach fünf Minuten oder sobald er wieder ins Fenster klickt. Welche Werkzeuge der Assistent im Chat anbietet, folgt mit einem späteren Update.

Fotos und Dateien an alle Rapporte hängen (Bereich Rapporte; seit dem Hochladen von Dokumenten am Rapport auch für Dateien): Ohne Freischaltung hängt ein Mitarbeiter Fotos nur an offene Rapporte, die er selbst angelegt hat oder in denen er eigene Stunden hat, und ändert oder entfernt nur seine eigenen Fotos. Mit der Freischaltung darf er das an allen offenen Rapporten des Betriebs, auch an Fotos von Kollegen; Alle Rapporte sehen ist dann eingeschlossen. Stunden und Preise bleiben davon unberührt. Die Fotos landen in der Ablage des Rapport-Projekts, auch wenn der Mitarbeiter nicht im Projektteam ist; die Ablage selbst sieht er dadurch nicht. Unter Aus Ablage wählen sieht er ohne Zugriff auf die Projektablage nur seine eigenen Uploads (Hinweis „Nur deine eigenen Uploads.“), und zwar nur als Vorschau. Auch Manager dürfen das freischalten.

Was Manager freischalten dürfen: alles außer Rechnungen ansehen; das schaltet nur ein Administrator frei. Manager sehen im Fenster nur die Aufgaben, die sie selbst freischalten dürfen. Hat ein Administrator einem Mitarbeiter Rechnungen freigeschaltet, bleibt das stehen, wenn ein Manager später andere Schalter ändert.

Wann Freischaltungen enden: Wechselt ein Mitarbeiter die Rolle (zum Beispiel zum Manager) oder wird er deaktiviert, entfernt Work7 alle seine Freischaltungen. Wird er später wieder Mitarbeiter, schaltest du neu frei. Jede Änderung steht mit vorher und nachher im Protokoll des Betriebs.

Bankdaten und Steuernummern von Kunden (IBAN, BIC, UID, Steuernummer) lassen sich nicht freischalten; sie bleiben dem Büro vorbehalten.

Berufsgruppe festlegen

Die Berufsgruppe pflegst du im Profil des Mitglieds (Team › Klick auf die Zeile) im Feld Berufsgruppe, nicht der Mitarbeiter selbst. Administratoren setzen sie bei allen, Manager bei Mitarbeitern. Zur Auswahl stehen die Stundensätze deines Betriebs (Einstellungen › Betrieb › Kalkulation) und bereits vergebene Berufsgruppen, oder keine. Rapportzeilen ohne Dienstleistung werden mit dem Stundensatz dieser Berufsgruppe abgerechnet. Die Team-Liste zeigt die Berufsgruppe in einer eigenen Spalte; Position und Abteilung zeigt sie nicht.

Freigabe je Mitarbeiter festlegen

Ob Stunden, Rapporte, Bautagebuch-Einträge und Fotos von Mitarbeitern erst nach deiner Freigabe zählen, stellst du für den ganzen Betrieb unter Einstellungen › Betrieb › Unternehmensprofil im Bereich Freigabe mit dem Schalter Eingaben von Mitarbeitern freigeben ein. Neue Betriebe haben ihn eingeschaltet. Administratoren und Manager sind immer automatisch freigegeben.

Für einzelne Mitarbeiter wählst du im Profil des Mitarbeiters (Team › Klick auf die Zeile) im Feld Freigabe eine Ausnahme:

• Betriebsstandard: Es gilt der Schalter in den Einstellungen.
• automatisch: Was dieser Mitarbeiter erfasst, gilt sofort.
• Freigabe nötig: Seine Eingaben warten auf deine Freigabe, auch wenn der Betrieb sonst automatisch freigibt.

Das Feld erscheint nur bei Mitarbeitern; einstellen können es Administratoren und Manager. Schaltest du den Betrieb auf automatisch, bleiben Einträge, die schon auf Freigabe warten, offen.

Korrekturen je Mitarbeiter festlegen

Ob Änderungen an Zeiten von gestern oder früher erst nach deiner Freigabe gelten, stellst du für den ganzen Betrieb unter Einstellungen › Planung & Zeit › Zeiterfassung mit Korrekturen ab dem Folgetag freigeben ein (siehe Freigabe). Für einzelne Mitarbeiter wählst du im Profil (Team › Klick auf die Zeile) im Feld Korrekturen ab dem Folgetag:

• Betriebsstandard: Es gilt der Schalter in den Einstellungen.
• Freigabe nötig: Korrekturen an vergangenen Tagen gehen als Antrag an dich, auch wenn der Betrieb sonst frei korrigieren lässt.
• Ohne Freigabe: Dieser Mitarbeiter korrigiert auch vergangene Tage selbst; jede Änderung steht im Verlauf am Eintrag.

Das Feld erscheint nur bei Mitarbeitern und nur mit dem Modul Zeiterfassung; einstellen können es Administratoren und Manager.

Sprache eines Mitarbeiters festlegen

Spricht ein Mitarbeiter lieber Türkisch, Polnisch oder eine andere Sprache, stellst du sie im Profil des Mitarbeiters (Team › Klick auf die Zeile) im Feld Sprache ein. Zur Auswahl stehen Automatisch und dieselben 22 Sprachen wie unter Einstellungen › Persönlich › Meine Einstellungen › Sprache. Administratoren setzen sie bei allen, Manager bei Mitarbeitern; die Auswahl wird sofort gespeichert.

• Der Assistent antwortet dem Mitarbeiter in WhatsApp und in der Web-App in dieser Sprache, und seine Sprachnachrichten werden in dieser Sprache erkannt.
• Masken und Buttons in WhatsApp gibt es nur auf Deutsch und Englisch. Bei allen anderen Sprachen erscheinen sie auf Deutsch.
• Automatisch: Antworten auf Deutsch, Sprachnachrichten werden in jeder Sprache erkannt.

Der Mitarbeiter kann die Sprache danach selbst unter Einstellungen › Persönlich › Meine Einstellungen › Sprache ändern. Die Sprache kannst du auch schon beim Einladen im Feld Sprache wählen, per E-Mail wie per WhatsApp; sie gilt, sobald der Mitarbeiter die Einladung annimmt. Hatte er schon ein Konto mit einer gewählten Sprache, bleibt seine Wahl.

Wer früher im Fenster Profil bearbeiten „English“ gewählt hatte, behält Englisch, auch für die Erkennung seiner Sprachnachrichten. Spricht er eigentlich Deutsch, stellst du (oder er selbst) die Sprache auf Deutsch oder Automatisch um.

Arbeitszeit festlegen

Mit Arbeitszeit im Menü … der Team-Liste legst du fest, wie viele Stunden ein Mitarbeiter an jedem Wochentag arbeiten soll (Soll-Stunden). Den Button sehen Administratoren und Manager, wenn die Zeiterfassung gebucht ist.

1. Team › Menü … in der Zeile des Mitarbeiters › Arbeitszeit.
2. Gültig ab wählen, z. B. den 1. Oktober.
3. Je Wochentag die Stunden eintragen, mit Komma, z. B. Montag bis Donnerstag 8,5, Freitag 4,5. Tage ohne Arbeit leer lassen. Unten siehst du die Wochensumme (hier 38,5 h).
4. Speichern.

Ändert sich die Arbeitszeit, legst du mit Neues Modell ein weiteres mit späterem Gültig ab an; das alte gilt bis zum Tag davor. Die Liste zeigt alle Modelle, das heute gültige ist als aktuell markiert. Ein Modell wählst du in der Liste an, um es zu ändern oder mit Löschen zu entfernen.

Die Arbeitszeit bestimmt, welche Tage als Urlaubstage zählen: Arbeitet jemand Montag bis Mittwoch, kostet eine Urlaubswoche drei Tage, und ein Urlaub nur am Donnerstag und Freitag wird abgelehnt. Wer samstags arbeitet, trägt den Samstag ein, dann zählt er als Urlaubstag. Ohne Arbeitszeit zählen Montag bis Freitag. Später rechnen auch Zeitkonto und Lohnexport mit diesen Soll-Stunden.

Die Arbeitszeit wirkt nicht auf Plantafel, Auslastung und freie Termine; die bleiben wie bisher.

Mitarbeiter deaktivieren

Deaktivieren im Menü … der Team-Liste sperrt Login und WhatsApp-Zugang; Zeiten, Rapporte und Verlauf bleiben erhalten. Die Handynummer wird freigegeben und kann neu eingeladen werden. Mitarbeiter lassen sich nicht löschen, nur deaktivieren; das gilt auch auf der Admin-Seite. Administratoren deaktivieren auch andere Administratoren, solange danach mindestens ein aktiver Administrator im Betrieb bleibt; den letzten lehnt Work7 mit „Letzter Administrator kann nicht deaktiviert werden“ ab. Manager deaktivieren nur Mitarbeiter.

Deaktivierte Mitarbeiter bleiben im Team mit dem Hinweis Inaktiv. Standardmäßig blendet die Team-Seite sie aus; mit Inaktive anzeigen unter Filter siehst du sie wieder und holst sie im Menü … mit Aktivieren zurück. Wartet eine Aktivierung auf die WhatsApp-Bestätigung, stehen dort Bestätigung erneut senden und Aktivierung abbrechen. Mitarbeiter, die nur WhatsApp nutzen, brauchen dafür wieder eine Handynummer und bestätigen per WhatsApp; das geht auf der Team-Seite und auf der Admin-Seite gleich.

Eine Einladung, die noch nicht angenommen wurde, schickst du im Menü … ihrer Zeile mit Einladung erneut senden noch einmal oder ziehst sie mit Einladung abbrechen zurück; sie verschwindet dann ganz. Die erneut gesendete Einladung behält die Rolle der offenen Einladung; sie zählt wie jede neue Einladung mit auf die Stundengrenze von 20 Einladungen je Betrieb. Ist die Grenze erreicht, nennt Work7 die Wartezeit und die offene Einladung bleibt unverändert. Ist die Nummer bereits anderweitig vergeben, erscheint dieselbe allgemeine Ablehnung wie beim ersten Einladen.

Module ansehen

Unter Einstellungen › Integrationen & Daten › Module sehen Administratoren, welche Bereiche für den Betrieb aktiv sind, welche im Test laufen und welche nicht gebucht sind. Freischaltungen fragt ihr beim Work7-Team an; die Übersicht hat dafür einen Button. Mehr dazu unter Module und Pakete.

Projektteams

Innerhalb eines Projekts legst du fest, wer dazugehört und wer Projektleiter ist: im Projekt unter Team, oder per WhatsApp „Nimm Max ins Team Huber“ mit Bestätigung. Projektmitglieder sehen das Projekt im Assistenten und in ihren Listen; Mitarbeiter sehen nur Projekte, in deren Team sie stehen.

Einladen und Firmendaten über den Assistenten

Als Administrator kannst du neue Mitarbeiter auch im Chat einladen, auf WhatsApp oder im Web-Assistenten:

• Per WhatsApp: „Lade Max Muster per WhatsApp ein, +43 664 1234567“. Die Nummer brauchst du im internationalen Format.
• Per E-Mail: „Lade anna@beispiel.at als Managerin ein“. Den Namen gibt die Person beim Annehmen selbst an; lässt sie ihn leer, nimmt Work7 den Teil der Adresse vor dem @.
• Rolle: Ohne Angabe lädt der Assistent als Mitarbeiter ein, auf Wunsch als Manager. Administratoren lädst du nur im Web ein.
• Sprache: „Lade +43 664 1234567 per WhatsApp ein, er spricht Türkisch“ gibt die Sprache gleich mit; sie steht in der Vorschau und gilt, sobald die Person annimmt. Ohne Angabe gilt Automatisch.
• Vorschau: Bevor etwas hinausgeht, zeigt dir der Assistent, an wen die Einladung geht, mit welcher Rolle, von welchem Absender und was drinsteht. Erst Senden verschickt sie. Meldet der Assistent einen Fehler beim Versand (etwa weil WhatsApp die Nachricht ablehnt), ist der Stand unklar: Prüfe die Einladung in Einstellungen › Team, bevor du etwas noch einmal anstößt. Kann eine Nummer oder Adresse nicht eingeladen werden (zum Beispiel, weil die Person schon im Team oder offen eingeladen ist), lehnt der Assistent ohne Angabe des Grunds ab und verweist dich auf Einstellungen › Team. Enthält euer Firmenname eine Internet- oder Mailadresse, gehen keine Einladungen hinaus; ändere ihn zuerst unter Einstellungen › Betrieb › Unternehmensprofil. Im Text nennt der Assistent Adresse und Nummer gekürzt und die IBAN nur mit den letzten 4 Stellen; vollständig stehen sie in der Karte darunter.
• Testbetrieb: Einladungen gehen auch im Testbetrieb hinaus, weil sie sich an eure Mitarbeiter richten und nicht an Kunden. Der Assistent weist dich in der Vorschau darauf hin.

Genauso zeigt und ändert der Assistent für Administratoren die Firmendaten („Ändere unsere Firmenadresse auf …“, „Wie lautet unsere UID?“). Eine neue IBAN oder Bank übernimmt er nie sofort: Du bekommst eine eigene Vorschau mit alter und neuer Bankverbindung und bestätigst sie ausdrücklich. Prüfe die IBAN Ziffer für Ziffer, denn sie steht ab dann auf allen neuen Rechnungen. Kam die Bitte um eine neue Bankverbindung per Mail oder Anruf, ruf zur Sicherheit unter einer Nummer zurück, die du kennst.

Manager dürfen Firmendaten und Einladungen im Web selbst bearbeiten, im Assistenten aber nicht: Er schickt ihnen stattdessen den Link auf Einstellungen bzw. Team. Mitarbeiter sehen diese Funktionen im Assistenten nicht.